Vägledning och upphandlingsföreskrifter. Vägledning för strategi- och upphandlingsprocess inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Vägledning och upphandlingsföreskrifter. Vägledning för strategi- och upphandlingsprocess inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna"

Transkript

1 Vägledning och upphandlingsföreskrifter 10 Vägledning för strategi- och upphandlingsprocess inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster

2 Förlag och distribution AB Svensk Byggtjänst Stockholm tel Synpunkter på denna publikation, liksom förslag till ändringar och kompletteringar inför nästa utgåva tas tacksamt emot av AFF FORUM FÖR FÖRVALTNING OCH SERVICE Mångfaldigande av innehållet i detta häfte, helt eller delvis, är enligt lagen om upphovsrätt förbjuden utan medgivande av AFF FORUM FÖR FÖRVALTNING OCH SERVICE AB Svensk Byggtjänst och AFF Forum för förvaltning och service Omslag: Beate Pytz Omslagsbild: Thord Sköldekrans Tryck: Elanders Sverige AB, Mölnlycke 2010 ISBN

3 Förord Vägledning och upphandlingsföreskrifter 10 är ett hjälpmedel i processen inför och i genomförandet av en upphandling med hjälp av Aff-dokumenten. Dessutom finns två mallar för upprättande av upphandlingsföreskrifter inför en upphandling. Upphandlingsföreskrifter privat upphandling 10 används av privata aktörer som inte omfattas av Lag om offentlig upphandling, LOU och Upphandlingsföreskrifter offentlig upphandling 10 används av offentligt ägda aktörer vilka omfattas av LOU. Dokumentet är anpassat till de standarder som finns inom området vilka benämns Svensk standard SS-EN :2006 och SS-EN :2006 respektive Europastandard EN och EN Standarderna benämns Facility Management och handlar om upprättande av Facility Management-överenskommelser vilket innebär att Aff-dokumenten är anpassade för upprättande av Facility Management-överenskommelser på internationell basis. Mallen för Upphandlingsföreskrifter offentlig upphandling 10 är anpassad till den uppdaterade lagstiftningen Lag (2007:1091) om offentlig upphandling LOU. Arbetet med dokumentet har utförts av en arbetsgrupp bestående av Per Ollas, Fasticon AB, Niclas Elfström, Ernst & Young, Britt Olsson-Stein, Eurest Services AB och Fredrik Justesen, Ericsson AB. Arbetsgruppen som representerar beställare, entreprenörer och konsulter har fortlöpande arbetat fram och granskat textförslagen. Ett förslag till dokument sändes ut på en bred remiss till branschen varvid många värdefulla synpunkter tillfördes dokumentet. Styrelsen i AFF och Aff-kommittén har följt projektet på nära håll. AFF uttrycker förhoppning om att dokumentet ska vara till nytta för Facility Management-sektorn och medverka till en rationell och ändamålsenlig Facility Management-process. Vi ser dessutom med intresse fram emot att få ta del av användarnas synpunkter och erfarenhet inför det fortsatta arbetet med Aff-dokumenten. Stockholm i februari 2010 Lennart Andersson Gösta Gustavsson Anders Lindberg Carl-Johan Hansson Stefan Palskog Lars Tauber Göran Werner Björn Ekström Reinhold Lennebo Jan Mohlin Bengt Jildmalm Paul Synnott Christine Löfvenberg 3

4 Innehållsförteckning Förord... 3 Innehållsförteckning Inledning Bakgrund Råd och anvisningar Facility Management-modell Från strategiarbete till genomförande Strategisk fas Taktisk fas Operativ fas Organisatorisk nivå och aktiviteter vid drift Strategisk samverkan Taktisk samverkan Operativ samverkan Bilaga 1 Upphandlingsföreskrifter offentlig upphandling Inledning Råd och anvisningar UF Upphandlingsföreskrifter UF1 Allmän orientering UF2 Kontaktpersoner, visning av objekt UF3 Föreskrifter för upphandlingsprocessen Bilaga 2 Upphandlingsföreskrifter privat upphandling Inledning Råd och anvisningar UF Upphandlingsföreskrifter UF1 Allmän orientering UF2 Kontaktpersoner, visning av objekt UF3 Former för upphandlingsprocessen Bilaga 3 Definitioner Bilaga 4 Anbudsformulär - exempel på innehåll... 47

5 1 Inledning 1.1 Bakgrund Upphandlingsprocessen bör alltid föregås av en strategisk process. Huvuddelen av Aff-dokumenten är utformade för att stödja själva upphandlingsprocessen. Det gäller både för att upprätta de dokument som används i själva upphandlingsförfarandet och för att formulera det konkreta förfrågningsunderlaget. Aff står även för branschens grundläggande regelverk genom ABFF och Affdefinitionerna. Detta dokument har dock ett bredare syfte genom att utgöra ett hjälpmedel för hela processen från första tanke till genomförande. Det innebär att dokumentet är en vägledning i både den strategiska process som föregår en upphandling samt upphandlingsprocessen i sig. Utformade som bilaga 1 och 2 till detta dokument finns också mallar som stöd i upprättande av upphandlingsföreskrifter. De benämns Upphandlingsföreskrifter offentlig upphandling 10 respektive Upphandlingsföreskrifter privat upphandling 10. I september 2006 antog Sverige, och övriga medlemsländer i EU, EU-standarden Facility Management Part 1: Terms and definitions respektive Part 2: Guidance on how to prepare Facility Management agreements. Sedan juni 2009 är standarden översatt till svenska. Eftersom standarden är svensk standard har en anpassning av Aff har varit nödvändig. Utmärkande för standarden är att den poängterar hela processen vid upprättande av Facility Managementöverenskommelser d v s både strategiarbete och upphandling. EU-standarden har varit vägledande för utformningen av detta dokument. Det ska poängteras att dokumentet också är en utmärkt vägledning för enklare upphandlingar där samordnings- och ledningsfilosofin inom Facility Management inte behöver tillämpas. Denna typ av upphandlingar är till antalet de vanligast förekommande inom Aff och det har varit en viktig målsättning att ta hänsyn till detta. 1.2 Råd och anvisningar Dokumentet ska tjäna som en vägledning genom strategi- och upphandlingsprocessen. De olika processtegen utgör disposition för dokumentet och presenteras i kapitel 2. Under respektive processteg (rubrik) finns exempel på frågeställningar och exempeluppräkningar inom de områden som processteget avser. I vissa fall finns förslag på vad som ska beskrivas och också en del exempel på texter. I dokumentet finns hänvisningar, i form av orangemarkerad text, till var i Aff-dokumenten som skrivningar och formuleringar, bilagor och andra dokument ska in eller hänvisas till. Dokumentet är utformat i enlighet med de nya definitionerna i Aff. Det underlättar därför för läsaren att ha tillgång till Aff-definitioner 10. Den utgångspunkt läsaren av dokumentet befinner sig i varierar. En del utför stödtjänster med en egen regi-organisation andra köper dessa tjänster externt. Det är också vanligt med blandformer. I praktiken köper alla organisationer i någon grad tjänster externt eftersom det är orimligt att ha all tänkbar specialkompetens i en egen regi-organisation. Vissa delar av dokumentet kan läsas som att kunden har en egen regi-organisation och överväger att i större utsträckning köpa stödtjänster externt. Detta gäller framför allt avsnitten som beskriver den taktiska fasen. Det ska poängteras att ambitionen annars varit att dokumentet som helhet och även till viss del den del som avser den taktiska fasen ska kunna läsas oberoende av vilken fas kunden befinner sig i och vilken håll kunden vill gå åt. 5

6 1.3 Facility Management-modell Grundläggande inför ett strategiarbete vars slutliga syfte är att teckna ett avtal är att en förståelse och insikt finns om de parter, aktörer och faktorer som finns samt i samspelet mellan dem. Den Facility Management-modell som beskrivs nedan utgör ramen för hur Facility Management stöder organisationers kärnverksamhet. Modellen beskriver också förhållandet mellan efterfrågan och utbud och visar de olika nivåer där ett samspel inom Facility Management är möjligt. Överenskommelse om Facility Management Modell för Facility Management En hel del av termerna i modellen är grundläggande för Aff-nomenklaturen och återfinns i Affdefinitionerna. Modellen visar att dialogen mellan parterna i ett avtal sker på tre nivåer; strategisk, taktisk och operativ. Dessa tre nivåer ska inte förväxlas med den processbeskrivning som redovisas i nästa kapitel. Kapitel 3 redogör närmare för hur samverkan kan se ut mellan parterna på strategisk, taktisk och operativ nivå. Parterna är kund och beställare d v s företrädare för kärnverksamhetens organisation respektive leverantör (benämns i bilden som tjänsteleverantör) vilken kan vara intern eller extern. Organisationens och kärnverksamhetens efterfrågan formuleras som behov specificerade som servicenivåer eller SLA:er (Service Level Agreement). Leverantörerna svarar upp med ett motsvarande utbud. Denna balans mellan efterfrågan och utbud är central för Facility Management i syfte att få ett optimalt stöd för kärnverksamheten. För att säkerställa att leveransen motsvarar efterfrågad servicenivå så formuleras acceptanskriterier (KPI:er) i syfte att få mätbara prestationer. För att vara heltäckande så innehåller modellen alla aspekter på Facility Management. För mindre organisationer eller för mindre leveranser är modellen också relevant men i ett förenklat utförande. T ex kan kund, beställare och slutanvändare vara samma organisatoriska enhet eller samma faktiska person.

7 2 Från strategiarbete till genomförande Att upprätta ett heltäckande avtal är en process som kräver många delmoment. Det räcker ofta inte med att formulera ett förfrågningsunderlag och att via en upphandlingsprocess vända sig till aktuella leverantörer. Om stödresurserna handlas upp första gången eller om det handlar om komplexa tjänstepaket så krävs en inledande strategisk analys. För att beskriva hela strategi- och upphandlingsprocessen har nedanstående processflöde tagits fram. Processen inleds med en analys av kärnverksamheten och avslutas med en upprättad eller upphandlad enhet som ansvarar för stödverksamheten till kärnverksamheten. Enheten kan vara intern eller extern. Processen är uppdelad i en strategisk, taktisk och operativ fas vilket också speglar i vilken ordning de olika momenten bör utföras. Hanteringen av eller skapandet av en stödverksamhet till kärnverksamheten måste inledas med en strategisk analys innan den taktiska och slutligen den operativa fasen tar vid. Strategisk, taktisk och operativ fas Processen ska ses som ett slutet flöde. En avslutning av den operativa fasen, t ex i samband med att ett avtal löper ut, är ett logiskt tillfälle för en förnyad strategisk och taktisk analys. 2.1 Strategisk fas Den strategiska fasen delas upp i tre huvudsteg: definiera kärnverksamheten, identifiera behoven och värdera leveransmodell. Huvudstegen delas i sin tur upp i delprocesser. Den strategiska fas som beskrivs i detta dokument utgår ifrån att kunden gör analysen utan inblandning från leverantören. Denne kommer in i processen först i den taktiska fasen d v s när processen går in i en upphandlingsfas. Kunden avgör om tänkt leverantör engageras redan i den strategiska fasen och när i processen det är lämpligt att det sker. En strategisk fas kan också genomföras i samråd mellan kund och neutral part t ex en oberoende konsult, oberoende extern leverantör eller intern leverantör. Kunden avgör om den strategiska analysen ska göras enskilt eller i dialog med annan. En kund inom offentlig sektor måste också ta hänsyn till Lag om offentlig upphandling (LOU) Definiera kärnverksamhet 7

8 Analysera kärnverksamhet En strategisk process måste alltid inledas med en analys av kärnverksamheten. Grundläggande för stödverksamheten och alla dess stödresurser är att de utformas för att ge optimalt stöd till kärnverksamheten. Detta gäller oavsett om stödverksamheten bedrivs i egen regi eller köps externt. Det är därför av största vikt att en leverantör har en klar uppfattning och förståelse för kundens kärnverksamhet. Det i sin tur innebär att en strategisk process måste utgå ifrån en tydlig beskrivning av kärnverksamheten och dess behov. En övergripande beskrivning av kärnverksamheten bör utformas innehållande vision, strategi, profil och varumärke. Den bör också innehålla beskrivningar av tjänster och varor samt beskrivning av slutanvändare. Det är även bra att dokumentera kärnverksamhetens framtida utveckling. Vision, strategi, profil och varumärke Visionen för kärnverksamheten samt strategin för att nå visionen är centrala för kundens analys och val av strategier för stödverksamheten. Här är det viktigt att konkretisera de delar av visionen och strategierna för kärnverksamheten som direkt påverkar stödverksamheten. I ett leveransperspektiv är det viktigt att leverantören förstår innebörden av kundens företagsprofil och varumärke. Leverantören företräder kunden i alla de aktiviteter som ligger i leveransen. För att styra leverantören bör kunden upprätta en dokumenterad policy i dessa frågor. Policyn bör innehålla följande delar: En beskrivning av kundens värdegrunder En beskrivning av i vilka sammanhang varumärket får exponeras En beskrivning av den grafiska profilen Tjänster och varor Beskriv vilka tjänster och varor som produceras av kärnverksamheten. Det är viktigt att leverantören har god kännedom om detta för att kunna utforma stödverksamheten och dess stödresurser på bästa sätt och med kundens behov i centrum. Ange också kärnverksamhetens volymer. Kända framtida planer för kärnverksamhetens utveckling bör beskrivas t ex avseende: Planerade förändringar i utbud av tjänster och varor Lokalisering Organisation Slutanvändare Centralt för kärnverksamheten är att uppfylla kundernas (i detta fall slutanvändaren) behov. Leverantören måste förstå vilka delar av kärnverksamheten som är kritiska för slutanvändaren. Ange: Vilka delar av kärnverksamheten som är riktade mot kund d v s kunddrivna processer och aktiviteter (leveransen) Vilka delar av kärnverksamheten som är kundkritiska Vilka delar av kärnverksamheten som utgör stöd till kunddrivna processer och aktiviteter Definitionen av vad kärnverksamheten är för varje enskild organisation ser olika ut. Inte minst gäller det omfattningen och komplexiteten av beskrivningen. Själva processen och arbetsstegen för att göra det torde dock inte avvika i någon större utsträckning. Kärnverksamhet vs stödverksamhet Det som är stödverksamhet i en organisation kan vara kärnverksamhet i en annan. En kund som bedriver offentlig verksamhet, t ex en kommun, ser städning som stödverksamhet. En leverantör som tillhandahåller städtjänster däremot ser städning som sin kärnverksamhet. Det går därför inte att i förväg förutsätta vad som är kärnverksamhet respektive stödverksamhet vilket gör det viktigt att den strategiska processen genomförs (inte minst analysen av kärnverksamheten) innan beslut tas om nästa steg. Beskrivning av kundens kärnverksamhet har ingen given plats i Aff. Det rekommenderas därför att ett separat

9 dokument skapas. Hänvisning till detta dokument kan göras från Särskilda Föreskrifterna SF0.1. Ett alternativ är att skapa en ny kod benämnd SF Avgränsningar Identifiera gränssnitt När en beskrivning av kärnverksamheten är gjord och när de kunddrivna och kundkritiska aktiviteterna är identifierande ska nödvändiga avgränsningar göras. Dessa avgränsningar görs i första hand mot stödverksamheterna. Det gränssnitt som skapas utgör grunden för en organisation som särskiljer det som är kärnverksamhet d v s direkta värdeskapande aktiviteter för slutanvändaren och det som är stödverksamhet till kärnverksamheten. Det rekommenderas att avgränsningarna görs uppifrån och ner. Med det avses att övergripande avgränsningar görs först t ex genom att avgränsa hela verksamheter och kategorisera dessa som kärn- respektive som stödverksamheter. I ett nästa skede så analyseras varje enskild verksamhet utifrån samma utgångspunkt som ovan. Det rekommenderas att avgränsningarna görs ner på enskild tjänst eftersom det är på denna nivå som stödverksamheten bör avskiljas och beskrivas inför kommande steg i processen. Den nivå som väljs för avgränsningar avgörs utifrån de förutsättningar som gäller. Beskrivningsdokumenten och gränsdragningslistorna i Aff är lämpliga hjälpmedel för avskiljning på denna nivå. Observera att det finns stödverksamhet som inte definieras som Facility Management. Exempel på tjänster inom ramen för Aff är fastighetsförvaltning, drift och underhåll av tekniska installationer, skötsel utemiljö, städning, bevakning, avfallshantering, receptionstjänster, post- och godshantering. Riskanalys och förändringsarbete Gränssnittet för kärnverksamhet respektive stödverksamhet är en viktig information i Aff. Denna information bör ingå i samma dokument som beskriver kärnverksamheten samt även framgå på en övergripande nivå i Särskilda föreskrifter SF0.1 alternativt om en ny kod har skapats under SF0.4. En uppdelning i kärnverksamhet och stödverksamhet innebär ofta att förändringar måste göras utifrån hur verksamheten är organiserad nu. En riskanalys bör göras för att identifiera och minimera de problem och störningar som kan uppstå för kärnverksamheten. Riskanalysen ska vara heltäckande så till vida att alla de verksamheter som berörs ska analyseras. Med riskanalysen som en viktig parameter upprättas riktlinjer som stöd i förändringsarbetet. Exempel på det kan vara: Informationshantering till berörd personal Överenskommelse med de fackliga organisationerna Plan för genomförande som visar vem som är ansvarig för olika aktiviteter och tider för genomförande Om förändringarna påverkar slutanvändarna ur några aspekter att plan tas fram för hanteringen av detta Totalansvarig för förändringsarbetet utses och tydliggörs Vilken information som överlämnas till en utförarorganisation (framför allt en extern sådan) utan att det uppstår affärsrisker etc 9

10 Det är inte bara under detta skede av processen som det finns behov av en riskanalys. Utifrån den specifika organisationens situation och målsättning med strategi- och upphandlingsprocessen ska för varje enskilt steg värderas om riskanalys behöver göras Prioriteringar Prioritering av tjänster För leverantören är det en avgörande information att ha god kännedom om de stödtjänster som är prioriterade för kärnverksamheten. Utformningen av överenskommelser avseende stödverksamheten påverkas i hög grad av prioriteringen av de tjänster som stödverksamheten ska leverera. Överenskommelsen kan se olika ut för prioriterade respektive ej prioriterade tjänster. Exempel på det är: Tidpunkter för avhjälpande av fel SF4.3 eller beskrivningsdokumenten Om vite ska utgå och beloppen för det SF5.1 eller kontraktet Krav på återrapportering och vad som återrapporteras SF3.433, SF3.6, beskrivningsdokumenten eller speciell bilaga Graden av anmälningsplikt T ex SF1.6 och SF2.6 Behovet av information till kärnverksamheten och slutanvändare SF2.7, SF4.33 eller särskild bilaga Nivå i SLA och acceptanskriterier Beskrivningsdokumenten Kunden bör även ha en beredskap för att hantera förändringar av redan gjorda prioriteringar t ex i samband med utökning, utveckling eller avveckling Identifiera behov Formulera krav Utgångspunkten för behovsanalysen är de behov kundens slutanvändare har och analysen ska styras av de kvalitetskrav som finns på kärnverksamheten och som ska återspeglas i stödverksamheten. Processerna bör upprättas på aktivitetsnivå och sinsemellan prioriteras. När stödprocesserna formuleras och stäms av mot de kvalitetskrav kärnverksamheten har så måste de processer som, av olika skäl, inte uppfyller kvalitetskraven identifieras och dokumenteras. Orsakerna till att kvalitetskraven inte uppfylls varierar förstås. Förändrade krav hos slutanvändarna eller utveckling av kärnverksamheten kan innebära att nuvarande stödverksamhet är bristfällig.

11 Aff har ingen given plats för att specificera avvikelser mot ställda krav. Om detta ska framgå av t ex ett förfrågningsunderlag så kan det vara i beskrivningsdokumenten. Om en statusbesiktning ingår i ett förfrågningsunderlag ska avvikelser anges i detta dokument. Processer kan användas som modell för kravställande och utformas till tjänster. Med det menas att formulera tjänsterna enligt de modeller som finns i beskrivningsdokumenten i Aff. Fördelen med att formulera tjänsterna enligt beskrivningsdokumenten i Aff är att marknaden känner igen sig i dessa beskrivningar. Denna beskrivningsmodell kan tillämpas både för interna och externa stödtjänster. Tjänsterna anges i beskrivningsdokumenten Adm, Teknik och VT i Aff Definiera kvalitetsmål och volymer När tjänsterna är identifierade och beskrivna ska servicenivån för dem anges. Beskrivningsdokumenten i Aff innehåller exempel på beskrivningsmodeller enligt följande: Funktionskrav Utförarkrav Adm X Teknik X X VT X X Styrning via funktionskrav innebär att kunden överlåter åt leverantören att bestämma vilka arbetsmoment som ska utföras och hur ofta. Principen för funktionskrav är att objektets användbarhet eller sådan för användbarheten nödvändig egenskap utgör grund för beskrivningens utformning och kravnivå. Acceptanskriterier är en form av mätvärde (kan också vara nyckeltal) för att få en mätbar uppföljning (KPI) av om funktionskravet har uppfyllts. Principen för utförarkrav är att aktuell arbetsinsats i sig utgör grund för beskrivningens utformning och kravnivå. En vanlig metod är att räkna upp de arbetsmoment som ska utföras och att ange hur ofta detta ska ske. Funktionskrav, acceptanskriterier och utförarkrav anges i beskrivningsdokumenten. Övergripande kvalitetskrav anges i Särskilda föreskrifter, SF2.12. Detaljerade utförarkrav t ex i form av driftinstruktioner kan också framgå av annan dokumentation vilken kan biläggas beskrivningsdokumenten. För att få en uppfattning om tjänsternas omfattning krävs underlag i form av volymangivelser. Volymerna bör följa tjänsterna d v s utgöra beräkningsgrund för tjänsterna. Till exempel för tjänsten städning utgör m 2 (städyta, BRA, BTA etc) volym och för tjänsten patientmat utgör antal måltider volym. Syftet med volymangivelserna är att kunna beräkna den omfattning de olika tjänsterna har kostnads- och personaldimensioneringsmässigt samt ur organisatoriska aspekter. I Aff anges volymangivelser i Objektbeskrivningarna. 11

12 2.1.3 Värdera leveransmodell Utgångspunkten för en analys av stödverksamheten varierar för olika organisationer. Oberoende av om stödverksamheten bedrivs i egen regi eller köps av extern leverantör är nedanstående aspekter viktiga att analysera Värdera intern resurs och köpt tjänst Identifiera kostnader, värden och möjliga mervärden som kommer kärnverksamheten till godo vid användandet av interna resurser och vid köpta tjänster. Det är viktigt att samtliga kostnader som belastar stödverksamheten tas med. Kostnader kan vara spridda på många håll i organisationen. Om den strategiska processen har visat att en förändring krävs mellan nuvarande gränssnitt mellan kärnverksamhet och stödverksamheten krävs en speciell analys för att kunna bedöma kostnaderna för stödverksamheten efter att förändringarna är genomförda. Vidare ska en analys göras utifrån möjliga mervärden för respektive alternativ av egen regi och köpta tjänster. Nedan framgår ett antal exempel på aspekter som bör beaktas i en sådan analys. Ekonomi Synergi Kompetens Risk Investeringsvilja Kärnverksamhetens komplexitet Företagskultur Leverantörsmarknad Flexibilitet Kvalitet Värdera finansiering och organisation Finansiering Ställ upp olika finansieringsalternativ och värdera dessa. En analys av finansieringskraven bör beakta för- och nackdelar utifrån om stödverksamheten bedrivs i egen regi eller som köpta tjänster. Det finns en mängd olika typer av investeringsstrategier. De vanligaste typerna är att kunden står för alla investeringar och äger allt eller att leverantören står för investeringarna inklusive finansiering och garantier. Finansieringens omfattning är kopplat till de tjänster som är aktuella. Ytterligare en variant är komplexa avtal som omfattar finansiering, garantier, planering, ersättning av tillgångar, nyproduktion/ombyggnad/renovering, styrning och genomförande av tjänsterna. I denna lösning överförs risk och kostnader för tillhandahållandet av tjänsterna i olika grad över till leverantören. I praktiken är det vanligaste scenariot att parterna i olika grad delar på investeringarna. T ex att kunden i huvudsak står för finansieringen men att leverantören, av speciella skäl, i viss utsträckning själv bidrar till investeringarna.

13 Organisation Kärnverksamhetens utformning och innehåll är den enskilda faktor som påverkar utformningen av stödverksamheten mest. Nedan ges exempel på olika typer av kärnverksamheter utifrån deras inverkan på den Facility Management-funktion som ska stödja dem. Industriell verksamhet Tjänsteverksamhet privat Tjänsteverksamhet offentlig Sjukvård Handel Försvar Administrativ verksamhet Myndighetsutövning Boende Fler kategorier finns givetvis men exemplen ovan borde täcka in de vanligast förekommande. De olika kategorierna ställer sina specifika krav på stödverksamheten och den organisation som krävs. En avgörande faktor i valet av organisation är den situation kunden befinner sig när valet ska göras. En analys av stödverksamhetens organisation bör genomföras tidsmässigt i två steg. Först bör en analys göras utifrån hur hela stödverksamheten ska organiseras. Först när detta är gjort ska en analys göras av vad som ska utföras i egen regi och vad som kan köpas extern. Värdefull hjälp i detta steg är arbetet som redovisas i kapitlen till Vid val av organisation finns en del klassiska frågeställningar att ta ställning till: Ska den vara funktionsbaserad, geografiskt baserad eller en kombination av båda? Vilken kompetens behålls i egen regi och vilken kompetens kan outsourcas? Vilka tjänster utförs kostnadseffektivast i egen regi och externt? Var ska beställarorganisationen ligga och hur ska den utformas? Ska den vara en del av stödverksamheten eller ska den ligga utanför? Det sätt en ny organisation verkställs kan också ha viss inverkan på utformningen av en organisation. Exempel på det är: Ska förändringarna göras i ett eller flera steg? Ska t ex en outsourcing göras i mindre skala först för test och utvärdering? Om valet är att köpa tjänster så är det viktigt att kunden behåller och utvecklar beställarkompetensen. Detta för att kunna följa upp leverantörens arbete på ett bra sätt samt förankra nödvändiga beslut. Exempel på arbetsuppgifter för beställarorganisationen är: Strategiska kontakter med kärnverksamhetens representanter Fastställande av stödverksamhetens verksamhet och budget Analys och förädling av stödverksamhetens inverkan på kärnverksamhet Kontroll och uppföljning av leverantörer Upphandling av leverantörer och avrop av tjänster (tilläggsarbeten) Total sammanvägning För att underlätta den sammanvägda analysen av stödverksamhetens utformning och i vilken grad den eventuellt ska outsourcas så kan alla de parametrar som ska beaktas rangordnas inbördes. I den totala sammanvägningen sammanställs ett beslutsunderlag som ofta innehåller områden såsom en utvärdering av framtagna scenarier utifrån värde till kärnverksamhet, lönsamhetspotential, risk, genomförbarhet och kärnverksamhetens framtida utveckling. Med ett bra analysarbete och ett tydligt beslutsunderlag ska beslut tas om stödverksamhetens framtida utformning. Beslutsprocessen Beslutsprocesserna är olika i privata och offentliga organisationer. Inte minst kan den variera tidsmässigt. Det är inte ovanligt att beslut delas upp i delar och där de enskilda delarna hanteras olika i tid. T ex är det inte ovanligt att beslut tas om en ny eller förändrad organisation för en stödverk- 13

14 samhet men att beslutet om outsourcing senareläggs. Denna situation kräver en speciell strategi för att hanteras på bästa sätt. Det kan handla om att bygga upp en egen regi-organisation men samtidigt bygga in en beredskap och flexibilitet för att snabbt kunna outsourca (färdigt FFU, intern förankring, korttidshyra av utrustning, korta hyrestider i hyreskontrakt etc). Aff och stödverksamhet i egen regi Aff är i grunden skriven för köp av externa tjänster. Aff kan dock med fördel användas för stödverksamheter som byggs upp internt inom kundens organisation. Användningsområdet för Aff ser lite olika ut beroende på hur kunden byggt upp sin organisation. Aff passar bäst i de fall där kunden har en organisation som liknar ett externt köp-/säljförhållande. Exempel på det är när det finns tydliga åtskilda beställar- och utförarorganisationer. Aff används då i stort sett på samma sätt som i externa köp-/säljsituationer. I dessa fall kommer de flesta Affdokumenten till användning. Innehållet i dokumenten kan se lite annorlunda ut i jämförelse med externt köpta stödtjänster. I en intern köp-/säljorganisation är parterna samma juridiska person. Det märks främst genom att parterna har ett reglerat förhållningssätt gentemot varandra som är snällare. Ersättningsnivån baseras ofta på utförarorganisationens självkostnad och inte på en marknadsprissättning. Rutiner med formell fakturering mellan parterna hålls ofta på ett minimum. Legala formuleringar kring vite, tvist (ibland även kvalitetssäkring) o d saknas eftersom det är samma juridiska person. I egen regi-organisationer där det inte finns en klar gräns mellan köp-/sälj används Aff i ett mindre skarpt läge. Ofta handlar det om att definiera vad som ingår i ett åtagande gentemot slutanvändarna och kan därför mer ses som en instruktion till den egna personalen. Användbara Aff-dokument är beskrivningsdokumenten och gränsdragningslistorna för Adm, Teknik och VT. 2.2 Taktisk fas Den taktiska fasen handlar om att bygga upp kundens Facility Managementfunktion (t ex som en beställarorganisation) samt att genomföra själva upphandlingen. Utgångspunkten för det arbetet är utfallet av analysen i den strategiska fasen. Som stöd för upphandlingsfasen finns bilaga 1 och 2 i detta dokument. Bilagorna är utformade som mallar för användaren. De används som information till anbudsgivarna avseende upphandlingsprocessens formalia. Bilagornas upplägg bygger på att upphandlingen görs externt men borde, efter viss revidering, även kunna tillämpas vid intern upphandling. Bilaga 1 tillämpas om kunden är en offentlig organisation och bilaga 2 rekommenderas för privatägda organisationer Effektuera beställarorganisation Normalt kvarstår en viss del av stödverksamheten i egen regi alternativt hanteras av en tredje part som är oberoende av leverantören/leverantörerna. Detta gäller förmodligen även om hela stödverksamheten läggs ut på entreprenad.

15 Kvarvarande funktion, här benämnd beställarorganisation, agerar som kvalificerad beställare gentemot leverantören och blir en av leverantörens viktigaste kontaktytor mot kärnverksamheten. Beställarfunktionen beskrivs övergripande i bilaga 1 Upphandlingsföreskrifter offentlig upphandling respektive i bilaga 2 Upphandlingsföreskrifter privat upphandling. De regelverk och verktyg som beställarfunktionen ställer upp beskrivs i SF t ex avseende kontrollsystem, kvalitetssystem och kompetenskrav Verksamhetsplan och budget Centrala inslag i uppbyggnaden av beställarfunktionen är att fastställa en verksamhetsplan (alternativt affärsplan) och budget. Det arbetet omfattar hela stödverksamheten och alla dess stödtjänster. Budgeten för de tjänster som köps externt formuleras i form av ramverk eller kostnadsnivåer som inte ska överskridas. I dessa bedömningar kan beställarfunktionen utgå ifrån historiska värden i organisationen eller använda de nyckeltal som finns inom olika branscher för vad som är rimliga kostnadsnivåer för dessa typer av externt köpta tjänster. Avtalsuppbyggnad En viktig uppgift som bör påbörjas i ett tidigt skede är att skissa på modellen för anskaffningen av stödresurser. Detta görs genom att upprätta förslag på avtal (eller överenskommelse). En särskild organisation bör skapas där relevanta intressenter inbjuda att medverka. Exempel på det är representanter för kundens kärnverksamhet (även slutanvändare), aktuella fackförbund, stödverksamhetens ledning, juridisk expertis och vid behov oberoende tredje part t ex konsult. I vissa fall kan, t ex i partnerskapsavtal, dessa diskussioner genomföras tillsammans mellan kunden och den tilltänkta leverantören. I detta skede finns ett antal frågeställningar omfattande avtalets uppbyggnad som behöver belysas och fastställas. Exempel på viktiga frågeställningar: Styrningen av stödverksamheten på strategisk, taktisk och operativ nivå Prissättningsmekanismer Vision och målsättning Avtalets löptid Avtalets uppdelning i kontraktsarbeten (exklusiva arbeten för leverantören) och tilläggsarbeten (arbeten som kan beställas av kunden men där exklusivitet inte föreligger för leverantören) Principerna för verksamhetsövergång (om det är aktuellt) Informationshantering Graden av flexibilitet Rapporterings- och revisionsförfaranden Styrning på strategisk, taktisk och operativ nivå I avtalet ska framgå hur styrningen av stödverksamheten ska ske och hur ansvarsfördelningen ska se ut mellan kund och leverantör. Detta beskrivs mer i detalj i kapitel 3. Prissättningsmekanismer Principerna för prissättningsmekanismerna ska vara fastställda av kunden. Aff hanterar tre typer av prissättning vilka kan sägas representera de olika sätt prissättning kan tillämpas: 1 fast ersättning Med fast ersättning avses ett i förväg bestämt pris. En fast ersättning kan öka eller minska om de ursprungliga ingående förutsättningarna förändras. 2 rörlig ersättning 15

16 Med rörlig ersättning avses normalt ersättning som förändras över tiden och som baseras på en eller flera enheter. Ofta i form av à-pris per enhet. Exakta omfattningen, i form av antalet enheter, är ofta inte känd i förväg. Vanliga à-priser är kronor per timme eller kronor per tillfälle en tjänst utförs. 3 incitamentsystem Med incitamentsystem avses ersättning som baseras på någon form av utfall. Incitamentsystem har ofta inte en direkt koppling till arbetsinsatsens omfattning. Ersättningens storlek baseras på utfallet av arbetsinsatsen. Ett incitamentsystem kan också vara negativt om t ex uppsatta mål underskrids. Det vanligast förekommande är att ett avtal innehåller flera av prismodellerna. De kan också vara kombinerade t ex genom att en tjänst upp till en viss kostnadsnivå ligger inom den fasta ersättningen och där den överstigande delen utgår med rörlig ersättning. Det förekommer även omvänd prissättning med vilket menas att kunden fastställer vad stödtjänsterna får kosta och leverantörerna konkurrerar genom att leverera mer eller mindre av en viss mängd tjänster till en viss kvalitet inom ramen för det fastställda priset. Vision och målsättning Prismodellerna anges i SF i kapitel 6 eller i kontraktet. Kunden och leverantören bör ha en gemensam vision och en klar uppfattning av den leverans och det mål kunden har med avtalet. Det är avgörande att båda parter lever upp till de intentioner som finns i avtalet. Det måste finnas en balans mellan den ersättning leverantören får och omfattningen av leveransen så som kunden förväntar sig. Här ligger ett ansvar på leverantörerna att i en konkurrenssituation inte underprissätta (i syfte att räkna hem en entreprenad) likväl att kunden förstår vad som är en rimlig prisnivå utifrån det som ska levereras. En rimlig gemensam målsättning med ett avtal är att båda parter ska tjäna på det. Avtalets löptid Visioner och målsättningar anges i SF i kapitel 0.3. Avtalets löptid bestäms utifrån avtalets omfattning och innehåll. För offentliga organisationer finns dock en övre gräns för avtalets tillåtna längd. En grundregel är att ju mer komplex och omfattande en entreprenad är desto längre bör avtalstiden vara. Komplexa entreprenader (t ex i samband med verksamhetsövergång) tar tid och är kostsamma att genomföra. Det tar också tid för leverantören att etablera och optimera en sådan entreprenad. Det är därför viktigt att entreprenaden är så pass lång att den kan motivera de ansträngningar som krävs. En annan avgörande faktor är de investeringar som krävs. Även här är tumregeln att ju större investeringar desto längre bör avtalets löptid vara. Det är vanligt att dela upp avtalets löptid i en fast avtalsperiod och möjliga förlängningsperioder av entreprenaden. På den privata sidan förekommer också avtalstider som löper ända tills någon part säger upp avtalet. Denna typ av avtal är inte tillåtna för offentliga organisationer. Avtalets uppdelning i kontraktsarbeten och tilläggsarbeten Aff är noga med att det som ingår i ett avtal benämns kontraktsarbeten. Med det avses att leverantören har exklusiv rätt att utföra dessa arbeten. I detta ligger också att leverantören inte kan frånta sig ansvaret att utföra dessa arbeten. På motsvarande sätt är tilläggsarbeten benämningen på arbeten som leverantören inte har exklusiv rätt att utföra. Här krävs ett avrop från kunden. Detta innebär i sin tur att kunden kan låta annan leverantör utföra dessa arbeten eller att kunden gör det själv. Leverantören har inget krav på sig att utföra ett tilläggsarbete. I ett avtal måste det tydligt framgå vad som är kontraktsarbete och tilläggsarbete eftersom det får ovanstående legala konsekvenser. Kunden måste fastställa en strategi och sortera upp stödtjänster

17 i kontraktsarbeten och tilläggsarbeten utifrån hur hårt kunden vill styra leverantören. Normalt brukar de flesta stödtjänster definieras som kontraktsarbeten eftersom kunden vill garantera att en leverans sker och därför vill tvinga leverantören att utföra dessa arbeten. Principerna för verksamhetsövergång 17 Uppdelningen i kontraktsarbeten och tilläggsarbeten görs i beskrivningsdokumenten och gränsdragningslistorna. Avtal kan villkoras med verksamhetsövergång. Det innebär att leverantören tvingas ta över den egen regi-verksamhet som motsvarar de tjänster som avtalet omfattar. Verksamhetsövergång omfattar övertagande av personal, utrustning och hjälpmedel, maskiner, kunder, lokaler och annat som har direkt koppling till tjänsterna. Informationshantering Villkoren vid verksamhetsövergång regleras i speciellt överlåtelseavtal eller kan anges i dokumenten Upphandlingsföreskrifter offentlig upphandling respektive Upphandlingsföreskrifter privat upphandling med hänvisning till bilagor. Informationshanteringen har ofta många sidor och ska regleras i avtalet. Informationen berör alla parter i avtalet; kunden, leverantören och slutanvändaren och på olika sätt. Följande aspekter kan finnas på informationshanteringen i ett avtal: Vilken information leverantören ska ge kunden och slutanvändarna Hur informationen ska vara utformad och i vilka fora detta ska ske Tiderna för informationslämnande Villkoren för ägarskapet och hanteringen av informationssystem (datasystem) I vilken grad information ska skapas och tas fram inom ramen för avtalet (statistik, leveransmängder, försäljning, förbrukning etc) Graden av flexibilitet Regelverket för informationshantering har ingen given plats i Aff. Beroende på typ av reglering så tillämpas SF, beskrivningsdokumenten eller speciella bilagor (t ex för villkoren om informationssystem och IT-strategier). Graden av flexibilitet i avtalet bör avspegla avtalets varaktighet, omfattningen av förväntade förändringar och den grad av kostnadsgaranti som kunden kräver. I ett flexibelt avtal krävs regleringar i hanteringen av ändringar i avtalets omfattning och innehåll. I Aff finns standardiserade regleringar i ABFF som kan tillämpas. Denna typ av ändringar benämns ändringar och tilläggsarbeten. Ändring kan också vara minskning av kontraktsarbete. Kända ändringar och tilläggsarbeten kan regleras i förväg t ex i ett anbudsformulär i upphandlingsprocessen. En annan möjlighet är att nyttja optioner d v s kräva in ett pris i förväg för en tjänst men utan att det finns en garanti att den avropas. Rapporterings-, revisionsförfaranden och myndighetskrav Regler om ändringar och tilläggsarbeten anges i SF1.3. Optioner beskrivs i separata dokument medan prisinfordran för dem anges i anbudsformuläret. Omfattningen av rapportering, validering, provning, ekonomisk avstämning, revisioner och rapporteringskrav till myndigheter ska noga anges i avtalet.

18 I Aff anges detta i SF och beskrivningsdokumenten Förfrågningsunderlag När det grundläggande regelverket för avtalet är fastställt har också viktiga delar för ett kommande förfrågningsunderlaget (FFU) tagits fram. För att upprätta förfrågningsunderlaget används de olika stöddokumenten som finns i Aff. En stor del av innehållet i dokumenten kan tillämpas oberoende om det är en intern eller extern leverantör. Arbetet med FFU innebär att ställa samman det totala paket av regler, krav, omfattning, innehåll och förutsättningar som ska gälla för avtalet. En viktig input är det arbete och resultat som kommit ut av den strategiska process som beskrivits i dokumentet. Till det ska adderas de uppgifter som krävs för att få ett komplett FFU. Utöver det som anges i FFU så finns ABFF och Aff-definitionerna. I ett Aff-avtal är dessa branschregler och definitioner tillämpliga och ska ses som ett komplement till FFU. Förslag till vilken rangordning av dokumenten som ska tillämpas avseende regler i FFU å ena sidan och ABFF och Affdefinitionerna å andra sidan framgår av ABFF. Rangordning av dokument görs för att fastställa vilken regel som har företräde om det skulle finnas motstridiga regler i olika dokument. För att upprätta FFU finns i Aff ett antal stöddokument. Dessa kan och ska användas som mall vid utformningen av FFU. Nedan framgår vilken roll de olika stöddokumenten har i Aff. Aspekt Stöddokument Avtalets villkor (utöver ABFF och Affdefinitionerna) Särskilda föreskrifter (SF) och Kontrakt Beskrivning av tjänsterna (SLA) och hur prestationerna ska mätas (acceptanskriterier) Adm, Teknik och VT Beskrivning av avtalets omfattning Gränsdragningslista och Objektbeskrivning Instruktion till anbudsgivarna Upphandlingsföreskrifter offentlig upphandling eller Upphandlingsföreskrifter privat upphandling d v s bilaga 1 och 2 till detta dokument Dokumentstruktur Stöddokumenten i Aff ger en tydlig fingervisning om vilken dokumentstruktur som ska tillämpas i FFU. För större avtal (speciellt för Facility Management-avtal) krävs dock en analys av utformningen av dokumentstrukturen. Det är inte ovanligt med avsteg från den modell som finns i Aff. En väl genomförd strategisk process ska ge en tydlig indikation om vilken dokumentstruktur som är lämplig. T ex kan beslutet att dela upp avtalet i flera entreprenader innebära att ett entreprenadövergripande dokument behöver tas fram. Detta kan vara SF vilket innebär att SF får en annan utformning mot vad som är normalt. Vid ett sådant förfarande krävs ett kontrakt för varje entreprenad där de entreprenadspecifika delarna beskrivs. Det förekommer också att SF och kontraktsmallen slås ihop till ett dokument (kontrakt) i syfte att samla alla regler på ett ställe (utöver det som finns i ABFF).

19 2.2.4 Upphandling Upphandlingsprocessen är standardiserad och de olika stegen ser ofta lika ut oberoende av avtalets omfattning och innehåll. Den inleds med en inbjudan till leverantörerna, fortsätter med en anbudsperiod och avslutas med en utvärdering. Däremot är upphandlingsprocessen betydligt mer formaliserad för offentliga organisationer än för privata. Upphandlingsprocessen styrs i hög grad av Lag om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsförfarande I Aff anges förutsättningar för upphandlingsfasen i bilagorna 1 Upphandlingsföreskrifter offentlig upphandling och 2 Upphandlingsföreskrifter privat upphandling. För offentliga organisationer styr LOU på vilket sätt en upphandling kan genomföras. Grundformerna är öppet, selektivt och förhandlat förfarande. En privat organisation är fri att genomföra upphandlingen på det sätt de själva tycker är lämpligt. Vilket upphandlingsförfarande som väljs bestäms av den strategi som väljs. Entreprenadens komplexitet och storlek är viktiga parametrar i detta val. Det är vanligare att tillämpa selektivt och förhandlat förfarande i entreprenader som är stora och komplexa. Selektivt förfarande väljs också om det föreligger en risk att det kommer in många anbud (för många). Annonsera eller formulera anbudsinbjudan Annonseringsfasen är, för offentliga organisationer, noga reglerad i LOU. Beroende på avtalets inköpsvärde så ska annonsering göras i syfte att säkerställa att alla leverantörer delges möjligheten att medverka i upphandlingen. Privata kunder är fria att annonsera i den utsträckning de själva vill. För att skapa en sund konkurrenssituation gör normalt en privat organisation olika åtgärder för att intressera fler leverantörer i upphandlingsprocessen. Kompletteringar I en upphandlingsprocess är det vanligt att FFU behöver kompletteras efter det att det skickats ut till anbudsgivarna. För offentliga organisationer är det viktigt att skapa en rutin för detta i syfte att ge alla anbudsgivare samma information (samma kompletteringar). Det är förstås bra för en privat organisation att agera på ett likvärdigt sätt. Det är också vanligt att anbudsgivare ställer frågor i samband med anbudsräkning. Här gäller samma princip för offentliga organisationer att svaren på frågorna ska ges till alla anbudsgivare. Utvärdera anbud Upphandlingsprocessen avslutas med att beställaren utvärderar inkomna anbud. För offentliga organisationer är denna process noga reglerad. Förutsättningarna för hur utvärderingen ska gå till och vad som ska värderas ska tydligt anges. För både offentliga och privata organisationer är det viktigt att sekretess gäller i upphandlingsprocessen Teckna avtal leverantör Valet av leverantör kan organiseras i princip på två sätt; i egen regi med en intern leverantör eller genom att anlita extern leverantör. Som tidigare nämnts blir det i praktiken ofta en kombination av båda. Så valet handlar snarare om huruvida kunden i huvudsak ska välja en intern eller extern lösning. 19

20 Intern leverantör Om valet är intern leverantör ska beslutad organisation verkställas. Även om det är en intern leverantör är det viktigt att det sluts en formell överenskommelse mellan kunden och den interna leverantören. Överenskommelsen ska innehålla i stort samma sak som ett avtal med en extern leverantör. Undantaget är en del legala regler som inte hör hemma i interna avtal. Exempelvis för tvist, hävande och annat som normalt endast används vid externa avtal. Extern leverantör En upphandling som leder till att avtal sluts med en extern leverantör avslutas alltid med att parterna undertecknar kontraktshandlingen. I vissa speciella situationer där parterna inte är överens i vissa frågor men ända vill föra processen framåt så tecknas en avsiktsförklaring. Den är preliminär och ska vid ett senare tillfälle följas av att kontraktshandlingen undertecknas. För en offentlig organisation, som måste följa LOU, ska ett tilldelningsbeslut skickas ut till de leverantörer som medverkat i upphandlingen men som inte tilldelas uppdraget. En privat organisation ska, för ordningens skull, också meddela på ett mer formellt sätt de leverantörer som inte tilldelas uppdraget Etableringsfas Implementering När avtalet är undertecknat inleds etableringsfasen. Beroende på typ av entreprenad, så omfattar den ofta en tidsperiod mellan en och tre månader. I större komplexa entreprenader kan etableringsfasen vara ännu längre. Under denna tid ska leverantören, med kundens bistånd: Lära känna förvaltningsobjekten Skapa nya eller lära sig och utveckla befintliga rutiner Informera slutanvändare/omvärld/sidoleverantörer Investera i personal, maskiner, system och annan utrustning Etablera lokaler, personalutrymmen o d Tillsammans med kunden genomföra en statuskontroll Det är viktigt för leverantören att etableringstiden är väl tilltagen. Det är den tid leverantören har att förbereda sig på. När entreprenaden startar förväntas leverantören vara hyggligt intrimmad och känna till de förutsättningar som gäller. I praktiken händer det att både statuskontroll och avslutande etablering genomförs efter det att entreprenaden startat. Framförallt gäller det vid stora och komplexa entreprenader. Aff:s viktigaste roll i etableringsskedet är att ge leverantören objektiv information och inblick i objektens utformning samt arbetsuppgifternas sammansättning. De viktigaste Aff-dokumenten i detta skede är beskrivningsdokumenten, gränsdragningslistorna, objektbeskrivningar och objektstatus (se nästa avsnitt). Det är viktigt att poängtera att driftsättning av entreprenader ofta är ett omfattande arbete. Om det handlar om outsourcing eller byte av leverantör så berörs personalen i högsta grad av denna process. Situation kan uppstå där övertalig personal ska sägas upp. Ibland krävs det nyrekrytering av personal. Kunden och leverantören måste i god tid hantera och planera för detta.

21 Ibland får leverantören ta över personal, lokaler, verktyg och maskiner från kunden, s k verksamhetsövergång. Det ställer speciella krav på hantering. Arbetsrättslagar och kollektivavtal reglerar frågor som avtalstillhörighet och anställningsvillkor. Detta sköts oftast av arbetsgivaren och dennes arbetsgivarorganisation tillsammans med de fackliga organisationerna. Överhuvudtaget är det viktigt att den personal som ska överta ansvaret för en ny entreprenad får den tid som krävs för att lära känna förvaltningsobjekten. Ofta krävs utbildning t ex i hanteringen av nya maskiner och att lära sig hantera mer eller mindre komplicerade installationer. Sammanfattningsvis kan sägas att etableringstiden framför allt är en läroprocess för den nya leverantören. Statuskontroll Objektbeskrivningen ger leverantören en beskrivning av entreprenadens omfattning och vad de innehåller i form av ytor, installationer, antal arbetsplatser, statistik, antal slutanvändare etc. Däremot säger objektbeskrivningen mindre om förvaltningsobjektens skick och status. ABFF punkt 14 påtalar att kunden tillsammans med leverantören ska genomföra en statuskontroll. Den ska göras i samband med entreprenadens början d v s efter avtalsskrivning och val av leverantör men före entreprenadens startdatum. Det är viktigt att parterna inte slarvar med statuskontrollen. Om den görs på ett korrekt sätt så tjänar båda parter på det eftersom de därmed tvingas bli överens om entreprenadens statusnivå. En statuskontroll kan leda till att kunden åläggs att lyfta vissa objekt som inte har en för entreprenaden acceptabel nivå. Fördelen med att åtgärda detta direkt är att leverantören kommer att ta över entreprenaden i, och av båda parter accepterat, godkänt skick. Om detta inte görs så finns en risk att leverantören i ett senare skede kan skylla på att entreprenaden vid entreprenadstarten höll en oacceptabel nivå som ursäkt för att leverantören i ett senare skede inte skött sitt arbete på ett fullgott sätt. Statuskontroll i samband med entreprenadstart och avslutande statuskontroll görs i anslutning till upphandlingsprocessen. Reglering av statuskontroll och avslutande statuskontroll görs i Särskilda föreskrifter, SF2.3. Reglering av statuskontrollerna finns även i ABFF. 2.3 Operativ fas Den operativa fasen innebär att entreprenaden har startat och att leverans av stödtjänster inletts. Kunden och leverantören går in i en förvaltande, utförande och kontrollerande fas Utförandefas Vägledande för kunden i utförandefasen är att kommunicera löpande med leverantören samt följa upp kvaliteten på leveransen. Detta ska göras i enlighet med vad som bestämts i avtalet. Dialog mellan kund och leverantör En bra dialog mellan kund och leverantör är avgörande för att minimera störningar och optimera entreprenaden. I Aff regleras detta i ABFF och SF genom att båda parter ska utse formella ombud. Ombuden har mandat att företräda entreprenaden och kan teckna ekonomiska och andra uppgörelser. Ombudens viktigaste uppgift är att organisera och medverka i kontraktsmöten. Syftet är främst att leverantören avrapporterar viktiga händelser och avvikelser i entreprenaden. Båda parter ska närvara och protokoll ska upprättas. En rekommendation är att kundens ombud ansvarar för kallelse, 21

Aktiviteter vid avtalets upphörande

Aktiviteter vid avtalets upphörande SID 1 (10) Bilaga 4h Aktiviteter vid avtalets upphörande Förfrågningsunderlag Upphandling av ett helhetsåtagande avseende IT-stöd för pedagogiskt genomförande inom Skolplattform Stockholm Box 22049, 104

Läs mer

VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING

VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING FÖRFATTNINGSSAMLING Nr KS 14 b 1 (5) VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING Fastställd av kommunstyrelsen 2013-05-07, 101 Sammanfattning Vägledande råd och bestämmelser är ett komplement till

Läs mer

Policy för konkurrensutsättning. Policy för konkurrensutsättning av kommunal verksamhet. i Falköpings kommun

Policy för konkurrensutsättning. Policy för konkurrensutsättning av kommunal verksamhet. i Falköpings kommun Policy för konkurrensutsättning av kommunal verksamhet i Falköpings kommun Innehållsförteckning Bakgrund 3 Tillvägagångssätt vid konkurrensutsättning 3 Vad som kan konkurrensutsättas 3 Arbetsordning för

Läs mer

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Direktupphandling får användas om kontraktets värde uppgår till: Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Högst 505 800 kronor, dvs. högst 28 procent

Läs mer

Lilliehorn Konsult AB. Vad har jag köpt? 2012 Folkuniversitetet AFF-presentation

Lilliehorn Konsult AB. Vad har jag köpt? 2012 Folkuniversitetet AFF-presentation Vad har jag köpt? Vems är ansvaret? Vad är Aff? Vad är Aff? Upphandlingsreglemente för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster Accepterat och känns igen av parterna Reglerar vad som köps

Läs mer

Ramavtal mm. Per Lilliehorn Lilliehorn Konsult AB. Serviceavtal och inköp av UE. Fastighetsdrift - Kritiska system och myndighetskrav 2014-05-15

Ramavtal mm. Per Lilliehorn Lilliehorn Konsult AB. Serviceavtal och inköp av UE. Fastighetsdrift - Kritiska system och myndighetskrav 2014-05-15 Ramavtal mm Per Lilliehorn Serviceavtal och inköp av UE Agenda 1. Kritiska system och myndighetskrav 2. Olika avtalstyper 3. Aff - Avtal för fastighetsförvaltning 4. Upphandlingsprocessen fastighetsdrift

Läs mer

Revisionsrapport. Sveriges Lantbruksuniversitets årsredovisning 2008. 1. Sammanfattning

Revisionsrapport. Sveriges Lantbruksuniversitets årsredovisning 2008. 1. Sammanfattning Revisionsrapport Sveriges Lantbruksuniversitet Box 7070 750 07 Uppsala Datum Dnr 2009-03-30 32-2008-0760 Sveriges Lantbruksuniversitets årsredovisning 2008 Riksrevisionen har granskat Sveriges Lantbruksuniversitets

Läs mer

Utforma säkerhetsprocesser

Utforma säkerhetsprocesser Utforma säkerhetsprocesser www.informationssäkerhet.se 2 Upphovsrätt Tillåtelse ges att kopiera, distribuera, överföra samt skapa egna bearbetningar av detta dokument, även för kommersiellt bruk. Upphovsmannen

Läs mer

Nya Aff. Varför en ny Aff? Projektmål 2015-04-19. Lilliehorn Konsult AB. Lilliehorn Konsult AB

Nya Aff. Varför en ny Aff? Projektmål 2015-04-19. Lilliehorn Konsult AB. Lilliehorn Konsult AB Nya Aff Varför en ny Aff? Lanserad 1995 Stor förändring på marknaden Branchpraxis Större uppdateringar 1999, 2004, 2006 Stor mängd dokument Obalans mellan tjänster 2 Projektmål Totala antalet dokument

Läs mer

Avropsförfrågan E-tjänst för planering av inspektioner

Avropsförfrågan E-tjänst för planering av inspektioner Förfrågningsunderlag 2013-04-03 Upphandlande organisation Läkemedelsverket Upphandling Avrop E-tjänst för planering av inspektioner Conny Björk Diarienr 2.3-2013-027585 Sista anbudsdag: 2013-04-15 Symbolförklaring:

Läs mer

Riktlinjer för upphandlingar och inköp i Härnösands kommun

Riktlinjer för upphandlingar och inköp i Härnösands kommun 2012-10-19 Sidan 1 av 5 Kommunstyrelseförvaltningen Riktlinjer för upphandlingar och inköp i Härnösands kommun Förutsättningar Härnösands kommun (kommunen) bedriver en verksamhet vars tyngdpunkt ligger

Läs mer

FM-standarder. IFMA:s frukostmöte 2012 02 23 i Göteborg Bertil Oresten FM Konsulterna AB

FM-standarder. IFMA:s frukostmöte 2012 02 23 i Göteborg Bertil Oresten FM Konsulterna AB FM-standarder IFMA:s frukostmöte 2012 02 23 i Göteborg Bertil Oresten FM Konsulterna AB Global marknad kräver globalt tänkande ISO International Organization for Standardization CEN Europeiska standardiseringskommittén

Läs mer

STOCKHOLMS STADS UPPHANDLINGSPOLICY

STOCKHOLMS STADS UPPHANDLINGSPOLICY Kommunfullmäktige Beslutsdatum 2007-03-26 Reviderad 2014-02-17 Sida 1 (6) Dokumentets mottagare, förvaltning och uppföljning Detta dokument vänder sig till dem som fattar beslut i inköps- och upphandlingsfrågor

Läs mer

entreprenad en översikt Innehåll

entreprenad en översikt Innehåll entreprenad en översikt Innehåll 1 Entreprenader industriella tjänster... 2 2 Entreprenadformer... 2 3 Ett avtal blir till så säger lagen... 3 4 Allmänna Bestämmelser... 4 5 Anbudsupphandlingens grunder...

Läs mer

Översyn av nämndens hantering av föreningsbidrag, revidering riktlinjer Bidrag till föreningar med särskild social inriktning, 18 juni 2008.

Översyn av nämndens hantering av föreningsbidrag, revidering riktlinjer Bidrag till föreningar med särskild social inriktning, 18 juni 2008. sid 1 (5) ARBETSMARKNADS- OCH SOCIALFÖRVALTNINGEN Staben Ekonomi Tjänsteyttrande 2013-09-04 Bengt Palo, 054-5405215 bengt.palo@karlstad.se Till arbetsmarknads- och socialnämnden Översyn av nämndens hantering

Läs mer

Riktlinjer för upphandling och inköp

Riktlinjer för upphandling och inköp Riktlinjer för upphandling och inköp Dnr ks 09/127 Riktlinjer för upphandling och inköp Ånge kommunkoncern Antagen av kommunstyrelsen 2010-02-02, 14 841 81 Ånge kommun tel 0690-250 100 e-post ange@ange.se

Läs mer

RIKTLINJER FÖR STYRDOKUMENT

RIKTLINJER FÖR STYRDOKUMENT RIKTLINJER FÖR STYRDOKUMENT Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum: 2012-06-19, 81 För revidering ansvarar: Kommunstyrelsen För eventuell uppföljning och tidplan ansvarar: - Dokumentet gäller för: Alla

Läs mer

RAMAVTAL FÖR JURIDISKA TJÄNSTER

RAMAVTAL FÖR JURIDISKA TJÄNSTER Diarienummer 2015/136 RAMAVTAL FÖR JURIDISKA TJÄNSTER Detta ramavtal, ( Ramavtalet ), har träffats mellan Tredje AP-fonden, ( AP3 ) och [firma leverantör] ( Juristbyrån ). 1. Bakgrund 1.1 AP3 har genomfört

Läs mer

Kommunfullmäktiges program rörande privata utförare

Kommunfullmäktiges program rörande privata utförare Kommunfullmäktiges program rörande privata utförare Antagen av kommunfullmäktige 2015-06-17, 100 Namnet på dokumentet Innehållsförteckning Lagstiftningen och dess syfte... 1 1 Lagstiftning... 1 2 Syfte...

Läs mer

Vad är Facility Management (FM)? Per Lilliehorn Lilliehorn Konsult AB

Vad är Facility Management (FM)? Per Lilliehorn Lilliehorn Konsult AB Vad är Facility Management (FM)? Per Lilliehorn AB Definition Strategisk ledning och styrning av de resurser och tjänster som krävs för att en fastighet eller verksamhet ska fungera effektivt. FM skall

Läs mer

Vad är Facility Management (FM)? Per Lilliehorn Lilliehorn Konsult AB

Vad är Facility Management (FM)? Per Lilliehorn Lilliehorn Konsult AB Vad är Facility Management (FM)? Per Lilliehorn AB En grund två vägar! Traditionell fastighetsförvaltning Verksamhetsanknutna tjänster Gemensamma dokument Förvaltning 1 Verksamhetsanknutna tjänster Definition

Läs mer

0. ALLMÄNT INNEHÅLL. Bilaga 1.Referensförteckning över angivna referenser i Verksamhetsåtagande. Handbok KRAVDOK Verksamhetsåtagande 1996-04-03

0. ALLMÄNT INNEHÅLL. Bilaga 1.Referensförteckning över angivna referenser i Verksamhetsåtagande. Handbok KRAVDOK Verksamhetsåtagande 1996-04-03 FLYG 075/96 Sida 1 (7) 0. ALLMÄNT INNEHÅLL 0. ALLMÄNT...2 0.1 OMFATTNING, INNEHÅLL...3 0.2 SYFTE...5 0.3 TILLÄMPNING, GILTIGHET...5 0.4 REFERENSER, STANDARDER...6 0.5 DEFINITIONER, FÖRKORTNINGAR...7 Bilaga

Läs mer

Riktlinjer för upphandling

Riktlinjer för upphandling LS 0912-1005 BILAGA 3 Riktlinjer för upphandling Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Juridik och upphandling 2 (12) Innehållsförteckning 1 Syfte och inriktning...3 1.1. Verksamhet...3 2 Samordnad upphandling...3

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun FÖRFATTNINGSSAMLING Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun Antagen av kommunstyrelsen 2014-03-31, 52 1 2014-01-27 Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun Riktlinjer till samtliga kommunens

Läs mer

Landskrona kommuns konkurrensutsättningspolicy

Landskrona kommuns konkurrensutsättningspolicy Sidan 1 av 6 Antagen av kommunfullmäktige 2008-10-27, 151, att gälla från och med det kommunfullmäktiges beslut vunnit laga kraft. Landskrona kommuns konkurrensutsättningspolicy 1. Definition 2. Mål och

Läs mer

Kunskap och verktyg för kvalitet i upphandling av äldreomsorg 2013-14. Elisabeth Åkrantz och Anne Isberg

Kunskap och verktyg för kvalitet i upphandling av äldreomsorg 2013-14. Elisabeth Åkrantz och Anne Isberg Kunskap och verktyg för kvalitet i upphandling av äldreomsorg 2013-14 Elisabeth Åkrantz och Anne Isberg Utbildning varför? Regeringsuppdrag. Stärka upphandlingskompetensen. Öka samarbetet inom och mellan

Läs mer

Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader

Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader Registratorskonferens 19 maj 2015 Elisabeth Jarborn Arkivchef och verksamhetsutvecklare, Danderyds kommun På två månader kan ni ha ny teknisk lösning

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp Datum: 2013-12-20 Dnr: Sida: 1 (8) Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp Dessa tillämpningsanvisningar avser att tydliggöra antagna riktlinjerna för upphandling och inköp, samt

Läs mer

ALTERNATIVA DRIFTSFORMER

ALTERNATIVA DRIFTSFORMER PROGRAM FÖR ALTERNATIVA DRIFTSFORMER (KONKURRENSPROGRAM) Utkast INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 2 Bakgrund 3 Nulägesbeskrivning 3 Mål och syfte 4 Omfattning 4 Befintlig / ny verksamhet 4 Interna bud 4 Principer

Läs mer

Anbudsinbjudan avseende drift av Alingsås kommuns kostverksamhet inom barnomsorg, skolbarnomsorg, grundskolor, gymnasium och äldreboenden.

Anbudsinbjudan avseende drift av Alingsås kommuns kostverksamhet inom barnomsorg, skolbarnomsorg, grundskolor, gymnasium och äldreboenden. Sida 1 (6) Anbudsinbjudan avseende drift av Alingsås kommuns kostverksamhet inom barnomsorg, skolbarnomsorg, grundskolor, gymnasium och äldreboenden. Alingsås kommun inbjuder Er att lämna skriftligt anbud

Läs mer

Styrdokument för gemensamma resurser i Kungälv kommuns förvaltning. Ledningsfilosofi. Vad är gemensamma resurser

Styrdokument för gemensamma resurser i Kungälv kommuns förvaltning. Ledningsfilosofi. Vad är gemensamma resurser Styrdokument för gemensamma resurser i Kungälv kommuns förvaltning. Ledningsfilosofi Förvaltningsledningens mål är att den kommunala verksamheten skall karaktäriseras av helhet, framsynthet, god planering,

Läs mer

Konkurrensverkets generaldirektör Dan Sjöblom vid möte med generaldirektörer den 14 mars 2013

Konkurrensverkets generaldirektör Dan Sjöblom vid möte med generaldirektörer den 14 mars 2013 KKV1000, v1.3, 2011-12-15 2013-03-18 1 (5) Konkurrensverkets generaldirektör Dan Sjöblom vid möte med generaldirektörer den 14 mars 2013 1. Upphandling i samband med intern och extern representation För

Läs mer

Policy för konkurrensprövning av verksamheter inom Säffle kommun

Policy för konkurrensprövning av verksamheter inom Säffle kommun Policy för konkurrensprövning av verksamheter inom Säffle kommun 2 Inledning I denna policy anges riktlinjer för konkurrensprövning av verksamheter inom Säffle kommun. Policyn ska vara ett stöd för nämnder,

Läs mer

Utbildningsmodul II. EPC-processen från projektidentifiering till upphandling. Project Transparense. www.transparense.eu

Utbildningsmodul II. EPC-processen från projektidentifiering till upphandling. Project Transparense. www.transparense.eu Utbildningsmodul II. EPC-processen från projektidentifiering till upphandling Project Transparense Översikt utbildningsmoduler I. Grundläggande om EPC II. EPC-processen från projektidentifiering till upphandling

Läs mer

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av upphandlingsverksamhet Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamhet AB Kristianstadsbyggen Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod och avgränsning 2 2 Iakttagelser

Läs mer

2004-12-01. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud enligt nedan angivna förutsättningar.

2004-12-01. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud enligt nedan angivna förutsättningar. 2004-12-01 Dnr 0411-0798-STAB-23 Anbudsinbjudan avseende Arbetsgivarverkets upphandling av konsultstöd för grafisk formgivning Arbetsgivarverket har för avsikt att i enlighet med 6 kap. lagen (1992:1528)

Läs mer

ANBUDSFORMULÄR Slåtter i skyddade områden 2014-2016

ANBUDSFORMULÄR Slåtter i skyddade områden 2014-2016 1(9) Bilaga 2 - ANBUDSFORMULÄR Datum Diarienummer 2013-12-20 512-7972-2013 ANBUDSFORMULÄR Slåtter i skyddade områden 2014-2016 Anbudsformuläret syfte är att tydliggöra för anbudsgivaren vilka uppgifter

Läs mer

Introduktion till stödpaket för upphandling av IT-konsulttjänster

Introduktion till stödpaket för upphandling av IT-konsulttjänster till stödpaket för upphandling av IT-konsulttjänster 1 INNEHÅLL 1 Innehåll 1 2 Inledning 2 3 Omfattning 2 4 Användning 3 5 Avrop 4 6 Förberedelser 4 7 Innehåll 6 8 Anpassning och återanvändning av dokument

Läs mer

Antagande av anbud av driftsentreprenad simhallar

Antagande av anbud av driftsentreprenad simhallar 2014-02-24 1 (5) TJÄNSTESKRIVELSE FRN 2013/126-052 Fritidsnämnden Antagande av anbud av driftsentreprenad simhallar Förslag till beslut Fritidsnämnden beslutar att anta anbudsgivare nummer 1 med anbud

Läs mer

Hur kvalitetssäkras en Facility Management upphandling

Hur kvalitetssäkras en Facility Management upphandling Akademin för hållbar samhällsoch teknikutveckling Projektrapport Västerås, den 13 januari 2011 Hur kvalitetssäkras en Facility Management upphandling Viktig aspekt att tänka på vid outsourcing av den tekniska

Läs mer

Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) reglerar all upphandling och de fem grundläggande principerna för offentlig upphandling är:

Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) reglerar all upphandling och de fem grundläggande principerna för offentlig upphandling är: Upphandlingsbestämmelser inom Ale kommun 1. Syfte Syftet med dessa bestämmelser är att säkra Ale kommuns upphandlingsprocess. Varor och tjänster ska upphandlas korrekt enligt lagar, beslut och förordningar

Läs mer

Plan för konkurrensutsättning och alternativa driftsformer i Stenungsunds kommun

Plan för konkurrensutsättning och alternativa driftsformer i Stenungsunds kommun STENUNGSUNDS KOMMUN Plan för konkurrensutsättning och alternativa driftsformer i Stenungsunds kommun Typ av dokument Plan Dokumentägare Näringslivsansvarig Beslutat av Kommunfullmäktige Giltighetstid Tills

Läs mer

POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende

POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende Antagen av Kommunstyrelsen 2007-05-21, KS 117 Inledning För att verksamheten i kommunen skall fungera och servicenivån till

Läs mer

Riktlinjer för upphandling och inköp

Riktlinjer för upphandling och inköp Riktlinjer upphandling och inköp Dnr Ks 11/159 Riktlinjer för upphandling och inköp Ånge kommunkoncern Antagen av kommunstyrelsen 2011-06-07 110 841 81 Ånge kommun tel 0690-250 100 e-post ange@ange.se

Läs mer

Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun

Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun Antagen av kommunfullmäktige 2013-10-28 93 Gäller från och med 2013-11-26 Reviderad 2014-11-03 av upphandlingsenheten Innehåll Syfte...3 Regler...3

Läs mer

Riktlinjer för direktupphandling

Riktlinjer för direktupphandling Riktlinjer för direktupphandling för Ystads kommun med helägda bolag Inklusive blankett för dokumentation av direktupphandlingar Tillämpningsanvisningar till inköps- och upphandlingspolicyn antagen i Kommunfullmäktige

Läs mer

Lag (2007:1091) om offentlig upphandling

Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Upphandlingsfunktionen 2009-01-13 Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Trädde ikraft 2008-01-01 Disposition: Kap 1-14 Över tröskelvärdena (varor och tjänster: > 200 000 Euro) Kap 15 Under tröskelvärdena

Läs mer

Inköps- och upphandlingspolicy

Inköps- och upphandlingspolicy STRÖMSTADS KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN Inköps- och upphandlingspolicy Antaget av Kommunfullmäktige 2008-10-30, 111 Sidan 1 av 3 Inköps- och upphandlingspolicy för kommunerna Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Inledning: Kommunen är totalt sett en mycket stor köpare av varor och tjänster. Denna upphandlingspolicy syftar till att kommunens medel används effektivt

Läs mer

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Beslut: 2015-04-10 Reviderad: - Dnr: DUC 2014/1879/10 Ersätter: - Relaterade dokument: Bilaga 1, Upphandlingsprocessen. Bilaga 2, Handläggningsordning

Läs mer

Offentlig upphandling av PR- och kommunikationstjänster

Offentlig upphandling av PR- och kommunikationstjänster Offentlig upphandling av PR- och kommunikationstjänster - En guide från PRECIS Föreningen Public Relations Konsultföretag i Sverige för dig som ska genomföra en offentlig upphandling av PR och kommunikationstjänster

Läs mer

Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun

Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Värmdö kommuns inköps- och upphandlingspolicy gäller för alla typer av inköp och upphandlingar som görs inom kommunen eller kommunens bolag. 1 Syfte

Läs mer

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av upphandlingsverksamhet Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamhet Yvonne Lundin Kristianstads Renhållnings AB, Kristianstads Biogas AB Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 2 1.3 Metod och

Läs mer

1. Administrativa föreskrifter Program för primärvården i Västmaland

1. Administrativa föreskrifter Program för primärvården i Västmaland 1 (7) 1. Administrativa föreskrifter Program för primärvården i Västmaland 2015 2 (7) 1 Inledning Landstinget Västmanland införde från den 1 januari 2008 valfrihetssystem inom primärvården i enlighet med

Läs mer

Bilaga 11. Mall för leveransavtal

Bilaga 11. Mall för leveransavtal 1 (9) Bilaga 11 Mall för leveransavtal Innehåll 2 (9) 1 Mall leveransavtal... 3 2 Bakgrund och syfte... 3 3 Leveransavtalets handlingar... 4 4 Kontaktpersoner... 5 5 Avtalsperiod... 5 6 Omfattning... 5

Läs mer

IT-strategi-Danderyds kommun 2010-2014

IT-strategi-Danderyds kommun 2010-2014 IT-strategi-Danderyds kommun 2010-2014 Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Beslutsdatum: 2010-09-27 Giltighetstid: 2010-09-27 t o m 2014-12-31 Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen Diarienummer: KS 2010/0095 IT-strategi

Läs mer

1 Avropsförfrågan, BI-system

1 Avropsförfrågan, BI-system 1/6 1 Avropsförfrågan, BI-system Specifika uppgifter för aktuell förfrågan Nr. 1 Beskrivning med uppgifter specifika för denna avropsförfrågan Avropets utskicksdatum 2 Myndighetens diarienummer för avropet

Läs mer

Organisation och upphandling av byggprojekt. Construction Management

Organisation och upphandling av byggprojekt. Construction Management Organisation och upphandling av byggprojekt Varför Organisation? Att mål kan uppnås effektivare genom samarbete mellan individer än genom individuella ansträngningar (synergieffekt) Organisation Ett antal

Läs mer

Projektmodell. 1. Riktlinjer projektmodell 1 (6) 2010-03-12

Projektmodell. 1. Riktlinjer projektmodell 1 (6) 2010-03-12 12 1 (6) Projektmodell Projektmodell Projektmodell... 1 1. Riktlinjer projektmodell... 1 2. Projektförutsättningar... 2 2.1 Uppdragsgivaren... 2 2.2 Direktiv... 2 2.3 Förstudie... 2 2.4 Beslut... 2 2.5

Läs mer

Avtal. Bilaga 1. Förlaga till. avseende. Nyckelsystem till Kungl. biblioteket (KB) mellan. Kungl. biblioteket. och. Leverantören

Avtal. Bilaga 1. Förlaga till. avseende. Nyckelsystem till Kungl. biblioteket (KB) mellan. Kungl. biblioteket. och. Leverantören 1(6) Bilaga 1. Förlaga till Avtal avseende Nyckelsystem till Kungl. biblioteket (KB) mellan Kungl. biblioteket och Leverantören Kommentar: Avtalet utgör tillsammans med förfrågningsunderlaget och leverantörens

Läs mer

Valfrihet med politiska våndor

Valfrihet med politiska våndor Valfrihet med politiska våndor Lagen om valfrihetssystem LOV Stefan Elg Allego AB www.allego.se De gemenskapsrättsliga principerna EGdirektiven Beslut 1 Beskriva vad Beskriva hur Beskriva när AVTAL Beslut

Läs mer

Här är ett urval av de vanligaste frågorna (FAQ, Frequently Asked Questions) som FAR och SRF har fått om uppdragsavtal.

Här är ett urval av de vanligaste frågorna (FAQ, Frequently Asked Questions) som FAR och SRF har fått om uppdragsavtal. Svensk standard för redovisningstjänster, Reko FAQ Vanliga frågor om uppdragsavtal Här är ett urval av de vanligaste frågorna (FAQ, Frequently Asked Questions) som FAR och SRF har fått om uppdragsavtal.

Läs mer

Riktlinjer för upphandling

Riktlinjer för upphandling Riktlinjer för upphandling UPPH2012-0066 Fastställda av Landstingsstyrelsen 2013-05-27 Gäller fr.o.m. 2013-07-01 Tidigare riktlinjer upphör därmed att gälla. Landstingets ledningskontor Upphandlingsenheten

Läs mer

Handbok för avtalsarbete mellan polis och kommun

Handbok för avtalsarbete mellan polis och kommun Handbok för avtalsarbete mellan polis och kommun Utgivare Polismyndigheten i Stockholms län, 2014 Produktion Kommunikationssektionen Foto Lars Hedelin Guide för avtalsarbete Sedan hösten 2012 har Polismyndigheterna

Läs mer

Aff infoträff systemleverantörer

Aff infoträff systemleverantörer Aff infoträff systemleverantörer 2012-11-22 1 Program Presentation av föreningen Aff och projektet Nya Aff Nya grundstrukturen Framtida samarbete med systemleverantörer och andra användare av Affkoderna

Läs mer

Datum 2014-06-11. att anta förändring och komplettering av Riktlinjer för upphandling i enlighet med bilaga,

Datum 2014-06-11. att anta förändring och komplettering av Riktlinjer för upphandling i enlighet med bilaga, KS 7 18 JUNI 2014 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Frenander Charlotta Malmberg Jan Sandmark Mats Datum 2014-06-11 Diarienummer KSN-2014-0660 Kommunstyrelsen Revidering av riktlinjer för upphandling

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun 11 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 7 Sammanfattning På uppdrag

Läs mer

Rätt kompetens via konsultmäklare

Rätt kompetens via konsultmäklare 1 Rätt kompetens via konsultmäklare SL Anja Tollgård Fagrell 2 Upphandling av konsultmäklare SL valde i december 2012 att upphandla en konsultmäklare som ska förse organisationen med rätt expertis. 3 Utgångsläge

Läs mer

EAs krav vid ackreditering av flexibel omfattning

EAs krav vid ackreditering av flexibel omfattning SWEDAC DOC 12:1 2012-05-10 Utgåva 1 Inofficiell översättning av EA 2/15 M:2008 EAs krav vid ackreditering av flexibel omfattning Swedac, Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll, Box 878, 501 15

Läs mer

AVTAL. Avseende tjänster för nykundsbearbetning och varumärkesbyggande

AVTAL. Avseende tjänster för nykundsbearbetning och varumärkesbyggande AVTAL Avseende tjänster för nykundsbearbetning och varumärkesbyggande Innehåll 1 Avtalets omfattning... 3 2 Avtalsperiod... 3 3 Avtalshandlingar... 3 4 Kontaktpersoner... 3 5 Engagerade säljare... 3 5.1

Läs mer

Upphandlingsanvisning för Åda Ab

Upphandlingsanvisning för Åda Ab Upphandlingsanvisning för Åda Ab sid 2 (5) 1. Anvisningens tillämpningsområde I enlighet med landskapslag (1994:43) angående tillämpningen i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling ska lagen

Läs mer

Det framgångsrika styrelsearbetet i ideella organisationer. - Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete i ideella organisationer?

Det framgångsrika styrelsearbetet i ideella organisationer. - Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete i ideella organisationer? Det framgångsrika styrelsearbetet i ideella organisationer - Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete i ideella organisationer? 2014-03-12 Föreläsare Ove Liljedahl Styrelesinstitutet Satish Sen Kaleidoscope

Läs mer

Våra erfarenheter av ramavtal. - En reflektion av vårt användande av ramavtal med förnyad konkurrensutsättning

Våra erfarenheter av ramavtal. - En reflektion av vårt användande av ramavtal med förnyad konkurrensutsättning Våra erfarenheter av ramavtal - En reflektion av vårt användande av ramavtal med förnyad konkurrensutsättning 1 Bakgrund Många leverantörer att välja bland Stor frihet Lagändring 2008-01-01 Reglering av

Läs mer

Upphandlingsinstruktion Avser leverans av teknisk information till fastighetsföretag Version: 080903 Ändrad:

Upphandlingsinstruktion Avser leverans av teknisk information till fastighetsföretag Version: 080903 Ändrad: ICT Upphandlingsinstruktion Upphandlingsinstruktion Version: 080903 Ändrad: ICT- Industrigruppen för informations- och kommunikationsteknologi i bygg och fastighet 3 (10) FÖRORD Den tekniska utvecklingen

Läs mer

Förfrågningsunderlag Föredragshållare till Seminarium för ESF projektet KUL PÅ LIMHAMN

Förfrågningsunderlag Föredragshållare till Seminarium för ESF projektet KUL PÅ LIMHAMN Förfrågningsunderlag Föredragshållare till Seminarium för ESF projektet KUL PÅ LIMHAMN 1. UPPHANDLINGSFORMALIA 1.1 Upphandlande myndighet PÅ Limhamns Ekonomiska förening. 1.2 Upphandlingsform Förenklad

Läs mer

Arbetsordning och rutiner fo r upphandlingsprocessen

Arbetsordning och rutiner fo r upphandlingsprocessen 2014-11-20 Arbetsordning och rutiner fo r upphandlingsprocessen Antagen av styrgruppen 2014-11-20 Denna arbetsordning utgör grunden för hur man i upphandlingen kan skapa förutsättningar till arbete för

Läs mer

Kvalitetssäkring Förnuft & Känsla Inspirationskällor: ISO, FR2000, TCO 6E samt egna erfarenheter och värderingar.

Kvalitetssäkring Förnuft & Känsla Inspirationskällor: ISO, FR2000, TCO 6E samt egna erfarenheter och värderingar. Kvalitetssäkring Förnuft & Känsla Inspirationskällor: ISO, FR2000, TCO 6E samt egna erfarenheter och värderingar. 1. KVALITETSSYSTEM För att styra arbetet och vår utveckling, minimera risken för missförstånd

Läs mer

Metodstöd www.informationssäkerhet.se 2

Metodstöd www.informationssäkerhet.se 2 Projektplanering www.informationssäkerhet.se 2 Upphovsrätt Tillåtelse ges att kopiera, distribuera, överföra samt skapa egna bearbetningar av detta dokument, även för kommersiellt bruk. Upphovsmannen måste

Läs mer

Vår referens Anbud ska vara inkommet senast Anbud ska vara bindande t o m. Robert Eriksson, 08-797 64 76 Se U3.2 Se U3.3

Vår referens Anbud ska vara inkommet senast Anbud ska vara bindande t o m. Robert Eriksson, 08-797 64 76 Se U3.2 Se U3.3 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1 (6) Vår referens Anbud ska vara inkommet senast Anbud ska vara bindande t o m Robert Eriksson, 08-797 64 76 Se U3.2 Se U3.3 STOCKHOLM - ARLANDA AIRPORT Konsultuppdrag Bussdepå

Läs mer

Anna Ulfsdotter Forssell, advokat och delägare. Innovativa upphandlingar. Upphandling24:s konferens i Stockholm den 25 september 2008

Anna Ulfsdotter Forssell, advokat och delägare. Innovativa upphandlingar. Upphandling24:s konferens i Stockholm den 25 september 2008 Anna Ulfsdotter Forssell, advokat och delägare Innovativa upphandlingar Upphandling24:s konferens i Stockholm den 25 september 2008 Innovativa upphandlingar det är möjligt! 2008-09-26 Company presentation

Läs mer

Avrop från ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster

Avrop från ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster Kinna den 28 december 2012 Avrop från ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster 1. Bakgrund Marks kommun har under tre år genomfört ett pilotprojekt med systemstöd för arbete och presentation av målsättning,

Läs mer

Författningssamling. Styrande dokument. Antagen 2008-02-05 Sida 1 (5) Senast reviderad: 2008-05-28 Senast reviderad av: Martin Fransson

Författningssamling. Styrande dokument. Antagen 2008-02-05 Sida 1 (5) Senast reviderad: 2008-05-28 Senast reviderad av: Martin Fransson Antagen 2008-02-05 Sida 1 (5) Senast reviderad: 2008-05-28 Senast reviderad av: Martin Fransson Styrande dokument GÄLLANDE BESLUT: Anvisningar vid konkurrensutsättning i Växjö kommun Antaget av kommunstyrelsen

Läs mer

Offentlig upphandling hur gör man och vad bör man tänka på?

Offentlig upphandling hur gör man och vad bör man tänka på? Offentlig upphandling hur gör man och vad bör man tänka på? Karlstad den 9 december 2014 Birgitta Laurent 1 Offentlig upphandling Offentlig sektor köper varor, tjänster och byggentreprenader för 500-600

Läs mer

Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare på uppdrag från Österåkers kommun

Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare på uppdrag från Österåkers kommun Tjänsteutlåtande 0 Öster Kommunstyrelsens kontor Björn Moe Datum 2015-04-22 Dnr Till Kommunstyrelsen Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare på uppdrag från Österåkers

Läs mer

Facilities Management

Facilities Management Facilities Management Fastighetsförvaltning Med fastigheten som utgångspunkt Mål att utveckla fastighetens lönsamhet Fastighetsförvaltning är en kärnverksamhet FM definition Att få fastigheter, byggnader,

Läs mer

Granska. Inledning. Syfte. Granskningsprocessen

Granska. Inledning. Syfte. Granskningsprocessen Sida: 1/9 LEDNINGSYSTEM Datum: 2010-04-23 Dokumenttyp: Rutin Process: Utöva tillsyn och Tillståndspröva Dokumentnummer: 124 Version: 1 Författare: Anna Norstedt, Anders Wiebert mfl Fastställd: Ann-Louise

Läs mer

Syfte och mål med Inköpssamverkan

Syfte och mål med Inköpssamverkan RIKTLINJER Innehållsförteckning Syfte och mål med Inköpssamverkan... 3 Ansvarfrågor organisation... 4 Riktlinjer för direktupphandling... 5 Riktlinjer för miljö... 5 Upphandlingsetik... 6 Definitioner...

Läs mer

Riktlinjer för direktupphandling inom Vetlanda kommun

Riktlinjer för direktupphandling inom Vetlanda kommun 1 (5) Riktlinjer för inom Vetlanda kommun Dokumenttyp: Riktlinje Beslutad av: Kommunstyrelse (2014-11-05 181) Gäller för: Alla kommunens verksamheter Giltig fr.o.m.: 2014-11-05 Dokumentansvarig: Leif Henriksson,

Läs mer

Riktlinjer för upphandling

Riktlinjer för upphandling Riktlinjer för upphandling Fastställt av kommunfullmäktige 2006-06-21 143 Ersätter kommunfullmäktiges beslut 1994-10-27 90 Senast förändrat av kommunfullmäktige 2008-08-27, 184 INLEDNING 3 OMFATTNING 3

Läs mer

Riktlinjer för intern styrning och kontroll

Riktlinjer för intern styrning och kontroll 1(10) Riktlinjer för intern styrning och kontroll 2(10) 1. Syfte Dessa riktlinjer syftar till att övergripande beskriva hur AP7 arbetar med frågor som rör intern styrning och kontroll. Riktlinjerna avser

Läs mer

Vårdval tandvård Västernorrland. Bilaga 2 Ansökan. Allmän barn- och ungdomstandvård. Version 2013-01-15

Vårdval tandvård Västernorrland. Bilaga 2 Ansökan. Allmän barn- och ungdomstandvård. Version 2013-01-15 Vårdval tandvård Västernorrland Bilaga 2 Ansökan Allmän barn- och ungdomstandvård Version 2013-01-15 1 1. Uppgifter om sökande Detta dokument ska besvaras och undertecknas av sökande. Namn på sökande Organisationsnummer:

Läs mer

Strategi för upphandling av entreprenader Rapport nr EKA 2004:6

Strategi för upphandling av entreprenader Rapport nr EKA 2004:6 Strategi för upphandling av entreprenader Rapport nr EKA 2004:6 EMPIRIKON AB Vallentuna 2004-03-01, senast reviderad 2005-10-31 Jan Andersson 2 Projekt Eka, Bengtfors kommun Pm - strategi för upphandling

Läs mer

Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun

Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun Riktlinjer för inköp i Essunga kommun Dessa riktlinjer grundar sig på Upphandlingspolicy för Essunga kommun. Riktlinjerna gäller för alla kommunala förvaltningar.

Läs mer

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning Revisionsrapport Göteborgs universitet Box 100 405 30 Göteborg Datum Dnr 2012-02-13 32-2011-0676 Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen Riksrevisionen har som ett led i den årliga

Läs mer

Kort om. Direktupphandling - till lågt värde 2011:06

Kort om. Direktupphandling - till lågt värde 2011:06 Kort om Direktupphandling - till lågt värde 2011:06 Vad är direktupphandling? En direktupphandling är en upphandling utan krav på annonsering. Det är ett enklare förfarande jämfört med övriga upphandlingsförfaranden

Läs mer

Hantering av IT-risker

Hantering av IT-risker Hantering av IT-risker Landstinget i Östergötland Revisionsrapport Januari 2011 Jon Arwidson Magnus Olson-Sjölander Fredrik Eriksson Eva Andlert Certifierad kommunal revisor 1 av 10 Innehållsförteckning

Läs mer

2. Uppgift om upphandlande enhet och beställare

2. Uppgift om upphandlande enhet och beställare ANBUDSFÖRFRÅGAN ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 1. Recipientkontrollprogram för Lagans Vattenråd 1.1 Allmänt Lagans Vattenråd inbjuder er härmed att inkomma med anbud på avseende recipientkontrollundersökningar

Läs mer

Att beställa varor och tjänster i kommunal regi 2012-05-09. Johan Almesjö Inköp Gävleborg. Mikael Hallqvist Gävle Kommun 2012-05-09

Att beställa varor och tjänster i kommunal regi 2012-05-09. Johan Almesjö Inköp Gävleborg. Mikael Hallqvist Gävle Kommun 2012-05-09 Att beställa varor och tjänster i kommunal regi 2012-05-09 Johan Almesjö Inköp Gävleborg Mikael Hallqvist Gävle Kommun 2012-05-09 1 Vision Mål Partnern för den bästa affären Ägare Förtroende Kunder Trogna

Läs mer

Det framgångsrika styrelsearbetet i ideella organisationer. - Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete i ideella organisationer?

Det framgångsrika styrelsearbetet i ideella organisationer. - Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete i ideella organisationer? Det framgångsrika styrelsearbetet i ideella organisationer - Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete i ideella organisationer? 2012-03-13 Föreläsare Ove Liljedahl Styrelesinstitutet Satish Sen Kaleidoscope

Läs mer

Att ställa kvalitetskrav i vård och omsorg. thomas.hallgren@kommunakuten.se

Att ställa kvalitetskrav i vård och omsorg. thomas.hallgren@kommunakuten.se Att ställa kvalitetskrav i vård och omsorg thomas.hallgren@kommunakuten.se När utformas kvalitetskraven Det politiska förarbetet Det administrativa förarbetet Upphandlingsprocessen (förfrågningsunderlaget)

Läs mer