Effektivisering av inköpsprocesser

Transkript

1 ISRN LUTMDN/TMTP SE Effektivisering av inköpsprocesser En studie på Rottneros AB Examensarbete: 5615/2007 Författare: Linda Andersson Alexander Widell Handledare: Robert Lindroth, LTH Roger Persson, Rottneros AB

2

3 Förord Detta examensarbete har skrivits under delar av hösten 2006 och våren 2007 som ett avslutande moment i vår civilingenjörsutbildning i Maskinteknik vid Lunds Tekniska Högskola. Arbetet har skrivits för Rottneros AB i samarbete med avdelningen för Teknisk logistik på LTH. Vi vill rikta ett stort tack till Rottneros AB samt brukens inköpare Gunilla Bergström, Stefan Larsson, Monica Lindahl och Erik Särnmark som släppt in oss i sin värld och gjort det möjligt att hämta information och få förståelse nödvändig för att kunna genomföra detta arbete. Ett särskilt tack riktas också till våra handledare Roger Persson på Rottneros AB samt Robert Lindroth på avdelningen för Teknisk logistik, för uppmuntran och nyttig feedback och framförallt för deras välvilliga och hjälpsamma inställning under hela arbetets gång. Ett stort tack riktas också till personaldirektör Jan Holm på Rottneros AB som gjort det möjligt för oss att skriva detta examensarbete. Lund, Linda Andersson Alexander Widell I

4 Sammanfattning Inom Rottneros AB:s inköpsorganisation finns idag inköpskostnader med klar potential att skäras ned. Företaget har vid tidigare projekt funnit att det finns stor potential att skära kostnader och att effektivisera inköpsarbetet genom samordning. För att skära kostnader och öka konkurrenskraften krävs det ett samordnat och effektivt inköp där man utnyttjar koncernens fulla inköpskapacitet. Frågan vi har försökt besvara i detta arbete är alltså hur man kan förbättra och effektivisera inköpsarbetet i Rottneros AB. För att kunna besvara ovanstående fråga har studier av litteratur genomförts för att hitta tankar, teorier och modeller som kan bidra till ett effektivare inköp. Vi har dessutom tittat på hur andra företag arbetar med liknande frågor för att identifiera best practice som kan appliceras i Rottneros-koncernens inköpsorganisation. Syftet med examensarbetet är att undersöka inköpsområdena Förråd/Förnödenheter och Tjänster/Entreprenad och där identifiera metoder och arbetssätt som andra företag funnit effektiva att arbeta med för att minska sina inköpskostnader. Med tanke på att koncernens fyra olika bruk i stort sett har fungerat som fyra separata enheter, menar vi att koncernen bör förenas och i större utsträckning samarbeta som ett företag, för att bättre kunna dra nytta av sin köpkraft. Genom ett närmare samarbete ökas kunskapen inom olika områden vilket kommer att gynna koncernens inköpare vid exempelvis förhandlingar och därmed frambringa fördelaktigare priser. Vidare tror vi att Rottneros AB kommer att erhålla flera fördelar genom att strukturera sitt inköp i en polstruktur där ansvar fördelas till brukens olika inköpare för respektive inköpsområde. Ansvarsfördelningen kommer att innebära att respektive inköpare ansvarar för utveckling av inköpsområdet beträffande leverantörsrevidering, identifiering av nya arbetssätt och innovationer inom området samt skapar och underhåller den del av kunskapsbankens som området inkluderar. Genom att ge den tidigare inköpschefen på koncernnivå en ny roll där han/hon blir den samlande och förenande kraften för koncernens inköpsorganisation, tror vi att inköpsorganisationen kommer att komma ett steg närmre den effektivitet och optimering som Rottneros AB strävar efter. Inköpschefens arbete kommer också att omfatta den strategiska delen av inköpsarbetet, vilket möjliggör för koncernen att bättre kunna möta framtida konkurrens. Den koncerngemensamma inköpschefen kommer således också att ansvara för att föra utvecklingen framåt genom att identifiera nya arbetssätt och innovationer som kan bidra till att ytterligare förbättra och effektivisera inköpsarbetet inom koncernen. Med den stora erfarenhet som inköparna i koncernen tillsammans besitter menar vi att det finns all anledning att ta till vara denna kunskap i en kunskapsbank. Denna kommer att fungera som ett stöd i det dagliga arbetet samt finnas tillgänglig för framtida medarbetare för att snabbt kunna sättas in i verksamheten. I kunskapsbanken ska information rörande leverantörer, avtal, rutiner för nytt samarbete med leverantör, problem och idéer etc. finnas för att tillhandahålla en snabb och effektiv kunskapskommunikation. Med en fullt fungerande kunskapsbank kommer duplicering av arbete i större utsträckning att undvikas vilket i sin tur också kommer att innebära ett effektivare inköpsarbete. II

5 Abstract The present situation in the purchasing organisation at Rottneros AB involves costs related to purchasing with substantial potential to be cut. In previous coordination projects the company has discovered great possibilities to reduce costs and to make purchasing more effective through coordination. To cut costs and to increase the competitiveness a coordinated and effective purchase function where the company can leverage by using their full buying power is necessary. The question to be answered in this thesis is how to improve and make the purchasing processes more efficient at Rottneros AB. In order to answer the question above, literature studies have been conducted to identify thoughts, theories and models, which can contribute to a more efficient purchase. Furthermore we have studied other companies dealing with similar questions, in purpose to find a best practice applicable at the purchasing organisation at Rottneros AB. The purpose of this master thesis is to investigate the purchasing areas defined as Supply/Necessities and Services/Contractors. Within these areas we want to identify methods and ways to work in to reduce the companies total costs related to the purchase as a total as well as to the purchasing organisation. Considering that the four Swedish units within Rottneros AB have been managed separately with no extensive contact in between, we imply that the corporation should be unified and to a larger extent cooperate as one company, in order to benefit from their buying power. Through close cooperation the knowledge within different areas can be increased. This will favour the buyers within the corporation in e.g. negotiations and can therefore result in lower buying prices. Further on, we think that Rottneros AB will gain from organising the purchase in a pooling structure. This pooling structure will be the result of the divided and distributed responsibility for each of the corporation s purchasing area to the buying managers. Each buyer s responsibility will include development of their respective area regarding supplier revision, identification of new ways to work, identification of innovations and to develop and maintain the part of the knowledge bank included in the purchasing area. By giving the former central purchasing manager a new role where he or she will be a gathering and unifying resource for the entire purchasing organisation, we argue that the organisation will come one step further in order to reach the objective of effectiveness and optimization the company strive for. The work of the purchasing manager will also include the strategic part of the purchasing processes which enables the company to meet future competition in a better way. This person will therefore also be responsible for further development of the processes within Rottneros AB. Concerning the vast experience the buyers possess we think that this knowledge should be preserved in a knowledge bank. That will support the daily work and enable future co-workers to easily be brought into the daily operations in the company. In the knowledge bank information regarded suppliers, contracts and agreements, routines for new supplier cooperation, problems and ideas etc., will be stored to provide a fast and efficient communication of information. With a fully functional knowledge bank duplication of work will be avoided to a larger extent which in turn will also mean a more efficient purchase. III

6 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Företagsbeskrivning Problem Syfte Avgränsningar Disposition Målgrupp Metod Examensarbetets upplägg Systemsynsätt Aktörssynsätt Kvalitativa och kvantitativa studier Normativa studier Tillförlitlighet Intervjuer Fallstudier Teoretisk referensram Vad är inköp? Inköpsprocessen Specificera produkt/tjänst Välja leverantör Förhandla och kontraktera Utveckla orderprocesser och beordra Leveransbevakning och mottagning Följa upp leverantörer och inköpsprocess Organisation av inköpsfunktionen Organisationsstruktur inom inköp Centraliserad inköpsorganisation Decentraliserad inköpsorganisation Centraliserad/decentraliserad inköpsorganisation Polstruktur Centraliserad eller decentraliserad inköpsorganisation? Inköp av underhåll och reservdelar Totalkostnadsanalys Kraljics produktmatris Kärnkompetenser Köpa eller tillverka Leverantörsstyrda lager Mätning av inköp Varför ska man mäta inköp? Problem med att mäta och utvärdera inköp Empiri Beskrivning av Rottneros AB Nuläge Samarbete och informationsdelning IV

7 4.3.1 Databasen Ansvarsområden Inköpsprocessen Specificera produkt/tjänst Välja leverantör Förhandla och kontraktera Utveckla orderprocesser och beordra Leveransbevakning och mottagning Följa upp leverantörer och inköpsprocess Operativa rutiner vad kan förbättras och utvecklas? Mätning av inköp Artiklar och fallstudier Förändringsledarskap inom inköp Mot mer effektiv inköps- och leverantörsstyrning Centralisering ger nytt inköpsvärde Hitta de bästa tillvägagångssätten på din egen bakgård Påverkan av informationsdelning Centraliserat inköp: Succé föder succé Skogsföretaget Analys Organisation av inköpsfunktionen Samarbete och informationsdelning Inköpsprocessen Specificera produkt/tjänst Välja leverantör Förhandla och kontraktera Utveckla orderprocess och beordra Leveransbevakning och mottagning Följa upp leverantörer och inköpsprocess Kraljics matris Mätning av inköp Artiklar och fallstudier Förändringsledarskap inom inköp Mot mer effektiv inköps- och leverantörsstyrning Centralisering ger nytt inköpsvärde Hitta de bästa tillvägagångssätten på din egen bakgård Påverkan av informationsdelning Centraliserat inköp: succé föder succé Slutsatser Organisation av inköpsfunktionen Intern benchmarking Datasystem Kunskapsbank Slutord och rekommendationer Generalisering Referenser...75 V

8

9 1 Inledning Detta inledande kapitel syftar till att ge en bakgrund till problemet och beskriva syftet för denna rapport. Vidare beskrivs också företaget Rottneros AB i korthet. 1.1 Bakgrund Med den situation som råder inom svensk processindustri idag krävs det att företag med stora inköpsvolymer ser över de rutiner och kostnader som är förknippade med inköp, för att kunna erbjuda ett konkurrenskraftigt försäljningspris till kunden. Det gäller då att både ha effektiva rutiner kring inköpen och ett inköpspris som gör att man kan hävda sig på den ständigt hårdnande marknaden. Ett sätt som många stora företag arbetar med för att minska sina inköpspriser, är att koncerngemensamt köpa in vissa typer av produkter och tjänster. Detta är dock inte tillämpbart för alla produkter och tjänster utan specifika behov för lokala enheter måste också beaktas. Rottneros AB samordnar idag inköp inom elförsörjning, ved och kemikalier då dessa är stora kostnadsposter och möjlighet finns därmed att samordna för att skära kostnader. För att spara pengar vill företaget vill utnyttja sin köpkraft även inom andra områden. 1.2 Företagsbeskrivning Rottneros AB är en av världens största leverantörer av avsalumassa. Avsalumassa produceras, torkas, emballeras och skeppas för att säljas på den öppna marknaden. Avsalumassa skiljer sig mot vanlig produktion av pappersmassa där produktionen sker vid fabriker med integrerad pappersproduktion. 1 Koncernen har en total produktionskapacitet på ton per år, vid de fyra svenska bruken samt ett spanskt bruk, vilket gör dem till en av världens största leverantör av avsalumassa. För anskaffning av råvara har koncernen även bolag i Lettland och Portugal, samt marknadsbolag i Tyskland och Belgien. Sammanlagt är drygt 800 personer anställda inom koncernen. Företaget är sedan 1987 börsnoterat och omsätter ca MSEK. 2 Beträffande inköpsorganisationen ansvarar varje bruk själv för sina respektive inköp, där en inköpsansvarig på varje bruk ansvarar för all operativ verksamhet. Förutom inköp av koncerngemensamma produkter såsom el, kemikalier och ved, finns idag ingen central inköpsorganisation. För en utförligare beskrivning av Rottneros AB, se kapitel 4.1 och Problem Rottneros AB letar efter sätt att effektivisera och optimera sitt inköp för att i framtiden bli mer konkurrenskraftiga. Detta kan göras på flera olika sätt. Som tidigare nämnts samordnas vissa inköpsområden i syfte att utnyttja företagets köpkraft. Inköpsarbetet är en ständigt pågående process inom företaget och man har i dagsläget valt att dela in inköpet inom koncernen i olika segment och försöker där att hitta sätt och metoder för att förbättra och göra inköpen mer kostnadseffektiva. Detta examensarbete fokuserar på segmenten Förråd/Förnödenheter och Tjänster/Entreprenad, eftersom Rottneros AB anser att dessa områden har störst potential att

10 förbättras och utvecklas. Med anledning av att man tidigare genomfört framgångsrika samordningsprojekt vill företaget ta med sig erfarenheter till de områden som nu står i fokus. På den marknad företaget befinner sig på får priserna på ved och kemikalier anses som givna. Syftet med inköpseffektivisering blir då primärt att förbättra marginaler och konkurrenskraft uttryckt som förmågan att överleva under de delar av konjunkturcykeln då priserna är som lägst samt att maximera lönsamheten över konjunkturcykeln. Rent allmänt anser man att de tillverkare som har högst kostnadsnivå slås ut under en lågkonjunktur. Syftet med inköpssamordningen är primärt att sänka kostnaderna för de inköpta resurserna. 3 Genom att skära ner på kostnader får företaget möjlighet att antingen förbättra sina marginaler eller sänka priset till kunden och på så sätt locka fler kunder. Genom effektivisering av organisationen kommer rutiner att förenklas och kostnader att minska. De resurser som då frigörs kan användas lokalt för att ytterligare utveckla företagets konkurrenskraft. En annan fördel med detta är den ökade kontrollen över organisationen samt den förbättrade överblicken av de ingående delarna. Rottneros AB vill att brukens olika inköpsorganisationer ska dra nytta av den kunskap som finns i företaget och att de olika bruken ska lära sig av varandra. Examensarbetet kommer därför också att behandla denna fråga och hjälpa Rottneros AB att undersöka de best practice som finns i de olika inköpsfunktionerna. Dessutom vill företaget ta del av erfarenheter från andra likartade företag och idéer från de teorier som beskrivs i litteraturen. Rottneros AB vill jämföra sitt inköp med andra företag inom processindustri och annan industri för att se vilka problemställningar som andra företag står inför i deras inköpsorganisationer. Det övergripande problemet som detta examensarbete skall besvara är: Vilka metoder och tekniker är lämpliga att använda för att effektivisera och förbättra inköpsarbetet inom Rottneros AB? 1.4 Syfte Syftet med examensarbetet är att identifiera arbetssätt och möjligheter för att utveckla koncernens inköpsprocesser och dess struktur inom områdena Förråd/Förnödenheter samt Tjänster/Entreprenad. Vidare kommer vi att undersöka best practice inom nämnda områden samt att se hur andra företag arbetar med liknande problem för att låta Rottneros AB ta lärdom från detta. 1.5 Avgränsningar Examensarbetet har utförts inom en 20-veckorsperiod, med huvuddelen under höstterminen Arbetet har begränsats till att framförallt studera koncernens inköpsprocesser och inköpsrutiner. Examensarbetet har koncentrerats på inköp inom områdena Förråd/Förnödenheter samt Tjänster/Entreprenad inom Rottneros-koncernens svenska enheter, vilket innebär att de utländska enheterna inte har beaktats. 3 Roger Persson ( ) 2

11 1.6 Disposition Kapitel 1 Inledning I detta kapitel presenteras bakgrunden till rapporten. Det görs också en kort, allmän företagsbeskrivning och vidare definieras också avgränsningar och målgrupp. Viktiga begrepp i arbetet presenteras och förklaras kortfattat i detta kapitel. Kapitel 2 Metod Detta avsnitt syftar till att ge läsaren en bakgrund till de metoder som vi valt att arbeta efter i genomförandet av studier och undersökningar. Vidare diskuteras valet av intervjuer och fallstudier samt tillförlitlighet i studien. Kapitel 3 Teori En teoretisk referensram presenteras där relevant teori inom ämnet inköp tas upp. Detta kapitel ska ge läsaren en grundläggande förståelse av ämnet inköp och de delar och aspekter som är nödvändiga att beskriva för att få en helhetssyn. Kapitel 4 Empiri Baserat på intervjuer och korrespondens presenterar vi i detta kapitel hur inköpsarbetet ser ut på Rottneros AB idag och hur inköpet är organiserat. Kapitel 5 Artiklar och fallstudier I detta kapitel har vi samlat lärdomar från hur andra företag och organisationer arbetat med inköp för att bli mer professionella och kostnadseffektiva. Ett flertal olika angreppssätt har studerats och analyserats för att komma fram till vad som skulle kunna vara rätt modell för Rottneros-koncernen att arbeta med. Kapitel 6 Analys Genom att applicera den teoretiska referensramen på företagets situation idag, diskuterar vi i detta avsnitt olika infallsvinklar och perspektiv på hur inköpsorganisationen skulle kunna utvecklas, för- och nackdelar samt möjliga resultat. Kapitel 7 Slutsatser Av de diskussioner som genomförs i analysdelen presenterar vi här de uppslag som vi tror har bäst potential att effektivisera och förbättra Rottneros-koncernens inköpsorganisation. 1.7 Målgrupp Målgruppen detta examensarbete riktar sig mot är personer som arbetar inom Rottneros AB, primärt med anknytning till inköp. 3

12 4

13 2 Metod I detta kapitel diskuterar vi hur studien har genomförts och vilka metoder, grepp och synsätt som används för att uppnå hög trovärdighet. Endast de angreppssätt som vi ansett vara applicerbara i detta examensarbete, presenteras i detta kapitel. Dessutom motiveras valet av synsätt varefter det redogörs för hur vi anser synsättet vara applicerbart. 2.1 Examensarbetets upplägg Examensarbetet inleddes med en litteraturstudie i första hand för att kunna studera Rottneroskoncernen ur ett teoretiskt perspektiv med kritiska ögon. Litteraturstudien innebar huvudsakligen insamling av sekundärdata genom studier av litteratur, artiklar och annat tryckt material. Teorier och modeller studerades för att bekanta oss med vad som anses vara effektivt och professionellt inköp. Litteraturstudien hjälpte oss dessutom att utveckla frågeställningar och tankar kring ämnet. Två företag i pappersindustrin undersöktes för att se hur de organiserade sina inköp. Genom att studera andra företag ville vi hitta inköpsverktyg och metoder som kan vara effektiva för Rottneros AB att arbeta med. I arbetets empiridel samlades primärdata in genom intervjuer och studier på respektive pappersmassabruk för att kartlägga inköpsrutiner och identifiera områden med förbättringspotential. Intervjuerna följdes sedan upp och kompletterades för att en fullständig bild om hur arbetet fungerar skulle växa fram. För att få influenser från hur andra företag går tillväga för att organisera sina inköp rent praktisk gjordes en omfattande artikelstudie med företag från olika branscher. Med dessa studier var målet att dra nytta av kostnadseffektiva och produktiva inslag inom inköp hos andra företag för att applicera dessa på Rottneros AB. Dessutom ville vi med våra teoretiska kunskaper samt med insikten om hur inköpen fungerar hos företaget, komma fram till hur de ska organisera och förbättra sitt inköp i framtiden. I examensarbetets avslutande del diskuteras och analyseras de mest effektiva och mest tillämpbara sätten som vi tror att Rottneros AB skulle kunna ha användning för. Rekommendationer för hur Rottneros AB enligt vår mening bör gå tillväga avslutar därefter rapporten. 2.2 Systemsynsätt Systemsynsättet innebär i sin korthet att helheten, dvs. verkligheten, inte är lika med summan av dess delar utan ofta är större än summan av delarna. Relationer och samband delarna emellan, liksom synergieffekter, är viktiga delar att beakta och förstå eftersom man därigenom kan skapa sig förståelse för underliggande faktorer. Dock måste helheten avgränsas gentemot omvärlden för att bilden av den ska bli greppbar och hanterbar. Det objekt som studeras måste avgränsas från sin yttervärld men utan att bortse från dess relationer med yttervärlden. Då man går ner på detaljnivå i detta synsätt går meningarna isär om huruvida synsättet är rent objektivt eller inte. Vissa författare menar bl.a. att hur objektet avgränsas beror på undersökaren och hur hon tolkar den bild hon ser 4, medan andra menar att verkligheten istället bör återges objektivt Arbnor & Bjerke (1994) Företagsekonomisk metodlära, sid. 148 Björklund & Paulsson (2003) Seminarieboken skriva, presentera och opponera, sid. 59 5

14 För att återge den verklighet som Rottneros-koncernen verkar i, har vi huvudsakligen valt att använda detta systemsynsätt i arbetet. Målet har varit att försöka beskriva inköpsorganisationen och inköpsprocesserna så objektivt som möjligt för att läsaren själv ska kunna bilda sig en uppfattning om den situation som råder inom koncernen. Dock bör det tydliggöras att den syn vi har på verkligheten oundvikligen formas av våra tidigare kunskaper och erfarenheter, enligt en hermeneutisk utgångspunkt. 6 Ett rent analytiskt synsätt skulle vara otillräckligt eftersom en beskrivning av enbart de fysiska och faktiska händelserna i Rottneros AB:s organisation inte skulle räcka för att ge en komplett bild av organisationen. I en organisation finns individer som påverkar och präglar miljön och det som händer inom en organisation. Individerna bildar i sin tur grupper och funktioner som samverkar och interagerar med varandra på olika sätt. Att beskriva och försöka förstå sambanden och relationerna mellan funktionerna är av yttersta vikt eftersom de bidrar till en helhet som är större än de enskilda delarna är tillsammans. Inom logistikområdet är det svårt om inte omöjligt att fokusera på endast en funktion eftersom en optimering av den enskilda funktionen i värsta fall leder till att organisationen som helhet suboptimeras. I strävan efter att effektivisera försörjningskedjan är det synnerligen viktigt att man ser till helheten och inte isolerar enheterna. Det spelar ingen roll om den enskilda funktionen fungerar perfekt om den inte kan samarbeta med försörjningskedjans övriga funktioner. Således är ingen kedja starkare än sin svagaste länk. Att genomföra en studie inom systemsynsättets regler innebär att man söker ett s.k. finalitetssamband eller en indikatoreffekt. En indikator är ett varken nödvändigt eller tillräckligt motiv för hur en viss företeelse utvecklas. Flera olika indikatorer påverkar alltså företeelsen och varje enskild indikator kan ha olika påverkan på företeelsen. 7 I vårt fall är detta påstående av central betydelse med tanke på studiens natur. För att uppnå ett tillfredsställande resultat måste vi beakta flera olika faktorer, eller indikatorer, som påverkar Rottneros AB:s inköpsorganisation. Faktorerna kommer på olika sätt att påverkar huruvida det är bäst att samordna eller separera koncernens inköp. Därför skulle det vara omöjligt att försöka göra ett generellt uttalande för hur inköpen ska skötas. Inköpen måste brytas ner i undernivåer varefter varje nivå måste behandlas individuellt. Först efter nedbrytning i undernivåer kan en meningsfull diskussion föras kring vilket beslutsunderlag som ska ligga till grund för hur koncernens inköp ska samordnas respektive särskiljas. 6 7 Om en undersökare är hermeneutiker utgår han/hon från att människor söker mening i sina handlingar och är tolkande varelser som, åtminstone delvis, lägger sina egna subjektiva tolkningar på vad som sker omkring dem. Arbnor & Bjerke (1994) Företagsekonomisk metodlära, sid. 147 Arbnor & Bjerke (1994) Företagsekonomisk metodlära, sid

15 2.3 Aktörssynsätt Detta synsätt innebär att verkligheten är en sammansättning av sociala faktorer där människan hela tiden påverkar, och själv blir påverkad av, verkligheten. Således är återgivningen av verkligheten beroende av författarens erfarenhet och handlande. I motsats till systemsynsättet kan sägas att aktörssynsättet förklarar helheten utifrån delarnas egenskaper. I detta synsätt strävar man efter en än djupare och mer helhetsinriktad förståelse än föregående synsätt. 8 Som sades ovan har vårt mål varit att försöka återge den verklighet företaget befinner sig i, så objektivt som möjligt. Dock ser vi verkligheten utifrån de kunskaper och erfarenheter vi samlat på oss, vilket innebär att vi till viss del även har berört aktörssynsättet i denna studie. Ett centralt begrepp inom detta synsätt är intentionalitet. Begreppet innebär att människan och hennes sinnen fängslas av omgivande företeelser och att hon kan uppleva dessa företeelser genom sina sinnen. Enkelt översatt innebär detta att man ser det man vill se. 9 Det kan innebära en fara för studiens resultat om man är alltför van vid en viss organisationsform, då det finns en överhängande risk att man stirrar sig blind på mindre betydelsefulla faktorer. Med tanke på att vi inte har någon tidigare praktisk erfarenhet av Rottneros-koncernen är risken betydligt mindre att vi ser det vi vill se. När vi har studerat inköpen på respektive bruk i koncernen har vi sett det utifrån våra erfarenheter av industriellt inköp som är uteslutande teoretiska. Saker som verkar logiska och tidseffektiva på pappret kanske inte alltid är så effektiva när de väl ska användas praktiskt i det dagliga inköpsarbetet. För att få en djupare förståelse för de dagliga inköpsrutinerna och de problem som finns där har intervjuerna till viss del varit formade så att vi kan se var teorin och praktiken inte går hand i hand. 2.4 Kvalitativa och kvantitativa studier Kvantitativa studier är studier där man kan mäta eller värdera numeriskt. Kvalitativa studier används när det inte längre går att mäta numeriskt eller när man vill skapa djupare förståelse inom ett visst kunskapsområde. Dock har kvalitativa studier lägre generaliseringsgrad än kvantitativa studier. 10 Dock menar vissa forskare att även kvalitativa studier kan ha en hög generaliseringsgrad om de är mycket noggrant och utförligt utförda. Det är studiens frågeställning som avgör användandet av kvalitativa eller kvantitativa metoder. Observationer och intervjuer är ofta mer lämpade vid kvalitativa studier medan enkäter och användning av matematiska modeller är metoder som är bättre lämpade för kvantitativa studier. 11 I vår studie har vi i första hand använt oss av kvalitativa studier när vi samlat underlag till vår rapport. Intervjuerna har också till största del varit kvalitativa med undantag för den förintervju som genomfördes och som vi presenterar i avsnitt 2.6. Vi menar att en kvantitativ studie inte skulle vara lämplig i vårt fall eftersom det skulle vara svårt att utforma intervjuer och undersökningar enligt denna form som skulle ge oss en heltäckande kunskap om den faktiska situation som Rottneros AB befinner sig i. Den fördjupade kunskap vi söker kan endast genereras då man identifierar de samband och förhållanden som finns mellan de fysiska funktioner och moment inom företaget. 8 Björklund & Paulsson (2003) Seminarieboken att skriva, presentera och opponera, sid Arbnor & Bjerke (1994) Företagsekonomisk metodlära, sid Björklund & Paulsson (2003) Seminarieboken att skriva, presentera och opponera, sid Ibid. 7

16 2.5 Normativa studier Då användaren redan besitter en viss kunskap och förståelse inom området och då målet är att föreslå åtgärder eller ge anvisningar, används ett normativt angreppssätt. Då vår utbildning har givit oss kunskap och förståelse utöver grundläggande nivå har vi skrivit denna rapport enligt reglerna för en normativ studie. Som sades ovan har vi inte bara strävat efter att skaffa oss en djupare förståelse för organisationen, utan även efter att kunna förstå inre samband och därmed kunna föreslå effektiva åtgärder på vägen mot en effektivare inköpsorganisation. Parallellt med framtagandet av handlingsförslag måste konsekvenserna för förslagen beaktas och utvärderas. Ett förslag på hur inköpsorganisationen kan förbättras kan vara positivt och effektivitetshöjande för en part, medan nästa part påverkas negativt och effektivitetssänkande. 2.6 Tillförlitlighet När en studies trovärdighet ska mätas är validitet, reliabilitet och objektivitet några mått som används. Validitet I vilken utsträckning man verkligen mäter det man avser att mäta. 12 I detta arbeta har vi försökt säkra validiteten genom att intervjua personer direkt kopplade till inköp, dvs. de som har mest kunskap om de områden vi vill undersöka. Reliabilitet Graden av tillförlitlighet i mätinstrumentet, d.v.s. i vilken utsträckning man får samma mätvärde om man upprepar undersökningen. 13 Genom att göra upprepade mätningar på samma objekt kontrollerar man så att resultaten har samma värden, eller åtminstone minimal spridning kring ett väntevärde. I de fall mätningarna utförs på människor kan det vara svårt att upprepa sina mätningar, med tanke på den påverkan och inlärningseffekt varje mätning har. Således blir utgångsläget för varje test förändrat, vilket försämrar reliabiliteten avsevärt. 14 Med tanke på studiens natur är det svårt att få tillräckligt hög reliabilitet genom upprepade mätningar. Istället uppnås reliabilitet företrädesvis genom kontrollfrågor i intervjuer. Alla personer som vi intervjuat på företaget har i stort sett samma arbetsuppgifter. Samtliga har erhållit samma intervjumall före själva intervjun och besvarat de frågor som denna innehöll. Båda författarna har varit närvarande vid samtliga intervjuer och för att minska risken för missförstånd har vi följt upp frågor med respondanterna där oklarheter framkommit. Sammanställningar har gjorts direkt efter respektive intervju och där oklarheter förekommit eller författarna varit oense har intervjuobjekten kontaktats igen för att ge klarhet i frågan. Gällande reliabiliteten på undersökningen har flera avstämningar gjorts under arbetets gång såväl med personal på företaget, som handledare. Under en intervju har samma frågor ställts på olika sätt för att försäkra oss om att personerna förstått och besvarat inom de precisa områden vi ämnat undersöka. Se bilaga 1 (konfidentiell för personer utanför Rottneros AB). 12 Björklund & Paulsson (2003) Seminarieboken att skriva, presentera och opponera, sid Ibid. 14 Arbnor & Bjerke (1994) Företagsekonomisk metodlära, sid

17 Objektivitet I vilken utsträckning värderingar påverkar studien. 15 Resultatet i intervjuerna påverkas av inköparnas egna värderingar. Detta har vi försökt begränsa, i den mån det är möjligt, genom att ställa frågor som inte är ledande frågor för att på bästa sätt erhålla ett objektivt svar. Vi tror att det ligger i människans natur att ibland skönmåla vissa områden som kanske egentligen inte är felfria. Därför har vi försökt jämföra de olika intervjuerna för att sedan komma tillbaka till intervjuobjekten för att följa upp frågor där de svarat avvikande jämfört med övriga inköpare. Folk är olika duktiga på olika saker och detta har vi försökt att fånga upp för att hitta ett best practice. Inköparna använder sig i stor utsträckning av samma huvudmetoder men på ett lokalt plan förekommer avvikelser. Det är viktigt att hela tiden få en objektiv bild av vad som är bäst och dessa frågor har då diskuterats med både handledare på företaget och handledare på skolan för att försäkra oss om att detta är möjliga sätt och metoder som samtliga i företaget kan anamma i sitt fortsatta arbete. 2.7 Intervjuer I undersökningen använder vi till stor del kvalitativa studier där vi har intervjuat inköpscheferna i de olika dotterbolagen inom Rottneros AB. Vi har försökt att ha frågor av både ja/nej-karaktär, dvs. slutna frågor, och frågor där intervjuobjektet får utrymme att själv tolka och på det sättet komma med svar och funderingar som vi kan använda för att generera idéer för inköpsprocesserna, dvs. öppna frågor. Många människor har en tendens att hålla med om ett påstående som låter sannolikt eller svarar ja på frågor av typen Är du nöjd med? eller Tycker du att..? För de flesta uppgiftslämnare är det lättare att instämma än att svara nej då ett nej-svar i högre grad kräver att man kan motivera sig själv varför man svarar nej 16. Vissa frågor kan vara av känslig karaktär och svåra att diskutera med ledningen för företaget men betydligt lättare att småprata med studenter om. Intervjuerna har förberetts genom att skicka ut frågeformulär som intervjuobjekten har besvarat innan de muntliga intervjuerna. Formulären har varit utformade med dels svarsalternativ där intervjuobjekten fått ta ställning och bedöma frågor med en sifferskala och dels fria frågor där textsvar eftersträvats. Exempel på frågor ställda i frågeformulären är: Hur väl fungerar detta inköpsområde på bruket? Behov av teknisk kompetens för att ta beslut om inköp? Se bilaga 1 (konfidentiell för personer utanför Rottneros AB). Fördelen med svarsalternativ är att de är lättare att göra statistik av och nackdelen är att de är bindande och detta kan råka i konflikt med strävan efter precis mätning. Intervjuobjekten känner sig tvingade att kryssa i en ruta men skulle egentligen vilja göra detta med ett förbehåll eller en kommentar. Ett problem med skattningsskalor är frågan huruvida man ska ha med en neutral punkt på skalan. Ibland hävdas att man bör utesluta en neutral punkt då man har en skala vars extremiteter består av motsatspar. Flera författare inom ämnet misstänker att det finns en tendens hos vissa personer att placera sig på den neutrala punkten för att slippa ta ställning. 17 I vår förundersökning har vi en neutral punkt (3) som står för medel när man ska betygsätta olika frågeställningar kring funktioner på bruken. I de mer ingående intervjuerna har vi försökt att gå igenom de frågor där vi misstänkt att intervjuobjektet svarat med betyget (3) för att 15 Björklund & Paulsson (2003) Seminarieboken att skriva, presentera och opponera, sid Wärneryd (1990) Att fråga om frågekonstruktion vid intervjuundersökningar och postenkäter, sid Ibid. 9

18 slippa ta ställning 18. Samtliga intervjumallar som använts i arbetet är konfidentiella och finns därför inte med i någon bilaga. Vi har sammanställt alla frågeformulär från de olika bruken för att skaffa oss en djupare förståelse för hur olika område inom inköp hos respektive bruk fungerar. Vi har med förintervjun, och de kunskaperna som den gett oss, föreberett oss inför de större intervjuerna. Med detta angreppssätt har vi under intervjutillfällena fått kunskap om hur samma funktioner fungerar hos de olika bruken. Under de efterföljande intervjuerna har vi därefter gått in mer på detalj i de olika områdena för att kunna hitta best practice och se i vilken mån det är möjligt att organisera funktionerna på liknande sätt hos alla bruken. I intervjuerna har vi också försökt få fram problem som inköparna själva ser i sin organisation för att vi i vår rapport ska kunna föra fram det till ledningen i företaget. Det kan ibland vara lättare för utomstående att peka på problem än för de anställda själva. Eftersom inköparna inte vill stöta sig med ledningen tenderar vissa frågor att inte komma fram tillräckligt fort utan man tenderar att vänta med uttalanden kring känsliga frågor tills det kanske är för sent. För utomstående kan det ibland vara lättare att se vissa problem och ställa frågor som företaget inte själva ställer sig eftersom man är van att arbete inom gamla mönster. I vår undersökning har vi arbetat med att applicera teorier och metoder från litteraturen på företaget för att förklara hur de arbetar. Vi har sedan försökt att utveckla vissa områden inom inköp för att nå högre kvalitet och kostnadseffektivisering. Vi har även studerat inköpsfunktionerna på respektive bruk för att sedan förklara och sammanfatta dagens arbete i modeller och organisationsschema. Detta för att ordentligt kartlägga de ursprungliga arbetssätt som idag används. 2.8 Fallstudier Ett syfte med en fallstudie är att ta ett antal olika fall från ett antal företag och låta dessa beskriva verkligheten inom olika område. Fördelarna med denna metod är att ge läsaren en insikt i den värld övriga företag lever i på ett begränsat utrymme i uppsatsen. Man måste dock vara försiktig med de slutsatser man drar. Slutsatserna kan ses som indicier och får kanske värde först när det finns andra indicier som pekar åt samma håll och som inhämtats genom andra forskningsmetoder 19. Trots det faktum att fallstudier av många ses som en svagare variant av social-vetenskapliga metoder, används fallstudier frekvent inom många olika områden. Motståndare till fallstudier hävdar att dessa har otillräcklig precision, objektivitet och noggrannhet. Fallstudier kan enligt Yin ofta generaliseras analytiskt men inte statistiskt. Det går att få relevant information för ett enstaka fall och därmed få användbara fakta. 20 Vi har använt oss av fallstudier i detta arbete för att undersöka hur företag inom industri och tillverkning arbetar med olika metoder inom inköp för att få fram kostnadseffektiva och tydliga rutiner för att skapa en så bra inköpsfunktion så möjligt. Artiklarna vi har använt oss av i rapporten är valda utifrån vilka lämpliga och effektiva arbetssätt som beskrivs där branschtillhörighet spelar mindre roll. De fall vi har tittat på har vi analyserat generellt för att kunna applicera tankar och metoder på Rottneros AB Wärneryd (1990) Att fråga om frågekonstruktion vid intervjuundersökningar och postenkäter, sid. 64 Ejvegård (2003) Vetenskaplig metod, sid. 33 Yin (2003) Case study research. Design and methods, sid

19 3 Teoretisk referensram Detta kapitel syftar till att ge en bred teoretisk grund inom inköpsområdet. Kapitlet ska ge en grundläggande och tillräcklig insikt inför analys och slutsatser. 3.1 Vad är inköp? I denna rapport har vi valt att definiera begreppet inköp som de aktiviteter vilka är förknippade med arbetet kring anskaffning av varor och tjänster. Alltså innefattar inköpsfunktionen, enligt Persson och Virum, allt från att identifiera behovet, välja leverantör, förhandla om priser och kontrakt till uppföljning efter leverans. Från att i tidigt skede ha haft huvudsakligt fokus på priset har inköpsfunktionens uppgifter vidgats och blivit allt mer komplexa. Efter att Just in time-begreppet (leverans vid rätt tidpunkt) internationellt sett växte sig stort på 1970-talet blev leveranstid, kvalitet, leveransflexibilitet, leveransprecision, servicenivå och samarbetsförmåga allt viktigare egenskaper. Priset har numera blivit endast ett av många viktiga kriterier vilket har inneburit att inköpsorganisationens betydelse har vuxit. 21 Två orsaker till att det effektiva inköpet blivit allt viktigare är pressade kapital- och lagerkostnader samt den ökande graden av specialisering i industrin. Med tanke på den stora summa pengar som finns bunden i ett överlager köper man, i den mån det går, idag in oftare och i mindre volymer för att sänka sina kapital- och lagerkostnader. För vissa typer av inköp är detta en stor fördel då lång lagring kan innebära att inkuransen ökar. 22 Många företag formar sin verksamhet kring sina kärnkompetenser och blir därför allt mer specialiserade. Detta kräver en annan typ av, och oftare mer, inköp. Sådana produkter som tidigare tillverkades i det egna företaget köps oftare in utifrån. Som sades ovan har kvalitetsaspekten blivit allt viktigare, vilket innebär att kompetenskraven på inköpsorganisationen har ökat Inköpsprocessen Enligt van Weele kan hela inköpsprocessen ses som en kedja av aktiviteter som börjar med att specificera produktbehovet eller tjänstebehovet och avslutas med att en vara eller tjänst mottas och en eventuell uppföljning görs, se Figur 1. Processen kan delas i flera steg för att lättare analyseras och diskuteras. Inom varje aktivitet finns det flera aspekter att ta hänsyn till för att få ett effektivt inköp. 24 I detta avsnitt (3.2) beskriver vi ett exempel på hur inköpsprocessen kan delas upp enligt van Weele. Specificera produkt/tjänst Välja leverantör Förhandla och kontraktera Utveckla orderprocess och beordra Leverans bevakning & mottagning Följa upp leverantörer & inköpsprocess Figur 1 Bearbetning av bild över inköpsprocessen enligt van Weele Persson & Virum (1991) Logistik för konkurrenskraft, sid. 196 Ibid. Ibid. van Weele (2002) Purchasing and supply chain management Analysis, planning and practice, sid Ibid. 11

20 3.2.1 Specificera produkt/tjänst I det första steget i inköpsprocessen ligger bl.a. om företaget ska tillverka produkten själv eller köpa in den från leverantör. Dessutom ska här skapas en specifikation över de artiklar som ska köpas in. Både en teknisk och en funktionell specifikation görs och dessa innehåller en kvalitetsspecifikation som beskriver tekniska normer och standarder och en logistikspecifikation där kvantiteter och tider är bestämda. Vidare finns en underhållsspecifikation som beskriver hur produkten ska underhållas och servas samt huruvida delar (filter, tätningar etc.) måste beställas i framtiden. Det finns också legala och miljötekniska specifikationer som beskriver hur produkten ska vara arbetsmiljömässig och miljövänlig. Ibland finns också en målkostnadsbudget som indikerar de ekonomiska gränserna som lösningen ska finnas inom. Avslutningsvis specificeras de aktiviteter som ska utföras av leverantören. Inköparen har i denna fas följande ansvarsområden: Försäkra att specifikationer blir otvetydiga. Förhindra att man använder sig av märkesvaror och hålla vägar öppna för användandet av andra leverantörer. Skapa klara processer kring specifikationsändringar. Skapa lätta inspektionsprocedurer. Skapa tydliga metoder för kvalitetskontroll gällande både leverantören och inköparen. Bryta ner kostnader för att få en klar kostnadsöversikt inför kommande offerter Välja leverantör Det andra steget i inköpsprocessen är att välja leverantörer och det är här inköparen måste undersöka vilken leverantörsmarknad som finns. Här bestäms vilken leverantörsmodell som ska användas och här beslutas vilka leverantörer som ska förkvalificeras och hamna på en eventuell kortlista. I detta steg förbereds och genomförs också offertförfrågningar och slutligen väljs en leverantör ut. Bestämma leverantörsmodell En leverantör eller flera leverantörer? Prismekanism. Fast pris? Rörligt pris? Pris/enhet? Förkvalificering av leverantörer Skapa leverantörslista Begär information från leverantör (Request For Information, RFI) Utvärdera RFI Lista utvalda leverantörer Föreberedelse av RFQ och analys av erhållna offerter Skapa kravmall för vad offerten ska täcka (Request For Quotation, RFQ) Skapa mall för utvärdering av leverantörerna Begär in offerter från leverantörer Gör kommersiell och teknisk utvärdering av offerter (se avsnitt 3.7) Val av leverantör Föreslå leverantör/leverantörer Analysera risker förknippade med inköp/leverantör Välja ut leverantörer för förhandling 12