Purchasing 3 tasks (Van Weele)

Transkript

1

2 DAGENS AGENDA Risk Management (identifiera analysera) Grupparbete 1 risk Redovisning Lunch Risk Management (värdera åtgärda) Grupparbete 2 Risk Redovisning grupparbete Corporate Social Responsibility

3 Riskbegreppet En slumpmässig händelse påverkar möjligheten att nå uppställda mål Människor upplever risk på olika sätt Risk kan även vara en möjlighet (Kinesiska språket har samma tecken för risk som chans) tisdag den 3 september

4 Purchasing 3 tasks (Van Weele) Materials cost reduction: - Purchasing savings - Doing more with less - Agressive sourcing - Contract management Cost Value 1 2 Risk Value improvement: - Business orientation - Improving customer value proposition - ESI in NPD - Alliance management Risk management: - Single vs multiple sourcing - Performance based contracting - Buyer dependence - Supplier dependence - Financial position - Proprietary knowledge Traditional agenda of procurement is gradually changing Source: A van Weele, 4

5 Kris i Försörjningskedjan Finansiella krisen måste kontrolleras av inköp Leverantörer går i konkurs Leverantörer kan inte köpa material till produktionen Kunder begär längre krediter 5

6 Risk? Bra eller dåligt? Problem eller chans?

7 Often the difference between a successful person and a failure is not one has better abilities or ideas, but the courage that one has to bet on one's ideas, to take a calculated risk - and to act. André Malraux Between the great things we cannot do and the small things we will not do, the danger is that we shall do nothing. Adolph Monod

8 Risker i försörjningskedjan?

9 6 steg för att kartlägga risker 1. Prioritera företagets arbetsförtjänster identifiera och kartlägga företagets arbetsförtjänster för att rikta in sig mer på sin egen kärnkompetens 2. Identifiera infrastrukturen kritiskt se över infrastrukturen med ett kritiskt öga för att hitta de sårbara delarna 3. Lokalisera sårbarheterna inom företaget hitta var de svagaste delarna inom företaget finns

10 6 steg för att kartlägga risker 4. Gör modeller utav olika scenario hitta på olika scenarion och utifrån dessa kunna veta hur företaget ska agera och lösa problemet 5. Utveckla respons få respons från utomstående parter som ser företaget ur ett annat perspektiv 6. Kontrollera riskerna i omgivningen tänka på att omgivningen hela tiden ändrar sig och även riskerna

11 Riskanalys och riskhantering När?

12 Riskskattning Riskvärdering Åtgärder Uppföljning Riskidentifiering Leverans Ekonomi Kvalité Juridisk Affärs Politisk Valuta Image IPR Person resurser Intressenter, Interna & externa Strejker Naturkatastrofer CSR

13 Vad är vi mest rädda för? Leveransavbrott 38% Svängningar i råvarupris 36% Interna produktkvalitetsbrister 35% Lägre efterfrågan 34% Uppfyllnad av lagkrav 32% Produktkvalitetsbrister, leverantör 32% Svängningar i energipriser 30% Patentintrång 29% Svängningar i transportkostnader 29% Svängningar, arbetskraftskostnader 25% Brister i leveranskedjan 25% Bristande infrastruktur 20% Brist i ledarskap 17% Naturkatastrofer 16% Källa

14 Risk Management Ett samlingsnamn för den verksamhet som på ett systematiskt sätt inventerar, analyserar och förebygger olika typer av risker i ett företags verksamhet. Detta syftar till att en verksamhets resurser och inkomstmöjligheter skall skyddas mot skador så att företagets och verksamhetens mål kan nås till en så låg kostnad som möjligt. Definition av Wikipedia Source: Wikipedia 14

15 Risk Management Identifiera, bedöma/analysera och hantera de risker som finns samt att avväga mot de möjligheter som också finns Svante Axelsson tisdag den 3 september

16 Identifiera och Välja Lista checklista Väsentlighet Kraljic Volymvärde Slutprodukt Analysera Mål Policy Påverkbar?

17 Ett enkelt exempel En kemisk komponent skall köpas in Följande riskområden har identifierats: Eld eller explosion hos leverantör. Utebliven leverans. Kvalitetsproblem inom leverantörens tillverkningsprocess. Från Profitable Purchasing Strategies 17

18 Ett enkelt exempel (2) Potential vulnerability Probability of occurrence Duration of problem Impact on the business Ranking of priority Proposed action Target completion date Fire or explosion at the supplier High Manufacturing process for this chemical is risky Variable. 1-2 days at the best. 3-4 months at the worst. Severe in the worst case- Could destroy sales of the product 1 Review process with supplier to minimize risk. New materials? Immidiate Delivery failure Medium/low Past record indicates occational supply failures. Worst case 4 days late. Little /no impact 11/12 Review supply performance with supplier Next meeting with supplier. Quality problem with suppliers manufacturing process Medium Best 2-3 days. Worst 2 months Severe impact could destroy product reputation. 2 Review entire manufacturin g quality process controls. Next 10 working days. 18

19 Risk hantering nio steg

20 Riskanalys Målsättning med riskanalysen. skall identifiera hot och risker. skapa förutsättningar för åtgärder, förebygga eller minimera risk. ge underlag för kostnadseffektivt val av förebyggande åtgärder. Skapa underlag för beslut Ett sätt att kartlägga riskmiljö, värdera och prioritera riskerna. tisdag den 3 september

21 Riskidentifiering Riskvärdering Åtgärder Uppföljning Riskskattning Sannolikhet Konsekvens

22 Kraljics inköps matris Finansiell påverkan Hög Låg Leverage items Competitive procurement Standard items Admin efficiency + e-business solution Strategic items Partnership Bottleneck items Reliable supply + search alternative Låg Försörjnings risk Hög Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002 tisdag den 3 september 2013

23 Globala fenomen Lättrörligheten större än nånsin förut Material Valuta Arbetskraft kostnad Affärscykler - PMI och andra indikatorer Börser 23

24 Hantering leverantörs relationer Nya / Förändrade leverantörs marknader Gentemot nuvarande leverantörer - Personalförändringar - Kontaktpersoner - Ändrade prioriteringar Gentemot potentiella leverantörer - Nya konstellationer 24

25 Våra risker Övergripande risker Den mänskliga faktorn IT Förlora trovärdighet Risker inom produktion Person risker Egendom risker Miljörisker Kriminella handlingar Risker utom produktion Marknadsrisker Produktansvar Politiska risker tisdag den 3 september

26 Övergripande risker - Att förlora i trovärdighet - Förtroendekapitalet väger lika tungt som produktionskapitalet. Doggy Hundmat Union Carbide Estonia Skandia Systembolaget tisdag den 3 september

27 Risker inom produktionen Personrisker T ex sjukdom och skada Egendomsrisker T ex brand Miljörisker T ex utsläpp Kriminella handlingar. Stöld, sabotage och spionage. tisdag den 3 september

28 Risker utom produktion Marknadsrisker ex marknadsföring, krediter, valuta, fientligt övertagande Produktansvar Skyldigheten till skadestånd för produkt Politiska risker: ex expropriation (tvångsinlösen), konfiskation, nationalisering, upplopp, diskriminerande skatter, indragna licenser, krig, valutautförselförbud, Export/Import embargo. Hot mot personal och kidnappning. tisdag den 3 september

29 Riskanalys metoder Exempel på grundläggande metoder: Checklistor. Delphi-teknik. Förväntad skadekostnadsanalys Exempel på övergripande metoder Endagsanalysen Jonsson-modellen What if-metoden tisdag den 3 september

30 Konsekvenserna

31 Riskidentifiering Riskskattning Åtgärder Uppföljning Jonsson analys Riskvärdering Sannolikhet Konsekvens Risknivå 1 Låg/liten. Sällan förekommande 2 Medium. Inte ofta men inte heller sällan förekommande 3 Stor/hög. Ofta förekommande Liten. Låg kostnad, liten skada eller förlust Medium. Större kostnad större skada eller förlust Stor. Kostnad som ej kan bäras.totalförlust Acceptabel. Kan tillåtas, bör åtgärdas Oacceptabel. Ej tillåten skall åtgärdas. Katastrofal. Måste åtgärdas omedelbart. Oförlåtlig =6 1. Potentiella risker identifieras och graderas. 2. Sannolikhet + Konsekvens = Risknivå ger prio 1 till 6

32 Jonsson modellen grafiskt 32

33 Analysmetoder risk FRAP, Facilitated Risk Analysis Process PRA, Project Risk (and Contingency) Analysis PESTLE, Political, Economic, Social, Technological Legal and environmeltal SWOT-analys (oftast i kombination med PEST-analys) PHA, Process Hazards Analysis Ändringsanalys FMEA, Failure Modes and Effects Analysis FMECA, Failure Mode, Effects, and Criticality Analysis Hazid, Hazard Identification Hazop, Hazard and operability study What-If QRA, Quantitative Risk Analysis Från EFFSO Tools

34 SWOT analys exempel på frågor Risk Management Vilka risker finns vid köp från lågkostnads länder Hur behandla valuta risker? Relationen mellan Risk och Vinst? Speciell risk med CSR? Hur behandla anskaffnings risker? 34

35 Faktorer som ökar Risken inom inköp Oskickliga inköpare Beroende av leverantörer Produktions kapacitet Förmåga att motsvara kvalitets krav Geografisk och kulturell distans Politisk situation Hög andel av leverantörens omsättning Finansiell status och styrka Korruption Source: A van Weele, 35

36 Skyddskostnad vs Riskkostnad Skyddskostnad: Försäkringspremier. Självrisker/oförsäkrade skador. Skadeförebyggande åtgärder. Risk management administration Skadekostnad / Riskkostnad Kostnad för alla skador som uppkommer tisdag den 3 september

37 PESTLE-analys P E S T L E Politisk miljö Ekonomisk miljö Social & kulturell miljö Teknologisk miljö Lagstiftande miljö Ekologisk miljö

38 Relationen mellan Risk och Vinst? Utan risk ingen vinst Liten risk liten vinst Hög risk hög vinst ELLER FÖRLUST Jämför: om du köper alla lotter i ett lotteri - Är du garanterad vinst MEN - Det blir förlust på sista raden 38

39 USA Våren 2009 Svininfluensan stänger gränsen till Mexico Mer än 2 leverantörer per dag i konkurs 3 leverantörer per dag i Chapter 11 (Rekonstruktion) Kunder behöver produkter men har inga pengar Inga pengar till resor 39

40 Möjligheter - Inköp Större volymer Konsortium inköp Positionsförändringar Kraljic Trassliga leverantörer försvinner 40

41 Riskidentifiering Riskskattning Riskvärdering Uppföljning Åtgärder Försäkringar Borgensförbindelser (bankgarantier, moderbolagsgarantier etc) Terminskontrakt, hedgingavtal Remburser (L/C) Depositionsavtal Avtalsbestämmelser (i leverantörsavtalet) Omkonstruktion (för tekniska risker) Säkerhetssystem (för tekniska risker) Säkerhetsinstruktioner (för tekniska risker) Leveransbevakning, leveransledning Säkerhetslager Kvalitetssystem Kvalitetskontroller, besiktningar Informationssystem

42 Vad göra? Kom ihåg företagets Strategi Kompromisser Risk Management Kort- respektive långsiktigt Använd normala verktyg Diskutera köpa/tillverka Out/In-sourcing INGEN PANIK 42

43 Framgångsrika strategier Nära samarbete med handelspartner 18% Funktionsbaserade avtal för tjänsteleverantörer 14% Val av två eller flera leverantörer 15% Ökade IT investeringar för bättre överblick 9% Användandet av modellverktyg 8%

44 Försörjningskedjan i molnet BT har idag lanserat nya molnbaserade funktioner för BT Trace, företagets produktportfölj för logistiklösningar Pressmeddelande :35

45 Summering Risk är nödvändigt för bra affärer - men den måste hanteras Kriser innebär problem men också möjligheter Dåliga tider för affärer är Goda tider för inköp Inköp betyder en enorm skillnad! 45

46 CSR Corporate Social Responsibility tisdag den 3 september

47 Code of Conduct Lagstiftning Nationella lagar Affärs regler Affärsmannaskap SOX Moral Image Uppförande Värderingar

48 CSR OMFATTAR vår egen verksamhet vår relation till våra anställda vår relation till samhället vår relation med våra partners vår relation med våra kunder vår relation med våra leverantörer 48

49 CSR den grundläggande iden företag och marknadsaktörer frivilligt vill medverka till ett bättre samhälle och en renare miljö CSR delas ofta upp i tre områden; miljöfrågor, sociala frågor och ekonomiska frågor tisdag den 3 september

50 CSR den grundläggande iden forts. OECD:s riktlinjer och ILO:s grundläggande arbetsnormer. FN:s Global Compact, World Business Council for Sustainable Development (WBCSD) Vägledande standard ISO Publicerades i slutet av 2010 tisdag den 3 september

51 CSR länktips CSR - EU, European Multi Stakeholder Forum on CSR Svenska Jobs and Society, Nyföretagarcentrum, CSR-blogg, en till CSR-blogg, Amnesty Business Group, Mallen Baker, Global Compact, ILO, OECDs riktlinjer, David Grayson, Charity Rating, We are what we do, Globe Forum, Swedwatch, Fair Trade Center, Sverige 2000-institutet, Bidra.nu, Camino Magasine, CSR Wire, tisdag den 3 september

52 NÅGRA MINNESREGLER Tänk på att När Du vill visa gästfrihet kan det vara bestickning! När Du vill vara generös kan det vara bestickning! När Du vill vara hygglig kan det vara bestickning! När Du erbjuder en studie- eller PR-resa kan det vara bestickning! När Du vidtar säljfrämjande åtgärder kan det vara korruptiv marknadsföring! tisdag den 3 september

53 och att FORTSATTA MINNESREGLER När Du låter Dig bjudas kan det vara en muta! När Du tar emot en present eller vinst kan det vara en muta! När Du tar emot ett fördelaktigt lån eller rabatter kan det vara en muta! När Du låter en leverantör utföra tjänster till Dig privat kan det vara en muta! När Du tackar ja till en resa kan det vara en muta! tisdag den 3 september

54 Fler tips Klokast att vara långsiktig Inköpschefen / chefer) normen för korrekt beteende i leverantörs relationer Hög integritet inger respekt Det handlar om sunt förnuft Etik och moral betalar sig Källa: Bl.a. Inköpsteknik av Lennart Rosell tisdag den 3 september

55 Varför oetiskt beteende? Låg moral/cynism Press/stress för att möta leveransplan Press/stress för att möta orealistiska vinstmål Karriärist Otillräcklig träning/kunskap Vilja att skada arbetsgivare/företag 75 % 70 % 65% 55% 50% 25% Källa: Tom Donaldsson tisdag den 3 september

56 Kommer ni ihåg tips till inköpare? Respekt för partner. Jämlik behandling av konkurrenter. Korrekt behandling av information. Inga nedsättande omdömen. Ej utnyttja tillfälliga övertag. Behålla personlig integritet. Var och en måste ta tid och fundera igenom vad det innebär på det individuella planet. tisdag den 3 september

57 Om etisk konflikt utomlands (t ex i ett utvecklingsland) Fråga dig själv: Skulle detta vara acceptabelt i mitt hemland om mitt land var i motsvarande fas av ekonomisk utveckling? tisdag den 3 september

58 Etik och moral

59 Diskussion Om du upptäcker att en leverantör gjort ett rent räknefel till din fördel i sin offert eller i sin faktura ska du då meddela honom det? tisdag den 3 september

60 Diskussion Är det tillåtet att göra en glädjebudget över beräknad årsvolym för att få leverantören att tro att du kommer köpa stora mängder i hopp om att den då också offererar ett lägre pris? tisdag den 3 september

61 Diskussion Ska man öppet redovisa andra leverantörers offerter i syfte att pressa ned priset hos den leverantör man helst vill köpa av? tisdag den 3 september