Delårsrapport. Jan mars 2012 FM centrum

Transkript

1 Delårsrapport Jan mars 2012 FM centrum

2 Innehållsförteckning Produktionsenhetschefens reflektion 1 Medborgar / kundperspektivet 2 Processperspektivet 4 Medarbetarperspektivet 6 Ekonomiperspektivet 8 Fördjupad ekonomisk analys 9 Utfall nyckelindikatorer 11 Ekonomisk redovisning Helårsbedömning: Resultaträkning Kassaflödesanalys Investeringsredovisning Balansräkning Investeringsplan fastighet Investeringar LD beslut Resultaträkning fastigheter

3 Delårsrapport Till Landstingsstyrelsen Produktionsenhetschefens reflektion Årets resultat är prognostiserat till 0 vilket är det samma som i budgeten för Detta är ett utmanande mål då belastningen på organisationen ökar i och med de stora projekten samtidigt som behoven och önskemålen från vården på fler och förbättrade servicetjänster ökar. FM centrums största utmaning, idag och framöver, är de stora projekten och investeringsvolymerna. Framtidens US och arbetet i de olika delprojekten är i full gång. Dessutom har vi ett stort antal pågående och kommande projekt på ViN (Vision 2020), RPR och LiF som samtidigt ska hanteras. De pågående och planerade projekten genererar aktiviteter i form av t ex översyn av yttre och inre logistikflöden, ökade krav på ritningshantering, kravspecifikationer för allmänna ytor, styrning och ledning av byggprojektverksamheten, förbättrad tillgänglighet till våra sjukhus (transporter, parkeringsplatser m m), upphandlingar etc. Parallellt med ovanstående pågår ett omfattande arbete inför kommande upphandling av fastighetsdriften, samt ett förberedande arbete kring upphandlingarna av våra servicetjänster. Våra stora investeringsprojekt och ovan nämnda upphandlingar, tillsammans med övriga löpande aktiviteter såsom verksamhetsplanering och budgetarbete, har medfört en stor arbetsbelastning på organisationen och dess medlemmar. Detta har uppmärksammats och insatser för att t ex minska stressnivån och öka välbefinnandet pågår. Under Q2 kommer resultaten från såväl årets första kundnöjdhetsmätning som medarbetaruppföljningen. Båda mätningarna kommer att vara viktiga underlag inför höstens prioriteringar men även kommande Verksamhetsplanering inför FM centrum Micael Antamo Centrumchef

4 Delårsrapport Medborgar / kundperspektivet Perspektivets måluppfyllelse Strategiskt mål: Strategiskt mål 1: Hög tillgänglighet Strategiskt mål 2: Tydlighet avseende FM centrums uppdrag och tjänster Strategiskt mål 3: Ökad kundkommunikation Strategiskt mål 4: Ökad kundnöjdhet Bedömning av måluppfyllelse Hittills under år 2012 har vi jobbat vidare med att hänvisa till FIXA som FM centrums främsta kontaktyta samt hänvisat till vår tjänsteportal om man vill söka efter information på egen hand. FIXA behåller sin höga tillgänglighet. Vidare har antalet inkommande ärenden uppgått till i mars månad, målet är att det ska ligga där i snitt varje månad. Att antalet ärenden går upp ser vi som ett tecken på att FM centrums uppdrag och FIXA blir alltmer känt. För att strategiskt mål 2 ska anses vara uppfyllt krävs dock ytterligare ca 400 besökare per månad på vår tjänsteportal, se bild nedan. Det innebär att strategiskt mål 2 delvis är uppnått. FM forum kommer att hållas i början av hösten och då uppfylls även strategiskt mål 3. Vidare har ledningsgruppens möten med de vårdande centrumens ledningsgrupper, s k kundråd, inte hållits i planerad omfattning då dessa möten har en tendens att bokas av/om under vintern. Tempen, FM centrums kundnöjdhetsmätning, kommer att genomföras två gånger om året. I skrivande stund genomförs årets första mätning och därför finns inte resultatet färdigt för att redovisas i detta sammanhang. Väsentliga insatser och resultat För att våra kunder ska motiveras att höra av sej till FIXA krävs det att man upplever att man får kontakt och hjälp inom rimlig tid. Då antalet inkommande ärenden till FIXA ökat är det viktigt att dessa hanteras inom rimlig tid. För närvarande arbetar vi med att tillse att så sker oavsett om responsen kommer från oss själva inom FM centrum eller från entreprenörerna. Vad gäller vissa entreprenörer krävs det ytterligare tid och arbete för att kunna hålla en bra servicenivå ut mot våra kunder. Vi har krävt in åtgärdsplaner från våra entreprenörer som syftar till snabbare och tydligare hantering. Dessa åtgärdsplaner följs upp kontinuerligt vid möten med entreprenörerna. För närvarande pågår Tempen. Resultatet analyseras noggrant, de minst nöjda enheterna kontaktas för en dialog och en konkret åtgärdsplan tas fram i samarbete med entreprenörerna. Detta för att på mest effektiva sätt åtgärda de brister som framkommer och på sikt öka nöjdheten med våra tjänster. Det är ett arbetssätt som vi tillämpar vid varje Tempen-mätning. Att serva vården med effektiva, samordnade och relevanta servicetjänster och ändamålsenliga lokaler är alltid vårt mål. För att kunna realisera detta är det avgörande att ha en bra dialog med vården och att ha en hög tillgänglighet för dem. Under år 2010 och år 2011 har vi fokuserat mycket på att bygga upp strukturer, arbetssätt, metoder och verktyg för en tydligare och effektivare kunddialog. Arbetet har ytterst syftat till att förstå kundernas behov och värden och kunna tillgodose dem på ett effektivt vis. Ytterst syftar arbetet till att skapa effektiva, samordnade och relevanta tjänster som skapar mer tid för vården. Under 2012 kommer vi att fokusera på att arbeta i enligt med den plattform som vi har lagt och fortlöpande utvärdera den.

5 Delårsrapport Vi står inför stora upphandlingar avseende alla kost-, städ och logistiktjänster inom landstinget. Upphandlingsarbetet, som kommer att pågå i nästan 2,5 år, kommer att kräva mycket av oss för att finna den bästa lösningen för landstinget. Under första delen av år 2012 har vi tillsatt grupper från vårdens olika typverksamheter för att diskutera deras tjänstebehov så att vi på bästa sätt kan utforma vår upphandling utifrån detta. Totalt har vi ett 30-tal fokusgrupper som ses vi ett tillfälle för en dialog. Hittills har ett 10-tal träffar genomfört och det har varit mycket bra dialog som hjälper oss att bättre förstå vårdens behov nu och i framtiden. Vidare håller vi på att tillsätta motsvarande grupper för att identifiera textilbehovet. För att vara väl informerade om marknadens tjänster och erbjudanden i vårt upphandlingsarbete har vi genomfört träffar med de 5 största leverantörerna inom FM-tjänster (städ, kost, vaktmästeri etc). Träffarna genomfördes med de stora bolagens representanter på Sverige-ledningsnivå. Leverantörerna fick tillfälle att förbereda och föredra viktiga frågeställningar och därefter följde diskussion. Vad som framkom tydligt vid dessa träffar och som även framkommit i vårt arbete med att följa upp tjänsteavtalen är att det finns fortfarande besparingar att hämta i hur vi väljer att upphandla entreprenaderna. Men den riktigt stora besparingen finns i ett tätare samarbete med vården där FM centrum med hjälp av sina leverantörer erbjuder tjänster som tydligt förenklar vårdflödet. För att hitta en dialog och ett tydligare samarbete med vården om detta har vi börjat boka de vårdande centrumens chefer för en dialog. Vi har även en dialog med andra landsting och regioner om dessa frågor. FM centrum är en av de service- och stödverksamheter som finns inom landstinget i Östergötland. I nuläget sker ett samarbete mellan de olika stödcentrumen men detta kan förbättras ytterligare så att kärnverksamheten upplever ett enhetligt och effektivt stöd från dessa verksamheter. För att utveckla samverkan med övriga stödcentrum kommer en gemensam ledningsgrupp att etableras under Ett projekt för att se till att FIXA kan hantera alla UC:s inkommande ärenden har organiserats och startar upp under våren Projektet syftar till att förenkla för vården med en tydlig ingång och snabbare hantering.

6 Delårsrapport Processperspektivet Perspektivets måluppfyllelse Strategiskt mål Strategiskt mål 1: Rätt ritning i rätt tid Strategiskt mål 2: Minsta möjliga miljö och klimatpåverkan Strategiskt mål 3: Effektivt nyttjande av landstingets lokaler (interna och externt inhyrda) Strategiskt mål 4: Effektivt nyttjande av VNS tjänster Strategiskt mål 5: Rätt hyra i hyresprognos och hyresdebitering Strategiskt mål 6: Rätt sak på rätt plats i rätt tid Bedömning av måluppfyllelse FM centrum har fortfarande mycket arbete kvar för att säkra processen kring rätt ritning i rätt tid. Under 2012 kommer FM centrum genomföra en utredning och analys för att slå fast en strategi som säkrar hela kvaliteten både när det gäller att lämna rätt ritningsunderlag vid projektstart som att säkra rätt ritning inför hyressättning. FM centrum står även inför en övergång från att hantera alla driftinstruktioner i pappersform till digital lagring. Ett arbete inom FM centrum som kan liknas med vårdens Cosmicinförande. Detta är ett genomförandeprojekt som sker över ett antal år. I samtliga fastighetsinvesteringar läggs stor vikt för att nå LiÖ:s energimål. För att minska energianvändningen med 2,5 % i förhållande till 2009 krävs att kommande stora fastighetsinvesteringar exempelvis RPR (Rättspsykiatriska Regionkliniken) i Vadstena, sker genom nybyggnationer. Under 2012 sker en rekrytering av en miljöresurs som ytterligare ska fokusera på FM centrums miljömål. Inom FM centrums fastighetsförvaltning sker ett kontinuerligt arbete med att minska vakansgraden. Detta sker dels genom överenskommelser med verksamheter men även genom tvingande omflyttningar av verksamheter från externa inhyrningar till vakanta lokaler inom det egna fastighetsbeståndet. Idag läggs mycket tid för att planera inför kommande stora fastighetsinvesteringar som kräver tillfälliga evakueringar av verksamheter. Dagens höga vakansgrad i LiÖ:s fastighetsbestånd beror till stor del på att några fastigheter med höga vakanser ska avyttras. FM centrums mål kommer dock inte att nås under Projektet att införa VNS-tjänster i landstinget är inne i sin avslutande fas. Trots att inte målet är helt uppfyllt får projektet anses som lyckat. Nu krävs en fortsatt hantering av avtalet och FM centrum har skapat en resurs som både förvaltar nuvarande VNS-avtal och jobbar för att nå målet där samtliga verksamheter ska avtala om en VNS-tjänst. Detta mål kommer troligen inte att nås under För att minimera antal felaktiga hyresprognoser och hyresdebiteringar har en funktionsöverskridande arbetsprocess startat mellan funktionerna Teknisk dokumentation och Ekonomi. Veckovisa avstämningar sker för att utveckla funktionernas arbetssätt. Även kontinuerliga avstämningar och uppföljningar med fastighetsförvaltarna sker. Att nå uppsatt målvärde på noll antal fel är näst intill omöjligt då mängden

7 Delårsrapport debiteringar är mycket omfattande och antal fel i förhållande till detta är minimala. I och med detta kommer troligen uppsatt målvärde att förändras under året till ett mer realistiskt värde. Funktionen Inredning mäter idag de olika leveranser som sker i både ett byggprojekt som i ett omflyttningsprojekt. Funktionen har arbetat fram en process som mer och mer säkrar sina tjänsteleveranser. Det målvärde som idag är satt kommer troligen att nås under året. Väsentliga insatser och resultat Under 2012 fokuserar vi på nedanstående; Att arbeta för en effektiv driftlösning i allmänhet och i FramUS i synnerhet. Arbetet omfattar att säkra en effektiv leverans av samtliga våra stora tjänsteområden. Uppdraget är tidskrävande och omfattar en mängd delprojekt och ett stort antal involverade aktörer. Arbetet hålls ihop inom FM centrum genom en ny koordinatortjänst inom avtalsfunktionen. Att mot LiÖ-anställda, patienter och besökande informera och kommunicera byggprocessen i FramUS och Vision Att öka samarbetet mellan Informationscentrum och FM centrum för att säkra att informationen når intressenterna. Ex på lösningar för att öka volymen patientkost som tillreds i sjukhusköken har bl a varit och är patienternas frukost som tidigare hanterades av respektive verksamhet men som idag kan levereras från sjukhusens centralkök. Detta är till för att säkerställa våra tillredningskök genom en effektiv hantering och nyttjande av den kapacitet vi har. Under 2012 har två INSTA-kontrollanter anställts för att få våra sjukhusmiljöer renare bl a genom kvalitetskontroller, tydligare uppföljningsansvar och nya städmetoder. Vi ser redan effekterna av deras arbete i form av underkända städinsatser och identifiering av problemområden. FM centrum jobbar intensivt med att ta fram en lösning för hur textilsortimenten kan minskas genom att minimera andelen kundmärkta textilier. Projektet syftar till att korta leveranstider, förenkla flöden och minska tvätt- och hanteringskostnader för hela Landstinget. de små projekten hanteras smidigare och mer kostnadseffektivt. Ett nära samarbete med Upphandlingscentrum sker idag för att ta fram trygghet i våra upphandlingsprocesser. Att implementera en andra konkurrensutsättning för våra ramavtal inom byggområdet som förenar LOU, tid och smidighet för våra projektledare. Att ta fram en övergripande Upphandlings- och sourcingstrategi för hela FM-centrum. Hittills har en sourcingstrategi för servicetjänster tagits fram och det pågår nu ett arbete med att arbeta igenom den tillsammans med Upphandlingscentrum. En centrumövergripande Upphandlings- och sourcingstrategi avseende FM tjänster och byggtjänster syftar till att skapa en tydligare styrning och riktning för vårt centrums verksamhet. Under 2012 har FM centrum utökat resurserna inom låssystem, passersystem/inbrotts- och överfallssystem. Nu pågår ett arbete med att kvalitetssäkra en arbetsprocess som stödjer kund- och säkerhetsperspektivet. Under 2011 skapades ett nytt miljöledningssystem som inbegriper hela FM. För 2012 kommer mycket fokus ligga på att hela FM centrum ska arbeta enhetligt och systematiskt inom miljöområdet och dessutom hitta lämpliga former för uppföljning av de miljökrav som ställs i avtal med entreprenörer. Miljö ska vara en självklar del i arbetet på FM centrum och vi ska ligga i framkant när det gäller att miljöanpassa val av tjänster och produkter i de kringtjänster som vi förser vården med. För att detta ska bli möjligt krävs resursförstärkning inom miljöområdet för FM centrum. I FM centrums arbete med lokalresursplanering är vår självklara målsättning att kunna möta verksamhetens behov på ett så optimalt sätt som möjligt samtidigt som vi ska ha ett starkt ägarperspektiv med fokus på långsiktig och ekonomisk fastighetsförvaltning. Som en del i den strategiska fastighetsplanen görs enligt styrprinciperna för FM centrum årligen en lokalförsörjningsplan (se lokalförsörjningsplan). Under 2012 har vissa justeringar genomförts av styrprinciperna som bl a hanterar de kommande stora fastighetsinvesteringarna. De nya styrprinciperna är beslutade i LS. Byggavdelningen jobbar med effektiva arbetsprocesser för styrning av mindre lokalprojekt. Ett arbete görs med att ta fram en ny projekthandbok/checklista som fokuserar på de små projekten där vikten läggs på tid, ekonomi och enkelhet mot kund. Egna projektledare som ligger nära förvaltarna och verksamheterna ska medföra att

8 Delårsrapport Medarbetarperspektivet Perspektivets måluppfyllelse Strategiskt mål Strategiskt mål 1: Gott ledarskap en förutsättning för goda verksamhetsresultat Strategiskt mål 2: Delaktiga och ansvarstagande medarbetare Strategiskt mål 3: FM centrum en attraktiv arbetsgivare Bedömning av måluppfyllelse Viktigt inom medarbetarperspektivet är delaktiga och ansvarstagande medarbetare, vilket är en förutsättning för utvecklande av verksamheten. Likaså är ett gott ledarskap också en förutsättning för utvecklande av verksamheten genom att bland annat skapa delaktighet och engagemang hos medarbetarna genom att tillvarata deras kompetens. Ett gott ledarskap - en förutsättning för goda verksamhetsresultat och delaktiga och ansvarstagande medarbetare är två av FM centrums strategiska mål inom medarbetarperspektivet. Målen följs upp via nyckeltal i den årliga medarbetaruppföljningen som under 2012 genomförs under april månad. På grund av detta har måluppfyllelse ännu inte mätts. Ett tredje strategiskt mål inom medarbetarperspektivet är; FM-centrum- en attraktiv arbetsgivare. Även detta mål följs upp via nyckeltal i den årliga medarbetaruppföljningen, vilket innebär att vi inte kan mäta måluppfyllelse. För att få en tydligare koppling till FM centrum som attraktiv arbetsgivare har vi i år lagt till en fråga i medarbetaruppföljningen, frågan om FM centrum är en attraktiv arbetsgivare. Väsentliga insatser och resultat Från och med januari 2012 förändrades uppdraget i den operativa ledningsgruppen (OLG) till att mer handla om utveckling. I och med det ändrades namnet till Utvecklingsgruppen (UG). Syftet är att det ska vara ett forum för centrumgemensam utveckling av verksamheten, att driva gemensamma utvecklingsfrågor/-projekt och därigenom skapa delaktighet och förankring. I början av 2012 genomfördes, med hjälp av en hälsopedagog, en livsstilskartläggning för att identifiera och kartlägga behovet av hälsofrämjande insatser för medarbetarna inom FM centrum. Resultatet av kartläggningen har redovisats för medarbetarna och utifrån resultatet har vi planerat ett FM forum med ett hälsofrämjande perspektiv (förläsning inom Time management och kommunikation ur ett hälsofrämjande perspektiv) samt ett par frukostseminarium med inspirationsföreläsning för att på så sätt kunna erbjuda kunskap och verktyg till goda levnadsvanor. Utbildningsprogrammet Från utförare till professionell aktör genomfördes med knappt tio medarbetare under andra kvartalet av Programmet förväntas vara avslutat till sommaren Under februari månad genomfördes en projektledarutbildning, Praktisk projektledning. En koncentrerad basutbildning med syfte att ge deltagarna en helhetssyn på projektarbete med fokus på rollen som projektledare. Det var en mycket uppskattad utbildning och just nu pågår en inventering inom FM centrum för att kartlägga om ytterligare behov av projektledarkompetens finns. I april genomfördes en kurs i fastighetsekonomi med fokus på bl a investeringskalkylering. Syftet med utbildningen, förutom att få kunskaper i ekonomi, var att får en gemensam terminologi, gemensamt arbetsätt och en bättre förståelse mellan olika funktioner inom centrumet. Under höstterminen 2011 startade vi inom FM centrum ett utvecklingsarbete med att ta fram FM centrums Verksamhetsnytta. Det har varit ett gemensamt arbete inom hela centrumet.

9 Delårsrapport Återkopplingen av arbetet rapporterades i början av Utifrån det påbörjades ett arbete i Utvecklingsgruppen (UG) med hur Verksamhetsnyttan ska förverkligas och göras levande i verksamheten. Arbete med detta fortsätter under året. Ett arbete med att ta fram en lönestrategi för FMcentrum har påbörjats, där fokus under första kvartalet av 2012 har varit att ta fram gemensamma lönekriterier för hela centrumet. Genom att koppla våra lönekriterier till FM centrums målbild finns en önskan om en tydlighet mellan medarbetarens egen prestation i förhållande till FM centrums målbild. I arbetet har chefer och medarbetare involverats. Ytterligare involvering av medarbetare kommer att ske under vårterminen. Parallellt med detta har vi också inlett ett arbete med att upprätta befattningsbeskrivningar för samtliga roller inom FM centrum. Arbetet kommer att fortsätta under hela Under senaste halvåret har Landstingets förloppsmodell implementerats på FM centrum för en grupp bestående av en representant från varje funktionsgrupp samt en projektgrupp. Syftet var att lära ut leanprinciper och leanverktyg för att sprida kunskapen vidare till medarbetare. Under våren kommer varje funktionsgrupp träffas för ca 2 timmars information och diskussion om leanprinciper för att ge möjlighet till mer leankunskaper till medarbetare. Vi har också planerat för en utbildning inom Leanledarskap. Uppstart kommer att ske under maj månad. Under första kvartalet av 2012 har vi genomfört ett antal viktiga rekryteringar med ett gott utfall. Våra nya medarbetare kommer att ha påbörjat sin anställning inom FM centrum inom det första halvåret av En plan för lika rättigheter och möjligheter har tagits fram med mål och aktiva åtgärder för att nå dessa. Information om planen och dess innehåll kommer att presenteras i de olika funktionsgrupperna. Sjukfrånvaron under första kvartalet har varit något högre än föregående år, framförallt är det den längre sjukfrånvaron som har ökat. Medarbetaruppföljningen 2011 visade bra resultat gällande ett gott ledarskap och medarbetarskap och vi såg en förbättring inom samtliga områden. Delaktiga och ansvarstagande medarbetare är en förutsättning för verksamhetens utveckling, vilket är helt enligt Lenafilosofin. Genom att fortsätta arbetet med Lean och leanledarskap är vår förhoppning att ytterligare främja engagemang och delaktighet inom FM centrum.

10 Delårsrapport Ekonomiperspektivet Perspektivets måluppfyllelse Strategiskt mål Strategiskt mål 1: Ekonomi som skapar handlingsfrihet Bedömning av måluppfyllelse FM centrums mål inom ekonomiperspektivet är att ha en ekonomi som skapar handlingsfrihet. Prognosen för mars 2012 innebär att FM centrum ska ha en ekonomi i balans. Möjligheten att uppnå målet bygger dock på en rad besparingsåtgärder. Under slutet av 2011 och början på 2012 har vi haft ökade krav på att utveckla våra tjänster, inom flera av våra ansvarsområden. Detta medför i flera av fallen kostnader som inte FM centrum har finansiering för. Samtliga enheter inom FM centrum arbetar kontinuerligt med ekonomisk uppföljning för att säkerställa kontroll av verksamhetens kostnader och intäkter. Vi bedömer dock att vi på grund av bristande finansiering har stora utmaningar med att helt uppnå målet. Väsentliga insatser och resultat Under början av 2012 har arbetet inom flera av de utvecklingsområden som startade 2011 fortsatt. Vi arbetar kontinuerligt med våra leantavlor som används av samtliga funktion för att utveckla processer och arbetssätt. Arbetet med Leantavlorna har medfört processförbättringar inom alla områden och pågår ständigt. Utvecklandet av processerna medför mer kvalitet och ordning och reda inom ramen för FM centrums uppdrag. Under årets första månader har vi fortsatt att arbeta med ökad uppföljning av avtal vilket visar på ökad kvalitet och kontroll. Detta kostar mer tid och är arbete som tidigare inte har genomförts i samma utsträckning. Arbetet med processkartläggning som påbörjade under 2011 har fortgått under de första månaderna 2012 vilket har/kommer ha involverat samtliga funktioner vid 2012 års slut. Arbetet med att förbättra uppföljningen av de avtalsområden som bedrivs i extern regi såsom t ex tvätt/textil och transporter har fortgått under årets första månader. Arbetet har syftat till att säkra leverans och kvalité vilket medför ökad kostnadskontroll för landstingets verksamheter. Under början av 2012 har vi fortsatt att arbeta med ständiga förbättringar, utifrån ett LEAN-fokus. Varje aktivitet som genomförs stämts av mot FM centrums målbild för att säkra att rätt prioritering görs. Detta ska bland annat leda till ytterligare strävan efter ett så standardiserat och effektiviserat arbetssätt som möjligt. Under början av 2012 har vi fokusera på den redovisningsmässiga gränsdragningsproblematiken mellan projektkostnader och förvaltningskostnader. Vi har utarbetat nya riktlinjer som ska underlätta gränsdragningen. Under 2012 har utökning av personal godkänts för Insta-kontrollanter och för administration av lås och larm. Utöver detta har vi fortsatt att arbeta med övergång från inhyrda konsulter till anställd personal, i den omfattning det är möjligt och lämpligt. Detta medför ökade lönekostnader under 2012 jämfört med 2011, vilket förklarar målet för lönekostnadsutvecklingen utöver den generella lönekostnadsutvecklingen. FM centrums uppdrag är att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler och värdeskapande tjänster för landstingets verksamheter. Uppfyllelse av uppdraget mäts m h a kundenkäter och måluppfyllelse i beslutad investeringsplan samt FM centrums verksamhetsplan och budget för den egna verksamheten. Mer distinkta mål för egen kostnadseffektivitet samt relevanta nyckeltal för fastighetsförvaltningen saknas delvis men kommer att, i dialog med ledningsstaben, tas fram under året.

11 Delårsrapport Fördjupad ekonomisk analys Årets resultatprognos är 0 mkr, i likhet med budgeterat resultat, 0 mkr. Möjligheterna för FM centrum att uppvisa ett nollresultat påverkas av nedanstående förklaringar som är lagda som besparingsposter i prognosen. FIXA förväntas uppvisa ett positivt resultat om 0,2 mkr mot budgeterat resultat 0 mkr. Detta beror delvis på att intäkter från privata vårdgivare inte var budgeterade. Fastigheternas underskott förväntas öka ytterligare. För US förväntas de externa intäkterna öka med ca 2, 4 mkr medan de interna intäkterna beräknas minska med 1,1 mkr. För Lim tillkommer kostnader för städ som ingår i ett externt avtal vilket inte var budgeterat för. Vin förväntas få minskade intäkter mot budgeterat om drygt 1 mkr på grund av att en extern hyresgäst har fått reducerad hyra med drygt 0,5 mkr. Utöver detta hade en extern intäkt blivit budgeterad dubbelt vilket nu är justerat i prognosen. För enheterna inom Sjukhusgemensamt förväntas det beräknade överskottet minska med ca 0,5 mkr beroende på att vi hade budgeterat lite högre intäkter än vi nu prognostiserar vilket medför en sänkning som kommer hyresgästerna till del. Fastighetsförvaltningen prognosticeras ha ökade kostnader för anställd personal. Detta är delvis en konsekvens av att vi har nyanställt personal och att vi har pensionsavgångar som inte har trätt ikraft ännu. Övrigt, ledning och gemensamma kostnader har fått ökade kostnader delvis på grund av ökat inköp av tjänster från Resurscentrum i form av HR-kostnader och administration och på grund av utlovad ersättning för FM centrums tvingande flytt om drygt 0,3 mkr som inte kommer utbetalas.

12 Delårsrapport Tabell specifikation resultat (mkr) Verksamhetsområde/klinik Helårsbedömning 2012 Budget 2012 Bokslut 2011 Fixa 0,2 0 0,6 Fastigheter 14,9 11,9 4,9 Fastigheter avräkning mot Finansförvaltningen 14,9 11,9 4,9 Sjukhusgemensamt, drift och städ 1,4 1,9 1,3 Utrustningsavtal kök och vaktmästeri 0,6 0,7 0,3 Fastighetsförvaltning 1,1 1,7 0,8 Service 0,3 0,2 0 Övrigt 0,2 0,3 0,1 Summa 0 0 0,1

13 Delårsrapport Utfall nyckelindikatorer Kundperspektivet Strategiskt mål 1: Hög tillgänglighet Hög servicenivå i hantering av inkommande samtal till FIXA Mättid Utfall punkt Andel inkommande samtal som besvaras inom 30 sekunder. 80 % 85 % 86 % utfall Kundperspektivet Strategiskt mål 2: Tydlighet avseende FM centrums uppdrag och tjänster Ökad volym inkommande ärenden till FIXA. Ökad volym besökare på FM centrums tjänsteportal Utfall Mättidpunkt Antal inkommande samtal per månad i snitt, avseende FM centrums tjänster Antal klick på FM centrums tjänsteportal per månad utfall Kundperspektivet Strategiskt mål 3: Ökad kundkommunikation Öka kundkommunikationen och skapa relation och dialog med kunderna Öka kundkommunikationen och skapa relation och dialog med kunderna Öka kundkommunikationen och skapa relation och dialog med kunderna Utfall utfall Mättidpunkt Antal genomförda kundråd med 2 per 2 per centrumledningarna. vårdande vårdande centrum centrum och år och år Antal genomförda FM forum 3 per år Deltagare från vården i förhållande till kallade 40 % < 25 %

14 Delårsrapport Kundperspektivet Strategiskt mål 4: Ökad kundnöjdhet Högre värden i Tempen avseende Cateringtjänster Högre värden i Tempen avseende Fastighetsdrift Högre värden i Tempen av seende Patientkost Högre värden i Tempen avseende Städ Högre värden i Tempen avseende Transporter Högre värden i Tempen avseende Tvätt Högre värden i Tempen avseende Vaktmästeri Högre värden i Tempen totalt. Högre värden på kundenkät till berörda efter avslutat byggprojekt Utfall Mättidpunkt Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor Genomsnittligt värde över året 4,3 4,55 4, utfall

15 Delårsrapport Processperspektivet Strategiskt mål 1: Rätt ritning i rätt tid Snabb, säker och korrekt hantering av ritningar i projekt och vid projektavslut Korrekta ritningar för hyressättning Mättid Utfall punkt Ritningar hanterade och inlämnade i tid enligt gällande rutiner 80 % 85,9% 87 % utfall Rätt ändring av ritning 90 % Under utredning Processperspektivet Strategiskt mål 2: Minsta möjliga miljö och klimatpåverkan Minska det totala energibehovet i landstingets fastigheter d v s el, värme och kyla Minska användningen och riskerna med farliga ämnen. Minska användningen och riskerna med farliga ämnen. Utfall utfall Mättidpunkt Förbrukning mätt i kwh/m2 BRA där Minska energianvändningen är 2,5 % * normalårskorrigerad och jämfört graddagskorrigerad. med 2009 Andelen nyttjade C produkter (ej blåklintsmärkts) i Sunda Hus miljödata ska minska 4,94 8, Andelen nyttjade D produkter i Sunda Hus miljödata ska minska 3,92 4, * Går ej att få fram då 2011 jämfördes med 2010 års värden ej med 2009 Processperspektivet Strategiskt mål 3: Effektivt nyttjande av landstingets lokaler (interna och externt inhyrda) God kunskap om egna lokaler och verksamhetsbehov God kunskap om externt inhyrda lokaler och verksamhetsbehov Vakansgrad (exkl. evakueringslokaler) Vakansgrad (exkl. evakueringslokaler) Utfall utfall Mättidpunkt 4,3 % 4,1 % 4,5 % ,9 % 6,5 % 6,5 % Processperspektivet Strategiskt mål 4: Effektivt nyttjande av VNS tjänster Omläggning av förrådshantering till enhetligt koncept. Nyttjande av entreprenörerna för att hantera förråden. Andel förråd som lagts om. Utfall utfall Mättidpunkt 100 % 91,5 % 85 % Andelen omlagda förråd enligt ovan som hanteras av entreprenör enligt ramavtal 75 % 44 %

16 Delårsrapport Processperspektivet Strategiskt mål 5: Rätt hyra i hyresprognos och hyresdebitering Tydlig beskrivning av arbetsprocessen och kontinuerliga avstämningar mellan fastighetsekonomi och fastighetsförvaltare Inga justeringar av prognostiserad hyra. Processperspektivet Strategiskt mål 6: Rätt sak på rätt plats i rätt tid Leveranstider för processen Inredning skall hållas. Utfall utfall Mättid Utfall punkt Antal projekt som slutförs i tid jämfört mot beslutad leveransplan 96 % 91,7% 86,6% utfall Mättidpunkt

17 Delårsrapport Medarbetarperspektivet Strategiskt mål 1: Gott ledarskap en förutsättning för goda verksamhetsresultat Ledningens engagemang Strukturerat och långsiktigt arbete med kompetensförsörjning Ledningsindex* Mättid Målupp Utfall utfall punkt fyllelse Andel medarbetare som har en individuell utvecklingsplan 90 % 81 % Medarbetarperspektivet Strategiskt mål 2: Delaktiga och ansvarstagande medarbetare Hälsofrämjande (goda) arbetsplats Stolta medarbetare Utfall Mättidpunkt Grupp* (medarbetarens syn på arbetsplats och kollegor) Situation* (medarbetarens syn på sin arbetssituation) Stolt att vara en del av verksamheten utfall Medarbetarperspektivet Strategiskt mål 3: FM centrum en attraktiv arbetsgivare Uppfattas som attraktiv arbetsgivare Utfall Mättidpunkt Företag* (medarbetarens syn på FM centrum och landstinget) 75 Saknas utfall

18 Delårsrapport Ekonomiperspektivet Strategiskt mål 1: Ekonomi som skapar handlingsfrihet Balans mellan kostnader och intäkter Verksamhet anpassad efter behov och intäktsutveckling Resultat Total lönekostnadsutveckling (löne och personalförändringar) i procent jmf med motsvarande period föregående år Utfall utfall Mättidpunkt tkr ,7 % 11,9 % 4,7 % Färgsättning för måluppfyllelse enligt nedan: Målet uppfyllt Målet ej uppfyllt men utfallet har förbättrats sen senaste mätning Målet ej uppfyllt

19 Bilaga FM centrum i Östergötland Helårsbedömning 03 Resultaträkning (tkr) Aktuell helårsbedömning helårsbedömning Ack utfall 03 Budget 2012 Bokslut 2011 Not Intäkter Koncernbidrag Patientavg sjukvård/tandvård Försäljning utbildning Försäljning övriga tjänster Bidrag för personal Övriga bidrag Försålt mtrl varor övr intäkt Summa Intäkter Personalkostnader Lönekostnader Arbetsgivaravgifter Övriga personalkostnader Summa Personalkostnader Övriga kostnader Kostnader för köpt verksamhet Verksamhetsnära material o varor Övriga verksamhetskostnader Summa Övriga kostnader Avskrivningar Avskrivningar Summa Avskrivningar Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Finansiella intäkter Finansiella kostnader Summa Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Årets resultat Noter till resultaträkningen: 1) Landstingsarkivet övergick till Ledningsstaben den 1/4 2012, därav minskar lön- och personalkostnader för FM centrum.

20 Bilaga FM centrum i Östergötland Kassaflödesanalys Aktuell helårsbedömning DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat 0 Justering för av- och nedskrivningar Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital Ökning/minskning kortfristiga fordringar 0 Ökning/minskning förråd och varulager 0 Ökning/minskning kortfristiga skulder Kassaflöde från den löpande verksamheten INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån Kassaflöde från finansieringsverksamheten Justering av ingående eget kapital Årets kassaflöde 0 Likvida medel vid årets början 0 Likvida medel vid årets slut 0 Noter till kassaflödesanalysen:

21 Investeringsredovisning Bilaga 1 Investeringar Aktuell helårsbedömning helårsbedömning Budget 2012 Bokslut 2011 Byggnader Mark Inventarier Byggnadsinventarier Investeringar i annans fastighet Förbättringsutgifter i annans fastighet Konst Summa Noter till investeringsredovisning:

22 Bilaga FM centrum i Östergötland Balansräkning (tkr) UB Aktuell helårsbed 2012 IB Bokslut 2011 Not TILLGÅNGAR Byggnader Mark Pågående arbeten, maskiner och inventarier Inventarier Byggnadsinventarier Förbättrutgifter annans fastigh Byggnadsinvent annans fastigh Konst Aktier andelar bostadsrätter Summa Anläggningstillgångar Förråd mm Förutbet kostn upplupna intäkt Kassa och bank 0 0 Summa Omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Balanserat eget kapital Summa Verksamhetens eget kapital Långfristiga skulder Semlöneskuld okomp övertid mm Upplupna kostn förutbet intäkt Övriga kortfristiga skulder Summa Skulder SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Noter till balansräkningen:

23 Investeringsplan fastighet fördelad på redovisningshus Plats Huvudprojekt Frikod Bygg H projekt Namn/beskrivning/redov hus 1. Beslutade projekt Summa , 001, 002 Brinken Summa , 001, 004, 015 LiM Motala Summa Lyckorna 50 Summa , 001 Motala Seglaregatan Summa , 001 Marieberg VC Summa , 008, 009 Vadstena Klosterängsv, K5, K Summa , 0011 Vadstena VC Summa Vadstena 116 Summa , 001 Mjölby Skråkistan 4 VC 428 Summa , 001, 002 Åtvidaberg VC 172 Summa US Gemensamt Summa US hus 001, (BCRC) Summa US hus 002 (Consensus) 48 Summa , 530 US Patologen Summa , 007, 008, 920 US hus Summa , 010, 900, 930 US hus Summa US hus 012 (Ort) Summa US hus 013 (Psyk) 293 Summa US hus 014 Summa , US Adm byggn (Hälsans hus???) 420 Summa Summa US hus 410 Maskinhallen Summa , 421 US hus 420 "Lab-ettan" Summa US hus 430 Matsalsbyggnaden Summa , , US Huvudblocket Summa FRAMUS FRAMUS Summa , , US Sydväst Summa US Laborations Tvåan 212 Summa US Cellbiologen Summa O-huset 106 Summa US hus 560 Verkstadsbyggnad Summa Summa Summa , Dockan 2 Summa Järngården Summa , Lunnevad FHS Summa , 001, 002, , 011 Finspångs lasarett LiF 251 Summa , 001 Valdemarsvik Vammarhöjden VC Summa , 001 Hageby VC 778 Summa ViN Gemensamt Summa ViN Försörjningsbyggnad Hus Summa ViN hus Summa ViN hus Summa ViN hus Summa ViN hus Summa ViN hus 58 Ambulanshall Summa Summa Oxeltorp Oxeltorp Summa , 001 Skärblacka VC Summa , , Nkpg Himmelstalundsskolan 637 Summa , 001, 004, , 011 Nkpg Dalviksg Skarptorp Summa , 001 Lkpg Ekholmens VC 4 Summa , 001 Lkpg Kärna VC Summa , 001 Lkpg Ryd VC 180 Summa , 001 Östra Husby VC Summa , 001 Kolmården VC 100 Summa , 001 Lkpg Lambohov VC Fliken Pågående och aktiverade 1 av 1 Utskriven kl 15:54

24 Sammanställning investeringsplan fastighet samt fördelning på investeringstyper Beslutade och/eller aktiverade projekt Övriga planerade projekt Totalt Investeringar ej FC-investeringar Rivning LiF adm byggn Rivning LiF Fördelning på investeringstyper IC Byggnadsinventarier ICUS Byggnadsinventarier US ICVIN Byggnadsinventarier ViN ICLIM Byggnadsinventarier LiM ICFRAMUS1 Byggnadsinventarier inom FramUS ICFRAMUS2 Byggnadsinventarier inom FramUS ICUSLIU Byggnadsinv för Universitetet ICLIF Byggnadsinventarier LiF 30 OPUS12 OPUS Byggnadsinventerier INFRAMUS1 Investering nybyggnad FramUS INFRAMUS2 Investering till/ombyggnad FramUS IOFRAMUS1 Investering till/ombyggnad FramUS IOFRAMUS2 Investering nybyggnad FramUS INPsyk Investering nybyggnad Psyk US INLAH Investering nybyggnad LAH US INUS Investering nybyggnad US INUSLIU Investering nybyggnad US f Universitetet INLIF Investering nybyggnad LiF INRPR Investering nybyggnad Vadstena RPR IORPR Investering till/ombyggnad Vadstena RPR IOUS Investering till/ombyggnad US 164 IMFRAMUS1 Investering till/ombyggnad US IMFRAMUS2 Investering till/ombyggnad US IMUS Investering markanl 505 IN Investering nybyggnad generellt 272 IO Investering till/ombyggnad generellt -237 Fastighetsinvesteringar RIUS Reinvestering US RIBASUS Reinvestering BasnivåUS RIFRAMUS2 Reinvestering inom FramUS RIVIN Reinvestering Tekn GP ViN RIBASVIN Reinvestering Basnivå ViN RILIM Reinvestering LiM RIBASLIM Reinvestering Basnivå LiM RILIF Reinvestering LiF 2 RISÄRLIF Reinvestering BashyesfondLiF 249 RIBAS Reinvestering Basnivå 158 RISÄR Reinvestering Bashyresfond RM Reinvestering markanl 788 RMFRAMUS2 Reinvestering Mark FramUS RI Reinvestering Reinvesteringar Byggnadsinventarier + Fastighetsinvesteringar + Reinvesteringar KO Kontantprojekt i pågående Fliken Sammanst investeringsplan 1 av 1 Utskriven kl 15:28

25 Ur "Planerade och pågående projekt" Prognos kreditivkostnader (0,25 % per månad) jan-12 feb-12 mar-12 apr-12 maj-12 jun-12 Prognos kreditivkostnader (0,25 % per månad) Rullande tremånaderssnitt kreditiv Rullande femmånaderssnitt kreditiv jul-12 aug-12 sep-12 okt-12 nov-12 dec-12 Prognos kreditivkostnader (0,25 % per månad) Rullande tremånaderssnitt kreditiv Rullande femmånaderssnitt kreditiv jan-13 feb-13 mar-13 apr-13 maj-13 jun-13 Prognos kreditivkostnader (0,25 % per månad) Rullande tremånaderssnitt kreditiv Rullande femmånaderssnitt kreditiv Prognos projektostnader (likviditetsplanering) jan-12 feb-12 mar-12 apr-12 maj-12 jun-12 Kostnader per månad inkl kreditiv Rullande tremånaderssnitt kostnader inkl kreditiv Rullande femmånaderssnitt kostnader inkl kreditiv jul-12 aug-12 sep-12 okt-12 nov-12 dec-12 Kostnader per månad inkl kreditiv Rullande tremånaderssnitt kostnader inkl kreditiv Rullande femmånaderssnitt kostnader inkl kreditiv jan-13 feb-13 mar-13 apr-13 maj-13 jun-13 Kostnader per månad inkl kreditiv Rullande tremånaderssnitt kostnader inkl kreditiv Rullande femmånaderssnitt kostnader inkl kreditiv Sid 1 av 1 Utskriven kl 15:21

26 Dokumentnamn: Version: FM centrum Utfärdat av: Produkt/Projekt/Verksamhet: Datum: Diarienr: Investeringssammanställning LD, 2012 Projekt Belopp Daterad D-nr ViN hus , Fysiologiska klin, omb av två rum FC Vretagymnasiet, utökn av försökslab vid LiU:s hönsstall FC Vretaskolan, Ny gödselbassäng FC Vretaskolan, Carport FC Ny Ambulansstation i Lambohov FC Summa Sida 1/1

27 Fastställd kapitalkostnad, tkr Helårsbedömn 03 Budget Verksamhetens intäkter Hyra Hyra outhyrt / Finansförvaltningen Investeringsbidrag Avsättning basnivå till finansförvaltningen Nyttjande basnivå från finansförvaltning Avsättning bashyresfond till finansförvaltningen Nyttjande bashyresfond från finansförvaltning Summa verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Drift- och underhåll Hyreskostnader Mediakostnader Städ Planerat underhåll Förvaltningskostnader Div FM tjänster Servicekostnader (sjukhusgemensamt) Summa verksamhetens kostnader Avskrivningar Byggnadsinventarier Fastigheter Reinvesteringar basnivå Reinvesteringar bashyresfond Summa avskrivningar Räntekostnader Byggnadsinventarier Fastigheter Reinvesteringar basnivå Reinvesteringar bashyresfond Summa räntekostnader Resultat Ränta, avräknad mot Finansförvaltningen Byggnadsinventarier Fastigheter Beräknat över- eller underskott på fastigheter Summa ränta IB Basnivå 0 0 UB Basnivå IB Bashyresfond UB Bashyresfond Anmärkning: 2012 avser bashyresfond endast fastigheter som benämns som vårdcentraler och skolor