Delårsrapport jan-augusti 2007 Informationscentrum

Transkript

1 Delårsrapport jan-augusti 2007 Informationscentrum Vision MEDBORGAR FÖRNYELSE PROCESS MEDARBETAR EKONOMI PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET Strategier Framgångsfaktorer Nyckelindikatorer Handlingsplaner

2 Innehållsförteckning Enhetschefens reflektion 3 Medborgar-/ kundperspektivet 4 Förnyelseperspektivet 4 Processperspektivet 5 Medarbetarperspektivet 6 Ekonomiperspektivet 7 Bilagor Blankett 1 Blankett 3A, 3 B samt 3 D

3 Till Landstingsstyrelsen ENHETSCHEFENS REFLEKTION Informationscentrums uppdrag följs enligt budget och planer. Under våren har den externa kommunikationen varit föremål för översyn. En utredning gjordes och ärendet var uppe till beslut i landstingsstyrelsens sammanträde i maj. Beslut innebar bland annat att ge ut en egenvårdsbok till länets invånare, att tidningen Hälsotecken har en närmare koppling till primärvården samt att istället för fyra nummer ges tidningen ut med två nummer per år i det gamla utförandet. Däremellan finns möjlighet att ge ut ett nyhetsbrev till invånarna i aktuella frågor. Webbplatsen är navet för information och kommunikation. Webbplatsen utvecklas vidare med en tydligare struktur ökad möjlighet till dialog och fler tjänster. Genomförande av dessa beslut pågår under perioden. Parallellt med utredningen av den externa kommunikationen har den interna kommunikationen fortsatt att utvecklas. Chatt/dialog och även kommentarsfunktion kopplat till nyhetsplatsen på intranätet har tillkommit. Landstinget medverkade under våren i en benchmarkingundersökning av internkommunikation tillsammans med ett 30-tal andra skandinaviska myndigheter/organisationer. Landstinget i Östergötland kom på tredje plats av de svenska deltagarna. Detta är ett mycket glädjande resultat. Höga värden fås bland annat för aktualitet på webbplatsen och den arbetsplatsnära informationen. De ämnen som är aktuella och angelägna ur kommunikationshänseende under året är; landstingets ekonomiska situation, kommunikation kring de uppdrag som lades ut från landstingsstyrelsen på verksamheterna under våren 2007, auktorisation, patientjournal 08. Dessutom finns flera ämnen som har stark koppling nationellt: vårdgarantin, öppna jämförelser samt patientsäkerhet som kommer att uppmärksammas stort under hösten.

4 MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Kommentar Informationscentrum följer landstingsledningens styrkort, därmed finns inte några egna nyckeltal för denna produktionsenhet. Ett mycket viktigt ämne som får stor kommunikationsbäring under hösten är det ansträngda ekonomiska läget i Landstinget i Östergötland. Andra viktiga ämnen är; auktorisation, vårdlots (kopplat till tillgänglighet och vårdgarantin), patientjournal 08, öppna jämförelser, patientsäkerhet, medarbetarenkät, patientenkäter, influensavaccination för äldre, andra driftsformer (upphandling av verksamhet inom lasarettet i Motala med flera) Informationscentrums arbete styrs av dokumentet Riktlinjer för kommunikation. FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Kommentar Både den externa webbplatsen lio.se samt intranätet Lisa ses över. får ett nytt skal, vilket innebär att de första nivåerna som besökarna kommer till är mer målgruppsanpassade/situationsanpassade än tidigare. Det nya utseendet beräknas vara klart i oktober Parallellt med eget utvecklingsarbete för nya tjänster, funktionalitet och utseende sker arbetet i det nationella projektet vården på webben. Projektet är en del i den nationella IT-strategin. Syftet med vården på webben är att tillsammans med övriga landsting och regioner kraftsamla kring gemensam övergripande hälso- och sjukvårdsinformation. (utveckling av Sjukvårdsrådgivningen). En regional projektledare för Östergötland är tillsatt; en person med hemvist i Vårdprocesscentrum. Andra delar inom externkommunikationen som utvecklas är tidningen Hälsotecken som under hösten har kopplats närmare primärvården. Ett redaktionsråd bestående av representanter därifrån har bildats. Ett nyhetsbrev med aktuella ämnen från landstinget kommer att ges ut för första gången under oktober. Landstingskatalogen har i år genomgått en strukturändring. Katalogen är nu betydligt lättare att hitta i. Egenvårdsguiden har producerats och tryckts upp. Den kommer att distribueras till alla vårdcentraler och apotek under oktober.

5 En modul som ger medborgarna möjlighet att lämna synpunkter klagomålsmodul direkt på webbplatsen kommer att införas under hösten. Denna är kopplad till landstingets avvikelsesystem. Intranätet Lisa utvecklas kontinuerligt. Eftersom Lisa är ett arbetsverktyg för i stort sett samtliga anställda inom landstinget är sökbarhet, struktur och lätt att navigera viktiga ingredienser i utvecklingen. Aktualitet är också en framgångsfaktor som är avgörande för användandet. Fortsatt utveckling sker av det interna kommunikationssystemet. Alla undersökningar pekar på att chefen är den viktigaste informationsbäraren och att möten är de vikigaste arenorna. De tekniska kanalerna tidningar, affischer etc är bra för information men för förståelse och för effekt av budskap måste det satsas mycket mer på mötesarenorna samt att stärka chefer i deras kommunikativa roll. Bland annat ska kommunikationsavsnitt in mer tydligt i ledarskapsutbildningar samt stöd till ledningsgrupper i verksamheten. Informationscentrums arbetssätt och inriktning förnyas åt detta håll. Informationscentrum kommer under hösten att utarbeta ett introduktionsprogram för nyanställda inom landstinget. I takt med att det möjliggörs föra fler andra driftsformer än landstingsägda, måste varumärkesarbetet förnyas och delvis ändras om. Detta arbete pågår under hösten PROCESSPERSPEKTIVET Kommentar Pressbevakning, stöd till chefer samt beredskapsjour helger och kvällar finns nu en bra process för inom IC. Detta gäller också det dagliga redaktionella arbetet med att värdera, inhämta information samt publicera detta i skriven form (eller film eller annan dialogform) på våra webbplatser. Samarbetet med olika kontaktpersoner har ökat i organisationen viket möjliggör att vi snabbt kan ge service i form av kommentarer till media. Kommunikationsaspekten är i allt högre grad väl tillvaratagen i de större och mer omfattande projekten/utvecklingsarbeten som pågår inom landstinget.

6 MEDARBETARPERSPEKTIVET Kommentar Under perioden har en person slutat sin anställning vid Informationscentrum. Rekrytering av en ny person har skett - tjänsten är tydligt inriktad på att arbeta med dialog och kommunikation på webbplatsen inom den så kallade akutgruppen. Informatören började sin tjänst i augusti.. Medarbetarskap är ett involverat arbete i den översyn och karläggning som sker under året vid enheten. Gemensam kompetensutveckling har skett i form av hjärtlungräddningskurs samt kurs i retorik. Därutöver sker kompetensutveckling individuellt. Straxt före sommaren flyttade Informationscentrum till tillfälliga lokaler på Birgittaskolan eftersom ordinarie lokaler byggs om. I början av hösten flyttade dock undertecknad samt fyra medarbetare tillbaka till landstingshuset i andra tillfälliga lokaler. Anledningen är att närheten till ledning och politiker är ett måste då många svåra och snabba frågor har kommunikationsbäring. I september initierades en arbetsmiljökartläggning på Informationscentrum av undertecknad. Samtliga medarbetare blir intervjuade av Manpower hälsopartner. Anledningen till att en kartläggning av arbetsmiljön är att få underlag kring hur miljön ser ut. Det är viktigt att samtliga får komma till tals och berätta hur de ser på olika delar; relationer, samverkan, ledning, trivsel, arbetstempo, arbetsuppgifter och så vidare. Att det är just denna tid som kartläggningen initieras beror på att det märks en ökad irritation och stress i gruppen. Det är ett tufft tempo och uppdragen blir fler och svårare. Det är viktigt att se över så att struktur/bemanning/samverkan i relation till uppdragen är optimal. Aktiv medverkan sker i olika nätverk. Det är av största vikt att ha arenor för erfarenhetsutbyte samt samarbetsmöjligheter med andra landsting/regioner inom vårt område. Pressekreterarna har ett sådant nätverk, likaså dem som arbetar med att producera landstingskataloger. Samarbete finns även bland informatörer i regionen samt i landet för olika specifika frågor. Medverkan i nationella projekt (vårdgaranti, vården på webben mfl innebär också att Informationscentrum medarbetare kan dela med sig av sin erfarenhet till andra och också själva få input). Informationsdirektörerna/cheferna vid landets landsting och regioner träffas regelbundet inom ramen för föreningen LIF.

7 EKONOMIPERSPEKTIVET Kommentar Extra kostnader har tillkommit för kommunikation i samband med invigning av det nya huset för tumörvård på Universitetssjukhuset. Extra kostnader kan också egenvårdsboken komma att innebära utöver de extra pengar som kommit från landstingsstyrelsen i denna specifika aktivitet, likaså kan utvecklingen av webbplatsen ge ökade inte budgeterade kostnader. Arbetsmiljökartläggningen vid centrumet fanns inte i den budget som lades för året. Internkommunikationen har dock inneburit lägre kostnader än budgeterat. Lönekostnadsutvecklingen för Informationscentrum ligger för perioden jan-aug på minus 6,1 % jämfört med samma period förra året. Detta beroende på att en vakant tjänst ännu inte återbesatts. Ekonomin vid Informationscentrums följer därmed budget och ett nollresultat beräknas.

8 Blankett 1 Ledningsstaben Annika Hjertkvist Resultaträkning Produktionsenhets chefens godkännande: - obs anges i tkr Finansieringsanalys 2007 Tillförda medel 2007 Landstingsbidrag Koncernbidrag Årets resultat 0 Patientavgifter sjukvård/tandvård Justering för avskrivningar 80 Försäljning av sjukvård/tandvård Försäljning av anläggningstillgångar bokf värde Försäljning av utbildning Minskning av långfristiga fordringar Övriga intäkter i landstigets huvudverksamhet Nya långfristiga lån Försäljning av övriga tjänster Minskning av förråd Statsbidrag Minskning av kortfristiga fordringar Bidrag för personal Ökning av kortfristiga skulder Övriga bidrag Övrigt Försålt material, varor, övriga intäkter Summa tillförda medel 80 Summa intäkter * Lönekostnader Använda medel Arbetsgivaravgifter Nettoinvesteringar Övriga personalkostnader -232 Ökning av långfristiga fordringar Summa personalkostnader Amortering långfristiga lån Ökning av förråd Kostnader för köpt verksamhet Ökning av kortfristiga fordringar Verksamhetsnära material och varor Minskning av kortfristiga skulder Lämnade bidrag Övrigt Övriga verksamhetskostnader Summa använda medel 0 Summa övriga kostnader Summa kostnader Förändring av likvida medel 80 Avskrivningar -80 Netto -19 Finansiella intäkter 21 Finansiella kostnader -2 Resultat efter finansnetto 0 Årets resultat 0 *varav intäkter från nämnd/landstingsstyrelse Balansräkning Tillgångar Eget kapital, avsättningar och skulder Bokslut Bokslut Anläggningstillgångar Eget kapital Immateriella anläggningstillgångar Byggnader Balanserat eget kapital Mark Årets resultat Inventarier 38 3 Summa eget kapital Datorutrustning 45 0 Medicinteknisk apparatur Avsättningar (endast finansfvt) Byggnadsinventarier Pensionsskuld Bilar och andra transportmedel Avsättning LÖF mm Jord-, skogs och trädgårdsmaskiner Summa avsättningar 0 0 Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Långfristiga skulder Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar 83 3 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Omsättningstillgångar Personalens skatter,avg o löneavdrag Förråd och lager Semesterlöneskuld, okomp övertid mm Kundfordringar Upplupna kostn o förutbet intäkter Övriga kortfristiga fordringar Övriga kortfristiga skulder 3 3 Förutbet kostn o upplupna intäkter Summa kortfristiga skulder Kassa och bank Summa omsättningstillgångar Summa skulder Summa tillgångar Summa eget kap, avsättn o skulder

9 Annan rapportering Tjänsteställe Ledningsstaben Mikael Karlsson Blankett 3A Medborgarperspektivet Produktionsenhet: Informationscentrum Uppgiftslämnare: Marie Lindström Har kliniken haft en aktiv (strukturerad) dialog med patienter/brukare? Informationscentrum osv x Ja Nej Förklaring: det beror på vad som menas med patienter/brukare. I vårt fall har vi olika målgrupper, anställda är en sådan målgrupp. För att få effekt och ökad dialog för exempelvis de artiklar som läggs ut så har vi startat kommentarsfunktion. Utvecklingen av intranätet Lisa innebär att vi inhämtar åsikter och idéer från målgruppen. Olika undersökningar har initierats bland annat hur medarbetare inom primärvåden ser på sjukvårdsrådgivningen (ett samarbete nationellt). nej vi arbetar inte direkt med patienter/brukare.

10 Annan rapportering Tjänsteställe Ledningsstaben Mikael Karlsson Blankett 3B Förnyelseperspektivet Produktionsenhet: Informationscentrum Uppgiftslämnare: Marie Lindström Har produktionsenheten under den senaste 12-månadersperioden genomfört benchmarking med aktörer utanför LiÖ. Informationscentrum x Ja Nej Förklaring: Vi har återkommande träffar/nätverk med andra inom hälso- och sjukvårdssektorn som arbetar med kommunikation/information. Exempel på nätverk är pressekreterarna, de som gör landstingskatalogen. I slutet av augusti hade alla landsting/regioners informationsavdelningar träff i Jönköping för att utbyta Har verksamhetsenheten (klinik el motsvarande) genomfört någon förbättringsaktivitet i samarbete med annan part utanför den egna kliniken? Ja Nej Förklaring: Informationscentrum x samarbete kring ett antal aktiviteter - med SKL samt med andra landsting.

11 Annan rapportering Tjänsteställe Ledningsstaben Mikael Karlsson Blankett 3B Förnyelseperspektivet Produktionsenhet: Informationscentrum Uppgiftslämnare: Marie Lindström Ange, för produktionsenheten, antal pågående, eller under den senaste 12- månadersperioden avslutade, förbättringsprojekt av typen genombrott eller 10-6 som givit mätbart förbättrade resultat. Informationscentrum x ökad dialog och kommunikation - här har vi intitierat chatt/debatt samt kommentarsfunktion. Utveckling av Lisa, utveckling av landstingskatalogen

12 Annan rapportering Tjänsteställe Ledningsstaben Mikael Karlsson Blankett 3D Medarbetarperspektivet Produktionsenhet: Informationscentrum Uppgiftslämnare: Marie Lindström Har produktionsenheten en dokumenterad strategi för medarbetarskap? Informationscentrum x Ja Nej Förklaring: Vi arbetar med medarbetarskapet vid våra Icmöten som är detsamma också basenhetsgrupper. Använder och utvecklar verksamhetsenheten modell för befattningsutveckling? Ja Nej Förklaring: Informationscentrum x vi är så få och vi har så individuella tjänster - utveckling av resp tjänst sker i kontinuerlig dialog samt vid utvecklingssamtalen.