Request for information (RFI) avseende eventuell outsourcing av driftnära IT-tjänster

Transkript

1 1 (8) Request for information () avseende eventuell outsourcing av driftnära IT-tjänster Avsändare Göteborg Energi AB Kontaktperson Anna-Lena Häggström, Johan Karlsson Telefon , E-Post Inledning Göteborg Energi AB ( Göteborg Energi ) inbjuder härmed leverantörer av driftsnära IT-tjänster att lämna information avseende lösningsalternativ för ovan nämnda tjänster inför en eventuell outsourcing av sådana driftsnära IT-tjänster. Syftet med denna är att Göteborg Energi från marknaden ska skaffa sig kunskap om de erbjudanden, processer och arbetssätt som används vid leverans av driftsnära IT-tjänster. Det är därför värdefullt för Göteborg Energi om alla frågor som ställs i denna besvaras så fullständigt som möjligt, men det är såklart helt frivilligt om man vill svara på dem. Denna utgör inte en upphandling eller offertförfrågan, utan är endast en informationsinhämtning. Er rätt att delta i en eventuell kommande upphandling påverkas inte av om ni väljer att besvara denna eller inte. Lämnad information i denna eller inkomna svar är inte bindande för någondera part. Sekretess Göteborg Energi avser att använda svaren på denna endast för internt bruk. Göteborg Energi lyder dock under den s.k. offentlighetsprincipen och är skyldigt att lämna ut allmänna offentliga handlingar, såvida dessa inte omfattas av sekretess. Göteborg Energi gör en individuell prövning enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Om ni anser att uppgifter i ert -svar omfattas av sekretess ombeds ni att i ert -svar inkludera en begäran om sekretess. I en sådan begäran bör ni ange vilka avsnitt/uppgifter som omfattas samt vilken skada som skulle uppstå för er om uppgifterna röjs. Göteborg Energi kan dock inte garantera att uppgiften i fråga kommer anses omfattas av sekretess vid prövning. Notera också att ett av

2 2 (8) Göteborg Energi fattat beslut om att sekretessbelägga uppgifter kan överklagas och slutligen prövas av domstol. Ersättning Det utgår inte någon ekonomisk ersättning för den eventuella arbetsinsats som ni lägger ner på att besvara denna. Kommunikation avseende denna Svar på denna : sker skriftligt elektroniskt skickas till: projekt.flditt@goteborgenergi.se märks, IT-driftnära tjänster i ämnesraden är oss tillhanda senast den är formulerat på svenska sammanfattas gärna med en innehållsförteckning Göteborg Energi kommer inte att kunna erbjuda möten eller muntliga förtydliganden i anledning av denna. Göteborg Energi kan dock komma att svara på frågor som skickas till ovanstående e-postadress. Göteborg Energi kommer dock inte att svara på frågor avseende en eventuell framtida upphandling. Om Göteborg Energi Göteborg Energi (koncernen) är ett av Västsveriges ledande energibolag. Vi erbjuder elnättjänster, fjärrvärme, färdig värme, kyla, gas, energitjänster, kommunikation och elhandel. Koncernen Göteborg Energi har en årlig omsättning på ca 7 miljarder SEK. Antalet anställda är ca Göteborg Energis ledningssystem är ISO 9001 och ISO certifierat. För mer allmän information om Göteborg Energi, se Bakgrund Göteborg Energi har ett behov av och överväger en förändrad leveransmodell för IT. Målsättningarna med arbetet är att uppnå: Ökad leveranskvalitet Besparingar Flexiblare och snabbare leverans Automatisering, standardisering och stordrift Ny- och vidareutveckling av IT-tjänster Säkerställande av kompetens och resurser Minskad administration och icke värdeskapande aktiviteter Ökad styrning och ledning Metodiskt säkerhetsarbete

3 3 (8) Ett förstudiearbete har pågått under 2013 och I samband med slutförandet av det arbetet vill Göteborg Energi ställa frågor till marknaden och få information om olika aspekter och områden avseende berörda IT-tjänster. Omfattningen av denna De IT-tjänster som Göteborg Energi för närvarande önskar information om är följande: Drift, vidmakthållande och utveckling av tjänsteområdena; o Datacenter, o IT-arbetsplats, och o Service Desk. Systemstöd inom områdena; o Samarbetsplattform, o Diariesystem, och o Business Intelligence. (Vänligen se närmare begäran om information avseende respektive område för systemstöd i bilagor till denna.) I ovan nämnda tjänster innefattas också de arbeten (så som etablering av gränssnitt och kontaktvägar till befintliga applikationer och applikationsförvaltning), rättigheter och tillgångar som krävs för att leverera tjänsterna till en beställarverksamhet. Avgränsningar avseende omfattningen Göteborg Energi önskar inte information om produktionsnära IT eller applikationer och applikationsförvaltning med undantag av de systemstöd som omnämns i bilaga dvs. samarbetsplattform, diariesystem och Business Intelligence. Produktionsnära IT Med produktionsnära IT avses komponenter som snarare är av karaktären styroch regler i Göteborg Energis produktions- och kundanläggningar, elmätare och radio-nät för mätare. Applikationer och applikationsförvaltning Med applikationer och applikationsförvaltning avses verksamhetsnära applikationer, t.ex. affärs- och HR-system.

4 4 (8) Nuläge IT-avdelningen Göteborg Energis verksamhetsområde Support, IT-avdelningen, levererar i dagsläget IT-tjänster till bolag inom Göteborg Energi-koncernen. IT-avdelningens uppdrag är att se till att koncernen har en väl fungerande och effektiv IT-miljö och IT-verksamhet, som stödjer verksamheten och skapar största möjliga affärsnytta för koncernen. Göteborg Energi levererar en samhällsviktig funktion där ITleveransen är en av komponenterna. Vissa av Göteborg Energis byggnader, anläggningar och områden är därför så kallade skyddsobjekt vilket bl.a. innebär att obehöriga inte har tillträde till skyddsobjektet. IT-avdelningen hanterar viss hemlig information om anläggningar eller säkrad kapacitet och support vid händelse av samhällsstörning. Det ingår i verksamheten att säkra och vidmakthålla denna typ av strategiska IT-värden. Förvaltningsobjekt Göteborg Energis förvaltningsmodell för IT utgörs av PM3. PM3 är en förvaltningsstyrningsmodell vars syfte är att organisera systemförvaltningsverksamheten på ett affärsmässigt sätt mellan verksamhetsparter och ITavdelningen. Modellen skapar samarbete genom en struktur som omfattar både gemensamt och delat ansvar, men skapar också en överblick över Göteborg Energis interna koncerngemensamma IT-organisation ( GEIT ). Inom Göteborg Energis förvaltningsorganisation för IT finns det 5 objektfamiljer (virtuell organisation som ger förutsättningarna för samverkan mellan ITavdelningen och verksamhetsparterna) varav en är Objektfamiljen Infrastruktur. Det är framförallt mot området för infrastruktur som denna riktar sig och för vilket Göteborg Energi önskar information. GEIT omsatte 2013 ca 280 mkr. Denna avser information för driftslösningar motsvarande ca 25-35% av den omfattningen med inriktning mot driftnära ITtjänster inom objektfamiljen infrastruktur. Objektfamiljen Infrastruktur (OF Infra) Objektfamiljen Infrastruktur omfattar IT-infrastrukturtjänster inom hela koncernen. Nedanstående bild illustrerar objektfamiljens erbjudande till och placering i förhållande till verksamhet och övriga förvaltningsobjekt.

5 5 (8) -IT De övergripande tjänster som levereras till verksamheten inom ramen för objektfamiljen infrastruktur är följande: Datacenter DATAHALL SERVER LAGRING BACKUP CORE-NÄT (LAN, SAN) WAN BRANDVÄGG LASTBALANSERING VPN LAN2LAN LEVERANTÖRS ACCESS REVERSE PROXY (Access manager) INTERNET DNS DATABAS DATABASHOTELL ÖVERVAKNING BEREDSKAP IT-arbetsplats KLIENT APPLIKATIONSPAKETERING KONTOHANTERING NÄT WAN PROXY VPN-klient INTERNET DHCP DELADE FILKATALOGER SOCIAL-SAMARBETSPLATTFORM och E-POST PRINT SAMARBETSPLATTFORM SERVICEDESK ITSM-VERKTYG 2ND-LINE TELEFONI, device mgmt APPLIKATIONSDRIFT INTEGRATIONSPLATTFORM ÖVRIG UTRUSTNING

6 6 (8) Frågeställningar Inom ramen för arbetet med en eventuellt förändrad leveransmodell för driftsnära IT-tjänster har Göteborg Energi identifierat följande övergripande frågeställningar vilka Göteborg Energi önskar att ni besvarar. 1. Mot bakgrund av ovanstående, vilken/vilka övergripande lösning(ar) av den karaktär som denna avser och som i övrigt är relevant för Göteborg Energi skulle ni föreslå? 2. Vid genomförande av ett Transiton and Transformations -projekt för ett bolag motsvarande Göteborg Energi avseende de berörda driftsnära ITtjänsterna: a. Vilka nödvändiga aktiviteter identifierar ni? b. Vilken tidsåtgång skulle vara normalt? c. Vad krävs av beställaren? d. Bör fast eller rörligt pris, eller en kombination av dessa användas (ange gärna fördelar och nackdelar med alternativen)? e. Hur ställer ni er till övergång av verksamhet och vilken erfarenhet har ni av det? i. Beskriv övergripande er process för övergång av verksamhet. ii. Beskriv övergripande era krav på Göteborg Energi vid en övergång av verksamhet. 3. Offentliga aktörer och inte minst aktörer som levererar samhällsviktiga funktioner (däribland energisektorn) har i lag högt ställda krav på sin verksamhet avseende bl.a. säkerhet, informationslagring och informationshantering (t.ex. avseende hur information ska och får hanteras, lagras och arkiveras). a. Beskriv era erfarenheter av liknande arbeten med offentliga verksamheter och/eller energi-koncerner. b. Beskriv hur en hög säkerhetsnivå kan garanteras samtidigt som tjänsten levereras på ett kostnadseffektivt sätt. c. Beskriv era möjligheter att hantera separation av information mellan olika koncernparter. 4. Beskriv hur ni skulle hantera det förhållandet att en kund innehar en samhällsviktig funktion som måste fortsätta leverera till slutkund även när störningar av olika karaktär inträffar (kan vara samhällsstörningar, force majeure eller störningar i infrastruktur (IT eller annan)). 5. Det är viktigt för Göteborg Energi att det etableras styrmedel som gör att båda parter får rätt incitament att gemensamt skapa en ständigt bättre leverans. Beskriv incitamentsmodeller som ni använder i era kundrelationer för att skapa en win-win för båda parter i avtalsförhållandet. 6. Vilka KPI:er ser ni som viktiga styrmedel i denna typ av leverans?

7 7 (8) 7. Värdering och analys (Due Diligence): a. Beskriv er process för värdering och analys av kundens tillgångar. (Due Diligence eller motsvarande begrepp ni använder) b. Beskriv aktiviteter och information som ni menar normalt sett erfordras för processen under en upphandling (för att kunna lämna relevant anbud) och efter ett avtalstecknande. c. Beskriv normal tidsåtgång i kalendertid för processen. 8. Avseende leverans inom Sveriges gränser: a. Ser ni något hinder för att realisera en tjänsteleverans inom Sveriges gränser? b. Ser ni några komplikationer, kostnadspåverkan eller uteblivna möjligheter i att begränsas av att behöva realisera leveransen inom Sveriges gränser? 9. Kostnads- och prismodeller: a. Erfarenhetsmässigt, hur fördelar sig normalt fast prissatta leveranser kontra rörligt prissatta? b. Vilken kostnadsnedbrytning bör finnas? c. Vad är normalt proportionen mellan förändringskostnader kontra löpande driftkostnader? d. Beskriv hur modellen ser ut för att hantera ökning eller minskning av omfattning av en tjänst. 10. Beskriv hur ni tillhandahåller bästa tillgängligheten och katastrofsäkring av levererade tjänster i datacenter (inkluderat datahallar och deras geografiska spridning) samt IT-arbetsplats. 11. Beskriv hur ni tar till vara på tillgångar och investeringar för att på bästa sätt erbjuda fördelar med storskalig IT-drift. 12. Beskriv om och hur ni hjälper era kunder att successivt sänka kostnaderna under hela avtalstiden, t.ex. genom innovation och utveckling av den egna miljön. 13. Beskriv era krav på en beställares nödvändiga beställarorganisation utifrån den typ av helhetslösning ni förordar. 14. Hur får era kunder tillgång till kontinuerliga, samlade och erforderliga resurser och kompetenser under hela avtalstiden. 15. Beskriv hur licenser (rättigheterna) som inte får överlåtas från en beställare till er bör hanteras och hur licenshanteringen (arbetet) bör ske. 16. I övrigt angående immateriella rättigheter, vilka viktiga områden har ni identifierat som behöver särskild hantering? 17. Beskriv om, hur och på vilka nivåer ni standardmässigt arbetar med livscykelhantering av erbjuden helhetslösning och ingående tjänster. 18. Beskriv processer för och i samband med eventuell flytt till en ny leverantör. 19. Beskriv era erfarenheter av, samt modeller för, samarbete med andra leverantörer inom ramen för en IT-tjänsteleverans i en multi-sourcad miljö.

8 8 (8) 20. Beskriv gärna dragna slutsatser i övrigt från tidigare leveranser med motsvarande storlek och bolag som Göteborg Energi, som Göteborg Energi bör vara medvetna om inför ett eventuellt genomförande av denna förändring. Leverantörens bilagor att bifoga till svar Bifoga gärna: Beskrivning, tjänstemodell och tjänstekatalog kopplad till föreslagen helhetslösning eller funktion. SLA-modeller som ni gärna erbjuder och hur ni resonerar kring tillgänglighet på infrastrukturtjänster. Samverkansmodeller som ni använder i projekt, Transiton and Transformation och under leverans av IT-tjänster. Bilagor till denna Till denna bifogas ytterligare dokument avseende systemstöd. Frågeställningarna i de dokumenten besvaras enligt samma förutsättningar som ovan. Frågeställningarna avser: Samarbetsplattform Diariesystem Business Intelligence