Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.55

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.55 Version 1.55 november 2015 VITEC Affärsområde Fastighet Växel GÖTEBORG: REDEG 1 C, V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, KALMAR, VÄXEL: LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, STHLM, VÄXEL: UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, ÖSTERSUND, VÄXEL:

2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänt... 4 Fält på byggnad... 4 Supportsidan... 4 Personnummer... 4 Inställning om man ska uppdatera informationen vid val i trädet... 4 Justeringar kring distribution... 4 Betalningsuppdrag... 5 Distribution - välj typ, filter tillagt... 5 Systemintällning för distribution... 6 Fler valbara kolumner i olika vyer... 6 Integration till Poängen... 7 Avgiftstyper... 7 Behörighetsstyrning på avgiftstypsnivå... 7 Avgiftstyp för direktfakturering... 8 Procentuppräknade avgifter... 9 Indexuppräknad avgift eller procent Visa indextillägget på hyresavin Aviutskrifter Rubrik på fakturautskrift BGCInvoice/Fil för extern utskrift tillägg och justering i format Valfri header/andrarad i BGCInvoice Inställningar till Svefakturafilen/-formatet Information på påminnelsen Kundreferens på direktfakturor Information/funktioner på kontrakt Information om senaste uppsägningsdatum Omfång Avvikande förfallodatum Val av automatisk betalning vid kreditering

4 Allmänt FÄLT PÅ BYGGNAD På byggnad är fälten Byggår och Ombyggnadsår inlagda igen. SUPPORTSIDAN Nu är adressen till rätt supportsida inlagd, PERSONNUMMER Om du lägger upp en ny person och inte fyller i bindestrecket i personnumret så hanterar Hyra detta nu. INSTÄLLNING OM MAN SKA UPPDATERA INFORMATIONEN VID VAL I TRÄDET Om man ofta klickar i trädet kan det vara så att informationsmängden är så stor så man vill vänta med att uppdatera information till dess man är säker på att man klickat på rätt nod. Detta kan man ställa in under Vitec-ikonen Inställningar Användarinställningar. Om man bockar ur detta så bli uppdateraknappen grön. När man klickar på den gröna knappen uppdateras informationen och knappen blir blå. Justeringar kring distribution En ändring som är gjord är att autogiro inte längre betraktas som ett rent distributionssätt för en faktura. Detta har förtydligats genom att lägga autogiro på en egen rad under betalningsfliken på kontraktet. Är autogiro valt krävs det också alltid ett sätt att distribuera fakturan (för autogiro kan de vara så att det är valt lokal utskrift, men att det inte skrivs ut några avier om det inte är ändrat belopp, vilket kan ställas in i inställningarna). 4

5 BETALNINGSUPPDRAG Betalningsuppdraget för autogiro skapas via Vitec-knappen/Autogiro/Skapa betalningsuppdrag autogiro. DISTRIBUTION - VÄLJ TYP, FILTER TILLAGT När man väljer distribution så är autogiro borttaget. Man bockar i distributionssätt och listan fylls med de poster som har valt distributionssätt. Man kan numera också välja om man bara vill visa de fakturor som inte är distribuerade. 5

6 Listan som man får fram går numera också att högerklicka på och få ut på papper, eller till Excel. SYSTEMINTÄLLNING FÖR DISTRIBUTION Nu finns också en systeminställning för vilket distributionssätt som ska väljas. Liksom tidigare kan du också ställa in ett avvikande distributionssätt per ägare. Fler valbara kolumner i olika vyer För att förbättra möjligheterna att snabbt skriva ut bra rapporter har ett antal listvyer fått fler valbara kolumner att visa. I Detaljerad hyresgästförteckning finns nu personnummer/organisationsnummer. I Reskontrarapportvyn kan du nu välja att visa en kolumn för moms. I fliken för objekt finns nu möjlighet för dig att visa hyresgästens tel, hyresgästens mobil och hyresgästens e-postadress. 6

7 Integration till Poängen Nu är integrationen till Poängen inbyggd. Under Vitec-ikonen, Integrationer hittar du Export/import till Poängen. Funktionen är hämtad från Novan. Avgiftstyper BEHÖRIGHETSSTYRNING PÅ AVGIFTSTYPSNIVÅ Det finns en möjlighet att ställa in vilka roller som kan redigera avgiftstyper under behörigheter. 7

8 Om man vill använda funktionen och ställa in behörighet per avgiftstyp måste systemansvarige välja detta under utökad behörighet. Bocka i använd på avgiftstyp. När du går in på Vitec-ikonen - Grunddata Avgiftstyper har det nu dykt upp en ny flik. Du kan, om du har behörighet, ändra behörighet för respektive roll. Är ingen vald har alla behörighet. AVGIFTSTYP FÖR DIREKTFAKTURERING För att underlätta hanteringen av avgifter kan man välja om en avgift ska vara valbar vid direktfakturering. Genom att välja detta får man när man lägger in en avgift på en direktfaktura 8

9 upp en lista bara med de valda avgifterna. PROCENTUPPRÄKNADE AVGIFTER En ny typ av avgift är tillagd för avgifter som ska räknas upp med procent. Procentbaserad väljs under Indexering på avgiftstypen. 9

10 Bocka sedan i på avgiften du lägger till på kontraktet att den ska procentuppräknas, så dyker en ny flik upp. Fyll i %-satsen, bashyra, vilken omräkningsmånad som ska gälla och välja beräkningsgrund (väljs bashyra räknas % på bashyran varje år, väljs aktuellhyra räknas % på den senast debierade hyran). Alla avgifter som är upplagda på detta sätt kan sedan höjas genom att välja Procentbaserad omräkning. Systemet håller givetvis reda på i vilken månad omräkningen ska ske (enligt inställningen vald på avgiften på kontraktet). INDEXUPPRÄKNAD AVGIFT ELLER PROCENT Många har uppräkning utifrån index av olika slag. Nu finns en möjlighet att förfina denna uppräkning genom att välja minimijustering i %. Det innebär att systemet kontrollerar hur hög indexhöjningen är, och sedan jämför detta med minimijusteringen. Om indexförändringen inte 10

11 når upp till den valda procenten höjs hyran med %-satsen, är indexförändringen större än %- satsen höjs hyran med indexförändringen. Uppräkningen av dessa avgifter sker på samma sätt som alla andra index-avgifter. VISA INDEXTILLÄGGET PÅ HYRESAVIN Under indexklausulen kan du bocka i att indextillägget ska visas på hyresavin: Texten blir varav index XXX kr. 11

12 På varje indexerad avgift kan du också göra ett avvikande val från huvudregeln på indexklausulen. Aviutskrifter På standardavierna har några små korrigeringar gjorts. RUBRIK PÅ FAKTURAUTSKRIFT Nu finns möjlighet att välja rubrik på fakturautskrifter. Du kan ställa in en systeminställning under Vitec-ikonen Inställningar Alternativ På respektive ägare kan du sedan lägga in om det ska vara en annan rubrik för just den ägaren. 12

13 BGCINVOICE/FIL FÖR EXTERN UTSKRIFT TILLÄGG OCH JUSTERING I FORMAT Under taggen <invoicetotal> har en ny tagg tillkommit, <sumrowamount>. Denna beskriver totalsumman för fakturaunderlagsraderna, d v s fakturans totalbelopp före eventuella betalningar. Informationen till taggarna <street> och <town> under <agreementreference><objectadress> hämtas nu från huvudobjektet på fakturan istället för huvudobjektets fastighet. VALFRI HEADER/ANDRARAD I BGCINVOICE I BGCInvoice kan man nu ange en ytterligare header som skrivs som en andra rad i XML-filen. Den kan t ex användas för ytterligare information till en printbyrå. Inställningen hittar under Vitec-ikonen Inställningar Alternativ. 13

14 INSTÄLLNINGAR TILL SVEFAKTURAFILEN/-FORMATET Under Vitec-ikonen Inställningar Alternativ kan du ställa in vad som ska skickas med för information i fyra olika taggar. INFORMATION PÅ PÅMINNELSEN På en påminnelseavgift sparas nu en text om vilken faktura och hyresperiod avgiften härrör från, och den skrivs ut på standardavin. KUNDREFERENS PÅ DIREKTFAKTUROR Vid skapande av en direktfaktura där ett kontrakt kopplats till fakturan så sätts Er referens till det värde som eventuellt finns på valt kontrakt. Information/funktioner på kontrakt Det är tillagt ett antal större funktionaliteter på kontraktet. INFORMATION OM SENASTE UPPSÄGNINGSDATUM Informationen om senaste uppsägningsdatum har förtydligats i kontraktsbilden. 14

15 OMFÅNG Ett underkontrakt kan nu markers att tillhöra huvudkontraktets omfång. Detta får till följd att avgifter på underkontraktet som är av samma typ som på huvudkontraktet summeras till dessa och visas alltså inte på egna rader på fakturor. Det innebär att du kan ha olika objektstyper på underkontrakten, t ex förråd eller garage, och få uppföljning på det men samtidigt välja att ha lokalhyra som debiteras. Lokalhyra läggs ihop på hyresavin och du visar bara totalen gentemot hyresgästen. AVVIKANDE FÖRFALLODATUM Hanteringen av förfallodatum i samband med faktureringen har utökats med fler möjligheter. 1) I samband med fakturering av högst 3 månader kan man nu välja förfallodatum för respektive period. Är inga datum valda är det den sista vardagen i månaden som gäller. 15

16 2) På kontraktet kan man ange specifik dag i förfallodatumets månad, hyresmånaden eller upp till 364 dagars avvikelse framåt eller bakåt i tiden. 3) Sedan tidigare görs korrigering frö bankfria dagar och en inställning för minsta antalet dagar till förfallodatum. Detta görs under Vitec-ikonen Inställningar Alternativ Fakturering. Förfallodatumet räknas först ut enligt punkt 1, sedan punkt 2 och slutligen punkt 3 ovan. Val av automatisk betalning vid kreditering Under Vitec-ikonen Inställningar Alternativ Fakturering kan man nu göra en inställning om man vill att krediteringar med automatik ska skapa en betalning. Undantag kan sedan göras per ägare. I dialogerna för kreditering och vid avflyttning finns möjlighet att också göra ett val. 16