Delårsrapport period inkl styrkortsuppföljning UPPHANDLINGSCENTRUM

Transkript

1 Upph (8) Delårsrapport period inkl styrkorts UPPHANDLINGSCENTRUM Vision MEDBORGAR FÖRNYELSE PROCESS MEDARBETAR EKONOMI PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET Strategier er Nyckelindikatorer Handlingsplaner 1

2 Upph (8) Innehållsförteckning 1. Inledning 3 2. Medborgar-/ kundperspektivet 4 3. Förnyelseperspektivet 5 4. Processperspektivet 6 5. Medarbetarperspektivet 7 6. Ekonomiperspektivet 8 Bilagor Blankett 1 Blankett 3A Blankett 3C 2

3 Upph (8) Till Landstingsstyrelsen 1. INLEDNING Ekonomin för perioden januari - augusti visar ett sämre än budget, medan prognosen för helårsresultatet, från ett tidigare budgeterat nollresultat, ändras till en prognos för helåret med ett positivt resultat. Periodens resultat är att förklara med utebliven kompensation för överförd personal. Resultatförbättringen gällande prognosen, är hänförlig till extraordinära intäkter i form av omfattande leverantörskreditering pga. en leverantörs felfakturering gällande 2004 och 2005, att vi tvingats ställa in flertalet kurser pga. inväntan av nya upphandlingslagen, LOU, med senarelagda insatser till 2007, brist på personal som möjliggör deltagande i kurser, men också att vi inte tillsatt vikarier för omfattande gravledighet, där tidvis 15 % av personalen varit gravlediga. Resultatets utveckling får således ses som påverkan av flera från varandra oberoende orsaker, men att de är av engångskaraktär varför vi utgår från en bättre balans mellan budget och år Mera långsiktigt krävs också förstärkning av enheten med en person, för att svara mot en utökad arbetsbelastning hänförlig till överprövningar, miljö- och socialakrav vid upphandling. Nya LOU antas också innebära ökade krav på formaliteter såsom viktning av anbudskriterier, vilket försvårar ett rationellt arbete. I ovanstående bedömning råder fortsatt osäkerhet avseende resultatet kopplat till vår varudepå, där vår leverantör Coor fortsatt misslyckats med månadsavstämningar och ett åtgärdsprogram måste framtvingas i syfte att via systemverktyg skapa bättre förutsättningar för ett korrekt underlag. Upphandlingscentrum Leopold Malmkvist Produktionsenhetschef 3

4 2. MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Kommentar Upphandlingscentrum följer upp nyckelindikatorer via kundenkät till verksamheten som genomförs hösten 2006 efter ett längre uppehåll sedan Detta sker med koordination till Resurscentrums enkät för de administrativa enheterna. Strategi 1: Bäst möjliga ekonomiska villkor skall uppnås vid varje upphandling. Affärsmässiga uppgörelser Nöjd kundindex 95 % Strategi 2: Avstämning med kunderna sker kontinuerligt eller efter avslutat uppdrag som löper problemfritt. Hålla överenskommen leveranstid. Nöjd kundindex 95 % Strategi 3: Kunderna skall alltid snabbt och enkelt erhålla service i form av information, stöd och upphandling. UC är alltid tillgängliga för utförandet av sitt uppdrag. Nöjd kundindex 95 %

5 3. FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Kommentar Upphandlingsverksamheten har i landstinget samlats hos UC för bla. säkra kvaliteten på upphandlingsprocessen, skapa bästa möjliga resultat av upphandlingarna och mest möjligt reducera de kommersiella riskerna för landstinget. Detta innebär att UC skall vara uppdaterade på lagförändringar, rättspraxis och utveckla sina processer, vilket mäts via nyckeltalen nedan. Vårt nyckeltal gällande överprövningar i Länsrätt visar på ett sämre än vanligt. Detta är att härleda till en allmän vilja att ifrågasätta landstingets beslut vid val av leverantör som också är en tendens generellt i Sverige. Antal prövningar är beroende av flera faktorer, däribland hur viktig affären är för den enskilda leverantören, hur strikt landstinget styr upp affären såsom genom att begränsa antal leverantörer, men också hur väl vi på ett pedagogiskt sätt förklarar i olika handlingar, våra villkor och beslut. Personalstyrkan är begränsat låg, vilket i sig visar på effektivt arbete, men en förstärkning är nödvändig på sikt i syfte att också klara utvecklingsarbete och inte endast operativt arbete. Strategi 1: Följsamhet till lagar och förordningar Följsamhet till LOU Överprövning i Läns- och Kammarrätt med till annan part. < 2 ggr./år Strategi 2: Följsamhet till lagar och förordningar Skadestånd Ersättning för skadestånd pga. fel som UC begått i upphandlingar Strategi 3: Via nya arbetssätt klara större åtagande utan motsvarande tillskott av personal. Samtliga upphandlingar inom LiÖ, även genomföra byggupphandling. Personalstyrka i operativt arbete. 5 <= 19 heltids tjänster DÅ

6 4. PROCESSPERSPEKTIVET Kommentar Strategi 3: Upphandlingscentrum följer upp nyckelindikatorer via enkät som utförs första gången sedan 2001, november et från denna enkät är således viktig för fortsatt arbete med kundfokusering. Upphandlingscentrum har verkat för samordnad benchmarking på det nationella planet, med avsikt att mäta ett antal nyckelindikatorer för de 21 st landstingen. Intresse och uppslutning är dock mycket tveksam, varför tvingats att lägga ned projektet. Mera begränsade benchmarking projekt, såsom det nu pågående avseende tvätt och textilförsörjningen, är således att vänta. Strategi 1: Utarbeta bra metoder och verktyg. Benchmarking Antal benchmarkingprojekt kontinuerligt / år Strategi 2: Identifiera brister och åtgärda dem skyndsamt. Åtgärd av uppdagad brist Korrigera mallar och checklistor / införa mallar och checklistor Inom 6 mån Strategi 3: Kundupplevelse inhämtas för återföring och korrigering Enkät genomförs mot kunder Nöjd kundindex 95 %

7 5. MEDARBETARPERSPEKTIVET Kommentar UC kan via nyckelindikatorer nedan och ett allmänt positivt i medarbetarenkäten, 2005, uppvisa ett mycket gott resultat i medarbetarperspektivet. De medarbetare som saknar individuella kompetensutvecklingsplaner skall alltid vara begränsat till de nyanställda som erhåller sådan plan vid vårt årliga PoU-samtal. Strategi 1: Skapa attraktiv arbetsplats. Gott ledarskap Genomförda utvecklingssamtal 100% 100 % 100 % God vi anda Landstingets medarbetarenkät * Bättre än genomsnittet hos LiÖ * >64% 80 % 80 % 2005 Strategi 2: Hög formell och reell kompetens. Kompetensutveckling utifrån kort- och långsiktiga uppdrag Individuella utvecklingsplaner 100% 90 % 100 % Strategi 3: Utifrån sitt uppdrag ska medarbetare motiveras att göra goda arbetsinsatser. Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Total sjukfrånvaro uttryckt i procent för aktuell period < 5,0 % Total andel långtidsfriska uttryckt i procent för aktuell period > 35 % 0 % 1, %

8 6. EKONOMIPERSPEKTIVET Kommentar Ekonomin för perioden januari - augusti visar ett sämre än budget, vilket är att förklara med utebliven kompensation för överförd personal till UC samt att brister i månadsavstämningar mellan Coor och LiÖ. Prognosen för helårsresultatet är dock positiv som från ett tidigare budgeterat nollresultat, ändras till en prognos för helåret med ett positivt resultat. För mera information, se gärna punkt 1 i detta dokument. Lönekostnadsutveckling avser central statistik, med innehåll av felaktigt bokfört avgångsvederlag samt överförd personal med annan lönehistorik. Strategi 1: Ekonomin i balans för att skapa utrymme för utveckling och omställning. (kkr) Uppföljning/anpassning Resultat > Strategi 2: Ekonomin ska ge handlingsfrihet Verksamheten är anpassad efter intäktsutvecklingen Lönekostnadsutveckling i procent jmf med motsvarande period ående år % * 23,1 6, * Anpassad till landstingsindex eller utökat anslag Strategi 3: Anpassa eventuell utökad omfattning för Upphandlingscentrum till möjlig besparing hos landstinget. Potentiella besparingar hos Relation mellan: Besparing / LiÖ som kan uppnås via utökat Kostnad uppdrag hos UC * Besparing 4 ggr. större än insatsen för att åstadkomma besparing. *

9 Ledningsstaben Annika Hjertkvist Blankett B1 PE-nr samt uppgiftslämnare: - obs anges i tkr Resultaträkning Finansieringsanalys 2006 Tillförda medel 2006 Landstingsbidrag Koncernbidrag Årets resultat 732 Patientavgifter sjukvård/tandvård Justering för avskrivningar 5 Försäljning av sjukvård/tandvård Försäljning av anläggningstillgångar bokf värde Försäljning av utbildning Minskning av långfristiga fordringar Övriga intäkter i landstigets huvudverksamhet Nya långfristiga lån Försäljning av övriga tjänster Minskning av förråd Statsbidrag Minskning av kortfristiga fordringar Bidrag för personal Ökning av kortfristiga skulder Övriga bidrag 900 Övrigt Försålt material, varor, övriga intäkter Summa tillförda medel 737 Summa intäkter * Lönekostnader Använda medel Arbetsgivaravgifter Nettoinvesteringar Övriga personalkostnader -385 Ökning av långfristiga fordringar Summa personalkostnader Amortering långfristiga lån Ökning av förråd Kostnader för köpt verksamhet Ökning av kortfristiga fordringar Verksamhetsnära material och varor Minskning av kortfristiga skulder Lämnade bidrag Övrigt Övriga verksamhetskostnader Summa använda medel 0 Summa övriga kostnader Summa kostnader Förändring av likvida medel 737 Avskrivningar -5 Verksamhetens nettokostnader 732 Finansiella intäkter 25 Finansiella kostnader -25 Resultat efter finansnetto 732 Årets resultat 732 *varav intäkter från nämnd/landstingsstyrelse Balansräkning Tillgångar (enl helårsbedömning) Eget kapital, avsättningar och skulde(enl helårsbedömning) Bokslut Bokslut Anläggningstillgångar Eget kapital Immateriella tillgångar Byggnader Balanserat eget kapital Mark Årets resultat Inventarier Summa eget kapital Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Avsättningar (endast finansfvt) Byggnadsinventarier Pensionsskuld Bilar och andra transportmedel Avsättning LÖF Jord-, skogs och trädgårdsmaskiner Övriga avsättningar Finansiell leasing Summa avsättningar 0 0 Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Långfristiga skulder Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Omsättningstillgångar Personalens skatter,avg o löneavdrag Förråd och lager Semesterlöneskuld, okomp övertid mm Kundfordringar Upplupna kostn o förutbet intäkter Övriga kortfristiga fordringar Övriga kortfristiga skulder Förutbet kostn o upplupna intäkter Summa kortfristiga skulder Kassa och bank Summa omsättningstillgångar Summa skulder Summa tillgångar Summa eget kap, avsättn o skulder

10 Annan rapportering Tjänsteställe Ledningsstaben Therese Baker Blankett 3A Förnyelseperspektivet Produktionsenhet: Upphandlingscentrum Uppgiftslämnare: Leopold Malmkvist Har kliniken genomfört någon strukturerad benchmarkingaktivitet? Ja Nej Förklaring: UC X Tvätt och textilservice nationellt med övr. landsting.

11 Annan rapportering Tjänsteställe Ledningsstaben Therese Baker Blankett 3C Medarbetarperspektivet Produktionsenhet: Upphandlingscentrum Uppgiftslämnare: Leopold Malmkvist Använder verksamhetsenheten Oliviamodellen för befattnings- utveckling? Ja Nej Förklaring: UC X Har produktionsenheten en dokumenterad strategi för medarbetarskap? Produktionsenhet X Ja Nej Förklaring: