Så implementerar du FM i offentlig sektor

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Så implementerar du FM i offentlig sektor"

Viktor Lind
för 8 år sedan
Visningar:

1 Så implementerar du FM i offentlig sektor IFMA frukostmöte, 26 november i Stockholm Linda Andersson, +46 (8) , linda.m.andersson@se.ey.com

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund 2 Vad är FM? 3 Implementering av FM 2

3 Sverige har en stor offentlig sektor Offentliga konsumtionen av primära tjänster (skola, sjukvård etc.) uppgår till 700 miljarder kronor Offentliga sektorn är stor ägare till fastigheter och till infrastruktur. Ett exempel är att stat, kommun och landsting äger 90 miljoner kvm verksamhetslokaler som kostar ca 90 miljarder kronor per att förvalta och äga. Hur kan FM som t ex en god innemiljö och trevliga lokaler och andra stödtjänster som t ex IT och logistik stötta kärnverksamheten? Hur optimera ägandet, dvs. att tillhandahålla rätt mängd lokaler, till rätt kvalitet för rätt peng? Hur få mer kärnverksamhet för samma eller mindre summa? Samarbete med privata aktörer för att stimulera utvecklingen 3

Ett exempel är att stat, kommun och landsting äger 90 miljoner kvm verksamhetslokaler som kostar ca 90 miljarder kronor per att förvalta och äga.

4 Hur får vi ökad effektivitet och högre kvalitet i företagens och offentliga sektorns leveranser? Knäckfråga under senaste 25 åren Åstadkommits mycket! Nyckelord Lokaleffektivitet Ekonomisk styrning Koncernnytta Internpris Benchmarking/Nyckeltal Konkurrensupphandling/outsourcing Servicenivåer (SLA:er) och ökad fokusering på kärn- respektive stödprocesser samt dess effektivitet! 4

Nyckelord Lokaleffektivitet Ekonomisk styrning Koncernnytta Internpris Benchmarking/Nyckeltal

5 Organisationernas stödprocesser Finance and accounting Investment and asset management Human resources Procurement Logistics Facilities Management IT Production maintenance 5

6 Innehållsförteckning 1 Bakgrund 2 Vad är FM? 3 Implementering av FM 6

7 Vad är Facilities Management (FM)? Facilities Management är de servicetjänster kring arbetsplatsen och fastigheterna som organisationen behöver för att deras kärnverksamhet skall fungera så optimalt som möjligt 7

8 Vad är FM? 8

9 Ingående tjänster inom FM Fastighetsanknutna tjänster: Fastighetsunderhåll Utemiljö Lokalplanering Ombyggnation Mediaförsörjning (el, vatten, avlopp) Klimat Avfallshantering Brand Lokalvård Parkering Verksamhetsanknutna tjänster: Mat & dryck Reception Kontorsutrustning Kontorsmaterial Inredning Telefonistservice Säkerhet Vaktmästeri Kommunikation Post och gods Konferensservice Arbetsplatsflytt Transporttjänster Klädhantering Tryckeri Dokumenthantering Produktionsanknutna tjänster: Förrådstjänster Lagertjänster Produktionsunderhåll Industriavfall Transport Verktygshantering Gemensamma FM tjänster: Felanmälan Ekonomi/ kostnadsallokering Planering/ledning 9

Vaktmästeri Kommunikation Post och gods Konferensservice Arbetsplatsflytt Transporttjänster Klädhantering Tryckeri Dokumenthantering Produktionsanknutna tjänster:

10 Innehållsförteckning 1 Bakgrund 2 Vad är FM? 3 Implementering av FM 10

11 Mixat stöd-maxad nytta! Mixat stöd för maxad nytta! Exempel från landstingssektorn! Kostnader för olika typer av stödprocesser är beräknad till ca 30 miljarder kr varje år. Näst efter personalen är lokaler och IT de största kostnaderna. Lokalkostnad ligger på ca 10 miljarder kr per år. Två huvudsakliga parametrar identifierades tidigt i projektet. Dessa två finns med i projektet som grundstenar och bör vara de huvudsakliga målen för implementeringar: 1. Effektivitet och kostnadsreduceringar i stödprocesserna samt upplevd värdeökning (effektivitet och kvalitet) hos dem som levererar vård och medicinska tjänster, eller vårdnära, i landstingen idag. (Kund) 2. Patientens upplevda kvalitet (Kundens kund!) 11

Dessa två finns med i projektet som grundstenar och bör vara de huvudsakliga målen för implementeringar: 1.

12 FM innebär en perspektivförskjutning Traditionellt Korta uppdrag Leverantör Taktiskt Leverera service Fokus på egen profession Produkt Funktionalitet Affärsrelation Kostnadsfokus Kunden har alltid rätt FM-synsätt Långa relationer (processer) Partner Strategiskt Tillföra värde Fokus påkundens kärnverksamhet Effekt Användbarhet Förtroenderelation Värdefokus Vi är kundens specialist 12

alltid rätt FM-synsätt Långa relationer (processer) Partner Strategiskt Tillföra värde Fokus

13 FM- det har vi väl alltid arbetat med?! Det är inte likhetstecken mellan att leverera tjänster inom FM och att ha utvecklat och implementerat ett FM-koncept. Enkel checklista för att avgöra mognadsgrad: Identifiering av kunden och brukaren (kundens kund) Hur har kvalitets- och kostnadsmålen satts? Hur koordineras dessa? Hur sker kundkontakten? Webbportal? En väg in? Finns tjänsterna paketerade på ett sätt som underlättar för kunden? Hur är stödtjänsterna, eller paketen, prissatta? Finns en medveten strategi kring om hur tjänsterna skall levereras, dvs I egen regi Helt av en extern upphandlad aktör Delvis upphandlade av en extern leverantör Vilka servicenivåer är önskvärda? Sker medvetna val? Det hela handlar om mognadsgrad och medvetenhet! 13

Webbportal? En väg in? Finns tjänsterna paketerade på ett sätt som underlättar för kunden? Hur är stödtjänsterna, eller paketen, prissatta?

14 Identifiera kundbegreppet! FM Serviceförvaltningen Underleverantörer Fastighetsförvaltningen Kund (Kärnverksamhet) Kundens kund 14 Källa: Mixat stöd för maxad nytta! (Sveriges Kommuner och Landsting och Ernst & Young 2008)

15 och intressenter Politiker Förvaltningsledningen Anhöriga Medborgare FM Serviceförvaltningen Underleverantörer Fastighetsförvaltningen Kund (Kärnverksamhet) Kundens kund 15 Källa: Mixat stöd för maxad nytta! (Sveriges Kommuner och Landsting och Ernst & Young 2008)

Fastighetsförvaltningen Kund (Kärnverksamhet) Kundens kund 15

16 Perspektivförskjutning från kunden till kundens kund Kärnverksamheten i ett landsting skulle något förenklat kunna beskrivas som att bemöta, vårda och bota patienter på ett värdigt sätt. För att åstadkomma detta krävs en ordentlig styrning och koordinering utförande av vård och medicinsk kunskap vilket generellt tillhandahålls av medicinsk personal (Läkare, sjuksköterskor etc). Men vården består av väldigt många andra kontaktytor och tjänster än bara läkarkontakten Vart går gränsen mellan stödtjänster och kärnverksamhet? Definiera processerna och gränsdragningen däremellan utifrån patientens perspektiv! 16 Källa: Ernst & Young Head of Facilities Management 2007

För att åstadkomma detta krävs en ordentlig styrning och koordinering utförande av vård och medicinsk kunskap vilket generellt tillhandahålls av medicinsk personal

17 Kärn- och stödprocesser i vården- utifrån patientens perspektiv! Huvudfokus för kärnverksamheten (vård) Kärnprocess... Brutet ben Person bryter benet Personen kommer med anhörigs hjälp till akuten Patienten förs till mottagning för bedömning Patienten förs till röntgen Patienten opereras Patienten gipsas Patienten inlagd Patienten skrivs ut Stödprocess Telefonväxel, telefonist etc Parkeringsplats, parkeringsvakt, skyltning, reception, väntrum med rätt standard, fikaautomat, toalett etc Sjukhusbyggnad med rätt standard och patientmiljö, journalsystem, städning, restaurang, plats för anhöriga etc Röntgenutrustning, andra hjälpmedel etc Operationsmaterial, sterilisering, andra hjälpmedel etc Ren säng och mat, tillval, internet, tv, blombutik, kiosk, restaurang etc Reception och journalsystem, kryckor, taxi/färdtjänst etc Huvudfokus för FMverksamheten Patienten i fokus! 17 Källa: Mixat stöd för maxad nytta! (Sveriges Kommuner och Landsting och Ernst & Young 2008)

inlagd Patienten skrivs ut Stödprocess Telefonväxel, telefonist etc Parkeringsplats, parkeringsvakt, skyltning, reception, väntrum med rätt standard, fikaautomat, toalett etc Sjukhusbyggnad med rätt

18 Leveransstrategier Det är dags att diskutera begrepp som egen regi eller upphandling av tjänster på en extern marknad In-house Outtasking Outsourcing integrerade lösningar (helhetslösningar) Viktiga frågeställningar är bl a Paketering av tjänster Typ av upphandling Frekvens Funktion Personalövergångar Hur skriva avtalen? Risker? 18

integrerade lösningar (helhetslösningar) Viktiga frågeställningar är bl a

19 Kom igång! Beslut A 1.Formulera mål 2. Definiera kärnverks. 3. Kartlägg nuläge B Nuläge 4. Utred FM-strategi C Strategi 5. Designa organisation och styrning D Organisation & styrning Implementera Följa upp Implementera & följa upp Beslutspunkt Aktivitet 19

Designa organisation och styrning D Organisation & styrning

20 Tack! Linda Andersson Ernst & Young Advisory Services Kontor: Mobil:

21 The information contained within this document and any related oral presentation conducted by Ernst & Young AB (EY) contains proprietary information and may not be disclosed, used or duplicated -in whole or in part - for any purpose without the express written consent of EY.

Relevanta dokument

FM marknaden och trender

FM marknaden och trender IFMA Dagen 6 november 2008 Magnus Kuchler Ansvarig FM rådgivning Ernst & Young i Norden World Workplace October 2008 in Dallas Lots of opportunities! 2 Mest frekventa ämnen på