DNR Upph Delårsrapport. Jan- mars 2013 Upphandlingscentrum

Transkript

1 DNR Upph Delårsrapport Jan- mars 2013 Upphandlingscentrum

2 Innehållsförteckning Förvaltningsberättelse Produktionsenhetschefens reflektion 1 Medborgar-/ kundperspektivet 2 Processperspektivet 3 Medarbetarperspektivet 4 Ekonomiperspektivet 5 Fördjupad ekonomisk analys 6 Utfall nyckelindikatorer 7 Ekonomisk redovisning Helårsbedömning: Resultaträkning Kassaflödesanalys Investeringsredovisning Balansräkning

3 Delårsrapport Till Landstingsstyrelsen Produktionsenhetschefens reflektion Under 2012 startades ett förändringsarbete vid Upphandlingscentrum (UC) i syfte att förbättra och effektivisera inköps- och upphandlingsprocessen. Arbetet påverkar såväl vår egen organisation som samarbetet med andra verksamheter både inom och utanför Landstinget. Under 2013 gäller det för oss att få dessa förändringar att fungera som en naturlig del i vårt dagliga arbete. Flera resultat av det arbete som vi gör under 2013 kommer först att kunna redovisas under slutet av året. Vi har under årets första period startat upp vårt arbete med att knyta varje upphandling vi genomför till en ansvarig beställare bland landstingets verksamheter. Vi har också påbörjat ett arbete med att tillsammans med verksamheterna identifiera områden som ger oss möjligheter till ytterligare förbättrade upphandlingar. Under periodens första månader har UC och FM Centrum initierat en kartläggning av förbättringsåtgärder som finns i arbetsflödet kring beställning av varor från centraldepån. Kartläggningen genomförs medhjälp av en projektledare från FM Centrum. Internt inom Upphandlingscentrum fortsätter också vårt arbete med förbättringar och utveckling. Vi arbetar för att bättre utnyttja de IT-stöd som finns för planering och rapportering. Vi arbetar också med kompetensutveckling för våra medarbetare. Under perioden har UC ansvarat för planering och genomförande av utbildning inom LOU. Deltagare har varit dels våra egna medarbetare men också med deltagare från landstingen i Kalmar och Kronoberg. Vår största utmaning är just nu på personalsidan. Under 2013 har vi kommande pensionsavgångar. Flera offentliga verksamheter i Östergötland är också i stora behov av rekryteringar. Ett resultat av detta är en fortsatt god arbetsmarknad för upphandlare och vi ser en viss fortsatt rörlighet även hos oss. Upphandlingscentrum Helen Widin

4 Delårsrapport Medborgar-/ kundperspektivet Strategiskt mål Strategiskt mål 1 Hög tillgänglighet Strategiskt mål 2 - Stort förtroende för Upphandlingscentrums verksamhet Måluppfyllelse Strategiskt mål 3 - Delaktighet i inköpsprocessen Bedömning av måluppfyllelse I perspektivet arbetar vi under 2013 med ovanstående tre mål. Under rapporteringsperioden har vi arbetat med aktiviteter i samtliga mål men resultatet av dessa aktiviteter kommer i flera fall kunna följas först under senare del av Väsentliga insatser och resultat I de strategiska målen har följande aktiviteter genomförts/ påbörjats: Mål 1 - Hög tillgänglighet Våra uppdragsgivare ska ha en hög tillgänglighet vad gäller information kring och tillgång till avtal, samt att dessa ska fungera som en garant för en stabil leverans av varor och tjänster. Under perioden har vi följt vår lösningsgrad av ärenden i kundtjänst (vilket är ett kontinuerligt arbete) och också inlett ett arbete kring kartläggning av upphandlingsområden. Under perioden löses 80 % av ärendena i kundtjänst under dag 1. Vi arbetar på att förbättra svarsfrekvensen och kommer under året att arbeta på att ännu fler ärenden kan lösas direkt av FIXA. Vi har under perioden startat en kartläggning av ytterligare områden som kan vara föremål för upphandling. Arbetet leds från UC men sker i samverkan med landstingets övriga verksamheter. Kartläggningen kommer att redovisas i juni. Mål 2 Stort förtroende för Upphandlingscentrum Under perioden har 9 st. information/ utbildningsinsatser genomförts kring Upphandlingscentrums verksamhet och framtida samarbete med övriga centrum. Vi är därmed på god väg att nå de uppsatta målen för Mål 3 Delaktighet i inköpsprocessen Under periodens första månader har UC och FM Centrum initierat en kartläggning av de förbättringsåtgärder som finns i arbetsflödet kring beställning av varor från centraldepån. Kartläggningen genomförs med hjälp av en projektledare från FM Centrum och resultatet beräknas föreligga under juni. Vi har under årets första period startat upp arbetet med att knyta varje upphandling vi genomför till en ansvarig beställare i landstingets verksamhet. På sikt innebär detta att vi med bättre framförhållning och ett tydligare ägandeskap kan genomföra upphandlingar som är väl förankrade i verksamhetens behov.

5 Delårsrapport Processperspektivet Strategiskt mål Måluppfyllelse Strategiskt mål 1 - Kvalitetssäkrad upphandling Strategiskt mål 2 - Effektiv upphandling Strategiskt mål 3 - Minsta möjliga miljö och klimatpåverkan Bedömning av måluppfyllelse Under 2013 har tre strategiska mål inom perspektivet. För de två första målen kommer värdena för nyckelindikatorerna att redovisas på årsbasis. Detta för att de i flera fall är nya värden som ska arbetas fram under året. Arbete med detta är påbörjade och kommer att fortsätta under året. Väsentliga insatser och resultat I de strategiska målen har följande aktiviteter genomförts/ påbörjats: Mål 1 Kvalitetssäkrad upphandling Vi har under årets första period startat upp vårt arbete med att knyta varje upphandling vi genomför till en ansvarig beställare i landstingets verksamhet. På sikt innebär detta att vi med bättre framförhållning och ett tydligare ägandeskap kan genomföra upphandlingar som är väl förankrade i verksamhetens behov. Mål 2 Effektiv upphandling Ledningssystem För att tydliggöra arbetssätt och styrprinciper vid Upphandlingscentrum kommer vi under året att ta fram ett ledningssystem. Arbete med detta har startat under perioden och beräknas vara klart under hösten Väl utnyttjat IT-stöd För att bättre kunna planera upphandlingar och följa resultat av dessa har en översyn av stöd för projektplanering startat. UC kommer till så stor del som möjligt följa den av landstinget beslutade projektmodellen, anpassning kommer dock att ske till vårt befintliga verktyg för upphandling, TendSign. Vi har också startat ett arbete med att bättre kunna ta fram rapporter och statistik ur våra befintliga IT-stöd. Arbete med detta kommer att fortsätta under året. Befattningsutveckling Ett arbete har påbörjats med att ta fram befattningsutvecklingar för de olika rollerna vid Upphandlingscentrum. Genom detta förtydligas innebörden av de olika rollerna samt vilka utvecklingsmöjligheter som dessa ger. Mål 3 Minsta möjliga miljö och klimatpåverkan För medarbetare vid Upphandlingscentrum är det arbete med miljö- och klimatpåverkan en naturlig del i vårt arbete. I vårt arbete med kravspecifikationer arbetar vi ständigt med frågor kring miljöhänseende och klimat. Ett mål för oss är att tjänsteresor ska genomföras på ett miljöanpassat sätt.

6 Delårsrapport Medarbetarperspektivet Strategiskt mål Måluppfyllelse Strategiskt mål 1 - Ett aktivt medarbetarskap Strategiskt mål 2 - Kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag Strategiskt mål 3 - Organisatoriskt stöd i arbetet Strategiskt mål 4 - Gott ledarskap som skapar förutsättningar för goda verksamhetsresultat Bedömning av måluppfyllelse I perspektivet för medarbetare refererar samtliga nyckelindikatorer till medarbetarenkäten. Då denna genomförs under våren saknas värden för dessa i DÅ03. Även om mätvärdena saknas sker ett löpande arbete i perspektivet, framförallt har detta skett i de tre första målen. Väsentliga insatser och resultat Mål 1 Ett aktivt medarbetarskap Personal vid enheten engageras alltid då ska påbörjas vid enheten. Under perioden har arbete inletts med bl.a befattningsutveckling, ledningssystem, stöd för projektplanering och rapportpaket. I samtliga dessa projekt finns representanter från personalen. Intresset var stort och mer än 30 deltagare fanns med vid detta tillfälle. Hela utbildningspaketet genomfördes med deltagare från såväl Kronoberg som Kalmars läns landsting, vilket stödjer ett ökat kompetens- och erfarenhetsutbyte mellan våra landsting. Mål 3 Organisatoriskt stöd i arbetet Löpande uppföljningssamtal har införts för samtliga upphandlare i syfte att få en bättre balans i yrkesrollen. Mål 2 Kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag Upphandlingscentrum har ett pågående rekryteringsarbete där fokus ligger på att säkerställa kompetens kring LOU och praktisk erfarenhet av upphandlingsområden. Ett utbildningspaket kring LOU (grundkurs och fortsättningskurs) har genomförts för framförallt de nya medarbetare som tillkommit vid enheten under 2012/13. Samtliga medarbetare har erbjudits möjlighet att delta. För att sprida kunskap kring LOU erbjöds övriga stödcentrum möjlighet att vara med på första kursdagen som innehöll en introduktion till LOU.

7 Delårsrapport Ekonomiperspektivet Strategiskt mål Strategiskt mål 1 - Ekonomi som ger handlingsfrihet Strategiskt mål 2 - Effektiv upphandling Måluppfyllelse Bedömning av måluppfyllelse Upphandlingscentrum beräknas redovisa ett negativt resultat på -0,4 mkr. Med hänsyn till en fortsatt hög personalomsättning har personal-kostnaderna stigit kraftigt. Dock bedöms Upphandlingscentrum med hjälp av ett beviljat tillskott på 2,9 mkr klara beviljat Budgetunderskott på -0,4 mkr. Väsentliga insatser och resultat Den ökade rörlighet som vi sett på personalsidan kommer att belasta ekonomin med ökade personalkostnader och insatser inom HR-området. Vi har också en ökad kostnad för införandet av kundtjänst från och med oktober månad Kundtjänstens uppgift är att avlasta upphandlarna med löpande uppgifter så att de kan koncentrera sig på de mer komplicerade arbetsuppgifterna kring upphandling av varor och tjänster. Fortsatt satsning på personal inbegriper nu planerad rekrytering av ytterligare en jurist

8 Delårsrapport Fördjupad ekonomisk analys Helårsbedömningen 2013 beräknas till -0,4 mkr, vilket i princip uteslutande beror på, den fortsatta personalomsättningen. Detta medför rekryteringskostnader och en dubbelbemanning under delar av året för att säkerställa återbesättning vid pensionsavgångar. Dessutom tillkommer konsultkostnader för att upprätthålla servicen. I princip kan man säga att hur bemanning och därmed personalkostnaderna utvecklar sig under ett år är avgörande UC:s resultat. Under 2013 vidtas åtgärder för att säkra verksamheten för framtiden, detta avser både volymer av personal och deras kompetensprofiler. Under slutet av 2012 rekryterades upphandlingsassistenter för att hjälpa till att sköta administrationen kring upphandlingar. Detta tillsammans med att UC numera nyttjar FIXA som kundtjänst, kommer att frigöra tid för upphandlarna så att dessa kommer att kunna ägna tid åt mer kvalificerade arbetsuppgifter inom upphandlingsområdet. UC har och kommer även framgent att ha bekymmer med differens mellan utlevererat men ännu inte inlevererat gods, vilket ger ett underskott i för Centraldepån. Underskottet täcks dock vid varje delårsbokslut av Finansförvaltningen för att inte ge ett missvisande resultat på UC. Detta påverkar dock inte våra kunders periodresultat där redovisade kostnader materialkostnader i princip först vid årsbokslutet blir rättvisande. UC kommer under våren att se över denna hantering för att ge våra kunder ett mer korrekt periodresultat Den ekonomiska hanteringen av detta kommer under våren att ses över för att få mer rättvisande resultat framför allt för våra kunder.

9 Delårsrapport Utfall nyckelindikatorer Medborgarperspektivet Strategiskt mål 1 -Hög tillgänglighet Framgångsfaktor Avtal som täcker verksamhetens behov God service Nyckelindikator Antal kompletterande specialbeställningar ej kopplade till avtal * Antal beställnings-rader i Agresso utförda av verksamheten direkt till leverantör Svarstider på ärenden i kundtjänst - % av ärenden som svaras på dag 1 Värden Tillgänglighet Flexibilitet Tydlighet Utfall Målvärde Föregående utfall 25% -- 30% 03, 08, Ska öka N/A 08, Ska minska 3,7 3,8 3,8 80% Nytt värde N/A 03, 08, Mättidpunkt Måluppfyllelse Källa kundenkät Skala 1-5, 5 repr bästa värde. Strategiskt mål 2 - Stort förtroende för Upphandlingscentrums verksamhet Nöjda uppdragsgivare med ett högt förtroende för UC Värden Kvalitet Dialog 3,8 3,3 N/A 3,55 2,46 Källa kundenkät Skala 1-5, 5 repr bästa värde Kompetens kring UC:s verksamhet inom LiÖ Leverans i tid av beställda upphandlingsuppdrag Kommentar: Teknisk lösning krävs Antal genomförda information- /utbildningsinsatser Strategiskt mål 3 - Delaktighet i inköpsprocessen Ska öka N/A Ny, ingångsvärde saknas 08, , 08, Väl tillvaratagen kompetens från referensgruppens medlemmar Värden Min kompetens bidrar Rätt kompetens från mig Definierat och målsatt N/A Saknas, nytt Strategiskt upphandlingsarbete Antal genomförda analys- och strategifaser med ansvarig beställare i verksamheten Ska öka N/A Saknas, nytt * På grund av problem med vårt IT-stöd gällande beställningar har vi svårt att ta fram tillförlitliga uppgifter kring specialbeställningar ej kopplade till avtal. Vi återkommer med denna punkt vid DÅ08.

10 Delårsrapport Processperspektivet Strategiskt mål 1 Kvalitetssäkrad upphandling Framgångsfaktor Tydligt ägarskap av upphandlingar Effektivt referensgruppsarbete Källa: Enkät till referensgruppers medlemmar Nyckelindikator Antal upphandlingar med definierad ägare i verksamheterna Värden Väl utnyttjad tid Avsatt tid för referensgruppsarbete kontra faktiskt utfall Utfall Målvärde Föregående utfall 100% N/A 20% Definierat och målsatt N/A Saknas, nytt Mättidpunkt Måluppfyllelse Tydliga och relevanta förfrågningsunderlag Värden Tydliga förfrågnings-underlag Relevanta förfrågningsunderlag Definierat och målsatt N/A Saknas, nytt Källa: Enkät till anbudslämnare Strategiskt mål 2 Effektiv upphandling Tydliga arbetsprocesser Andel definierade arbetsprocesser internt hos UC Andel överenskomna arbetsprocesser mellan UC och uppdragsgivare 75% N/A 40% 60% N/A 15% Väl utnyttjat IT-stöd Antal processer med IT-stöd, där så är tillämpligt 60% N/A Saknas, nytt Mätbara resultat Fastställa tillämpliga nyckeltal för Intern effektivitet UC Effektivitet i samarbete med uppdragsgivare Attraktiv som kund Definierat och målsatt N/A Saknas, nytt Strategiskt mål 3 Minsta möjliga miljö och klimatpåverkan Styrning som stödjer ett systematiskt miljöarbete Ställa miljökrav vid upphandlingar där miljökrav är planerade utöver generella miljökrav Genomföra tjänsteresor med miljöklassade hyrbilar alternativt tåg UC ska uppfylla landstingets minimikrav för miljöarbete (RH-check miljö) Antal genomförda upphandlingar med planerade ställda miljökrav utöver generella miljökrav Förstahandsval vid tjänsteresor med miljöklassade hyrbilar alternativt tåg 100% N/A 100% DÅ08, 100% N/A 100% DÅ08, 100% N/A 100% DÅ03, 08,

11 Delårsrapport Medarbetarperspektivet Strategiskt mål 1 Ett aktivt medarbetarskap Framgångsfaktor Ökad delaktighet Källa: Medarbetarenkät Nyckelindikator Medarbetare som upplever att man på den egna enheten/avdelningen har ett öppet klimat högt i tak. Utfall Målvärde Föregående utfall 87 N/A 84 DÅ08 Medarbetare som vill ta eget ansvar 80 N/A 77 DÅ08 Mättidpunkt Måluppfyllelse Medarbetare som upplever sig delaktiga i enhetens/avdel-ningens utveckling. 87 N/A 84 DÅ08 Bästa möjliga möten Medarbetare som upplever att man på den egna enheten/avdelningen bemöter varandra väl. Medarbetare som upplever att man på den egna enheten/avdelningen bemöter uppdragsgivare/ leverantörer väl. 90 N/A 86 DÅ08 90 N/A 87 DÅ08 Strategiskt mål 2 Kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag En attraktiv arbetsgivare för vilken många vill arbeta Medarbetare som känner att landstinget är en attraktiv arbetsgivare 61 N/A 57 DÅ08 Källa: Medarbetarenkät Strukturerat och långsiktigt arbete med kompetensförsörjning Goda lärmiljöer Medarbetare som känner stolthet över att vara en del av verksamheten där man jobbar. Framtagen handlingsplan för kompetensförsörjning Medarbetare som upplever att närmaste chef stimulerar till kompetensutveckling 85 N/A 79 DÅ08 75% N/A Saknas DÅ08 73 N/A 69 DÅ08 Medarbetare som upplever att de lär sig nya saker i sitt arbete 86 N/A 83 DÅ08

12 Delårsrapport Strategiskt mål 3 Organisatoriskt stöd i arbetet Ledarskap med tydliga mål Källa: Medarbetarenkät Sätter upp tydliga mål 85 N/A 81 DÅ08 Återkopplar resultat 80 N/A 73 DÅ08 Tillgång till information som behövs i arbetet Väl fungerande informationskanaler 65 N/A 62 DÅ08 Källa: Medarbetarenkät Balans i yrkesrollen Tillräckligt med tid 55 N/A 44 DÅ08 Källa: Medarbetarenkät Inga besvär av stress 55 N/A 44 DÅ08 Strategiskt mål 4 Gott ledarskap som skapar förutsättningar för goda verksamhetsresultat Förtroende Förtroende för närmsta chef 83 N/A 79 DÅ08, Källa: Medarbetarenkät Individuellt stöd Ger stöd och hjälp 75 N/A 71 DÅ08, Källa: Medarbetarenkät Ger återkoppling feedback 70 N/A 64 DÅ08, Medarbetare får ta eget ansvar 89 N/A 87 DÅ08, Arbetsglädje Roligt att gå till jobbet 80 N/A 75 DÅ08 Källa: Medarbetarenkät

13 Delårsrapport Ekonomiperspektivet Strategiskt mål 1 Ekonomi som ger handlingsfrihet Framgångsfaktor Positivt ekonomiskt resultat 2015 Nyckelindikator Resultaträkning, helårsbedömning/årsbokslut Strategiskt mål 2 Effektiv upphandling Kostnadseffektivitet över tid och som står sig väl i nationell jämförelse Levererad rapport till ledningsrapporten kring andel köp från avtalsbundna leverantörer Andel köp från avtalsbundna leverantörer - antalet köp från leverantörer som har avtal med LiÖ i förhållande till det totala antalet köp. Utfall Målvärde Föregående utfall +0,3-0,7-1,2 DÅ03, DÅ08, DÅ03, DÅ08, 87% 98% 80% DÅ03, DÅ08, Mättidpunkt Måluppfyllelse Uppföljning av ekonomisk påverkan av genomförda upphandlingar Besparingspotential Definierat och målsatt N/A Saknas, nytt Färgsättning för måluppfyllse sker enligt: Tillfredställande resultat Inte helt tillfredställande resultat Otillfredställande resultat Uppgift saknas/ej möjligt att värdera

14 Bilaga Upphandlingscentrum i Österg Helårsbedömning 03 Resultaträkning (tkr) Aktuell helårsbedömning Föregående helårsbedömning Ack utfall 03 Budget 2013 Bokslut 2012 Not Intäkter Försäljning sjukvård/tandvård Försäljning övriga tjänster Övriga bidrag Försålt mtrl varor övr intäkt Summa Intäkter ) Personalkostnader Lönekostnader Arbetsgivaravgifter Övriga personalkostnader Summa Personalkostnader Övriga kostnader Kostnader för köpt verksamhet Verksamhnära material o varor Övriga verksamhetskostnader Summa Övriga kostnader ) Avskrivningar Avskrivningar Summa Avskrivningar Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Finansiella intäkter Finansiella kostnader Summa Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Årets resultat Noter till resultaträkningen: Not 1) Observera att hela omslutningen för Centraldepån ca 150 mkr ingår i hela Resultaträlningen Not 2) Kostnader för Fixa (hantering av beställningar), tillkomm under senare delen av 2012

15 Bilaga Upphandlingscentrum i Österg Kassaflödesanalys Aktuell helårsbedömning DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat -400 Justering för av- och nedskrivningar 182 Justering för gjorda avsättningar pensioner Justering för övriga avsättningar Justering för ianspråktagna avsättningar Justering för övriga ej likviditetspåverkande poster Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital -218 Ökning/minskning kortfristiga fordringar 0 Ökning/minskning förråd och varulager 0 Ökning/minskning kortfristiga skulder 218 Kassaflöde från den löpande verksamheten 0 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar Försäljning av immateriella anläggningstillgångar Investering i materiella anläggningstillgångar Försäljning av materiella anläggningstillgångar Bidrag materiell anläggningstillgång (långfristig skuld) Investering i finansiella anläggningstillgångar Försäljning av finansiella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten 0 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån Amortering av skuld Ökning långfristiga fordringar Minskning av långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten 0 Justering av ingående eget kapital Årets kassaflöde 0 Likvida medel vid årets början 0 Likvida medel vid årets slut 0 Noter till kassaflödesanalysen:

16 552 Upphandlingscentrum i Österg Investeringsredovisning Bilaga 1 Föregående Investeringar Aktuell helårsbedömning helårsbedömning Budget 2013 Bokslut 2012 Immateriella tillgångar Byggnader Mark Inventarier Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Summa Noter till investeringsredovisning:

17 Bilaga Upphandlingscentrum i Österg Balansräkning (tkr) UB Aktuell helårsbed 2013 IB Bokslut 2012 Not TILLGÅNGAR Inventarier Summa Anläggningstillgångar Förråd mm Förutbet kostn upplupna intäkt Kassa och bank 0 0 Summa Omsättningstillgångar ) 2) SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Balanserat eget kapital 0 0 Årets resultat Justering av eget kapital Summa Verksamhetens eget kapital ) Leverantörsskulder Semlöneskuld okomp övertid mm Övriga kortfristiga skulder Summa Skulder ) SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Noter till balansräkningen: Not 1) Utlevererat gods från centraldepån, finns inte 2011, men from 2012, med hänsyn till Systembyte. Not 2) Negativt saldo (-218 tkr) på Kassa och bank är flyttat till Övriga kortfristig skulder Not 3) Negativt Eget kapital täcktes 2012 av Finansförvalbningen