Vad är Facility Management (FM)? Per Lilliehorn Lilliehorn Konsult AB

Transkript

1 Vad är Facility Management (FM)? Per Lilliehorn AB Definition Strategisk ledning och styrning av de resurser och tjänster som krävs för att en fastighet eller verksamhet ska fungera effektivt. FM skall arbeta med att hålla standard, effektivisera servicetjänsterna i en organisation för att stödja kärnverksamheten. Europeisk FM-standard I den europeiska standarden för Facility Management, EN :2006, definieras Facility Management på följande sätt. integration ofprocesses withinan organisation to maintain and develop the agreedservices whichsupport and improve the effectiveness of its primaryactivities 1

2 Svensk definition Definition i den svenska SIS standarden SS_EN , Facility Management - Termer och definitioner, integration av processer inom en organisation för att upprätthålla och utveckla de överenskomna tjänster som stödjer och förbättra effektiviteten hos kärnverksamheten. Begreppen Facility Management och Facilities Management används synonymt och har samma betydelse i standarden. Bakgrund De styr och delegerar sin FM grupp så att företaget inte skall behöva lägga tid och arbeta på t.ex. varför kaffemaskinen, de tekniska installationerna, receptionen inte fungerar som den ska, detta hanterar FM. Indelning FM-tjänsterna indelas ofta i två kategorier; Fastighetsanknutna tjänster, "hårda FM-tjänster", exempelvis Fastighetsskötsel Teknisk drift Säkerhet/bevakning Arbetsplatsanknutna tjänster, "mjuka FM-tjänster", exempelvis Lokalvård Reception Posthantering Catering 2

3 Organisation Facility management bedrivs antingen i regi av det egna företaget eller genom en renodlad tjänsteleverantör. Den senare kategorin består såväl av tjänstespecifika leverantörer som av helhetsleverantörer (leverantörer av integrerad FM, IFM) Outsourcad facility management växer snabbt men verksamheten Egen regi är fortfarande betydligt mer vanligt Facility manager En Facility manager ansvarar till exempel för Daglig fastighetsskötseln Budgetering Uthyrning Planering av underhåll Förädling av fastigheten genom ut- och ombyggnad Skatter och redovisning. Internationella FM-aktörer Fastighetsmarknaden har blivit internationell En stor andel av världens fastighetsbestånd ägs av försäkringsbolag, banker och andra investerare och inte traditionella fastighetsbolag och familjeföretag De internationella företagen anlitar ofta en facility manager Stora internationella företag Jones Lang LaSalle CB Richard Ellis Savills Coor 3

4 Begreppet SLA SLA = Service Level Agreement Svenska: servicenivåavtal eller servicenivåöverenskommelse Avtal som reglerar en avtalad servicenivå Krav - Acceptanskriterier Exempel: Ett telefonsamtal ska besvaras inom fyra signaler Organisation FM-uppdrag, ex Driftchef Servicecentral Receptionist Vaktansvarig Väktare Vaktmästare + post Lokalvård Entrémattor Fasad- och fönsterputs Blommor Varje funktion regleras här av en SLA Exempel SLA Se bifogat Worddokument! 4

5 Ordning och reda Aff är för förvaltning och FM vad Linné var för botaniken! Vad har jag köpt? Vems är ansvaret? 5

6 Aff: s användningsområden Förfrågningsunderlag vid entreprenadupphandling Kontraktshandlingar för förvaltningsentreprenad Kvalitetssäkring av egenregiorganisation Bakgrund Förvaltning på entreprenad ökar Gemensam standard för förfrågan och anbud saknades - svårt att jämföra anbud - vad har man köpt - pris - omfattning kvalitet? Fastighetsägarna och SABO initierar projektet 1993 Första generationen dokument publiceras 1995 Aff-kommittén startar 1996, övertar ansvaret Aff-kommittén överlåter 2000 utveckling och marknadsföring på Svensk Byggtjänst Aff-dokumenten ABFF 12 Aff Definitioner 11 SF 12 Objekts- Beskrivning VT 04 ADM 11 TEKNIK 11 Aff för Aff för Aff mindre mindre för mindre driftentrepr. driftentrepr. driftentrepr. Objektsbeskrivning 06 Beskrivning VT 04 Gränsdragningslista VT 04 Upphandlingsföreskrifter 11 Kontrakts- Formulär 04 Mall Städ 99 + diverse derivat 6

7 En grund två vägar! Traditionell fastighetsförvaltning Verksamhetsanknutna tjänster Gemensamma dokument Förvaltning Verksamhetsanknutna tjänster 7

8 Aff VT FT VS VL VF VP VS VUVS FT = Fastighetsanknutna tjänster Aff 99 VT = Verksamhetsanknutna tjänster VS= Verksamhetsstöd VL = Logistik VF = Försäljn/marknad VP = Produktion VU = Produktutveckling Nya Aff Varför en ny Aff? Lanserad 1995 Stor förändring på marknaden Branchpraxis Större uppdateringar 1999, 2004, 2006 Stor mängd dokument Obalans mellan tjänster 24 8

9 Projektmål Totala antalet dokument i Aff ska bli färre Det ska vara lättare att förstå innebörden av de olika delarna av Aff Aff ska bli mer enhetligt Det ska vara enklare och gå snabbare att uppdatera Aff 25 Målgrupp Aff Beställare Fastighetsförvaltning som kärnverksamhet Övriga fastighetsägare/ förvaltare, ex industriföretag, energibolag, kommuner, landsting och statliga Bostadsrättsföreningar Leverantörer Fastighetsförvaltning FM, både enskilda tjänster och totalåtagande 26 Delprojekten Underhållsterminologin Samverkan BKK Nya Aff Kontraktsformulär Grundstrukturen 9

10 Principer Ej separata dokument! Samma gränsdragningslista i alla Samma struktur för alla tjänsteområden Beskrivningsstrukturen byggs med Adm, Teknik och VT Tjänsteområdenas ordningsföljd följer FM-standarden Tjänsteövergripande beskrivningar Nytt tjänsteområde för verksamhetsledning skapar plats för ledningstjänster Nya Aff Avveckling SF SF Beskrivningsstruktur Utförande Material och varor Tillhandahållanden Personal Kommunikation och dokumentation Tider Kontraktsmall Allmänt om entreprenaden Omfattning Utförande Organisation Tider Ansvar Ekonomi Avslutande statuskontroll? Avbeställning och hävning Tvist 30 10

11 Övergripande S Upphandlingsföreskrifter S1 Utförande Objektsbeskrivning S2 Material och varor Övergripande krav S1-S6 Tjänsteområden S3 - Tillhandahållanden SA SC SE SG SI S4 - Personal SB SD SF SH SJ S5 Kommunikation och dokumentation Kontraktsformulär ABFF Aff-definitioner S6 - Tider S1 Utförande Allmänna utförandekrav på leveransen, till exempel Ledningssystem Riktlinjer från B Hantering av UL och inköp. Här finns även plats att beskriva de speciella krav som gäller vid uppstart och avlämning av entreprenaden. S2 Material och varor Krav på material i entreprenaden Miljö Kvalitet Arbetsmiljö Funktion etc. Det kan också vara krav på hanteringen av material och varor, till exempel krav på lagerhållning av vissa varor. 11

12 S3 Tillhandahållanden m.m. Beskrivning av det som rör tillhandahållanden och hjälpmedel i entreprenaden, till exempel Handlingar Utrustning U med mera S4 Personal Krav på L:s personal Vilken kompetens ska finnas i entreprenaden? Hur ska personalen uppträda under entreprenaden. I Kontraktsformuläret anges vilken person som har en specificerad roll med ansvar, till exempel ombudet. S5 Kommunikation m m Krav på hur kommunikation och dokumentation ska gå till i entreprenaden Möten Kommunikation med B och kunder Dokumentation och rapportering av hur entreprenaden går I kontraktet hanteras Startmöte och Kontraktsmöte 12

13 S6 Tider Här hanteras tider som styr leveransen På vilka tider entreprenaden ska utföras Hur snabbt olika åtgärder ska ske Kontraktstiden hanteras i kontraktet Struktur Funktionskrav 39 13

14 Åtgärdskrav 40 Övergripande krav - Exempel 41 Tjänsteområden SA - Verksamhetsledning SB Fastighetsförvaltning SC Fastighetsdrift SD Utemiljö SE Städning SF Verksamhetsservice SG Säkerhet SH Kundtjänst SI Måltider och SJ Ekonomi 14

15 Tjänsteområden SA - Verksamhetsledning SB Fastighetsförvaltning SC Fastighetsdrift SD Utemiljö SE Städning SF Verksamhetsservice SG Säkerhet SH Kundtjänst SI Måltider och SJ Ekonomi SA Verksamhetsledning Köpta tjänster inom Upphandling Ledning och samordning Uppföljning och verksamhetsutveckling SB Fastighetsförvaltning Uthyrning Hyresgästkommunikation Teknisk förvaltning Fastighetsadministration Myndighetskrav Medverkan i projekt Rådgivning 15

16 SC Fastighetsteknik Tjänster inom fastighetsteknik för byggnad Styr & övervakning Byggnad invändigt och utvändigt Installationer Övriga tekniska system/utrustning. SD Utemiljö Tjänster som utförs i utemiljön Markskötsel Snöröjning Hantering av lek- och idrottsutrustning Vattenanläggningar Annan utrustning i utemiljö SE Städning Städning av olika typ Regelmässig städning Periodisk städning Specialstädning 16

17 SF Verksamhetsservice Servicetjänster för en verksamhet Post- och paket Förbrukningsvaror Konferensservice Kontorsutrustning Avfallshantering Inredning Flyttning Lokalförsörjning m.m. SG Säkerhet Brandskydd Passagesystem Tillträdesskydd Bevakning och ordningsövervakning Innehåller såväl tekniska som administrativa tjänster SH Kundtjänst Ärendehantering Serviceanmälan Telefoni Reception 17

18 SI Måltider och Restaurang och café Kaffe Frukt Catering SJ Ekonomi Löpande ekonomisk administration Hyresadministration Budget Rapportering Skatter Lån Löneadministration Kontraktsformulär K0- K10 1[3] K0 Parterna och allmänt om entreprenaden Bakgrund, beställaren och dess verksamhet samt målet med entreprenaden K1 Omfattning Omfattning och åtagande, hantering av avgående och tillkommande objekt, mängder sidoleverantörer m.m. K2 Utförande Statuskontroll, ändrings- och tilläggsarbeten, avrop m.m. K3 Organisation Organisation i form av roller såsom ombud och andra ansvarsroller, startmöte och kontraktsmöte samt fullmakter 18

19 Kontraktsformulär K1- K10 2[3] K4 Tider Kontraktstid, uppsägningstid och förlängningstid K5 Ansvar Viten, försäkringar, arbetsmiljösamordning, brandskyddsansvar, övriga ansvar såsom nycklar, handlingar m.m. K6 Ekonomi Ersättning och fakturering, indexregleringar, säkerheter m.m. K7 Avslutande statuskontroll Avslutande statuskontroll Kontraktsformulär K0- K10 3[3] K8 Avbeställning och hävning Grunder och hantering av avbeställning och hävning K9 Tvist Tvistehantering K10 Övrigt Övriga uppgifter av betydelse Tjänsteområden SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsdrift SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och SK SB Fastighetsförvaltning SD Utemiljö SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi Upphandling Styr- & övervakning Drift Brandskyddsarbete Restaurang och café Uthyrning Hyresgästkommunikation Administration av drift och underhåll Ledning och samordning Uppföljning Verksamhetsutveckling Möten Byggnad utvändigt Byggnad invändigt VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Elsystem Gemensamma Enskilda Post, paket och godshantering Förbruknings-varor Konferens-service Kontors-utrustning Passagesystem / Tillträdesskydd Bevakning, ordningsövervakning mm Kaffe, frukt etc. Catering Övriga måltider och Löpande ekonomisk administration Hyresadministration Budgetering och rapportering Fastighetsdokumentation Projekthantering Fastighetsrådgivning Myndighetskrav Vegetationsytor Mark-beläggningar Utrustning på Avfallshantering Inredning Arkiv och information Flyttning Serviceanmälan Telefoni Tele- och datasystem Transportsystem Övriga tekniska installationer Skatter, avgifter och uppgifter till myndigheter och organisationer Lån och samhällsstöd Löneadministration Optimering Specifika anläggningar på Övrig verksamhetsservice Reception Övrigt 19

20 Tjänsteområden SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsdrift SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och SK SB Fastighetsförvaltning SD Utemiljö SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi Upphandling Styr- & övervakning Drift- Brandskyddsarbete Restaurang och café Uthyrning Hyresgästkommunikation Administration av drift och underhåll Ledning och samordning Uppföljning Verksamhetsutveckling Möten Byggnad utvändigt Byggnad invändigt VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Elsystem Gemensamma Enskilda Post, paket och godshantering Förbruknings-varor Konferens-service Kontors-utrustning Avfallshantering Passagesystem / Tillträdesskydd Bevakning, ordningsövervakning mm Kaffe, frukt etc. Catering Övriga måltider och Löpande ekonomisk administration Hyresadministration Budgetering och rapportering Fastighetsdokumentation Projekthantering Fastighetsrådgivning Myndighetskrav Vegetationsytor Mark-beläggningar Utrustning på Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Serviceanmälan Telefoni Tele- och datasystem Transportsystem Övriga tekniska installationer Skatter, avgifter och uppgifter till myndigheter och organisationer Lån och samhällsstöd Löneadministration Optimering Specifika anläggningar på Övrig verksamhetsservice Reception Övrigt Fastighetsförv. inkl. ekonomi SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsdrift SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och SK SD Utemiljö SB Fastighetsförvaltning SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi Upphandling Styr- & övervakning Drift- Brandskyddsarbete Restaurang och café Uthyrning Hyresgästkommunikation Administration av drift och underhåll Ledning och samordning Uppföljning Verksamhetsutveckling Möten Byggnad utvändigt Byggnad invändigt VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Elsystem Gemensamma Enskilda Post, paket och godshantering Förbruknings-varor Konferens-service Kontors-utrustning Avfallshantering Passagesystem / Tillträdesskydd Bevakning, ordningsövervakning mm Kaffe, frukt etc. Catering Övriga måltider och Löpande ekonomisk administration Hyresadministration Budgetering och rapportering Fastighetsdokumentation Projekt-hantering Fastighetsrådgivning Myndighetskrav Vegetationsytor Markbeläggningar Utrustning på Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Serviceanmälan Telefoni Tele- och datasystem Transportsystem Övriga tekniska installationer Skatter, avgifter och uppgifter till myndigheter och organisationer Lån och samhällsstöd Löneadministration Optimering Specifika anläggningar på Övrig verksamhetsservice Reception Övrigt Bostadsrättsförening SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsdrift SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och SK SD Utemiljö SB Fastighetsförvaltning SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi Upphandling Styr- & övervakning Drift Brandskyddsarbete Restaurang och café Uthyrning Hyresgästkommunikation Ledning och samordning Uppföljning Verksamhetsutveckling Byggnad utvändigt Byggnad invändigt VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Gemensamma Enskilda Post, paket och godshantering Förbrukningsvaror Konferensservice Passagesystem / Tillträdesskydd Bevakning, ordningsövervakning mm Kaffe, frukt etc. Catering Övriga måltider och Löpande ekonomisk administration Hyresadministration Möten Administration av drift och underhåll Elsystem Kontorsutrustning Budgetering och rapportering Fastighetsdokumentation Projekt-hantering Tele- och datasystem Transport-system Vegetationsytor Mark-beläggningar Avfallshantering Inredning Arkiv och information Serviceanmälan Skatter, avgifter och uppgifter till myndigheter och organisationer Lån och samhällsstöd Fastighetsrådgivning Övriga tekniska installationer Utrustning på Flyttning Telefoni Löneadministration Lokalförsörjning Specifika anläggningar på Övrig verksamhetsservice Reception Övrigt 20

21 Bostadsrättsförening SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsdrift SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och SK SD Utemiljö SB Fastighetsförvaltning SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi Upphandling Styr- & övervakning Drift Brandskyddsarbete Restaurang och café Uthyrning Hyresgästkommunikation Administration av drift och underhåll Ledning och samordning Uppföljning Verksamhetsutveckling Möten Byggnad utvändigt Byggnad invändigt VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Elsystem Gemensamma Enskilda Post, paket och godshantering Förbruknings-varor Konferens-service Kontors-utrustning Avfallshantering Passagesystem / Tillträdesskydd Bevakning, ordningsövervakning mm Kaffe, frukt etc. Catering Övriga måltider och Löpande ekonomisk administration Hyresadministration Budgetering och rapportering Fastighetsdokumentation Projekt-hantering Fastighetsrådgivning Myndighetskrav Tele- och datasystem Transport-system Övriga tekniska installationer Vegetationsytor Markbeläggningar Utrustning på Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Serviceanmälan Telefoni Skatter, avgifter och uppgifter till myndigheter och organisationer Lån och samhällsstöd Löneadministration Optimering Specifika anläggningar på Övrig verksamhetsservice Reception Övrigt Traditionell fastighetsskötsel SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsdrift SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och SK SD Utemiljö SB Fastighetsförvaltning SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi Upphandling Styr- & övervakning Drift- Brandskyddsarbete Restaurang och café Uthyrning Hyresgästkommunikation Administration av drift och underhåll Ledning och samordning Uppföljning Verksamhetsutveckling Möten Byggnad utvändigt Byggnad invändigt VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Elsystem Gemensamma Enskilda Post, paket och godshantering Förbruknings-varor Konferens-service Kontors-utrustning Avfallshantering Passagesystem / Tillträdesskydd Bevakning, ordningsövervakning mm Kaffe, frukt etc. Catering Övriga måltider och Löpande ekonomisk administration Hyresadministration Budgetering och rapportering Fastighetsdokumentation Projekthantering Fastighetsrådgivning Myndighetskrav Tele- och datasystem Transport-system Övriga tekniska installationer Vegetationsytor Mark-beläggningar Utrustning på Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Serviceanmälan Telefoni Skatter, avgifter och uppgifter till myndigheter och organisationer Lån och samhällsstöd Löneadministration Optimering Specifika anläggningar på Övrig verksamhetsservice Reception Övrigt Kontorshyresgäst styrande L SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsdrift SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och SK SD Utemiljö SB Fastighetsförvaltning SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi Upphandling Styr- & övervakning Drift- Brandskyddsarbete Restaurang och café Uthyrning Hyresgästkommunikation Administration av drift och underhåll Ledning och samordning Uppföljning Verksamhetsutveckling Möten Byggnad utvändigt Byggnad invändigt VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Elsystem Gemensamma Enskilda Post, paket och godshantering Förbrukningsvaror Konferens-service Kontors-utrustning Avfallshantering Passagesystem / Tillträdesskydd Bevakning, ordningsövervakning mm Kaffe, frukt etc. Catering Övriga måltider och Löpande ekonomisk administration Hyresadministration Budgetering och rapportering Fastighetsdokumentation Projekthantering Fastighetsrådgivning Myndighetskrav Vegetationsytor Markbeläggningar Utrustning på Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Service-anmälan Telefoni Tele- och datasystem Transportsystem Övriga tekniska installationer Skatter, avgifter och uppgifter till myndigheter och organisationer Lån och samhällsstöd Löneadministration Optimering Specifika anläggningar på Övrig verksamhetsservice Reception Övrigt 21

22 Kontorshyresgäst, samlat SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsdrift SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och SK SD Utemiljö SB Fastighetsförvaltning SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi Upphandling Styr- & övervakning Drift- Brandskyddsarbete Restaurang och café Uthyrning Hyresgästkommunikation Administration av drift och underhåll Ledning och samordning Uppföljning Verksamhetsutveckling Möten Byggnad utvändigt Byggnad invändigt VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Elsystem Gemensamma Enskilda Post, paket och godshantering Förbrukningsvaror Konferens-service Kontors-utrustning Avfallshantering Passagesystem / Tillträdesskydd Bevakning, ordningsövervakning mm Kaffe, frukt etc. Catering Övriga måltider och Löpande ekonomisk administration Hyresadministration Budgetering och rapportering Fastighetsdokumentation Projekthantering Fastighetsrådgivning Myndighetskrav Vegetationsytor Markbeläggningar Utrustning på Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Service-anmälan Telefoni Tele- och datasystem Transportsystem Övriga tekniska installationer Skatter, avgifter och uppgifter till myndigheter och organisationer Lån och samhällsstöd Löneadministration Optimering Specifika anläggningar på Övrig verksamhetsservice Reception Övrigt Industri teknisk skötsel SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsdrift SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och SK SD Utemiljö SB Fastighetsförvaltning SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi Upphandling Styr- & övervakning Drift- Brandskyddsarbete Restaurang och café Produktionsunderhåll Ledning och samordning Uppföljning Verksamhetsutveckling Möten Uthyrning Hyresgästkommunikation Administration av drift och underhåll Byggnad utvändigt Byggnad invändigt VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Elsystem Gemensamma Enskilda Post, paket och godshantering Förbrukningsvaror Konferens-service Kontors-utrustning Avfallshantering Passagesystem / Tillträdesskydd Bevakning, ordningsövervakning mm Kaffe, frukt etc. Catering Övriga måltider och Löpande ekonomisk administration Hyresadministration Budgetering och rapportering Fastighetsdokumentation Projekthantering Fastighetsrådgivning Tele- och datasystem Transport-system Vegetations-ytor Markbeläggningar Inredning Arkiv och information Flyttning Serviceanmälan Skatter, avgifter och uppgifter till myndigheter och organisationer Lån och samhällsstöd Myndighetskrav Övriga tekniska installationer Utrustning på Lokalförsörjning Telefoni Löneadministration Optimering Specifika anläggningar på Övrig verksamhetsservice Reception Övrigt Gamla Aff 22