Delårsrapport jan-mars 2009 Försörjningscentrum

Transkript

1 Delårsrapport jan-mars 2009 Försörjningscentrum

2 sidan 2 av 12 Innehållsförteckning Enhetschefens reflektion 3 Styrkorts, verksamhet och resultat 4 MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET... 4 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET... 6 PROCESSPERSPEKTIVET... 8 MEDARBETARPERSPEKTIVET... 9 EKONOMIPERSPEKTIVET Bilagor 1 HELÅRSBEDÖMNING RESULTATRÄKNING MM ANNAN RAPPORTERING UPPFÖLJNING MEDARBETARPERSPEKTIVET 1 Rubrikerna justeras utifrån aktuell rapport 2

3 sidan 3 av 12 Till Landstingsstyrelsen ENHETSCHEFENS REFLEKTION Det ekonomiska läget för landstinget är mycket bekymmersamt och detta beror i huvudsak på lågkonjunkturen som innebär minskade skatteintäkter. Detta påverkar även oss inom Försörjningscentrum där vi aktivt jobbar med de beslutade besparingarna för 2009 och I årets första prognos gör vi bedömningen att de tidigare ekonomiska problemen med Landstingsarkivet och införandet av VårdNära Service (VNS) fortsätter. Landstingsarkivet är ofinansierat till viss del och införandet av VNS sker inte i den takt som vi beräknat. Årets första kvartal har dominerats av den organisatoriska förändring som Försörjningscentrum befinner sig i. Det förändringsarbete som pågår präglas av minskad diversifiering och större renodling av Försörjningscentrums verksamhet, i syfte att koncentrera oss på Facility Management (FM). Effekten av detta är att förbättra arbetssätt, processflöden och organisationsstruktur för den FMverksamheten som bättre möter uppdragsgivarens, kundernas och medarbetarnas behov samt ger bättre förutsättningar för utveckling och effektiviseringar. Vid årsskiftet övergick affärsområde Administration till Resurscentrum och våra två affärsområden Bygg respektive Fastighet slogs ihop till ett gemensamt affärsområde där ett intensivt förbättringsarbete pågår bl a inom hyresadministrationen. Under våren har även en försäljning av Birgittaskolan genomförts. Ny ägare är Linköpings Kommunala Fastigheter AB. Under våren flyttar vi även funktionerna Säkerhetschef och Brandskyddscontroller från Controllergruppen till affärsområde Bygg och fastighet. Dessutom flyttas handläggarfunktionerna för tandvård från Controllergruppen till ledningsstabens Tandvårdsgrupp. Inom Försörjningscentrum förbereder vi även för en etablering av ett nytt affärsområde för Avtal vilken ska ansvara för, förvaltning och utveckling av de externa entreprenadavtalen. Denna nya funktion finns med i vår nya prognos men ännu återstår att besluta om hur den skall finansieras. Affärsområde Servicecenter har inlett en dialog om ett eventuellt övertagande av informationsdiskarna på US och ViN som intensifieras under våren. Vi tror dessutom mycket på det samarbete som Affärsområde IT påbörjat med andra landsting där vi hoppas minska våra inköpskostnader men även hitta andra mervärden. Målet ligger fast, att bygga upp landstingets Facility Managementfunktion för att på ett tydligt sätt koordinera och utveckla stödtjänsterna i syfte att främja kärnverksamheterna och den totala nyttan. Försörjningscentrum Micael Antamo Produktionsenhetschef 3

4 sidan 4 av 12 STYRKORTSUPPFÖLJNING, VERKSAMHET OCH RESULTAT MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Väsentliga insatser och resultat Försörjningscentrum har inte ännu genomfört den kundenkät som planerats för Däremot har affärsområdet Bygg- och fastighet genomfört en kundenkät i februari 2009 där de följt upp genomförda projekt och erfarenhetsåterföringsmöten. Resultatet från kundenkäten visar att de uppnått sina uppsatta mål. Redovisning av miljöarbetet 2008 har sammanställts och ingår dels som en separat bilaga till landstingets årsredovisning, dels som en kortare sammanfattning i årsredovisningen. Inför denna sammanställning har vi via enkätundersökning samlats in svar från verksamheternas RH-check miljö. Inom miljöenheten har första kvartalets arbete huvudsakligen bestått i att sammanställa och redovisa landstingets miljöarbete i sin helhet, per sjukhus och per projekt. Under första kvartalet har även skett en mer detaljerad planering av de utbildningar som kommer att genomföras under Inom avtalsenheten pågår verksamhetsutveckling för att enheten ska vara ett stöd för samtliga verksamheter inom Landstinget. Målet bedöms delvis uppfyllt. Landstingsarkivet har uppfyllt målet att inom lagstiftad tid besvara förfrågningar ur arkivmaterial. Analys och reflektion Inom Försörjningscentrum sker parallellt översyn av flera av verksamhetens områden. PE-chefen tog under hösten 2008 beslut om att skjuta fram mätningen av kundnöjdhet till våren Denna mätning är planerad till maj månad. Under 2009 pågår även ett arbete med att definiera och kartlägga Försörjningscentrums kunder och till detta koppla en marknads- och kommunikationsplan. Båda de nämnda åtgärderna är vidtagna utifrån det faktum att Försörjningscentrums verksamhet och organisation är under omfattande förändring och då är bedömningen att dessa åtgärder först behöver göras innan vi fastställer ett systematiskt arbetssätt inom medborgar- /kundperspektivet. 4

5 sidan 5 av 12 Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Kunna erbjuda effektiva lösningar med högt kundvärde Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde 2 Utfall 3 Senast Mättidpunkt Attraktiva NKI 90 % - 58,9% Nov 2007 tjänster/produkter Professionalism NKI 90 % - 72,1% Nov 2007 Strategi 2: Kunna erbjuda god kundkommunikation Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Tillgänglighet NKI 90 % - 69,0% Nov 2007 Enkla och tydliga kontaktvägar NKI 90 % - 47,7% Nov Enligt enhetens verksamhetsplan Senast mätta utfall under År och månad för mätning av senaste utfall 5

6 sidan 6 av 12 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Väsentliga insatser och resultat Den organisationsöversyn som påbörjades under hösten 2008 har fortgått under första kvartalet Syftet är att renodla verksamheten för att skapa bättre förutsättningar för FC att genomföra sitt uppdrag. Som ett led i detta har en sammanslagning av Resurscentrum och affärsområde Administration inom FC genomförts från och med den 1 januari Dessutom har FCs affärsområden Bygg och Fastighetsförvaltning bildat ett nytt gemensamt affärsområde; Bygg och Fastighet. Säkerhet och brand har bildat en egen funktionsgrupp och organisatoriskt övergått till Bygg och fastighet från och med 1 april Under första kvartalet 2009 har även beslut tagits om att Beställarstab Tandvård (bestående av två medarbetare) som organisatoriskt legat inom Försörjningscentrums Controllergrupp, samlokaliseras till övriga inom Tandvårdsgruppen som organisatoriskt ligger under Ledningsstaben. I och med detta är samtliga inom Tandvårdsgruppen samlokaliserade i Landstingshuset. Inom Bygg- och fastighet har det under första kvartalet 2009 pågått ett intensivt arbete med utveckling av en förenklad hyresmodell. Planerad driftsstart är till budgetarbetet Under första kvartalet 2009 har arbetet med att införa den nya virtualiseringsplattform för servrar slutförts, 300 servrar är i drift. Samarbete med Landstingen i Kalmar och Kronoberg har påbörjats. För att bygga upp en avtalsenhet dimensionerad efter de avtal som FC ansvarar för har Ernst & Young uppdragits att designa en beställarorganisation. Detta arbete har resulterat i en rapport som för närvarande analyseras och utvärderas. Avtalsfunktionen ska ansvara för, förvaltning och utveckling av de externa entreprenadavtalen. En ny avtalsfunktion beräknas vara etablerad under hösten Analys och reflektion Samarbete med andra landsting kan också ge andra merväden än minskade kostnader vid inköp. Fortsatt arbete får utvisa vad mervärdena innebär. Att avtalsenheten blir rätt dimensionerad är en förutsättning för att och utveckling av FM-tjänsterna ska fungera fullgott. 6

7 sidan 7 av 12 Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Synkronisera och utveckla befintliga tjänster Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde 5 Utfall 6 Senast Mättidpunkt Tydliga och effektiva tjänstepaket NKI 90 % - 56,1 % Nov 2007 Strategi 2: Säkerställa och utveckla kompetens Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Omvärldskunskap Benchmarking 2/år - 5 Dec 2008 Produktutveckling Antal utvecklade produkter/tjänster 3/år - 11 Dec Enligt enhetens verksamhetsplan Senast mätta utfall under År och månad för mätning av senaste utfall 7

8 sidan 8 av 12 PROCESSPERSPEKTIVET Väsentliga insatser och resultat 30 % av det beräknade behovet av trådlös infrastruktur har sats i drift under första kvartalet Ett arbete med att bygga en ny serverhall för att klara utbyggnaden av patientjournalen, drift och dygnet-runt-service har även påbörjats under kvartal ett. För avtalsenheten har under första kvartalet 2009 ett betydande arbete pågått angående avtalsbrott vid ISS Städserviceavtal; Uthyrning av bostäder vid Linnégatan. Analys och reflektion Flera större arbeten och projekt inom IT-området är igångsatta vilket borde innebära att betydande resultat ska vara syliga under september-oktober ISS Facility Services AB har i uppdrag att enligt kontrakt, för Landstinget, hyra ut lägenheter på Linnégatan 10. I kontraktet framgår att lägenheterna skall hyras ut till Landstingets kliniker och personer med uppdrag inom Landstinget såsom gästforskare och projektanställda. Under vintern kom det till Försörjningscentrums kännedom att ISS hyrt ut ett stort antal lägenheter till en person/bolag som inte uppfyller nämnda villkor och Landstinget anser att ISS väsentligen har åsidosatt gällande bestämmelser. Det pågår en diskussion med ISS kring detta ärende och utfallet kan vi idag inte bedöma. Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Utveckla effektiva interna processer som skapar kundvärde Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde 8 Utfall 9 Senast Mättidpunkt Väldefinierade och Antal 5/år - 8 Dec 2008 kända processer processkartläggningar Standardiserade arbetssätt Nya gemensamma rutiner 10/år - 9 Dec Senast mätta utfall under Senast mätta utfall under

9 sidan 9 av 12 MEDARBETARPERSPEKTIVET Väsentliga insatser och resultat Under årets första kvartal har fokus varit på organisationsförändring och utveckling av nya Försörjningscentrum. Detta har i huvudsak inneburit att: Två av Försörjningscentrums medarbetare inom Tandvårdsguppen organisatoriskt flyttas över till Ledningsstabens tandvårdsgrupp Förändringen träder i kraft från och med 1 maj Säkerhetschef och brandskyddscontroller flyttas från controllergruppen över till Bygg- och Fastighet. Arbete med översyn av Landstingsarkivet och controllergruppen pågår i skrivande stund. Inom affärsområdet Bygg- och fastighet har en ny omgång av utvecklingsprogrammet Från utförare till professionell aktör genomförts. Programmet som genomförs i samråd med Sententia är en kombination av ett individuellt utvecklingsprogram och en organisationsutveckling. Analys och reflektion Organisationsförändringarna inom de olika affärsområdena ska ge ökade möjligheter för Försörjningscentrum att fullgöra sitt uppdrag. Under 2009 kommer Försörjningscentrum att fortsätta att renodla och koncentrera sin verksamhet på Facility Management (FM). Det övergripande syftet är att utnyttja landstingets samlade resurser inom Facility Management så effektivt som möjligt och att tydliggöra och renodla Försörjningscentrums uppdrag. Effekten av förändringen är att förbättra arbetssätt, processflöden och organisationsstruktur för FM-verksamheten som bättre möter uppdragsgivarens, kundernas och medarbetarnas behov samt ger bättre förutsättningar för utveckling och effektiviseringar. 9

10 Utfall nyckelindikatorer sidan 10 av 12 Strategi 1: Delaktiga och ansvarstagande medarbetare Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde 10 Utfall 11 Senast Gemensam Medarbetarenkät 90 % - värdegrund Nöjda medarbetare Medarbetarenkät 80 % - Mättidpunkt 12 Strategi 2: Säkerställa och utveckla kompetens Framgångsfaktor Rekrytering Nyckelindikator/annan Utbildning/ utvecklingstid Andel nyrekryterade som har fastställd kompetensnivå Målvärde Utfall Senast 40 tim/år i snitt per 5 tim 23 tim Mars 2009 pers. 100 % 100 % 100 % Mars 2009 Mättidpunkt Kompetensutveckling Strategi 3: Utifrån sitt uppdrag ska medarbetare motiveras att göra goda arbetsinsatser Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Total sjukfrånvaro uttryckt i procent för aktuell period <5 % 2,88 % 3,39 % Mars Enligt enhetens verksamhetsplan Senast mätta utfall under År och månad för mätning av senaste utfall 10

11 sidan 11 av 12 EKONOMIPERSPEKTIVET Väsentliga insatser och resultat Årets resultat beräknas bli tkr d v s en resultatförsämring mot budget med 757 tkr. Försämringen mot budget beror huvudsakligen på att VNS inte har rekryterat och implementerat förråd i budgeterad omfattning. Det negativa resultatet beror endast på att Landstingsarkivet inte är finansierat. För övrigt finns inga större avvikelser mot budgeten för Resultatet för Bygg och fastighet är beräknat att bli 390 tkr mot budget 449 tkr. IT-enheten beräknar göra ett 0-resultat. Svårighet finns att i detta läge på året göra några andra bedömningar, vilket gäller både IT-infrastruktur och övrig IT-verksamhet. Servicecenter beräknar göra ett positivt resultat på 447 tkr mot budgeterat 435 tkr. Försörjningscentrums ackumulerade resultat t o m mars 2009 är tkr. Det negativa resultatet beror till största del på att räntekostnaderna till Finansförvaltningen överstiger faktiska bokförda räntekostnader med tkr. Analys och reflektion Lönekostnadsutvecklingen första kvartalet 2009 är -26,8 % mot 6,1 % samma period föregående år. Detta förklaras med att affärsområde Administration har övergått till Resurscentrum och därmed blir jämförelsen skev. Jämförelsetalet för lönekostnadsutveckling exklusive Administrationen är 3,1 %. De tidigare använda nyckeltalen avkastningskrav och beläggningsgrad kommer att arbetas om då dessa har varit aktuella för affärsområdet Administration som nu inte finns inom Försörjningscentrum längre. Prognosens resultat har försämrats mot budget i och med Administrationens övergång till Resurscentrum, med 816 tkr. Även omsättningen, prognos jämfört med budget, har reducerats på grund av detta med tkr. 11

12 Utfall nyckelindikatorer sidan 12 av 12 Strategi 1: En ekonomi i balans för att skapa handlingsfrihet Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde 13 Utfall 14 Senast Mättidpunkt 15 Kostnadskontroll Ekonomisk 1 gång/mån 1 1 gång/mån Mars 2009 gång/må n Verksamheten är Lönekostnadsutveckling Landstingsindex -26,8 6,1 % Mars 2009 anpassad efter en i procent jmf med intäktsutvecklingen motsvarande period Resultatutrymme för framtida utvecklingskostnad er föregående år Avkastningskrav på intäktsfinansierade verksamheter 2 % av intäkterna Strategi 2: Skapa en stabil ekonomi genom ett effektivare arbetssätt Framgångsfaktor Optimalt resursutnyttjande Konkurrenskraftiga priser * 1,1 % Dec 2008 Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Beläggningsgrad 80 % * 82,7 % Dec 2008 Benchmarking 1 g/år - 2 gång/år Dec 2008 * Nyckeltalen avsåg FC Administration som numera finns på REC 13 Enligt enhetens verksamhetsplan Senast mätta utfall under År och månad för mätning av senaste utfall 12

13 Blankett Försörjningscentrum Resultaträkning (tkr) Helårsbedömn Budget 2009 Bokslut 2008 Intäkter Landstingsbidrag Koncernbidrag 495 Patientavgift sjukvård/tandvård Försäljning sjukvård tandvård Försäljning utbildning Övriga intäkter, huvudverksamhet Försäljning övriga tjänster Statsbidrag Bidrag för personal Övriga bidrag Sålt material varor övr intäkter Summa intäkter Kostnader Lönekostnader Arbetsgivaravgifter Övriga personalkostnader Summa personalkostnader Kostnader för köpt verksamhet Verksamhetsnära material och varor Lämnade bidrag Övriga verksamhetskostnader Summa övriga kostnader Summa verksamhetens kostnader Avskrivningar Netto Finansiella intäkter 19 Finansiella kostnader Resultat före extraord poster Årets resultat Noter till resultaträkning:

14 Blankett Försörjningscentrum Kassaflödesanalys Helårsbedömn DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat Justering för av- och nedskrivningar Justering för gjorda avsättningar pensioner Justering för övriga avsättningar Justering för ianspråktagna avsättningar Justering för övriga ej likviditetspåverkande poster Medel från verksamheten före förändring av rör Ökning/minskning kortfristiga fordringar 0 Ökning/minskning förråd och varulager 0 Ökning/minskning kortfristiga skulder Kassaflöde från den löpande verksamheten INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar Försäljning av immateriella anläggningstillgångar Investering i materiella anläggningstillgångar Försäljning av materiella anläggningstillgångar Investering i finansiella anläggningstillgångar Försäljning av finansiella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån Amortering av skuld Ökning långfristiga fordringar Minskning av långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten Justering av ingående eget kapital Årets kassaflöde 0 Likvida medel vid årets början 170 Likvida medel vid årets slut 170 Noter till kassaflödesanalysen:

15 Investeringsredovisning Blankett 1 Nettoinvestering Helårsbedömn Budget 2009 Bokslut 2008 Immateriella tillgångar Byggnader Mark Inventarier Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Summa Noter till Investeringsredovisning:

16 Blankett Försörjningscentrum Balansräkning (tkr) Helårsbedömn Budget 2009 Bokslut 2008 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar Byggnader Mark Pågående investeringar maskiner och invent Inventarier Datorutrustning Medicinskteknisk apparatur Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs och trädgårdsmaskiner Investering i annans fastighet Byggnadsinventarier i annans fastighet Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Förråd och lager Kundfordringar Övriga kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader o upplupna intäkter Kassa och bank Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Balanserat eget kapital Årets förändring Summa eget kapital Långfristiga skulder Långfristiga skulder Summa långfristiga skulder Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Personalens skatter, avgifter o övr löneavdrag Semesterlöneskuld, okomp övertid mm Upplupna kostnader o förutbetalda intäkter Övriga kortfristiga skulder Summa kortfristiga skulder Summa skulder Summa skulder och eget kapital Noter till balansräkningen

17 Ledningsstaben Josefin Bjäresten Enhet: Försörjningscentrum Delårsrapport: Uppgiftslämnare:...Eva Lindström Underskrift PE-chef:... UNDERLAG FÖR INVESTERINGSBESLUT 2009 års Rad Investerings- Beskrivning: belopp, tkr Personsökaranläggning Central lagringsutrustning Ombyggnad och utrustning serverhallar Videokonf anläggning, infrastruktur Applikationsservrar Matvagnar kök US och Vin - utökning Summa Datorutrustningen 13,4 mkr avser förskjutningar från 2008 års investeringsbudget Utrustning kök är en utökning med 3,2 mkr jämfört med budget

18 Annan rapportering Tjänsteställe Ledningsstaben Therese Persson Blankett 3C Medarbetarperspektivet Produktionsenhet: 505 Försörjningscentrum Uppgiftslämnare: Tommy Åshäll Har inventering av bisyssla genomförts? Ja Nej Förklaring: Produktionsenhet X * Totalt för produktionsenhet * Rapporteras efter mars. Om ja på ovanstående, redovisa följande: Antal godkända bisysslor Antal icke godkända bisysslor - Antal arbetshindrande - Antal konkurrerande - Antal förtroendeskadliga Antal Förklaring: * Totalt för produktionsenhet * Rapporteras efter mars. Har produktionsenheten genomfört avgångssamtal med samtliga berörda medarbetare? Produktionsenhet Ja Nej Förklaring: X * Rapporteras efter december. Andel sjukskrivna >30 dagar som har en handlingsplan för återgång i arbete. Svara med antal medarbetare på följande frågor. Antal pågående sjukskrivningar >30 dagar Antal av dessa som har handlings plan Förklaring: Produktionsenhet 6 5 * Rapporteras efter december.