Ladok k o n s o r t i e t

Transkript

1 Ladok k o n s o r t i e t HANDBOK I UTDATA UR LADOK FÖR PLANERING/UPPFÖLJNING/UTVÄRDERING

2 Innehållsförteckning 0. Inledning 4 1. Utsöknings- och begränsningsfunktionerna Utsökningsfunktionen grundutbildning Utsökning via kurs Utsökning via resultat Utsökning via övrigt Begränsningsfunktionen grundutbildning Begränsning via registrering Begränsning via resultat Begränsning via övrigt Utsökningsfunktionen forskarutbildning Utsökning via antagning Utsökning via aktivitet Utsökning via resultat Utsökning via övrigt Begränsningsfunktionen forskarutbildning Begränsning via antagning Begränsning via aktivitet Begränsning via försörjning Begränsning via resultat Begränsning via övrigt 21 I Grundläggande utbildning 2. Uppföljning av kurs(er) grundläggande utbildning Registreringar på kurs(er) Hur många var registrerade på kurs(er) en viss termin? Hur många har varit registrerade på kurs(er) under en period? Hur många helårsstudenter har kurs(er) gett under en period? Sökande, antagna och registrerade på kurser Sökande, antagna och registrerade på kurs(er) en viss termin Sökande, antagna och registrerade på kurs(er) under en tidsperiod Prestationer på kurs Hur har det gått för de studenter som började en kurs en viss termin? Hur lång tid tar det att klara kurs(er)? Kombinationer av kurser Hur många som läst en viss kurs har också läst en annan kurs och när? Hur många som läst en viss kurs har tenterat på andra kurser samtidigt? 42 2

3 3. Uppföljning av program grundläggande utbildning Registreringar på program Hur många går på programmet och vad läser de? Sökande, antagna och registrerade på program Sökande, antagna och registrerade på program viss termin Sökande, antagna och registrerade på program under en tidsperiod Uppehåll på program Avbrott på program./programinriktning Prestationer på program Prestationer som gjorts på ett visst program Prestationer som gjorts av programstudenter vid sidan av programstudierna Prestationer som gjorts på ett program av studenter med viss behörighet Prestationer som gjorts på flera program Uppföljning av examina grundläggande utbildning Uppföljning av utbytesstudier Inresande utbytesstudenter Utresande utbytesstudenter Underlag för delårs/årsredovisning grundläggande utbildning 77 II. Forskarutbildning 7. Uppföljning av forskarutbildning Uppföljning av doktorander som uppfyller vissa villkor, t ex antagna Uppföljning aktivitet och försörjning Uppföljning av forskarexamina Studietidens längd till forskarexamen 90 3

4 0. Inledning Denna handbok ger exempel på frågeställningar som kan vara relevanta vid uppföljning av utbildning och hur man får svaret i Ladok-systemet antingen genom någon funktion i det vanliga gränssnittet (Ladok) eller via Ladok På Webb (LPW). Det finns naturligtvis en mängd andra frågeställningar som kan besvaras men som inte redovisas här. Vad gäller Ladok så förutsätter det att man är behörig användare av systemet eller att någon samarbetsperson har behörighet i systemet. Vad gäller LPW så beror det på hur man på den enskilda högskolan skapat webbtillgången. Man kanske har en medarbetarportal eller en särskild webbadress för uppföljningsfunktioner kopplade till Ladoksystemet. Kontakta den Ladok-ansvarige för närmare information. I Ladok finns i systemets huvudmeny ett antal knappar och i den undre knappraden finns knappar för utdata av olika typer. Denna handbok ger exempel på uttag som kan göras i första hand med hjälp av knapparna Utdata kurs, Utdata program och Utdata Doktorander. Redovisningen ur systemet kan fås på 3 olika sätt, datafil, på skrivare eller på skärm. För att få redovisningen som datafil så krävs vissa definitioner som är beroende av lokala förhållanden. Kontakta Ladok-ansvarig för närmare information. Utdata som kan fås ur Ladok är normalt av den typ som i första hand lämpar sig för pedagogisk uppföljning medan utdata ur LPW dels kan användas för pedagogisk uppföljning men även för ekonomisk uppföljning. För båda typerna av uppföljning gäller naturligtvis att en förutsättning för att få rättvisande resultat är att uppgifterna om studenterna lagts in i Ladok-systemet på ett korrekt sätt. Viss typ av uppföljning kan därför vara av karaktären att kontrollera att bokföringen av studentuppgifter har skett och skett på ett korrekt sätt. För framför allt ekonomisk redovisning har många högskolor skapat särskilda system som regelbundet tankas med lämpliga uppgifter ur Ladok-systemet. Uttag ur denna typ av system behandlas inte i denna handbok. Ladok Hjälpmedel För den som vill ha hjälp i samband med användningen av en funktion i Ladok så finns det ett antal olika sätt att få denna. I varje funktion finns det en funktionshjälp som beskriver vad funktionen gör, vilka uppgifter som kan anges och vad för resultat som erhålls. Funktionshjälpen finns i menyraden under rubriken Hjälp. 4

5 Ett annat hjälpmedel finns vid flertalet av de fält som skall(kan) fyllas i med uppgift. Det är den sk sökknappen som finns till höger om fältet. Klickar man på sökknappen får man upp ett nytt fönster som gör det möjligt att söka efter den kod man behöver. Man anger sökmönster genom att använda tangenten F3. Exempel. Vilka kurser finns på Arkeologiska institutionen (AE)? Ytterligare en hjälp att få information om vad som gäller är de sk drop down-listorna som finns till höger om vissa fält. 5

6 Klickar man på knappen får man reda på vilka alternativ som finns att välja på. Utskrifter i Ladok-funktioner Redovisningen sker antingen som aggregerade uppgifter (sammanställning) eller som individuppgifter (detaljlista). Uttag av individuppgifter redovisas inte i denna handbok. I de flesta utdatafunktioner i Ladok har man att välja på 3 olika sätt att ta ut redovisningen. Skärmutskrift. Kan vara lämpligt att använda för att göra en snabb kontroll av redovisningen. Skrivare. Ger en pappersutskrift enligt en standard. Datafil. Är individbaserad och ger möjlighet till egna bearbetningar av materialet. LPW Eftersom utseende och funktionalitet i LPW beror på den installation som varje högskola själv gör så kan bara generella regler redovisas här vad gäller hanteringen av uppföljningsfunktioner i LPW. Den form som LPW Uppföljning levereras i från konsortiet till lärosätena har följande utseende 6

7 Hittills har 9 funktioner levererats för uppföljningsändamål. Av dessa är 7 funktioner (LW01- LW07) funktioner för pedagogisk uppföljning medan de 2 sista (LW08 och LW09) i första hand avser ekonomisk uppföljning. För flertalet av dessa funktioner krävs att den Ladok-ansvarige gör vissa förberedande körningar. Detta för att bearbetningstiderna i LPW-funktionerna inte skall bli för långa. Utskrifter i LPW-funktioner 2 former av uttag finns i funktionerna nämligen skärmutskrift och uttag som datafil. Datafilen kan naturligtvis sedan tas ut på skrivare om så önskas. Även skärmutskriften är möjlig att skriva ut på skrivare. Skärmutskrift. Kan vara lämpligt att använda för att göra en snabb kontroll av redovisningen. Datafil. Är aggregerad med de kriterier som angivits i körningen och ger möjlighet till egna bearbetningar av materialet i ett eftersystem, t ex Excel 7

8 1. Utsöknings- och begränsningsfunktionerna I många av de utdatafunktioner som finns i Ladok för uppföljning av kurser och program så inleds arbetet med att definiera den grupp av studenter som skall följas upp. Gruppen kan skapas genom att en eller flera utsökningar görs och därefter kan i mån av behov gruppen begränsas utifrån ett eller flera kriterier Utsökningsfunktionen grundutbildning I de utdatafunktioner där en grupp som skall studeras skall utsökas finns i startbilden en ruta av följande utseende. Genom att klicka på knappen Utsökning så kommer man till utsökningsfunktionen. Som framgår av bilden nedan finns det ett antal olika alternativa utsökningskriterier. När man valt något alternativ i de 3 sökgrupperna, se nedan, och gjort en utsökning får man en uppgift om antalet funna studenter och om antalet understiger 200 så redovisas personerna. 8

9 Om resultatet är riktigt så bekräftar man det med OK-knappen. Den gjorda utsökningen redovisas och man kan antingen göra ytterligare utsökningar eller avsluta utsökningen med knappen Klar. Görs ytterligare en utsökning skall göras så upprepas proceduren med en redovisning av den nu gjorda utsökningen vad gäller antal personer och ev redovisning av personerna. En bekräftelse av denna utsökning leder till en redovisning av de 2 gjorda utsökningarna och en uppgift om antalet studenter som nu ingår i gruppen. Antalet studenter är alltid nettoantalet i varje steg. När gruppen är färdigutsökt avslutas utsökningen med Klar-knappen. Man kommer då tillbaka till den funktion som man utgick ifrån när man startade (t ex funktionen UT35) och gruppens storlek visas i fältet Antal. 9

10 I detta skede kan man bearbeta gruppen vidare genom att begränsa gruppen utifrån olika kriterier som finns i begränsningsfunktionen som är åtkomlig i menyraden under alternativet Special. Om gruppen är färdigskapad som går man vidare i den aktuella funktionen, t ex UT35. Möjlighet finns också att spara gruppen för ev framtida uppföljningar. Sparfunktionaliteten finns i menyradens alternativ Special Utsökning via registrering Nedan bara de startbilder som finns under respektive alternativ. Registrering på kurs Registrering på program 10

11 Utsökning via resultat Resultat kurs Resultat program Utsökning via övrigt Övrigt grupp 11

12 Övrigt lokal serie och klass Övrigt Beh bakgrund Övrigt Tillgodo 12

13 1.2. Begränsningsfunktionen grundutbildning När en grupp studenter har sökts fram med hjälp av utsökningsfunktionen finns det möjlighet att begränsa gruppen utifrån olika kriterier med hjälp av begränsningsfunktionen. Begränsningsfunktionen nås antingen via knapp i det fönster som kommer när utsökningen avslutas eller via menyradens alternativ Special där begränsa är ett alternativ Begränsningen kan ske utifrån något eller några kriterier som har med Registrering, Resultat eller andra kriterier (Övrigt) att göra. När begränsningen är klar och gruppen har fått sin slutgiltiga utformning kan man spara gruppen för ev framtida uppföljningar. Spara grupp finns som ett alternativ under Special i menyraden. 13

14 I det följande redovisas bara de startbilder som finns under respektive alternativ Begränsning via registrering Registrering kurs Registrering program 14

15 Begränsning via resultat Resultat kurs Resultat Uppnådda hskpoäng Resultat examen 15

16 Begränsning via övrigt Övrigt Grupp Övrigt Person Övrigt Slumpurval Övrigt Serie och klass 16

17 Övrigt Beh bakgrund Övrigt Tillgodo 1.3. Utsökningsfunktionen forskarutbildning Även för forskarutbildningen finns det möjlighet att skapa grupp av doktorander via utsökning och begränsning. Tekniken är densamma som för grundläggande utbildning så därför redovisas här bara de startbilder som finns tillgängliga. Utsökningsfunktionens startbild har följande utseende 17

18 Utsökning via antagning Utsökning via aktivitet Aktivitet Aktiva Aktivitet Aktivitet/registr. 18

19 Utsökning via resultat Resultat Examen Utsökning via övrigt Övrigt Grupp 1.4. Begränsningsfunktionen forskarutbildning 19

20 Begränsning via antagning Antagning Grundutbildning Antagning Antagningstyp Antagning Avbrott Begränsning på aktivitet 20

21 Begränsning på försörjning Begränsning på resultat Begränsning på övrigt Övrigt person Övrigt Slumpurval 21

22 2. Uppföljning av kurs(er) grundläggande utbildning I Ladoks huvudmeny finns en knapp Utdata kurs som innehåller ett antal funktioner för att följa upp en eller flera kurser. Följande funktioner för uppföljning av kurs finns att tillgå. 2.1 Registreringar på kurs(er). Det finns 3 olika typer av registreringar som kan förekomma i systemet. FFG-reg som innebär att en student är registrerad på en kurs För Första Gången FO-reg som innebär att en student är FOrtsättningsregistrerad på en termin 2 osv på en kurs som går över flera terminer. OM-reg som innebär att en student går OM en kurs som studenten en tidigare termin varit FFGreg på. Det är enbart FFG-reg och FO-reg som genererar HelårsSTudent (HST) Hur många var registrerade på kurs(er) en viss termin? Funktionen UT32 i Ladok ger svaret. Startbilden har följande utseende: 22

23 Som framgår av startbilden så kan man antingen ange en kurs, en anmälningskod till en kurs eller en institution. Därefter kan man begränsa på t ex de storheter som definierar hur och var utbildningen genomförts och hur den finansierats. Exempel. Arkeologiska institutionen vill få fram en redovisning över hur många studenter som läser på institutionen vårtterminen 2007 på kvällstid. Som läser tolkas att studenterna skall vara förstagångs- eller fortsättningsregistrerade.. Startbilden fylls då i enligt följande: Resultatet kan redovisas på lite olika sätt som framgår av den bild som kommer upp när man klickar på knappen utskrifter: Sammanfattning på skärm (början på sammanfattningen) ger följande: 23

24 Hur många har varit registrerade på kurs(er) under en viss period? I funktionen UT32 kan man ange ett intervall för termin t ex läsåret 05/06 anges som HT05 VT06. Exempel. Arkeologiska institutionen vill ha en redovisning över hur många studenter som deltagit i de kurser som institutionen gett under läsåret 2005/06. Deltagit i innebär att man även skall ta med studenter som har varit omregistrerade på någon kurs. Startbilden i funktionen UT32 får då följande utseende En del av skärmutskriften vad gäller sammanfattningen ser då ut på följande sätt. 24

25 Exempel. Arkeologiska institutionen vill kontrollera inför årsredovisningen avseende 2007 att man har rätt antal nya studenter på kurserna som getts under budgetåret och att det inte saknas någon kurs som har gått. Man anger då terminsintervallet VT07-HT07 och tar bara med studenter som har en FFG-reg och en FO-reg dessa terminer eftersom det är dessa studenter som genererar helårsstudent. Startbilden i funktionen UT32 får då följande utseende. En sammanfattning ger ett bra underlag att avgöra om dels de kurser som gått under budgetåret finns med i listan dels att det är ett rimligt antal nya studenter registrerade på dessa kurser. Om antalet studenter på någon kurs verkar vara felaktigt kan en personlista tas ut för närmare kontroll. OBS att denna utskrift inte anger antalet helårsstudenter som institutionen haft under budgetåret. Sådan information fås i en funktion som redovisas i avsnitt Sammanfattningens slut på skärmen får följande utseende. 25

26 Totalt, som redovisas sist, är nettoantalet studenter under året. I redovisningen sker också en uppdelning av antalet studenter på fristående kurs och ev program som kursen ingått i Hur många helårsstudenter har kurs(er) gett under en tidsperiod? För en redovisning av antalet helårsstudenter som kurs(er) gett under en termin eller ett år (budget- eller läsår) se avsnitt 6. Underlag för ekonomisk uppföljning av grundläggande utbildning Sökande, antagna och registrerade på kurser För de flesta kurser som högskolan gör antagning till så ansvarar VHS för hanteringen av ansökan och genomför antagning på uppdrag av högskolan. Detta innebär att uppgifter om sökande mm till kurs normalt inte finns i Ladok-systemet. För uppföljningsändamål så kan den Ladok-ansvarige hämta hem uppgifter om sökande mm från VHS som sedan kan matchas med övriga uppgifter om t ex registrering på kurs som finns i Ladok-systemet. En förutsättning för att den Ladok-ansvarige har gjort vissa förberedande körningar i Ladok för att resultaten skall kunna produceras snabbt. Om inga resultat redovisas, kontakta den Ladokansvarige Sökande, antagna och registrerade på fristående kurs(er) en viss termin? Funktionen LW02 i Ladok på webb ger svar på denna fråga. Startbilden i LW02 har följande utseende: 26

27 Som framgår av startbilden kan man dels välja om redovisningen bara skall avse totalantalet studenter eller om även en könsfördelning skall göras. Dels kan att antal begränsningsalternativ väljas. Följande alternativ finns: - Begränsning på viss institution - Begränsning på viss kurs - Begränsning på viss lokal serie och klass För information om vilka lokala serier och klasser det finns definierade använder man funktionen KA46 som finns under knappen Katalog i Ladoks huvudmeny. Uppgift om vilken lokal serie och klass ett visst program är klassat att tillhöra kan man få i funktionen KA20 under samma knapp i huvudmenyn. Lokala serier och klasser skapas av den Ladok-ansvarige. Exempel: Arkeologiska institutionen vill ha en redovisning för kurserna som startade höstterminen 2006 med könsfördelning. Startbilden fylls då i på följande sätt Skärmutskrift ser ut på följande sätt: 27

28 I Excel får filen följande utseende (hela filen syns inte): 28

29 Lokal serie och klass kan användas om man t ex vill få uppgifter om en avdelning inom en storinstitution eller om man t ex klassat kurserna efter någon lokal indelningsgrund. Exempel: Institutionen för Romanska språk vill få en redovisning av hur många studenter som sökt och läst någon kurs vid avdelningen för spanska inom institutionen höstterminen Startbilden fylls i enligt följande Resultatet på skärmen får följande utseende (hela utskriften redovisas inte här): 29

30 Sökande, antagna och registrerade på kurs(er) under en tidsperiod? I funktionen LW02 kan man även ange ett terminsintervall, t ex HT01-HT06 att få möjlighet att se ev trender. Exempel: Arkeologiska institutionen vill ha en redovisning för kursen AE0100 som startade under tidsperioden höstterminen 2001 t o m höstterminen Startbilden ser ut på följande sätt. Redovisningen på skärm blir enligt följande: 30

31 2.3. Prestationer på kurs Hur har det gått för de studenter som började en kurs en viss termin? I funktionen UT34 kan man få en uppföljning av en genomförd kurs. Startbilden ser ut som följer: Valmöjligheterna är stora i denna bild. Man kan antingen ange en kurs eller en anmälningskod en viss termin som gäller för den variant av distributionsform som gäller för den kurs som är av intresse. När detta val är gjort så väljer man om redovisningen skall avse de som registrerade sig, de som har något resultat eller de som tillhör en viss grupp (t ex en viss undervisningsgrupp). 31

32 Dessutom kan man välja att inte ta med de studenter som har gjort avbrott på kursen. Tillgodoräknade prov kan också tas med. Slutligen kan man villkora om studenterna t ex skall ha uppnått en viss poängsumma eller ha klarat ett visst prov. Exempel: Hur har det gått för de studenter som läste (var registrerade) på fortsättningskurs i engelska 20 poäng i Brighton höstterminen 2003 dvs anmälningskoden EN49X? Resultatet kan tas ut på olika sätt som framgår av följande bild: I denna funktion finns en ny knapp Spara grupp som gör det möjligt att spara den utsökta gruppen studenter för att antingen studera samma grupp i andra funktioner i Ladok eller studera samma grupp vid ett annat tillfälle. 32

33 Klickar man på Spara grupp-knappen får man följande bild för att definiera gruppen. En del av sammanfattningen på skärm ser ut på följande sätt: Exempel. Om man för samma grupp studenter i Brighton bara vill ha de som klarat minst 15 poäng på kursen lägger man tilläggsvillkor på poängsumman. 33

34 Resultatet (början av redovisningen) blir då: Exempel. Om man istället vill ha reda på de Brigthonstudenter som klarat av provet 5800 så lägger man det tilläggsvillkoret genom att klicka på drop-down-knappen för provet 5800 och välja det alternativ som önskas. 34

35 Exempel: Hur har det gått för de studenter som läste fortsättningskursen i engelska läsåret 2006/07? Med angivande av terminsintervallet HT06-VT07 och registrering finns, blir startbilden följande. Sammanställningens inledning får följande utseende. 35

36 OBS att uppgiften om antal helårsprestationer enbart avser denna grupp om 153 studenter på fortsättningskursen. Det kan dessutom finnas studenter som tenterat men inte varit registrerade på kursen de aktuella terminerna. För att få det korrekta värdet på helårsprestationerna använder man sig av LPWs årsredovisningsfunktion som redovisas i avsnitt 6. Underlag för ekonomisk uppföljning av grundläggande utbildning Hur lång tid tar det att klara kurs(er)? En frågeställning som ibland kommer upp är hur många av studenterna som klarar en kurs inom normal studietid, dvs under den tid kursen gått. Dessutom är också frågan hur många som klarar kursen efter normalstudietid. I LPW Uppföljning finns funktionen LW06 som gör det möjligt att utreda denna typ av frågor. Startbilden i LW06 har följande utseende: Dels kan val göras om redovisningen skall avse enbart alla studenter i kursen eller om man skall göras en könsuppdelning utöver totalt. Dessutom kan begränsning göras utifrån en eller flera storheter. Följande begränsningsalternativ finns - termin för kursstart. Kan avse en viss termin eller ett terminsintervall - Institution. Begränsa på den institution som är ansvarig för kursen - Kurs. Om redovisningen skall avse en viss kurs. - Kurskod. Samma som kurs men förutsätter att kurskoden anges. - Kursort. Begränsning kan göras till kurs(er) som getts på en viss ort. - Uteslut kursort. Ta inte med kurs som getts på en viss ort - Undervisningsform. Ta bara med kurs(er) som getts med en viss undervisningsform. - Finansieringsform. Ta bara med kurs(er) som getts med en viss finansieringsform. - Lokal serie & lokal klass. Begränsa till kurser som tillhör en viss klass i en viss lokal serie. För samtliga begränsningsalternativ utom ett finns drop down-lista som visar vilka begränsningar som är möjliga. 36

37 Exempel: En kursansvarig på arkeologiska institutionen vill undersöka hur det gått för de studenter som läst hans kurs i arkeologi under de 5 första åren under 2000-talet, dvs VT00 tom HT05. Sökbilden får följande utseende Resultatet på skärmen blir följande: 2.4. Kombination av kurser Ladok ger möjlighet att inte bara studera en kurs utan man kan också kombinera flera kurser för att t ex studera övergången mellan kurser eller kombinationsresultat på kurser Hur många som läst en viss kurs har också läst en annan kurs och när? Funktionen UT35 ger möjlighet till uppföljning av flera kurser. Startbilden är följande: 37

38 Man startar alltså med en utsökning som kan göras utifrån ett antal olika kriterier som redivisas i avsnitt 1.1. Som framgår av bilden så kan man utgå ifrån registrering på kurs eller registrering på kurs som ingår i ett program. Alternativt kan man utgå ifrån gjorda resultat under en tidsperiod på kurs eller kurs inom program. Ytterligare alternativ är Skapad grupp t ex i samband med registrering, i annan funktion osv Serie och klass som har skapats av den Ladok-ansvarige Behörighetsgivande bakgrund som är dokumenterad i Ladok i samband med behörighetsbedömningen Tillgodoräknandebeslut av hel kurs som är dokumenterat i Ladok När utsökningen är klar definierar man vad som skall redovisas för den utsökta gruppen. 38

39 Exempel: Engelska institutionen vill veta hur många av dem som läste grundkursen i engelska höstterminen 2001 som fristående kurs som har fortsatt med fortsättningskursen och fördjupningskursen. I utsökningsbilden väljer man alternativet kurs och anger kurskoden för grundkursen samt H01 samt begränsningsvillkoret program lika med frist. Som svar får man en uppgift om antalet och ev en personlista för kontroll av att gruppen verkar rimlig. Efter klickning på OK-knappen får man en redovisning av resultatet och möjlighet att fylla på den utsökta gruppen med ytterligare personer genom att göra ytterligare utsökningar. 39

40 Man har också möjlighet att begränsa den utsökta gruppen under menyalternativet Special I detta exempel vill man bara ha de 185 studenter som man sökt ut. När gruppen är färdigskapad klickar man på Klar-knappen och får bestämma vad som skall redovisas. För resultatredovisningen anger man vilken resultatperiod man vill ha samt för vilka kurser resultaten skall redovisas. 40

41 I detta fall har redovisningsperioden valts till 1 sep 2001 t o m 26 jan De kurser som skall redovisas är grundkursen (EN1000), fortsättningskursen (EN2100) och fördjupningskursen (EN4100). Fördjupningskursen syns inte i denna skärmutskrift. Dessutom skall det enbart gälla fristående kurs. Flera olika utseenden av utskrifterna kan fås. En sammanfattning på skärm får då följande utseende: 41

42 Hela utskriften syns inte på skärmen. Utöver hur många av de185 studenterna som HT01 läste grundkursen som fortsatt med fortsättnings- och fördjupningskurs så får man också, som framgår av utskriften ovan, en resultatredovisning för dessa studenter. Vi kan alltså konstatera att av de 185 studenterna så har 63 fortsatt på fortsättningskursen, varav 53 gjorde det V02, samt att 23 även läst fördjupningskursen Hur många som läst en viss kurs har tenterat på andra kurser samtidigt? Exempel. Engelska institutionen vill veta vad de studenter som läste grundkursen i engelska HT04 på helfart i Göteborg tenterade på för andra kurser under HT04. Sök ut de studenter som var registrerade HT04. 42

43 Klicka på klar och fyll i nästa bild enligt följande Ange HT04s datumgränser och samt klicka för Alla kurser med resultat under perioden under alternativet På kurser. En del av resultatet i sammanfattning får följande utseende på skärmen (hela utskriften syns inte på skärmen). 43

44 3. Uppföljning av program grundläggande utbildning I Ladok finns det goda möjligheter att följa upp studenter som går ett utbildningsprogram vid högskolan. Under knappen Utdata program i Ladoks huvudmeny finns följande funktioner att välja på. I programsammanhang finns 4 begrepp som man kan välja mellan när man skall definiera den grupp studenter som skall följas upp. Registrerade i terminsintervall används om man vill ha alla som går ett visst program och som har minst en registrering på en kurs som programkurs i terminsintervallet oavsett var i utbildning de befinner sig. Antagna termin används om man vill ha alla som är antagna till programmet den angivna terminen. Det ger alla som är antagna till början och senare del av programmet den angivna terminen oavsett var i utbildningen de kom in. Kull termin används om man vill ha alla som är antagna till programmet med programstart en viss termin oavsett när de antogs till programmet. Kohort termin används om man vill ha alla som är antagna till programmets början med start en viss termin utan att ta med de som ev tillkommer via antagning till senare del av programmet. Som alltid så förutsätter redovisningen att alla studenters uppgifter är bokförda i systemet på ett korrekt sätt. 3.1 Registreringar på program. All registrering av studier sker på kurs. När man ibland använder uttrycket registrerade på program menar man egentligen registrerade på en kurs som ingår i programmet Ibland används också uttrycket gå på program. Som ett alternativ till kursregistrering finns i Ladok terminsregistrering. Denna registreringsteknik beskrivs inte närmare i denna handbok Hur många går på programmet och vad läser de? I funktionen UT44 finns möjlighet att studera hur många som går på programmet utgående från de 4 olika begreppen av grupper. 44

45 Startbilden i funktionen har följande utseende. De 4 grupperna får man genom följande val Registrerade i terminsintervall: Välj alternativet Registrerade och ange terminsintervallet. Antagna termin: Välj alternativet Antagna och ange termin. Kull termin: Välj alternativet Kull och termin. Kohort termin: Välj alternativet Antagna och ange termin. Begränsa på uteslut personer med antagning till senare del av programmet. Vad gäller redovisning så kan man få redovisningen med eller utan kursredovisning Exempel. Programansvarig för läkarprogrammet vill veta hur många som varit registrerade på programmets kurser under läsåret 2003/04 och vad de läst för kurser. Startbilden får följande utseende. 45

46 En sammanställning på skärm eller skrivare kan fås på 2 olika sätt, med eller utan kursredovisning. Utan kursredovisning ger följande i början av listningen: Med kursredovisning har följande utseende i början av listningen. Exempel. Programansvarig för läkarprogrammet vill veta hur många som antogs till programmet höstterminen 2003 och vad de läst för kurser. Startbilden ser ut på följande sätt. 46

47 Sammanställningen ger följande. Utan kursredovisning Med kursredovisning Exempel. Programansvarig för läkarprogrammet vill veta hur många som tillhör kullen HT03. Startbilden får följande utseende. 47

48 Sammanställning utan kursredovisning Exempel. Programansvarig för läkarprogrammet vill veta hur många som tillhör kohorten HT03 och vad de har läst för kurser. Startbilden ser ut på följande sätt. 48

49 Sammanställningen har följande utseende Utan kursredovisning Med kursredovisning 49

50 3.2 Sökande, antagna och registrerade på program För de flesta program som högskolan gör antagning till vad gäller början av programmet/programinriktningen så ansvarar VHS för hanteringen av ansökan och genomför antagning på uppdrag av högskolan. Detta innebär att uppgifter om sökande mm till program inte finns i Ladok-systemet. För uppföljningsändamål så kan den Ladok-ansvarige hämta hem uppgifter om sökande mm från VHS som sedan kan matchas med övriga uppgifter t ex registrering på program som finns i Ladok-systemet Sökande, antagna och registrerade på program en viss termin. I funktionen LW03 i LPW Uppföljning finns möjlighet att få en redovisning över läget från ansökan till registrering för ett eller flera program som framgår av startbilden som ser ut på följande sätt. Man kan alltså begränsa till - Bara yrkesprogram eller bara icke-yrkesprogram - Ett visst program och/eller en viss programinriktning - Program tillhörande en viss lokal serie och klass För information om vilka lokala serier och klasser det finns definierade använder man funktionen KA46 som finns under knappen Katalog i Ladoks huvudmeny. Uppgift om vilken lokal serie och klass ett visst program är klassat att tillhöra kan man få i funktionen KA20 under samma knapp i huvudmenyn. Lokala serier och klasser skapas av den Ladok-ansvarige. Exempel: Planeringsdirektören vill veta hur läget var för alla yrkesprogram som startade höstterminen Startbilden blir följande: 50

51 Början av resultatredovisningen på skärm blir: OBS att alla program inte har maskinell antagning så därför är sökandeuppgifter för vissa program Sökande, antagna och registrerade på program under en tidsperiod? I funktionen LW03 finns det även möjlighet att studera sökandetryck och utfall under en tidsperiod för att se ev trender i utbud och efterfrågan av programutbildning. Exempel. Programansvarig för apotekarprogrammet vill veta hur sökandetrycket och utfallet blev för programmet som startade höstterminen 2001 t o m höstterminen

52 Startbilden får då följande utseende. Skärmutskriften ser ut som följer Uppehåll på program. I funktionen UT45 har man möjlighet att studera uppehåll på program. Här är det viktigt att påminna om att uppgift om uppehåll bara kan fås ut i en redovisning om dessa uppgifter har dokumenterats in i systemet. Startbilden i funktionen UT45 har följande utseende 52

53 Man gör ett första val mellan uppehåll och avbrott. Därefter tidsbestämmer man för vilken tidsperiod som uppehållet skall gälla. Man kan också välja om man skall skilja på uppehåll med eller utan platsgaranti. Ytterligare ett val som kan göras vid uppehåll är om man har tillåtit registreringar på kurs inom programmet under uppehållet. Detta används bland annat när uppehållet är kortare än en termin. Man kan även vad gäller uppehåll begränsa redovisningen till de uppehåll som slutar en viss termin. När det gäller avbrott kan man välja att bara ta med de studenter som inte har fått examen. I vissa fall kan examensutfärdarna lägga in avbrott när utfärdad examen bokförs i systemet. Exempel. Programansvarig för psykologprogrammet vill studera förekomsten av uppehåll på programmet under budgetåret Resultatet på skärm har följande utseende. 53

54 Exempel. Programansvarig för psykologprogrammet vill veta hur många av dem som har uppehåll med platsgaranti under 2004 som kan tänkas komma tillbaka i utbildningen vårterminen Resultatet blir följande Avbrott på program/programinriktning. I funktionen UT45 har man möjlighet att studera avbrott på program eller inriktning på program som har inriktning. Det är viktigt att komma ihåg att avbrott måste dokumenteras i systemet för att man skall kunna få en rättvisande bild av avbrottsfrekvensen. Det är också viktigt att skilja på 54

55 om avbrottet gäller programmet eller en inriktning på ett inriktat program. I det senare fallet är det vanligtvis att studenten bytt från en inriktning till en annan inom samma program. Startbilden i funktionen UT45 har följande utseende. Man gör ett första val mellan uppehåll, avbrott på program och avbrott på inriktning. Därefter tidsbestämmer man för vilken period som avbrottet skall gälla. Tidsbestämningen görs antingen med datum- eller terminsangivelse. Man kan också välja att bara ta med de studenter som inte har fått examen. I vissa fall kan examensutfärdarna lägga in avbrott när utfärdad examen bokförs i systemet och det är ett självklart avbrott på programmet. Exempel. Programansvarig för psykologprogrammet vill veta hur många studenter som har avbrutit programstudierna under terminsperioden HT00 till och med HT04. En sammanfattning på skärm ser ut på följande sätt. 55

56 Exempel. Programansvarig för civilekonomprogrammet vill veta hur många som har avbrutit studierna på de olika inriktningarna som programmet har under terminsperioden VT04-HT04. I startbildens fält för inriktning kan man använda F3-tangenten ( syns på skärmen som * ) för att markera att man vill ha alla inriktningar på det angivna programmet. Resultatet redovisas på följande sätt. Exempel. Programansvarig för civilekonomprogrammet vill veta hur många studenter som har avbrutit programstudierna under terminsperioden VT04-HT04 redovisat på de olika inriktningarna som programmet har. 56

57 I startbilden väljer man alternativet avbrott på program och i fältet för inriktning kan man använda F3- tangenten ( syns på skärmen som * ) för att markera att man vill ha redovisningen på de inriktningar som finns i programmet. Resultatet på skärmen blir följande Prestationer på program. Funktionen UT46 i Ladok ger möjlighet till prestationsuppföljning på en mängd olika sätt. Det är nästan bara uppfinningsrikedomen som begränsar. Man startar med att definiera den grupp studenter som skall följas upp genom att använda utsökningspaketet som finns i Ladok. Startbilden i funktionen har följande utseende. 57

58 Klickar man på knappen Utsökning får man följande bild. Utsökningspaketet har ett flertal olika alternativ till att definiera gruppen som skall studeras. Man kan utgå från Registrering på kurs eller program eller Resultat på kurs eller program eller utifrån speciella grupperingsvariabler. För att resultatmässigt följa upp ett program är det i första hand alternativet registrering program som gäller. När gruppen är definierad och klar så får man följande bild där man skall bestämma vad som skall redovisas för resultat för gruppen. 58

59 Som framgår av bilden finns det en mängd olika varianter att välja på. Man bestämmer först vilken resultatperiod som skall gälla för resultatredovisningen. Dessutom bestämmer man om tillgodoräknade kurser och/eller prov skall vara med i redovisningen. Slutligen bestämmer man vilka resultat som skall vara med i redovisningen. Man kan välja att ta med alla programkursresultat oavsett program, visst( vissa) program eller bara resultat på fristående kurs. Väljer man något, några eller alla program kan man dessutom ta med resultat på fristående kurs. När man preciserat redovisningen så väljer man slutligen utskriftsformen och sorteringsordning om man tar ut detaljlista. Dessutom kan man studera poängproduktionen av en kohort på ett eller flera program med hjälp av LPW-funktionen LW04 Poängproduktion kohortuppföljning program. Startbilden för LW04 har följande utseende 59

60 Som framgår av bilden finns det flera olika alternativ till urval och redovisning Prestationer som gjorts på ett visst program. Exempel. Utbildningsansvarig vill få en redovisning av de prestationer som de studenter som utgör kohorten HT00 på förvaltningsprogrammet presterat under studierna på programmet. Man vill bara ha resultaten på programmet. Starta med utsökning av studenter som har registrering på program och som var antagna ht00. Ta ej med antagna till senare del av programmet. Som svar på utsökningen får man antingen en lista på personer eller en uppgift om antalet funna personer. När man klickat på OK-knappen får man upp en redovisning av utsökningen. Vill man kan man fortsätta att fylla på gruppen med ytterligare personer genom att göra ännu en utsökning. Alternativt kan man begränsa den utsökta gruppen genom att i menyraden under menyalternativet Special välja begränsa som ger följande bild. 60

61 I detta exempel görs ingen ytterligare utsökningen och inte heller någon begränsning. Ett klick på Klar-knappen ger bilden där man skall välja vad som skall redovisas. Ange den resultatperiod som skall gälla och markera att redovisningen skall gälla inom program som anges. Skriv in kod för programmet och klicka på knappen med grön pil. Programmet kommer då att synas i fönstret. 61

62 En sammanställning får följande utseende. 62

63 Gör man studien i LW04 för samma exempel så får startbilden följande utseende: Resultatet på skärmen är följande: 63

64 Prestationer som gjorts av programstudenter vid sidan av programstudierna. Exempel. Man vill för samma kohort på förvaltningsprogrammet ovan veta vad dessa studenter presterat för resultat på fristående kurs vid sidan om programmet under samma resultatperiod. Resultatbilden får då följande utseende. Sammanställningen ser ut så här. 64

65 65

66 3.5.3 Prestationer som gjorts på ett program av studenter med en viss behörighet. Exempel. För kohorten på förvaltningsprogrammet i de tidigare exemplen vill man veta hur det gått för de studenter som ha sk 25:4-behörighet. När kohorten är utsökt så går man in i begränsningspaketet via menyalternativet Special Begränsa. Följande bild erhålles då. Välj att begränsa på Behörighetsgivande bakgrund och 25:4. Termin för bedömning av behörigheten väljs till perioden HT60-HT00. 66

67 Sammanställningen får följande inledning 67

68 Prestationer som gjorts på flera program. Funktionen LW04 ger möjlighet att inte bara studera ett program i taget utan grupper av program kan studeras i samma utsökning. De grupper som är valbara är alla yrkesprogram, alla icke-yrkesprogram samt alla program. Valet görs startbildens fält för Yrkesprogram J ger alla yrkesprogram, N ger alla icke-yrkesprogram och Blank ger alla program om inte ett visst program anges i fältet för program. Resultatredovisningen är den identisk som den som visas under avsnitt

69 4. Uppföljning av examina grundläggande utbildning För många lärosäten gäller att det finns examensmål utställda i regleringsbrev. För att kunna följa utfärdandet av examina av detta skäl men också naturligtvis av andra skäl finns funktionen UT60 Examina grundutbildning under knappen Utdata Övrigt att tillgå i ladok. Startbilden i funktionen har följande utseende: Som framgår av bilden finns det ett flertal begränsningsalternativ att välja på efter det att tidsperioden är vald. Exempel: Planeringsavdelningen vill veta hur många kandidatexamina som har utfärdats vid lärosätet under Starbilden får följande utseende och resultatet blir 891 examina. Resultatet kan redovisas grupperat på ett flertal sätt, t ex efter examenskod 69

70 Skärmutskriften har följande utseende: Exempel: Programansvarig för apotekarprogrammet vill veta hur många av dem som gått apotekarprogrammet som tagit ut examen under Startbilden får följande utseende: 70

71 Och resultatet kan se ut på följande sätt Exempel: Programansvarig för apotekarprogrammet vill veta hur många av de studenter som tillhörde kullen med start HT02 som tagit ut examen kopplat till programmet. Startbilden fylls i på följande sätt: Resultatet blir följande: 71

72 5. Uppföljning av utbytesstudier I huvudmenyn under knappen Utdata Övrigt finns bland andra 2 funktioner som ger utdata om utbytesstudenter, nämligen UT50 Inresande utbytesstudenter och UT51 Utresande utbytesstudenter. Förutsättningen för att få uppgifter om utbytesstudiernas omfattning och innehåll är naturligtvis att dokumentationen finns i ladoksystemet. Normalt kan av olika skäl bara utbyte enligt fasta utbytesprogram redovisas vilket innebär att sk Free Movers normalt inte kommer med i denna typ av redovisning Inresande utbytesstudenter Starbilden för funktionen UT50 har följande utseende: Som framgår av bilden kan utgångspunkten för utsökningen vara någon av 3 alternativ 1. Antagna till utbytesprogram. 2. Antagna till kurs 3. Registrerade på kurs Alternativ 1 och 2 används i första hand om man vill veta hur många mm som var tänkt att komma till lärosätet. 72

73 Alternativ 3 används om man vill veta antalet som faktiskt kommit och påbörjat utbildning När sökalternativ är valt kan gruppen begränsas utifrån ett antal olika alternativ, t ex land. När utsökningen är klar kan man välja olika former för redovisningen enligt följande bild: Exempel: Internationella sekretariatet vill veta hur många utbytesstudenter som kommit från Belgien inom ramen för Erasmus-programmet och vid vilka institutioner som de läste vid HT07. Starbilden får följande utseende: Resultatet redovisas på följande sätt (början av redovisningen finns bara med här): 73

74 Exempel: Internationella sekretariatet vill veta hur många utbytesstudenter som antagits som NORDPLUS-studenter för studier VT08 och från vilket land de kommer. Starbilden får följande utseende: Resultatet blir: 5.2 Utresande utbytesstudenter För att följa upp de utresande utbytesstudenterna så används funktionen UT51: Funktionen har samma grundstruktur som funktionen UT50. 2 olika utgångsalternativ finns. Dels antagna till utbytesstudier dels registrerade, dvs har rest ut. Startbilden i funktionen ser ut på följande sätt: 74

75 När utsökningen är gjord kan redovisningen göras på ett antal olika sätt som framgår av utskriftsbilden. Exempel: Internationella sekretariatet vill veta hur många studenter som är antagna för utbytesstudier VT08 och vart de skall åka. Starbilden blir följande: 75

76 Början på resultatredovisningen ser ut följande sätt: Slutet på redovisningen har följande utseende: Som framgår av redovisningen får man även en uppgift om hur många av de antagna som bokförts ha rest ut (därav registrerade). 76

77 6. Underlag för delårs/årsredovisning grundläggande utbildning Eftersom resurserna för den grundläggande utbildningen vid lärosätena baseras på uppgifter om antalet studenter och deras prestationer under ett budgetår. Vid budgetårets slut skall lärosätet göra en avräkning och redovisa det faktiska antalet studenter i termer av helårsstudent (HST) och deras prestationer uttryckt i helårsprestationer (HPR). I Ladok görs denna redovisning i 2 steg. I steg 1 kör den Ladokansvarige en funktion som gör beräkningarna utifrån det regelverk och de beräkningsprinciper som är fastställda att gälla. I steg 2 gör den Ladokansvarige en aggregering av individuppgifterna och gör uppgifterna tillgängliga på LPW. Detta förfarande kan i princip genomföras hur ofta som helst för att ge möjlighet till att kontinuerligt följa utvecklingen av antalet HST och HPR. I LPW finns funktionen LW08 som ger användare tillgång till uppgifterna om HST och HPR. Starbilden i LW08 har följande utseende: Begränsningar kan göras på följande storheter: - typ av termin: verksamhetstermin och/eller kalendertermin. Verksamhetstermin är en vanliga terminsindelningen och kalendertermin motsvarar halvår - Institution - Lokal klass: som kan användas för att gruppera t ex efter någon organisatorisk indelning som Ladok inte har som standard, t ex nämnder - Finansieringsform: Används för att t ex skilja på uppdragsutbildning och anslagsfinansierad utbildning - Undervisningsform - Utbytesstudier Görs inga begränsningar fås hela lärosätets verksamhet inom grundläggande utbildning Redovisningen av uppgifter kan grupperas utifrån 1 till 3 olika grupperingar. Görs ingen gruppering fås ett värde för hela lärosätet med ev hänsyn till begränsning som gjorts. 77

78 Gruppering kan göras utifrån följande storheter. - Finansieringsform - Institution - Kurs - Kurstillfälle - Kön - Lokal klass - Program - Program med inriktning - Termin - Utbildningsområde - Utbytesstudier Dessutom kan särredovisning ske av HPR utan HST, dvs prestationer gjorda av studenter efter ordinarie kursperiod. Exempel: Studierektorn vid arkeologiska institutionen vill kontrollera hur många HST och HPR som hittills skapats vid institutionen och hur många som är avräkningsbara. Startbilden får då följande utseende Resultatet på skärmen får följande utseende: 78

79 Här anges institutionens totalvärden. Alternativt kan uppgifterna tas ut som Excelfil. Exempel: Planeringsdirektören vill få en redovisning över antalet HST och HPR som har presterats hittills fördelat på nämnder, utbildningsområden och finansieringsform. Nämnder är lokal klass i detta exempel. Startbilden har då följande utseende: Resultatet blir följande (början på listan redovisas bara) 79

80 Som ett komplement till LW08 och dess uppgifter skall även uppgifter om antalet studenter, och i vissa fall även lista på studenterna tas fram som verifikat till de uppgifter om HST och HPR som redovisas som avräkningsunderlag efter fullbordat budgetår. För detta ändamål finns funktionen LW09 Uttag av registreringsverifikat. Startbilden har följande utseende: Normalfallet är att begränsning görs till viss institution. 80

81 Utskriften görs lite olika beroende på syftet med listan. Under löpande budgetår bör uttag göras för att granska om alla studenter som skall vara med på kurserna har blivit registrerade samt alla kurser som startat också har kommit med. Listan är då producerad som en granskningskörning. När budgetåret är slut och avräkningsunderlaget körs fram skall även verifikatlista för de 2 terminerna tas ut och undertecknas att prefekt(motsv). Listan skapas då i en verifikatkörning. Dessa körningar görs av den Ladok-ansvarige. Exempel: Prefekten vid engelska institutionen vill kontrollera att dels rätt antal studenter finns på kurserna som gick vårterminen 2007 dels att alla kurstillfällen finns med. Beställningsbilden ser då ut som följer: Listan början har följande utseende: 81

82 7. Uppföljning av forskarutbildning För forskarutbildningen gäller lite andra förutsättningar vad gäller uppföljning än för den grundläggande utbildningen. Detta ger att det i första hand är 4 typer av uppföljning som kan genomföras, nämligen uppföljning av antaet doktorander som uppfyller vissa villkor, aktivitet och försörjning, examina samt studietidens längd. På sikt kommer hanteringen av forskarutbildning i Ladok att anpassas till det upplägg som gäller för den grundläggande utbildningen. Forskarutbildningen i den nya studieordningen är den 3 nivån av de 3 utbildningsnivåer som utbildningen klassas i. För uppföljning av forskarutbildningen finns 2 funktioner i Ladok och en funktion i LPW att tillgå. Vad gäller vissa uppgifter så kan de tas ut i flera av dessa funktioner Uppföljning av antal doktorander som uppfyller vissa villkor, t ex antagna För att få fram antalet doktorander som uppfyller olika villkor så kan funktionen UT93 utnyttjas. Först skapas en grupp av doktorander med hjälp av utsökningsfunktionen och ev med begränsningsfunktionen som kortfattat beskrivs i avsnitten 1.3 och 1.4. Startbilden i UT93 har följande utseende: Typ av utskrift väljs till listor forskarstuderande och sedan går man vidare till Utsökning av fostud. Exempel: Dekanus på humanistiska fakultetsnämnden vill veta hur många doktorander som antagits under 2007 på institutionerna inom fakulteten. 82

83 Utsökningskriteriet som man utgår ifrån är då Antagning och utsökningen får följande utseende: Resultatet blir att 26 personer antagits och utsökningen avslutas och följande bild fås: Via knappen Utskrifter kan sedan uttaget av uppgifterna göras, Sammanställning och Sorteringsordning Fak/inst väljs och början av resultatet på skärmen har följande utseende: 83

84 Exempel: Rektor vill veta hur många doktorander som varit aktiva under 2007 fördelat på fakulteterna. Utsökningen görs utifrån Aktivitet och Aktiva och sökbilden får följande utseende: OBS att för att få alla ämnen, fakulteter, institutioner mm så använder man tangenten F3 som ger tecknet *. Sökningen ger 2256 personer och utskriftsbilden har följande utseende får att få de önskade uppgifterna: Början på resultatredovisningen har utseendet: 84

85 Exempel: Rektor vill veta hur många av de aktiva doktorander under 2007 som har gjort sin grundläggande utbildning vid Lunds universitet fördelade på fakulteterna. Utsökningen startar med Aktivitet och Aktiva som resulterar i 2256 personer som varit aktiva under Begränsningspaketet aktiveras från menyalternativet Special och begränsa fostud. Här väljs alternativet Antagning och grundutbildning Begränsningsbilden får utseendet och resulterar i 33 personer som uppfyller begränsningsvillkoren. Resultatuttaget görs utifrån utskriftsbilden och ger följande sammanställning 85

86 7.2. Uppföljning av aktivitet och försörjning I funktionen UT93 finns som ett alternativ till de listor som redovisas i avsnitt 7.1 alternativet Aktivitet och försörjning mm Förfaringssättet är det samma som det som redovisas i avsnitt 7.1. Gruppen som skall redovisas söks ut utifrån ett eller flera kriterier och ev görs begränsning av gruppen. Exempel: professorn vid etnologiska institutionen vill veta vilken aktivitet som doktoranderna vid institutionen hade under Bilden i utsökningsfunktionens alternativ Aktivitet Aktiva får följande utseende: 86