Tilldelningsbeslut avseende upphandling av Paketförmedlingstjänster för staten

Transkript

1 éläh Skatteverket Inköpsenheten Nils-Gunnar Sträng Dalum Dnr /21 Tilldelningsbeslut avseende upphandling av Paketförmedlingstjänster för staten 1 BAKGRUND Efter begäran från Statlig Inköpssamordning beslutade Skatteverket under 2010 att genomföra en ramavtalsupphandung avseende Paketförmedlingstjänster för myndigheter och organisationer inom den statliga inköpssamordningen. Ett mål med upphandlingen har varit att främja konkurrens inom området genom att dela upp upphandlingen i olika anbudsområden. Ett annat mål med upphandlingen har varit att ge statliga myndigheter och organisationer fördelaktiga villkor. 2 Upphandlingen I oktober 2010 annonserade Skatteverket upphandlingen av Paketförmedlingstjänster för staten. Upphandlingen har genomförts med grundval av bestämmelserna i 4 kapitlet 1 Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, som öppet förfarande. Inbjudan till anbudsgivning har skett genom annonsering i TED (EUT/S), OPIC:s databas, Allego:s databas respektive på Skatteverkets hemsida. Annonsen skickades till TED (EUT/S) den 18 oktober Vid anbudstidens utgång hade nedanstående företag inkommit med anbud. 1. DHL Freight (Sweden) AB 2. Posten Logistik AB 3 Utvärderingen Utvärderingen av inkomna anbud är indelad i två faser, kvalificeringsfasen och ut värderingsfasen. Postadress Solna Skatteverket E-postadress huvudkontoret@skatteverket.se

2 Skatteverket 2(10) Inköpsenlieten Dalum onr 3.1 Kvalificeringsfasen I kvalificeringsfasen genomförs kontroll och utvärdering av anbuds givande företag. Företagets juridiska, ekonomiska och finansiella ställning samt teknisk förmåga bedöms (kapacitet att klara uppdraget). Endast de anbudsgivare som uppfyller ställda krav och har inlämnat alla de dokument som begärts in som bevis, kan komma i fråga för vidare bedömning i utvärderings fasen. Som framgår av bifogad sammanställning av kvalificeringsfasen, bilaga 1, saknas vissa av de begärda uppgifterna för anbud Utvärderingsfasen 1 utvärderingsfasen bedömdes vilka anbud som kvalificerat sig enligt följande. Det första steget omfattade en bedömning av om anbuden uppfyllde ställda tvingande krav (ska-krav). De anbud som inte uppfyllde samtliga tvingande krav eller var ofullständiga utvärderades inte vidare. Därefter skedde en prövning av kvarvarande anbud mot ställt utvärderingskriterium. Utvärderingsprincipen lägsta pris tillämpades. Anbudsgivare har kunnat lämna anbud på 1-3 anbudsområden. Den som lämnar anbud på ett anbudsområde ska lämna anbud på samtliga tjänster som ingår i aktuellt anbudsområde. Utvärdering av inkomna anbud har skett enligt förfrågningsunderlaget, avsnitt 8.1 enligt följande. Respektive anbudsområde har utvärderats var för sig. Utvärdering av pris har skett genom prisjämförelser. Anbud med lägsta pris erhåller 5 poäng. De övriga anbuden får en lägre poäng relaterad till den procentuella differensen till lägsta pris (poäng för kriteriet pris = Lägsta pris/anbudspris x 5). Viktning framgår av prisbilagor. Anbud med högst sammanlagd poäng vinner.

3 Skatteverket Inköpsenheten Datum onr 3(io) Utvärderingsprinciper och tilldelning av ramavtal Skatteverket har använt följande principer vid utvärdering av inkomna anbud och tilldelning av ramavtal enligt förfrågningsunderlaget, avsnitt Skatteverket avser att teckna ramavtal med en anbudsgivare per anbudsområde. Av förfrågningsunderlaget, avsnitt 5.2, framgår att "Skatteverket förbehåller sig rätten att anta anbud helt eller delvis". Upphandlingen har omfattat paketförmedlingstjänster inom följande anbudsområden: Anbudsområde 1 - Nivå "Hela Sverige" Förmedling av innkes paket, kolli upp till 30 kg Anbudsområde 2 - Nivå "Utrikes" (snabbast möjliga leveranstid) Förmedling av utrikes paket med snabbast möjliga leveranstid, kolli upp till 30 kg Anbudsområde 3 - Nivå "Utrikes" (längre leveranstid än anbudsområde 2) Förmedling av utrikes paket, med längre leveranstid än anbudsområde 2, kolli upp till 30 kg En utvärderingsgrupp bestående av representanter från Skatteverkets inköpsenhet har genomfört utvärderingen. 3.3 Bedömning av inkomna anbud Anbud 1 DHL Freight (Sweden) AB Kvalificeringsfasen Av förfrågningsunderlaget, bilaga 1, framgår bl.a. att anbudsgivare ska bifoga aktuell kopia av utdrag/intyg från Upplysningscentralen AB (UC) eller motsvarande från annat kreditvärderingsinstitut som visar aktuell riskklassificering, motsvarande lägst riskklass 3 enligt UC. Utdraget/intyget ska inte vara äldre än en månad räknat från sista anbudsdag. Sista anbudsdag var den 10 december Anbudsgivaren har inkommit med utdrag från UC med kreditomdöme per

4 é?sh Skatteverket 4(io) Inköpsenheten D a l o m Dnr Nils-Gurinar Sträng /21 Av förfrågningsunderlaget, bilaga 1, framgår bl.a. att referenser ska avse uppdrag som är utförda/pågående under perioden t.o.m Anbudsgivaren har i tillhörande textruta inte angett under vilken tidsperiod uppdragen genomfördes. I förfrågningsunderlaget, bilaga 2, avsnitt 3 "Generella krav" framgår bl.a. följande. "För paketförmedlingstjänsterna ska gälla de allmänna villkor och särskilda villkor som leverantören tillämpar för respektive namngiven tjänst under förutsättning att dessa villkor inte strider mot ställda ska-krav eller avtalsvillkor i denna upphandling". Anbudsgivaren har kryssat för att ovanstående krav är uppfyllt. Anbudsgivaren har dock i sitt anbud ställt upp en mängd förutsättningar (motstridiga/avvikande villkor) skrivet specifikt för Skatteverkets upphandling. Anbudsgivaren har i sitt anbud, avsnitt 3, "Förutsättningar", bl.a. skrivit följande. "Generellt gäller DHL's Uppdragsvillkor samt NSAB 2000 för alla DHL's transporter. Vi måste därför reservera oss för hela eller delar av nedan punkter i ramavtal paketförmedlingstjänster; 10.1 Alla kostnader förenade med att klara eventuella krav som kommer av säkerhetsskyddsåtgärder kommer att belastas beställaren separat Dröjsmålsränta utgår enligt lagen. DHL tillämpar normalt 2 % per månad. 24 Vi kommer ej att delge er våra räkenskaper och kan inte heller acceptera vi något vite. Av anbudet framgår även följande: "Denna offert utgör inte ett bindande avtal eller åtagande. Implementering av förslaget sker under förutsättning att parterna kommer överens om ett tjänsteavtal som reflekterar, bland annat, parternas åtaganden och skyldighet. Av anbudet, avsnitt och framgår följande avvikande villkor avseende pristariffernas giltighet och prisjustering för DHL Freight respektive DHL Express: "Vid accept föreslår vi en avtalsperiod om 2 år. Då gäller avtalet från och 2 år, vid förlängning justeras avtalet därefter enligt överenskommen årlig fraktjustering.

5 Skatteverket 5(10) InkÖpsenheten Datum Dnr Vid en sammantagen bedömning konstaterar Skatteverket att anbudsgivare 1 saknar vissa uppgifter som ligger till grund för bedömningen i kvalificeringsfasen och har lämnat ett s.k, orent anbud (villkorat anbud). Vidare framgår att lämnad offert inte utgör ett bindande avtal eller åtagande. Anbudsgivaren har därför inte fatt förtydliga/komplettera sitt anbud och har inte gått vidare för bedömning i utvärderingsfasen. Anbud 2 (Posten Logistik AB) Kvalificeringsfasen Anbudsgivare 2 har inkommit med samtliga begärda dokument och uppgifter i kvalificeringsfasen. Skatteverket har tagit referenser avseende anbudsgivande företag. Anbudsgivande företags referenser har bedömts som godkända. Anbudsgivaren har därefter gått vidare för bedömning i utvärderingsfasen. Utvärderingsfasen - Utvärdering av ska-krav Anbudsgivaren uppfyller ställda ska-krav och går därför vidare för ytterligare bedömning i utvärderingsfasen (prisutvärdering). 3.4 Sammantagen bedömning Denna ramavtalsupphandling avser Paketförmedlingstjänster för hela staten Uppdragets omfattning Av förfrågningsunderlagets avsnitt 5 "Uppdragets omfattning", framgår bl.a. följande. "Efterfrågade tjänster är uppdelade på anbudsområden. Anbudsgivare kan lämna anbud på ett eller flera anbudsområden som ingår i denna upphandling. Den som lämnar anbud på ett anbudsområde ska lämna anbud på samtliga tjänster som ingår i aktuellt anbudsområde". "Anbud ska lämnas på efterfrågade nivåer/geografiska områden" Kvalificering av anbudsgivare Av förfrågningsunderlaget, avsnitt 6, framgår bl.a. följande. "Anbudsgivare måste uppfylla vissa krav på juridisk, ekonomisk och finansiell ställning, samt på teknisk förmåga och kapacitet".

6 &Th Skatteverket Inköpsenheten Datum Dnr 6(io) "Endast anbudsgivare som bevisat att man uppfyller samtliga kvalificeringskrav kommer att gå vidare till utvärderingen". Skatteverket har - vid en sammantagen bedömning - konstaterat att anbudsgivare 1 saknar vissa uppgifter som ligger till grund for bedömningen i kvalificeringsfasen. Anbudsgivaren har dessutom lämnat ett s.k. ett s.k. orent anbud (villkorat anbud). Vidare framgår att lämnad offert inte utgör ett bindande avtal eller åtagande. Skatteverket har därför inte tagit några referenser avseende anbudsgivare 1. Anbudsgivare 1 har inte gått vidare för bedömning i utvärde ringsfa sen. Anbudsgivare 2 uppfyller samtliga ställda krav i kvalificeringsfasen. Skatteverket har tagit referenser avseende anbudsgivare 2. Anbudsgivande företags referenser har bedömts som godkända Kravspecifikationen Av förfrågningsunderlaget, bilaga 2, avsnitt 1.2, framgår bl.a. följande: "Kravspecifikationen imiehåller ska-krav och i vissa fall begäran om att anbudsgivaren ska beskriva något. Ska-kraven är krav som ovillkorligen måste vara uppfyllda för att anbudet ska prövas. Endast anbud som uppfyller samtliga ska-krav kommer att gå vidare till utvärderingen av kriteriet lägsta pris". "Anbud ska lämnas på anbudsområde som anbudsgivaren offererar. Samtliga svarsmallar ska fyllas i av anbudsgivaren och bifogas anbudet". Av bilaga 2, avsnitt 3, "Generella krav" finns bl.a. följande ska-krav. "Anbud ska lämnas helt enligt Förfrågningsunderlaget (avsnitt 5), Prisbilagor (bilaga 3), Definitioner (bilaga 6) och ska avse alla de tjänster som ingår i respektive anbudsområde" Skatteverkets förtydliganden före anbudstidens utgång Före anbudstidens utgång skickade Skatteverket bl.a. ut följande. Förtydligande avseende leveranstider, Förmedling av inrikes paket, Anbudsområde 1 (täckningsområde; Hela Sverige). "Enligt bilaga 3 (priser), Anbudsområde 1 (alternativ 1) ska anbudsgivare vid avtalsstart i normalfall kunna leverera paket vardagen efter dag för hämtning/inlämning.

7 é0i\ Skatteverket 7(10) Inköpsenheten Datum Dnr Förtydligande/komplettering Med "i normalfall" avses att paketleveranser ska kunna ske - enligt ovan - inom angiven leveranstid i Sverige, med undantag av delar av Sverige som erfordrar längre leveranstid, exempelvis p.g.a. omlastning, distans eller öar som saknar fast färjeförbindelse/bro. För anbudsgivare som offererar ovanstående gäller följande. Om anbudsgivaren inte klarar leveranstider enligt ovan ska eventuella avvikande leveranstider för berörda områden/orter redovisas enligt Svarsmall - Kravspecifikation (bilaga 2) underpunkt 6.1". Före anbudstidens utgång skickade Skatteverket även ut följande. Förtydligande avseende leveranstider, Förmedling av utrikes paket med snabbast möjliga leveranstid, Anbudsområde 2. "Enligt bilaga 3 (priser), Anbudsområde 2 anges att "Med snabbast möjliga leveranstid avses i normalfallet 2-4 dagar inom Europa etc. Förtydligande/komplettering Med snabbast möjliga leveranstid avses i normalfallet 2-4 dagar inom Europa, med undantag av delar av Europa som erfordrar längre leveranstid, exempelvis p.g.a. omlastning och/eller distans (långt avstånd från Svenge). För anbudsgivare som offererar ovanstående gäller följande. Om anbudsgivare inte klarar leveranstider till alla länder i Europa inom ovan angiven leveranstid ska eventuella avvikande leveranstider för berörda länder redovisas enligt Svarsmall - Kravspecifikation (bilaga 2) under punkt 6.1). Anbudsgivaren ska bifoga en karta i A4-format som visar leveranstider till olika länder i Europa som anbudsgivaren offererar". Anbudsgivare 2 har i sitt anbud redovisat vissa avvikande leveranstider i Sverige och Europa utifrån detta avsnitt samt bifogat efterfrågad karta som visar leveranstider till olika länder i Europa. Anbudsgivare 2 har gått vidare i utvärderingsfasen för prisutvärdering.

8 Jth Skatteverket Inköpsenheten oatum Dnr 8(io) Allmänna och särskilda villkor I förfrågningsunderlaget, bilaga 2, avsnitt 3 "Generella krav", finns bl.a. följande ska-krav: "För paketförmedlingstjänsterna ska gälla de allmänna villkor och särskilda villkor som leverantören tillämpar för respektive namngiven tjänst under förutsättning att dessa villkor inte strider mot ställda ska-krav eller avtalsvillkor i denna upphandling". Anbudsgivare 2, som gått vidare för utvärdering, har svarat att de uppfyller ovanstående krav. Anbudsgivare 2 har bifogat generella allmänna/särskilda villkor ("standardvillkor"). Dessa villkor innehåller vissa avvikelser i förhållande till Skatteverkets ramavtalsmall (avtalsvillkor) - bilaga 4 till förfrågningsunderlaget. Skatteverket ser ovanstående "standardvillkor" som underordnade de villkor som angetts i Skatteverkets ramavtalsmall, då de är generella och inte särskilt framtagna för denna upphandling. "Standardvillkoren" avses täcka övriga i ramavtalsmallen oreglerade områden Anvisningar i prisbilagor Av förfrågningsunderlaget, bilaga 3 (Prisbilagor) framgår bl.a. följande. Priset ska omfatta det innehåll och de prestandakrav som beskrivs i förfrågningsunderlaget. Den anbudsgivare som beträffande paketförmedling är bunden av prisreglermgsbestämmelser ska redovisa för vilka i anbudet ingående tjänster som dessa gäller. Ifyllda prisbilagor ska bifogas anbudet för respektive anbudsområde som anbudet avser. Anbudspriser ska lämnas enligt ovanstående krav/villkor samt de krav/villkor som framgår av kravspecifikationen och ramavtalsvillkoren. Av prisbilagor framgår att priser ska anges i vita kolumner. En "vinnare" kommer att utses per anbudsområde.

9 Skatteverket IllkÖpSenlieteil Datum Dnr 9(io) Frisutvärdering Skatteverket har genomfört prisutvärdering av inkomna anbud utifrån förfrågningsunderlaget (se avsnitt 3.2 och i detta tilldelningsbeslut) Skatteverkets bedömning - Prisutvärdering Skatteverket har - enligt förfrågningsunderlaget, avsnitt 8.1- utvärderat respektive anbudsområde var för sig. Utvärdering av priser och vilken anbudsgivare som har utsetts till vinnare redovisas i sammanställningar över prisutvärdering per anbudsområde/ tjänst/ geografiskt område (bilaga 2). 4 Tillämpning av ramavtal - Fördelningsnyckel Av förfrågningsunderlaget, avsnitt 8.1.2, framgår följande. "Det går inte att i förväg förutsäga hur många myndigheter som kommer att avropa från nivå "Hela Sverige" respektive "Utrikes nivå". Vaije myndighet avropar från den ramavtalsleverantör som har avtalet och utifrån sitt behov. Av förfrågningsunderlaget, bilaga 2, avsnitt 3, "Generella krav", framgår bl.a. följande: "Anbud för anbudsområde 2 respektive 3 ska inkludera ett helhetsåtagande innebärande transport från beställare till mottagare utrikes". Det är alltid avsändaradressen/orten som styr vilket geografiskt område som en viss leverantör har vunnit. Det är också typ av tjänst som styr vilken leverantör som en myndighet ska anlita för att avropa paketförmedlingstjänster. 5 Beslut Tilldelningsbeslutet galler, men kan komma att omprövas om inte parterna kan enas om alla avtalsvillkor.

10 Skatteverket 10(10) IllkÖpseilheten Datum Dnr Skatteverket beslutar att följande utvalda anbudsgivare ska antas i denna upphandling. Anbudsområde 1 - Förmedling av inrikes paket, kolli upp till 30 kg Anbudsgivare 2, Posten Logistik AB Antagen för anbudsområde 1. Anbudsområde 2 - Förmedling av utrikes paket med snabbast möjliga leveranstid, kolli upp till 30 kg Anbudsgivare 2, Posten Logistik AB Antagen för anbudsområde 2. Anbudsområde 3 - Förmedling av utrikes paket, med längre leveranstid än anbudsområde 2, kolli upp till 30 kg Anbudsgivare 2, Posten Logistik AB Antagen för anbudsområde 3. Beslut i detta ärende har fattats av inköpschef Mikael Wickström i närvaro av strategisk inköpare Nils-Gunnar Sträng tillika föredragande.