Vad är Facility Management (FM)? Per Lilliehorn Lilliehorn Konsult AB

Transkript

1 Vad är Facility Maagemet (FM)? Per Lilliehor AB Defiitio Strategisk ledig och styrig av de resurser och tjäster som krävs för att efastighet ellerverksamhetska fugera effektivt. FM skall arbeta med att hålla stadard, effektivisera servicetjästera i e orgaisatio för att stödja kärverksamhete. Europeisk FM-stadard I de europeiska stadarde för Facility Maagemet, EN :2006, defiieras FacilityMaagemet på följade sätt. itegratio ofprocesses withia orgaisatio to maitai ad develop the agreedservices whichsupport ad improve the effectiveess of its primaryactivities 1

2 Svesk defiitio Defiitio i de sveska SIS stadarde SS_EN , FacilityMaagemet -Termer och defiitioer, itegratio av processer iom e orgaisatio för att upprätthålla och utveckla de övereskoma tjäster som stödjer och förbättra effektivitete hos kärverksamhete. Begreppe FacilityMaagemet och FacilitiesMaagemet aväds syoymt och har samma betydelse i stadarde. Bakgrud De styr och delegerar si FM grupp så att företaget ite skall behöva lägga tid och arbeta på t.ex. varför kaffemaskie, de tekiska istallatioera, receptioe ite fugerar som de ska, detta haterar FM. Idelig FM-tjästera idelas ofta i två kategorier; Fastighetsakuta tjäster, "hårda FM-tjäster", exempelvis Fastighetsskötsel Tekisk drift /bevakig Arbetsplatsakuta tjäster, "mjuka FM-tjäster", exempelvis Lokalvård Receptio Posthaterig Caterig 2

3 Orgaisatio Facilitymaagemet bedrivs atige i regi av det ega företaget eller geom e reodlad tjästeleveratör. De seare kategori består såväl av tjästespecifika leveratörer som av helhetsleveratörer (leveratörer av itegrerad FM, IFM) Outsourcadfacilitymaagemet växer sabbt me verksamhete Ege regi är fortfarade betydligt mer valigt Facility maager E Facilitymaager asvarar till exempel för Daglig fastighetsskötsel Budgeterig Uthyrig Plaerig av uderhåll Förädlig av fastighete geom ut-och ombyggad Skatterochredovisig. Iteratioella FM-aktörer Fastighetsmarkade har blivit iteratioell E stor adel av världes fastighetsbeståd ägs avförsäkrigsbolag,bakeroch adraivesterareoch ite traditioellafastighetsbolagoch familjeföretag De iteratioella företage alitar ofta e facility maager Stora iteratioella företag Joes Lag LaSalle CB Richard Ellis Savills Coor 3

4 Ordig och reda Aff är för förvaltig och FM vad Lié var för botaike! Vad har jag köpt? Vems är asvaret? 4

5 Aff: s avädigsområde Förfrågigsuderlag vid etrepreadupphadlig Kotraktshadligar för förvaltigsetrepread Kvalitetssäkrig av egeregiorgaisatio Bakgrud Förvaltig på etrepread ökar Gemesam stadard för förfråga och abud sakades - svårt att jämföra abud -vad har ma köpt -pris -omfattig kvalitet? Fastighetsägara och SABO iitierar projektet 1993 Första geeratioe dokumet publiceras 1995 Aff-kommitté startar 1996, övertar asvaret Aff-kommitté överlåter 2000 utvecklig och markadsförig på Svesk Byggtjäst Aff-dokumete ABFF 12 Aff Defiitioer 11 SF 12 Objekts- Beskrivig VT 04 ADM 11 TEKNIK 11 Aff för Aff för Aff midre midre för midre driftetrepr. driftetrepr. driftetrepr. Objektsbeskrivig 06 Beskrivig VT 04 Gräsdragigslista VT 04 Upphadligsföreskrifter 11 Kotrakts- Formulär 04 Mall Städ 99 + diverse derivat 5

6 E grud två vägar! Traditioell fastighetsförvaltig Verksamhetsakuta tjäster Gemesamma dokumet Förvaltig Verksamhetsakuta tjäster 6

7 Aff VT FT VS VL VF VP VS VUVS FT = Fastighetsakuta tjäster Aff 99 VT = Verksamhetsakuta tjäster VS= Verksamhetsstöd VL = Logistik VF = Försälj/markad VP = Produktio VU = Produktutvecklig Varför e y Aff? Laserad 1995 Stor förädrig på markade Brachpraxis Större uppdaterigar 1999, 2004, 2006 Stor mägd dokumet Obalas mella tjäster 20 Visio Helhetsperspektiv frå strategi till geomförade Lätt att göra rätt: - ekelhet - tydlig och ehetlig struktur, iformatio på ett ställe i strukture - mer sammahållade och överblickbar struktur - processtruktur där så är möjligt Apassigsbart och skalbarhet: - kvalitetssäkrade gruddokumet - målgruppsapassade förfrågigsuderlag/avtal - gruddokumete utformade för att förekla arbetet att göra kuduika förfrågigsuderlag/avtal Samordad förvaltigsprocess: - gemesam termiologi (förvaltig, bygg, uderhåll) - mer samordade braschregelverk (ABK, AB, ABT och ABFF) - fortsatt iriktig mot EU- och svesk stadard för FM-övereskommelser Lätt att vidareutveckla och uderhålla: - uderlätta uppdaterigar och mer utvecklad IT-plattform - öppe och flexibel struktur t ex i kodsystem 21 7

8 Projektmål Totala atalet dokumet i Aff ska bli färre Det ska vara lättare att förstå iebörde av de olika delara av Aff Affska bli mer ehetligt Det ska vara eklare och gå sabbare att uppdatera Aff 22 Målgrupp Aff Beställare Fastighetsförvaltig som kärverksamhet a fastighetsägare/ förvaltare, ex idustriföretag, eergibolag, kommuer, ladstig och statliga Bostadsrättsföreigar Leveratörer Fastighetsförvaltig FM, både eskilda tjäster och totalåtagade 23 Delprojekte Uderhållstermiologi Samverka BKK Nya Aff Kotraktsformulär Grudstrukture 24 8

9 Struktur Nya Aff Upphadligsföreskrifter Objektsbeskrivig Beskrivig av tjästera, både övergripade (SLA) och i detalj. Fuktio eller utföradebeskrivigar. Kotraktsformulär ABFF Aff-defiitio Grudstrukture, gamla Aff Upphadligsföreskrifter Objektsbeskrivig Övergripade krav S1-S6 Tjästeområde SA SC SE SG SI SJ SB SD SF SH Kotraktsformulär ABFF Aff-defiitio Tjästeområde Verksamhetsledig Fastighetsdrift Städig Fastighetsförvaltig SH Kudtjäst Ekoomi Upphadlig Styr- & övervakig Driftutrymme Bradskyddsarbete Restaurag och café Ledig och samordig Uppföljig Verksamhetsutvecklig Möte Uthyrig Hyresgästkommuikatio Admiistratio av drift och uderhåll utvädigt ivädigt Gemesamma utrymme Eskilda utrymme godshaterig Förbrukigsvaror Koferesservice Kotorsutrustig Bevakig, ordigsövervakig mm Kaffe, frukt etc. Caterig a måltider och Löpade ekoomisk admiistratio Hyresadmiistratio Budgeterig och rapporterig Fastighetsdokumetatio Projekthaterig Fastighetsrådgivig Trasportsystem Vegetatiosytor Markbeläggigar Avfallshaterig Iredig iformatio Serviceamäla och uppgifter till mydigheter och orgaisatioer Lå och Mydighetskrav a tekiska istallatioer Utrustig på Flyttig Telefoi Löeadmiistratio Optimerig aläggigar på Receptio t 9

10 Fuktioskrav 28 Fuktioskrav Exempel på övergripade fuktioskrav - placerig i Affstruktur A0 A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 T0T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Allmäa ej mätbara E god utemiljö X X X X X Persoell säkerhet och trygghet (för hyresgäst) X X X X X X X Ett bra skalskydd (mot ibrott) X X X X X X X X X X Ett bra väderskydd X X X X Ett bra iomhusklimat X X X X X X X X X X E bra och kreativ arbetsmiljö (för hyresgäst) X X X X X X X X E livskraftig och ädamålselig växtlighet X X X X Framkomliga utvädiga kommuikatiosvägar X X X X Framkomliga ivädiga kommuikatiosvägar X X X X Ordig och reda i de ekoomiska bokförige X X X X X X X X 29 Åtgärdskrav 30 10

11 Grudidéer Dela SF Databasstöd, ite dokumet Gräsdragigslista Tjästeområdesidelig Nam Fuktioskrav/utförade Verksamhetsledig 31 SF försvier Hävisigar kors och tvärs Arbetsbeskrivig 32 Avvecklig SF SF Beskrivigsstruktur Utförade Material och varor Tillhadahållade Persoal Kommuikatio/dokumetatio Tider Kotraktsmall Allmät om etrepreade Omfattig Utförade Orgaisatio Tider Asvar Ekoomi Avslutade statuskotroll? Avbeställig och hävig Tvist 11

12 Övergripade S S-ivå är till för att beskriva olika krav på leveras som är tjästeövergripade och därför ite låter sig beskrivas som e arbetsuppgift eller fuktioskrav i ett tjästeområde. Här återfis de delar av SF som är kopplade direkt till leverase såsom olika övergripade krav och rutier. S1 Utförade Upphadligsföreskrifter S2 Material och varor Objektsbeskrivig Övergripade krav S1-S6 S3 - Tillhadahållade S A S B Tjästeområde S S S C E G S S D F S H SI SJ S4 - Persoal S5 Kommuikatio och dokumetatio Kotraktsformulär S6 - Tider ABFF Aff-defiitioer Övergripade krav - Exempel 35 Tjästeområde Verksamhetsledig Fastighetsförvaltig Fastighetsdrift Städig SH Kudtjäst Ekoomi 12

13 Beskrivigsstruktur Ej separata dokumet! Samma gräsdragigslista Samma struktur iom alla tjästeområde Beskrivigsstrukture byggs med AFF 1.0 Oordigsföljde följer FM-stadarde Iga överlappigar Verksamhetsledig blir ytt tjästeområde Namsättig Tjästeområde Verksamhetsledig Fastighetsförvaltig Fastighetsdrift Städig SH Kudtjäst Ekoomi Tjästeområde Verksamhetsledig Fastighetsdrift Städig SH Fastighetsförvaltig Kudtjäst Ekoomi Upphadlig Styr-& övervakig Driftutrymme Bradskyddsarbete Restaurag och café Ledig och samordig Uppföljig Verksamhetsutvecklig Möte Uthyrig Hyresgästkommuikatio Admiistratio av drift och uderhåll Fastighetsdokumetatio Projekthaterig Fastighetsrådgivig Mydighetskrav utvädigt ivädigt Trasportsystem a tekiska istallatioer Gemesamm a utrymme Eskilda utrymme Vegetatiosytor Markbeläggigar Utrustig på godshaterig Förbrukigsvaror Koferesservice Kotorsutrustig Avfallshaterig Iredig iformatio Flyttig Lokalförsörjig Kaffe, frukt etc. Caterig a måltider och Bevakig, ordigsöver -vakig mm Serviceamäla Telefoi Löpade ekoomisk admiistratio Hyresadmiistratio Budgeterig och rapporterig och uppgifter till mydigheter orgaisatioer Lå och Löeadmiistratio Optimerig aläggigar på Receptio t 13

14 Förvaltig ikl. ekoomi Verksamhetsledig Fastighetsdrift Städig Fastighetsförvaltig SH Kudtjäst Ekoomi Upphadlig Styr-& övervakig Driftutrymme Bradskyddsarbete Restaurag och café Ledig och samordig Uppföljig Verksamhetsutvecklig Möte Uthyrig Hyresgästkommuikatio Admiistratio av drift och uderhåll utvädigt ivädigt Gemesamm a utrymme Eskilda utrymme godshaterig Förbrukigsvaror Koferesservice Kotorsutrustig Avfallshaterig Bevakig, ordigsöver -vakig mm Kaffe, frukt etc. Caterig a måltider och Löpade ekoomisk admiistratio Hyresadmiistratio Budgeterig och rapporterig Fastighetsdokumetatio Projekthaterig Fastighetsrådgivig Mydighetskrav Optimerig Vegetatiosytor Markbeläggigar Utrustig på aläggigar på Iredig iformatio Flyttig Lokalförsörjig Serviceamäla Telefoi Receptio Trasportsystem a tekiska istallatioer och uppgifter till mydigheter orgaisatioer Lå och Löeadmiistratio t Bostadsrättsföreig Verksamhetsledig Fastighetsdrift Städig Fastighetsförvaltig SH Kudtjäst Ekoomi Upphadlig Styr-& övervakig Driftutrymme Bradskyddsarbete Restaurag och café Ledig och samordig Uppföljig Verksamhetsutvecklig Uthyrig Hyresgästkommuikatio utvädigt ivädigt Gemesamma utrymme Eskilda utrymme godshaterig Förbrukigsvaror Koferesservice Bevakig, ordigsöver -vakig mm Kaffe, frukt etc. Caterig a måltider och Löpade ekoomisk admiistratio Hyresadmiistratio Möte Admiistratio av drift och uderhåll Fastighetsdokumetatio Projekthaterig Trasportsystem Vegetatiosytor Markbeläggigar Kotorsutrustig Avfallshaterig Iredig iformatio Serviceamäla Budgeterig och rapporterig och uppgifter till mydigheter orgaisatioer Lå och Fastighetsrådgivig a tekiska istallatioer Utrustig på Flyttig Telefoi Löeadmiistratio Lokalförsörjig aläggigar på Receptio t Bostadsrättsföreig Verksamhetsledig Fastighetsdrift Städig Fastighetsförvaltig SH Kudtjäst Ekoomi Upphadlig Styr-& övervakig Driftutrymme Bradskyddsarbete Restaurag och café Ledig och samordig Uppföljig Verksamhetsutvecklig Möte Uthyrig Hyresgästkommuikatio Admiistratio av drift och uderhåll utvädigt ivädigt Gemesamma utrymme Eskilda utrymme godshaterig Förbrukigsvaror Koferesservice Kotorsutrustig Avfallshaterig Bevakig, ordigsöver -vakig mm Kaffe, frukt etc. Caterig a måltider och Löpade ekoomisk admiistratio Hyresadmiistratio Budgeterig och rapporterig Fastighetsdokumetatio Projekthaterig Fastighetsrådgivig Mydighetskrav Vegetatiosytor Markbeläggigar Utrustig på Iredig iformatio Flyttig Lokalförsörjig Serviceamäla Telefoi Trasportsystem a tekiska istallatioer och uppgifter till mydigheter orgaisatioer Lå och Löeadmiistratio Optimerig aläggigar på Receptio t 14

15 Traditioell fastighetsskötsel Verksamhetsledig Fastighetsdrift Städig Fastighetsförvaltig SH Kudtjäst Ekoomi Upphadlig Styr-& övervakig Driftutrymme Bradskyddsarbete Restaurag och café Ledig och samordig Uppföljig Verksamhetsutvecklig Möte Uthyrig Hyresgästkommuikatio Admiistrat. av drift och uderhåll utvädigt ivädigt Gemesamm a utrymme Eskilda utrymme godshaterig Förbrukigsvaror Koferesservice Kotorsutrustig Avfallshaterig Bevakig, ordigsöver -vakig mm Kaffe, frukt etc. Caterig a måltider och Löpade ekoomisk admiistratio Hyresadmiistratio Budgeterig och rapporterig Fastighetsdokumetat. Projekthaterig Fastighetsrådgivig Mydighetskrav Optimerig Vegetatiosytor Markbeläggigar Utrustig på aläggigar på Iredig iformatio Flyttig Lokalförsörjig Serviceamäla Telefoi Receptio Trasportsystem a tekiska istallatioer och uppgifter till mydigheter orgaisatioer Lå och Löeadmiistratio t Kotorshyresgäst styrade L Verksamhetsledig Fastighetsdrift Städig Fastighetsförvaltig SH Kudtjäst Ekoomi Upphadlig Styr-& övervakig Driftutrymme Bradskyddsarbete Restaurag och café Ledig och samordig Uppföljig Verksamhetsutvecklig Möte Uthyrig Hyresgästkommuikatio Admiistrat. av drift och uderhåll utvädigt ivädigt Gemesamm a utrymme Eskilda utrymme godshaterig Förbrukigsvaror Koferesservice Kotorsutrustig Avfallshaterig Bevakig, ordigsöver -vakig mm Kaffe, frukt etc. Caterig a måltider och Löpade ekoomisk admiistratio Hyresadmiistratio Budgeterig och rapporterig Fastighetsdokumetat. Projekthaterig Fastighetsrådgivig Mydighetskrav Optimerig Vegetatiosytor Markbeläggigar Utrustig på aläggigar på Iredig iformatio Flyttig Lokalförsörjig Serviceamäla Telefoi Receptio Trasportsystem a tekiska istallatioer och uppgifter till mydigheter orgaisatioer Lå och Löeadmiistratio t Kotor allt i e etrepread Verksamhetsledig Fastighetsdrift Städig Fastighetsförvaltig SH Kudtjäst Ekoomi Upphadlig Styr-& övervakig Driftutrymme Bradskyddsarbete Restaurag och café Ledig och samordig Uppföljig Verksamhetsutvecklig Möte Uthyrig Hyresgästkommuikatio Admiistrat. av drift och uderhåll utvädigt ivädigt Gemesamm a utrymme Eskilda utrymme godshaterig Förbrukigsvaror Koferesservice Kotorsutrustig Avfallshaterig Bevakig, ordigsövervakig mm Kaffe, frukt etc. Caterig a måltider och Löpade ekoomisk admiistrat. Hyresadmiistratio Budgeterig och rapporterig Fastighetsdokumetat. Projekthaterig Fastighetsrådgivig Mydighetskrav Optimerig Vegetatiosytor Markbeläggigar Utrustig på aläggigar på Iredig iformatio Flyttig Lokalförsörjig Service-amäla Telefoi Receptio Trasportsystem a tekiska istallatioer och uppgifter till mydigheter orgaisatioer Lå och Löeadmiistratio t 15

16 Idustri tekisk skötsel Verksamhetsledig Fastighetsdrift Städig SH Fastighetsförvaltig Kudtjäst Ekoomi Upphadlig Styr-& övervakig Driftutrymme Bradskyddsarbete Restaurag och café Produktiosuderhåll Ledig och samordig Uppföljig Verksamhetsutvecklig Möte Uthyrig Hyresgästkommuikatio Admiistrat. av drift och uderhåll utvädigt ivädigt Gemesamm a utrymme Eskilda utrymme godshaterig Förbrukigsvaror Koferesservice Kotorsutrustig Avfallshaterig Bevakig, ordigsöver -vakig mm Kaffe, frukt etc. Caterig a måltider och Löpade ekoomisk admiistratio Hyresadmiistratio Budgeterig och rapporterig Fastighetsdokumetat. Projekthaterig Fastighetsrådgivig Mydighetskrav Optimerig Vegetatiosytor Markbeläggigar Utrustig på aläggigar på Iredig iformatio Flyttig Lokalförsörjig Serviceamäla Telefoi Receptio Trasportsystem a tekiska istallatioer och uppgifter till mydigheter orgaisatioer Lå och Löeadmiistratio t 16