Delårsrapport jan-mars Upphandlingscentrum

Transkript

1 Delårsrapport jan-mars Upphandlingscentrum Vision MEDBORGAR FÖRNYELSE PROCESS MEDARBETAR EKONOMI PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET Strategier Framgångsfaktorer Nyckelindikatorer Handlingsplaner

2 sidan 2 av 9 Innehållsförteckning Enhetschefens reflektion 3 Styrkorts, verksamhet och resultat 4 MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET (KOMMENTARER)... 4 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET... 6 PROCESSPERSPEKTIVET(KOMMENTARER)... 7 MEDARBETARPERSPEKTIVET (KOMMENTARER)... 8 EKONOMIPERSPEKTIVET... 9 Bilagor RESULTATRÄKNING FINANSIERINGSANALYS BALANSRÄKNING 2

3 sidan 3 av 9 Till Landstingsstyrelsen ENHETSCHEFENS REFLEKTION Ekonomin för perioden januari-mars visar ett utfall enligt budget. Vår samlade bedömning för helåret är ett negativt resultat på minus 600 tkr som dock kommer att finansieras med eget kapital. Enheten kommer att göra en förnyad mätning gällande kundernas syn på enheten under hösten 2008 varför inga nya mätvärden gällande nyckeltal finns att rapportera. Det administrativa arbetet har under 2008 ökat i omfattning på grund av att alla upphandlingar skall innefatta viktning av anbudskriterier vid upphandlingar med värde större än tkr. En större aktivitet från anbudsgivarna att överklaga tilldelningsbeslut har noterats under första kvartalet 2008 vilket medför ytterliggare administrativt arbete för enheten. Införandet av Agresso beställarportal har försenats i tid på grund av att ekonomidelarna har prioriterats gällande tillgängliga konsultresurser. Upphandlingscentrum beräknar att komma igång med Agresso beställningsmodul under tredje kvartalet Arbetstrycket har varit extra hårt första kvartalet på grund av att två vikarier har lärts upp för ersättningar gällande föräldraledigheter och tjänstledigheter. Upphandlingscentrum Leif Örnvall Tf. Produktionsenhetschef 3

4 sidan 4 av 9 STYRKORTSUPPFÖLJNING, VERKSAMHET OCH RESULTAT MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Kunder Upphandlingscentrum är en central upphandlingsfunktionen för Landstinget i Östergötland. Vi erbjuder våra kunder den service som resulterar i att landstingets verksamheter får utrustning, varor, tjänster och entreprenader med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till lägsta möjliga totalkostnad. Ur ett medborgarperspektiv beskrivs Upphandlingscentrums insats bäst som mesta möjliga vård för skattepengarna. Vid upphandling sker en säkring av att rätt funktion och kvalitet uppnås, vilket skapar trygghet och förtroende hos medborgaren, då upphandling sker i samverkan med expertgrupper/referensgrupper som med sin samlade kompetens beslutar om val av rätt produkt för hela landstinget. Enheten kommer att göra en förnyad mätning gällande kundernas syn på enheten under hösten 2008 varför inga nya mätvärden gällande nyckeltal finns att rapportera. 4

5 sidan 5 av 9 Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Bästa möjliga ekonomiska villkor skall uppnås vid varje upphandling Målvärde 1 Utfall 2 Senast Affärsmässiga uppgörelser Nöjd kundindex 4,0 Mätetal saknas Strategi 2: Avstämning med kunderna sker kontinuerligt eller efter avslut uppdrag som löper problemfritt Hålla överenskommen leveranstid Nöjd kundindex 4,0 3, Strategi 3: Kunderna skall alltid snabbt och enkelt erhålla service i form av information, stöd och upphandling. UC är alltid tillgängliga för utförandet av sitt uppdrag Nöjd kundindex 4,0 3, Enligt enhetens styrkort Senast mätta utfall under År och månad för mätning av senaste utfall 5

6 sidan 6 av 9 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Viktningar av anbudskriterier har införts i alla upphandlingar fr o m Arbetet med införande av Agresso beställningssystem har påbörjats med förberedelse av leverantörs och artikelregister. Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Följsamhet till lagar och förordningar Målvärde 4 Utfall 5 Senast Följsamhet till LOU Överprövning i Länsoch Kammarrätt med utfall till annan part < 2 ggr/år Strategi 2: Följsamhet till lagar och förordningar Skadestånd Ersättning för skadestånd p.g.a. fel som UC begått i upphandlingar 0 SEK/år Strategi 3: Via nya arbetssätt klara större åtagande utan motsvarande tillskott av personal Samtliga upphandlingar inom LiÖ, även genomföra byggupphandlingar Personalstyrka <= 19 heltidstjänster Enligt enhetens styrkort Senast mätta utfall under År och månad för mätning av senaste utfall 6

7 sidan 7 av 9 PROCESSPERSPEKTIVET Upphandlingscentrum planerade införande av Agresso har försenats på grund av begränsade konsultresurser, förseningen blir ca 6 månader. Ett mindre benchmarkingprojekt kommer att genomföras gällande inköpspris av förbrukningsmaterial. Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Utarbeta bra metoder och verktyg. Målvärde 7 Utfall 8 Senast Benchmarking Antal benchmarkingprojekt kontinuerligt/år Strategi 2: Identifiera brister och åtgärda dem skyndsamt. Åtgärd av Korrigera mallar och Inom uppdagad brist checklistor/införa mallar månader och checklistor Strategi 3: Kundupplevelse inhämtas för återföring och korrigering. Enkät genomförs mot kunder Nöjd kundindex 4-4, Enligt enhetens styrkort Senast mätta utfall under År och månad för mätning av senaste utfall 7

8 sidan 8 av 9 MEDARBETARPERSPEKTIVET Enheten har en relativt låg sjukskrivning. Frånvaron avser idag till huvudpart föräldraledighet (1 person) och tjänstledighet ( 1 person), som i sig innebär en ökad ansträngning på övriga medarbetare. Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Skapa attraktiv arbetsplats. Målvärde 10 Utfall 11 Senast 12 Gott ledarskap Genomföra utvecklingssamtal 100 % % Gott ledarskap Genomföra lönesamtal 100 % 100 % 100 % God vi-känsla Landstingets medarbetarenkät Bättre än genomsnittet hos LiÖ Uppfyllt Strategi 2: Hög formell och reell kompetens hos medarbetarna. Kompetensutveck- Individuella 100 % 100 % 100 % ling utifrån kort- utvecklingsplaner och långsiktiga uppdrag Strategi 3: Medarbetarna som motiveras att göra goda arbetsinsatser. Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Total sjukfrånvaro uttryckt i procent för aktuell period < 5,0 % 12,85 % 5,6 % Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Total andel långtidsfriska uttryckt i procent för aktuell period > 35 % 38,89 % 32,6 % Enligt enhetens styrkort Senast mätta utfall under År och månad för mätning av senaste utfall 8

9 sidan 9 av 9 EKONOMIPERSPEKTIVET Budgeten visar ett planerat negativt resultat. Upphandlingscentrums verksamhet kan för 2008 till största delen finansieras via ett uppräknat anslag om 3,5 % samt genom eget kapital. Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Ekonomin i balans för att skapa utrymme för utveckling och omställning. Målvärde 13 Utfall 14 Senast 15 Uppföljning/ Anpassning Resultat > 0-0,04 mkr 0,6MKR Strategi 2: Ekonomin skall ge handlingsfrihet. Verksamheten är anpassad efter intäktsutvecklingen 11,5% -3,9% Lönekostnadsutveckling i procent jämfört med motsvarande period föregående år Anpassad till landstingsindex eller utökat anslag Strategi 3: Anpassa eventuell utökad omfattning för Upphandlingscentrum till möjlig besparing hos landstinget. Potentiella besparingar hos LiÖ som kan uppnås via utökat uppdrag hos UC Relation mellan: Besparing/ Kostnad Besparing 4 ggr större än insatsen för att åstadkomma besparing - Ej varit aktuellt 13 Enligt enhetens styrkort Senast mätta utfall under År och månad för mätning av senaste utfall 9

10 552 Upphandlingscentrum Resultaträkning (tkr) Helårsbedömn Budget 2008 Bokslut 2007 Intäkter Landstingsbidrag Koncernbidrag Patientavgift sjukvård/tandvård Försäljning sjukvård tandvård Försäljning utbildning Övriga intäkter, huvudverksamhet Försäljning övriga tjänster Statsbidrag Bidrag för personal Övriga bidrag Sålt material varor övr intäkter Summa intäkter Kostnader Lönekostnader Arbetsgivaravgifter Övriga personalkostnader Summa personalkostnader Kostnader för köpt verksamhet -3 Verksamhetsnära material och varor Lämnade bidrag Övriga verksamhetskostnader Summa övriga kostnader Summa verksamhetens kostnader Avskrivningar Netto Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat före extraord poster Årets resultat Noter till resultaträkning:

11 Bilaga 1 PE nr Namn Finansieringsanalys Helårsbedömn Tillförda medel Årets resultat -620 Justering för avskrivningar 5 Försäljning av anläggningstillg (bokfört värde) Minskning av långfristiga fordringar Nya långfristiga lån Minskning av förråd Minskning av kortfristiga fordringar 0 Ökning av kortfristiga skulder Övrigt Summa tillförda medel -615 Använda medel Nettoinvesteringar Ökning av långfristiga fordringar Amortering av långfristiga lån Ökning av förråd 0 Ökning av kortfristiga fordringar Minskning av kortfristiga skulder 0 Övrigt Summa använda medel 0 Förändring av likvida medel -615 Noter till finansieringsanalysen: Investeringsredovisning Nettoinvestering Helårsbedömn Budget 2008 Bokslut 2007 Immateriella tillgångar Byggnader Mark Inventarier Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Summa Noter till Investeringsredovisning:

12 Bilaga Upphandlingscentrum Balansräkning (tkr) Helårsbedömn Bokslut 2007 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar Byggnader Mark Pågående investeringar maskiner och invent Inventarier 9 14 Datorutrustning Medicinskteknisk apparatur Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar 9 14 Omsättningstillgångar Förråd och lager Kundfordringar Övriga kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader o upplupna intäkter Kassa och bank Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Balanserat eget kapital Årets förändring Summa eget kapital Långfristiga skulder Långfristiga skulder Summa långfristiga skulder 0 0 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Personalens skatter, avgifter o övr löneavdrag Semesterlöneskuld, okomp övertid mm Upplupna kostnader o förutbetalda intäkter Övriga kortfristiga skulder Summa kortfristiga skulder Summa skulder Summa skulder och eget kapital Noter till balansräkningen