Vad är Facility Management (FM)? Per Lilliehorn Lilliehorn Konsult AB

Transkript

1 Vad är Facility Management (FM)? Per Lilliehorn AB Definition Strategisk ledning och styrning av de resurser och tjänster som krävs för att enfastighet ellerverksamhetska fungera effektivt. FM skall arbeta med att hålla standard, effektivisera servicetjänsterna i en organisation för att stödja kärnverksamheten. Europeisk FM-standard I den europeiska standarden för Facility Management, EN :2006, definieras FacilityManagement på följande sätt. integration of processes within an organisation to maintain and develop the agreedservices whichsupport and improve the effectiveness of its primaryactivities 1

2 Svensk definition Definition i den svenska SIS standarden SS_EN , FacilityManagement -Termer och definitioner, integration av processer inom en organisation för att upprätthålla och utveckla de överenskomna tjänster som stödjer och förbättra effektiviteten hos kärnverksamheten. Begreppen FacilityManagement och FacilitiesManagement används synonymt och har samma betydelse i standarden. Bakgrund De styr och delegerar sin FM grupp så att företaget inte skall behöva lägga tid och arbeta på t.ex. varför kaffemaskinen, de tekniska installationerna, receptionen inte fungerar som den ska, detta hanterar FM. Indelning FM-tjänsterna indelas ofta i två kategorier; Fastighetsanknutna tjänster, "hårda FM-tjänster", exempelvis Fastighetsskötsel Teknisk drift Säkerhet/bevakning Arbetsplatsanknutna tjänster, "mjuka FM-tjänster", exempelvis Lokalvård Reception Posthantering Catering 2

3 Organisation Facilitymanagement bedrivs antingen i regi av det egna företaget eller genom en renodlad tjänsteleverantör. Den senare kategorin består såväl av tjänstespecifika leverantörer som av helhetsleverantörer (leverantörer av integrerad FM, IFM) Outsourcadfacilitymanagement växer snabbt men verksamheten Egen regi är fortfarande betydligt mer vanligt Facility manager En Facilitymanager ansvarar till exempel för Daglig fastighetsskötseln Budgetering Uthyrning Planering av underhåll Förädling av fastigheten genom ut-och ombyggnad Skatterochredovisning. Internationella FM-aktörer Fastighetsmarknaden har blivit internationell En stor andel av världens fastighetsbestånd ägs avförsäkringsbolag,bankeroch andrainvesterareoch inte traditionellafastighetsbolagoch familjeföretag De internationella företagen anlitar ofta en facility manager Stora internationella företag Jones Lang LaSalle CB Richard Ellis Savills Coor 3

4 Ordning och reda Aff är för förvaltning och FM vad Linné var för botaniken! Vad har jag köpt? Vems är ansvaret? 4

5 Aff: s användningsområden Förfrågningsunderlag vid entreprenadupphandling Kontraktshandlingar för förvaltningsentreprenad Kvalitetssäkring av egenregiorganisation Bakgrund Förvaltning på entreprenad ökar Gemensam standard för förfrågan och anbud saknades - svårt att jämföra anbud -vad har man köpt -pris -omfattning kvalitet? Fastighetsägarna och SABO initierar projektet 1993 Första generationen dokument publiceras 1995 Aff-kommittén startar 1996, övertar ansvaret Aff-kommittén överlåter 2000 utveckling och marknadsföring på Svensk Byggtjänst Aff-dokumenten ABFF 12 Aff Definitioner 11 SF 12 Objekts- Beskrivning VT 04 ADM 11 TEKNIK 11 Aff för Aff för Aff mindre mindre för mindre driftentrepr. driftentrepr. driftentrepr. Objektsbeskrivning 06 Beskrivning VT 04 Gränsdragningslista VT 04 Upphandlingsföreskrifter 11 Kontrakts- Formulär 04 Mall Städ 99 + diverse derivat 5

6 En grund två vägar! Traditionell fastighetsförvaltning Verksamhetsanknutna tjänster Gemensamma dokument Förvaltning Verksamhetsanknutna tjänster 6

7 Aff VT FT VS VL VF VP VS VUVS FT = Fastighetsanknutna tjänster Aff 99 VT = Verksamhetsanknutna tjänster VS= Verksamhetsstöd VL = Logistik VF = Försäljn/marknad VP = Produktion VU = Produktutveckling Aff VT 03 ( SF) Aff VT 03 SF Särskilda föreskrifter - Hjälpmedel för att ge entreprenadspecifika föreskrifter där ABFF 03 är dispositiv Kapitelindelning - Omfattning - Utförande - Organisation - Tider - Ansvar - Ekonomi - Slutkontroll - Hävning och avbeställning - Tvist Aff VT 03, Beskrivning Aff VT 03 Beskrivning Tjänstebeskrivning Förutsättningar Tjänstens innehåll Funktionskrav Acceptanskriterier Mätmetoder VS Verksamhetsstöd VS1 Felanmälan, reception, kundtjänst post- paket- och godshantering VS2 Utrymmes- och inredningsförsörjning, flyttning, avfallshantering VS3 Personalanknutna tjänster, måltider, reseservice, persontransporter m.m. VS4 Hjälpmedels- och varuförsörjning VS5 Informationshantering, mångfaldigande VS6 Säkerhet, sekretess m.m. VS7 Ekonomiadministration VS8 Diverse tjänster VS9 Övriga tjänster 7

8 Gränsdragningslista VT Aff VT 03 Gräns- Dragningslista Hjälpmedel f. att avgöra gränsdragningen mellan de olika aktörerna samt hur den ekonomiska ersättningen skall utgå. Avgör gränser mellan Vem som gör vad Vad som ingår i fast arvode - tjänster - förbrukningsmaterial - material och varor för D&U Samma struktur Aff VT 03 Beskrivning Objektsbeskrivning 03 Aff VT 03 Objektsbeskrivning Objektsbeskrivning Beskrivning av befintlig inredning och utrustning Kapitelindelning Struktur och tillämpningsexempel för Basdata för förvaltningsobjekt Befintlig utrustning - antal - typ, prestanda,funktion etc. - D&U som B tillhandahåller Indelning lika som Aff VT 03, Beskrivning Aff MR principfigur Utrymme, bygg- elller installationsdel enligt TEKNIK 99 Byggdelens lämplighet Besiktningsinstruktion Funktionskrav på D&U Mätmetoder Byggdelens lämplighet Betygskriterier Slutomdöme avseende: 1. Entreprenaden 2. Byggnadens status Kvalitetskritiska funktionskriterier för en bygg-eller installationsdel Betygskriterier Nyskick och dessutom tidsmässigt ny inga symptom inga klagomål 4 Nyskick inga symptom inga klagomål 3 Svaga symptom enstaka klagomål 2 Måttliga symptom flera klagomål 1 Kraftiga symptom många klagomål 0 Inte besiktigat 8

9 Mätmetoder Exempel på mätmetoder Drift och underhåll Enkät (före -efter) Fotodokumentation (före-efter) Mätning av jordkvalitet, TVOC, temperatur etc Mediaförbrukning Ekonomiskt utfall Antal felanmälningar Besiktning (även ackrediterade myndighetsbesiktningar ) Rapport från egenkontroll Funktionsprov Lämplighet Traditionella besiktningsrutiner för kvalitetskritiska egenskaper ABFF 12 Omfattning Utförande Organisation Tider Ansvar Ekonomi Slutkontroll Avbeställning och hävning Tvist Grundbult 1 Grundläggande villkor Den lag som en domstol utgår ifrån vid en tvist Aff-definitioner 10 Innehåller definitioner av ett 90-tal termer som används i Aff-dokumenten Utgör den terminologiska basen för både fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster Grundbult 2 9

10 Drift- och underhållstermer Termen Drift Drift = åtgärder med ett förväntat intervall minst en gång per år, vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt Mediaförsörjning = driftåtgärder som omfattar tillförsel av elenergi, vatten, bränsle, gas, tryckluft, fjärrvärme och fjärrkyla samt tv-, radio-, tele- och datorsignaler Tillsyn = driftåtgärder som omfattar observation av funktion hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser Skötsel = driftåtgärder som omfattar en eller flera av åtgärderna justering eller vård av förvaltningsobjekt, inredning, utrustning byte eller tillförsel av förbrukningsmaterial 29 Termen Underhåll Underhåll = åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning Felavhjälpande underhåll = underhåll som syftar till att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå Akut underhåll Övrigt felavhjälpande underhåll Planerat underhåll = underhåll som är planerat till tid, art och omfattning 30 10

11 Särskilda Föreskrifter 12 Omfattning Utförande Organisation Tider Ansvar Ekonomi Slutkontroll Avbeställning och hävning Tvist Entreprenadspecifika föreskrifter där ABFF 04 är dispositiv ABFF Särskilda föreskrifter ABFF Om i kontraktshandlingar förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de inbördes i följande ordning: 01 kontrakt 02 ABFF Aff-definitioner beställning 05 anbud 06 förfrågningsunderlag SF SF1.1 Förteckning över handlingar i f-underlag 02 ABFF Aff Definitioner Förfrågningsunderlag 06:1 Gränsdragningslistor 06:2 Ersättnings- /mätningsbestämmelser 06:3 SF 06:4 Objektsbeskrivning 06:5 Beskrivning arbetsupp. Objektsbeskrivning 06 Basdata för förvaltningsobjekt Mängduppgifter om Förvaltningsobjekt - Tekniska uppgifter - Administrativa uppgifter Kapitelindelning lika ADM och Teknik Beskrivning av förvaltningsobjektet. 11

12 Ex Objektsbeskrivning, Teknik Aff-kod Rubrik Mängd Enhet Anl. år Notering T OBJEKTDATA FÖR TEKNISKA ARBETSUPPGIFTER T1 Tomt m 2 T1.1 Markytor m 2 T1.11 Gräsytor m 2 Prydnadsgräsmatta m 2 Parkgräsmatta m 2 T1.12 Planteringsytor m 2 Jordytor m 2 Träd st Buskar m 2 m 2 markyta/alt stycken Häckar lm Perenna växter m 2 m 2 markyta Annuella växter m 2 m 2 markyta Objektsbeskrivning, mark T1.1 Markytor T1.11 Gräsytor T1.111 Prydnadsgräsmattor Enhet Mängd Noteringar M2 T1.112 Bruksgräsmattor M2 T1.113 Bruksgräsmattor M2 T1.114 Högvuxna gräsytor M2 Objektsbeskrivning, luft Exempel T4.7 Luftbehandlingssystem T4.723 Ventilationskanaler Enhet Mängd Noteringar lpm 65 Samt annat som påverkar mängden arbete 12

13 Teknik 11 + gränsdragningslista Kapitelindelning T0 Allmänt T1 Tomt T2 Byggnad utvändigt T3 Byggnad invändigt T4 VA-,VVS-,KYL m m T5 Elsystem T6 Tele- och Datasystem T7 Transportsystem T8 Styr- och övervakning Tekniska arbetsuppgifter - Struktur beskrivning av tekniska arbetsuppgifter - Beskrivningstext - Gränsdragningslista Vad ska utföras? Trädgårdsskötaren ska (tjänstespecifika krav): Klippa gräs när det gräset är högt Rensa ogräs när det är för mycket Kratta löv på hösten Ombesörja skötsel och service på utrustning Trädgårdsskötaren ska dessutom (generella krav): Följa kvalitets-och miljöledningssystem, kunna svenska, vara trevliga mot hyresgäster, ha erfaren arbetsledning, komma till möten av betydelse, vara på plats vid arbetsdagens början, skyndsamt avhjälpa fel, få betalt efter utfört arbete, samla in och sammanställa statistik Teknik, textstruktur Förvaltningsobjekt Rådstext Föreskriftstext Funktionskrav Rådstext Föreskriftstext Tillsyn Rådstext Föreskriftstext Skötsel Rådstext Föreskriftstext Felavhjälpande uh Teknik har en mera komplex uppbyggnad 13

14 Teknik, exempel, T4.7 1[2] T4.7 Luftbehandlingssystem Förvaltningsobjekt T ex enhetsaggregat, luftbehandlingsinstallationer, luftdistributionsinstallationer, luftdon med skyddsgaller och skyddsnät till avluftsöppningar, spisfläktar, spiskåpor och tillhörande filter. Brandgasventilatorer redovisas under T Teletekniska system för brandgasventilation redovisas under T2.16 Funktionskrav Exempel på text: Kontraktsarbetena ska utföras så - att luftbehandlingssystemets funktion med avseende på föreskrivna luftflöden, lufttemperatur och luftkvalitet upprätthålls - att täthet i systemet bibehålls Teknik, exempel, T4.7 2[2] Tillsyn och skötsel Exempel på text 1: Tillsyn och skötsel av luftbehandlingssystemet ska utföras enligt bifogade driftsinstruktioner och underhållsinstruktioner Ange vilka avsnitt i bifogade driftsinstruktioner och underhållsinstruktioner som skall gälla för luftbehandlingssystemet i de fall instruktionerna inte ska gälla i sin helhet. Exempel på text 2: Exempel på text 3: Felavhjälpande underhåll (saknas här!) 14

15 Gränsdragningslista 06, mark T1.1 Markytor Ansvar för arbetet Ingår i E:s fasta arvode T S FU T S FU Not T1.11 Gräsytor Gränsdragningslista 06, luft T4.7 Luftbehandlingssyst. Ansvar för arbetet Ingår i E:s fasta arvode T S FU T S FU Not T4.723 Ventilationskanaler Adm 11 + gränsdragningslista Kapitelindelning A1 Löpande ek. adm. A2 Budgetering, uppföljn, rapporter A3 Skatter, avgifter, myndighetsuppg A4 Lån och samhällsstöd A5 Hyresgäster/bostadsrättshavare A6 Arkiv, nycklar, förvaltningshandl. A7 Teknisk planering, upphandling A8 Särskilda utredningar och rådgivn A9 Övrigt A10 Projekthantering - Struktur - Exempel på beskrivningstexter 15

16 Små driftentreprenader Förlagor till: Anbudsförfrågan och upphandlingsföreskrifter Anbudsformulär Särskilda föreskrifter för entreprenaden Kontrakt Beskrivning administrativa tjänster Beskrivning tekniska tjänster Beskrivning städtjänster Driftentreprenader < 2 basbelopp Aff-mall Städupphandling Upphandlingsföreskrifter & anbudsformulär Särskilda föreskrifter Städbeskrivning (metod och frekvens) Städbeskrivning (kvalitetskrav på städresultat) Anvisningar för kvalitetsmätning (INSTA 800) Definitioner, städtermer Funktion, INSTA 800 Metod och frekvens 16

17 Vägledning Innehåller: Beskrivning av strategisk process före upphandling Upphandlingsföreskrifter LOU-upphandling Privat upphandling Upphandlingsföreskrifter Anbudsformulär Strategi och upphandlingsprocess inom fastighetsförvaltning och VT Upphandlingsföreskrifter Svar på förfrågningsunderlaget = anbud Svarets innehåll bestäms av upphandlingsföreskrifter Svaret avges i anbudsformulär Svaret skall helst vara; Ja tack, om ni betalar mig följande Aff Funktion I Aff-dokumenten finns verktyg för både utförandeentreprenader och funktionsentreprenader 17

18 Aff Funktion - en matris. \Egenskaper Arbetsuppgifter\ T 0 Allmänt T 1 Tomt T 2 Byggnad utv T 3 Byggnad inv T 4 VA-, VVS-, Kyl- T 5 Elsystem T 6 Tele- och data 1.Skick och livslängd 2. Visuellt intryck 3. Miljöpåverkan 26. Övriga egenskaper T 7 Transportsyst T 8 Styr- o övervak En grund två vägar! Traditionell fastighetsförvaltning Verksamhetsanknutna tjänster Gemensamma dokument 18