Fritidsnämnden Svar på revisionsrapport: granskning av kommunens beredskap gällande etik, korruption och oegentligheter (FN 2016.

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN Förslg till beslut 2 (2) Fritidsnämnden Svr på revisionsrpport: grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter (FN ) Förslg till beslut Fritidsnämnden ntr föreslget yttrnde och överlämnr det till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Revisorern hr grnskt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter (EKO-frågor). Fritidsnämnden lämnr härmed sitt svr på revisionsrpporten. Beslutsunderlg Svr på revisionsrpport: grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter 2. Svr på revisionsrpport: grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter 3. Fritidsnämnden svr på revisionsrpport 4. Revisionsrpport Grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter 2

2 Svr på revisionsrpport: grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter 8 FN

3 VALLENTUNA KOMMUN Smmnträdesprotokoll Fritidsnämndens rbetsutskott Svr på revisionsrpport: grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter (FN ) Beslut Fritidsnämnden rbetsutskott föreslår tt fritidsnämnden ntr föreslget yttrnde och överlämnr det till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Revisorern hr grnskt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter (EKO-frågor). Fritidsnämnden lämnr härmed sitt svr på revisionsrpporten. Yrknden Lrs Crlsson (C) yrkr tt fritidsnämnden rbetsutskott föreslår tt fritidsnämnden ntr föreslget yttrnde och överlämnr det till kommunstyrelsen. Beslutsgång Ordförnde, Lrs Crlsson, ställer proposition på sitt eget yrknde och finner tt fritidsnämndens rbetsutskott beslutr i enlighet därmed. Beslutsunderlg 1. Svr på revisionsrpport: grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter 2. Fritidsnämnden svr på revisionsrpport 3. Revisionsrpport Grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter Justerndes sign Justerndes sign Utdrgsbestyrknde 14

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FRITIDSFÖRVALTNING DNR FN PETRI PELTONEN SID 1/1 FÖRVALTNINGSCHEF FRITIDSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Svr på revisionsrpport: grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter Förslg till beslut Fritidsnämnden ntr föreslget yttrnde och överlämnr det till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Revisorern hr grnskt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter (EKO-frågor). Fritidsnämnden lämnr härmed sitt svr på revisionsrpporten. Bkgrund Kommunens förtroendevld revisorer hr beställt en grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter som hr genomförts v ett externt revisionsbolg. Vllentun kommun hr regler för hur revisionsrpporter sk besvrs. Syftet med dess regler är dels tt revisionens grnskningr sk komm kommunfullmäktiges ledmöter och llmänheten till känn, dels tt nämndern på ett strukturert sätt sk rpporter vilk åtgärder som hr vidtgits med nledning v de synpunkter och rekommendtioner som förts frm. Kommunens revisorer hr grnskt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter. Vllentun kommun fick revisionsrpporten tillhnd Revisionsrpporten finns bifogd som bilg. Hndlingr 1. Fritidsnämndens svr på revisionsrpport 2. Revisionsrpport: Grnskning v kommunens beredskp gällnde et k, korruption och oegentligheter Petri Peltonen Förvltningschef Sk expediers till Klick här för tt fyll i vilk beslutet sk skicks till FRITIDSFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA TFN FAX FRITID@VALLENTUNA.SE 5

5 SID 1/5 Fritidsnämndens svr på revisionsrpport: grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter Beskrivning v revisionsrpporten Kommunens revisorer hr grnskt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter. Vllentun kommun fick revisionsrpporten tillhnd Nedn redoviss revisionens synpunkter tillsmmns med nämndens kommentrer. Därefter följer ett vsnitt om revisionens rekommendtioner och nämndens åtgärder. Avslutningsvis presenters en frmåtriktd nlys om åtgärderns effekt. Revisionens synpunkter Den smmnfttnde bedömningen är tt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter inte är helt ändmålsenlig, smt tt den intern kontrollen vseende EKO-frågor inte är helt tillräcklig. Smtlig grnskde internkontrollplner innehåller risker med bäring på frågor vseende etik, korruption och oegentligheter. Det frmkommer dock tt risk- och väsentlighetsnlysern kn utveckls genom en mer systemtisk och genomrbetd bkomliggnde risknlys. Fritidsnämndens kommentr: Fritidsnämnden delr inte till fullo revisionens synpunkt. I rbetet med tt t frm internkontrollplner fungerr kommunens informtionsredovisning som underlg för ett systemtiskt urvl v vilk processer som sk grnsks. Vrje år väljs någr v processern ut för grnskning. Nämnden ser dock tt rbetet med internkontrollplnern kn utveckls och förbättrs. Det finns behov v tt ök den generell beställrkompetensen och det lokl stödet kring vtl och inköp. Fritidsnämndens kommentr: Fritidsnämnden instämmer. Upphndling och inköp är ett utvecklingsområde för fritidsförvltningen. Det finns behov v tt förtydlig roller och nsvrsuppgifter för vtl och inköp. Kommunledningskontoret hr under hösten 2016 tgit frm en förstudie v så kllde behörig beställre och inköpssmordnre med tillhörnde orgnistion. Förstudien hr presenterts för kommunens ledningsgrupp och därefter hr ledningsgruppen i pril 2017 fttt beslut om tt inför en orgnistion med behörig beställre. Förslget utgår ifrån tt förvltningrn tillsätter Behörig KOMMUNLEDNINGSKONTORET VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: KOMMUN@VALLENTUNA.SE 6

6 SID 2/5 beställre på sin respektive enheter, vilk hr som uppgift tt beställ vror och tjänster, konter och skgrnsk fkturor. Därtill kommer på vrje förvltning tt tillsätts en eller fler inköpssmordnre, som hr det övergripnde nsvret för tt se till tt smordningen melln enhetern och kommunledningskontorets upphndlingsvdelning fungerr. Rollen inbegriper löpnde uppföljning och utbildning nedåt inom den egn orgnistionen. En orgnistion med behörig beställre och inköpssmordnre skulle snnolikt ök den generell beställrkompetensen då det ger möjligheter tt rikt utbildningr och stöd i inköpoch vtlsfrågor. Genomförndet i kommunen strtdes under hösten 2017 men hr ännu inte inletts på fritidsförvltningen. Det finns ingen dokumenterd, systemtiserd eller kommunicerd rutin för bkgrundskontroller vid rekrytering. Fritidsnämndens kommentr: Fritidsnämnden instämmer delvis. Vrje rekrytering innebär olik behov v bkgrundskontroll. Därför görs en individuell bedömning vid vrje rekrytering utifrån vilken typ v tjänst som sk tillsätts och personlighetstester görs vid behov. På kommunens intrnät finns instruktioner för vrje led i rekryteringsprocessen. Innn beslut ftts om tt erbjud en söknde nställning sk referenstgning ske. Instruktionern beskriver tt minst två olik referenser bör vr tgn innn beslut om nställning ftts. Instruktionern innefttr även en mll med frågor som är lämplig tt ställ till referenten. I delr v fritidsnämnden verksmheter genomförs bkgrundskontroll genom tt t utdrg ur belstningsregistret. Riktlinjer och rutiner som rör fler frågor med bäring på grnskningsområdet hr tgits frm sedn :s grnskning år 2012; de är dock inte smlde i ett eget dokument. Fritidsnämndens kommentr: Fritidsnämnden finner revisionens observtion riktig, men bedömer tt det inte är lämpligt tt sml policy, riktlinjer och rutiner i smm dokument. Kommunens definitioner för de styrdokument som ingår i kommunl förfttningssmling (KFS) ntogs v kommunstyrelsen 74, :s grnskning år 2012 identifierde behov v tt skp ett smlt dokument för tt tydliggör de regler som gäller för representtion och ttestering v fkturor vseende dett. Kommunens ttestreglemente är från För tt säkerställ tt det är npsst efter nuvrnde orgnistion och uppdrg kn reglementet behöv ses över. Fritidsnämndens kommentr: Fritidsnämnden nser tt kunskpen om ttestreglemente och nvisningr behöver ök inom fritidsförvltningen och kn behöv reviders ytterligre för tt säkerställ tt de är npssde efter rådnde orgnistion. KOMMUNLEDNINGSKONTORET VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: KOMMUN@VALLENTUNA.SE 7

7 SID 3/5 I smbnd med nynställning och ny mndtperioder förekommer viss introduktion kring etik, korruption och oegentligheter. Stödmteril finns tillgängligt vi kommunens intrnät, men en systemtisk vidreutbildning för chefer och nställd skns. Fritidsnämndens kommentr: Fritidsnämnden instämmer delvis. Kommunens utbildningsutbud för chefer, chef och ledrpketet (CLP), ger en grundläggnde kunskp smt tt det i introduktionsprogrmmet för ny chefer i Vllentun kommun ingår ett utbildningspss om ekonomi som behndlr blnd nnt inköp och internkontroll. Behov finns v tt se över och vidreutveckl utbildningr för chefer och medrbetre. Det görs en årlig krtläggning v bisysslor, men det genomförs ing systemtisk kontroller, såsom stickprov, för tt kontroller tt smmnställningen ger en korrekt bild. Chefers personlkännedom uppges innebär en slgs kontroll v bisysslor. Det ställer dock krv på chefens personlig kännedom om de nställd. Fritidsnämndens kommentr: Fritidsnämnden instämmer i tt det, utöver den årlig krtläggningen v bisysslor, inte utförs stickprov v nställds bisysslor. Kommunen nser inte tt det är ett br sätt tt rbet med stickprov för kontroll v bisysslor. Inom kommunens chefsutbildning poängters vikten v tt vrje chef vid nynställningr informerr den nställde om, och ställer frågn om, förekomst v bisyssl. Utbildningen tr också upp frågn om tt chefer kontinuerligt sk följ upp sin nställds sttus gällnde bisysslor. Möjligheter till sådn uppföljning eller vstämning finns nturligt vid uppföljningssmtl v individuell utvecklingspln smt vid utvecklingssmtl. Det skns riktlinjer eller rutiner för hntering v en händelse (oegentlighet) och det finns ingen formliserd visselblåsrfunktion. Ansvret ligger hos ordinrie chefsled. Ett klimt eftersträvs som prägls v en öppen dilog där brister och oegentligheter kn påtls. Det är inte tydligt uttlt vilk knler som sk nvänds för tt påtl oegentligheter. Det är inte tydligt vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt. Fritidsnämndens kommentr: Kommunen hr efter revisionens synpunkt infört en rutin för hntering v en händelse (oegentlighet) med hjälp v en visselblåsrfunktion där medrbetre, nonymt, kn nmäl oegentligheter. Denn finns på kommunens intrnät. Fritidsnämnden ser dock tt förvltningen tydligre kn informer medrbetrn om funktionen. I Reglemente för kontroll v verifiktioner ttestreglemente, , står beskrivet hur en nställd sk rpporter brister och vd en nställd sk gör om det ej är lämpligt tt rpporter till närmst överordnd chef ( 7): Kontrollnsvrigs uppgift är tt tillämp fstställd nvisningr smt tt när brister upptäcks rpporter dess till närmst överordnd chef. KOMMUNLEDNINGSKONTORET VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: KOMMUN@VALLENTUNA.SE 8

8 SID 4/5 I tillhörnde nvisningr till reglementet för kontroll v verifiktioner ttestreglemente, , nges ( 7) hur en nställd kn ger om det inte är lämpligt tt rpporter om brister till närmst överordnd chef. Då kn rpport lämns till kommunens ekonomi- eller redovisningschef. Revisionens rekommendtioner Fördjup risk- och väsentlighetsnlysen kring EKO-frågor i llmänhet och kring bisysslor, inköp/upphndling smt rekrytering i synnerhet. Fritidsnämndens kommentr: Genom internkontrollrbetet rbetr fritidsnämnden kontinuerligt med risk- och väsentlighetsnlyser v förvltningens processer. Hnteringen v bisysslor hnters årligen centrlt. Informtion om vd som räkns som bisyssl finns på intrnätet och informers om vid personlmöten och liknnde. T frm riktlinjer och rutiner för beredskp för händelser (oegentligheter) som till exempel tydliggör vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt. Fritidsnämndens kommentr: Vllentun kommun hr i kommunl förfttningssmling smlt kommunens styrdokument. Där finns reglemente för kontroll v verifiktioner ttestreglemente smt nvisningr. De båd dokumenten beskriver hur en nställd sk ger vid oegentligheter, inklusive vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt. Kommunen hr skpt en visselblåsrfunktion där medrbetre, nonymt, kn nmäl oegentligheter. Denn finns på kommunens intrnät. Fritidsnämnden ser dock tt förvltningen tydligre kn informer medrbetrn om funktionen. Säkerställ tt chefsintroduktionen och chefsutvecklingen genomförs enligt intentionern och hr ett tydligt innehåll kring EKO-frågor. Fritidsnämndens kommentr: HR-vdelningen hr under 2017 rbett med tt t frm och genomför ett obligtoriskt introduktionsprogrm för chefer. I progrmmet behndls frågor om etik, korruption och oegentligheter. HR-vdelningen hr också under 2017 utvecklt utbudet v vidreutbildningr för chefer och nställd. Frmåtriktd nlys Vllentun kommun hr beslutt tt inför en inköpsorgnistion med behörig beställre och ett rbete tt implementer orgnistionen hr påbörjts på brn- och ungdomsförvltningen. Fritidsnämnden ser positivt på tt inled en implementering v en inköpsorgnistion på fritidsförvltningen. Den ny orgnistionen med behörig beställre och inköpssmordnre kommer snnolikt ök förvltningens vtlstrohet och därmed blir kommunen också mer kostndseffektiv. Nämnden ser tt kunskpen om ttestreglemente och nvisningr behöver ök inom KOMMUNLEDNINGSKONTORET VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: KOMMUN@VALLENTUNA.SE 9

9 SID 5/5 fritidsförvltningen och kn behöv reviders ytterligre för tt säkerställ tt de är npssde efter rådnde orgnistion. I rbetet med rekrytering v personl fortsätter rbetet med tt genomför bkgrundskontroller med fokus på de tjänster som möter brn och ung i sitt rbete. Fritidsnämndens verksmheter får också stöd v HR-vdelningen för tt kunn genomför god rekryteringsprocesser och br rekryteringr. Kommunen hr skpt en visselblåsrfunktion där medrbetre, nonymt, kn nmäl oegentligheter. Funktionen finns på kommunens intrnät och nämnden vser informer förvltningens medrbetre om funktionen. Fritidsnämnden ser tt rbetet med internkontrollplnern kn utveckls och förbättrs. Fritidsnämnden tckr revisorern för ders synpunkter. KOMMUNLEDNINGSKONTORET VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: KOMMUN@VALLENTUNA.SE 10

10 VALLENTUNA KOMMUN REVISIONEN MISSIV BARN-OCH UNGDOMSNÄMNDEN FRTTTDSNÄvruorru xulrurruämnden KOMMUNSÏYRELSEN Grnskning v kornrnunens beredskp gällnde et k, korruption och oegentligheter hr på uppdrg v oss förtroendevld revisorer grnskt kommunens beredskp gällnde eti\ korruption och oegentligheter (EKO-frågor). Vlet v grnskningsinsts utgår från den väsentlighets- och risknlys som revisorern genomförde inför revisionsåret zot6. Grnskningen hr även omfttt en uppföljning v den grnskning som genomfördes v âr zotz. Vår bedömning är tt kommunstyrelsen (och nämndern) sedn zotzi vsevärd utsträckning förbättrt rbetet med tt säkerställ tt EKO-frågor behndls systemtislt och ändmålsenligt. Vår bedömning görs mot bkgrund v följnde:. Riktlinjer och rutiner som rör fler frågor med bäring på grnskningsområdet hr tgits frm sedn :s grnskning âr zotz.. Kultur och medvetenhet ffis frm som det främst verktyget i det förebyggnde rbetet. Regler för bisysslor och förtroendeskdlig verksmhet är känd och insmling och krtläggning görs årligen enligt ntgn riktlinjer.. Nämndern gör en uppföljning två gånger per år inom rmen för rbetet med internkontroll. Därtill gör kommunstyrelsen en smld bedömning v hur kommunens intern kontrollsystem fungerr och föreslår förbättringsåtgärder vid brister. Vi nser dock tt det forffrnde finns en förbättringspotentil hr funnit. Det gäller blnd nnt: i linje med vd EKO-frågor hnters i huvudsk inom rmen för det ordinrie internkontrollrbetet och ts upp i de risknlyser som nämnder och kommunstyrelsen gör. Det finns dock ingen dokumenterd, systemtiserd eller kommu* nicerd rutin för bkgrundskontroller vid rekrytering. Kontroller görs i huvudsk inom rmen för det ordinrie internkontrollrbetet. Ny rutiner hr skpts kring resor och representtion, nvändning REVISIONEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX 08-s KOMMUN@VALLENTUNA.S E SE [rml tu Vllentun kommun 11

11 VALLENTUNA KOMMUN REVISTONEN MISSIV BARN_OCH UNGDOMSNAM NDEN FRITIDSNÄuruorru rculrurruämnden KOMMUNSTYRELSEN v inköpskort och ttestering v fkturor. Det genomförs däremot ing systemtisk kontroller, såsom stickprov, tör tt kontroller tt smtlig bisysslor hr redovists. Det skns riktlinjer eller rutiner för hntering v en händelse (oegentlig- L^+\ ^-L f Ì ffnno i--on f^.-olioo.orl tticoo'lltl3cr4rnl finn rrulrt vvu uvl ur rrð rõv rvru quðvrq Vi rekommenderr ü kommunstyrelsen (och nämndern) vidtr följnde åtgärder: Fördjup risk- och väsentlighetsnlysen kring EKO-frågor i llmänhet och kring bisysslor, inköp/upphndling smt rekrytering i synnerhet 'I frm riktlinjer och rutiner tydliggör vrl en nställd sk väncl sig om närmste chef gerr fellitigt Säkerställ tl chefsinlrocluklioneu och -ulvecklilgen gcuutufiils enligt intentionern och hr ett tydligt innehåll kring El(O-frågor Rpporten hr vrit föremål för skgrnskning hos berörd tjänstcmän. Revisorern utgår från tt kommunstyrelsen vidtr relevnt åtgärder som följd v grnskningen och sedn redovisr dess till Kommunfullmäktige enligt rutin L För revisorern Ordförnde REVISIONEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN rAX 08-58/ KOM MU N@VALLENTUNA.SE SE [ml E Vllentun kommun 12

12 VALLENTUNA KOMMUN REVISIONEN MiSSIV BARN_OCH UNGDOMSNÄMNDEN FRITIDSNÃMNDEN KULTURNÄMNDEN KOMMUNSTYRELSEN Distribution v grnskningsrpport - Grnskning v kommunens beredskp gällnde etiþ korruption och oegentligheter Kommunstyrelsen B rn-och ungdomsnämnden Fritidsnämnden Kultumämnden Kommunfu llmäktiges presidium Kommundirekfören Cheßekonomen REVISIONEN ÏUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA. SE t-ffi1 ry Vllentun kommun 13

13 14

14 \/ww.pwc.se Revisionsrpport Jonn Hägg Jenny Nordquist Oktober zot6 pwe 15

15 Grnskning v etlk, korruption och oegentligheter InnehfuUsfrrteckníng 1. Smrnnfttndebedömning och rekommendtioner...1 z. Inledning t Bkgrund Revisionsfrågor, Avgränsning Revisionsmetod B. Tidigre grnskning vkommunens rbete vseende etik, korruption och oegentligheter Smmnfttning v tidigre grnskning Kommunstyreisens svr pâ revisionsrpporten "t. 4.r.\. Riskbedömningr Riskbedömningr inom rmen för intern kontroll 4.t.2. Nämndövergripnde risker......i ,2. Riktlinjer och stödjnde dokument för det förebvggnde rbetet Genomtörnde v det förebyggnde rbetet Kontroüer 10 4.s. Beredskp för händelser Uppföljning och rpportering t Bedömning v kontrollmål r r t. Rekommendtioner 15 Vllentun kommun 16

16 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 7. Snntnølnf,o:ttø;nde bedömníng och rekotntnendø:tíoner hr på uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun genomfört en grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter (EKO-frågor). Grnskningen syftde till tt besvr följnde revisionsfrågor:. Är kommunstyrelsens rbete med EKO-frägor öndomåisenligt?. Är den internkontrollen useende EKO-frägor tíllräcklig? Grnskningen genomfördes hr även omfttt en uppföljning v den grnskning som v âr zotz. Efter genomförd grnskning är vår bedömning tt kommunstyrelsens rbete med EKO-frågor inte är helt ändmålsenlig. Den intern kontrollen vseende EKOfrågor är inte helt tillrächig. Den smmnfttnde bedömningen bsers på ikttgelser och bedömningr v de sex kontrollmålen. Mot bkgrund v noterde ikttgelser följ nde rekommendtioner : och genomförd grnskning lämnr vi Fördjup risk- och väsentlighetsnlysen kring EKO-frågor i llmänhet och kring bisysslor, inköp/upphndling smt rekrytering i synnerhet T frm riktlinjer och rutiner förberedskp för händelser (oegentligheter) som till exempel tydliggör vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt Säkerställ tt chefintroduktionen och chefsutvechingen genomförs enligt intentionern och hr ett tydligt innehåll kring EKO-frågor Vllentun kommun 17 1v17

17 Grnskning v etlk, korruption och oegentligheter 2. Inledníng 2.7. Bkgrund Bedrägerier och oegentligheter dyker upp med jämn mellnrum. De händelser som figurert i medi hr blnd nnt medfört tt uppmärksmheten riktts mot kommunerns förebyggnde rbete i syfte tt begräns riskern för tt oegentligheter sk uppstå, med påföljd tt förtroendet för kommunern skds. Revisionen kn pek på risker och på behovet vväl fungernde intern kontroll, smt pröv dess ändmålsenligt. Med utgångspunkt i risk- och väsentlighet hr revisoleln i Vllentun kommun beslut tt övergripnde grnsk kommunens rbete med EKO-frågor (etik, korruption och oegentligheter) Reuísionçfrûgor Grnskningen sk besvr fö *nde revisionsfrågor:. Ä kommunsvrelsens rbete med EKO-frågor ändmålsenligt?. Ár den intern kontrollen vseende EKO-frågor tillräcklig? Reu sionskriterier Lgstiftning smt kommunens föreskrift er, regelverk, fullmäktigebeslut etc Kontrollmttl Utitrån revisionsfrågorn hr följ nde sex kontrollmål formulerts : r Hr kommunstyrelsen och herörd nämnder genomfört bedömningr v vr i verksmhetern risker kn uppträd? r Hr styrelsen utrbett riktlinjer för det förebyggnde rbetet?. Genomförs det förebyggnde rbetet enligt ntgn riktlinjer?. Genomförs kontroller v risker för oegentligheter?. Finns det en beredskp för händelser?. Vilken uppföljning och rpportering förekommer? 2,5. Augränsníng Grnskningen hr vgränsts till kommunstyrelsen och brn- och ungdomsnämnden. iiven kulturnämnden och fritidsnämnden hr översiktligt grnskts. Grnskning koncentrers på kommunsty'relsens förebyggnde rbete tt sþdd sig mot tt EKO-problem inträffr. Vidre omfttr grnskningen en uppföljning v vidtgn åtgärder inom Brn- och ungdomsnämnden med nledning v incidenten vid Bällstbcrgsskoln. Vllentun kommun 18 2v 17

18 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 2.4. Reuüsionsrnetod Inom rmen för grnskningen hr intervjuer skett med:. Ekonomichef,kommunledningskontoret. Personlchef,kommunledningskontoret o Kommunjurist,kommunledningskontoret. Tf förvltningschef, kultur- och fritidsförvltningen. Förvltningschef,brn-ochungdomsförvltningen Studier v styrdokument hr genomförts. Genomgång hr även skett v rutiner, internkontrollrbete och uppföljningr kopplt till området. I bilg t redoviss grnskd dokumenttion. Rpporten hr skgrnskts v berörd tjänstemän. Vllentun kommun 19 3v 17

19 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 3. Tídígre grun,skníng u kotntnu nerts rbete øltt seende etík, korruptíon och oegenttígheter 5.7. Sutntnornfttnílø.g or1t tídígøre gr&rz.skníng Under hösten zt-rrz genomförde på uppclrg v de förlroendevld revisoreln i Vllentun kommun en grnskning v kommunens rbete med EKO-frågor, hntcring vbisysslor smt grnskning v så kllde förtroendekänslig poster. Efter genomförd grnskning vr den smmnfttnde bedömningen tt kommunstyrelsens intern kontroll vd gäller EKo-frågor, hntering v bisysslor och hntering v förtroendekänsiig poster inte vr tiüräckìig tiâ brister konstterdes i smbnd med grnskningen. Mot bkgrund v grnskningen rekommenderdes kommunstyrelsen tt: o Utform riktlinjer vseende EKO-frågor som bl.. omfttr rutiner för hur och när riskbedömning v oegentligheter i verksmheten sk ske, det vill säg systemtiser och strukturer kt;ntroller v tiik riskornråden för tt förcbygg tt eventuell EKO-relterde händeiser inträffr. Utform tydligre riktlinjer för krtläggning, bedömning och uppföljning v tle nsl,ällds bisysslor. Utform riktlinjer och rutiner för hur redovisning v förtroendekänslig poster sk ske. Löpnde gör uppföljning/kontroll v ovnstående rutiner för tt säkerställ tt cless fungerr på vsett sätt I(otntnunstyrelsens suør pü reuísiorlrsrclryrporteln Kommunledningskontoret instämde i tt en övers5m v riktlinjern behövde genomförs och plnerde tt genomför följnde åtgärder: EKO-frågr Kommunen behöver utök rbetet med EKO-frågor och stöd för dett fìnns i ett väglednde mteril från SKL som fokuserr på mutor och jäv. SKL:s vägledning hr reviderts hösten zorz med nledning v förändringr i lgstiftningen. Sedn den r juli zotz finns lgreglern om tgnde och givnde v mut i ro kp. Brottsblken (BrB). Regler om åtl finns även i zo kp. BrB och brottet tgnde v otillbörlig förmån vid röstning finns i 17 kp. BrB. Kommunledningskontoret hr för vsilt tt utform och förbättr kommunens riktlinjer och rutiner vseende EKO-frågor bl.. för hur och när riskbedömning v oegentligheter i verksmheten sk ske. Vllentun kommun 20 4v17

20 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter Bísysslor Kommunledningskontoret kommer tt genomför en överssm v "Policy för hntering v nställds bisysslor och viss uppdrg" och dess tillämpning genom tt följ upp hur insmling v uppgifter om bisysslor görs och bedömning v desmm. För tr o endektinslíg p o ster Kommunen behöver genomför regelbundn kontroller v redovisningen vseende förtroendekänslig poster och dett genomförs inom rmen för kommunens internkontroll. Intern utbildningr kring hntering v förtroendekänslig poster genomförs fortlöpnde. Ett smlt dokument behöver görs för tt tydliggör de regler som gäller för representtion och ttestering v fkturor vseende dett. Vid möte i kommunstyrelsen 2oL2-r2-t1, godkände kommunstyrelsen kommunledningskontorets förslg till svr på revisionsrpport om kommunens rbete med etik, korruption, oegentligheter, hntering v bisysslor smt grnskning v så kllde förtroendekänslig poster. Vllentun kommun 21 5v17

21 Grnsknlng v etik, korruption och oegentligheter 4. Ikttgelser 4.r. ß:ískbedömníngør Frågeställningr rörnde etik, korruption och oegentligheter hnters huvudskligen inom rmen för det ordinrie internkontrollrbetet. Det görs således ing särskild riskbedömningr för dess frågor, utn de sk ts upp i de risknþser som nämndern och kommunstyrelsen gör. I dokumentel Reglementeftr ínternkontroll som fstställdes v kommunfullmäktige zor4-og-29 reglers nsvr och uppföljning i internkontrollrbetet. Dokumentet innehåller även tillämpningsnvisningr. I(ommunstyrelsen hr det övergripnde nsvret för tt det finns en god internkontroll och nämndern hr det ytterst nsvret för tt utform en god internkontroll. Nämndern sk se till tt en orgnistion upprätts för internkontrollen. Nämndern nsvrr också för tt en risk- och konsekvensnlys genomförs för sin respektive verksmheter och för tt välj ut olik grnskningsområden med utgångspunkt i risk- och konsekvensnlysen. Kommunstyrelsen hr möjlighet tt kompletter nämnclerns plner med obligtorisk kontrollmoment som gäller för smtlig nämnder. Vrje nämnd upprättr årligen en internkontrollpln för sin verksmheter. Kommunstyrelsens internkontrollpln kn i tillägg innehåll kommunövergripnde risker. 4.i.1. Riskbedömníngr inm rme.nftr ínte.rn kontroll I plnern för internkontroll nges prioriterde risker (utifrån ett högt riskvärde eller nnn prioritering), vilken t1p v kontroll som sk görs (vcl), på vilket sätt kontroll sk ske (hur), vid vilk tidpunkter kontroll sk ske (när) smt vem som nsvrr för kontrollen (vem kontrollerr)" Plnern för internkontroll zo16 visr följnde: Kommunstyrelsens Internkontrollpln zot6 rcdovtsr 16 nämndspecifik risker. Tre v dess risker hr viss bäring på grnskningsområdet: utbetlning v ersättning Lill fmiljehem och kontktpelsoner, ersättning för personligt utlägg och beställning v tjänster. Öwig risker omfttr ndr områden, dock ing kommunövergripnde risker. Brn- och ungdomsnämndens Internkontrolþlun zot6 reù< visr åtl nämndspecifik risker. Fem v dess hr bäring på grnskningsområclet berör delegtionsordningen och inköpskort (First Crd). Kulturnämndens Internkontrollpln zot6 redovtsr tre nämndspecifik risker. Två v dess hrbäring på grnskningsområdet: delegtion och vtl/upphndling. Fritidsnämndens InternkontrolþIn zo t6 redovtsr tio nämndspecifik risker. Tre v dess hrbäring på grnskningsområdet: delegtions* ordningen, kontnthntering i ungdomsverksmheten och upphndling. och Vllentun kommun 22 6v17

22 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter Det förs frm vid intervjuer tt den risk* och väsentlighetsnlys som internkontrollplnern bsers på, behöver fördjups för tt ök dess ändmålsenlighet. Dett skulle kunn görs genom en mer systemtisk och genomrbetd bkomliggnde risknþs. Vid intervju bekräfts tt upphndling och inköp är ett utvechingsområde för brnoch ungdomsförvltningen. En stor del v inköpen är relterde till it-området, såsom digitliserde läromedel. Det fìnns centrlt stöd tt tillgå, men vid intervju frmkommer tt det finns ett behov v tt ök den generell beställrkompetensen. För tillfället sk vtls- och upphndlingsfrågor hnters v tillträdnde ekonomichef på förvltningen, men det finns behov v ett loklt vtls- och inköpsstöd. Utöver det som interkontrollplnern omfttr hr berörd förvltningr identifiert ndr områden där risker med bäring på grnskningsområdet kn uppkomm. Exempelvis nämns inom kultur- och fritidsförvltningen fördelning v hlltider där yttre påverkn kn förekomm. Utifrån ett rbetsmiljöperspektiv erþuder såväl HR-vdelningen som företgshälsovården stöd till förvltningen vid behov. Enligt uppgift kn även felktighet vid fkturering uppstå då eleverb er kurs inom rmen för Kulturskolns verksmhet Nämndöuergriponderisker Bisysslor, inköp och upphndling är exempel på riskområden som hr uppmärksmmts på nämndövergripnde nivå och särskild policys och regelverk hr utrbetts för de identifierde områden. Rutiner uídinköp smtvllentun kommuns reglerfor bisysslor ochfortroendeskdlíg uerksmhet är dokument som hr tgits frm de senste två åren (zor5 och zo16), blnd nnt till följd v incidenten på Bällstbergsskoln. Vid tidpunkten för grnskningen àr Vllentuns polícy þr upphndlíng under berbetning. Ett riskområde som hr identifiers vid intervjuer är behovet tt förstärk bkgrundskontroller vid rekrytering. Det är chefern som är nsvrig för rekrytering, men HR-vdelningen strävr efter tt stött chefern i processen. Det finns ingen särskilt frmtgen policy eller någr kommungemensmm riktlinjer för bkgrundskontroller vid rekrytering, men utöver ordinrie referenstgning kn det vid rekrytering v högre chefstjänster förekomm tt HR-vdelningen smlr in referenser från ndr personer än de som kndidten själv hr uppgett. Frågn om bkgrundskontroller är ktuell inom brn- och ungdomsförvltningen utifrån tidigre händelser och frågn hr diskuterts i förvltningsledningsgruppen där rekryternde chef uppmns tt sök efter kompletternde bkgrundsinformtion om kndidten vi internet. Denn rutin är inte är dokumenterd, systemtiserd eller kommunicerd vidre ut i orgnistionen. Vllentun kommun 23 7v17

23 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 4.2. R:íktlínjer och stödjuncle cktkurrlen,tfrir clet firebgggsnde srbetet Efter :s grnskningär zotz hde kommunledningskontoret för vsikt tt utform och förbättr kommunens riktlinjer och rutiner vseende EKO-frågor blnd nnt för hur och när riskbedömning v oegentligheter i verksmheten skulle ske. I oktober zo16 noterr tt olik riktlinjer och rutiner som rör EKO-frågor hr tgits frm; cle är dock inte smlde i ett eget rìokument. Vllentun kommuns Policy for upphndling fstställdes v kommunfullmäktige år zoo5 och reviderdes senst i oktober 2o1o. zotí-o4-ttbeslutde kommunfullmäktige tt se över kommunens rutiner och policy för upphndling smt "tt för tt de sk kunn genomför tillräcldig resurser tillförs upphndlingsenheten sitt rbete". Vllentuns Rutínerfir inköp, som reviderdes år zot5, innehåller nvisningr gällnde inköp mot fktur, med inköpskort och inköp med kontnter smt upphndling. Vid intervjuer frmkommer tt det finns informtion om inköp och upphndling på Vllentun kommuns intrnät. Informtionen upplevs som lättillgänglig och som ett stöd i rbetet. Utöver intrnätet, vänder sig chefern till inköpscontrollern och ekonomivdelningen vid frågor om inköp. HR-vdelningen erbjuder visst stöd vid upphndling, till exempel genom tt påminn nsvrig för respektive upphndling tt de behöver h mrginl för den fcldig infl ndeprocessen i tidplnen för en upphndling och tt de behöver genomför riskbedömningr och MBl-förhndlingr innn beslut ftts. Vllentun kommuns reoler.för bisysslor och.förtroenrleskdlis uerksmhet ntogs v kommunstyrelsen i december zor5. Som stöd föi hntering och bedömning {inns Checklistfor bedömning u bisysslors jörtroendeskdlíghef. Det är närmste chef som nsvrr för tt systemtiskt sml in uppgifter och informer meclrbetre vid exempelvis nynställning, utvecklings- och uppföljningssmtl och personlmöten. Genom ett digitlt formulär smlr HR-vdelningen årligen in och gör en kommunövergripnde smmnställning vbisysslor som medrbetre hr. Smmnställningen redoviss i kommunstyrelsen. Vid intervjuer frmkommer tt regìern är käncl och tt rutinen tt krtlägg bisysslor tillämps i orgnistionen. Vid :s grnskning âr zotz frmkom även tt det fnns behov v tt skp ett smlt dokument för tt tydliggör de regler som gäller för representtion och ttestering v fkturor vseencle delt. VllenLuns lleslregleurerte ntogs v kommunfullmäktige zoo6-rz-18. Inom brn- och ungclomsförvltningen hr ett förtydlignde kring ttestering tgits frm etter händelsern på Bällstbergsskoln. Vllentun kommun 24 8v17

24 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 4.5. Genornftro:rr,de u detftr"ebaggende srbetet För tt riktlinjer och policys sk uppnå sitt syfte krävs tt de tillämps och är känd i ll verksmhet. I smbnd med nynställning förekommer viss introduktion och det finns en chechist som sk följs. Därtill rrngers en hlvdgs introduktion då blnd nnt ekonomichefen och personlchefen informerr om frågor kring etik, korruption och oegentligheter, till exempel reglern för bisysslor, inköp och gåvor. Det finns en särskild chechist för introduktion v chefer, men behov tt utvecld chefsintroduktionen hr identifierts och ínför zort rbetr HR-vdelningen med tt t frm ett särskilt pketert chefsintroduktionsprogrm. Den nytillträdd HRstrtegen sk frmöver håll i chefsintroduktionen. I tillägg frmkommer tt uppföljningen vd gäller chefers deltgnde på de obligtorisk kurser som finns tillgänglig vi intrnätet behöver utveckls. Smmntgetbetons kultur och medvetenhet som det främst verktyget i det förebyggnde rbetet. Smtlig intervjude för frm behovet v tt nställ och förtroendevld sk våg lyft frågor och eventuell oegentligheter. Dett är särskilt tydligt inom brn- och ungdomsförvltningen där en orgnistionskultur som prägls v smverkn och trnsprens uppges vr en förutsättning för utveckling. För tt stärk förvltningen hr ett pr orgnistorisk förändringr gjorts. En vdelning för ekonomi och dministrtion hr skpts och ny tjänster för blnd nnt ekonomi och redovisning hr inrättts. Medvetenhet betons även för den politisk ledningen. I börjn v en ny mndtperiod deltr politiker i en utbildning rrngerd v kommunstyrelsens knsli där blnd nnt jäv ts upp. Gränsdrgningen melln en politikers uppdrg som förtroendevld och eventuell privt intressen smt förhållndet till det lokl näringslivet är ktuell frågor som uppkommer med jämn mellnrum, enligt intervjupersoner. Även tjänstemnnnivån berörs v dess frågor. I smbnd med tt regelverket för bisysslor fstställdes genomfördes en utbildningsinsts för smtlig chefer i kommunen. Utbildningen innehöllen genomgång v regelverket, blnd nnt chefer respektive medrbetres nsvr och den årlig insmlingsrutinen. Det frmkommer inte tt intern utbildningr kring hntering v förtroendekänslig poster genomförs fortlöpnde. Från och med hösten zo16 kommer chefsdgr tt rrngers en gång i hlvåret. Syftet är utbildning och smverkn. En kommunjurist nställdes i pril zo16 och rbetr inledningsvis zo procent på grund v föräldrledighet. På sikt kommer dock kommunjuristen tt rbet roo procent. Tjänsten är under uppbyggnd vid tidpunkten för grnskningen. Utöver dess instser, genomförs det förebyggnde kommunens rbete med intern kontroll. rbetet inom rmen för Vllentun kommun 25 9v17

25 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 4.4. I{ontroller Kontroller v identifierde riskområden görs i huvudsk inom rmen för det ordinrie internkontrollrbetet och beskrivs närmre i vsnitt q.6.uppfo\jning och rpportering. Vid :s grnskning âr zotzfrmkom tl kommunen skulle infor regelbundn kontroller v redovisningen vseende förtroendekänslig poster och tt dett skulle genomförs inom rmen för kommunens internkontroll. Vllentun kommun hr som rutin tt ekonomivdelningen genomför måntlig grnskningr v smtlig inköp som genomförts med First Crd och köp från upphndld rcscbyrå (där smtlig köp fkturers vi First Crd). Det omfttr resor och representtion som betlts med kort eller beställts vi resebyrå. Denn uppföljning görs måntligen och ingår därmed inte i internkontrollen. I tillägg hr kommunen hr utvecht styrningen vd gäller nvändningen v First Crd; en ny intern guide hr tgits frm och internutbildning genomförs löpnde. Kommunen hr oci<så sett över kortnvän<iningen och iniett rbetet me<i tt byt ut korten till en ny uppdterd version med hårdre krv. Vllentun kommun genomför kontinuerlig kontroller v förtroende känslig poster vid fkturhntering. Det omfttr till exempel en funktion som gör tt fkturor inte går vidre till ttest förrän de hr grnskts v en dministrtör. Det gäller fkturor som konterts på konton som sk h sfte och deltgre. Denn rutin ingår i det löpnde rbetet för tt uppnå god kontroll och är därför inle ulvld i internkontrollen. Som nämns i vsnitt 4.2. Riktlínjer och stödjnde dokumentfir detftrebyggnde rbetet görs en årlig krtläggning v bisysslor. I den krtläggning som gjordes i jnuri zo16 frmkom 248 bisysslor. Fördelningen per förvltning såg ut eniigt följnde: Kourmunledningskontoretz5bisysslor Brn- och ungdomsförvltningen 1o9 bisysslor. Kultur- och fritidsförvltningen 18 bisysslor. Socilfürvllningen 8rbisysslor'. Smhällsbyggndsförvltningen 15 bisysslor Av de totlt 248 redovisde bisysslorn vr fler bisysslor medlemskp i förening, exempelvis som styrelseledmot i en bostdsrättsförening. I protokollet från kommunstyrelsens smmnträde zo16-o4-rr frmkommer också tt "i smbnd med tt redovisningen görs och i smbnd med introduktion för nynställd hr rbetsgivren informert om gällnde regler om bisysslor/uppdrg. Chefer uppmärksmms också i olik smmnhng på tt det är mycket viktigt tt upphndlnde chefer är observnt på i vilk företg nställd hr styrelseuppdrg, eller i öwigt genom t ex släkt- eller fmiljebnd hr en ställning som kn innebär intressekonflii ter vid inköp eller upphndling." Under våren zo16 gjordes en översyn v den årlig rpporteringen vilken resulterde i tt kommunstyrelsen på sitt möte zo besiutde tt HR- Vllentun kommun v 17

26 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter vdelningen fortsättningsvis sk redovis bisysslor per förvltning utn tt nge befttning för innehvren v respektive bisyssl. Det genomförs ing systemtisk kontroller, såsom stickprov, för tt kontroller tt smmnställningen ger en korrektbild v de nställds bisysslor. Vid intervjuer frmkommer tt chefers personlkännedom kn innebär en slgs kontroll v bisysslor. Det ställer dock krv på chefens personlig kännedom om de nställd Beredskpftr händelser Det uppges i intervjuern inte fìnns riktlinjer eller rutiner för hntering v en eventuell händelse (oegentlighet). Vid intervjuern frmkommer tt det är ett nsvr hos den enskilde chefen tt h beredskp för eventuell händelser. Stöd fìnns tt få från exempelvis HR-vdelningen, inom rmen för hntering v personlärenden. Som ovn nämns frmkommer tt ett klimt som prägls v en öppen dilog där chefer och nställd kn påpek brister och oegentligheter eftersträvs. Det finns ingen formliserd visselblåsrfunktion i dgsläget. Enligt uppgift finns det fler tillgänglig knler för tt påtl brister och felktigheter, men det är inte tydligt uttlt vilk dess är. Det är inte heller tydligt vrt en nställd sk vänd sig om chefen gerr felktigt. Vllentun kommuns Kommuníktionsstrtegf fstställdes vfullmäktige 2o11-ogr4. Enligt strtegin är hur,rrdlinjen tt vr "öppn, tillmötesgående, ktiv och snbb i vår presskontkter, ovsett om det gäller positiv eller negtiv nyheter." Vidre "bör den politiker eller chef som hr mest insyn i verksmheten vr den som uttlr sig i medi enligt följnde nsvrsfördelning: Politisk frågor : Kommunstyrelsens nämndordförnde ordförnde och respektive Kommunövergripnde frågor: Kommunsþ'relsens ordförnde och kommundirektören Specifik skfrågor eller verksmhetsfrågor: Den chef som är nsvrig för det verksmhetsområde det gäller, lterntivt en skkunnig person som chefen hänvisr till" Vid intervjuer frmkommer tt det finns kommuniktörer på vrje förvltning och en centrl kommuniktionsenhet, men uppfttningen är deld vd gäller hur ktiv den centrl kommuniktionsenheten är i hntering v medi. Chefsintroduktionen innehåller ing moment med koppling till medihntering. Vllentun kommun hr en särskild Krisledningspln som träder i krft vid en extrordinär händelse. Plnen hr frmförllt bäring på krisberedskp för yttre omständigheter och händelser som kn inträff. Syftet med plnen är tt ll som är involverde i kommuniktionsrbetet hr det underlg de behöver för tt kunn kommunicer effektivt med de målgrupper som är berörd v krisen. Vllentun kommun v 17

27 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 4,6. Uppfrtljníng uch ruppurlerírtg Uppföljning vbisysslor görs en gång per år enligt de beslutde riktlinjern. Utöver det görs uppföljningen huvudskligen inom rmen för internkontroll enligt följnde: H lu år nrypþij níng (i s mb nd med delårsrpport) Anger vilken process/rutin och dess tillhörnde kontrollmoment som hr grnskls inom nämnden smt grnslningens genornförnde och grnskningens utfll. H elår nrypþijning (i smbnd med verksmhetsberättelse) Anger vilken process/rutin och dess tillhörnde kontrollmoment som hr grnskts inom nämnden smt grnskningens genomförnde och grnskningcns utfll.,\tgtirdsuppfoljning Vid brister sk en årlig åtgärdsrpport lämns till nämnden i smbnd med L^lR--.'-^{Ä1i-i*-^- A --^-.'iil'-- ñr^^ôõõ / rrlin rf uerdrùupprviji Iu5w r. r-u 6vr v rrwlr ooo ^^1" tiìlhä.o- ]o I/ vwoú/ l ulur vlrr uvoo ururvrurruv kontrollmoment som hr åtgärder, en beskrirrning v åtgärden, åtgärdens sttus och en kommentr till åtgärden. En smldbedömning Kommunstyrelsen sk årligen, på grundvl v nämnderns rpporter, gör en smld bedömning och smmnfttning v hur kommunens intern kontrollsystem fungerr och komm med förslg på förbättringsåtgärder vid brister. Nämnderns uppföljnings- och åtgärdsrpporter bifogs som bilgor. Rpporten delges kommunfullmäktige i nslutning till behndlingen v kommunens årsredovisning. Uppföljningen v zor5 års internkontrollplner visr följnde utfll: Kommunstyrelsen hde sex nämndspecifik risker, vrv en (delegtion) kn nses h bäring på grnskningsområrlet. lþpföìjningen visde ing brister. Brn- och ungdomsnämnden hde tre nämndspecifìk risker, dock ingen mcd büring pü grunsluringsområdet. Kulturnämnden hde sex nämndspecifik risker. En v dess hde bäring på grnskningsområdet: inköpskort First Crd. Som åtgärd skärptes rutinen tt bilägg kvitton i fkturn. En grnskning genomfördes och ingen wikelse rpporterdes. Fritidsnämnden hrle tolv nämndspecifik risker. Fyr v dess hde bäring på grnskningsområdet och berörde kontnthntering i ungdomsverksmheten och fkturering. Uppföljning v smtlig fll, utom ett (mtin för bnkningr/kontnthntering i ungdomsverksmheten), visde ing wikelser. Vllentun kommun v 17

28 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter S. Reuisíonell bedörnníng 5.7. Au stifunníng rnot kontr ollrnãl Bedömning u kontrollmâi t H r ko mmunstg r ei s en g eno mft r t b e dö mníng r ou u or i u erks mhet er n r isker knupptröd? Frågeställningr rörnde etik, korruption och oegentligheter hnters i huvudsk inom rmen för det ordinrie internkontrollrbetet och ts upp i de risknlyser som nämnder och kommunstyrelsen gör. Smtlig grnskde internkontrollplner innehåller risker med bäring på frågor vseende etik, korruption och oegentligheter. Det frmkommer dock tt risk- och väsentlighetsnlysern kn utvechs genom en mer systemtisk och genomrbetd bkomliggnde risknlys. Bisysslor, inköp och upphndling smt rekrylering är exempel på riskområden som identifiers vid intervjuer. Det finns behov v tt ök den generell beställrkompetensen och det lokl stödet kring vtl och inköp. Det finns ingen dokumenterd, systemtiserd eller kommunicerd rutin för bkgrundskontroller vid rekrytering. Bedömning: Delvis uppfi'ltt 5.i.2. Bedömning u konffolhnåi z H r kommunsty r els en utrb ett riktlinj er for det for eby g g nde rb etet? Riktlinjer och rutiner som rör fler frågor med bäring på grnskningsområdet tgits frm sedn :s grnskning ãr zotz; de är dock inte smlde i ett eget dokument. Vllentun s Rutiner for inköp s mt V ollentun ko mmuns r e g ler þr bísgsslor ochftrtroendeskdlig uerksmhet reviderdes respektive ntogs år zor5. Vllentun upphndlingspolicy är under berbetning. :s grnskning är zotz identifierde behov v tt skp ett smlt dokument för tt tydliggör de regler som gäller för representtion och ttestering v fkturor vseende dett. Kommunens ttestreglemente är från zoo6. För tt säkerställ tt det är npsst efter nuvrnde orgnistion och uppdrg kn reglementet behöv ses över. Brn- och ungdomsförvltningen hr tgit frm ett eget förtydlignde kring ttestering. Bedömning: Delvis uppf,'llt hr Vllentun kommun v 17

29 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter S.i.S. Bedöttutíng üu kontrolhnãi 3 G e no mfi)r s de t þr eby g g nde rb e t et enlig t nt g n r iktlíryi er? Vllentuns regler för bisysslor och förln entleskdlig verksrnhel är känd och insmling och krtläggning görs årligen enligt ntgn riktlinjer. Kultur och medvetenhet lyfts frm som det främst verktyget i det förebyggnde rbetet. Inom brn- och ungdomstörvltningen pågår ett utvecldingsrbete för tt främj smverkn och trnsprens. I smbnd med nynställning och ny mndtperioder förekommer viss introduktion kring etik, korruption och oegentligheter. Stödmteril finns tiìlgängligt vi kommunens intrnät, men en systemtisk vidreutbildning för chefer och nställd skns. Utöver dess instser, genomförs det förebyggnde l-^**---^-^ ^-L^+^ *^l.3.^+^** rtlrlllrrlullurls l.^.^+-^ll t r t u LU lt rulf ltllur rl l\(jlllr rjll. rbetet inom rmen för Bedömning: Delvis uppfullt Bedömning Gu kontrollmã 4 Genoffir s konn oller u risker ftr oeg entlig heter? Kontroller v riskområden görs i huvudsk inom rmen för det ordinrie internkontrollrbetet. För tt kontrollen sk vr relevnt behöver interkontroll- ^l^-^--^ 1-^-^-^^ ^3 ^- +-Äçl'-xl,^- -;-1, ^^L.,;,i-^-+li-l-^+----ì.,o Pr4rrvrrrq uqjçr4ð I/4 u r Lrqrroq^vr rlj^ vu r vuúuuluõrrvloqrrsrjú. Vid :s grnskning âr zotz frmkom tt kontroller vseende förtroendekänslig poster skulle genomförs inom rmen för kommunens internkontroll. Sedn zorz hr ny rutiner skpts kring resor och representtion, nvändning v inköpskort och ttestering v fkturor. Dc ny rutincrn inncbär tt riskcr och kontroller vseende dess frågor hnters löpnde. De ingår därför inte i plnern för internkontroll. Det görs en årlig krtläggning v bisysslor, men det genomförs ing systemtisk kontroller, såsom stickprov, för tt kontroller tt smmnställningen ger en korrekt bild. Chefers personlkännedom uppges innebär en slgs kontroll v bisysslor. Det ställer dock krv på chefens personlig kännedom om de nställd. Bedömning: Delvis uppfftlt S.i.S. Bedönming u kontrollmä 5 Fínns det beredskp for händelser? Det skns riktlinjer eller rutiner för hntering v en händelse (oegentlighet) och det fînns ingen formliserd visselblåsrfunktion. Ansvret ligger hos ordinrie chefsled. Ett klimt eftersträvs som prägls v en öppen dilog där brister och oegentligheter kn påtls. Det är inte tydligt uttlt vilk knler som sk Vllentun kommun v 17

30 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter nvänds för tt påtl oegentligheter. Det är inte tydligt vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt. Bedömning: Ej uppfyllt Bedönmíng u kontrollmãi 6 Vílken uppfolj ning o ch r pp ort ering for ekommer? Uppföljning v bisysslor görs en gång per år enligt beslutde riktlinjer. Utöver det gör nämndern en uppföljning två gånger per år inom rmen för rbetet med internkontroll. Vid eventuell brister lämns en åtgärdsrpport i smbnd med årsuppföljningen. Därtill gör kommunstyrelsen en smld bedömning v hur kommunens intern kontrollsystem fungerr och föreslår förbättringsåtgärder vid brister. Bedömning: Uppfyllt 5.2. Sur på.reuísíonsfrägorn Grnskningen syftde till tt besvr följnde två revisionsfrågor:..är kommunstyrelsens rbete med EKO-frågor öndmålsenlígt?. Är den íntern kontrollen useende EKOfiågor tillräcklíg? Grnskningen genomfördes hr även omfttt en uppföljning v den grnskning som v âr zotz. Efter genomförd grnskning är vår bedömning tt kommunstyrelsens rbete med EKO-frågor inte är helt ändmålsenligt. Den intern kontrollen vseende EKOfrågor är inte helt tillräcklig. Den smmnfttnde bedömningen bsers på ikttgelser och bedömningr v de sex kontrollmålen R:ekotntrt.err.do,tíoner Mot bkgrund v noterde ikttgelser följnde rekommendtioner: och genomförd grnskning lämnr vi Fördjup risk- och väsentlighetsnlysen kring EKO-frågor i llmänhet och kring bisysslor, inköp/upphndling smt rekrytering i synnerhet T frm riktlinjer och rutiner för beredskp för händelser (oegentligheter) som till exempel tydliggör vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt Säkerställ tt chefi ntroduktionen och chefsutvecklingen genomförs enligt intentionern och hr ett tydligt innehåll kring EKO-frågor Vllentun kommun v 17

31 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 6. 6,r. BíIøgor BíIc,g 7: Grørttsko,de dokwnent o Upphndlingspolicy Rutinervid inköp Attestreglemente Regler för bisysslor och förtroendeskdlig verksmhet Reglemente för internkontroll Kommunstyrelsens och nämnderns internkontrollplner zo16 och uppföljning v internkontroþlner 2015 Informtion och chechist inför introduktion v ny chefer Kommuniktionsstrtegi Klisledningspln Vllentun kommun v 17

32 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter Josnnct IIägg Projektledre Crínllultgren Uppdrgsledre Vllentun kommun v 17