Den 1 november Bakgrund. Vad blir bättre med detta system för er del? 1 (11)

Transkript

1 1 (11) Samhällsbyggnad Kommunens verksamhetslokaler Cristoffer Hjert Den 1 november 2015 startade Kommunens verksamhetslokaler (KVL) arbetet med att införa ett nytt digitalt system för att hantera felanmälningar i våra fastigheter. Detta system heter DeDu. Bakgrund Tidigare hanterades de flesta felanmälningarna via e-post, telefon eller via direkta samtal med någon av våra områdesförvaltare eller drifttekniker. Det kunde ibland innebära en mycket splittrad och svårplanerad arbetsdag. I stressiga lägen kunde det även leda till att anmälda fel tappades bort, eller glömdes av. Det var heller inte alltid så lätt att hinna dokumentera vilka fel som kommit in, utan all tid gick åt till att åtgärda felen. Detta innebar att det långsiktiga förbättringsarbetet försvårades, eftersom det behövs en bra felstatistik för att analysera behoven. Ur ert perspektiv hade ni som felanmälare svårt att få en bra uppföljning på era anmälda fel och övriga ärenden. Vad blir bättre med detta system för er del? Funktionen beskrivs på nästa sida. De fel eller ärenden ni skriver in registreras direkt i DeDu, vilket gör att det inte faller bort ur minnet. Ni får uppföljning via e-post allt eftersom arbetet framskrider med ert ärende. Saknar ni information om ert ärende, kan ni själva söka upp aktuell status under fastigheten på hemsidan. LERUM1000, v2.1, Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr Lerums kommun Hedeforsvägen (vx) Pg Lerum Stenkullen (fax) samhallsbyggnad@lerum.se Bg

2 2 (11) Så kommer du till felanmälan. En länk till DeDu finns att lägga till under verktyg på intranätet (Se hur du hanterar dina verktyg: ) Du kan också komma åt DeDu via: Startsida / Skapa felanmälan (Instruktion steg för steg). Välj för vilket verksamhetsområde du vill göra en felanmälan (I exemplet som följer är det kallt inomhus på Bäckamadens förskola, förskolor ligger under verksamhetsområde lärande). OBS, felanmälan är inte kopplad till vilken sektor/enhet du är anställd i, här anmäls fel i fastigheter (Är din tjänst t.ex. kock på ett äldreboende så finns fastigheten under stöd och omsorg). När det gäller det som ligger under Övrigt som t.ex. beställning av Nyckelbrickor så beräknas de formulären vara klara under andra kvartalet Information om detta kommer senare. 1) Välj Lärande

3 3 (11) 2) Välj Förskolor (Arbetet med grafiken är klart under första kvartalet 2016.). 3) Välj först fastighet (I exemplet väljer vi Bäckamadens förskola i Gråbo).

4 4 (11) 4) När fastigheten är vald visas en bild på fastigheten samt en översiktsbild så att du är säker på att rätt fastighet är vald (En fastighet kan ha flera byggnader, dessa är då markerade på översiktsbilden med en bokstav, det är den bokstaven som är byggnadens namn).* OBS, när man valt fastighet så visas sedan tidigare anmälda fel i fastigheten i en lista (se exempel på bild nedan). Detta har två syften: Att begränsa att det kommer flera felanmälningar på samma fel från olika personer. Att anmälaren själv ska kunna söka aktuell status på sitt anmälda fel *Arbetet med att lägga in fastighetsbild och översiktsbild på alla fastigheter beräknas vara klart under andra kvartalet 2016.

5 5 (11) 5) Den andra raden är till för att katigorisera det problem som finns i fastigheten, systemet använder sig av en svensk standard för detta. För att det ska vara så enkelt som möjligt att välja rätt kategori har vi valt att låta systemet komma med förslag på kategorier. Det räcker med att skriva två bokstäver eller enkla ord för att systemet ska börja lista de kategorier du kan välja på. OBS, enkla ord som kallt, varmt, avlopp, ute, inne, trasig och inbrott m.m. används för att få träff på kategorier i systemet. (I exemplet skriver Vi kallt och får tre träffar och väljer därefter Värmesystem i byggnad Kallt). På sista sidan hittar Du alla kategorier som idag finns i systemet.

6 6 (11) 6) När rätt kategori valts ska du beskriva på vilken plats i byggnaden felet finns. Skriv så att det enkelt går att förstå var problemet är (I exemplet skriver vi Entré samt korridor). OBS, En fastighet kan ha flera byggnader, dessa är då markerade på översiktsbilden med en bokstav, det är den bokstaven som är byggnadens namn. Ta med den informationen när du beskriver plats för felet. 7) Fyll sedan i dina kontaktuppgifter korrekt så att vi har möjlighet vid behov att nå dig angående din felanmälan. 8) På raden beskrivning kan du med fritext skriva mer information om problemet (I exemplet skriver jag att det är kallt i entrén och korridoren, elementen är kalla men värmen fungerar i övriga delar av huset). 9) Det är möjligt att bifoga en bild eller ett dokument när du skapar en felanmälan. All extra information kan hjälpa den som har hand om felet att enklare bedöma omfattning och sätta in rätt åtgärd. 10) När du fyllt i alla fält och du känner att din felanmälan är klar att registreras så trycker du på Skicka. 11) När du skickat felanmälan får du upp ett unikt ärendenummer som är ett bevis på att systemet mottagit och registrerat din felanmälan (Kopia på felanmälan skickas även till den e-post adress du angav).

7 7 (11) Vad händer sedan med felanmälan? 1. Efter du skickat din felanmälan får du ett första autosvar via e-post. Det är information om att felanmälan är registrerad och vilket ärendenummer du tilldelats. Det finns även möjlighet att klicka på den länk som finns sist i e-posten för att återvända till formuläret för ditt ärende. Då kan du redigera och/eller komplettera din felanmälan i efterhand. 2. Under tiden din felanmälan behandlas och är aktiv får du eventuella delkvitteringar sända till dig via e-post så fort det sker en förändring i ditt ärende. 3. När din felanmälan är behandlad och/eller åtgärdad skickas en slutkvittering till dig innehållande information om vad som gjorts i ditt ärende. Vad vill vi ha hjälp med av er? Sprid ut den här manualen inom era enheter. För att detta ska fungera bra, fodras att alla hjälps åt, och använder formuläret på Vem får anmäla? Alla kommunens medarbetare. Väg, Park och VA. Motsvarande system för felanmälan när det gäller Väg, Park och VA finns på Lerums kommuns hemsida. Kontakt. Har du frågor, synpunker eller förslag gällande systemet/formuläret för felanmälan kontaktar du systemansvarig Cristoffer Hjert på cristoffer.hjert@lerum.se

8 8 (11) Kategoreier SC1 Styr- och övervakningsystem Driftlarm SC2 Byggnad utvändigt Entreér /Dörrar Fasad Fönster Klotter Lås Portar Skadegörelse Takavvattning / Hängrännor /Stuprör Takbeläggning Tegel / Plåt SC3 Byggnad invändigt Avfallsrum / Miljöhus / Källsortering / Sopor Driftutrymmen Innerdörrar Klotter Skadedjur Skadegörelse Storkök / Kyl / Frys / Ugn / Spis Trapphus Tvättstuga

9 9 (11) SC4.3 Avlopp / Vattensystem i byggnad Blandare Lukt Läckage Stopp i avlopp Stopp i toalett / handfat SC4.5 Kylsystem i byggnad Kallt Oljud Varmt SC4.6 Värmesystem i byggnad Kallt Oljud Varmt SC4.7 Luftbehandlingssystem Dragigt Kallt Luftkvalité Oljud Varmt

10 10 (11) SC5 Elsystem El-uttag trasigt Strömbrytare trasig Strömlöst Säkringar Trasiga armaturer / lampor / lysrör SC6 Tele- och datasystem Brandlarm Datasystem (OBS ska ej förväxlas med tjänster hos ZETUP, detta gäller kablar och ledningar i huset) Inbrottslarm Passersystem Telesystem SC7 Transportsystem Hiss Rulltrappa Övriga lyftanordningar SC8 Övriga tekniska installationer Div. installationer

11 11 (11) SD1 Utemiljö allmänt Gröna ytor Halkbekämpning Hårda ytor Lekutrustning Skräpigt Snöröjning Stolpar / Skyltar SG1.2 Brandtekniska installationer Brandfilt Brandpost Handbrandsläckare SBA Sprinkler Utrymningsplaner