BESTÄLLARINFORMATION ORIENTERING OM BESTÄLLARENS VERKSAMHET

Transkript

1 B B1 BESTÄLLARINFORMATION ORIENTERING OM BESTÄLLARENS VERKSAMHET Ålands landskapsregering har tillsatt en arbetsgrupp med uppdrag att leda projekteringen av en tillbyggnad av det s.k. Nya internatet vid Ålands folkhögskola. B2 ORIENTERING OM OBJEKTET Den befintliga byggnaden är uppförd i början av 1970-talet och fungerar som internat för skolans elever. Byggnaden är ritad av arkitekt Carl-Johan Slotte. Tillbyggnaden görs i form av en andra våning på den del av byggnaden som idag har endast en våning och platt tak. Tillbyggnaden kommer att fungera som arbetsutrymme för hantverksutbildningens elever och lärare. B3 ORIENTERING OM PROJEKTET Projektet omfattar tillbyggnad av en andra våning ca 170 m2 samt byte av fönster och ytterdörrar för den befintliga byggnaden. Skissritningar på en tillbyggnad gjordes i ett tidigare skede men projekteringen färdigställdes inte. B4 BESTÄLLARENS ORGANISATION FÖR PROJEKTET B4.1 Byggherre Ålands landskapsregering PB Mariehamn B4.2 Beställare Samma som ovan. B4.21 Beställarens ombud Arbetsgruppen för ledning av projektet. B4.22 Beställarens handläggare Projektingenjör Elisabeth Rosenlöf Tel , e-post elisabeth.rosenlof@regeringen.ax B4.3 Utsedda konsulter B4.4 Utsedda entreprenörer B5 BEGREPP OCH FÖRKORTNINGAR 1

2 U U1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER FORMER FÖR UPPHANDLING U1.1 Upphandlingsförfarande Konsultupphandlingen sker genom öppet förfarande enligt landskapsstyrelsens beslut om upphandling från 26 februari U1.2 Uppdragsform Sidokonsultuppdrag. U1.3 Ersättningsform Fast arvode samt timarvode för eventuellt tillkommande arbeten och för uppdrag som kontrollant under byggtiden. U1.4 Särskilda upphandlingsförutsättningar Under förutsättning att projektet genomförs kan uppdrag som kontrollant beställas i ett senare skede. U2 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG U2.1 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag kan hämtas från landskapsregeringens registratorskontor. U2.2 Förteckning över förfrågningsunderlag Följande handlingar utgör förfrågningsunderlag: KSE 1995 (bifogas ej) Dessa administrativa föreskrifter inklusive bilagor. A-ritningar över befintlig byggnad samt tidigare förslag på tillbyggnad. Skissritningar på ombyggnad. Beskrivning över installationer. U2.3 Kompletterande förfrågningsunderlag Eventuella kompletterande förfrågningsunderlag skickas till samtliga anbudsgivare. U2.4 Frågor under anbudstiden Frågor under anbudstiden riktas till Elisabeth Rosenlöf, tel , e-post elisabeth.rosenlof@regeringen.ax senast 5 dagar innan anbudstiden utgår. Besked som ges muntligt skall efterföljas av kompletterande förfrågningsunderlag för att kunna åberopas. U3 ANBUDSGIVNING U3.1 Anbudets form och innehåll I anbudet skall följande anges: - fast arvode - timarvode för eventuella tillkommande arbeten - projektorganisation: huvudansvarig och övriga medarbetare 2

3 - den huvudansvariges utbildning och erfarenhet - erfarenhet av liknande projekt, referensobjekt U3.11 Huvudanbud Enligt förfrågningsunderlag. U3.12 Sidoanbud Om sidoanbud anges bör avvikelsen tydigt framgå. U3.13 Kompletteringar till anbud Anbudsgivare skall på begäran redovisa: - gällande ansvarsförsäkring - intyg över att skatter och lagstadgade avgifter betalts i vederbörlig ordning - språkkunskaper (svenska) - tillgänglighet under ordinarie arbetstid U3.2 Anbudstidens utgång Anbud skall vara beställaren tillhanda senast den kl U3.3 Anbuds giltighetstid År 60 dagar. U3.4 Adressering Anbud skall vara registratorskontoret vid Ålands landskapsregering tillhanda ovan nämnda datum. Ålands landskapsregering PB MARIEHAMN Anbud lämnas i slutet kuvert, märkt Konsultuppdrag, Folkhögskolan. U4 ANBUDSÖPPNING Öppnande av anbud följer landskapsstyrelsens beslut om upphandling från 26 februari U5 ANBUDSPRÖVNING U5.1 Genomförande av anbudsprövning Anbudsprövning genomförs av arbetsgruppen. Anbudsprövning sker i två steg. Först prövas om anbudsgivaren motsvarar de krav som ställs och därefter prövas anbudet enligt givna kriterier. U5.2 Prövning av anbudsgivare Anbudsgivare/huvudansvarig skall: - ha för uppdraget erforderlig utbildning och kompetens - ha erfarenhet av liknande objekt och projekt - behärska svenska språket 3

4 - vara tillgänglig under ordinarie arbetstid - kunna uppvisa intyg över att skatter och andra lagstadgade avgifter betalats i vederbörlig ordning U5.3 Prövning av anbud Valet av konsult kommer att baseras på en totalekonomisk helhetsbedömning med beaktande av följande urvalskriterier: - beställarens tidigare erfarenhet av konsulten vad beträffar kvalitet på producerat material, leveranssäkerhet, tillgänglighet och samarbetsförmåga - förmåga (den huvudansvariges utbildning, erfarenhet, referenser samt övriga personella resurser) - ersättning U5.4 Meddelande om beslut efter anbudsprövning Samtliga anbudsgivare meddelas skriftlig om beslut. U6 BESTÄLLNING Konsultkontrakt tecknas på formulär RT S. Kontraktshandlingar utgörs av förfrågningsunderlaget. A AVTALSFÖRESKRIFTER Allmänna avtalsvillkor för konsultverksamhet, KSE 1995, gäller för uppdraget. Konsulten skall beakta att Åland har egen byggnadslagstiftning, Plan- och bygglag för landskapet Åland, Plan- och byggnadsförordning samt Landskapsförordning om Ålands byggbestämmelsesamling. I Ålands byggbestämmelsesamling ingår BBR (Boverkets byggregler) och BKR (Boverkets konstruktionsregler). Befolkningsskyddet hör till rikets behörighet varför de finska bestämmelserna om befolkningsskydd är gällande. (Ej aktuellt för detta projekt.) All dokumentation och redovisning skall vara svenskspråkig. Likaså skall alla handlingar som projekteringens redovisningar hänvisar till vara svenskspråkiga. A1 PARTERNAS FÖRHÅLLNINGSSÄTT A1.1 Uppdragsgenomgångar En inledande genomgång (kontraktsförhandling) hålls innan kontrakt tecknas. Övriga möten hålls efter tidsplan som uppgörs gemensamt av beställare och konsult. A1.2 Förmåga Konsulten skall ha för uppdraget lämplig utbildning och kompetens samt ha erfarenhet av liknade projekt och objekt. Konsulten skall ha personella resurser för att kunna genomföra projektet enligt angiven tidsplan. A1.3 Ansvar, befogenheter Konsultansvar enlig KSE A1.4 Konsultens oberoende 4

5 A1.5 Beställarens åtagande Beställaren tillhandahåller planritningar och skärning i dwg-format över befintlig byggnad samt skissritningar för ombyggnader. A1.6 Sekretess A2 UPPDRAGETS OMFATTNING A2.1 Uppdragstyp Projekteringsarbete. A2.2 Skede Projekteringsskede. A2.21 Programskede Ingår ej. A2.22 Förslagshandlingsskede Se uppdragsspecifikation. A2.23 Huvud-/Systemhandlingsskede Se uppdragsspecifikation. A2.24 Bygghandlingsskede Se uppdragsspecifikation. A2.25 Byggskede Konsulten skall vid behov delta i projektgenomgång med antagen entreprenör samt biträda beställaren i tekniska och ekonomiska frågor med anknytning till projekteringsuppdraget. I uppdraget ingår att under byggtiden komplettera handlingarna beträffande brister och oklarheter samt delta i 5 st arbetsplatsmöten, besiktningar och syner. Konsulten skall under byggskedet vara tillgänglig för att besvara förfrågningar från anlitad entreprenör angående oklarheter i handlingarna. Utöver ovannämnda uppdrag åligger det konsulten att under byggtiden utvärdera eventuella förslag till alternativ utformning och eventuellt byte av föreskrivna produkter. Arbetet utförs mot timdebitering enligt givet anbud. A2.26 Förvaltningsskede Ingår inte i uppdraget. A2.3 Fackområde Byggnadsplanering/konstruktion, VVS- och elplanering. 5

6 A2.4 Precisering av uppdragets omfattning Se uppdragsspecifikation. A2.5 Myndighetskontakter Konsulten ombesörjer myndighetskontakter inom sitt fackområde. A2.6 Kostnadsstyrning av objektet I uppdraget ingår att i förslagshandlingsskedet göra en kostnadsuppskattning samt att under det fortsatta arbetet svara för kostnadsstyrning och redogöra för ekonomiska konsekvenser av alternativa lösningar. A2.7 Möte i projektet Arbetsgruppen och konsultgruppen håller gemensamma möten på Folkhögskolan. Mötena protokollförs av arbetsgruppens sekreterare. Möten hålls med ca 3 veckors intervall enligt tidsplan som uppgörs av beställaren i samråd med konsulterna. Möten hålls under sedvanlig arbetstid och konsultens närvaro är obligatorisk. Om konsulten är frånvarande utan att meddela eller utan annan giltig orsak kan detta medföra vite. (200 /möte) A2.8 Information A2.9 Datorstöd Vid uppgörande av ritningar i CAD skall CADSAMORNINGSMANUAL FÖR ÅLAND följas. Konsulten skall ha AutoCAD version 2004 eller nyare. Används annat CAD-system skall detta vara kompatibelt med nämnda AutoCAD version. Konsulten är ansvarig för att levererade ritningar är anpassade till AutoCAD. Distribution av dwg-filer och annat digitalt material sker via e-post. Filerna skickas även till beställaren. A2.10 Ritningar Ritningsformatet är genomgående A1. Objekt som inte ryms på A1-format delas. Ritningsarbetet utförs i AutoCAD s modelspace medan ritningsdefinitionsfiler skapas i paperspace. Varje projektör använder sin egen textruta. Orienteringsfigur skall finnas ovanför textrutan. Under projekteringstiden används ritningsformat A3 som bekostas av konsulten. A3 ORGANISATION A3.1 Konsultens projektorganisation Konsulten skall i anbudet redogöra för sin projektorganisation genom att ange huvudansvarig, övriga medarbetare och tillgänglighet. A3.11 Ombud A3.12 Underkonsulter Konsulten får anlita underkonsulter. Dessa skall först redovisas och godkännas av beställaren. För underkonsulter och övriga samarbetspartners skall anges en 6

7 kontaktperson. Kontaktpersonen skall vara väl insatt i uppdraget och behärska svenska språket. A3.2 Kvalitetssystem, miljöledningssystem A3.21 Kvalitetsplan, annan kvalitetssäkring Konsulten skall på begäran uppgöra förslag till kvalitetsplan för uppdraget. Kvalitetsplanen skall innehålla: - rutiner för egenkontroll - rutiner för kommunikation inom konsultens egen organisation samt till underkonsulter och beställare - revideringsrutiner A3.22 Kvalitetsrevision Beställaren har rätt att förrätta kvalitetsrevision om behov föreligger. A3.3 Samordning Konsulten ansvarar för att erforderliga uppgifter från övriga konsulter inhämtas. Konsulten är skyldig att leverera ritningar och uppgifter som övriga konsulter behöver för sitt arbete. A3.4 Möten i uppdraget Se A2.7 A4 GENOMFÖRANDE A4.1 Planering av uppdraget A4.2 Beställarens granskning av uppdraget Arbetsgruppen granskar handlingarna under projekteringstiden. Konsulten överlämnar producerat material i enlighet med tidsplan. Förslagshandlingsskedet avslutas med muntlig och skriftlig redovisning över föreslagna lösningar. Materialet inlämnas för granskning vid i tidsplanen angiven tidpunkt. Systemhandlingar och bygghandlingar skall likaså överlämnas till beställaren för granskning vid angiven tidpunkt. A5 TIDER A5.1 Tidsplan Beställaren uppgör tidsplan i samråd med konsulterna. A5.2 Uppdragsstart Uppdraget kan inledas så snart kontrakt tecknats. A5.3 Deltider A5.4 Färdigställandetid 7

8 Uppdraget i sin helhet skall färdigställas till A5.5 Vite vid försening Enligt KSE 1995 A6 ANSVAR A6.1 Ansvarstidens början A6.2 Skadeståndsskyldighet A7 NYTTJANDERÄTT OCH ÄGANDERÄTT A7.1 Nyttjanderätt Resultatet av uppdraget kommer att användas vid upphandling av utförandeentreprenader. A7.2 Äganderätt Ritningsmaterial i form av cad-filer är efter projekteringens färdigställande beställarens egendom och skall överlämnas på CD-skiva. Beställaren har rätt att i framtiden använda dessa för byggnadens förvaltning i form av uppdatering, sanering om- och tillbyggnad mm. A7.21 Arkivering av handlingar A8 RÄTT TILL UPPFINNING A9 ERSÄTTNING A9.1 Arvode A9.11 Rörligt arvode A9.12 Fastarvode Uppdraget genomförs till fast pris. A9.2 Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten I anbudet anges timarvode för eventuella tilläggsarbeten. Arvodet specificeras per personkategori. A9.3 Särskild ersättning A9.4 Ersättning för kostandsändring 8

9 A10 BETALNING A10.1 Betalningsplan Konsulten uppgör betalningsplan. Planen skall godkännas av beställaren och fogas till kontraktet. A10.2 Fakturering A10.3 Förskott A10.4 Säkerhet A11 A12 A13 AVBESTÄLLNING, HÄVNING KONSULTANSVARSFÖRSÄKRING Konsulten skall ha gällande ansvarsförsäkring för verksamheten. TVIST 9