Underhållshandboken. Definition. Underhållshandbok. Underhållsplanering och ekonomistyrning Doknr: F 2. Rutin

Transkript

1 Underhållsplanering och ekonomistyrning Doknr: F 2 Processägare/rutinansvarig: Björn Ekström Samordn. kval.syst: Saija Thacker Godkänd av: Björn Ekström : Sida: 1(7) Underhållshandboken Definition Underhåll definieras enligt nedanstående figur. Definitionerna är hämtade ur Aff definitioner 04.

2 Underhållsplanering och ekonomistyrning Doknr: F 2 Sida: 2(7) Roller och begrepp Fastighetschef - Fattar övergripande beslut om underhållsplanen. Enhetschef förvaltning - Rapporterar till fastighetschef. - Ansvarar för att uppföljningsmöten genomförs. - Fattar beslut om genomförande av enskilda projekt. Teknikförvaltaren - Ansvarar för den långsiktiga underhållsplaneringen inom fastighetsområdet. - Samordnar insamling av förslag på åtgärder. - Ansvarar för att objektsmöten genomförs. - Förankrar fortlöpande beslut hos enhetschef förvaltning. Projektchefen - Ansvarar för underhållsprojektens genomförande. - Sammanställer prognoser och utfall för pågående projekt. Ansvariga projektledare - Genomför underhållsprojekt. - Rapporterar prognos och utfall för pågående projekt till projektchefen inför tertialboksluten, årsbokslut och vid behov på objektmöten. Driftledare - Ansvarar för genomförande av felavhjälpande underhåll. - Rapporterar prognos och utfall för pågående projekt till projektchefen inför tertialboksluten, årsbokslut och vid behov på objektmöten. Underhållssamordnare I vissa fall hanterar en s.k. underhållssamordnare en del av teknikförvaltarens och projektchefens ansvarsdelar. Underhållssamordnaren är en utsedd projektledare med utökat ansvar.

3 Underhållsplanering och ekonomistyrning Doknr: F 2 Sida: 3(7) Uppföljningsmöten Ett mötesforum där enhetschef förvaltning, projektchef och teknikförvaltare träffas inför tertial- och årsbokslut samt vid behov för att stämma av projekt och utfall. Detta möte kan samordnas med andra forum, men det är viktigt att beslut och ev. avvikelser dokumenteras i underhållsplanen. I de fall en underhållssamordnare finns utsedd deltar även denna vid uppföljningsmöten. Objektmöte Mötesforum där projektchefen, teknikförvaltaren, förvaltare och driftledare träffas för att stämma av enskilda projekt samt godkänna nya projekt (enskilda eller paket av åtgärder) för genomförande. Detta möte kan samordnas med andra möten, men det är viktigt att beslut som fattas dokumenteras i underhållsplanen. I de fall en underhållssamordnare finns utsedd deltar även denna vid objektsmöten. Underhållsplanerna diarieförs enligt Locums dokumenthanteringsplan.

4 Underhållsplanering och ekonomistyrning Doknr: F 2 Sida: 4(7) Flöde Status och behov (planeringsbara underhållsåtgärder) För de fastigheter som har genomförd statuskontroll används denna som underlag vid framtagande av underhållsbehov. Utöver detta rapporteras behov löpande av driftledare, förvaltare, teknikspecialister, projektchefer, driftentreprenörer m.fl. till teknikförvaltaren. De behov som är planeringsbara läggs in i den s.k. lagerlistan som ligger till underlag för underhållsplanen. Felavhjälpande underhåll hanteras under genomförandeåret. Behoven i underhållsplanen samordnas med planerade investeringar i investeringsplanen.

5 Underhållsplanering och ekonomistyrning Doknr: F 2 Sida: 5(7) Underhållsplan på övergripande nivå Den långsiktiga underhållsplaneringen görs på övergripande nivå enligt nedan: A7 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Ö1 Ö2 Myndighetsbesiktningar Utemiljö Byggnad utvändigt Byggnad invändigt VA-, VVS-, Kyl och processmediesystem Elsystem Tele och datasystem Transportsystem Styr- och övervakningssystem Övrigt (t.ex. miljö, inneklimat, konst, handikapp/tillgänglighet, energisparåtgärd) Felavhjälpande underhåll (akut och övrigt felavhjälpande underhåll) Ovanstående områden kan delas upp på delområden. Dessa framgår av bilaga, AFF-definitioner. Enskilda behov från lagerlistan kopplas till de övergripande nivåerna. Detta görs framför allt för ett till två år framåt då det är svårt att förutse enskilda åtgärder längre fram. Prioritering görs utifrån nedanstående prioriteringsmodell: Prio 1 Prio 2 Myndighetskrav, risk för allvarliga skador, pågående projekt, Underhållsåtgärder i samband med investeringsprojekt. Övrigt. Beslut på övergripande nivå Utifrån fastställd budget fattar VD beslut om vilket ekonomiskt utrymme fastighetsområde har till sitt förfogande för underhåll. Fastighetschefen beslutar om underhållsplanen för respektive fastighetsområde.

6 Underhållsplanering och ekonomistyrning Doknr: F 2 Sida: 6(7) Förslag på projekt som ska genomföras Projekt för genomförande tas fram inför objektsmöten. Detta görs i dialog mellan enhetschef förvaltning, teknikförvaltare, projektchef, förvaltare och driftledare. Lagerlistan används som stöd i detta arbete. Ev. ändringar av inrapporterade uppgifter förankras med uppgiftslämnaren för att förstå konsekvensen av ändringarna. Medel för myndighetsrelaterade besiktningar beslutas inom ramen för budgetarbetet. I undantagsfall vid tveksamma projekt där det finns ett behov av en djupare analys av kostnader, teknikval etc. utför utsedd projektledare en förstudie inkl. kalkyl. Vid objektmötet görs en bedömning av prognosen mot årsbudgeten och flerårsplanen varefter nya projekt föreslås för genomförande. I samband med detta beslutas även hur projekten fortlöpande ska redovisas. Det formella beslutet fattas av enhetschef förvaltning enligt nedan. Respektive fastighetsområde ansvarar för att genomförandetakten blir jämn. Beslut genomförande av projekt Enhetschef förvaltning beslutar om ev. omprioriteringar i underhållsplanen. Beslutet dokumenteras genom att underhållsplanen signeras. Akut eller övrigt felavhjälpande underhållsbehov Felavhjälpande underhållsbehov som dyker upp under året hanteras inom underhållsbudgeten. Driftledaren ansvarar för genomförandet av felavhjälpande underhåll. Det som inte är akut underhåll tas upp vid objektsmöten för att göra bedömningen om åtgärden är planeringsbar, d.v.s. ska tas in i underhållsplanen för kommande år, eller övrigt felavhjälpande som hanteras under innevarande år. Beslut om genomförande Beslut om felavhjälpande underhåll görs enligt delegation och dokumenteras i underhållsplanen i samband med objektsmöten.

7 Underhållsplanering och ekonomistyrning Doknr: F 2 Sida: 7(7) Genomförande och återrapportering Projektupplägg i Agresso Projektchef tar med hjälp av verksamhetsekonomen fram nya projektnummer när det aktuella projektet ska starta. Förutsättning för att verksamhetsekonomen ska kunna öppna nytt projektnummer är en underhållsplan som är signerad av fastighetschefen. I denna ska det framgå vilka nya projekt som beslutats att genomföras, beslutad projektbudget och projektledare. Verksamhetsekonomen ansvarar för att beslutad projektkostnad läggs in i projektregistret i Agresso (projkost). Projektledaren ansvarar för att projektkostnaden läggs in under aktiviteten Projektbudget - PU. Genomförande av projekt Projektchefen utser ansvarig projektledare för underhållsprojekt. Kontering av underhållsprojekt Se kontoplan på intranätet. Återrapportering och uppföljning Projektchefen rapporterar fortlöpande vid objektsmöten. Uppföljning sker månadsvis. I samband med tertial- och årsvis görs en djupare analys gentemot beslutade mål och budget.

8 Rubriker underhållsplan Doknr: F 2.1 Instruktioner Processägare/rutinansvarig: Björn Ekström Samordn. kval.syst: Saija Thacker Godkänd av: Björn Ekström : Sida: 1(1) Rubriker underhållsplan Kontonr. Institutions-ID. Resultatenhet AFF-kod Statuskod Rubrik Projektnamn Byggnadsnummer Prioritet Anmälare Bedömd kostnad Ev. kommentarer Återfinns på Intranätet under Ekonomi Återfinns på Intranätet under Ekonomi Återfinns på Intranätet under Ekonomi Se Bilaga Aff-definitioner Enligt statusbedömning Utemiljö, Byggnad utvändigt, Bygnad invändigt, VA-, VVS-, Kyl- och Processmedium, elsystem, Tele och datasystem, Transportsystem och Styr och övervakningssystem. T.ex. Målning av korridor Återfinns i Advatum eller LEB Se underhållshandboken under rubrik Underhållsplan på övergripande nivå Vem som har inrapporterat åtgärdsbehovet. Förs in i den kolumn vars år man planerar utföra underhållet.

9 Aff-definitioner Doknr: F 2.2 Definitioner Processägare/rutinansvarig: Björn Ekström Samordn. kval.syst: Saija Thacker Godkänd av: Björn Ekström : Sida: 1(4) Aff-definitioner Nedanstående definitioner är utdrag ur Aff-definitioner 04. Förtydliganden har gjorts för vissa definitioner. Tillämpningsföreskrifter avseende gränsdragning planerat underhåll byggnadsinvesteringar som är framtagna av Locum, Västfastigheter och RegionFastigheter ligger till grund för dessa förtydliganden. Underhåll Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning. Vid underhåll återställs vanligen funktionen till den ursprungliga nivån. Underhåll omfattar arbetsprestation, hjälpmedel och byte av material, vara eller komponent. Enbart utbyte av förbrukningsmaterial som innebär att funktionen återställs till ursprunglig nivå räknas dock som drift. Drift Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett åt vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt. Drift innefattar mediaförsörjning, tillsyn och skötsel. Den funktion som skall upprätthållas är den för tillfället möjliga med hänsyn till slitage och förvaltningsobjektets, inredningens och utrustningens ålder och prestationsförmåga. Planerat underhåll Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning. Förtydligande: Ett utbyte ska därmed vara livslängdsbetingat för att klassas som planerat underhåll. En nyinstallation kan därmed aldrig vara planerat underhåll. Förtydligande: Landstingsförbundets gränsdragningslista från 1998 specificerar vad som tillhör fastighetsägarens respektive hyresgästens/verksamhetens ansvarsområde. Åtgärder av underhållskaraktär som är hänförbara till hyresgästen ansvarsområde ska inte betraktas eller redovisas som planerat underhåll.

10 Aff-definitioner Definitioner Doknr: F 2.2 Sida: 2(4) Förtydligande: Planerat underhåll som tidigareläggs p.g.a. akut behov ska betraktas som planerat underhåll. Förtydligande: Insatser med egen personal, inkl. arbetsledning och projektledning, ska ingå i redovisad kostnad för planerat underhåll. Förtydligande: Standardförbättrande åtgärder ska betraktas som investering även om de utförs i samband med planerade underhållsåtgärder. Planerade underhållsåtgärder medför dock oftast en viss standardhöjning p.g.a. den tekniska utvecklingen och dylikt. Väsentliga standardhöjningar och/eller övergång till helt nya tekniska system ska dock alltid betraktas som investering. Förtydligande: Planerat underhåll genomförs ofta i samband med investeringar. En beräkning av kostnaden för den planerade underhållsinsatsen ska ligga till grund för hur mycket underhållsmedel som ska tas i anspråk. Endast åtgärdens karaktär ska vara styrande. Schablonbelopp eller andra schabloniseringar får/ska inte tillämpas. Felavhjälpande underhåll Underhåll som syftar till att återställa funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå. Med oförutsett avses att det inte är möjligt att förutse vilket förvaltningsobjekt som drabbas av funktionsnedsättningen eller tidpunkten för denna. Felavhjälpande underhåll delas upp i akut underhåll och övrigt felavhjälpande underhåll. Det utförs normalt genom reparation eller utbyte efter felanmälan från brukare, tillsynsrapportering eller larm. Akut underhåll Felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast. Akut underhåll som föranletts av skada eller annan brist som kan orsaka personskada eller skada på egendom behöver normalt åtgärdas omgående. Felavhjälpande underhåll som inte är akut benämns övrig felavhjälpande underhåll.

11 Aff-definitioner Definitioner Doknr: F 2.2 Sida: 3(4) Övrigt felavhjälpande underhåll Felavhjälpande underhåll som inte är akut. Exempel på övrigt felavhjälpande underhåll är byte av packning till droppande diskbänksarmatur, byte av spräckt glasruta, åtgärd av skada eller snöröjning och reparation av kopieringsmaskin. Aff-koder - Delområden T1 Utemiljö T1.0 Utemiljö-allmänt T1.1 Vegetationsytor T1.2 Markbeläggningar T1.3 Fast utrustning på tomtmark T2 Byggnad utvändigt T2.0 Byggnad utvändigt - Allmänt T2.1 Yttertak, skärmtak o.d. T2.2 Fasader T3 Byggnad invändigt T3.0 Byggnad invändigt - Allmänt T3.1 Driftutrymmen T3.2 Gemensamma utrymmen T3.3 Enskilda utrymmen T3.4 Husgrunder T3.5 Kallvindar T4 VA-, VVS-, Kyl- och Processmediesystem T4.1 VA- och markavvattnings T4.2 Gas och flytande media T4.3 Avloppsvattensystem T4.4 Brandsläckningssystem T4.5 Kylsystem T4.6 Värmeinstallationer T4.7 Ventilationsinstallationer

12 Aff-definitioner Definitioner Doknr: F 2.2 Sida: 4(4) T5 Elsystem T5.0 Elsystem - Allmänt T5.1 Elkraftsystem T5.2 Spänningsutjämning T6 Tele och datasystem T6.0 Tele och datasystem - Allmänt T6.1 Teletekniska säkerhetssystem T6.2 Telesignalsystem T6.3 Tele- och datakommunikation T7 Transportsystem T7.0 Transportsystem - Allmänt T7.1 Anläggningar för avfallshantering T7.2 Hissar T7.3 Rulltrappor och ramper T7.4 Lyftanläggningar T7.5 Övriga transportanläggningar T8 Styr- och övervakningssystem T8.0 Styr- och övervakningssystem