Aff Avtal för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster. Grundläggande Nya Aff

Transkript

1 Aff Avtal för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster Grundläggande Nya Aff Fasticon AB 2014

2 Dagordning Frukost Introduktion och presentation Fasticon Nya Aff Paus med mingel Nya Aff fortsättning Diskussion/frågor från åhörarna Avslutande mingel

3 Vad är Aff? Upphandlingsreglemente för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster (FM) Framtaget, accepterat och känns igen av parterna Reglerar vad som köps (innehåll och omfattning) och vem som har ansvaret Standardiserar och styr upphandlingsprocessen vilket t ex underlättar anbudsutvärdering Omfattar funktions- och utförarentreprenader

4 Målgrupp för Aff Beställare Fastighetsförvaltning som kärnverksamhet Övriga fastighetsägare/ förvaltare, t ex industriföretag, energibolag, kommuner, landsting och statliga Bostadsrättsföreningar Leverantörer Fastighetsförvaltning FM, både enskilda tjänster och totalåtagande

5 AFF - Forum för förvaltning och service AFF Forum är en ideell förening, som bildades 1996 vars syfte är att åstadkomma ökad effektivitet och kvalitet inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster (FM) Föreningen samlar aktörer i fastighets- och FM-sektorerna kring gemensamma regler för tjänsteentreprenader. Merparten av branschens aktörer är medlemmar, direkt eller via branschorganisation AFF Forum (genom ABFF-utskottet) ansvarar för förhandlingarna mellan beställare och leverantörer i utvecklingen av ABFF och Aff-definitioner Aff-kommittén inom AFF Forum ansvarar för utvecklingen av upphandlings- och avtalsdokumenten Utbildningsrådet inom AFF Forum ansvarar för främjandet av kompetensförsörjning inom branschen samt för auktorisation av fastighetsförvaltare

6 Aff:s användningsområden Stöd i upphandlingsprocessen för tjänsteentreprenader Stöd vid upprättande av förfrågningsunderlag vid upphandling tjänsteentreprenader Underlag för kontraktshandlingar för tjänsteentreprenader Kvalitetssäkring av egenregiorganisation vid upprättande av internentreprenad

7 Aff - tjänsteentreprenader Utöver den generella komplexiteten i att beskriva innehåll och kvalité i en tjänsteentreprenad finns speciella förutsättningar viktiga att känna till och beakta Krav/utförande/kvalité på en tjänst är svårare att beskriva och följa upp än t ex en vara. När är de kontraktsenliga fodringarna uppfyllda? Service en del av utförandet. Bemötande en del av tjänsten Avgränsning, process och livscykelperspektiv Avgränsning och ABK, AB och ABT Samverkande/motstridiga målsättningar Ersättningsmodell, riskfördelning parterna Tjänster svåra att kalkylera

8 Branschproblematik Olika tolkning av entreprenadens omfattning Olika tolkning av fast ersättning För låg prisnivå och osund priskompensation Rörlig ersättning Rörlig ersättning Konkurrens på olika villkor i anbudsfas Avser offentliga företag och LOU Fast ersättning Fast ersättning Felavhjälpande vs planerat underhåll Beställarens målbild Leverantörens målbild

9 Utmaning för Nya Aff och branschen Branschens aktörer - Avstå från taktisk prissättning: konkurrens på lika villkor - Skapa en bra relation mellan parterna - Rimlig utvärderingsmodell Regelverket - Tydliga avtal: bidra till konkurrens på lika villkor - Balanserade regler, exempel och rådstexter: rimlig riskfördelning - Kalkylerbarhet

10 Stor förändring av Aff Lanserad 1995 Stor förändring på marknaden Branchpraxis Större uppdateringar 1999, 2004, 2006, 2011 Stor mängd dokument Obalans mellan tjänster

11 Vision Nya Aff Helhetsperspektiv från strategi till genomförande Lätt att göra rätt: - enkelhet - tydlig och enhetlig struktur, information på ett ställe i strukturen - mer sammanhållande och överblickbar struktur - processtruktur där så är möjligt Anpassningsbart och skalbarhet: - kvalitetssäkrade grunddokument - målgruppsanpassade förfrågningsunderlag/avtal - grunddokumenten utformade för att förenkla arbetet att göra kundunika förfrågningsunderlag/avtal Samordnad förvaltningsprocess: - gemensam terminologi (förvaltning, bygg, underhåll) - mer samordnade branschregelverk (ABK, AB, ABT och ABFF) - fortsatt inriktning mot EU- och svensk standard för FM-överenskommelser Lätt att vidareutveckla och underhålla: - underlätta uppdateringar och mer utvecklad IT-plattform - öppen och flexibel struktur t ex i kodsystem

12 Projektmål Nya Aff Totala antalet dokument i Aff ska bli färre Det ska vara lättare att förstå innebörden av de olika delarna av Aff Aff ska bli mer enhetligt Det ska vara enklare och gå snabbare att uppdatera Aff

13 Genomförande Nya Aff Analyser och förarbeten : utvärderingar med branschens representanter 2012: förstudie 2012: konsekvensanalys Utvecklingsarbete : delprojekt - underhållsterminologi - samverkan BKK - kontraktsmall - grundstrukturen Input till definitioner

14 Organisation Nya Aff 2013/2014 AFF Styrelse Styrgrupp nya Aff/Affkommittén - Parterna AFF Service AB Projektledning Delprojekt tjänsteområde FM fastighet Delprojekt tjänsteområde fastighetsanknutet FM Delprojekt tjänsteområde övrigt FM - Parterna - Parterna - Parterna

15 Delprojekten Underhållsterminologin Samverkan BKK Nya Aff Kontraktsformulär Grundstrukturen

16 Vinst med Nya Aff? Antal dokument/strukturer minskat Enhetligt system, samordnat kodsystem för alla tjänster Enklare system (t ex färre koder, samordnad gränsdragning) FM fullt integrerat med övriga Aff Tydliggör vissa tjänster som planering, samordning, uppföljning och utveckling (tjänsteområde verksamhetsledning) Högre krav på att beskriva felavhjälpande underhåll, borttaget ur gränsdragningslistan Ett dokument för de legala reglerna, kontraktet Leveransnära regler i samma struktur som beskrivning av tjänsterna d v s S- kodsystemet

17 Aff räckvidd och omfattning Egen regi Konsulter SA - Verksamhetsledning SJ Ekonomi SB Fastighetsförvaltning SH Kundtjänst SI Måltider och förfriskningar SF Verksamhetsservice Kärnområde Aff SE Städning SD Utemiljö SG Säkerhet SC Fastighetsteknik Planerat underhåll, ombyggnad Nyproduktion

18 Aff räckvidd och gränsdragning Beställaren måste hantera/kunna alla standardavtal Leverantören kan specialisera sig på ett/få standardavtal Fastighetsägare/beställare Nyproduktion Fastighetsförvaltning och FM Ombyggnad/investeringar/PU Projektering Bygg Administration, teknik, utemiljö, städning etc Projektering Bygg Tidsaxel ABK AB ABT Aff ABK AB ABT Utförare Utförare Utförare

19 Struktur Nya Aff Upphandlingsprocessen Upphandlingsföreskrifter och vägledning Tjänstebeskrivning Objektsbeskrivning Beskrivning tjänst och omfattning Beskrivning av tjänsterna: krav, arbetsuppgift, material och hjälpmedel Funktion- eller utförandebeskrivningar Entreprenadens regelverk Kontraktsformulär Branschregelverk ABFF Aff-definitioner

20 Antal dokument/strukturer minskat Upphandlingsföreskrifter och vägledning Tjänstebeskrivning Objektsbeskrivning Beskrivning av tjänsterna, både övergripande (SLA) och i detalj. Funktion eller utförandebeskrivningar. Kontraktsformulär Nya Aff 3 strukturer/dokument: kontrakt, tjänstebeskrivning och upphandlingsföreskrifter ABFF och Aff-definitioner kvarstår ABFF Aff-definitioner Objektbeskrivning tillkommer

21 Principer/kriterier kontrakt Specificerar legala regler: - Avtalets legala regler tillsammans med ABFF - Ett kontrakt per entreprenad - Regler specifika för leveransen ligger i tjänstebeskrivningen Kontraktet (och Aff-systematiken) fungerar för olika entreprenadmodeller: - Totalåtagande, delentreprenader mindre entreprenader - Funktions- och utförandeentreprenader - Samverkansentreprenader - Olika ersättningsmodeller (fast, rörligt/löpande, incitament mm) Kontraktet ansluter till ABFF: - Samma struktur, kapitelindelning och rubriker

22 Legala regler i Aff Legala regler ABFF Kontrakt Kap 1 Omfattning Kap 2 Utförande Kap 3 Organisation Kap 4 Tider Kap 5 Ansvar Kap 6 Ekonomi Kap 7 Avslutande statuskontroll Kap 8 Avbeställning och hävning Kap 9 Tvist Lika struktur K0 Allmänt om entreprenaden (mål) K1 Omfattning (generellt) K2 Utförande K3 Organisation (roller) K4 Tider (kontrakt) K5 Ansvar K6 Ekonomi K7 Avslutande statuskontroll K8 Avbeställning och hävning K9 Tvist K10 Övrigt

23 Avveckling Särskilda föreskrifter, varför? Minska antalet legala dokument Samordna skrivningar om kvalité och miljö Flytta utförartexter från SF till tjänsteområdena Minska antalet kodnivåer och texter Flytta texter av leveranskaraktär till samma struktur som tjänstebeskrivningarna (tjänsteområdena) Skapa en gränsdragningslista för dessa texter Få en övergripande nivå för alla tjänsteområden (t ex för vissa funktionskrav)

24 Tjänstebeskrivning Består av tre delar: - Övergripande tjänstebeskrivning (S1, S2 etc) - Tjänsteområden (SA, SB etc) - Objektbeskrivning Fokuserar på beskrivning av leveransen Gemensamt för övergripande tjänstebeskrivning och tjänsteområden gäller att: - Ligger i samma kodstruktur (S) - Hierarkiskt: pyramidregeln gäller för hela strukturen - Gemensam gränsdragningslista Gränssnitt mellan Kontrakt och Tjänstebeskrivning

25 Leveransnära regler i samma struktur - Övergripande tjänstebeskrivning S-nivån är till för att beskriva olika krav på leverans som är tjänsteövergripande och därför inte låter sig beskrivas som en arbetsuppgift eller funktionskrav i ett tjänsteområde. Här återfinns de delar av SF som är kopplade direkt till leveransen såsom olika övergripande krav och rutiner. Upphandlingsföreskrifter Objektsbeskrivning S1 Utförande (utförandekrav, ledningssystem, UL, inköp, uppstart/avlämning) S2 Material och varor Övergripande krav S1-S6 Tjänsteområden S3 Tillhandahållanden, hjälpmedel m.m. S A S B S C S D S E S F S G Kontraktsformulär S H SI SJ S4 - Personal S5 Kommunikation och dokumentation ABFF Aff-definitioner S6 - Tider

26 Gränssnitt Kontrakt och Övergripande tjänstebeskrivning Legala regler och leveransspecifika regler Övergripande tjänstebeskrivning S1 Utförande S2 Material och varor S3 Tillhandahållanden, hjälpmedel S4 Personal S5 Kommunikation och dokumentation S6 Tider Kontrakt K0 Allmänt om entreprenaden (mål) K1 Omfattning (generellt) K2 Utförande K3 Organisation (roller) K4 Tider (kontrakt) K5 Ansvar K6 Ekonomi K7 Avslutande statuskontroll K8 Avbeställning och hävning K9 Tvist K10 Övrigt

27 Övergripande tjänstebeskrivning kod och rubriker S Stödverksamhet S1 S2 S3 S4 S5 S6 Utförande Material och varor Tillhandahållanden Personal Kommunikation och Tider dokumentation S1.1 Generella utförandekrav S2.1 Krav på material och varor S3.1 Handlingar och uppgifter S4.1 Kompetens och behörighet S5.1 Dokumentation S6.1 Arbetstider S1.11 Kvalitetskrav S2.2 Hantering av material och varor S3.2 Utrymmen m.m. S4.2 Övrigt personal S5.2 Entreprenadrapportering S6.2 Tider för utförande av arbetsuppgifter S1.12 Miljökrav S2.3 Ersättning för material och varor S3.3 Maskiner, inredning och utrustning S1.2 Ledningssystem S3.4 Försörjningsmedia S1.3 Underleverantör S1.4 Inköp m.m. S5.21 Entreprenadrapport S5.22 Övrig entreprenadrapportering S5.3 Entreprenadmöten S5.4 Övrig kommunikation S1.5 Uppstart S1.51 Plan för uppstart S1.6 Avlämning S1.61 Slutredovisning

28 Gränsdragningslista Gemensam för övergripande tjänstebeskrivning och tjänsteområden Olika kodsystem (S1 S6 respektive SA SJ) men inom samma pyramidregel S2 Material och varor S2.1 Krav på material och varor 1 Endast material och varor som uppfyller av B uppställda kvalitets- miljökrav får användas. L F S2.2 Hantering av material och varor 1 Lagerhålla material och reservdelar i erforderlig omfattning i syfte att undvika stillestånd eller att onödig försening uppstår. Material och reservdelar enligt denna punkt ägs av B. L F S2.3 Omfattning material och varor 1 Förbrukningsmaterial för administrativa arbetsuppgifter såsom papper, porto etc. Förbrukningsmaterial som hänför sig till L:s egen driftsorganisation såsom exempelvis drivmedel till L:s fordon. L F 2 Övrigt förbrukningsmaterial som hänför sig till drift och underhåll av fastighetsbeståndet B - S3 Tillhandahållanden, hjälpmedel m.m 1 L anskaffar, sköter och underhåller på egen bekostnad erforderliga hjälpmedel för utförandet av L:s administrativa arbetsuppgifter om inget annat anges i kontraktet. L F L anskaffar, sköter och underhåller på egen bekostnad erforderliga hjälpmedel för förvaltningsobjektens drift och underhåll, såsom exempelvis maskiner och verktyg om inget annat anges i kontraktet.

29 Enhetligt system - tjänsteområden Befintliga Aff 30 % av texterna i befintliga Aff överlappande (främst mellan Adm och Teknik gentemot Verksamhetsanknutna tjänster) Tre olika gränsdragningslistor Gränsdragningslistan i Teknik leder till att vissa arbetsuppgifter inte beskrivs (t ex felavhjälpande underhåll) Många kodnivåer och mycket text i Adm och Teknik Tre olika funktionsmodeller; en i VS och två i Teknik

30 Tjänsteområden Nya Aff Samma struktur (S) för alla tjänsteområden. Gemensam gränsdragningslista. Enkelt att blanda från olika områden Täcker in de flesta FM-områden inklusive fastighetsförvaltning Tjänsteområde Verksamhetsledning t ex för köp av ledningsfunktioner/facility Manager Omfattar både funktionsentreprenad (funktionskrav) och utförarentreprenad (utförarbeskrivningar) Ingen överlappning; beskrivning finns endast på ett ställe i strukturen Tjänsteområdesindelningen utgår i huvudsak från bransch Följer delvis svensk och europeisk standard: SS-EN Facility Management

31 Tjänsteområden översikt Tjänsteområde SA Verksamhetsledning SB Fastighetsförvaltning SC Fastighetsteknik SD Utemiljö SE Städning SF Verksamhetsservice SG Säkerhet SH Kundtjänst SI Måltider och förfriskningar SJ Ekonomi SK Övrigt Innehåll Avser ledningstjänster som beställaren vill köpa av leverantören som inte avser den ledning leverantören behöver för att utföra sina egna tjänster. T ex upphandling, samordning och utveckling Avser traditionell fastighetsförvaltning som inte är ledning eller ekonomi. T ex uthyrning, underhållsplanering, nyckelhantering och enklare projekthantering Tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll av ytskikt, tekniska installationer och system som är en del av fastigheten. T ex byggnad ut- och invändigt, VVS och el Tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll av vegetationsytor, markbeläggningar och utvändig utrustning. T ex utvändig städning, gräsklippning och snöhantering Städning av invändiga utrymmen. T ex utrymmen för offentlig och kommersiell verksamhet och gemensamma utrymmen i bostadsfastigheter I huvudsak arbetsuppgifter till hyresgäster. T ex vaktmästeri, konferensservice och förrådshantering Omfattar tillträdesskydd, bevakning och brandskydd Avser service-/felanmälan, telefoni och reception Omfattar restaurang- och kaféverksamhet samt catering och kaffemaskiner, frukt etc Ekonomisk redovisning och hyresadministration Används för att komplettera med nya tjänsteområden som inte täcks in av de som finns ovan

32 Tjänsteområden med underkoder Respektive tjänsteområde omfattar både funktions- och utförarbeskrivningar Upp till 4 hierariska nivåer i kodsystemet (SD1.11) S Stödverksamhet SA SB SC SD SE SF SG SH SI SJ SK Verksamhetsledning Fastighetsförvaltning Fastighetsteknik Utemiljö Städning Verksamhetsservice Säkerhet Kontaktcenter Måltider och förfriskningar Ekonomi Övriga tjänster SA1 Planering SB1 Ut- och inhyrning SC1 Styr- och övervakningssystem SD1 Utemiljö allmänt Post, paket och godshantering SG1 Brandskyddsarbete SH1 Ärendehantering Restaurang och café SJ1 Ekonomiadministration SA2 Upphandling SB2 Kommunikation SC2 Byggnad utvändigt SD2 Vegetationsytor Förbrukningsvaror SG2 Teknisk bevakning SH2 Telefoni Kaffe, frukt etc. SJ2 Hyres-administration SA3 Ledning och samordning SB3 Teknisk förvaltning SC3 Byggnad invändigt SD3 Markbeläggningar Konferensservice SG3 Personell bevakning SH3 Reception Övriga måltider och förfriskningnar SJ 3 Inkasso SA4 Uppföljning och rapportering SB4 Fastighetsadministration SC4 VA-, VVS-, Kyl- och processmediesystem SD4 Utrustning utemiljö Kontorsutrustning SJ 4 Ekonomistyrning och uppföljning SA5 Verksamhetsutveckling SB5 Myndighetskrav SC5 Elsystem SD5 Lek- och idrott Avfallshantering SJ5 Låneadministration SA6 Möten SB6 Medverkan i projekt SC6 Tele- och datasystem SD6 Vattenanläggningar Inredning SJ6 Personal och lönehantering SB7 Fastighetsrådgivning SC7 Transportsystem Arkiv och information SC8 Övriga tekniska installationer Flyttning Lokalförsörjning Övrig verksamhetsservice

33 Enklare system - samordnad gränsdragning Gränsdragningslista verksamhetsanknutna tjänster Befintliga Aff Tjänstens innehåll enligt Beskrivning VT Ansvar Bekosta förbrukningsmaterial för verksamheten Ansvar Bekosta inredning och utrustning för tjänsten/ funktionen Ansvar Bekosta material och varor för skötsel av inredning/ utrustning Ansvar Bekosta material och varor för service på inredning/ utrustning Ansvar Bekosta material och varor för planerat underhåll och utbyte av inredning / utrustning Ansvar Ersättning Ersättning Ersättning Ersättning Bekosta material och varor för felavhjälp-ande underhåll på inredning/ utrustning Ansvar Ersättning Ersättning Ersättning Gränsdragningslista Tekniska arbetsuppgifter Befintliga Aff Ansvar Ersättning Arbete Materialanskaffning Arbete Materialkostnader T S FU PU FM UM T S FU PU FM UM Gränsdragningslista Administrativa arbetsuppgifter Befintliga Aff Ansvar Gränsdragningslista Nya Aff Ansvar Ersättning Ersättning

34 Enklare system färre kodnivåer Antal kodnivåer Aff Befintliga Aff Nya Aff T Tekniska arbetsuppgifter T1 Utemiljö SD Utemiljö T1.1 Vegetationsytor SD2 Vegetationsytor T1.12 Träd, buskar, häckar och rabatter SD2.3 Planteringsytor T1.125 Perenner SD2.31 Prydnadsplantering T Marktäckande perenner Nya Aff Färre kodnivåer Aldrig fler än fyra nivåer Gäller både Övergripande tjänstebeskrivning (S) och tjänsteområden

35 Tydliggör vissa tjänster SA Verksamhetsledning SA1 Planering SA1.1 Analys SA1.2 Verksamhetsplanering SA2 Upphandling SA2.1 Upphandling av varor SA2.2 Upphandling av tjänster SA2.3 Upphandling av projekt SA2.4 Upphandling av ramavtal SA3 Ledning och samordning SA3.1 Samordning av verksamhet och sidoleverantörer SA3.2 Kommunikationsplan SA3.3 Hantering av avtal och garantier SA3.4 Projektledningstjänster SA4 Uppföljning och rapportering SA4.1 Ekonomisk uppföljning SA4.2 Leverantörsuppföljning SA4.3 Rapportering SA5 Verksamhetsutveckling SA5.1 Ständiga förbättringar SA5.2 Utvecklingsprojekt SA5.3 Förändring av verksamheten SA6 Möten SA6.1 Möten i Bs verksamhet SA6.2 Möten som Bs representant SA6.3 Möten i bostadsrättsföreningar Nya Aff Nytt tjänsteområde Verksamhetsledning Kvalificerade tjänster som inte ska sammanblandas med övriga tjänsteområden. T ex ska SA2 Upphandling inte förväxlas med leverantörs (kontrakterad för att leverera tjänster från ett eller flera tjänsteområden) eventuella behov av upphandling av underleverantörer Tydliggör tjänster som ibland är underförstådda eller otydligt beskrivna Exempelvis planering, samordning, uppföljning och utveckling

36 FM fullt integrerat med övriga Aff Egen regi Konsulter SA - Verksamhetsledning SJ Ekonomi SB Fastighetsförvaltning SH Kundtjänst SI Måltider och förfriskningar SF Verksamhetsservice SE Städning SD Utemiljö SG Säkerhet SC Fastighetsteknik Fastighetsförvaltning och FM Fastighetsförvaltning och FM Fastighetsförvaltning FM FM FM Fastighetsförvaltning och FM Fastighetsförvaltning FM Fastighetsförvaltning Planerat underhåll, ombyggnad Nyproduktion

37 Nya Aff och underhållsterminologin Valda vägledningstexter och terminologin arbetas in i Nya Aff: Terminologin bort ur gränsdragningslistorna Mer beskrivande texter för avhjälpande underhåll Vissa vägledningstexter blir rådgivning i Aff-mallarna Särskild ekonomibilaga till kontraktsmallen Uppdatering av vägledningsdokumentet inkl tolkningsbilaga Särskilt bildspel/information om vägledning

38 Högre krav på att beskriva felavhjälpande underhåll Förvaltningsobjekt Ansvar Arbete Materialanskaffn ing Ersättning Arbete Materia l- kostna der Nya Aff T S F U P U F M U M T S F U P U F M U M T4.71 Luftbehandlingsinstallationer L L L B L B F F F F Ansvar Ersättning SC4.71 Luftbehandlingsinstallationer L F T Förvaltningsobjekt T ex luftbehandlingsaggregat, luftfilter, filtervakt, luftvärmare, luftkylare, ventilationsvärmeväxlare, luftfuktare och luftavfuktare. Luftfilter och filtervakter L L L B L B F F F F Tillsyn och skötsel Exempel på text: Filtertryckfall kontrolleras... gånger per.... Luftfilter ska bytas eller rengöras då sluttryckfallet uppnått... Pa eller vid larm från filtervakt. Nya filter ska hålla överenskommen kvalitet/alternativt en kvalitet som motsvarar den befintliga. Filter och filterram ska kontrolleras med avseende på läckage... gånger per.... Filtervakters och U-rörsmanometrars funktion ska kontrolleras och justeras... gånger per.... Objekt T.ex. luftbehandlingsaggregat, luftfilter, filtervakt, luftvärmare, luftkylare, ventilationsvärmeväxlare, luftfuktare och luftavfuktare. 1 Filtertryckfall kontrolleras.... gånger per... L F 2 Luftfilter ska bytas eller rengöras då sluttryckfallet uppnått... Pa eller vid larm från filtervakt. Nya filter ska hålla överenskommen kvalitet/alternativt en kvalitet som.m.otsvarar den befintliga. Vid behov 3 Filter och filterram ska kontrolleras med avseende på läckage.... gånger per... 4 Filtervakters och U-rörsmanometrars funktion ska kontrolleras och justeras.... gånger per... 5 Rör och lameller i luftvärmare ska rengöras utvändigt.... gånger per... L F 6 Felavhjälpande underhåll på luftbehandlingsaggregat, filtervakt och luftvärmare.... gånger per... 7 Värmebatteriers täthet ska kontrolleras och justeras.... gånger per... 8 Temperaturfall över luftvärmare ska kontrolleras.... gånger per... L F L L L L L F F F R F Terminologin bort ur gränsdragningslistorna Mer beskrivande texter för avhjälpande underhåll

39 Funktionskrav Omfattar alla tjänsteområden Exempeltexter som ska förädlas Generella och objektspecifika och uppdelade i: - Funktionskrav - Acceptanskriterie - Mätmetod Acceptanskriterier: - Följer funktionskraven - Konkreta och mätbara - Kräver olika mätmetoder - Många med tidskrav

40 Funktionskrav, exempel Aff-kod RUBRIK/TEXT Ansvar Ersättning SD2 Vegetationsytor L F Objekt T.ex. gräsytor, träd, buskar, häckar och rabatter samt naturmark, prydnadsgräsmattor, bruksgräsmattor, högvuxna gräsytor och ängar, träd, buskar, rabattrosor, klätterväxter, perenner och utplanteringsväxter FUNKTIONSKRAV Samtliga vegetationsytor ska ge ett välvårdat intryck så funktion och livslängd upprätthålls. ACCEPTANSKRITERIER Samtliga vegetationsytor ska skötas enligt skötsel och beskäringsplan. Planen tas fram av L och godkänns av B L F Gräsytor ska vara välvårdade. Gräsytor ska skötas så att de är välvårdade, förblir i god kondition och utvecklas normalt. Gräsets längd ska vara max 9 cm L F Gräsytorna ska vara helt bevuxna med gräs. Faktisk avbrottstid är 1 månad L F Utemiljön, ska vara fri från skräp, löv, kvistar samt kvarlämnade föremål t ex cyklar och redskap. Enstaka kvistar, löv och annat skräp kan accepteras. Faktisk avbrottstid 1 vecka. L F Vid lövfällning på hösten kan stor mängd löv accepteras. Faktisk avbrottstid 1 månad

41 Utförandekrav Omfattar alla tjänsteområden Exempeltexter som ska förädlas Generella och objektspecifika och uppdelade i: - Utförandebeskrivning - Utförandetid Utförandetid - Frekvens - Period

42 Utförarkrav, exempel Aff-kod RUBRIK/TEXT Ansvar Ersättning SJ1.3 Hantera kundfakturor L F Objekt Fakturor, påminnelser UTFÖRANDEKRAV 1 Kundfakturor Ta fram underlag för fakturering av de kunder och hyresgäster som ska faktureras samt utföra fakturering i enlighet med av B godkänd rutin. UTFÖRANDETIDER 1 Gång per månad L F 2 Påminnelseavier Betalningspåminnelse ska göras enligt av B godkänd rutin. 1 Gång per månad L F 3 Utestående fodringar Bevaka och ansvara för att utestående fordringar krävs in i enlighet med av B godkänd rutin. Löpande L F 4 Hyror baserade på hyresgästens rörelseomsättning Årlig beräkning och avräkning av hyror baserade på rörelseomsättning i enlighet med hyresavtal. 1 gång per år L F

43 Tjänsteområden hur kombinera? Följande sidor visar hur olika typer av avtal byggs upp av rubriker inom de olika tjänsteområdena Det är helt fritt att kombinera vilka rubriker som helst På detta sätt kan typ-entreprenader tas fram för att underlätta framtagandet av framtida förfrågningsunderlag De blågröna fälten visar vilka rubriker som troligt ingår i en entreprenad av den typ som anges i rubriken, t ex fastighetsförvaltning

44 Tjänsteområden SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsteknik SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och förfriskningar SB Fastighetsförvaltning SD Utemiljö SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi SK Övrigt Planering Upphandling Ledning och samordning Uppföljning rapportering Myndighetskrav Verksamhetsutveckling Möten Ut- och inhyrning Kommunikation Teknisk förvaltning Fastighetsadministration Styr- och övervakningssystem Medverkan i projekt Fastighetsrådgivning Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Tele- och datasystem Övriga tekniska installationer Utemiljö allmänt Lek- och idrott Utrustning utemiljö Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen Post, paket och godshantering Avfallshantering Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Brandskydd Teknisk bevakning Personell bevakning Telefoni Restaurang och café Kaffe, frukt etc. Övriga måltider och förfriskningar Inkasso Ekonomisk styrning och uppföljning VA-, VVS-, Kyl-, och processmediesystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Förbrukningsvaror Konferensservice Kontorsutrustning Ärendehantering Ekonomiadministration Hyresadministration Transportsystem Låneadministration Personal och lönehantering Vattenanläggningar Övrig verksamhetsservice Reception

45 Fastighetsförvaltning inkl. ekonomi SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsteknik SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och förfriskningar SB Fastighetsförvaltning SD Utemiljö SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi SK Övrigt Planering Upphandling Ledning och samordning Uppföljning rapportering Myndighetskrav Verksamhetsutveckling Möten Ut- och inhyrning Kommunikation Teknisk förvaltning Fastighetsadministration Styr- och övervakningssystem Medverkan i projekt Fastighetsrådgivning Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Tele- och datasystem Övriga tekniska installationer Utemiljö allmänt Lek- och idrott Utrustning utemiljö Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen Post, paket och godshantering Avfallshantering Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Brandskydd Teknisk bevakning Personell bevakning Telefoni Restaurang och café Kaffe, frukt etc. Övriga måltider och förfriskningar Inkasso Ekonomisk styrning och uppföljning VA-, VVS-, Kyl-, och processmediesystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Förbrukningsvaror Konferensservice Kontorsutrustning Ärendehantering Ekonomiadministration Hyresadministration Transportsystem Låneadministration Personal och lönehantering Vattenanläggningar Övrig verksamhetsservice Reception

46 Bostadsrättsförening SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsteknik SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och förfriskningar SB Fastighetsförvaltning SD Utemiljö SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi SK Övrigt Planering Upphandling Ledning och samordning Uppföljning rapportering Myndighetskrav Verksamhetsutveckling Möten Ut- och inhyrning Kommunikation Teknisk förvaltning Fastighetsadministration Styr- och övervakningssystem Medverkan i projekt Fastighetsrådgivning Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Tele- och datasystem Övriga tekniska installationer Utemiljö allmänt Lek- och idrott Utrustning utemiljö Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen Post, paket och godshantering Avfallshantering Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Brandskydd Teknisk bevakning Personell bevakning Telefoni Restaurang och café Kaffe, frukt etc. Övriga måltider och förfriskningar Inkasso Ekonomisk styrning och uppföljning VA-, VVS-, Kyl-, och processmediesystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Förbrukningsvaror Konferensservice Kontorsutrustning Ärendehantering Ekonomiadministration Hyresadministration Transportsystem Låneadministration Personal och lönehantering Vattenanläggningar Övrig verksamhetsservice Reception

47 Kontorshyresgäst allt-i-en entreprenad SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsteknik SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och förfriskningar SB Fastighetsförvaltning SD Utemiljö SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi SK Övrigt Planering Upphandling Ledning och samordning Uppföljning rapportering Myndighetskrav Verksamhetsutveckling Möten Ut- och inhyrning Kommunikation Teknisk förvaltning Fastighetsadministration Styr- och övervakningssystem Medverkan i projekt Fastighetsrådgivning Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Tele- och datasystem Övriga tekniska installationer Utemiljö allmänt Lek- och idrott Utrustning utemiljö Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen Post, paket och godshantering Avfallshantering Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Brandskydd Teknisk bevakning Personell bevakning Telefoni Restaurang och café Kaffe, frukt etc. Övriga måltider och förfriskningar Inkasso Ekonomisk styrning och uppföljning VA-, VVS-, Kyl-, och processmediesystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Förbrukningsvaror Konferensservice Kontorsutrustning Ärendehantering Ekonomiadministration Hyresadministration Transportsystem Låneadministration Personal och lönehantering Vattenanläggningar Övrig verksamhetsservice Reception

48 Tjänstebeskrivning med gränsdragningslista Gemensam för övergripande tjänstebeskrivning och tjänsteområden Olika kodsystem (S1 S6 respektive SA SJ) men inom samma pyramidregel Ansvar Ers S Stödtjänster S1 UTFÖRANDE L F Text S1.1 Generella utförandekrav L F Text S2 Material och varor L F Text SC Fastighetsteknik L F SC4 VA-, VVS-, Kyl- och processmediesystem L F SC4.7 luftbehandlingssystem L F Material och varor: Filter till samtliga luftbehandlingssystem Tillhandahållande: Filter till luftbehandlingssystem enligt filterlista daterad B B Löp-nr Beskrivning av åtgärd Frekvens/utförandetid 1 Luftfilter ska bytas 1 gång per år L R 2 Värmeväxlares täthet skall kontrolleras 1 gång per år L F 3 Lagerljud från fläktar, fläktmotorer och kilrepsspänningar skall kontrolleras 1 gång per år L F

49 Tack för ert deltagande!