Aff vision. Utredning och konsekvensanalys av utformningen av nya Aff. Uppdragsrapport. Per Ollas

Transkript

1 Aff vision Utredning och konsekvensanalys av utformningen av nya Aff Uppdragsrapport Upprättad: Reviderad: Uppdragsnr: Författare: Per Ollas Granskad av: Christine Löfvenberg och Per Högdahl

2 2 Innehållsförteckning Sid 1 INLEDNING MÅLSÄTTNING PROJEKTBESKRIVNING PROJEKTORGANISATION SAMMANFATTNING OCH NÄSTA STEG ABFF och Aff-definitioner Kontrakt SLA - övergripande SLA - beskrivande delar Objektbeskrivning Upphandlingsdokument Standarder för Facility Management Omvärldskontakter Strukturövergripande analys och slutsatser... 36

3 3 1 INLEDNING Som en del i arbetet med att ta fram nya Aff har styrelsen i AFF beslutat att en förstudie och konsekvensanalys ska genomföras. 1.1 Projektägare Ägare av projektet är AFF (forum för förvaltning och service). 2 MÅLSÄTTNING Målsättningen med detta projekt är att djupare utreda förutsättningarna för nya Aff och påbörja en skiss på en framtida struktur. Genom att utveckla direktiven för nya Aff ytterligare ges förutsättningarna för att göra en konsekvensanalys utifrån skillnaderna mellan nya och gamla Aff. Projektet ska ge svar på vilka konsekvenser det ger att införa nya Aff i enlighet med direktiven och den framtida strukturen. I den bedömningen har också hänsyn tagits till utvecklingen i omvärlden. Projektet ska vara ett underlag för beslut om ett fortsatt arbete i enlighet med direktiven i syfte att bygga en ny Aff. Målsättningen med nya Aff i sig kan sammanfattas enligt följande: - Totala antalet dokument i Aff ska bli färre - Det ska vara lättare att förstå innebörden av de olika delarna av Aff - Aff ska bli mer enhetligt - Det ska vara enklare och gå snabbare att uppdatera Aff Detta projekt och konsekvensanalysen ska därför svara på om nya Aff kommer att utformas så att ovanstående mål uppfylls. 3 PROJEKTBESKRIVNING 3.1 Avgränsningar Projektet innebär att den vision som beskrivs i direktiven för nya Aff utvecklas ytterligare. Utvecklingen i sig begränsas till aktiviteter som är nödvändiga för att kunna göra en konsekvensanalys. Konkret så har mycket kraft ägnats åt att se över strukturer och att inventera och testa nya strukturer. 3.2 Gränssnitt och beroenden Styrande dokument för projektet har varit: - Projektdirektiv Aff vision Aff Strategisk plan förslag Bildspel: Aff vision Bildspel (Kairo Futures föredragning): AFF WS resultat [1] - Bilaga p 3 - Aff Vision - en sammanfattning av färdriktningen - Samordning AB-ABFF _ P M Samordning AB-ABFF_

4 4 I övrigt har en hel del fakta, kunskap och inspiration hämtats från omvärlden med beröring på Aff. Exempel på det är FM-standarden, nuvarande Aff-dokumentation, tidigare genomförda utvärderingar av Aff, synpunkter från användare etc. 3.3 Tidplan Projektet inleddes i början på juli 2011 och avslutas i anslutning till styrelsemöte i AFF mitten av februari Ekonomi Budget för projektet framgår av direktiven samt budgetunderlag för AFF 2011 och Aktiviteter Den speciellt utsedda projektgruppen har genomfört ett antal avstämningsmöten. Projektgruppen har medverkat vid två Aff-kommittémöten. Aff-kommittémötet den 12 januari avsattes specifikt för genomgång av Aff vision. Projektledaren har löpande avrapporterat projektarbetet till Aff-kommittén och AFF styrelse. Den 5 september hade AFF styrelse en speciellt avsatt workshop om Aff vision. Utfallet av det arbetet har beaktats i projektarbetet. I och med att uppdateringen av ABFF har pågått under hösten har också en dialog skett med ABFF-utskottet. Projektet har haft kontakt med och dialog med följande aktörer: - Fi2002, Föreningen för förvaltningsinformation - SKL, Sveriges kommuner och landsting - BKK, Byggandets kontraktskommitté - TNC, Terminologicentrum - GS1 Sweden - Lunds Universitet Rapporten speglar en process mot nya Aff som just tagit sin början. Det innebär att slutsatser och överväganden kan komma att ändras i takt med att utvecklingsarbetet fortskrider. Inte minst med tanke på den diskussion och debatt som kommer att ske i branschen parallellt med att nya Aff växer fram. 4 PROJEKTORGANISATION 4.1 Projektgrupp Projektet har genomförts av en projektgrupp bestående av: Fasticon Per Ollas per.ollas@fasticon.se FM-konsulterna Christine Löfvenberg christine.lofvenberg@fmkonsulterna.se ISS Per Högdahl per.hogdahl@se.issworld.com Per Ollas har varit projektledare.

5 5 5 SAMMANFATTNING OCH NÄSTA STEG 5.1 Sammanfattning Denna rapport visar att Aff vision går att genomföra med bibehållande av grundläggande regelverk, riskfördelning, faktiskt innehåll etc utifrån nuvarande Aff. Samtidigt innebär Aff vision en genomgripande förändringar av grundstrukturer, kodsystem och annat som avser ramverket i Aff. Syftet med rapporten har inte varit att fastställa den exakta utformningen av nya Aff. Detta innebär att det fortsatta arbetet med Aff vision ger fortsatta möjligheter till påverkan och vägval i frågor som beskrivningsstruktur, innehåll i SLA och grad av anpassning till FM-standard och BKK. Det fortsatta arbetet med Aff vision bör organiseras så att nya Aff stegvis växer fram i takt med att de olika utvecklingsprojekten genomförs samt i dialog med branschen/-erna. Det finns behov av fortsatt utredningsarbete kring de grundläggande strukturfrågorna innan det konkreta utvecklingsarbetet med arbetsgrupper kan ta vid. Omfattning och innehåll framgår nedan under Nästa steg. En viktig aspekt för Aff vision är att delar av projektet är beroende av externa aktörer. Ett exempel på det är samverkansambitionerna med BKK. En stor del av arbetet i detta projekt har fokuserat på den tänkta nya strukturen i Aff vision och vilken påverkan den får på nuvarande Aff samt att inventera alternativa strukturer och system som exempelvis FM-standarden och FI De frågeställningar som belysts och analyserat framgår i sammandrag nedan. - Avseende de styrande dokumenten berörs inte ABFF i någon större utsträckning. I vilken grad Aff-definitionerna påverkas beror på utfallet av översynen av underhållsterminologin, i vilken grad samverkan ska ske med BKK och i vilken utsträckning ytterligare anpassning ska ske till FM-standarden. Samtliga utvecklingsområden bedöms som möjliga inom ramen för Aff vision - Avvecklingen av Särskilda föreskrifter genom en påbyggnad av kontraktsmallen och skapandet av en övergripande SLA fungerar och rekommenderas - Att sammanföra och samordna alla beskrivningsdelar i Aff till en gemensam beskrivningsstruktur bedöms fungera. En kvarstående frågeställning är vilken tjänsteområdesindelning och struktur som ska tillämpas. FM-standarden, Fi2002, SNI eller egen Aff-specifik struktur. En rekommendation är att detta utreds vidare - Att ytterligare anpassa Aff till FM-standarden kommer att få konsekvenser beroende på hur långt anpassningen görs. En fördjupad analys rekommenderas där processbeskrivningar, terminologi och krav på beställare är områden i FMstandarden som bör prioriteras 5.2 Nästa steg

6 6 Slutsatserna i denna rapport innebär sammantaget att det återstår en del arbete innan en färdig struktur för nya Aff finns på plats. Några av frågeställningarna är komplexa och kräver fördjupad analys innan vägval kan göras. En rekommendation är därför att fortsätta analysarbetet i dialog med branschen/- erna innan arbetsgrupperna för det konkreta utvecklingsarbetet tar vid. Följande frågeställningar bör belysas vidare: - En fördjupad analys av beskrivningsstrukturerna i FI 2002 vad gäller fastighetsoch verksamhetsanknuta tjänster samt klassificering av byggnader, samt fördjupade analyser av FM-standarden, när det gäller det fastighetsrelaterade området, i syfte att rekommendera val av framtida beskrivningsstruktur - Fastställ en tydligare prioriteringsordning och tidplan för de olika delarna i nya Aff. Aff:s traditionella områden som fastighetsförvaltning och lokalvård bör prioriteras - Överväg om speciell expertpanel ska tillsättas för kvalificerad rådgivning och kvalitetssäkring. T ex för analys av de omfattningsregler som föreslås. Testa att de teoretiska fundamenten för nya Aff håller - Diskutera och förankra frågan om tyngdpunkten och prioriteringen i nya Aff när det gäller fastighetsutveckling (Asset Management), fastighetsförvaltning (Property Management) och verksamhetsanknutna tjänster (Service Management). Detta påbörjas lämpligen med ett seminarium där AFF styrelse och Affkommittén bjuds in - Starta upp ett utvecklingsprojekt mellan AFF och BKK med avseende på gemensam terminologi och upphandlingsregler - Få igång diskussionerna med svensk Byggtjänst angående distributionsmodell för nya Aff. Hur ska nya Aff paketeras. I vilka steg ska nya produkter tas fram. Hur säkerställs att det finns befintliga Aff-dokument till försäljning under tiden nya Aff tas fram. Klarlägg hur nya Aff ska marknadsföras och vem som ansvara för vad - Påbörja arbetet med att formera och tillsätta arbetsgrupper för produktionen av nya Aff samt hur förankringsprocessen ska se ut för implementering av nya Aff i branschen/-erna Som grund för det fortsatta arbete rekommenderas att ett inriktningsbeslut tas i enlighet med de rekommendationer som återges i detta kapitel. 6 ABFF OCH AFF-DEFINITIONER 6.1 ABFF och Aff vision ABFF 04 uppdateras för närvarande till ABFF 11. Detta har ingen direkt koppling till Aff vision utan omfattar revideringar utifrån vunna erfarenheter av nuvarande tilllämpning av ABFF. I Aff vision finns dock en målsättning att närma sig regelverken AB, ABT och ABK.

7 7 Anpassningen av ABFF 11 till den kapitelstruktur som finns i de regelverken är ett första steg mot en harmonisering av regelverken. ABFF har också sedan tidigare delvis samma sortering av regler som AB, ABT och ABK. Det innebär t ex att omfattningsreglerna i samtliga regelverk återfinns under kapitel 1 Omfattning. I övrigt är det oklart i vilken utsträckning som ABFF kan harmoniseras med AB, ABT och ABK. Inom AFF och BKK så tror man inte på en integration mellan ABFF och AB. Ambitionen i Aff vision är att AFF, forum för förvaltning och service och BKK ska fortsätta diskutera möjliga framkomliga vägar för utökad samverkan. Målsättningen och formerna för samarbetet framgår av dokumenten Samordning AB-ABFF _ P M och Samordning AB-ABFF_ Avslutningsvis kan nämnas att gränssnittsproblematiken mellan regelverken nämns som ett område för närmare samverkan. Det är i detta skede oklart vad som konkret avses och inom vilka gränssnitt denna samverkan kan ske. Att ABFF 11 får motsvarande struktur som i AB, ABT och ABK underlättar jämförelsen och överblicken mellan regelverken om avtal upprättas som tillämpar fler regelverk än ABFF. T ex om planerat underhåll ingår i en Aff-entreprenad. I övrigt är det svårt att se fler konsekvenser i dagsläget. 6.2 Aff-definitioner Aff-definitioner uppdaterades 2010 till Aff-definitioner 10. Uppdateringen var främst en anpassning till den europeiska och svenska standarden för FM-överenskommelser. Inom ramen för Aff vision så finns stor sannolikhet att de ändringar av Aff totalt sett som ska genomföras kommer att påverka Aff-definitionerna. Exempelvis: - Det finns en del nya termer, t ex Funktion och Service, som tagits fram inom ramen för FM-standarden för delarna 3 7 vilka har en stor betydelse för Aff - Det i dag finns behov och önskemål om översyn av Aff-definitionerna rent allmänt - Ett projekt startas upp i dagarna avseende underhållsterminologin i Aff. Orsaken är den otydlighet, med tvister avseende avtals omfattning som följd, som finns kring begreppen felavhjälpande och planerat underhåll - Tankar i detta projekt finns att ersätta termen Förvaltningsobjekt med termen Omfattning. D v s ett gemensamt ord för hela Aff för det som tjänsterna ska utföras på. Se mer om detta under entreprenadens omfattning - I diskussionerna om ökad samverkan mellan Aff och AB, ABT och ABK finns också Aff-definitionerna med. Här anses allmänt att potentialen och möjligheten till samverkan som stor. En vision är en gemensam uppsättning termer och definitioner mellan regelverken. Mer om detta framgår nedan under I dagsläget är det svårt att överblicka det exakta uppdateringsbehovet av Aff-definitionerna med avseende på nya Aff mer än att det kan konstateras att ett sådant finns utifrån ovanstående resonemang.

8 8 En översyn av underhållsterminologin påverkar främst beskrivningstexterna om teknisk fastighetsförvaltning. Begreppen felavhjälpande och planerat underhåll är viktiga omfattningsbegrepp och resultatet av detta projekt ger en direkt påverkan på nya Aff. Det är i dagsläget svårt att se vilka konkreta konsekvenser detta får innan översynen är genomförd. Om hänsyn ska tas till nya termer i FM-standarden del 3 7 får detta påverkan på nya Aff. T ex finns termer för Funktion, Service och andra centrala begrepp för Aff. Dessa termer i FMstandarden har annan innebörd än motsvarande termer i Aff vilket får konsekvenser om dessa innebörder ska infogas i Aff. De exakta konsekvenserna för Aff är inte kända idag. Om termen Förvaltningsobjekt ersätts med Omfattning så påverkar det några av termerna som har Förvaltningsobjekt i sin definition. Dessa behöver uppdateras. Annars borde det inte ha några negativa konsekvenser att byta Förvaltningsobjekt till Omfattning mer än att det öronmärkta begreppet för byggdelar Förvaltningsobjekt får samsas under samma begrepp som övriga Aff d v s Omfattning Jämförelse av termer och definitioner mellan Aff och AB-dokumenten När ABFF och Aff-definitionerna togs fram så utgjorde AB och ABT modell. Det innebär att det finns likheter i termer och definitioner mellan Aff och AB. I ABdokumenten har antalet termer genom åren hållits på en begränsad nivå. I Aff har däremot antalet termer vuxit snabbt inte minst i anpassningen till VT och den svenska standarden för FM-överenskommelser. Nedan specificeras det antal termer som finns i respektive regelverk samt hur många av termerna som är gemensamma mellan Aff och de övriga regelverken. Aff AB ABT ABK Summa * Gemensamma med Aff * * I summan räknas varje term endast en gång även om den förekommer i flera dokument Vid en jämförelse, vilken framgår av bilaga 1, kan konstateras att många av de överlappande termerna är lika eller har lika innebörd. Här borde en samverkan kunna ske mellan dokumenten utan allt för stora förändringar. Det finns ganska många termer som har samma innebörd men där skrivningen har nyansskillnader (och det är svårt att förstå varför det finns en skillnad). Framför allt mellan Aff respektive AB och ABT. Mer problematiskt blir det med termer som inte är överlappande mellan dokumenten och där dessa termer i många fall är skräddarsydda för en viss verksamhet eller bransch. Detta gäller även allmängiltiga termer. Exempel på det är termen Service i Aff som definieras tidsmässigt samordnande drift- och underhållsåtgärder. Denna ordalydelse upplevs förmodligen som konstig inom ramen för AB, ABT och ABK. Ett annat exempel är termen Budget i ABK som definitionsmässigt är kopplat till konsult. Att en sådan allmängiltig term är kopplad till just konsult ställer till problem för de andra regelverken. Det går att se en samordning av termerna i två nivåer: Nivå 1 - Innebär att en total samordning görs med alla de termer som finns i regel-

9 9 verken. Det innebär att alla regelverk tillämpar samtliga termer med samma innebörd. Det i sin tur kommer att kräva en hel del kompromisser samt revideringar av befintliga termer. Nivå 2 Innebär att en samordning görs av de termer som kräver minst kompromisser och ändringar i befintliga termer. Det i sin tur innebär att det kommer att finnas termer med definitioner som endast tillämpas av ett eller några av regelverken. Det innebär att samma term betyder olika i olika regelverk. Ett samordnat dokument för regelverken har dock ändå fördelen att dessa avvikelser tydligt framgår. Ett gemensamt term- och definitionspaket med Aff, AB, ABT och ABK skulle ge positiva effekter för projekterings-, bygg- och fastighetsbranschen (samhällsbyggnadsprocessen). Samma begrepp skulle följa med genom samtliga faser och rimligtvis underlätta förståelsen mellan parterna i avtalen men också i förståelsen mellan branscherna. Beställarna har extra mycket att vinna på detta eftersom de måste ha kännedom om alla regelverk. För att nå hit krävs kompromisser mellan samtliga aktörer inklusive AFF. erna av kompromisserna för Aff är inte möjliga att se idag. Ett helt igenom gemensamt term- och definitionspaket (nivå 1) innebär att parterna måste göra en del kompromisser. erna av detta blir att användare av respektive dokument måste lära om beroende på vilka termer som påverkas. Potentialen för missförstånd ökar åtminstone under en övergångsperiod. En kompromiss (nivå 2) är att skapa unika termer i vissa avseenden för vissa dokument beroende på t ex vilken skada en ändring av definitionen skulle få. Nackdelen med detta är att samstämmigheten avseende termer och definitioner blir lägre. En konsekvens för AB, ABT och ABK blir att det krävs ett nytt dokument (med definitionerna) eftersom dessa termer idag finns i respektive dokument. Eftersom Aff innehåller många termer och allmängiltiga termer måste AB, ABT och ABK gås igenom för att säkerställa att dessa termer inte används i dessa dokument och om de gör det säkerställa att innebörden blir rätt. 6.3 Entreprenadens omfattning Många tvister och diskussioner mellan parterna i Aff-entreprenader handlar om oenighet om entreprenadens omfattning inom ramen för en fast ersättning. För Aff vision är det därför viktigt att ta med sig denna problematik i byggandet av en ny struktur. Exempel på ofta förekommande omfattningsdiskussioner: - Leverantören (L) anser ofta att fastighetsinstallationer som passerat s k teknisk livslängd är planerat underhåll med hänvisning att ordalydelsen oförutsett i definitionen för felavhjälpande underhåll inte längre anses tillämplig. Beställaren (B), som ofta inkluderat felavhjälpande underhåll inom ramen för fast ersättning (med självrisk), hävdar ofta å sin sida att alla åtgärder förutom sådant som ligger inom ramen för en underhållsplan, omfattas av begreppet felavhjälpande underhåll med hänvisning till att definitionen för planerat underhåll hänvisar till åtgärder som är planerade till tid, art och omfattning. Planerat underhåll ingår oftast inte i entreprenaden vilket ger rätt till särskild ersättning till L - L och B är ofta oense om tolkningen av skadegörelse (dock överens om att den ingår i entreprenaden). L tolkar felavhjälpande underhåll i större utsträckning som skadegörelse än B. Skadegörelse innebär ofta särskild ersättning till L

10 10 - Ettårsregeln (åtgärder som gör minst en gång per år) för drift innebär ibland oenighet om vissa arbetsuppgifter är skötsel eller planerat underhåll. L kan hävda att arbetsuppgifter görs/behöver göras mer sällan än 1 gång per år i syfte att få det definierat som planerat underhåll och därmed rätt till särskild ersättning - Samma ettårsregel och problematik finns för förbrukningsmaterial Det finns förstås fler exempel på tvistefrågor vilka inte tas upp här. Omfattningsfrågan är central för alla typer av avtal där det finns en betydande del av fast ersättning. Detta blir speciellt viktigt för Aff eftersom Aff-avtal oftast innehåller fast ersättning. Dessutom avser Aff-avtal tjänster vilka i sig är svåra att definiera och beskriva Regler för omfattning i befintliga Aff I en vid mening är alla handlingar i ett Aff-avtal ytterst det som sätter omfattningen för en entreprenad vilket framgår av punkt 1 i ABFF: Omfattningen av kontraktsarbetena bestäms av kontraktshandlingarna. Kontraktshandlingarna kompletterar varandra, om inte omständigheterna föranleder till annat. Det finns dock i Aff vissa kontraktshandlingar, aspekter, regler som är speciellt viktiga för att definiera omfattningen. Dessa är gränsdragningslistan, beskrivningsdokumentet och objektbeskrivningen d v s definitionen av själva leveransen och mängden av det som omfattas av leveransen. En ambition med Aff vision är att likställa/förtydliga/förenkla strukturen i de tre olika gränsdragningslistor och beskrivningsdokument som finns i dagens Aff. Ett sådant arbete kommer förmodligen också att likställa objektbeskrivningarna i större utsträckning än idag. En viktig aspekt med dagens Aff är att omfattningsmodellerna ser olika ut för de tre beskrivningsdokumenten. Teknik och gränsdragningslista 11 Teknisk fastighetsförvaltning utgår ifrån begreppet Förvaltningsobjekt. Förvaltningsobjekt, är mark- eller byggdel, och kan vara allt från fastighet till enskild komponent. B definierar vilka förvaltningsobjekt som ingår i entreprenaden. Kodstrukturen i Teknik och gränsdragningslista 11 utgår ifrån förvaltningsobjekt ur ett hierarkiskt perspektiv (med hjälp av pyramidregeln) så till vida att ett förvaltningsobjekt högt upp i strukturen delas upp i delar längre ner under samma struktur. När förvaltningsobjekten är fastställda kommer nästa omfattningsregel d v s vad som ska utföras på dem. Här finns två principiella tillvägagångssätt; 1 att ange vilka arbetsuppgifter som ska utföras på förvaltningsobjektet 2 att ange vilka funktioner som ska upprätthållas på förvaltningsobjektet Antal arbetsuppgifter eller funktionskrav sätter omfattningen på respektive förvaltningsobjekt.

11 11 Den sista omfattningsregeln är hur många förvaltningsobjekt av respektive typ som ingår i entreprenaden t ex antal fastigheter, antal kvadratmeter, antal löpmeter antal styck etc. Omfattning per förvaltningsobjekt framgår av nedanstående modell: För att definiera entreprenadens omfattning krävs att samtliga arbetsuppgifter fastställs och beskrivs samt att en mängd kopplas till varje arbetsuppgift, direkt eller indi- Förvaltningsobjekt Mängd (antal förvaltningsobjekt av aktuell typ) Alt 1 Arbetsuppgifter och definitionerna tillsyn, skötsel, felavhjälpande och planerat underhåll Alt 2 Funktioner och definitionerna tillsyn, skötsel, felavhjälpande och planerat underhåll Entreprenadens totala omfattning blir således: Förvaltningsobjekt typ n gånger antal arbetsuppgifter/funktionskrav gånger totalt antal typer (mängden) av förvaltningsobjekt i entreprenaden. Not 1: Definitionerna tillsyn, skötsel, felavhjälpande och planerat underhåll har en stor betydelse för entreprenadens omfattning (anges t ex i gränsdragningslistan) inte minst när arbetsuppgifter/funktionskrav specificeras summariskt. Not 2: Kodstrukturen i Teknik 11 för förvaltningsobjekten bygger på byggdelar enligt BSAB-systemet vilket är skälet till att begreppet förvaltningsobjekt används. Adm och gränsdragningslista 11 Administrativ fastighetsförvaltning utgår ifrån ett antal definierade arbetsuppgifter. Här finns alltså inte begreppet förvaltningsobjekt. Arbetsuppgifterna grupperas efter vilken karaktär de har. Ibland motsvarar karaktären av arbetsuppgifterna en specifikt organiserad verksamhet som ekonomi, fakturering etc. Ibland motsvarar karaktär av att arbetsuppgifterna att de vänder sig till en kategori nyttjare av arbetsuppgifterna. Entreprenadens omfattning blir därför det totala antalet specificerade arbetsuppgifter. Kodstrukturen i Adm och gränsdragningslista 11 utgår ifrån specificering av arbetsuppgifter ur ett hierarkiskt perspektiv (med hjälp av pyramidregeln) så till vida att en övergripande grupp av arbetsuppgifter högt upp i strukturen delas upp i arbetsuppgifter längre ner under samma struktur.

12 12 rekt, med hjälp av objektbeskrivningen. Exempel på mängder är antal fastigheter, antal fakturor, omflyttningsfrekvens, antal upphandlingar, antal besiktningar. Här är alltså omfattningsreglerna omvända i jämförelse med de tekniska arbetsuppgifterna vilket framgår av nedanstående modell: Arbetsuppgift Mängd (antal för arbetsuppgiften) Beskrivning arbetsuppgift Entreprenadens omfattning blir således: Arbetsuppgift n gånger mängd gånger totalt antal arbetsuppgifter. Not 1: Definitioner har inte alls samma betydelse för entreprenadens omfattning som för tekniska arbetsuppgifter. T ex finns inga definitioner i gränsdragningslistan. Not 2: Det finns ingen modell för att beskriva arbetsuppgifterna med funktionskrav. Beskrivning VT 04 och Gränsdragningslista VT 04 Verksamhetsanknutna tjänster utgår i grunden från ett antal tjänstebeskrivningar. Kodstrukturen utgår ifrån specificering av tjänster ur ett hierarkiskt perspektiv (med hjälp av pyramidregeln) så till vida att en övergripande grupp av tjänster högt upp i strukturen delas upp i tjänster längre ner under samma struktur. För att definiera entreprenadens omfattning krävs fastställande av de tjänster som omfattas. För varje tjänst ska förutsättningar (t ex rutiner och mängder), innehåll, funktionskrav, mätning (vilken metod) och övrigt anges. Till skillnad från tekniska och administrativa arbetsuppgifter är verksamhetsanknutna tjänster mer uppdelad/strukturerad enligt ovanstående kriterier. Vid en jämförelse med tjänstebeskrivningen för verksamhetsanknutna tjänster kan sägas att delar av förutsättningar och innehåll ingår i beskrivningen av den administrativa arbetsuppgiften för Adm. De delar av förutsättningar som avser mängduppgifter motsvaras av objektbeskrivningen för administrativa arbetsuppgifter i Adm. Funktionskrav och mätning återfinns inte i administrativa arbetsuppgifter men motsvaras i de tekniska arbetsuppgifterna av funktionskraven. Här är omfattningsreglerna en blandning av det som gäller för de administrativ och tekniska arbetsuppgifterna vilket framgår av nedanstående modell:

13 13 Tjänstebeskrivning Förutsättningar (t ex rutiner och mängder) Alt 1 Tjänstens innehåll och definitionerna service, skötsel, felavhjälpande och planerat underhåll Alt 2 Mätning Alt 2 Funktionskrav Övrigt Entreprenadens omfattning blir således: Tjänstebeskrivning n gånger innehåll/funktionskrav gånger mängd gånger totalt antal tjänstebeskrivningar. Not 1: Definitionerna service, skötsel, felavhjälpande och planerat underhåll har en stor betydelse för entreprenadens omfattning (anges t ex i gränsdragningslistan) inte minst när tjänstens innehåll/funktionskrav specificeras summariskt Omfattning i nya Aff I nya Aff finns ambitioner att likställa strukturen för tjänsteområdena. Det innebär t ex att samtliga tjänsteområden i Aff ska bygga på samma modell för omfattning. Syftet är också att införa ett enhetligt begrepp för att fastställa vad tjänsterna omfattar/berör/sträcker sig d v s det som i nuvarande Aff i Teknik och gränsdragningslista 11 motsvaras av Förvaltningsobjekt. För detta föreslås den neutrala termen Omfattning. Man ska alltså för samtliga tjänster tvingas definiera vad de omfattar. Omfattningen i sig kommer sedan att omfattas av ett antal arbetsuppgifter/funktionskrav. Dessutom krävs specifikation av mängd (d v s objektbeskrivningen) vilket varierar beroende på arbetsuppgift/funktionskrav. Mängd kan avse både objekt eller uppgift med koppling till arbetsuppgift/funktionskrav. Vad Omfattning är varierar beroende på tjänst. För tekniska arbetsuppgifter blir Omfattning samma som idag d v s mark- eller byggdel. För administrativa arbetsuppgifter blir Omfattning, verksamhet/kund/typ av arbetsuppgift etc. För andra arbetsuppgifter blir innebörden av Omfattning styrd av utgångspunkten för tjänsten. Är tjänsten arbetsuppgift på fysisk pryl blir Omfattning prylen vilken är målet för denna typ av tjänst. Är tjänsten inte avsedd för fysisk pryl blir Omfattning underordnad tjänstens inriktning. I nya Aff med ovanstående resonemang blir modellen för entreprenadens omfattning följande:

14 14 Omfattning Mängd (antal per omfattning/arbetsuppgift) Alt 2 Funktion Alt 1 Arbetsuppgift Entreprenadens omfattning blir således: Omfattning n gånger arbetsuppgift/funktion gånger mängd gånger antal Omfattning. Not 1: Mängd i denna modell kan vara både Omfattning i sig och de enskilda arbetsuppgifterna/funktionskraven. I bilaga 2 exemplifieras några tjänsteområden med Omfattning. Införandet av begreppet Omfattning för hela Aff tydliggör vilken teoretisk bas systemet vilar på samt hur systemet är uppbyggt och hänger ihop. Systematiken blir dessutom enhetlig för hela systemet och ger därför en samsyn. I nuvarande Aff finns denna teknik endast för teknisk fastighetsförvaltning där begreppet Förvaltningsobjekt tillämpas. Ändringen till termen Omfattning markerar att den avser hela systemet genom dess neutrala lydelse. Införandet av Omfattning för hela Aff innebär att användaren tydligare tvingas ta beslut om och på ett strukturerat sätt tydliggöra vad som är Omfattning t ex för en administrativ verksamhet. Idag görs detta indirekt genom att vissa kodrubriker i beskrivningsdokumenten antyder vad det är för verksamhet som avses genom att man i beskrivningsdelen i avtalet använder underliggande arbetsuppgifter. Införande av Omfattning för hela Aff kan uppfattas som att man tvingas ange Omfattning för vissa tjänster/tjänsteområden där detta kan uppfattas som onödigt. Det kan också medföra risk för onödiga diskussioner/tolkningar mellan parterna. Hur stor denna risk är i realiteten är svårt att säga eftersom Omfattning kryddas med arbetsbeskrivningar eller funktionskrav som i sig är förtydligande. 7 KONTRAKT 7.1 Allmänt I nuvarande Aff finns en enkel kontraktsmall. Syftet med den är i huvudsak att den ska användas för att fylla i ekonomiska uppgifter från anbudsprocessen samt för att ange kontaktpersoner. I nuvarande Aff finns därför tre dokument för de legala regelverken. Förutom kontraktsmallen används även ABFF och Särskilda föreskrifter. Legala regler i tre dokument försvårar överblicken av det totala regelverket för avtalet samt ökar risken för överlappningar och motstridigheter. Ambitionen i Aff Vision är därför att begränsa regelverket till två dokument/strukturer. Dels branschregelverket ABFF dels de ent-

15 15 reprenadspecifika reglerna. De entreprenadspecifika reglerna är tänkt att ingå i ett enda dokument/struktur vilken här benämns Kontrakt. Till följd av detta avvecklas Särskilda föreskrifter i nuvarande Aff. I den uppdelning av Särskilda föreskrifter som framgår av bilaga 3 så återkommer texter från samtliga kapitel (avseende SF1 Omfattning, SF2 Utförande etc) i Särskilda föreskrifter i Kontraktet. En rekommendation är att nuvarande kapitelindelning i Särskilda föreskrifter införs i Kontraktet. Därmed bibehålls samma kapitelstruktur som i ABFF. Därmed vidmaktshålls även likheten i struktur med AB, ABT och ABK. Nuvarande nackdel med uppdelade regler för kvalité- och miljöskrivningar kvarstår inte eftersom dessa texter föreslås läggas i den SLA-övergripande delen. Målsättningen att bygga ut Aff med texter/strukturer för mer komplexa affärsmodeller görs rimligtvis inom ramen för Kontraktet och kapitel 6 Ekonomi. Förmodligen behöver hela strukturen för ersättningar ses över eftersom den i nuvarande Aff är bygg i huvudsak för fast och rörlig ersättning. Om det i begreppet affärsmodell även ryms bonus, incitament och viten så kan konstateras att det helt saknas texter för detta i dagens Aff. Här finns därför ett behov av helt nya texter. Överföring av kapitelstrukturen från Särskilda föreskrifterna till Kontraktet innebär att likheten med ABFF och AB, ABT och ABK bibehålls. Därmed underlättas förståelsen mellan AB, ABT och ABK respektive ABFF och Kontraktet. Överblickbarheten av det totala reglerverket för entreprenaden underlättas genom likheten mellan ABFF och Kontraktet och risken för motstridigheter minskar. En nackdel anses vara att kontraktet blir omfattande i och med att Särskilda föreskrifterna avvecklas. Att införliva utvecklade texter för affärsmodeller borde inte leda till några problem eller negativa konsekvenser. 7.2 Avveckling av Särskilda föreskrifter I direktiven till nya Aff anges att Särskilda föreskrifter ska avvecklas och att texterna ska infogas i Kontraktet respektive i beskrivningsstrukturen (SLA Service Level Agreement). Styrande för var texterna ska hamna är den övergripande strategi/tanke som ska gälla för Kontraktet respektive beskrivningsstrukturen: Med Kontrakt avses Entreprenadspecifikt regelverk beskrivning och definition av reglerna för entreprenaden. Exempel på sådant är texter som avser ersättningar, rangordning av dokument, ansvar, tvist och fakturering Med beskrivningsstruktur (SLA) avses Leveransspecifika krav beskrivning och definition av arbetsuppgift, funktionskrav och omfattning. Exempel på sådant är texter som avser funktions- och utförarkrav, beskrivning av objekt (antal, kvadratmeter, skick etc), miljökrav, rapporteringskrav De delar av SF som går upp i en kontraktsmall kommer att rangordnas högst i dokumenthierarkin till skillnad från SF som ligger lägst i hierarkin d v s som en del av förfrågningsunderlaget. Detta

16 16 blir främst en nackdel för leverantörerna eftersom motstridigheter inom SF tidigare rangordnats till deras fördel. Ett sätt att hantera detta kan vara att låta Kontraktet (egentligen en kontraktsmall) utgöra en del av förfrågningsunderlaget under anbudsskedet och sedan omföra kontraktsmallen till Kontrakt (med högsta rangordning) efter det att leverantör kontrakterats. Faktum kvarstår dock att anbudet rangordningsmässigt underordnas delar av förfrågningsunderlaget d v s den del av kontraktsmallen som omförs till Kontrakt. I och med att Särskilda föreskrifterna delas upp i två strukturer så skapas en ny gråzon. I detta fall mellan Kontraktet och den övergripande delen av SLA. Det innebär att det i vissa fall kan vara svårt att avgöra om en regel ska ligga i Kontraktet eller i den övergripande delen av SLA. Dessutom skapas helt nya kodstrukturer både i kontraktet och SLA:n. Vid en avveckling av Särskilda föreskrifter så minskar likheten med AB och dess Allmänna föreskrifter AF. 7.3 Outsourcing och insourcing - verksamhetsövergång I Aff-sammanhang förekommer att upphandling av tjänsteentreprenader villkoras med verksamhetsövergång (outsourcing). I nuvarande Aff saknas texter/strukturer om dessa speciella villkor. Samma situation kan föreligga vid en insourcing. Önskemål finns att komplettera Aff med texter/strukturer för att reglera verksamhetsövergång. I princip kan det göras på två sätt; antigen genom att infoga verksamhetsövergång i befintlig struktur t ex i Kontraktet eller genom att skapa en sidostruktur (eget dokument ). Hur stor är marknaden för denna typ av dokument? Om verksamhetsövergång införs i Aff så närmar sig regelverken arbetsrätten. Mycket i verksamhetsövergång reglerar villkoren för den personal som förs över från egen regiorganisationen till leverantören. Beroende på hur mycket regler med beröring till arbetsrätten som förs in så kommer ambitionerna i Aff att öka med vidföljande krav på utvecklingsbehov och breddad kompetens för både de som utvecklar och använder Aff. Å andra sidan så blir Aff mer heltäckande i en sourcingsituation och det totala regelverket för upphandlingen hänger ihop bättre eftersom verksamhetsövergång och avtalsvillkor samsas i samma struktur. I frågan om texter för verksamhetsövergång ska inkluderas i Kontraktet eller ligga som egen struktur talar mycket för att den ska ligga i en egen struktur. Villkoren för verksamhetsövergång gäller momentant vid övertagandetillfället och kan sedan läggas till handlingarna. Det är en fördel om detta inte sammanblandas med reglerna för avtalet i övrigt eftersom dessa gäller hela entreprenadtiden. Fördelen med att inkludera verksamhetsövergång i Kontraktet är främst att antalet dokument hålls ner. Risken för motstridigheter kan betraktas som ganska liten i båda fallen eftersom det handlar om olika aspekter d v s leveransen å ena sidan och å den andra sidan verksamhetsövergång.

17 17 8 SLA - ÖVERGRIPANDE Den övergripande kodstrukturen i SLA:n är tänkt för krav och förutsättningar som är övergripande för de olika tjänsteområdena och med nära anknytning till leveransen. Det innebär i sin tur att de enskilda tjänsteområdena kodmässigt måste underordnas den övergripande kodstrukturen för att pyramidregeln ska fungera. Här uppstår då ett problem eftersom två parallella kodsystem hierarkiskt inte kan byggas så att den ena (tjänsteområdena) underordnas den andra (övergripande krav och förutsättningar). Denna problematik kan hanteras på två sätt: 1 De övergripande reglerna inordnas kodmässigt under huvudkoden L och ges därmed samma status pyramidregelmässigt. Det innebär också att behov av underrubriker för de SLA-övergripande reglerna får sättas utan kod. Problemet med denna modell är att det inte går att lägga texter hierarkiskt. Det innebär i sin tur att alla SLAövergripande regler får läggas som texter direkt under huvudkoden L. 2 Bygga upp två parallella strukturer och kodsystem för att kunna tillämpa pyramidregeln inte bara för tjänsteområdena utan även för de SLA-övergripande kraven och förutsättningarna. Till detta skapas en speciell regel/undantag från pyramidregeln som säger att de SLA-övergripande kraven och förutsättningarna gäller för alla tjänster trots att de inte kodmässigt står över tjänsteområdena. Rekommendationen är att vi tillämpar alternativ 2. Kodstrukturen nedan bygger på alternativ 2. Kodsystem beskrivningsstruktur (SLA) Övergripande kodstruktur (enligt SF) L Leveransen L1 L2 L3 L4 L5 L6 L7 Beställarens Material och Kvalitet och Dokumentation Kommunikation Tider Säkerhet målsättning varor miljö L1.1 L1.2 L1.3 osv LE LF LU LB osv Ekonomi Förvaltning Utemiljö Bevakning LE1 LE2 LE3 LE4 osv Löp ek adm Budg, uppf Skatter, avg Lån samh En rekommendation är att den nya övergripande strukturen i SLA inte byggs upp enligt samma principer som i SF (1 Omfattning, 2 Utförande, 3 Organisation). Skälet till det är att kunna lägga ihop skrivningar om kvalité och miljö på samma ställe till skillnad från idag där dessa texter delas upp på tre koder i Särskilda föreskrifterna.

18 18 Ett första alternativt förslag är att sju huvudgrupper skapas enligt ovan. Dessa rubriker speglar mer de aspekter som blir kvar från Särskilda föreskrifter och som bedöms ha nära koppling till den faktiska leveransen. Rubriksättningen följer således inte den gamla strukturen i Särskilda föreskrifter. Strukturen i detalj framgår av bilaga 3. Likheten mellan kontrakt och SLA i kodstruktur o d kommer att försvinna. en av detta blir förmodligen liten eftersom SLA och kontrakt kommer att innehålla texter av olika karaktär. Uppdelningen av kvalitets- och miljöskrivningar som finns i SF kommer att försvinna med SLA:n. en av det blir t ex att målformuleringar totalt för entreprenaden delas upp i kvalité respektive miljö. Å andra sidan så samlas alla texter om kvalité och miljö på samma ställe med överskådlighet som följd. Eftersom det ofta i organisationer finns sammanhållande system, policys o d kring kvalité och miljö så blir hänvisningar till dessa tydligare om de görs från ett ställe. Dessa dokument innehåller ofta både målformuleringar, kravformuleringar och annat vilket i SF strukturen var uppdelad på olika ställen. Vad avser kodningen för beskrivningsstrukturen så blir en konsekvens att den underordnas den övergripande kodningen för de tjänsteområdesöverskridande delarna. Det innebär att alla tjänsteområden kommer att börja med bokstaven L. 9 SLA - BESKRIVANDE DELAR 9.1 Allmänt Av bilden nedan framgår att Aff vision bygger på synsättet att beskrivningsdelarna bygger på samma enhetliga struktur och möjlighet till beskrivningsmetodik. Det innebär att alla avsnitt, oberoende om det är administrativa, tekniska eller verksamhetsanknutna tjänster, innehåller utrymme för funktionskrav, utförarkrav, gränsdragningslista etc. Det innebär också att gränsdragningslistorna är enhetliga och helt integrerade med beskrivningsdelarna. Av bilden nedan framgår också att det skapats en gemensam övergripande struktur för hela beskrivningspaketet vilken beskrivs under kapitel 8. Det är viktigt eftersom denna saknas i nuvarande Aff vilket fått konsekvensen att beskrivningsgemensamma krav, rapporter, miljöaspekter o s v hamnat i Särskilda föreskrifter. Nu kan i stället dessa delar läggas som ett ramverk för beskrivningsdelarna. Dessutom frångås den sammanblandning av regler och leveranskrav som finns i nuvarande Särskilda föreskrifter. Övergripande krav: uppföljning, rapportering, miljö, kvalité etc Fastighetsadministrativa tjänster Arbetsplatser Informationsförsörjning, mångfaldigande Fastighetstekniska tjänster Utrymmesanknutna tjänster Säkerhet Utemiljö Personalanknutna tjänster Ekonomi Städning Data, tele, övrig kontorsutrustning Diverse tjänster

19 19 I direktiven nämns att ett processorienterat synsätt ska beaktas i nya Aff. Vägledning och upphandlingsföreskrifter 10 bygger på en upphandlings-/inköpsprocess. Processer för utförande av arbetsuppgifter kan också lämpa sig för processformen. Om nya Aff ska ta höjd för processbeskrivningar så är en naturlig plats beskrivningsstrukturen. En högst relevant frågeställning är hur pass tydlig en process är avseende definitionen av ett åtagande inom ramen för ett avtal? En annan frågeställning är hur en processbeskrivning strukturmässigt kan inordna sig nuvarande hierarkiska kodstrukturer med pyramidregler? En viktig principiell frågeställning är också processens räckvidd. Ett processorienterat synsätt innebär ofta att båda parterna ryms inom ramen för ett processflöde. D v s även beställarens ansvar i en total process. För att fungera i en beskrivningsstruktur med pyramidregeln krävs nog att processerna anges högt upp i en beskrivningsstruktur. Dels måste alla steg i en process återfinnas inom ramen för den kod (och underliggande koder) som avses. Här finns nog stora risker för motstridigheter eftersom en process normalt skär över olika yrkeskategorier och tjänsteområden. Alternativt får processerna läggas i en egen struktur vid sidan om beskrivningsstrukturen vilket ger parallella strukturer för samma sak entreprenadens innehåll. Om kompletta processer infogas i nya Aff tillförs, för de flesta entreprenader, arbetsuppgifter och ansvar som ligger på beställaren vilket ligger utanför det som avtalats. Poängen med det skulle vara att ge leverantören en helhetsbild och i vilket sammanhang leveransen ska in. Självklart berörs entreprenaden indirekt genom att beställaren för att leverantören ska kunna uppfylla entreprenaden måste uppfylla sitt åtagande avseende det som berör entreprenaden. en av detta blir att Aff i beskrivningsstrukturen måste tillföras arbetsuppgifter och ansvar som ligger på beställaren trots att detta inte är en del av leveransen i entreprenaden. 9.2 Ny beskrivningsstruktur Ambitionen med nya Aff är att bygga en ny struktur för tjänstebeskrivningarna. Som framgår av kapitel 9.1 ska denna vara enhetlig för samtliga beskrivna tjänster. Nedan redovisas ett första förslag på en sådan struktur. Den integrerade gränsdragningslistan är lika genom alla tjänsteområden och delas upp i ansvar och ersättning. Ansvar och ersättning i sin tur delas in i gränsdragning avseende arbete och material. Till skillnad från nuvarande gränsdragningslistor där typ av arbetsuppgift ligger i gränsdragningslistan eller graden av material/investering så är denna gränsdragningslista renodlad till arbete och material. Typ av arbete framgår av beskrivningsdelen (funktion eller utförande) och typ av material hanteras i den SLA-övergripande delen. Kriterier för beskrivningsstruktur Den nya beskrivningsstruktur som föreslås enligt nedan bygger på ett antal antaganden och förutsättningar: En och samma arbetsuppgift ska endast återfinnas på ett ställe i strukturen Sorteringen av arbetsuppgifter/funktionskrav i tjänsteområden ska göras så att det känns naturligt för användaren. När en entreprenad ska beskrivas är

20 20 Ansvar det viktigt att arbetsuppgifter inte behöver plockas från för många tjänsteområden Strukturen ska underlätta mätning av resultatet av tjänsterna I funktionsentreprenader ska delat ansvar undvikas. Det innebär att gränsdragning avseende ansvar och ersättning bör läggas på nivå ovanför de enskilda funktionskraven d v s på objektsnivå. För utförarentreprenader läggs gränsdragningen på konkret arbetsuppgift eftersom denna typ av entreprenad ofta har delat ansvar (eller att ansvaret begränsas till den beskrivna arbetsuppgiften) I redovisat förslag ligger både funktionskrav och utförarbeskrivningar under samma kod d v s i samma lista. En alternativ struktur är att ha separata tabeller för funktionskrav och utförarkrav. Fördelen med en tabell är att det är vanligt att både ha funktions- och utförarkrav i samma entreprenad. Med en tabell i stället för två så minskar risken för motstridigheter Funktionskraven ges egna underrubriker motsvarande egenskapskraven (f n 26 stycken). Utförarkraven får motsvarande underrubriker motsvarande löpnummer Ersättning arbete material arbete material L1.11 Objekt/verksamhet/grupp av tjänster Objekt Verksamheten (Ekonomi, Kopiering, Bevakning), Prylarna (Fastighetsförvaltning, Lokalvård, Bevakning) Personal (Lönehantering),..o s v Alternativ 1; Funktionsentreprenad Funktionskrav 1 Objekts skick och livslängd Acceptanskriterier Mätmetod 2 Visuellt intryck och form Mätmetod Alternativ 2; Utförarentreprenad Löp nr Åtgärdsbeskrivning Frekvens

21 21 En test av beskrivningsstrukturen för olika typer av tjänstepaketen framgår av bilaga 2. Testet bygger på befintliga kodstrukturer i Aff och visar att vid utförarbeskrivningar så är detaljeringsgraden olika mellan Adm och Teknik å ena sidan och VT å andra sidan (VT är mer övergripande). Förslaget på ny beskrivningsstruktur innebär att alla tjänsteområden struktureras exakt lika. Så är det inte idag eftersom det finns tre olika beskrivningsstukturer. en av det blir att användare av Teknik 06 och VT 04 måste ändra sitt sätt att upprätta beskrivningar och gränsdragningslistor. Befintliga avtal som ska uppdateras kommer att leda till visst merarbete. Administrativa beskrivningar och gränsdragningslistor påverkas inte. För de fastighetsrelaterade tekniska arbetsuppgifterna (Teknik 06) tas tillsyn, skötsel, felavhjälpande och planerat underhåll bort ur gränsdragningen. Detta kommer att tvinga användaren att i stället beskriva detta i beskrivningslistan. Detta ger en större tydlighet vad som avses med tillsyn, skötsel, felavhjälpande och planerat underhåll. I Teknik 06 finns tre alternativa sätt att beskriva funktionsentreprenader. En konsekvens med nya beskrivningsstrukturen är att detta minskas till en modell vilket i hög grad förenklar förståelsen för sättet att beskriva funktionsentreprenader. Dessutom förenklas uppdateringar av framtida tjänsteområden. En risk med den nya beskrivningsstukturen, vilken ju blandar funktion och utförande i samma struktur, är att användarna i större utsträckning gör blandentreprenader. För de verksamhetsanknutna tjänsterna (VT 04) tas förbrukningsmaterial, inredning, utrustning etc bort ur gränsdragningslistan. Här tillämpas i stället avsett ställe i den SLA-övergripande delen av beskrivningsstrukturen. Denna typ av reglering är oftast tjänsteövergripande varför behovet av en gränsdragningslista är mindre. En konsekvens är dock att problem kan uppstå om det finns stort behov av att diversifiera gränsdragningen för material och utrustning för olika delar av tjänsterna. I ovanstående förslag på beskrivningsstruktur lyfts material fram lika tydligt som arbete. Detta blir positivt för tjänsteområden med stort inslag av material. En annan konsekvens är att denna modell kan styra mot att materialet får en för stor framtoning i tjänsteområden där dessa är mindre viktiga. 9.3 Befintliga beskrivningsstrukturer I och med att beskrivningsdokumenten ska omarbetas i nya Aff finns behov av att se över tjänsteområdena. Ett naturligt led i detta arbete är att inventera om det finns befintliga strukturer som kan tillämpas. Principen/kriterierna för på vilket sätt tjänsteområdena byggs upp kan se olika ut: - Arbetsuppgifter med tillhörighet inom samma bransch d v s med ett leverantörsperspektiv (t ex SCB:s SNI-indelning) - Enligt ett traditionellt synsätt hos slutanvändaren (nuvarande Aff) - Utifrån resultatperspektivet (Föreningen för förvaltningsinformation, Fi2002) - Utifrån kundperspektiv (t ex till viss del i FM-standarden) Nedan redovisas några exempel på strukturer för beskrivningar/tjänstepaketindelningar Standarden för Facility Management

22 22 En befintlig alternativ beskrivningsstrukturstruktur som idag finns och som avser tjänster är standarden för Facility Management. Standarden och dess delar beskrivs närmare i kapitel Näringsgrensindelning AKI Standarden för svensk näringsgrensindelning, SNI, är en statistisk standard för klassificering av produktionsenheter (företag, arbetsställen etc) till näringsgrenar/branscher. Den används av SCB för framtagande av statistik för arbetskostnadsutveckling och används i Aff-sammanhang för reglering av ersättning med hänsyn till den allmänna kostnadsutvecklingen. En näringsgrensindelning är primärt en aktivitetsindelning d v s en indelning för klassificering av produktionsenheter efter den aktivitet som beskrivs. Med aktivitet avses här en process i vilken en viss kombination av olika produktionsfaktorer, insatsvaror, realkapital och arbetskraft) ger upphov till ett utflöde av produkter (varor och tjänster). SNI är också en branschindelning eftersom den används för att gruppera produktionsenheter till branscher och för att samla in och redovisa branschindelad statistik. En bransch kan definieras som en grupp av produktionsfaktorer, vilkas aktiviteter kan hänföras till en och samma aktivitetsklass i standarden. Aktivitetsstandarden utför på så sätt den norm eller referensram som ligger till grund för branschindelningen. SNI har som bas EU:s näringsgrensstandard NACE, Nomenclature statistque des Activités économiques dans la Communauté Européenne. Statistik som produceras utifrån NACE är jämförbar på europeisk nivå och i allmänhet även på internationell nivå. Användandet av NACE är obligatorisk inom det europeisk-statistiska systemet. SNI är en aktivitetsklassifikation där de ekonomiska aktiviteterna är utgångspunkten för strukturen. SNI är Sveriges nationella utgåva av NACE. NACE/SNI består av en hierarkisk struktur med fyra nivåer för NACE och ytterligare en nivå för SNI: Nivå 1, Nivå 2, Nivå 3, Nivå 4; Nivå 5, Avdelning Huvudgrupp Grupp Undergrupp Detaljgrupp På avdelningsnivå består SNI 2007 av följande indelning: A B C D E F G H I Jordbruk, skogsbruk och fiske Utvinning av mineral Tillverkning Försörjning av el, gas, värme och kyla Vattenförsörjning; avloppsrening, avfallshantering och sanering Byggverksamhet Handel; reparation av motorfordon och motorcyklar Transport och magasinering Hotell- och restaurangverksamhet