The Capital of Scandinavia

Transkript

1 The Capital of Scandinavia

2 Foto: Anna Rut Fridholm, Dagens Samhälle Sida 2

3 Sida 3

4 Informationsteknikens bidrag Sida 4

5 Sida 5

6 Capital of Scandinavia

7 Capital of Scandinavia

8 Sida Sida 8

9 En grundprincip för nyttan med IT Sida SIDAN

10 The Capital of Scandinavia Sida 10

11 Leverantörsstyrning Sida 11

12 Mål och syfte utveckla, hantera och kontrollera kontrakt, relationer och leverans för att säkerställa att upphandlade tjänster levereras enligt avtal på ett effektivt sätt. öka värdet i leveranserna genom att bland annat kontrollera kostnader, driva förbättringar och minimera risker Capital of Scandinavia

13 Leverantörskarta - översikt. Datakommunika tion Telefoni Terminaler Slutanvändarinfrastruktur Licenshantering Standardplattform Centrala verksamhetssystem Lokala verksamhetssystem Strategi Stadslednings kontoret Stadslednings kontoret Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret Lokal nämnd/bolag Förvaltning/ Utveckling St Erik Kommunikation AB Telia Upphandling pågår Stadsledningskont oret/ Volvo IT Stadsledningskontoret/ Atea Stadsledningskontoret Tieto Egen verksamhet och diverse leverantörer Support St Erik Kommunikation AB Tieto/Telia Upphandling pågår Volvo IT Atea Volvo IT Tieto Diverse leverantörer och egen verksamhet Driftupprätthållande förvaltning St Erik Kommunikation AB Tieto/Telia Upphandling pågår Volvo IT Atea/ Volvo IT Volvo IT Tieto Volvo IT m fl Drift Upphandling pågår Tieto/Telia Volvo IT Atea/ Volvo IT Volvo IT Tieto Volvo IT m fl Programvara/ Licenser Microsoft m fl Atea/ Microsoft Microsoft, Adobe m fl Tieto, Agresso m fl Diverse leverantörer Fysisk infrastruktur S:t Erik Kommunikation AB/Stokab Volvo IT Atea/ Volvo IT Volvo IT Tieto Volvo IT Delas i två kontrakt SIDAN 13

14 Projekt/ upphandlimgar. Leverantörsstyrning Leverantörsstyrning och pågående projekt och upphandlingar. Kontrakt (Contract Management) Ekonomi (Financial & Invoice Management) Relation (Relationship Management) Utförande (Service Performance Management) Styrning (Governance) Integration (Multi Service Provider Integration) Införande och förändring (Transition & Transformation Oversight) Dokumentation (Document Management) Beställningar (Service Request Management) Risk (Service Provider Risk Management) Initiering Planering Genomförande Avslut Initiering Planering Genomförande Avslut Initiering Planering Genomförande Avslut SIDAN 14

15 Affärsnivå Kontraktsnivå Objektsnivå Sida 15

16 Ett antal mognadsfaser. Delade mål och visioner Öppenhet och transparens Värdeskapande aktiviteter Relation (Värdeskapande) Fastslå processer och rutiner Effektiviseringsåtgärder och förslag Uppföljning av leveransen Styrning (Struktur) Hitta samsyn kring kontraktet Lära känna varandra Kontraktsfrågor Företag A Företag B Kontrakt (Upphandling) Företag C Företag D Kontrakt Styrning Relation SIDAN 16

17 Stadens förväntningar på leverantörer Affärsmässiga relationer Professionellt uppträdande Korrekta leveranser med god kvalitet God kundupplevelse Capital of Scandinavia

18 Stadens förväntningar på nyckelleverantörer Samarbetsförmåga Proaktivitet Fokus på stadens mål Capital of Scandinavia

19 Gemensam service IT Sida 19

20 GSIT TEKNIK PC-arbetsplatser (datorer, skärmar, dockor, skrivare etc) Gemensamma program (Word, Excel, antivirus mm) Infrastrukturtjänster (lagring, epost, användarkatalog) Drift för lokala system (serverdrift, databashotell, lagring) ADMINISTRATION OCH LOGISTIK Beställning, leverans, fakturering Kontohantering (skapa, ta bort, lägga till användare, hantera lösenord etc) Behörighetshantering (ge och ta bort behörigheter) Övervakning och mätning (tillgänglighet, nyttjande, licensmätning) SUPPORT Service Desk och Service Portal för att kunna nyttja och styra ovanstående Sida 20

21

22 45,000

23 Utrullning pc/månad

24 Vi har lyckats med en stor omställning 48 förvaltningar/bolag datorer användare Sida 24

25 Do you know how many boxes 8000 PCs are? It s many. An entire hangar Volvo IT employee Image by Bakar 88 - flickr.com

26 1491 steering group meetings (= 375 days) Image by FlySi- flickr.com

27 Motiv för GSIT: behov av kvalitetslyft Före: ojämn och för låg kvalitet Efter: rimlig lägstanivå, möjligt att välja högre kvalitet Sida 27

28 Många förbättringar 650 > 374 servrar 24/7 45 > 1 supportfunktion Licenser för samtliga Gemensam e-postadress Minskat antal anställda 3TILL1 Från tre till ett e-postprogram Sida 28

29 IT kommer fortsätta att växa i betydelse Ökade krav från stadens invånare Allt viktigare arbetsverktyg datorer sedan till surfplattor sedan 2009 Egen dator för alla gymnasieelever fr 2013/ Sida 29

30 Viktiga utgångspunkter Det är lätt att få intrycket att om man upplever problem med leveransen så är enda vägen till förbättring att genomföra en ny upphandling. Första generationens upphandling. Komplex verksamhet. Upphandlingsprocessen tar tid. Krav och tekniska förutsättningar ändras Sida 30

31 Viktiga utgångspunkter Den formella delen av upphandlingsprocessen är lagstyrd. En upphandling med en allt för kort tidplan innebär: (1) en sänkt ambitionsnivå när det gäller kravanalys och dialog med verksamheten (2) en kortare anbudstid för leverantörerna (3) en mycket snabb överföring till ny leverantör Sida 31

32 Viktiga utgångspunkter Behov av en fördjupad krav- och behovsanalys Det arbetet bör också bygga på insikten att man inte kan kartlägga vad verksamheten behöver och hitta ETT svar på den frågan. Förbättring inom skolans område kan inte bygga på en kravställning där man enbart delar upp staden i skola och administration. Det måste ges utrymme för skolor med olika inriktning att komma med individuella krav och önskemål utifrån sina behov Sida 32

33 Arbete pågår twitter: anettecholm Capital of Scandinavia