Delårsrapport jan-mars 2008 Informationscentrum

Transkript

1 Delårsrapport jan-mars 2008 Informationscentrum Vision MEDBORGAR FÖRNYELSE PROCESS MEDARBETAR EKONOMI PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET Strategier Framgångsfaktorer Nyckelindikatorer Handlingsplaner

2 Innehållsförteckning Enhetschefens reflektion 3 Styrkortsuppföljning, verksamhet och resultat 4 MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET... 5 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET... 6 PROCESSPERSPEKTIVET... 7 MEDARBETARPERSPEKTIVET... 7 EKONOMIPERSPEKTIVET... 8 Bilagor 1 HELÅRSBEDÖMNING RESULTATRÄKNING MM 2

3 Till Landstingsstyrelsen ENHETSCHEFENS REFLEKTION Informationscentrums uppdrag följs i stort sett enligt planeringen. Året har startat med att vi förbereder för olika insatser för att stärka chefer i deras kommunikativa roll. Kommunikationsmässigt har de tre första månaderna haft fokus på landstingets ansträngda ekonomi. Vi startar också året med en ny arbetsmodell för webbarbetet. Modellen bygger på samma princip som för det dagliga snabba nyhetsflödet med andra ord en form av helpdesk till dem som arbetar med webben lokalt. 3

4 STYRKORTSUPPFÖLJNING, VERKSAMHET OCH RESULTAT Kommunikation - ett viktigt verktyg för effekt Att arbeta aktivt med kommunikation är en framgångsfaktor. Vi människor översvämmas dagligen av olika budskap där mängder av olika aktörer vill få vår uppmärksamhet vi ska köpa något, tycka något, agera eller reagera. Vi söker också själva aktivt dagligen mängder av information för att få ökad kunskap, kunna reagera, agera eller helt enkelt bara veta om olika saker. Landstinget som organisation liksom alla andra aktörer måste nå ut med budskap till olika målgrupper. Vi ska berätta om beslut och händelser ur ett demokratiskt perspektiv. Vi ska också ge fakta om vilket utbud vi har, öppettider, rättigheter, hälsofrämjande åtgärder osv. Vi ska också verka för att skattebetalarna känner trygghet i den vård som bedrivs den dag de är i behov av den. I landstinget har över människor sin arbetsplats den interna informationen är också viktig att den fungerar på ett bra sätt. Att man ska planera sin kommunikation och fundera över till vem man vill kommunicera och vad man vill ha för effekt är a och o. Men för att göra detta krävs verktyg och kunskap om kommunikation. Många företag och organisationer arbetar aktivt med att stärka chefens kommunikativa roll genom utbildningar och förhållningssätt och genom mallar och riktlinjer. För, alla undersökningar visar att det är chefen som är den viktigaste informationskällan på en arbetsplats. Hälso- och sjukvården i Sverige har övergripande ungefär samma frågor på sin agenda oavsett region eller landsting. Därför är nationella gemensamma satsningar och samarbete allt mer nödvändigt för att tränga igenom informationsbruset. Integrerade budskap i många olika kanaler samtidigt är också något som är nödvändigt. Nätverk och samarbete mellan informationsavdelningarna i landet blir allt vanligare. Webben är i allt högre grad den viktigaste kanalen. Pappersprodukter lär dock leva kvar i många år framöver. Webben utvecklas snabbt. Den är nu en arena för kommunikation, debatt, tjänster, informationsinhämtande etc. Landstinget i Östergötlands informations- och kommunikationsverksamhet står sig bra i relation till andra landsting och regioner, speciellt när det gäller den snabba dagliga informationen/kommunikationen. Vi har en hög trovärdighet för vår webb den står för aktualitet, seriositet och djup. Vad som behöver utvecklas inom Landstinget i Östergötland är den planerade kommunikationen. Vi behöver vara uthålliga och arbeta mer aktivt med färre ämnen i taget och målgruppsanpassning. Vi behöver också stärka chefernas kommunikativa roll. 4

5 MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Informationscentrum följer landstingsledningens styrkort. Därmed finns inte nyckeltal för alla strategier. I övrigt styrs Informationscentrums arbete av dokumentet Riktlinjer för kommunikation. De ämnen som varit i fokus för uppmärksamhet/aktiviteter under första delen av 2008 är: - Landstingets ekonomiskt ansträngda läge - Patientsäkerhet - US framtid och vision - Upphandlingen vid lasarettet i Motala Bedömning av måluppfyllelse Kommunikation kring landstingets ekonomiska läge är svår då detta handlar om många olika faktorer inte bara ett informationsproblem utan också bland annat ett pedagogiskt problem ekonomi är svårt och speciellt kring ekonomi på systemnivå. Landstinget går plus på totalen men minus i sjukvården. Bedömning är att information inte nått ut i organisationen kring det allvarliga läge som är i landstinget. En utvärdering kring hur informationen nått ut och uppfattas pågår. Kommunikation kring patientsäkerhet och upphandlingen vid Lasarettet i Motala har fungerar mycket bra. Samma gäller all det dagligt snabba informationsflödet. Cirka 20 procent av det som återges i media kring landstinget i östergötland är direkt genererat från de artiklar som vi själva har lagt ut i ämnet på vår webbplats. 5

6 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Introduktionsprogram för nyanställda tas fram tillsammans med HR-funktionen. Den första introduktionen ska genomföras den 13 maj. Till detta har bland annat en film gjorts som ska visa mångfalden i verksamheter inom organisationen. Till ledardagen som arrangeras den 16 april kommer föredrag att hållas kring chefen och dess kommunikationsansvar. Till vår hjälp har vi anlitat konsult från nordisk kommunikation som föredragshållare. (Denna dag ställdes in i början av april då det stod klart att vårdkonflikten kunde bryta ut den 21 april). För att ytterligare få kunskap om hur information når fram och uppfattas i organisationen genomfördes i mars en enkät till 500 chefer och lika många medarbetare. Det ämne vi valde att fråga kring var informationen kring landstingets ansträngda ekonomi. Utveckling av olika patienttjänster för webbplatsen har sjösatts, bland annat klamydia-test via nätet (ett samarbete med region Skåne) samt så kallade filmisar. Här har familjer som fått barn möjlighet att skicka en filmad hälsning (samarbete med Kanal Lokal). Den klagomålsmodul som ska finnas på vår externa webbplats har startat på försök hos tre verksamheter under perioden. Breddinförande ska ske hösten Socialstyrelsen rekommenderar alla som har fått blod att testa sig för hepatit C. En nationell informationskampanj för att nå invånarna startade vecka 14. För att få bra effekt samordnades kampanjstarten med landstinget i Jönköping samt Sörmland. Planering pågår att använda butiks-tv för vissa av våra budskap som vi idag har via Kanal Lokal samt på skärmar på Universitetssjukhuset. Utbildningsdagar/föredrag planeras att hållas för de cirka 500 webbanvändare som finns i organisationen. Kommunikationsämnet ska komma in som en naturlig del i landstingets ledarutvecklingsprogram. Modul kring chefen som kommunikatör planeras. Bedömning av måluppfyllelse De olika utvecklingsarbetena går i stort sett enligt plan. 6

7 PROCESSPERSPEKTIVET Under perioden har den nya landstingskatalogen tryckts och distribuerats. Under samma tid har vi också producerat ett nummer av hushållstidningen Hälsotecken. Vi har haft ett 70 tal artiklar på vår nyhetsplats på intranätet Lisa liksom externt på En utvärdering av 14-dagarsLisa, som är en utskriftsvariant av de nyheter som läggs på webbplatsen, gjordes under vecka 13. Resultatet visar att 14-dagarsLisa fyller ett behov och att vi ska fortsätta att producera den. Upphandling av konsulter för mediaträning blev klar under perioden. Arbetsprocessen kring webbarbetet har pågått under hela perioden som försök. Vid utvärdering i slutet av perioden kan konstateras att denna modell som innebär att det alltid finns en person tillgänglig enligt schema som helpdesk-funktion har fungerat mycket väl. Vissa justeringar i arbetsmomenten har gjorts. Bedömning av måluppfyllelse Landstingskatalogen kunde vi producera till ett pris under budgeterat. Hälsotecken däremot blev, detta nummer, något dyrare än budget. Samtliga produkter har hållit tidschema och kommit ut på angivet datum. Den nya arbetsmodellen för att kvalitetssäkra webbarbetet har fungerat mycket bra. MEDARBETARPERSPEKTIVET En person har sagt upp sig för nytt arbete utanför landstinget. Rekrytering har påbörjats för efterträdare. Flertalet av informationscentrums medarbetare sitter fortfarande i provisoriska lokaler. Klart är att inflyttning ska ske till ordinarie lokaler i landstingshuset vecka 24. Gemensam dag genomfördes i mitten av mars på Brigaden för att gå igenom medarbetarenkätens resultat samt handlingsplan. Bedömning av måluppfyllelse Gemensam dag för att diskutera medarbetarenkätens resultat resulterade i flera olika punkter i handlingsplan. Bland annat justerades tider och innehåll i våra gemensamma möten. 7

8 EKONOMIPERSPEKTIVET Informationscentrum ligger bättre till än budget för närvarande. Bland annat beror det på att några av de aktiviteter som skulle genomföras skjuts till hösten. (ledardagen samt föredrag/utbildningsdag för webbanvändare i organisationen) Lönekostnadsutvecklingen är tom mars -4,9 %. Detta beroende på att vakanser ännu ej rekryterats. Bedömning av måluppfyllelse Helårsbedömningen är ett nollresultat. 8

9 059/Informationscentrum Resultaträkning (tkr) Helårsbedömn Budget 2008 Bokslut 2007 Intäkter Landstingsbidrag Koncernbidrag Patientavgift sjukvård/tandvård Försäljning sjukvård tandvård Försäljning utbildning Övriga intäkter, huvudverksamhet Försäljning övriga tjänster Statsbidrag Bidrag för personal 6 Övriga bidrag Sålt material varor övr intäkter 35 Summa intäkter Kostnader Lönekostnader Arbetsgivaravgifter Övriga personalkostnader Summa personalkostnader Kostnader för köpt verksamhet Verksamhetsnära material och varor Lämnade bidrag Övriga verksamhetskostnader Summa övriga kostnader Summa verksamhetens kostnader Avskrivningar Netto Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat före extraord poster Årets resultat

10 059/Informationscentrum Finansieringsanalys Helårsbedömn Tillförda medel Årets resultat Justering för avskrivningar 7 Försäljning av anläggningstillg (bokfört värde) Minskning av långfristiga fordringar Nya långfristiga lån Minskning av förråd Minskning av kortfristiga fordringar Ökning av kortfristiga skulder Övrigt Summa tillförda medel 7 Använda medel Nettoinvesteringar Ökning av långfristiga fordringar Amortering av långfristiga lån Ökning av förråd Ökning av kortfristiga fordringar Minskning av kortfristiga skulder Övrigt Summa använda medel 0 Förändring av likvida medel 7 10

11 059/Informationscentrum Balansräkning (tkr) Helårsbedömn Bokslut 2007 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Inventarier 7 14 Datorutrustning Medicinskteknisk apparatur Bilar och andra transportmedel Summa anläggningstillgångar 7 14 Omsättningstillgångar Förråd och lager Kundfordringar 8 8 Övriga kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader o upplupna intäkter 0 Kassa och bank Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Balanserat eget kapital Årets förändring Summa eget kapital Långfristiga skulder Långfristiga skulder Summa långfristiga skulder 0 0 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Semesterlöneskuld, okomp övertid mm Upplupna kostnader o förutbetalda intäkter 6 6 Övriga kortfristiga skulder 2 2 Summa kortfristiga skulder Summa skulder Summa skulder och eget kapital