Region Skåne. Upphandling24 - Maj 2012 MALMÖ

Transkript

1 Region Skåne Upphandling24 - Maj 2012 MALMÖ

2 Agenda Region Skånes Sourcingstrategi Konkurrenspräglad dialog (KPD)

3 fattade Regionstyrelsen beslut om att outsourca större delen av den operativa IT-verksamheten till få leverantörer Syftet med outsourcingen har varit att uppnå långsiktiga kostnadsbesparingar genom att IT-verksamheten koncentrerar sig på för Region Skåne strategiskt viktiga kompetenser och en effektiv och tydlig beställarroll. Uppdraget var därmed enligt sourcingstrategin och beslut från Regionstyrelsen att: paketera och under kontroll outsourca större delen av den operativa ITverksamheten till få leverantörer upphandla tjänster med tillräcklig kvalitet för att nå långsiktiga kostnadsbesparingar upprätta en beställarfunktion för de tjänster som upphandlas

4 Resultat IT Sourcing 2010 Nulägesanalys samt paketering och upphandling av operativ IT-verksamhet: Projekthantering / Projektledning Systemutveckling Användarnära IT-tjänster (Servicedesk, På-platsen support, PC-, Utskrift-, Multimedia som tjänster) Server- och applikationsdrift (Verksamhetssystem) Kommunikationstjänster (Telefoni & Datakommunikation) Övrigt stöd: i planering och genomförande av verksamhetsövergång och överlämning till valda leverantörer i arbetet med att definiera Region Skånes framtida beställarorganisation och styrmodell för verksamhetsdriven IT

5 Bakgrund till Konsolidering av IT-verksamheten inom Region Skåne För att få ut maximalt av tecknade outsourcing-avtal samt minska konsumtionen av IT-tjänster, drivs en standardisering och konsolidering av IT inom följande områden: Applikationer, d v s minska antalet IT-system (LokA & RGT) Avtal, d v s minska antalet leverantörer inom IT leverans Infrastruktur, d v s reducera antalet servrar och serverhallar Utskrift, d v s reducera volymen skrivare

6 Konkurrenspräglad dialog (KPD) Torleif Stenberg

7 Agenda Konkurrenspräglad dialog Nya möjligheter inom offentlig upphandling Region Skånes nyttjande av KPD KPD-Processen Positiva Erfarenheter Utmaningar och Lärdomar

8 Konkurrenspräglad Dialog En ny möjlighet Upphandlingsförfarande som antogs under 2010 Används i de fall upphandlingen är svår att specificera: Syftet är att identifiera och definiera hur myndighetens behov bäst ska kunna tillgodoses Genom individuell dialog med leverantörerna OBS! Dialogen äger rum innan anbud lämnas in och utvärderas

9 Varför använde Region Skåne upphandlingsformen Konkurrenspräglad Dialog? Komplicerad historik kring tidigare leverans av tjänster, en dialog möjliggjorde leverantören en bättre förståelse för hur Region Skånes behov såg ut Mycket komplexa tekniska, finansiella och rättsliga omständigheter kring tjänsten kunde lättare bearbetas under dialogform Region Skåne kunde under dialog få möjlighet att diskutera olika lösningsförslag med leverantörerna vilket gav en bättre förståelse och insikt i affären. I dialogen hade Region Skåne möjlighet att vara flexibel och vid behov justera behoven med givet input från leverantörerna Preliminära lösningsförslag som liknade anbud kunde diskuteras och missförstånd kunde därmed undvikas innan det slutliga bindande anbudet lämnades in.

10 KPD processen Steg som inte skiljer sig vid andra upphandlingsformer är: Öppen kommunikation innebär att det minskar risken för missförstånd genom en dialog och inte en skriftlig monolog. Urval av sökanden Anbudsprövning Kontraktstilldelning Avbrytande av upphandling Överprövning 10

11 KPD annonsering och inbjudan I annonsering framgår det att konkurrenspräglad dialog ska användas. Viktig information som delgavs var exempelvis; Region Skånes beskrivning av krav och behov Målbilden Tilldelningskriterier Krav på leverantörens kapacitet och redlighet Sista dag för att lämna anbudsansökan Information om dialogens förfarande och alla dess pratiska och tillämpliga principer delges i inbjudan. 11

12 Region Skånes målbild Region Skånes målbild är att ha en leverantör som tar ett helhetsansvar för området Kommunikation som tjänst omfattande Datakom samt Telekom. Leverantören har därmed ansvar för hela tjänsteleveransen avseende WAN, LAN och Telefoni. Leverantören skall ha förmågan att utveckla Region Skånes tjänsteportfölj inom området med minimal påverkan för verksamheten.

13 Dialog Dialogen varade i 20 veckor Varje vecka träffade Region Skåne en leverantör per dag (Måndag, Tisdag, Onsdag) Uppsummering av veckan och planering inför nästa vecka skedde varje Torsdag Varje vecka diskuterades ett specifikt område så som exempelvis SLA och tillgänglighet på tjänster, Processer och Rutiner, Samverkan, Säkerhet, Ägarskap, Operatörstjänster, Verksamhetsövergång etc. Under dialogen genomfördes även parallell Due Dilligens Preliminärt lösningsförslag lämnades in skriftligt av leverantörerna i slutet av dialogen Det preliminära lösningsförslaget diskuterades under en vecka per leverantör innan slutligt anbud lämnades in Referensbesök genomfördes under tiden som leverantörerna förberedde slutliga anbud

14 Positiva aspekter och erfarenheter Möjlighet till dialog istället för skriftlig monolog Fått möjlighet att diskutera utifrån alternativa lösningsförslag Lättare kunnat identifiera risker och diskutera riskhantering Region Skåne kunde vara flexibel och ändra sina behov utefter input från dialogen Möjlighet att bottna leverantörernas lösningar Bättre möjlighet att granska om leverantörerna kan ta ett helhetsansvar Bättre möjlighet att förstå positiv och negativ åverkan med olika lösningsförslag Leverantören har på ett bättre sätt kunnat förstå Region Skånes situation och på det sättet kunnat leverera ett attraktivare anbud Möjlighet till Due Dilligence och möjlighet att diskutera referensbesök i dialog

15 Utmaningar och lärdomar Resurskrävande KPD ställer höga krav på resurser och kompetens hos deltagande aktörer Omfattande förberedelser och planering Utmaningar att hantera sekretessen Många resurser och leverantörer involverade Leverantörernas unika lösningsförslag innebär svårigheter vid sekretessbedömning inför utlämnande av anbud Preliminära lösningsförslag bör lämnas in tidigt under dialogfasen som underlag för diskussion Första fasen i dialogen som beskrev Region Skånes behov hade kunnat förkortats och effektiviserats genom att istället diskutera utefter leverantörernas olika lösningar Leverantörerna bör uppmuntras att delge sina lösningar tidigt i dialogen Genom att undvika att leverantörerna kan bjuda på varandras lösningar kan man minska begränsningar i dialogdiskussioner

16 Frågor??? Om inte kan Du kontakta mig på