Lilliehorn Konsult AB. Aff-upphandling AFF-presentation 2

Transkript

1 Aff-upphandling

2 Aff, kort repetition Aff Avtal för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster : 1. Fast kodstruktur 2. Generella och övergripande avtalsförutsättningar 3. Service Level Agreement 4. Fulltextdokument

3 Aff-dokumenten ABFF 12 Aff Definitioner 11 SF 06 Objektsbeskrivning VT 04 ADM + Gränsdr. 11 TEKNIK + Gränsdr. 12 Objektsbeskrivning 06 Aff för Aff för Aff mindre för mindre mindre driftdriftdrift- entrepr. entrepr. entrepr. Beskrivning VT 04 Gränsdragningslista VT 04 Upphandlingsföreskrifter 11 Kontrakts- Formulär 04 Mall Städ 99

4 En grund två vägar! Verksamhetsanknutna tjänster Traditionell fastighetsförvaltning Gemensamma dokument

5 Förvaltning Kontrakt 04

6 Aff som webbtjänst Administrativa tjänster A0 - A10 Fastighets- anknutna- Tjänster Skötsel byggnad T2 - T8 Drift och underhåll Skötsel utemiljö T1.1-T1.8 Städning CD Verksamhets- anknutna- tjänster VS1 -VS9

7 Förenklat billigt verktyg för, enkla, standardiserade upphandlingar Fast pris för användarna

8 Att teckna avtal med hjälp av Aff

9 Förutsättningar Ni är en bostadsrättsförening som är i behov av professionellt skötsel av er fastighet. För detta finns ett hjälpmedel kallat Aff. Aff är inte den enda möjligheten.

10 Vad vill vi ha? Strategi för förfrågningsunderlag - vad vill vi ha? Låg entreprenadkostnad Låg driftkostnad Hög kvalitet Hög servicenivå Hög flexibilitet Nöjda verksamheter Nöjd styrelse Enkelhet för egna organisationen Att behålla kunskapen i huset

11 Olika avtalssituationer Konsument/ Näringsidkare/ Näringsidkare/ näringsidkare Prylar Konsumentköplag Köplag Tjänster Konsumenttjänstlag Branschregler

12 Gäller alltid samt krav enligt lag och författning! Källa: God inomhusmiljö- en handbok för fastighetsägare :

13 Kalkylerbarhet! Grunden för att upprätta ett förfrågningsunderlag är att det - i den omfattning det är möjligt - ska vara kalkylerbart!

14 Förfrågningsunderlaget ABFF Aff Definitioner SF Objektsbeskrivning Upphandlingsföreskrifter Anbudsformulär Teknik Adm

15 Förfrågningsunderlaget SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlag 02 ABFF 03 Aff Definitioner 06 Förfrågningsunderlag 06:1 Gränsdragningslistor 06:2 Ersättnings/mätningsbestämmelser 06:3 Dessa särskilda föreskrifter 06:4 Objektsbeskrivning 06:5 Beskrivning av arbetsuppgifter

16 Upphandlingsföreskrifter Beskriv alltid upphandlingsproceduren: Vad ska anbudet innehålla Pris för regelmässigt utförande? À-priser? Vad kommer att utvärderas Pris? Kvalitet? Organisation? Ok med sidoanbud? När ska anbudet vara inne? När fattas beslut?

17 Avtalet Avtalets viktigaste beståndsdelar 1. Tydlig beskrivning av önskemål och krav 2. Tydligt språkbruk 3. Tydlig avtalsbas, dvs beskrivning av vad som händer om 1. och/eller 2. inte fungerar

18 Komplett avtal Allmänna bestämmelser = Avtalsbas + Definitioner = Tydligt språkbruk + Objektbeskrivning = Beskrivning av befintligt läge + Beskrivning och gränsdragningslista = Beskrivning av framtida läge + Kontrakt Avtal

19 Beskrivningsråd

20 Att formulera krav Beskrivningsmallen innehåller: Kodad struktur Förslag till funktionskrav, och/eller Åtgärdskrav (metod/frekvens) Vad ska göras? Hur ofta ska det göras? Åtgärdskrav formuleras under rubrikerna Tillsyn Skötsel Felavhjälpande underhåll Planerat underhåll

21 Adm, textstruktur A1 LÖPANDE EKONOMISK ADMINISTRATION A1.21 Hyres- och avgiftsavier Specificera vilka typer av avier som avses t ex för bostäder, lokaler, parkeringsplatser, garageplatser, förråd, skyltplatser Exempel på text 1: Ta fram och distribuera hyresoch avgiftsavier..gånger per. till de hyresgäster/bostadsrättshavare som registrerade i förvaltningsobjekten. A1.26, A1.27, A5.321 och A5.323 avser arbetsuppgifter som innebär att räkna fram rätt belopp och lämna underlag för avisering/fakturering. A1.21 kan även omfatta uppdatering och/eller kvalitetskontroll av hyresoch avgiftsbelopp i system för avisering utifrån lämnade underlag enligt ovan. Exempel på text 2: Svara för att korrekta hyror och avgifter debiteras och verkställa erforderliga ändringar. Exempel på text 3:

22 Teknik, textstruktur Förvaltningsobjekt Rådstext Föreskriftstext Funktionskrav Rådstext Föreskriftstext Tillsyn Rådstext Föreskriftstext Skötsel Teknik har en mera komplex uppbyggnad Rådstext Föreskriftstext Felavhjälpande uh

23 Teknik, exempel, T4.7 1[2] T4.7 Luftbehandlingssystem Förvaltningsobjekt T ex enhetsaggregat, luftbehandlingsinstallationer, luftdistributionsinstallationer, luftdon med skyddsgaller och skyddsnät till avluftsöppningar, spisfläktar, spiskåpor och tillhörande filter. Brandgasventilatorer redovisas under T Teletekniska system för brandgasventilation redovisas under T2.16 Funktionskrav Exempel på text: Kontraktsarbetena ska utföras så - att luftbehandlingssystemets funktion med avseende på föreskrivna luftflöden, lufttemperatur och luftkvalitet upprätthålls - att täthet i systemet bibehålls

24 Teknik, exempel, T4.7 2[2] Tillsyn och skötsel Exempel på text 1: Tillsyn och skötsel av luftbehandlingssystemet ska utföras enligt bifogade driftsinstruktioner och underhållsinstruktioner Ange vilka avsnitt i bifogade driftsinstruktioner och underhållsinstruktioner som skall gälla för luftbehandlingssystemet i de fall instruktionerna inte ska gälla i sin helhet. Exempel på text 2: Exempel på text 3: Felavhjälpande underhåll (saknas här!)

25 Gräsytor 1 T1.11 GRÄSYTOR Förvaltningsobjekt Gräsytor omfattar alla gräsmattor. Funktionskrav Gräset ska kunna användas för normala aktiviteter som lek, bollspel och vistelseyta. Gräsytan ska vara grön, hel och jämn hela säsongen. Gräset får aldrig bli högre än 10 cm och inte lägre än 4 cm. Ytorna ska vara städade även under vintern. Finns lökväxter eller örter klipps gräset först när lökarna blommat ut. Vårstädning ska vara avslutad 15 maj och höststädning 15 november.

26 Gräsytor 2 Skötsel Klippning ska utföras så att gräset inte blir högre än 10 cm, lägsta tillåtna klipphöjd är 4 cm. Högst 1/3 del av gräset längd får klippas av vid varje tillfälle. Antalet klippomgångar kan variera beroende på väderleksförhållandena. Vid väderleksförhållanden som kan skada gräsmattan får klippning inte utföras. Klippning utförs så att träd, buskar eller annat material inte skadas. Papper och skräp får inte klippas sönder utan ska avlägsnas före klippning. O s v

27 Träd, buskar, häckar... T1.12 Träd, buskar, häckar och rabatter Förvaltningsobjekt T ex träd, buskar, rabattrosor, klätterväxter, perenner och utplanteringsväxter. Funktionskrav Exempel på text: Växter med omgivande vegetationsytor sköts så att växterna förblir i god kondition och utvecklas normalt.

28 Skötsel Exempel på text: Växter beskärs så att framkomligheten upprätthålls på bil- och gångvägar. Ytorna ogräsrensas... gånger per... Avklippt växtmaterial hopsamlas och komposteras/borttransporteras. Felavhjälpande underhåll Exempel på text: Växter kompletteras mot särskild ersättning efter samråd med B.

29 Beskrivning enl Teknik 06 T1.121 Träd Förvaltningsobjekt T ex friväxande park- och prydnadsträd, fruktträd, gatuträd och formklippta träd inklusive vegetationsytor, trädbrunnar, trädgaller och trädstöd. Funktionskrav Exempel på text: Träd med omgivande vegetationsytor sköts så att de förblir i god kondition och utvecklas normalt. Skötsel Ange om lokala regler finns för träd i trafikytor. Ange om trädbeskärning skall utföras av person med yrkesbevis i beskärning och trädvård eller motsvarande kompetens.

30 Metod/frekvens Metod/frekvens eller funktion? Vad funkar bäst för t ex rabattrosor? Rosorna beskärs varje vår. Minst tre huvudgrenar sparas. Snitten läggs över utåtriktade ögon. Mekanisk bekämpning av ogräs ska utföras 4 gånger per år. Sommarbeskärning ska utföras 2 gånger per år. Utblommade blomställningar och eventuella vildskott skärs bort.

31 Funktion Eller: Träds, buskars, gräsmattors och andra växters skick och växtkraft ska upprätthållas. Utemiljön ska ge avsett intryck och träd, buskar och andra växter ska ha avsedd form. Artenligheten hos träd, buskar och andra växter i rabatter ska upprätthållas. Rosplanteringen ska ge blomsterprakt och doftupplevelser. Skötseln ska inriktas på varje enskild planta.

32 Tillsyn Preciseringar av Frekvens Omfattning Detaljeringsgrad

33 Skötsel Preciseringar av skötselåtgärder Preciseringar av frekvenser Tidpunkter Eventuellt material av viss kvalitet Kan vara kompletteringar av funktionskrav Kan vara kvalitetsbestämningar Teknisk bestämning, t ex gödselgiva kg/kvm

34 Felavhjälpande underhåll Om felavhjälpande uh ska ingå i entreprenaden måste detta anges särskilt Omfattning Kvalitet Frekvens Om felavhjälpande uh ingår ska det omfatta tydligt markerade objekt i gränsdragningslistan

35 Om felavhjälpande uh ingår Ersättningsprinciper Underlag för bedömning av omfattning, t ex felstatistik, bör ingå Beloppsgränser bör sättas till arvode för 1-2 arbetstimmar + motsvarande belopp för Ingående material och underentreprenörer Felavhjälpade uh som ingår ska inte kräva särskild utryckning utan kunna utföras i samband med ordinarie rondering Ersättningen anges i Särskilda föreskrifter, Teknikdelen eller Gränsdragningslistan,

36 Planerat uh Planerat underhåll preciseras under denna rubrik För planerat underhåll utgår normalt särskild ersättning.

37 Förbrukningsmaterial Förbrukningsmaterial ingår inte i entreprenaden (ABFF, punkt 10), t ex Gödningsmedel Bensin till gräsklippare Gräsklippare Salt för halkbekämpning Glödlampor Lövräfsa Lysrör Om förbrukningsmaterial ska ingå måste det anges i SF 1.21.

38 Material- och varuföreskrifter Kvalitetskrav på material och varor som ska användas i entreprenaden anges på den plats där den är omnämnda. Övergripande krav anges normalt i SF Om material för underhåll ska ingå i entreprenaden måste detta anges i SF Normalt bör material för underhåll läggas utanför den fasta ersättningen eftersom de kan vara svåra att kalkylera.

39 Rangordning enligt ABFF Gäller inbördes i följande ordning: 01 kontrakt 02 ABFF Aff-definitioner Beställning 05 Anbud 06 Förfrågningsunderlag

40 Komplett avtal Allmänna bestämmelser = Avtalsbas + Definitioner = Tydligt språkbruk + Objektbeskrivning = Beskrivning av befintligt läge + Beskrivning/gränsdragningslista = Beskrivning framtida läge + Kontrakt Avtal

41 Tänk kalkylerbarhet! Grunden för att upprätta ett förfrågningsunderlag är att det - i den omfattning det är möjligt - ska vara kalkylerbart!