Dnr FC FM centrum Verksamhetsplan 2013 Inklusive årsbudget

Transkript

1 Dnr FC FM centrum Verksamhetsplan 2013 Inklusive årsbudget

2 Innehållsförteckning 1. VISION 3 2. KUNDPERSPEKTIVET 5 3. PROCESSPERSPEKTIVET 8 4. MEDARBETARPERSPEKTIVET EKONOMIPERSPEKTIVET ÅRSBUDGET FÖRSLAG TILL BESLUT NYCKELINDIKATORER 18 Bilagor Bilaga 1 Resultaträkning, kassaflödesanalys och balansräkning 2013 Bilaga 2 Investeringsplan Bilaga 3 Lokalförsörjningsplan Bilaga 4 Planerat underhåll Bilaga 5 Resultaträkning fastigheter 2013 Bilaga 6 Nyckeltal fastighet

3 1. Vision BRA VÅRD OCH BÄTTRE HÄLSA Detta innebär att östgötarna ska ges bästa möjliga förutsättningar att få uppleva en god hälsa och känna en trygghet i att en effektiv hälso- och sjukvård med ett hälsofrämjande synsätt finns tillgänglig när den behövs. Landstinget i Östergötland har ovanstående vision. Huvuduppdraget för FM centrum är att genom sitt uppdrag stödja landstingets vision. FM centrums uppdrag Syftet med uppdraget är att reglera förhållanden mellan uppdragsgivaren och FM centrum avseende åtagandet att lösa tilldelade uppgifter med erforderlig kvalitet samt vara en god arbetsgivare och att ansvara för en god ekonomisk hushållning. FM centrum ska ta ansvar för samordning och utveckling av servicetjänsterna och hantera tjänsteutbudet på ett sammanhållet och effektivt sätt. FM centrums produkter/tjänster och priser ska vara transparenta. Prisbilden ska vara konkurrenskraftig och inkludera täckning för utveckling och avveckling. FM centrum kan producera tjänsterna internt men också tillämpa outsourcing. För de delar som upphandlas har FM centrum ett landstingsövergripande helhetsansvar för avtalens förvaltning, uppföljning och utveckling. FM centrum är en proaktiv FM-partner som möjliggör en effektiv vårdorganisation och genererar långsiktiga mervärden för landstinget Landstingets 3-årsbudget, finansplan och landstingsdirektörens verksamhetsplan utgör grunden för uppdraget. FM centrum ska utifrån intentionerna i dessa planer och med en ekonomi i balans fullgöra sina åtaganden gentemot landstingsinterna och externa avtalsparter. FM centrum ska tillhandahålla ändamålsenliga lokaler och värdeskapande tjänster för landstingets verksamheter i Östergötlands län. FM centrum ska ta ett landstingsövergripande helhetsansvar för att landstingets fastigheter och lokaler - samt de servicetjänster som underlättar användandet av lokalerna - fungerar på ett optimalt sätt men även att landstingets investeringar i fastigheter behåller värde och funktion över tiden. FM centrum ska tillsammans med kunder och samarbetspartners utveckla och fördjupa samarbetet, med gemensam långsiktig planering av den stödverksamhet som kunden behöver för att lyckas med sitt uppdrag. FM centrum ska ta ansvar för den ekonomiska såväl som den tekniska förvaltningen av landstingets fastighetsbestånd. 3

4 Målbild 2015 FM centrums målbild är en positivt laddad föreställning om en önskad framtid, en målbild. Det är viktigt att vår målbild inte är understimulerande eller ligger i komfort-zonen. Den ska istället vara banbrytande utan att vara orealistisk. Målbild 2015 är såväl en beskrivning av en önskad framtid men även en värdegrund. Den beskriver hur FM centrum som organisation, och varje medarbetare, vill vara och uppfattas. FM centrums målbild sammanfattas enligt följande: Genom en trevlig och hjälpsam attityd samt med ett positivt medmötande erbjuder vi en personlig och professionell service för vården. Vi ifrågasätter våra val och där vi befinner oss. Det finns en lust till utmaningar och förändringar är alltid en möjlighet. Tillsammans med våra kunder, kollegor och samarbetspartners gör vi vården enklare och landstinget bättre. Verksamhetsplan 2013 Verksamhetsplan är det samlade begreppet för produktionsenhetens strategiska planering samt årsbudget. Verksamhetsplanen inom FM centrum är ett dokument som kopplar samman strategier och ambitioner från Landstingsdirektörens verksamhetsplan med handlingsplaner på underliggande nivå och individuella utvecklingsplaner inom FM centrum. Nulägesbeskrivning samt strategiska mål för perspektiven, framgångsfaktorerna samt förslag till övergripande utmaningar har tagits fram genom workshops inom FM centrum där samtliga medarbetare inbjudits att delta. Utifrån FM centrums Verksamhetsplan 2013 kommer samtliga funktioner inom verksamheten att skapa egna handlingsplaner i syfte att stödja målsättningarna i detta dokument. Sambandet mellan landstinget vision, FM centrums uppdrag, årliga verksamhetsplaner samt Målbild 2015 visualiseras enligt följande: Vår verksamhet prioriteras så att kundfokus och ägaransvar alltid, och tillsammans, styr och påverkar våra val. Våra ledord är; FÖREBILD UTVECKLING SAMVERKAN ANSVAR 4

5 2. Kundperspektivet Strategiskt mål 1: Nöjda kunder Perspektivet KUND beskriver hur FM centrum på ett hållbart och förtroendeingivande sätt ska tillgodose landstingets behov av våra tjänster och vår kompetens. FM centrum har följande strategiska mål och framgångsfaktorer inom perspektivet KUND: Strategiskt mål Nöjda kunder Framgångsfaktorer o o Bra dialog och samverkan med kunder Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Nuläge Tillgängligheten i FIXA är fortsatt god. Antal inkommande ärenden till FIXA tenderar att stabiliseras. Vården har ganska god kännedom om FIXA. Sannolikt kommer antal inkommande ärenden, som avser FM centrums tjänster, även fortsättningsvis vara i månaden. FM centrums tjänsteportal borde göras mer känd men det finns för närvarande inte möjlighet att lyfta fram det tydligare på LISA. Under 2012 har det blivit tydligt att många nyttjar FM centrums tjänsteportal under sidan servicetjänster. För mer info se: FM Portalen FM forum för kunderna är inte längre ett forum utan nu deltar FM centrum i stället på befintliga VECmöten (Vårdenhetschefsmöten). Ledningsgruppens möten med de vårdande centrumens ledningsgrupper, s k kundråd, har under 2012 minskats från två kundråd per vårdcentrum till endast ett kundråd per år och vårdcentrum. Detta enligt önskemål från kunderna. Tempen, FM centrums kundnöjdhetsmätning, genomfördes under mars månad och ytterligare en genomfördes under september. Resultaten är på en acceptabel nivå men når inte uppsatta mål. Resultatet från varje Tempen-mätning följs upp och analyseras enligt en tydlig process. De respondenter som uttryckt ett starkt missnöje kontaktas personligen för vidare dialog. Resultatet förmedlas till samtliga berörda entreprenörer med krav på analys och åtgärdsplan som sedan rapporteras och följs upp kontinuerligt. Inom de områden där kritik tidigare framförts, följer vi upp leverantörernas arbete för att förbättra service, så att leveransen blir godkänd och "frisk"! Utifrån synpunkter som framkommit har vi bl a åtgärdat följande: Catering - beställaren får nu ett autosvar som kvitto på att beställningen nått fram Tvätt personaltextilier har kompletterats för bättre kvalité och nya storlekar Städ - två personer från FM centrum bevakar kvaliteten på städningen med kvalitetskontroller (INSTA). En mycket aktuell fråga är hur servicetjänsterna kan utvecklas och utvidgas för att avlasta vården. För närvarande pågår pilotprojekt på några enheter som syftar till att testa och utvärdera olika utökade servicetjänster: Kökstjänst, servicepersonal hanterar t ex patientkök, matförråd, matbeställningar, disk, Frukostbrickor som ett alternativ till att vårdpersonal ordnar med frukost. Patienttransporter som nyttjas för merparten av patientförflyttningar. Vi står inför stora upphandlingar avseende alla kost-, städ och logistiktjänster inom landstinget. Upphandlingsarbetet, som kommer att pågå i nästan 2,5 år, kommer att kräva mycket av oss för att finna den bästa lösningen för landstinget. Ett strukturerat arbete har genomförts för att fånga vårdens behov idag och i framtiden. Representanter för vården har deltagit i gruppdiskussioner som har initierats och letts av FM centrum. Totalt har 19 sådana gruppdiskussioner genomförts under våren Arbetet har dokumenterats med analys och rekommendation inför kommande upphandlingsarbete. 5

6 I samband med varje avslutat byggprojekt skickas en enkät ut till den berörda verksamheten. Det genomsnittliga resultatet under 2012 är fortsatt högt. I samband med alla våra byggprojekt och lokalanpassningar sker en kunddialog såväl innan, under som efter genomförda projekt. Den största framgångsfaktorn för ett väl genomfört projekt är samverkan mellan FM centrum och berörd verksamhet. Inom Fastighetsförvaltningen sker en stor del av den dagliga dialogen med kunderna. Dialogen är till stora delar händelsestyrd vilket ställer stora krav på goda relationer och stort förtroende för vår kompetens. I syfte att utvärdera och förbättra kundkommunikationen har även ett samarbete inletts med övriga stödcentrum, REC, ITC, UC och CHV. Målsättningen är att hitta delvis gemensamma och enhetliga forum och aktiviteter så att vården inte belastas mer än nödvändigt. Utmaningar 2013 För att nå vårt strategiska mål har ett antal framgångsfaktorer identifierats med uppgiften att konkretisera och prioritera utvecklingsområden som är avgörande för att kunna leva upp till det strategiska målet inom perspektivet. FM centrum har följande framgångsfaktorer inom perspektivet KUND: Bra dialog och samverkan med kunder Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Utifrån ovanstående framgångsfaktorer redovisas nedan de övergripande utmaningarna och prioriterade aktiviteterna för FM centrum under Bättre kunskap om FM centrums uppdrag är avgörande för att kunderna skall få större förståelse för vilka vi är och vad vi gör. Vi är fortfarande alltför okända inom landstinget men även utanför landstinget. Det handlar om att på olika sätt kommunicera och tydliggöra FM centrums uppdrag. Vårt uppdrag är att vara en proaktiv FM-partner som möjliggör en effektiv vårdorganisation och genererar långsiktiga mervärden för landstinget. För att detta skall bli verklighet krävs en sammanhållen och förbättrad kommunikationsplattform. Ett uttalat syfte med kommunikationsplattformen är att säkerställa en pågående och relevant kommunikationsprocess med samtliga kunder och intressenter och att detta sker på ett likartat sätt. Planen ska också bidra till en organisatorisk beteendeförändring mot ett mer marknadsorienterat synsätt och ett tydligare, FMgemensamt förhållningssätt gentemot kunder och uppdragsgivare. Att tillgodose kundens behov är syftet med FM centrums kommunikationsplattform som i sin tur bygger på en balans mellan händelsestyrd och planerad kommunikation. Detta för att både arbeta med kundernas behov och samtidigt ha ett långsiktigt perspektiv för att bygga relation och dialog. Vid val av kommunikationskanal tas hänsyn till budskap, mål med kommunikationen och målgruppen (sammansättning och storlek). FIXA är vår främsta kanal in för alla frågor och ärenden. FIXA ökar vår tillgänglighet och hjälper kunderna att komma i kontakt med rätt funktion direkt, oavsett om det är inom FM centrum eller hos våra entreprenörer. Vid sidan av detta skall befintliga kommunikationskanaler såsom kundråd, personliga möten och kontakter, Lisa, mail, Tempen samt kundenkät för byggprojekt, utvecklas. En avgörande faktor för FM centrum är att förstå och tillgodose uppdragsgivarens nytta av FM centrum. Med uppdragsgivaren avses landstingsdirektör och landstingsstyrelse. Detta görs bäst genom kontinuerlig dialog med dessa olika intressenter men främst genom förtroendeingivande insatser samt ett professionellt agerande och utförande. Prioriterade aktiviteter: Leveranssäkerhet I alla FM centrums processer och aktiviteter skall leveranssäkerhet prioriteras. Det handlar t ex om att hålla utlovad tidplan och budget i våra byggprojekt, återkoppling inom utlovad tid i alla sammanhang och leverans av avtalade servicetjänster. För alla våra processer ska kundens och ägarens behov styra. Tillgänglighet För att nå målsättningarna inom perspektivet krävs en hög tillgänglighet. Det handlar t ex om tillgängligheten via FIXA, vår tjänsteportal och tillgängligheten till våra tjänster och vår personal. Kommunikationsstrategi Under 2013 kommer FM centrum att utveckla och förbättra kommunikationen med kunder och övriga samarbetspartners. Syftet är att 6

7 få till stånd en likartad och professionell hantering av kommunikationen, såväl den händelsestyrda som den planerade. Mätning av kundnöjdhet Under 2013 kommer vår mätning för kundnöjdhet att utvecklas med frågor om våra tjänster Genomföra byggprojekt samt Fastighetsförvaltning. Uppföljningen är en förutsättning för att uppnå relevant kvalitet, effektivitet och utveckling av våra tjänster. 7

8 3. Processperspektivet Strategiskt mål 1: Effektiva processer som ger rätt kvalitet Strategiskt mål 2: Minsta möjliga miljöpåverkan Perspektivet PROCESS beskriver vikten av att resurserna utnyttjas effektivt med hjälp av utveckling och ständiga förbättringar som skall bidra till goda resultat och effektiva processer FM centrum har följande strategiska mål och framgångsfaktorer för att nå de strategiska målen inom perspektivet PROCESS. Strategiskt mål Effektiva processer som ger rätt kvalitet Framgångsfaktorer o o Strategiskt mål Tydliga och enkla processer God samverkan inom FM centrum samt med kunder och samarbetspartners Minsta möjliga miljöpåverkan Framgångsfaktorer o o Bästa miljöval till rimlig kostnad Minskad energiförbrukning Nuläge Systematiskt förbättringsarbete, genom LEAN, innebär bl a att skapa en kultur för ständiga förbättringar där utgångspunkten är kundens perspektiv och flödet i processerna och är en av FM centrums huvudstrategier inom processperspektivet. FM centrum använder LEAN som arbetssätt för att: Ständigt förbättra kvaliteten på det vi levererar Bli effektivare Engagera personalen och göra dem delaktiga i arbetet En nulägesanalys av vårt arbete med LEAN visar bland annat på en förbättringspotential avseende målsättning med LEAN-arbetet, LEAN-infrastruktur, hantering av förbättringsförslag, målhantering samt samband och relation med ISO-arbetet. Målsättningen inför 2013 med LEAN-arbetet är att förbättra målstyrningen med tillhörande målnedbrytning, uppbyggnad av en LEAN-infrastruktur, kommunikation av LEAN syfte och mål, ständigt förbättringsarbete samt ledarskapet. Under 2012 har vi haft fortsatt fokus på arbetet med en effektiv driftlösning i allmänhet och i FramUSprojektet i synnerhet. Arbetet omfattar en kvalitetssäkrad leverans av samtliga våra stora tjänsteområden. Uppdraget är tidskrävande och omfattar en mängd delprojekt och ett stort antal involverade aktörer. Detta arbete kommer att intensifieras under 2013 då flera stora projekt pågår och planeras att startas upp samtidigt som löpande förvaltning måste kvalitetssäkras. Information och kommunikation i samband med våra byggprocesser är av yttersta vikt. Vi arbetar aktivt med informationen till LiÖ-anställda, patienter och besökande och detta görs tillsammans med Informationscentrum. Detta behov kommer att öka i takt med att nya projekt som, t ex Vision 2020, beslutas och påbörjas. Byggverksamheten arbetar efter en utvecklad projektmodell för att skapa effektiva processer och en bra styrning av våra projekt. Vi kommer att utveckla projekthandboken för att på ett bättre sätt hantera mindre och medelstora projekt när det gäller tid, ekonomi, kvalitet och enkelhet för kunden. Vi kommer att i allt större utsträckning använda oss av egna projektledare som arbetar nära fastighetsförvaltningen och vårdverksamheten och på så sätt få en smidig och kostnadseffektiv hantering av projekten. Idag har vi ett nära samarbete med Upphandlingscentrum för att säkra upphandlingsförfarandet av byggprojekt. Det pågår ett 8

9 utvecklingsarbete när det gäller förfrågningsunderlagen både för ramavtalens andra konkurrensutsättning som för traditionella förfrågningsunderlag för byggprojekt. Detta i syfte att säkerställa kvalitet, ekonomi och LOU i projekten samt att skapa en tydlighet för våra projektledare. Ovanstående är en del av det arbete som pågår i syfte att ta fram en inköps- och upphandlingsprocess för hela FM-centrum. Hittills har en sourcingstrategi för servicetjänster tagits fram och det pågår nu ett arbete med att arbeta igenom den tillsammans med Upphandlingscentrum. Dessutom pågår ett förberedande arbete för den kommande planerade och beslutade avvecklingen av kundmärkta personalkläder. I samband med ny upphandling av fastigheternas drift och skötsel, med start , kommer en omfattande process att tas fram för att stärka kvalitén i uppföljningen av entreprenaden. I FM centrums arbete med lokalresursplanering är vår självklara målsättning att kunna möta verksamhetens behov på ett så optimalt sätt som möjligt samtidigt som vi ska ha ett starkt ägarperspektiv med fokus på långsiktig och ekonomisk fastighetsförvaltning. Som en del i den strategiska fastighetsplanen görs enligt styrprinciperna för FM centrum årligen en lokalförsörjningsplan. Under 2012 har vissa justeringar genomförts av styrprinciperna som bl a hanterar de kommande stora fastighetsinvesteringarna. De nya styrprinciperna är beslutade i LS. FM centrum skall planera sitt miljöarbete med utgångspunkt i vision och mål för landstingets miljöarbete Det är viktigt att medarbetarna har en god kunskap om vad som belastar miljön och vilka åtgärder som kan vidtas för att minimera miljöpåverkan. I samtliga fastighetsinvesteringar läggs stor vikt för att nå LiÖ:s energimål. För att minska energianvändningen med 2,8 % i förhållande till 2009 krävs att kommande stora fastighetsinvesteringar exempelvis RPR (Rättspsykiatriska Regionkliniken) i Vadstena, sker genom nybyggnationer. Under 2012 startade rekryteringsprocessen avseende en miljöresurs som ytterligare ska fokusera på FM centrums miljömål. Under 2011 skapades ett nytt miljöledningssystem som inbegriper hela FM centrum. Under 2012 har fokus varit att skapa enhetlighet och systematik i FM centrums miljöarbete men även att hitta lämpliga former för uppföljning av de miljökrav som ställs i avtal med entreprenörer. Miljö ska vara en självklar del i arbetet på FM centrum och vi ska ligga i framkant när det gäller att miljöanpassa val av tjänster och produkter i de servicetjänster som vi förser vården med. Utmaningar 2013 För att nå våra strategiska mål har ett antal framgångsfaktorer identifierats med uppgiften att konkretisera och prioritera utvecklingsområden som är avgörande för att kunna leva upp till de strategiska målen inom perspektivet. FM centrum har följande framgångsfaktorer inom perspektivet PROCESS: Tydliga och enkla processer God samverkan inom FM centrum samt med kunder och samarbetspartners Bästa miljöval till rimlig kostnad Minskad energiförbrukning Utifrån ovanstående framgångsfaktorer redovisas nedan de övergripande utmaningarna och prioriterade aktiviteterna för FM centrum under FM centrum kommer att fortsätta arbetet med att processorientera arbetssättet. Detta görs m h a det redan pågående Lean- och ISO-arbetet. Under 2013 är ambitionen att skapa förutsättningar för en ISOcertifiering av hela FM centrum med fokus på de huvudprocesser som är identifierade, genomföra byggprojekt, förvalta fastigheter, leverera servicetjänster samt lednings- och ekonomiprocesser. Dessutom kommer fokus att vara på de nyckelprocesser som redan identifierats, Koll på lokal, Uppdragsprocessen samt Projektavslut. För att skapa god samverkan inom FM centrum samt med kunder och samarbetspartners krävs ett aktivt sidledsansvar. Detta gäller inom samtliga våra processer och avser såväl ett sidledsansvar inom FM centrum, tillsammans med våra stödcentrumkollegor som med våra upphandlade entreprenörer. Utgångspunkten är försöka se våra processer som en del av vårdprocesserna i syfte att frigöra tid och underlätta för vården. Med aktivt engagemang i vårt miljö- och energiarbete verkar vi för att såväl våra fastigheter, våra tjänster som våra kunder bidrar till en hållbar utveckling av 9

10 energianvändning och miljöpåverkan. Detta gör vi genom att mobilisera hela organisationen i arbetet med att nå de övergripande miljö- och energimålen. Vår ambition är att skapa beteendeförändringar hos våra kunder och anställda samtidigt som vi ska säkerställa att vår energianvändning är klimatsmart, förnyelsebar och garanterar så låga kostnader som möjligt. Vi kommer att skapa handlingsplaner med utgångspunkt i den uppdatering av vision och mål för landstinget miljöarbete som görs inför Prioriterade aktiviteter Projektmodell FM centrums projektmodell för byggprojekt kommer under 2013 att utvecklas och förbättras men även att anpassas för att även fungera bra i mindre lokalprojekt. Systemstöd i projekthantering Införandet av ett nytt systemstöd för projekthantering (ANTURA) är påbörjat men kommer att utvecklas under Processförbättringar Fortsatta processförbättringar inom ramen för det pågående arbetet med ISO samt Lean. Fokusering på tydligt processägarskap i synnerhet för funktionsöverskridande processer. Samtliga prioriterade processer skall vara uppdaterade och dokumenterade. Gränssnitt Vård/Service Framtagning av en plan för hanteringen av gränssnittet mellan vård och service. Detta i syfte att frigöra tid och förenkla för vården. Samverkan Förutsättningen för effektiva processer är en förbättrad samverkan inom FM centrum men även med kunder och övriga samarbetspartners. Benchmarking och omvärldsbevakning En förbättrad systematik för branschjämförelser kommer ett utarbetas under

11 4. Medarbetarperspektivet Strategiskt mål 1: o Attraktiv arbetsgivare Ett aktivt medarbetarskap Strategiskt mål Gott ledarskap som skapar förutsättningar för goda verksamhetsresultat Strategiskt mål 2: Framgångsfaktorer Strategisk kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag o Ett ledarskap som motiverar och engagerar medarbetare Strategiskt mål 3: Gott ledarskap som skapar förutsättningar för goda verksamhetsresultat Perspektivet MEDARBETARE beskriver vad det innebär för FM centrum att vara en bra arbetsgivare och hur medarbetarnas resurser ska tillvaratas och utvecklas. FM centrum har följande strategiska mål och framgångsfaktorer inom perspektivet MEDARBETARE Strategiskt mål Ett aktivt medarbetarskap Framgångsfaktorer o o Strategiskt mål Vilja till delaktighet och engagemang Tydliga roller och förväntningar Strategisk kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag Framgångsfaktorer o Strukturerad och långsiktig kompetensförsörjning Nuläge Viktigt inom medarbetarperspektivet är delaktiga och ansvarstagande medarbetare, vilket är en förutsättning för utvecklande av verksamheten. Likaså är ett gott ledarskap också en förutsättning för utvecklande av verksamheten genom att bland annat skapa delaktighet och engagemang hos medarbetarna genom att tillvarata deras kompetens. Samtliga mål inom medarbetarperspektivet följs upp via nyckeltal i den årliga medarbetaruppföljningen års medarbetaruppföljning visar på ett fortsatt högt resultat gällande Gott ledarskap - en förutsättning för goda verksamhetsresultat. För att få en tydligare koppling till FM centrum som attraktiv arbetsgivare lade vi 2012 till en fråga i medarbetaruppföljningen, FM centrum- En attraktiv arbetsgivare. Resultatet i medarbetaruppföljningen visar ett högt värde på frågan, värde 74, där vi hade målet 75. Det bedömer vi som bra men inom detta område måste vi utöka våra insatser. Varje funktion har arbetat fram aktivitetsplaner utifrån sina resultat. En aktivitetsplan på centrumnivå har också tagits fram. Fortsatt arbete med aktiviteter utifrån resultatet från medarbetaruppföljningen pågår under hela 2012 och I början av 2012 genomfördes, med hjälp av en hälsopedagog, en livsstilskartläggning för att identifiera och kartlägga behovet av hälsofrämjande insatser för medarbetarna inom FM centrum. Utifrån resultatet genomfördes ett FM-forum med ett hälsofrämjande perspektiv (förläsning inom Time management och kommunikation ur ett 11

12 hälsofrämjande perspektiv), som ägde rum i juni, samt tre frukostseminarium med inspirationsföreläsning inriktad mot stress som ägde rum under hösten. Utbildningsprogrammet Från utförare till professionell aktör genomfördes med knappt tio medarbetare under andra kvartalet av Programmet avslutades till sommaren En utvärdering av programmet har gjorts, i form av dialog, för att fånga upp idéer och erfarenheter. Dessa ska sedan kunna användas vid planering av kommande kompetensutvecklingsaktiviteter. Ett arbete med att ta fram en lönestrategi för FM centrum påbörjades i början av 2012, där fokus har varit att arbeta fram gemensamma lönekriterier för hela centrumet. Genom att koppla våra lönekriterier till FM centrums målbild fanns en önskan om en tydlighet mellan medarbetarens egen prestation i förhållande till FM centrums målbild. Parallellt med detta arbetar vi också med att upprätta befattningsbeskrivningar för samtliga roller i om FM centrum. Arbetet pågår under hela 2012 och kommer att fortsätta under Under senaste halvåret har Landstingets förloppsmodell implementerats på FM centrum för en grupp bestående av en representant från varje funktionsgrupp samt en projektgrupp. Syftet var att lära ut leanprinciper och leanverktyg för att sprida kunskapen vidare till medarbetare. Under våren träffades varje funktionsgrupp för ca 2 timmars information och diskussion om leanprinciper för att ge möjlighet till mer leankunskaper till medarbetare. Vi genomförde också en utbildning inom Leanledarskap under maj månad. Inom FM centrum planeras att införa målstyrningstavlor för funktionsgrupperna. Syftet är att visualisera hur vi uppfyller målen och utifrån det kunna koppla medarbetarens arbetsuppgifter tydligare till målen. Under 2012 har ett antal rekryteringar genomförts med gott utfall och arbete pågår med ytterligare rekryteringar. Medarbetaruppföljningen 2012 visade på ett fortsatt bra resultat totalt. Då vi inom FM centrum generellt sett har haft och har ett högt resultat, är det också en utmaning för oss att bibehålla det goda resultatet. Delaktiga och ansvarstagande medarbetare är en förutsättning för verksamhetens utveckling, vilket är helt enligt Leanfilosofin. Genom att fortsätta arbetet med Lean och leanledarskap är vår förhoppning att ytterligare främja engagemang och delaktighet inom FM centrum. Under hösten har vi, som tidigare nämnts, genomfört gemensamma workshops, där samtliga medarbetare blivit inbjudna. Detta för att tillsammans arbeta fram innehållet i verksamhetsplanen för Genom att engagera och ta till vara på medarbetarnas kompetens i detta arbete finns en förhoppning om att målarbetet blir mer verksamhetsnära och förankrat hos den enskilda medarbetaren. Utmaningar 2013 För att nå våra strategiska mål har ett antal framgångsfaktorer identifierats med uppgiften att konkretisera och prioritera utvecklingsområden som är avgörande för att kunna leva upp till de strategiska målen inom perspektivet. FM centrum har följande framgångsfaktorer inom perspektivet MEDARBETARE: Vilja till delaktighet och engagemang Tydliga roller och förväntningar Strukturerad och långsiktig kompetensförsörjning Ett ledarskap som motiverar och engagerar medarbetare Attraktiv arbetsgivare Utifrån ovanstående framgångsfaktorer redovisas nedan de övergripande utmaningarna och prioriterade aktiviteterna för FM centrum under Våra ledord, som finns i Målbild 2015, är grunden i vår organisationskultur hur vi vill uppfattas och vad vi vill kännetecknas av. Ledorden ska vara vägledande för vårt förhållningssätt, vårt bemötande och agerande i alla situationer både som individer och organisation, internt och externt. Ledorden tydliggör krav och förväntningar på våra ledare och medarbetare. Alla ska agera som förebilder och känna ett stort ansvar i att leva upp till våra ledord. Våra ledord ska genomsyra allt vi gör och bildar den värdegrund som vårt dagliga arbete vilar på. Vår målbild ska aktivt medverka till att befästa vår strävan att arbeta för FM centrum och landstinget som helhet mot våra gemensamma mål. En av FM centrums viktigaste resurser är medarbetarna. Genom att se till att vi har rätt 12

13 kompetens och att vi är attraktiva som arbetsgivare kan vi också möta samtliga våra behov och utmaningar. Kompetens är en föränderlig tillgång, och vi måste kontinuerligt se till att ha rätt kompetens, använda den rätt och utveckla den. Med aktiv kompetens- och organisationsutveckling ska vi säkerställa framtida kompetensbehov samt skapa goda förutsättningar att känna arbetsglädje, motivation, stolthet och ansvar i linje med vår målbild. Vi ska kontinuerligt arbeta med kompetensförsörjningsplanen för att säkerställa våra kompetensbehov. Ett aktivt medarbetarskap är en förutsättning för utveckling och förbättring av verksamheten. I det aktiva medarbetarskapet har vi engagerade och delaktiga medarbetare som tar ansvar för både sin egen men även för verksamhetens utveckling och resultat. Detta sker bl a genom vårt pågående Leanarbete. Ett gott ledarskap är en förutsättning för att skapa engagemang och delaktighet hos medarbetarna. Därför vill som framgångsfaktor lyfta fram betydelsen av ett ledarskap som motiverar och engagerar medarbetarna. Ett ledarskap som ger förutsättningar för medarbetare att ta ett ökat ansvar och uppmuntrar till delaktighet och utveckling. Prioriterade aktiviteter: Kompetensförsörjningsplan I syfte att attrahera, utveckla och behålla kompetens och medarbetare kommer FM centrum att ta fram en plan för kompetensförsörjning. En del i detta är bl a att resursförstärka inom byggprojekt med egen kompetens för att svara upp mot den ökade projektvolymen. Varumärke FM centrum kommer under 2013 aktivt att arbeta med att marknadsföra och positionera sig som den bästa tänkbara arbetsgivaren - och leva upp till det - både för nuvarande personal och för de man vill rekrytera. Individuell utveckling Inom FM centrum skall alla chefer och medarbetare ha en uppdragsbeskrivning samt en individuell utvecklingsplan 13

14 5. Ekonomiperspektivet Strategiskt mål 1: Ekonomi som ger handlingsfrihet Perspektivet EKONOMI beskriver hur FM centrum ska hushålla med tillgängliga resurser för att skapa och behålla en god ekonomi som ger rimlig handlingsfrihet. FM centrum har följande strategiska mål och framgångsfaktorer inom perspektivet EKONOMI Strategiskt mål Ekonomi som ger handlingsfrihet Framgångsfaktor o o Balans mellan kostnader och intäkter Kostnadseffektivitet som står sig väl i branschjämförelser Nuläge Inom FM centrum är det viktigt att hela tiden arbeta med ständiga förbättringar för att på så sätt arbeta effektivare och samverka både inom och utom funktioner och organisationen för att möjliggöra att landstingets vision om bra vård och bättre hälsa ska kunna uppnås. FM centrums mål inom ekonomiperspektivet är att ha en ekonomi i balans som också skapar handlingsfrihet. Samtliga enheter inom FM centrum arbetar kontinuerligt med ekonomisk uppföljning för att säkerställa kontroll av verksamhetens kostnader och intäkter. Dessutom har vi under 2012 genomfört utbildning i ekonomi för fastighets- och avtalsförvaltare mfl. Inför 2013 har flera av de tjänster som tidigare varit ofinansierade fått godkänd finansiering. Detta skapar bättre möjligheter för FM centrum att ha en ekonomi som skapar handlingsfrihet och en ekonomi i balans. Inom FM centrums fastighetsförvaltning sker ett kontinuerligt arbete med att minska vakansgraden. Detta sker dels genom överenskommelser med verksamheter men även genom tvingande omflyttningar av verksamheter från externa inhyrningar till vakanta lokaler inom det egna fastighetsbeståndet. Idag läggs mycket tid för att planera inför kommande stora fastighetsinvesteringar som kräver tillfälliga evakueringar av verksamheter. Dagens höga vakansgrad i LiÖ:s fastighetsbestånd beror till stor del på att några fastigheter med höga vakanser avses att avyttras. Vakansgraden för inhyrda fastigheter är hög vilket beror på sammanslagningar av vårdcentraler där vi har långa kontraktstider i hyresavtalen. Inom våra byggprojekt är styrningen av projektekonomi av yttersta vikt. Med anledning av pågående och kommande projektvolymer kommer ekonomistyrningen av prioriteras ännu mer. Vi har förstärkt organisationen med en resurs som kommer att utveckla styrningen med kvartalsvisa prognosavstämningar på projekten. Vissa projekt kommer vi att följa upp månadsvis. Dessutom kommer vi att fortsätta och utveckla våra ekonomiska revisioner i projekten. För servicetjänster, som till största delen är upphandlade och levereras via entreprenörer, fortsätter kontinuerligt och metodisk uppföljning. Uppföljningen är en förutsättning för att uppnå relevant kvalitet, effektivitet och utveckling i serviceleveransen. Under 2012 har vi bl a fokuserat på den redovisningsmässiga gränsdragningsproblematiken mellan projektkostnader och förvaltningskostnader. Detta har resulterat i att vi har utarbetat nya riktlinjer som ska underlätta gränsdragningen. Utmaningar 2013 För att nå vårt strategiska mål har ett antal framgångsfaktorer identifierats med uppgiften att konkretisera och prioritera utvecklingsområden som är avgörande för att kunna leva upp till det strategiska målet inom perspektivet. FM centrum har följande framgångsfaktorer inom perspektivet EKONOMI: 14

15 Balans mellan kostnader och intäkter Kostnadseffektivitet som står sig väl i branschjämförelser Utifrån ovanstående framgångsfaktorer redovisas nedan de övergripande utmaningarna och prioriterade aktiviteterna för FM centrum under FM centrums största utmaning, idag och framöver, är de stora byggprojekten och investeringsvolymerna. Situationen påverkar samtliga delar av organisationen samtidigt som behoven och önskemålen från vården på fler och förbättrade tjänster ökar. Belastningen på såväl fastighetsförvaltningen som för servicetjänster blir större och fler upphandlingar skall genomföras på kort tid. En god kostnadskontroll på FM centrums egna förvaltning, på projekten samt våra avtal och upphandlingar är prioriterad. Prioriterade aktiviteter: Ekonomistyrning Strukturerad och systematisk ekonomistyrning av byggprojekt kommer att utvecklas med nya verktyg och arbetsmetoder för att få ett ökat fokus på uppgiften i projekt. Motsvarande systematik och struktur kommer även att utvecklas för de tjänster som avser fastighetsförvaltning, servicetjänster samt FM centrums egna förvaltning. Upphandlingar och avtal Aktivt arbete med upphandlingar samt uppföljning och utveckling av leverantörsavtal för att skapa kostnadseffektiva slutresultat för landstinget. 15

16 6. Årsbudget FM centrums budgeterade resultat för 2013 är 0 tkr. Detta tack vare att flera av de tjänster som var ofinansierade under 2012 har finansiering under Förvaltningskostnaden för 2013 är 32 Mkr och för FM tjänster 12 Mkr. Den planerade lönekostnadsutvecklingen på 10,3 % avser framför allt nyrekrytering. Detta till följd av planerade nyrekryteringar för t ex miljösamordning och byggprojektledare. FM centrum är till största del finansierat via hyran. Hyresintäkterna ökar med 31 Mkr varav ökningen beror på ökade mediakostnader, driftskostnader och förvaltningskostnader. Energikostnadsökningen 2013 beräknas bli 5,0 %. Det årliga reinvesteringsbehovet bedöms uppgå till 200 Mkr per år vilket motsvarar 500 kr/kvm. Avsättningarna ska balansera kapitalkostnaderna för gjorda investeringar under en 15 års period. Avsättningarna respektive kapitalkostnaderna avräknas mot Finansförvaltningen och påverkar inte FM centrums resultat. Kostnaden för tomma lokaler beräknas sjunka 2013 för inhyrda lokaler då vissa kontrakt har sagts upp. Bedömningen är att vakansgraden i egna lokaler kommer att ligga på en fortsatt hög nivå under ett antal år då stora projekt kräver evakueringslokaler. gäller byggnadsinventarier, efter statusbesiktningar på fastigheterna när det gäller reinvesteringar samt efter strategiska övergripande beslut när det gäller fastighetsinvesteringar. Fakta rörande åtgärden registreras och i de fall omfattningen är känd registreras även den. Det finns dock åtgärder som bara är kända som behov utan registrerad kostnad och denna registreras först när ytterligare information kring behov och omfattning finns. Prognos för kommande års investeringar består av dels beslutade projekt (ingår med av LS/LD beslutade belopp) och dels av planerade projekt. För de planerade projekten råder det av naturliga skäl en viss osäkerhet - generellt kan sägas att graden av osäkerhet ökar ju längre fram i tiden prognosen avser. Alla projekt som idag är planerade kommer att behandlas i särskilda investeringsärenden med beslut enligt gällande rutin för normal hantering innan genomförande. Investeringsvolymen inom FM centrum kommer att vara omkring 1,1-1,5 Mdkr per år under perioden med genomförandet av Framtidens US, byggnation för Rättspsykiatri i Vadstena och upprustning av Vrinnevisjukhuset (Vision 2020) som de största aktiviteterna. Detta finns i såväl investeringsplanen som lokalförsörjningsplanen. Resultatet för fastigheterna beräknas till tkr. Underskottet uppstår i de fastigheter där LiÖ har externa hyresgäster och där basnivå för reinvesteringar har införts. Underskottet motsvarar differensen mellan intern och extern hyra. Underskott beror också på att vissa ombyggnadstillägg annuitetsberäknats och är nya. Underskottet täcks i sin helhet av Finansförvaltningen. Poster som påverkar Finansförvaltningen är kapitalkostnader om tkr och nettoavsättning till basnivå tkr samt nettoavsättning till bashyresfond tkr. Investeringar fastigheter I investeringsplanen tas behov av åtgärder upp. Dessa är identifierade tillsammans med verksamheten när det 16

17 7. Förslag till beslut FM centrum föreslår landstingsdirektören besluta att godkänna verksamhetsplanen. FM centrum föreslår LS besluta - att godkänna investeringar med sammantaget tkr år 2013, tkr år 2014 och tkr år 2015 samt - att godkänna de i bilaga särskilt angivna investeringsobjekten som överstiger tkr eller är av strategisk karaktär, - att godkänna att planerat underhåll får utföras inom en ram av tkr. FM centrum Micael Antamo Produktionsenhetschef 17

18 8. Nyckelindikatorer Kundperspektivet Strategiskt mål 1 Nöjda kunder Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Bra dialog och samverkan med kunder samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Catering Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Fastighetsdrift Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Patientkost Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Städ Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Transporter Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Tvätt** Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Vaktmästeri Målvärde 2013* Målvärde 2015* Rapporttillfälle DÅ08, ÅR DÅ08, ÅR DÅ08, ÅR DÅ08, ÅR DÅ08, ÅR DÅ08, ÅR DÅ08, ÅR 18

19 Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Bra dialog och samverkan med kunder samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Totalt Svarsfrekvens i kundnöjdhetsmätning Tempen (avser genomsnittet av årets mätningar) Målvärde 2013* Målvärde 2015* Rapporttillfälle DÅ08, ÅR 34 % 35 % 38 % ÅR *Samtliga Målvärden för 2013 och 2015 gäller sista mätningen för respektive år. Kundnöjdhetsmätningen Tempen genomförs 2 ggr/år. **Målvärdet för Tvätt kan komma att påverkas negativt som en konsekvens av projektet Standardisering av textilier/avveckling av kundmärkt tvätt 19

20 Processperspektivet Strategiskt mål 1 Effektiva processer som ger rätt kvalitet Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Tydliga och enkla processer God samverkan inom FM centrum samt med kunder och samarbetspartners Tydliga och enkla processer God samverkan inom FM centrum samt med kunder och samarbetspartners Tydliga och enkla processer God samverkan inom FM centrum samt med kunder och samarbetspartners Effektivisering av process för Koll på lokal Effektivisering av process för Kundförfrågan / Uppdrag Effektivisering av process för Projektavslut *Målvärde för 2015 avser 30 % effektivisering från 2013 års nivå Uppgift saknas Uppgift saknas Uppgift saknas Målvärde 2013 Målvärde 2015 Rapporttillfälle 30 % 30 % * DÅ08, ÅR 30 % 30 % * DÅ08, ÅR 30 % 30 % * DÅ08, ÅR Strategiskt mål 2 Minsta möjliga miljö- och klimatpåverkan Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Bästa miljöval till rimlig kostnad Bästa miljöval till rimlig kostnad Minskad energiförbrukning Andelen nyttjade C- produkter (ej blåklintsmärkta) i Sunda hus* miljödata skall minska Andelen nyttjade D- produkter i Sunda hus* miljödata skall minska Förbrukning mätt i kwh/m2 BRA där energianvändningen är normalårskorrigerad och graddagskorrigerad Målvärde 2013 Målvärde ,9 4,94 4,5 ÅR 6,1 3,92 3,5 ÅR 266 kwh/kvm (år 2009) Minska 2,8 % jämfört med 2009 (259 kwh/kv m) Minska 8,5 % jämfört med 2009 (243 kwh/kv m) Rapporttillfälle * SundaHus Miljödata är ett system för hälso- och miljöbedömning av produkter i bygg- och fastighetsbranschen. Kärnan i systemet är en databas med ämnen, material och produkter. I systemet finns tjänster och funktioner för en byggnads alla skeden: Program, Projektering, Byggande, Förvaltning och Rivning. ÅR 20