Produktionsenheten 552 Upphandlingscentrum i Östergötland balanserade styrkort inklusive årsbudget 2006

Transkript

1 Produktionsenheten 552 Upphandlingscentrum i Östergötland balanserade styrkort inklusive årsbudget 2006 Vision MEDBORGAR FÖRNYELSE PROCESS MEDARBETAR EKONOMI PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET Strategier Framgångsfaktorer Nyckelindikatorer Handlingsplaner (12)

2 Innehållsförteckning Inledning 3 INLEDNING 3 Uppdrag/ verksamhetsidé/ vision 4 Medborgar-/ kundperspektivet 5 Förnyelseperspektivet 6 Processperspektivet 7 Medarbetarperspektivet 8 Ekonomiperspektivet 9 Aktuell ekonomi 10 Förslag till beslut 11 Styrkortskarta (12)

3 INLEDNING Upphandlingscentrums (UC) verksamhet styrs till stor del av lagar och förordningar, något som kraftigt ökat arbetsmängden efter införandet av Tilldelningsbeslut och rätt till överprövning av landstingets beslut om leverantörsval. Under år 2006 sker nästa stora förändring, av Lagen om Offentlig Upphandling, LOU som innebär att lagens skrivs om och därmed också förutsättningarna för vårt arbete. Vi tvingas bl a införa viktning av anbudsutvärderingskriterier som komplicerar upphandlingarna med mera formalia, men också nya möjligheter införs i form av elektroniska auktioner som visserligen kräver stora personella insatser men också visat sig ge extremt fina upphandlingsresultat. Till detta kommer att enheten gör riktade insatser där upphandlingar tidigare ej skett och att vi medverkar vid omfattande privatisering av verksamheter. För att möta den ökade omfattning av upphandlingar som åläggs enheten, fortsätter arbetet år 2006 med att allt fler områden avses att täckas via ramavtal, varför en ytterligare förskjutning av arbetet sker mot upphandlingar och färre direkta insatser såsom avrop och beställningar. Vår vision som ännu ej kunnat infrias kvarstår, ett införande av en beställningsportal hos landstinget, denna innebär att vi nästan helt kan avlasta enheten från avrop och beställningar och spara resurser, marknaden är dock omogen varför vi tvingas avvakta och förbättra i det mindre perspektivet. Under 2006 överförs upphandling inom bygg och fastighet till UC och med detta svarar UC för all upphandling inom landstinget. Syftet är att säkra kvaliteten på upphandlingarna, minska affärsriskerna och uppnå en bättre affärsmässighet (12)

4 UPPDRAG/ VERKSAMHETSIDÉ/ VISION Upphandlingscentrum är en servicefunktion med strategiskt och operativt ansvar för upphandling av utrustning, varor, tjänster och entreprenader för Landstinget i Östergötland. Vår ambition är att med, god produktkunskap bra marknadskännedom professionellt agerande kännedom om lagar och förordningar Erbjuda våra kunder den service som resulterar i att landstingets verksamheter får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till lägsta möjliga totalkostnad. Upphandlingsvolymen som handläggs inom enheten är av betydande omfattning. Val av leverantör, beslut om sortiment, funktion och kvalitet etc. berör ett stort antal människor. Vår anskaffning måste därför baseras på välgrundade beslutsunderlag. Besluten sker i samråd med uppdragsgivare, material- och sortimentsgrupper, teknisk och medicinsk expertis m fl. Vision Att våra kunder och intressenter ser oss som den bästa leverantören av upphandlingstjänster och som en erkänd resurs inom specialiteten (12)

5 MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Inledning Kunder Upphandlingscentrum är en central upphandlingsfunktionen för Landstinget i Östergötland. Vi erbjuder våra kunder den service som resulterar i att landstingets verksamheter får utrustning, varor, tjänster och entreprenader med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till lägsta möjliga totalkostnad. Ur ett medborgarperspektiv beskrivs Upphandlingscentrums insats bäst som mesta möjliga vård för skattepengarna. Strategi 1: Bäst möjliga ekonomiska villkor skall uppnås vid varje upphandling. Affärsmässiga uppgörelser Nöjd kundindex 95 % Strategi 2: Avstämning med kunderna sker kontinuerligt eller efter avslutat uppdrag som löper problemfritt. Hålla överenskommen leveranstid Nöjd kundindex 95 % Strategi 3: Kunderna skall alltid snabbt och enkelt erhålla service i form av information, stöd och upphandling. UC är alltid tillgängliga för utförandet av sitt uppdrag Nöjd kundindex 95 % (12)

6 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Inledning Viss förnyelse av verksamheten tvingas fram för att möta ändrade lag- och formkrav på upphandlingar, med största omfattning koncentrerad till LOU. Andra delar förnyas för att ytterligare förbättra och effektivisera verksamheten. Strategi 1: Följsamhet till lagar och förordningar Följsamhet till LOU Överprövning i Läns- och Kammarrätt med utfall till annan part. < 2 ggr./år Strategi 2: Följsamhet till lagar och förordningar Skadestånd Ersättning för skadestånd pga. fel som UC begått i upphandlingar 0 SEK/år Strategi 3: Via nya arbetssätt klara större åtagande utan motsvarande tillskott av personal. Samtliga upphandlingar inom LiÖ, även genomföra byggupphandling. Personalstyrka <= 19 heltids tjänster (12)

7 PROCESSPERSPEKTIVET Inledning Upphandlingscentrum skall via sina processer säkra att upphandlingar utförs med uppfyllande av lagar och förordningar, därtill affärsmässigt. Genom egen och verksamhetens omvärldsbevakning, benchmarking och kommunikation med våra kunder och leverantörer, utarbetar vi bra metoder och verktyg. Strategi 1: Utarbeta bra metoder och verktyg. Benchmarking Antal benchmarkingprojekt kontinuerligt / år 2 Strategi 2: Identifiera brister och åtgärda dem skyndsamt. Åtgärd av uppdagad brist Korrigera mallar och checklistor / införa mallar och checklistor Inom 12 månader. Strategi 3: Kundupplevelse inhämtas för återföring och korrigering Enkät genomförs mot kunder Nöjd kundindex 95 % (12)

8 MEDARBETARPERSPEKTIVET Inledning Under år 2005 lämnade totalt en person UC efter bildandet av FC. Personen som lämnat oss är vår avtalscontroller för uppföljning av de större entreprenaderna som är ett resultat av den kraftsamling som sker på kärnverksamheten i landstinget. Med förändringen är UC:s uppgift åter skild från beställarverksamhet och fokus ligger på upphandling, där FC är en av uppdragsgivarna. Upphandling inom bygg och fastighet innebär att UC avser att förstärka resurserna med en person vid inledningen av Arbetet med rehabilitering har fallit mycket väl ut och har bidragit att säkra den nu uppnådda friskheten på enheten. En viktig del i detta arbete är att skapa motivation och arbetsglädje på arbetsplatsen, bl a genom att alla känner till arbetsplatsens mål. Vi skall av samma anledning återuppta arbetet med införande av mätbara mål, nyckeltal och BSC. Strategi 1: Skapa attraktiv arbetsplats Gott ledarskap Genomförda utvecklingssamtal 100% God vi-känsla Landstingets medarbetarenkät Bättre än genomsnittet hos LiÖ Strategi 2: Hög formell och reell kompetens Kompetensutveckling utifrån kort- och långsiktiga uppdrag Individuella utvecklingsplaner 100 % Strategi 3: Utifrån sitt uppdrag ska medarbetare motiveras att göra goda arbetsinsatser. Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Total sjukfrånvaro uttryckt i procent för aktuell period < 5,0 % Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Total andel långtidsfriska uttryckt i procent för aktuell period > 35 % (12)

9 EKONOMIPERSPEKTIVET Inledning Budgeten visar ett planerat nollresultat. UC: s expanderande verksamhet kan för 2006 finansieras via rationaliseringar och ett utökat anslag om 3 % för att vara i balans. Strategi 1: Ekonomin i balans för att skapa utrymme för utveckling och omställning. Uppföljning/anpassning Resultat > 0 Strategi 2: Ekonomin ska ge handlingsfrihet Verksamheten är anpassad efter intäktsutvecklingen Lönekostnadsutveckling i procent jmf. med motsvarande period föregående år Anpassad till landstingsind ex eller utökat anslag Strategi 3: Anpassa eventuell utökad omfattning för Upphandlingscentrum till möjlig besparing hos landstinget. Potentiella besparingar hos LiÖ som kan uppnås via utökat uppdrag hos UC Relation mellan: Besparing / Kostnad Besparing 4 ggr. större än insatsen för att åstadkomma besparing (12)

10 AKTUELL EKONOMI Ekonomin för perioden januari - september visar ett mycket bättre utfall än budget. Vår bedömning är att vi för helåret 2005 kommer att få ett positivt resultat. Ovanstående förbättring är hänförlig till extraordinära intäkter i form av leverantörskrediteringar p g a leverantörers avvikelse från avtal/avtalsbrott, men också en allmän återhållsamhet med de många men små utgifterna. Under 2006 överförs upphandling inom bygg och fastighet till UC för aktiv samverkan med FC i olika projektfaser och med detta svarar UC för all upphandling hos landstingets egna verksamhet. Vi har budgeterat med kostnadstäckning för överförd personal och därmed merparten av sammanhängande kostnader. Budgeten visar ett planerat nollresultat. UC: s expanderande verksamhet (utöver tillkommande bygg- och fastighethetupphandling enligt ovan) kan för 2006 finansieras via rationaliseringar och ett utökat anslag om 3 % för att vara i balans (12)

11 FÖRSLAG TILL BESLUT Upphandlingsscentrum föreslår landstingsdirektören besluta - att godkänna styrkortet. Upphandlingsscentrum föreslår LS besluta - att godkänna investeringar med sammantaget kronor år 2006, 0 kronor 2007 och 0 kronor år 2008 Upphandlingsscentrum Leopold Malmqvist Produktionsenhetschef (12)

12

13 STYRKORTSKARTA 2006 Vision Att våra kunder och intressenter ser oss som den bästa leverantören av upphandlingsstjänster och som en erkänd resurs inom specialiteten. Perspektiv Medborgare/kund Förnyelse Process Medarbetare Ekonomi Strategier, framgångsfaktorer och nyckelindikatorer Strategier: Med vår produktmix av kvalitetssäkrade tjänster och höga servicegrad stödjer vi våra kunders verksamhet. Affärsmässighet innebärande mesta möjliga vård för skattepengarna. Framgångsfaktorer: Avstämning med kunderna sker efter avslutat uppdrag och via enkäter var 24 månad. - Affärsmässiga uppgörelser. - Hålla överenskommen leveranstid. - UC är tillgängliga. Nyckelindikatorer: - Nöjda kunder. - Nöjd kundindex => 95 %. Strategier: Genom att vara proaktiva och vid lagändringar anpassa våra tjänster. - Följsamhet till LOU - Begränsa risk för skadestånd - Klara åtagandet om samtliga upphandlingar för landstingets egna verksamheter Framgångsfaktorer: Tillse att tillräckliga resurser och priorietet ges för hållbar utveckling av Upphandlingscentrum Nyckelindikatorer: - Förlust i Länsrätt <=2 ggr./år. - Skadestånd = 0 SEK/år. - <= 19 heltistjänster. Strategier: Utarbeta bra metoder och verktyg. Engagera medarbetarna nya i arbetssätt. Framgångsfaktorer: - Benchmarking - Snabb åtgärd av brister. - Enkäter Nyckelindikatorer: - Benchmarkingprojekt 2 st. - Åtgärd inom 12 månader. - Nöjd kundindex => 95 %. Strategier: Skapa attraktiv arbetsplats där kompetens värderas och uppdrag är tydligt. - Gott ledarskap. - God vi-känsla. - Kompetensutveckling. - Verka hälsofrämjande. Framgångsfaktorer: - Genomföra PoU-samtal - Gemensamma aktiviteter. - Tillsammans verka förutvecklingsplaner. - Mäta sjukfrånvaro och långtidsfriska och genomföra hälsosatningar Nyckelindikatorer: - PoU-samtal = 100 %. - Vi känsla > landstingets snitt - Utvecklingsplaner = 100 % - Total sjukfrånvaro < 5,0 %. - Andel långtidsfriska >35 % Strategier: Ekonomin i balans för att skapa utrymme för utveckling och omställning. Framgångsfaktorer: - Uppföljning av ekonomin med anpasssning mot utfall - Anpassa verksamhetens volym till anslag. - Bereda ökat uppdrag mot möjliga besparingar för landstinget. Nyckelindikatorer: - Resultat >= 0 - Lönekostnadsutveckling i paritet med landstingsindex och utveckling av anslag. - Besparing / Kostnad > 4 12 (12)

14 Ledningsstaben Annika Hjertkvist Blankett B1 PE-nr samt uppgiftslämnare: 552 Leopold Malmqvist - obs anges i tkr Resultaträkning Finansieringsanalys 2006 Tillförda medel 2006 Landstingsbidrag Koncernbidrag -4 Årets resultat 0 Patientavgifter sjukvård/tandvård Justering för avskrivningar 9 Försäljning av sjukvård/tandvård Försäljning av anläggningstillgångar bokf värde Försäljning av utbildning Minskning av långfristiga fordringar Övriga intäkter i landstigets huvudverksamhet Nya långfristiga lån Försäljning av övriga tjänster Minskning av förråd Statsbidrag Minskning av kortfristiga fordringar Bidrag för personal 52 Ökning av kortfristiga skulder Övriga bidrag 600 Övrigt Försålt material, varor, övriga intäkter Summa tillförda medel 9 Summa intäkter * Lönekostnader Använda medel Arbetsgivaravgifter Nettoinvesteringar 80 Övriga personalkostnader -235 Ökning av långfristiga fordringar Summa personalkostnader Amortering långfristiga lån Ökning av förråd Kostnader för köpt verksamhet Ökning av kortfristiga fordringar Verksamhetsnära material och varor -5 Minskning av kortfristiga skulder Lämnade bidrag Övrigt Övriga verksamhetskostnader Summa använda medel 80 Summa övriga kostnader Summa kostnader Förändring av likvida medel -71 Avskrivningar -9 Verksamhetens nettokostnader -14 Finansiella intäkter 25 Finansiella kostnader -11 Resultat efter finansnetto 0 Årets resultat 0 *varav intäkter från nämnd/landstingsstyrelse Balansräkning Tillgångar (enl helårsbedömning) Eget kapital, avsättningar och skulde(enl helårsbedömning) Bokslut Bokslut Anläggningstillgångar Eget kapital Immateriella tillgångar Byggnader Balanserat eget kapital Mark Årets resultat Inventarier Summa eget kapital Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Avsättningar (endast finansfvt) Byggnadsinventarier Pensionsskuld Bilar och andra transportmedel Avsättning LÖF Jord-, skogs och trädgårdsmaskiner Övriga avsättningar Finansiell leasing Summa avsättningar 0 0 Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Långfristiga skulder Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Omsättningstillgångar Personalens skatter,avg o löneavdrag Förråd och lager Semesterlöneskuld, okomp övertid mm Kundfordringar Upplupna kostn o förutbet intäkter Övriga kortfristiga fordringar Övriga kortfristiga skulder Förutbet kostn o upplupna intäkter Summa kortfristiga skulder Kassa och bank Summa omsättningstillgångar Summa skulder Summa tillgångar Summa eget kap, avsättn o skulder

15 Ledningsstaben Annika Hjertkvist PLAN FÖR INVESTERINGAR Enhet: Upphandlingscentrum Objekt Driftkostnadskonsekvenser mm Utökning av ny expedition via ombyggnation kr år 1, sedan 8000 kr/år Summa

16 Ledningsstaben, HR-gruppen Robert Ring Personalbehov för kommande år, per produktionsenhet och yrkeskategori samt en bedömning av efterföljande 2 årsperiod. Produktionsenhet: 552 Upphandlingscentrum 1) Personalbehovet kommer under detta år att: X Öka Minska Vara oförändrad Uppgifterna anges i antal personer. Yrkeskategori = för muspekaren över cell med denna symbol för anvisning/förklaring Bedömd förändring Resultat Ökn + Minskn - Kommentar 0/ Läkare: 1/ Sjuksköterskor/motsv.: 2a/ Undersköterskor/motsv.: 2b/ Sjukvårdsbiträden/motsv.: Blankett B3, Strategisk personalplanering Datum:

17 2c/ Övr. vårdpers. (skötare, barnsköt, socioterap): 3/ Medicinsk-teknisk personal: 4/ Socio-terapeutisk personal: 5/ Tandvårdspersonal: 6/ Undervisnings-/kulturpersonal: 7/ Driftservicepersonal: Blankett B3, Strategisk personalplanering Datum:

18 8/ Administrativ personal (exkl. läk.sekr/motsv): Sekr/Inköp 1 1 Nytt uppdrag med även byggupphandl Sekr/Inköp Sjukpensionering beslutad av FK Sekr/Inköp 1 1 Sjukvikariat övergår till tillsv.anställning. 89/ Läkarsekreterare/motsv.: 9/ Annan yrkeskategori/annan kompetens: Summa: Vi bedömer att verksamhetens personalbehov under de efterföljande 2 åren kommer att: Öka Minska X Vara oförändrad Datum: Uppgiftslämnare (personalchef/motsv.): Leopold Malmkvist Blankett B3, Strategisk personalplanering Datum:

19 PERSONALUTVECKLINGSPLANERING 2006 Blankett B4 Namn Kurs Mässor Övrigt Kostnad Carlsson Kjell Entreprenadjuridik Doranius Elsie Allmän kurs i upphandling Doranius Elsie X X Hall Maria Viktning Hall Maria Framtagning av kravspec Hansson Britt-Marie EPiServer 0 Hansson Britt-Marie Arkivkurs Johnson Tommy Upphandling av IT-tjänster Johnson Tommy Mässbesök Medica Tyskland X Johnson Tommy Mässbesök Stockholm X Birgitta Kling Utformning av anbudsunderlag Birgitta Kling Anbudsutvärdering Birgitta Kling Skriv för att få resultat-primavista Komarek Ellinor Internationell upphandling Komarek Ellinor Statistik & Index Lindström Mikael Offertbedömning och avtal Lindström Mikael Skriv för att få resultat-primavista Lundquist Anette Anbudsutvärdering Lundquist Anette Projektledning Lundquist Anette Leverantörsbesök X Malmberg Ingegärd Affärsmäss offentlig upphandling-del Malmberg Ingegärd Index Malmberg Ingegärd Wordkurs påbyggnad Malmberg Ingegärd Möbelmässa Malmkvist Leopold SCB-index Malmkvist Leopold Affärsekonomi Nilsson Per-Olov Upphandling av IT-tjänster Sipos Christer Internationell upphandling Sipos Christer Affärsutvecklng Svenson Kristina 0 Thomée Eva Leverantörskvalificering och anbudsutv Örnvall Leif Projektledningskurs Summa:

20 PERSONALUTVECKLINGSPLANERING 2007 Blankett B4 Namn Kurs Mässor Övrigt Kostnad Carlsson Kjell Köp av tjänst och funktion Doranius Elsie Juridik Doranius Elsie x x Maria Hall Fördjupning Tjänster/konsult-upph Maria Hall Logistik Hansson Britt-Marie Arbetsrätt Johnson Tommy Leverantörsbedömning Johnson Tommy Mässbesök Göteborg x Johnson Tommy PowerPoint Kling Birgitta Excel Kling Birgitta Statistik i kuber Komarek Ellinor Entreprenad Juridik & Upphandling Komarek Ellinor Affärsutv alt Funktionsupphandling Lundquist Anette LOU Lundquist Anette Leverantörsbesök x Lindström Mikael Affärsmannaskp Malmberg Ingegärd Skriv för att få resultat - PrimaVista Malmberg Ingegärd Engelska Malmberg Ingegärd Juridik Malmberg Ingegärd Möbelmässa Malmkvist Leopold Internationella affärer Malmkvist Leopold Att motivera Nilsson Per-Olov Att driva upphandlingsprojekt Nilsson Per-Olov Kunskapstext Sipos Christer Affärsekonomi för upphandlare Sipos Christer Så hanterar du besvärliga personer Svenson Kristina Index Svenson Kristina Lev.kvalificering och anbudsutv Thomée Eva Affärsmässighet i upphandling Örnvall Leif Logistik Summa:

21 Personalutvecklingsplanering 2008 Bilaga B4 Namn Kurs Mässor Övrigt Kostnad Carlsson Kjell Rätt vid köp (juridik) Carlsson Kjell Affärsmässighet i offentlig upphandling Doranius Elsie Leverantörskvalificering Hall Maria Medicintekniska upphandlingar Hansson Britt-Marie Skriv för att få resultat - PrimaVista Johnson Tommy Affärsmässighet i offentlig upphandling Kling Birgitta Upphandling av allm. tjänster Komarek Ellinor Upphandling av hälso- och sjukvårdstj Komarek Ellinor Funktionsupphandling Lindström Mikael Projektledning Lundquist Anette Spåk Lundquist Anette Leverantörsbesök x Malmberg Ingegärd Möbelmässa x Malmberg Ingegärd Leverantörsbesök x Malmberg Ingegärd Påbyggnadskurs upphandling Malmberg Ingegärd Engelska Malmkvist Leopold Internationell upphandling Nilsson Per-Olov Förhandling Svenson Kristina Projektledning Thomée Eva Att driva upphandlingsprojekt Örnvall Leif Uppföljning logistiksystem Summa:

22 BILAGA 2a PROTOKOLL AVSEENDE BUDGET 2006 UC. TILL: FRÅN: DELTAGARNA OCH ÖVRIGA PÅ ENHETEN VIA G-DISKEN LEOPOLD MALMKVIST ANG: MBG-MÖTE 4/05 DATUM: PLATS: UPPHANDLINGSCENTRUM, SANDBÄCKSGATAN 7, LINKÖPING Deltagare Arbetsgivarerepresentanter Leopold Malmkvist Ordförande Leif Örnvall V.ordförande Arbetstagarerepresentanter Maria Hall SKTF Birgitta Kling SKTF Kristina Svenson Jusek Vid protokollet Leopold Malmkvist Mötets genomförande 1. Budget 2006: Vid mötet beslutades att godkänna redovisad budget för 2006, vilket framgår av bilaga 2b, för införande på LISA. Vid pennan: Leopold Malmkvist arb.givare Justeras: Maria Hall, SKTF Kristina Svenson, Jusek 1(1)