Aff-upphandling. Aff, kort repetition. Aff-dokumenten Lilliehorn Konsult AB. Lilliehorn Konsult AB. Lilliehorn Konsult AB

Transkript

1 Aff-upphandling Aff, kort repetition Aff Avtal för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster : 1. Fast kodstruktur 2. Generella och övergripande avtalsförutsättningar 3. Service Level Agreement 4. Fulltextdokument Aff-dokumenten ABFF 12 Aff Definitioner 11 SF 06 Objektsbeskrivning VT 04 ADM + Gränsdr. 11 TEKNIK + Gränsdr. 12 Aff för Aff för Aff mindre för mindre mindre driftentrepr. driftentrepr. driftentrepr. Objektsbeskrivning 06 Beskrivning VT 04 Gränsdragningslista VT 04 Upphandlingsföreskrifter 11 Kontrakts- Formulär 04 Mall Städ 99 1

2 Förvaltning Kontrakt 04 ABFF 12 Grundbult 1 Grundläggande villkor Den lag som en domstol utgår ifrån vid en tvist Omfattning Utförande Organisation Tider Ansvar Ekonomi Slutkontroll Avbeställning och hävning Tvist Aff-definitioner 10 Innehåller definitioner av ett 90-tal termer som används i Aff-dokumenten Utgör den terminologiska basen för både fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster Grundbult 2 2

3 Drift- och underhållstermer Drift Underhåll Termen Drift Drift = åtgärder med ett förväntat intervall minst en gång per år, vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt Mediaförsörjning = driftåtgärder som omfattar tillförsel av elenergi, vatten, bränsle, gas, tryckluft, fjärrvärme och fjärrkyla samt tv-, radio-, tele- och datorsignaler Tillsyn = driftåtgärder som omfattar observation av funktion hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser Skötsel = driftåtgärder som omfattar en eller flera av åtgärderna justering eller vård av förvaltningsobjekt, inredning, utrustning byte eller tillförsel av förbrukningsmaterial 8 Termen Underhåll Underhåll = åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning Felavhjälpande underhåll = underhåll som syftar till att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå Akut underhåll Övrigt felavhjälpande underhåll Planerat underhåll = underhåll som är planerat till tid, art och omfattning 9 3

4 Särskilda Föreskrifter 06 Entreprenadspecifika föreskrifter där ABFF 04 är dispositiv Omfattning Utförande Organisation Tider Ansvar Ekonomi Slutkontroll Avbeställning och hävning Tvist Objektsbeskrivning 06 Basdata för förvaltningsobjekt Mängder beträffande Tekniska uppgifter Administrativa uppgifter Kapitelindelning = ADM/ Teknik Beskriver förvaltningsobjektet! Objektsbeskrivning, mark T1.1 Markytor T1.11 Gräsytor Enhet Mängd Status 1 Status 2 Status 3 Noteringar T1.111 Prydnadsgräsmattor M2 T1.112 Bruksgräsmattor M2 T1.113 Bruksgräsmattor M2 T1.114 Högvuxna gräsytor M2 4

5 Teknik 06 Tekniska arbetsuppgifter - Struktur beskrivning av tekniska arbetsuppgifter - Beskrivningsråd och ex. på beskrivningstext Kapitelindelning T0 Allmänt T1 Tomt T2 Byggnad utvändigt T3 Byggnad invändigt T4 VA-,VVS-,KYL m m T5 Elsystem T6 Tele- och Datasystem T7 Transportsystem T8 Styr- och övervakning Pyramidregeln Det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker Det som skrivs under rubriken T, gäller för T1, T1.1, T1.11 o s v Det går att föra in nya föreskrifter på lägre nivå Exempel Teknik T0 ALLMÄNT Den som disponerar ett utr ymme för fastighetsför valtning svarar också för tillsyn och skötsel av detta. T0.1 Utrym m e n för fastigh e tsförvaltn inge n Ange utrym men inom fastigheten som entreprenören får disponera för egna behov. Kontorsutrymm en och andra utrym men för administrativa arbetsuppgifter anges i den adm inistrativa beskrivningen. T0.11 PERSONALUTRYMMEN Ange om entreprenören tillhandahålls personalutrymmen och om dessa är utrustade med om klädningsrum, WC, dusch, pentry och m atplats. Ange också hur många personer som får plats i utrymmena. T0.12 STÄDUTRYMMEN Ange om entreprenören tillhandahålls städutrymm en och om det finns tillgång till varmt och kallt vatten, utslagsback och förvaringsplats för städredskap och städmaterial. Ange också var utrymm ena är belägna. 5

6 Adm, gränsdragningslista 11 - Struktur - Exempel på beskrivningstexter Kapitelindelning A1 Löpande ek. adm. A2 Budgetering, uppföljn, rapporter A3 Skatter, avgifter, myndighetsuppg A4 Lån och samhällsstöd A5 Hyresgäster/bostadsrättshavare A6 Arkiv, nycklar, förvaltningshandl. A7 Teknisk planering, upphandling A8 Särskilda utredningar och rådgivn A9 Övrigt A10 Projekthantering 6

7 Små driftentreprenader Aff för driftentreprenader mindre än 2 basbelopp Innehåller förlagor till: Anbudsförfrågan och upphandlingsföreskrifter Anbudsformulär Särskilda föreskrifter för entreprenaden Kontrakt Beskrivning administrativa tjänster Beskrivning tekniska tjänster Beskrivning städtjänster Aff-mall Städupphandling Metod och frekvens Städkvalitet, baserad på INSTA 800 Upphandlingsföreskrifter och anbudsformulär Särskilda föreskrifter Städbeskrivning -metod och frekvens Städbeskrivning - kvalitet Anvisningar kvalitetsmätning INSTA 800 -SS :2012 Definitioner, städtermer Vägledning Innehåller: Beskrivning av strategisk process före upphandling Upphandlingsföreskrifter LOU-upphandling Privat upphandling Upphandlingsföreskrifter Anbudsformulär Strategi och upphandlingsprocess Fastighetsförvaltning VT (FM) 7

8 Upphandlingsföreskrifter Svar på förfrågningsunderlaget = anbud Svarets innehåll bestäms av upphandlingsföreskrifter Svaret avges i anbudsformulär Svaret skall helst vara; Ja tack, om ni betalar mig följande Boken om Aff Användarhandbok Utbildningsmaterial Aff: s utveckling 1. Bygg-, förvaltnings-och FM-processerna 2. Om Aff-dokumenten 3. Aff vid upphandling av FT o VT 4. Förfrågningsunderlag för FT 5. Förfrågningsunderlag för VT 6. Upphandlingsprocessen 7. Upphandling av städning Lagar, standardavtal o avtalstolkning vid tjänsteupphandling Tillämpningsexempel Aff som webbtjänst Administrativa tjänster A0 - A10 Fastighets- anknutna- Tjänster Skötsel byggnad T2 - T8 Drift och underhåll Skötsel utemiljö T1.1-T1.8 Städning CD Verksamhetsanknutnatjänster VS1 -VS9 8

9 Förenklat billigt verktyg för, enkla, standardiserade upphandlingar Fast pris för användarna Att teckna avtal med hjälp av Aff Förutsättningar Ni är en bostadsrättsförening som är i behov av professionellt skötsel av er fastighet. För detta finns ett hjälpmedel kallat Aff. Aff är inte den enda möjligheten. 9

10 Vad vill vi ha? Strategi för förfrågningsunderlag -vad vill vi ha? Låg entreprenadkostnad Låg driftkostnad Hög kvalitet Hög servicenivå Hög flexibilitet Nöjda verksamheter Nöjd styrelse Enkelhet för egna organisationen Att behålla kunskapen i huset Olika avtalssituationer Prylar Tjänster Konsument/ Näringsidkare/ Konsumentköplag Konsumenttjänstlag Näringsidkare/ näringsidkare Köplag Branschregler Gäller alltid samt krav enligt lag och författning! Källa: God inomhusmiljö- en handbok för fastighetsägare : 10

11 Kalkylerbarhet! Grunden för att upprätta ett förfrågningsunderlag är att det -i den omfattning det är möjligt - ska vara kalkylerbart! Förfrågningsunderlaget ABFF Aff Definitioner SF Objektsbeskrivning Upphandlingsföreskrifter Anbudsformulär Teknik Adm Förfrågningsunderlaget SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlag 02 ABFF 03 Aff Definitioner 06 Förfrågningsunderlag 06:1 Gränsdragningslistor 06:2 Ersättnings/mätningsbestämmelser 06:3 Dessa särskilda föreskrifter 06:4 Objektsbeskrivning 06:5 Beskrivning av arbetsuppgifter 11

12 Upphandlingsföreskrifter Beskriv alltid upphandlingsproceduren: Vad ska anbudet innehålla Pris för regelmässigt utförande? À-priser? Vad kommer att utvärderas Pris? Kvalitet? Organisation? Ok med sidoanbud? När ska anbudet vara inne? När fattas beslut? Avtalet Avtalets viktigaste beståndsdelar 1. Tydlig beskrivning av önskemål och krav 2. Tydligt språkbruk 3. Tydlig avtalsbas, dvs beskrivning av vad som händer om 1. och/eller 2. inte fungerar Komplett avtal Allmänna bestämmelser = Avtalsbas + Definitioner = Tydligt språkbruk + Objektbeskrivning = Beskrivning av befintligt läge + Beskrivning och gränsdragningslista = Beskrivning av framtida läge + Kontrakt Avtal 12

13 Beskrivningsråd Att formulera krav Beskrivningsmallen innehåller: Kodad struktur Förslag till funktionskrav, och/eller Åtgärdskrav (metod/frekvens) Vad ska göras? Hur ofta ska det göras? Åtgärdskrav formuleras under rubrikerna Tillsyn Skötsel Felavhjälpande underhåll Planerat underhåll Adm, textstruktur A1 LÖPANDE EKONOMISK ADMINISTRATION A1.21 Hyres- och avgiftsavier Specificera vilka typer av avier som avses t ex för bostäder, lokaler, parkeringsplatser, garageplatser, förråd, skyltplatser Exempel på text 1: Ta fram och distribuera hyres-och avgiftsavier..gånger per. till de hyresgäster/bostadsrättshavare som registrerade i förvaltningsobjekten. A1.26, A1.27, A5.321 och A5.323 avser arbetsuppgifter som innebär att räkna fram rätt belopp och lämna underlag för avisering/fakturering. A1.21 kan även omfatta uppdatering och/eller kvalitetskontroll av hyresoch avgiftsbelopp i system för avisering utifrån lämnade underlag enligt ovan. Exempel på text 2: Svara för att korrekta hyror och avgifter debiteras och verkställa erforderliga ändringar. Exempel på text 3: 13

14 Teknik, textstruktur Förvaltningsobjekt Rådstext Föreskriftstext Funktionskrav Rådstext Föreskriftstext Tillsyn Rådstext Föreskriftstext Skötsel Rådstext Föreskriftstext Felavhjälpande uh Teknik har en mera komplex uppbyggnad Teknik, exempel, T4.7 1[2] T4.7 Luftbehandlingssystem Förvaltningsobjekt T ex enhetsaggregat, luftbehandlingsinstallationer, luftdistributionsinstallationer, luftdon med skyddsgaller och skyddsnät till avluftsöppningar, spisfläktar, spiskåpor och tillhörande filter. Brandgasventilatorer redovisas under T Teletekniska system för brandgasventilation redovisas under T2.16 Funktionskrav Exempel på text: Kontraktsarbetena ska utföras så - att luftbehandlingssystemets funktion med avseende på föreskrivna luftflöden, lufttemperatur och luftkvalitet upprätthålls - att täthet i systemet bibehålls Teknik, exempel, T4.7 2[2] Tillsyn och skötsel Exempel på text 1: Tillsyn och skötsel av luftbehandlingssystemet ska utföras enligt bifogade driftsinstruktioner och underhållsinstruktioner Ange vilka avsnitt i bifogade driftsinstruktioner och underhållsinstruktioner som skall gälla för luftbehandlingssystemet i de fall instruktionerna inte ska gälla i sin helhet. Exempel på text 2: Exempel på text 3: Felavhjälpande underhåll (saknas här!) 14

15 Gräsytor 1 T1.11 GRÄSYTOR Förvaltningsobjekt Gräsytor omfattar alla gräsmattor. Funktionskrav Gräset ska kunna användas för normala aktiviteter som lek, bollspel och vistelseyta. Gräsytan ska vara grön, hel och jämn hela säsongen. Gräset får aldrig bli högre än 10 cm och inte lägre än 4 cm. Ytorna ska vara städade även under vintern. Finns lökväxter eller örter klipps gräset först när lökarna blommat ut. Vårstädning ska vara avslutad 15 maj och höststädning 15 november. Gräsytor 2 Skötsel Klippning ska utföras så att gräset inte blir högre än 10 cm, lägsta tillåtna klipphöjd är 4 cm. Högst 1/3 del av gräset längd får klippas av vid varje tillfälle. Antalet klippomgångar kan variera beroende på väderleksförhållandena. Vid väderleksförhållanden som kan skada gräsmattan får klippning inte utföras. Klippning utförs så att träd, buskar eller annat material inte skadas. Papper och skräp får inte klippas sönder utan ska avlägsnas före klippning. O s v Träd, buskar, häckar... T1.12 Träd, buskar, häckar och rabatter Förvaltningsobjekt T ex träd, buskar, rabattrosor, klätterväxter, perenner och utplanteringsväxter. Funktionskrav Exempel på text: Växter med omgivande vegetationsytor sköts så att växterna förblir i god kondition och utvecklas normalt. 15

16 Skötsel Exempel på text: Växter beskärs så att framkomligheten upprätthålls på bil-och gångvägar. Ytorna ogräsrensas... gånger per... Avklippt växtmaterial hopsamlas och komposteras/borttransporteras. Felavhjälpande underhåll Exempel på text: Växter kompletteras mot särskild ersättning efter samråd med B. Beskrivning enl Teknik 06 T1.121 Träd Förvaltningsobjekt T ex friväxande park-och prydnadsträd, fruktträd, gatuträd och formklippta träd inklusive vegetationsytor, trädbrunnar, trädgaller och trädstöd. Funktionskrav Exempel på text: Träd med omgivande vegetationsytor sköts så att de förblir i god kondition och utvecklas normalt. Ange om lokala regler finns för träd i trafikytor. Skötsel Ange om trädbeskärning skall utföras av person med yrkesbevis i beskärning och trädvård eller motsvarande kompetens. Metod/frekvens Metod/frekvens eller funktion? Vad funkar bäst för t ex rabattrosor? Rosorna beskärs varje vår. Minst tre huvudgrenar sparas. Snitten läggs över utåtriktade ögon. Mekanisk bekämpning av ogräs ska utföras 4 gånger per år. Sommarbeskärning ska utföras 2 gånger per år. Utblommade blomställningar och eventuella vildskott skärs bort. 16

17 Funktion Eller: Träds, buskars, gräsmattors och andra växters skick och växtkraft ska upprätthållas. Utemiljön ska ge avsett intryck och träd, buskar och andra växter ska ha avsedd form. Artenligheten hos träd, buskar och andra växter i rabatter ska upprätthållas. Rosplanteringen ska ge blomsterprakt och doftupplevelser. Skötseln ska inriktas på varje enskild planta. Tillsyn Preciseringar av Frekvens Omfattning Detaljeringsgrad Skötsel Preciseringar av skötselåtgärder Preciseringar av frekvenser Tidpunkter Eventuellt material av viss kvalitet Kan vara kompletteringar av funktionskrav Kan vara kvalitetsbestämningar Teknisk bestämning, t ex gödselgiva kg/kvm 17

18 Felavhjälpande underhåll Om felavhjälpande uh ska ingå i entreprenaden måste detta anges särskilt Omfattning Kvalitet Frekvens Om felavhjälpande uh ingår ska det omfatta tydligt markerade objekt i gränsdragningslistan Om felavhjälpande uh ingår Ersättningsprinciper Underlag för bedömning av omfattning, t ex felstatistik, bör ingå Beloppsgränser bör sättas till arvode för 1-2 arbetstimmar + motsvarande belopp för Ingående material och underentreprenörer Felavhjälpadeuh som ingår ska inte kräva särskild utryckning utan kunna utföras i samband med ordinarie rondering Ersättningen anges i Särskilda föreskrifter, Teknikdelen eller Gränsdragningslistan, Planerat uh Planerat underhåll preciseras under denna rubrik För planerat underhåll utgår normalt särskild ersättning. 18

19 Förbrukningsmaterial Förbrukningsmaterial ingår inte i entreprenaden (ABFF, punkt 10), t ex Gödningsmedel Bensin till gräsklippare Gräsklippare Salt för halkbekämpning Glödlampor Lövräfsa Lysrör Om förbrukningsmaterial ska ingå måste det anges i SF Material- och varuföreskrifter Kvalitetskrav på material och varor som ska användas i entreprenaden anges på den plats där den är omnämnda. Övergripande krav anges normalt i SF Om material för underhåll ska ingå i entreprenaden måste detta anges i SF Normalt bör material för underhåll läggas utanför den fasta ersättningen eftersom de kan vara svåra att kalkylera. Rangordning enligt ABFF Gäller inbördes i följande ordning: 01 kontrakt 02 ABFF Aff-definitioner Beställning 05 Anbud 06 Förfrågningsunderlag 19

20 Komplett avtal Allmänna bestämmelser = Avtalsbas + Definitioner = Tydligt språkbruk + Objektbeskrivning = Beskrivning av befintligt läge + Beskrivning/gränsdragningslista = Beskrivning framtida läge + Kontrakt Avtal Tänk kalkylerbarhet! Grunden för att upprätta ett förfrågningsunderlag är att det -i den omfattning det är möjligt - ska vara kalkylerbart! 20