Tjänstebeskrivningar inklusive övergripande krav och gränsdragningslista

Transkript

1 Tjänstebeskrivningar inklusive övergripande krav och gränsdragningslista mellan Riksbyggen ek. förening och Ekonomisk förvaltning Fastighetsservice Teknisk förvaltning Energi Sida 1 av 28

2 S Stödverksamhet Dessa texter ansluter till kontraktet och ABFF 15 och är upprättade i enlighet med Aff, Avtal för fastighetsförvaltning och service. För texterna i S, S1-S6 samt tjänsteområde SA-SJ gäller Aff-definitioner 15. För texterna i S och tjänsteområdena gäller pyramidregeln vilket innebär att det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är angivet under dessa.det som skrivs under rubriken S, gäller således för alla tjänster med underliggande Aff - rubriker, om inte annat anges under dessa underrubriker.med utvidgning av pyramidregeln gäller de texter som skrivs under Övergripande krav S1 - S6 även för samtliga texter i tjänsteområdena Ekonomisk förvaltning, Teknisk förvaltning, Energi och Fastighetsservice med underliggande tjänster och Aff - rubriker, om inte annat anges under dessa underrubriker. I Tjänstebeskrivning innehållande gränsdragningslistan anges för varje åtgärd Frekvens, Ansvar och Ersättning. Frekvens anges med något av följande: Antal ggr / vecka, månad, kvartal eller år Fortlöpande Vid behov Efter beställning / avrop För en arbetsuppgift som enbart utförs under en viss period på året anges ett veckointervall i samband med frekvensen. I kolumnen Ansvar anges vem som ansvarara för utförandet av arbetsuppgiften: B Beställaren L Leverantören UL Underleverantör SL Sidoleverantör I kolumnen Ersättning anges hur arbetsuppgiften ska ersättas, alternativen är: F Fast ersättning R Rörlig ersättning Sida 2 av 28

3 Gäller fr.o.m: Övergripande tjänstekrav S1 Utförande Entreprenaden utförs på ett sätt som syftar till att målsättningarna med entreprenaden kan uppnås. S1.1 Generella utförandekrav Arbetsmetoder och hjälpmedel ska väljas med hänsyn till entreprenadens långsiktiga målsättningar och anpassas till slutanvändarnas pågående verksamheter med beaktande av kvalitets- och miljöaspekter. S1.1.2 Miljökrav Transporter som sker vid utförande av entreprenaden ska vara så effektiva och miljöanpassade som omständigheterna tillåter. Främst ska alternativ med minst miljöpåverkan prioriteras, dvs val av elbilar och gasbilar.material ska återanvändas, materialåtervinnas, energiutvinnas och i sista hand deponeras. S1.2 Ledningssystem L har för utförande av entreprenaden ett certifierat (eller motsvarande) ledningssystem för kvalitet och miljö samt bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete enligt arbetsmiljölagen och dess föreskrifter. S1.3 Underleverantör L äger rätt att anlita underentreprenörer för entreprenaden. B äger rätt att erhålla information om valda underentreprenörer. S1.4 Inköp L säkerställer, via ramavtal, att varor, tjänster och entreprenader köps in till bästa resultat för B. B erbjuds att nyttja de riktade kundavtal som L har tecknat med olika leverantörer av varor och tjänster. Samtliga UL som L använder i sin leverans till kund följer Riksbyggens generella krav på leverantörer och har accepterat Riksbyggens uppförandekod. S2 Material och varor S2.1 Krav på material och varor Samtliga kemiska produkter ska miljöbedömas utifrån Sunda Hus. L prioriterar enligt följande vid val av produkter:1. Produkter bedömda som A-B i Sunda Hus 2. Produkter som är miljömärkta (tex. Svanen, Bra Miljöval, EU-blomman) 3. Övriga produkter L ska eftersträva att använda så få produkter som möjligt utan att resultatet av arbetet försämras Sida 3 av 28

4 S2.3 Ersättning för material och varor Förbrukningsmaterial Inget förbrukningsmaterial för fastighetens drift ingår i fast arvode Inget förbrukningsmaterial (förbrukningsartiklar) för verksamheten ingår i fast arvode. Material för underhåll Inget material för underhåll ingår i fast arvode. S3 Tillhandahållanden, hjälpmedel m.m. S3.1 Handlingar och uppgifter B ska överlämna de handlingar och den information som erfordras för att L skall kunna utföra kontraktsarbetena såsom: Kopior av hyresavtal Löne- och arvodesavtal för personal anställd av B Ritningar och beskrivningar över förvaltningsobjekten Driftinstruktioner och underhållsinstruktioner Befintliga underhållsplaner Lägenhets- och lokalregister Register över hyresgäster, bostadsrättshavare Låsschema Förteckning över mätare som skall avläsas Äldre driftstatistik som underlag för redovisningen av driftstatistiken Befintlig energideklaration Gällande garantiförbindelser från leverantörer/entreprenörer Gällande produktansvarsförbindelser från leverantörer/entreprenörer Befintliga avtal med sidoentreprenörer och andra leverantörer Föreningens stadgar Föreningens ekonomiska plan Protokoll från styrelsemöten och föreningens årsstämma Försäkringsvillkor för heta arbeten S3.1.1 Förvaring av handlingar Under kontraktstiden förvara handlingar, som rör ekonomiska och tekniska förhållanden avseende förvaltningsobjektet samt räkenskapsmaterial och andra handlingar, som omfattas av B:s arkiveringsskyldighet enligt bokföringslagen och som L mottagit eller upprättat särskilt för B:s räkning. Handlingarna skall förvaras på ett betryggande sätt och i enlighet med föreskrifter i Bokföringslagen. Gallring av handlingar sker enligt föreskrivna rutiner. Vid avtalets upphörande skall handlingarna snarast och senast tre månader efter avtalets upphörande överlämnas till B genom kvittering. B skall senast en månad före avtalets upphörande anvisa särskild mottagare av dokumenten. Säkerhetskopiering av uppgifter på datamedium genomförs varje arbetsdag. Säkerhetskopiorna förvaras avskilda från dataenheten. S3.2 Utrymmen m.m. B tillhandahåller lokaler för genomförande av entreprenaden enligt nedan. L ansvarar för tillsyn och skötsel av de utrymmen som L disponerar. Städutrymmen med tillgång till varmt och kallt vatten, utslagsback, avlopp och elström till tvättmaskin för mopptvätt samt förvaringsplats för städredskap och städmaterial. Utrymmena är inom förvaltningsobjektet. S6 Tider Kontraktsarbetena skall utföras under normal arbetstid varmed menas helgfria vardagar mellan klockan för tekniska arbetsuppgifter och för administrativa arbetsuppgifter om inte annat anges i kontraktshandlingarna eller särskilt överenskommes. Sida 4 av 28

5 Gäller fr.o.rn: Gränsdragningslista Ekonomisk förvaltning... 9 Bokslut och årsredovisning... 9 SJ1.6 Upprätta årsbokslut och årsredovisning... 9 Budget... 9 SJ4.1 Budgetering... 9 Ekonomiadministration... 9 SJ1.1 Hantera in- och utbetalningar... 9 SJ1.3 Hantera kundfakturor... 9 SJ1.4 Hantera leverantörsfakturor... 9 SJ1.5 Bokföring SJ1.8 Uppgifter till revisorer Överlåtelsehantering SJ1.12 Hantera övergångar av bostadsrätter Ekonomisk rådgivning SJ4.6 Ekonomisk rådgivning Hyres- och avgiftsadministration SJ2.1 Hyres- och avgiftsavisering SJ2.2 Hantering av tillägg SJ2.5 Skötsel av fonder för inre underhåll Inkasso SJ3.1 Hantera dröjsmålskostnader, krav och inkasso Juridisk rådgivning SB7.2 Juridisk rådgivning Kontraktshantering och uthyrning SB1.2.1 Uthyrning SB1.2.2 Köhantering SB1.3 Hyresavtal SB1.3.3 Andrahandsuthyrning Likviditetsplacering SJ1.2 Hantera likvida medel Lånehantering SJ5.1 Hantera befintliga och nya lån Löner och arvoden SJ6.1.2 Arvoden SJ6.7 Uppgifter om personal Sida 5 av 28 (Jf

6 Prognos och uppföljning SJ4.2 Prognoser Skatt och deklaration SJ1.9 Mervärdesskatt SJ1.10 Deklarationer SJ6.6 Personalanknutna skatter och avgifter Fastighetsservice Lokalvård löpande SE1.1 Entréer invändigt, trappor från bottenvåning till 1 trappa upp SE1.2 Trappor och våningsplan från 1 trappa upp SE1.3 Hisskorgar SE1.4 Källar- och vindskorridorer SE1.5 Förvaringsutrymmen SE1.6 Tvättstugor SE1.6.1 Toalett i tvättavdelning/källare SE1.7 Aktivitetsutrymmen Lokalvård övrigt SE1.8 Driftutrymmen SE2.1 Storstädning SE2.2 Golvvård Avhjälpande underhåll SC Fastighetsteknik SC3.3 Enskilda utrymmen Felanmälan SH1.1 Handlägga ärenden SH1.2 Uppföljning och rapportering Snöröjning SD1.2 Snöröjning utemiljö Jour SB3.5 Jour/beredskap Tillsyn och skötsel - fastighet SC2 Byggnad utvändigt SC2.1 Yttertak, skärmtak od SC2.2 Fasader, balkonger, loftgångar, altaner, terasser, fönster, fönsterdörrar SC2.3 Entrer, portar m.m SC3.1 Driftutrymmen SC3.2.1 Kommunikationsutrymmen SC3.2.2 Tvättstugor Sida 6 av 28

7 SC3.2.5 Gemensamma garage och parkeringshus SC3.2.7 Avfallsrum/miljörum SC4.1 VA, Fjärrvärme, fjärrkylnät m.m. i mark SC4.3 Avloppsvattensystem i byggnad SC5.2 Belysningssystem SC7.1 Hissar med eller utan hisskorg SD1.1 Renhållning SD2.1 Gräsytor SD2.3 Planteringsytor SD3.1 Ytor av sten, tegel, betongplattor och asfalt SD4.7 Uteplatser, möbler etc SD4.8 Övrig utrustning utemiljö SG1.2.1 System för branddetektering och brandlarm Teknisk förvaltning Boende och hyresgästkontakter SB2.2 Information SB2.3 Störningar och försumlighet hyresgäst/bostadsrättshavare Försäkrings- och skadeadministration SB4.2 Försäkringar Myndighetsbesiktningar SB5.1.1 Fastighetsägarens egenkontroll SB5.2 Myndighetsbesiktningar Nyckelhantering SG2.1.1 Behörighetsadministration Rådgivning, samordning och upphandling SA3.4 Projektledningstjänster SA2.2 Upphandling av tjänster SB7.1 Teknisk rådgivning Statuskontroll SB4.9 Statuskontroll lägenhet Styrelsearbete och sammanträden SA6.1 Möten i B's verksamhet SA6.2 Möten som B's representant SA6.3 Möten i bostadsrättsföreningar Underhållsadministration Underhållsplanering SB3.4.1 Underhållsplanering Energi Sida 7 av 28

8 Fastighetsuppkoppling Mediastatistik SB3.3.1 Mediastatistik Mätaravläsning SC1.1.1 Mätaravläsning Individuell mätning Driftövervakning Tillsyn och skötsel - Energi SC4.6.2 Värmeproduktionsinstallationer SC4.7 Luftbehandlingssystem SB4.1 Fastighetsrapportering Energiförvaltning Sida 8 av 28

9 Ekonomisk förvaltning Bokslut och årsredovisning SJ1.6 Upprätta årsbokslut och årsredovisning Frekvens Ansvar Ersättning 1 Upprätta förslag till bokslut och årsredovisning med 1 ggr/år L Fast förvaltningsberättelse. 2 Om kontraktet upphör i samband med verksamhetsårets Vid behov L Fast utgång skall L upprätta årsredovisning för det sista hela redovisningsåret trots att detta arbete kan komma efter kontraktstidens utgång. Budget SJ4.1 Budgetering Frekvens Ansvar Ersättning 1 Upprätta förslag till årsbudget avseende intäkter och 1 ggr/år L Fast kostnader före ingången av aktuellt budgetår. 2 Upprätta förslag till likviditetsbudget före ingången av 1 ggr/år L Fast aktuellt budgetår. Ekonomiadministration SJ1.1 Hantera in- och utbetalningar Frekvens Ansvar Ersättning 1 Upprätthålla kassafunktion för förvaltningsobjektets Fortlöpande L Fast kassaflöde. Utbetalningar görs på senaste betalningsdag efter attest enligt attestrutin. SJ1.3 Hantera kundfakturor Frekvens Ansvar Ersättning 1 Fakturera hyresgäster/bostadsrättshavare. Svara för övrig Fortlöpande L Fast fakturering. Bevaka inbetalningar inom ramen för förvaltningsåtagandet. SJ1.4 Hantera leverantörsfakturor Frekvens Ansvar Ersättning 1 Förse, i samråd med B, leverantörer och Fortlöpande L Fast sidoentreprenörer med erforderliga uppgifter för korrekt adressering av fakturor med uppgift om kostnadsställe och andra uppgifter av intresse för administrationen. 2 Kontrollera, i de fall L har gjort beställningen, att leverans Fortlöpande L Fast har skett i enlighet med uppgift på faktura och ansvara för godkännande/attest för utbetalning i enlighet med rutin upprättad mellan L och B. 3 Svara för ankomstregistrering och kontering av fakturor. Fortlöpande L Fast Fakturan sänds till B elektronisk via L:s faktureringssystem för attest enligt attestrutin. B återsänder attesterad faktura elektroniskt till RB för utbetalning. Sida 9 av 28

10 SJ1.5 Bokföring Frekvens Ansvar Ersättning 1 Sköta och förvara förvaltningsobjektens löpande Fortlöpande L Fast bokföring på sätt som gällande lag och god redovisningssed föreskriver samt beaktar de instruktioner som utfärdats av B. 2 Föra reskontra avseende leverantörs-, hyres- och Fortlöpande L Fast lånebetalningar för förvaltningsobjekten. 3 Lämna bokföringsutdrag via Riksbyggens kundwebb 1 ggr/månad L Fast innehållande aktuella kontoställningar inkluderande kundreskontra (periodiseringar ingår ej). SJ1.8 Uppgifter till revisorer Frekvens Ansvar Ersättning 1 Tillhandahålla revisorerna det material de begär och 1 ggr/år L Fast svarar på frågor. Sida 10 av 28

11 Överlåtelsehantering SJ1.12 Hantera övergångar av bostadsrätter Frekvens Ansvar Ersättning Förutsättningar för tjänsten: Rörlig ersättning hanteras i kontrakt. Överlåtelser hanteras enligt av L fastställd rutin. Se kontrakt för ersättningsmodell. 1 Registrera och bevakar pantförskrivningar i föreningens Fortlöpande L Rörlig lägenhetsförteckning. L skall underrätta panthavare om pantsättares eventuella skulder till B. Lämna vid förfrågan till banker och låneinstitut av föreningen tillhandahållna handlingar som årsredovisning, registreringsbevis eller protokollsutdrag och fullmakter. Bekräfta gjorda denuntiationer (underrättelse) till panthavare. 2 Vid övergång av bostadsrätt skall L: Fortlöpande L Rörlig - granska underliggande övergångsunderlag och fångeshandlingar. - till banker och låneinstitut lämna, av B tillhandahållen, information om föreningens ekonomi och stadgar, fastigheternas underhållsbehov. - inhämta kreditupplysning på köparen. - medverka till att köpare av bostadsrätt ansöker om medlemskap hos B. - medverka till att säljare av bostadsrätt ansöker om utträde ur föreningen. - förelägga ansökan om inträde i föreningen för B, som beslutar om godkännande av ansökan. - upprätta kontrolluppgift. - rapportera överlåtelsen till B. 3 Föra lägenhetsförteckning i enlighet med Fortlöpande L Fast bostadsrättslagen. Lämna på begäran av bostadsrättshavaren ett utdrag ur lägenhetsförteckningen beträffande den lägenhet som bostadsrättshavaren innehar. 4 Förelägga ansökningar om medlemskap för styrelsen och Fortlöpande L Fast håller förteckning över bostadsrättsföreningens medlemmar aktuell i enlighet med bostadsrättslagen. 5 Beräkna, sammanställa och distribuera uppgifter om 1 ggr/år L Fast överlåtelse av bostadsrätt till skattemyndighet och säljare. Ekonomisk rådgivning SJ4.6 Ekonomisk rådgivning Frekvens Ansvar Ersättning 1 Bistå med ekonomisk rådgivning i de ärenden som Vid behov L Rörlig omfattas av avtalet. Sida 11 av 28

12 Hyres- och avgiftsadministration SJ2.1 Hyres- och avgiftsavisering Frekvens Ansvar Ersättning 1 Skriva ut och distribuera hyres- eller avgiftsavier 1 ggr/kvartal L Fast avseende bostäder, lokaler, parkeringsplatser, garageplatser fyra gånger per år enligt av B fastställt uttag inklusive eventuella tillägg till de hyresgäster/bostadsrättshavare som är registrerade i förvaltningsobjektet. Svara för att korrekta avgifter debiteras och verkställa beslutade ändringar vid nästkommande avisering. SJ2.2 Hantering av tillägg Frekvens Ansvar Ersättning 1 Räkna om hyror i enlighet med indexklausuler i 1 ggr/år L Fast hyresavtal. 2 Administrera och debitera tillägg för el i enlighet med 1 ggr/år L Fast instruktion från B. 3 Göra erforderliga beräkningar av tillägg för fastighetsskatt 1 ggr/år L Fast i enlighet med hyresavtal. 4 Administrera tillägg för övernattningsrum och biltvätt i 2 ggr/år L Fast enlighet med instruktion från B. SJ2.5 Skötsel av fonder för inre underhåll Frekvens Ansvar Ersättning 1 Upprätta förteckning över bostadsrättshavarnas Fortlöpande L Fast individuella underhållsfonder och svarar för utbetalningar från fonderna för respektive inre fond. Inkasso SJ3.1 Hantera dröjsmålskostnader, krav och inkasso Frekvens Ansvar Ersättning 1 Skriva ut och distribuera påminnelseavier. Vid behov L Rörlig Påminnelseavgifter enligt författning tillfaller RB. 2 Skriva ut och distribuerar fakturor rörande Vid behov L Fast dröjsmålskostnader. 3 Lämna ärenden om obetalda hyror och andra avgifter till Vid behov L Rörlig inkasso. Skriva ut och distribuerar fakturor rörande inkassokrav i enlighet med inkassolagen. Kostnader för hantering av inkassoärenden debiteras B utifrån särkskild prislista. På B:s begäran kan L administrera att långtidsbevakning av ej avslutade ärenden sker. 4 Underrätta borgensmän, som gått i borgen för hyror och Vid behov L Fast avgifter, då bostadsrättshavare/hyresgäst resterar med avgift/hyra. 5 Upprätta saldo- och restlistor avseende förskottsinbetalda 1 ggr/månad L Fast och ej inbetalade hyror/avgifter via Riksbyggens kundwebb. Sida 12 av 28

13 Juridisk rådgivning SB7.2 Juridisk rådgivning Frekvens Ansvar Ersättning 1 Företräda B vid tvister om andrahandsuthyrning i Vid behov L Rörlig hyresnämnd. 2 Bistå med juridisk rådgivning i de ärenden som omfattas Vid behov L Fast av avtalet. Ärenden som hamnar i domstol, hyresnämnd eller skiljenämnd ersätts särskilt. Likaså om advokat eller annan jurist med specialkompetens behöver engageras. 3 Bistå styrelsen med rådgivning i frågor som rör styrelsens Vid behov L Fast funktion, ansvar, arbetssätt och mötesteknik m.m. Kontraktshantering och uthyrning SB1.2.1 Uthyrning Frekvens Ansvar Ersättning 1 Inhämta upplysningar om tilltänkta hyresgästers ekonomi Vid behov L Fast och se till att erforderlig säkerhet lämnas av hyresgästen, om så krävs enligt B:s instruktion. SB1.2.2 Köhantering Frekvens Ansvar Ersättning 1 Ta emot och registrera anmälningar till parkeringsplatser, Fortlöpande L Fast garageplatser och lokaler från Brf i enlighet med standardiserade rutiner inom L. SB1.3 Hyresavtal Frekvens Ansvar Ersättning 1 Skriva ut förslag till hyreskontrakt som föreläggs B för Vid behov L Fast godkännande. 2 Säga upp hyresavtal efter samråd med B. Vid behov L Fast 3 I samråd med B genomföra omförhandlingar av Vid behov L Rörlig hyresavtal för lokaler. B skall före undertecknandet godkänna hyresnivå och avtalstidens längd. 4 Uppdatera förteckning över lokaler, garage- och Fortlöpande L Fast parkeringsplatser samt förteckning över hyresgäster och hyror. SB1.3.3 Andrahandsuthyrning Frekvens Ansvar Ersättning 1 Handlägga andrahandsuthyrningar samt svara för Fortlöpande L Rörlig fakturering av medlem i enlighet med av B fastställt belopp. Likviditetsplacering SJ1.2 Hantera likvida medel Frekvens Ansvar Ersättning 1 Bevaka likviditeten mot budget och rapporterar till B då Fortlöpande L Fast budgetavvikelser av betydenhet uppstår. 2 Placera, utan dröjsmål, likvida medel för in- och Fortlöpande L Fast utbetalningar på ett för detta ändamål och för kunders räkning öppnat speciellt konto hos Swedbank eller annan bank. Sida 13 av 28

14 Lånehantering SJ5.1 Hantera befintliga och nya lån Frekvens Ansvar Ersättning 1 Fortlöpande föra en förteckning över lån som belastar Fortlöpande L Fast förvaltningsobjektet inkluderande reskontra, betalningsterminer, ränte- och amorteringsvillkor. 2 Medverka vid omförhandlingar/konvertering gällande Vid behov L Fast sedvanliga lån för fastigheten inklusive omsättning och upptagande av dessa lån samt vid administration av andra lån. 3 Utföra den administration som erfordras vid upptagning Vid behov L Rörlig av nya lån, inklusive säkerheter. 4 Medverka vid förhandlingar gällande nya lån för Vid behov L Rörlig fastigheten inklusive upptagande av dessa lån. Löner och arvoden SJ6.1.2 Arvoden Frekvens Ansvar Ersättning 1 Utföra utbetalning av arvoden och ersättningar. 1 ggr/år L Fast SJ6.7 Uppgifter om personal Frekvens Ansvar Ersättning 1 Sammanställa och distribuera i samråd med B de 1 ggr/år L Fast uppgifter som erfordras i samband med ändring av stadgar, styrelsens sammansättning o d till Bolagsverket. B ersätter L för utlägg i samband med registrering. Prognos och uppföljning SJ4.2 Prognoser Frekvens Ansvar Ersättning 1 Följa upp utfall mot budget och gör prognos avseende 1 ggr/år L Fast årets resultat samt lämnar B redovisning. Skatt och deklaration SJ1.9 Mervärdesskatt Frekvens Ansvar Ersättning 1 Lämna de uppgifter som är aktuella vid momsregistrering Fortlöpande L Fast av lokaler. 2 Beräkna, sammanställer och redovisar mervärdesskatt. 1 ggr/kvartal L Fast SJ1.10 Deklarationer Frekvens Ansvar Ersättning 1 1 samråd med B upprätta B:s inkomstdeklaration av 1 ggr/år L Fast förvaltningsobjekten. 2 1 samråd med B upprätta allmän fastighetsdeklaration av Vid behov L Rörlig förvaltningsobjektet. 3 Utföra beräkning och betalning av preliminär 1 ggr/månad L Fast fastighetsskatt/kommunal avgift. Sida 14 av 28