Revisionsrapporter KS

Transkript

1 Revisionsrpporter KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Smmnträdesprotokoll Kommunstyrelsens rbetsutskott Revisionsrpporter 2017 (KS ) Beslut Kommunstyrelsens rbetsutskott föreslår tt kommunstyrelsen föreslår tt kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendebeskrivning Kommunens förfttningssmling nger hur revisionens grnskningsrpporter sk behndls v nämndern och hur nämndern sk rpporter vilk åtgärder som hr vidtgits med nledning v det som frmförs v revisionens grnskningsrpporter. Syftet är tt revisionens grnskningr sk komm kommunfullmäktiges ledmöter och llmänheten till känn, och dels tt nämndern på ett strukturert sätt sk rpporter vilk åtgärder som hr vidtgits med nledning v de synpunkter och rekommendtioner som förts frm. Yrknden Ordförnde, Pris Liljestrnd (M), yrkr tt kommunstyrelsens rbetsutskott föreslår tt kommunstyrelsen föreslår tt kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Beslutsgång Ordförnde, Pris Liljestrnd (M), ställer proposition på sitt eget yrknde och finner tt kommunstyrelsens rbetsutskott beslutr i enlighet därmed. Beslutsunderlg 1. Revisionsrpporter Revisionsrpport och missiv, Grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter 3. Svr från kommunstyrelsen, grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter 4. Svr från brn- och ungdomsnämnden, grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter 5. Revisionsrpport och missiv, Grnskning v internkontroll v löner och ersättningr 6. Svr från kommunstyrelsen, Internkontroll v löner och ersättningr 7. Revisionsrpport, grnskning v exploteringsverksmheten 8. Svr från kommunstyrelsen, grnskning v exploteringsverksmheten 9. Revisionsrpport, grnskning v kommunens flyktingverksmhet 10. Svr från socilnämnden, grnskning v kommunens flyktingverksmhet 11. Svr från brn- och ungdomsnämnden, grnskning v kommunens flyktingverksmhet 12. Svr från utbildningsnämnden, grnskning v kommunens flyktingverksmhet Expediers till Akten Justerndes sign Justerndes sign Utdrgsbestyrknde 14

3 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS ANDREAS FORSLUND SID 1/5 KVALITETSCHEF KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Revisionsrpporter 2017 Förslg till beslut Kommunstyrelsen föreslår tt kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Kommunens förfttningssmling nger hur revisionens grnskningsrpporter sk behndls v nämndern och hur nämndern sk rpporter vilk åtgärder som hr vidtgits med nledning v det som frmförs v revisionens grnskningsrpporter. Syftet är tt revisionens grnskningr sk komm kommunfullmäktiges ledmöter och llmänheten till känn, och dels tt nämndern på ett strukturert sätt sk rpporter vilk åtgärder som hr vidtgits med nledning v de synpunkter och rekommendtioner som förts frm. Bkgrund Revisionen tillställer, efter genomförd grnskning, rpporten till den grnskde nämnden för åtgärd. Kommunens nämnder rpporterr därefter, så snrt som möjligt, vilk åtgärder som hr vidtgits med nledning v det som frmförs i grnskningsrpporten. Rpporten sänds till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen rpporterr därefter till kommunfullmäktige minst två gånger per år hur revisionens grnskningsrpporter hr behndlts i nämndern. Nedn redoviss en smmnställning v besvrde revisionsrpporter under 2017 och exempel på åtgärder som frmgår i nämndens svr. Därefter redoviss en förteckning över inkomn revisionsrpporter som ännu inte hr besvrts v nämnd. Smtlig revisionsrpporter och nämnderns svr bifogs i sin helhet. Besvrde revisionsrpporter under 2017 Kommunstyrelsen Rpport : Grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter. Nämndens svr innehåller blnd nnt följnde åtgärder: Informtionsredovisningen sk smmnställs med tillhörnde risk- och konsekvensnlys för tt vidreutveckl internkontrollplnen. Kommunens ledningsgrupp fttde i pril 2017 ett beslut om tt inför en orgnistion med behörig beställre i ett led i tt säkr beställrkompetensen. Frågn om utökde bkgrundskontroller kommer tt utreds ytterligre. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE 6

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/5 Attestreglemente och nvisningr behöver reviders för tt säkerställ tt de är npssde efter rådnde orgnistion. Språket kn också förenkls och modernisers i smbnd med det. Kommunen överväger tt inrätt en formliserd visselblåsrfunktion. Rpport : Grnskning v internkontroll v löner och ersättningr. Nämndens svr innehåller blnd nnt följnde åtgärder: Rutinern i smbnd med lönekörningr sk stärks i form v bättre dokumenttion och kommuniktion för tt tydliggör nsvr och rollfördelningr. En översyn v nämnderns ttestförteckningr och delegtionsordningr. En översyn v smtlig registrerde behörigheter i personlsystemen. Ett införnde v stickprov två gånger om året för tt säkerställ och kontroller tt följnde fungerr som det sk; kontroll v beställningsrutinen för behörigheter, rutin för upplägg/registrering v behörigheter, hntering v borttg/ändring v behörigheter och utbildning för ny nvändre som hr fått behörighet. Rpport : Grnskning v exploteringsverksmheten. Nämndens svr innehåller blnd nnt följnde åtgärder: Ansvrsfördelningen melln politiker och tjänstemän behöver förtydligs och ett utvecklingsrbete pågår. Riktlinjer för exploteringsvtl skns och en revidering kommer tt ske. Rutiner och mllr för slutredovisning v projekt är under frmtgnde. Kommunen rbetr med frmtgnde v rutiner för exploteringsklkyler, projektmodell för exploteringsprojekt inkludernde styrning och ledning v ekonomi, tid och kvlitet. Inom rmen för rbete med projektmodell för exploteringsprojekt pågår frmtgnde v utvecklnde rutiner för löpnde rpportering och slutrpportering v projekt till kommunstyrelsens rbetsutskott, dels på enskild nivå och dels på portföljnivå. Rpporteringen sk omftt ekonomi, tid och kvlitet. Brn- och ungdomsnämnden Rpport : Grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter. Nämndens svr innehåller blnd nnt följnde åtgärder: Vllentun kommun hr beslutt tt inför en inköpsorgnistion med behörig beställre och den inleds inom brn- och ungdomsförvltningen under hösten Den påverkr hur inköp sker. Orgnistionen och smrbetet med behörig beställre kommer tt kunn gör kommunens vtl mer nvändrvänlig smt förbättr möjlighetern till uppföljning och inköp. En eller fler enheter inom brn- och ungdomsförvltningen sk genomgående få utbildningsinstser kring regelverk, vtl och ffärsmässig reltioner till leverntörer. I rbetet med rekrytering v personl behövs och utförs bkgrundskontroller. HR-vdelningen kommer under 2017 tt rbet med tt kvlitetssäkr 7

5 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS rekryteringsprocessen. I det rbetet kommer frågn om utökde bkgrundskontroller utreds ytterligre. Arbetet syftr till tt risken för felrekryteringr minskr. Socilnämnden Rpport : Grnskning v kommunens flyktingverksmhet. Nämndens svr innehåller blnd nnt följnde åtgärder: SID 3/5 Enligt socilnämndens yttrnde pågår en genomlysning v utredningsmetoder och rbetssätt inom socilförvltningens myndighetsvdelning. Myndighetsvdelningen ser över smt upprättr ny skriftlig hndläggningsrutiner. Kommunledningskontoret kn konstter tt socilnämnden inte hr bemött ll synpunkter och rekommendtioner i sitt svr. Inför hnteringen i kommunstyrelsen hr därför informtionen i socilnämndens yttrnde kompletterts med uppgifter och förtydlignden från socilförvltningen. Brn- och ungdomsnämnden Rpport : Grnskning v kommunens flyktingverksmhet. När det gäller brn-och ungdomsnämndens nsvrsområden finns det ing punkter som förnleder åtgärder efter revisionen. I rpporten sägs tt kvliteten i undervisningen är god och tt smtlig ensmkommnde brn erbjuds en ändmålsenlig skolgång. Utbildningsnämnden Rpport : Grnskning v kommunens flyktingverksmhet. Nämndens svr innehåller blnd nnt följnde åtgärder: Utbildningsnämnden konstterr i sitt yttrnde tt SFI undervisningstjänsten är upphndld v kunskpscentrum nordost (KCNO). KCNO hr för utbildningsförvltningen förklrt tt efter sommren så vr väntetiden längre eftersom mång nynländ kom. KCNO hr vtl med företg med fler skolor på olik pltser. I vtlet står det tt skolorn sk strt ny kurser vr 14:e dg. Alterntiv hr funnits på ndr skolor med längre resvägr. Brn- och ungdomsförvltningen kommer tt bevk frågn. I den kontinuerlig kvlitetsgrnskningen som förvltningen hr v vuxenutbildningen ingår frågor om väntetider. Ej besvrde revisionsrpporter som är inkomn Kommunstyrelsen Rpport : Grnskning v rvoden och ersättningr för förtroendevld. Rpport : Grnskning v kommunens flyktingverksmhet. Rpport : Grnskning v kommunens krisberedskp. Rpport : Grnskning v generell IT-kontroller i ekonomisystemet. 8

6 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS Rpport : Grnskning v kommunens förebyggnde rbete vseende rbetsmiljö, sjukfrånvro och rehbilitering. SID 4/5 Kulturnämnden Rpport : Grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter. Rpporten hr presenterts för nämnden och de hr notert informtionen. Rpporten är ej besvrd. Fritidsnämnden Rpport : Grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter. Rpporten hr presenterts för nämnden och de hr notert informtionen. Rpporten är ej besvrd. Hndlingr Revisionsrpport och missiv, Grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter Svr från kommunstyrelsen, grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter Svr från brn- och ungdomsnämnden, grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter Revisionsrpport och missiv, Grnskning v internkontroll v löner och ersättningr Svr från kommunstyrelsen, Internkontroll v löner och ersättningr Revisionsrpport, grnskning v exploteringsverksmheten Svr från kommunstyrelsen, grnskning v exploteringsverksmheten Revisionsrpport, grnskning v kommunens flyktingverksmhet Svr från socilnämnden, grnskning v kommunens flyktingverksmhet Svr från brn- och ungdomsnämnden, grnskning v kommunens flyktingverksmhet Svr från utbildningsnämnden, grnskning v kommunens flyktingverksmhet Victor Kilén Kommundirektör Annik Hellberg Ekonomichef 9

7 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 5/5 Sk expediers till Akten. 10

8 VALLENTUNA KOMMUN REVISIONEN MISSIV BARN-OCH UNGDOMSNÄMNDEN FRTTTDSNÄvruorru xulrurruämnden KOMMUNSÏYRELSEN Grnskning v kornrnunens beredskp gällnde et k, korruption och oegentligheter hr på uppdrg v oss förtroendevld revisorer grnskt kommunens beredskp gällnde eti\ korruption och oegentligheter (EKO-frågor). Vlet v grnskningsinsts utgår från den väsentlighets- och risknlys som revisorern genomförde inför revisionsåret zot6. Grnskningen hr även omfttt en uppföljning v den grnskning som genomfördes v âr zotz. Vår bedömning är tt kommunstyrelsen (och nämndern) sedn zotzi vsevärd utsträckning förbättrt rbetet med tt säkerställ tt EKO-frågor behndls systemtislt och ändmålsenligt. Vår bedömning görs mot bkgrund v följnde:. Riktlinjer och rutiner som rör fler frågor med bäring på grnskningsområdet hr tgits frm sedn :s grnskning âr zotz.. Kultur och medvetenhet ffis frm som det främst verktyget i det förebyggnde rbetet. Regler för bisysslor och förtroendeskdlig verksmhet är känd och insmling och krtläggning görs årligen enligt ntgn riktlinjer.. Nämndern gör en uppföljning två gånger per år inom rmen för rbetet med internkontroll. Därtill gör kommunstyrelsen en smld bedömning v hur kommunens intern kontrollsystem fungerr och föreslår förbättringsåtgärder vid brister. Vi nser dock tt det forffrnde finns en förbättringspotentil hr funnit. Det gäller blnd nnt: i linje med vd EKO-frågor hnters i huvudsk inom rmen för det ordinrie internkontrollrbetet och ts upp i de risknlyser som nämnder och kommunstyrelsen gör. Det finns dock ingen dokumenterd, systemtiserd eller kommu* nicerd rutin för bkgrundskontroller vid rekrytering. Kontroller görs i huvudsk inom rmen för det ordinrie internkontrollrbetet. Ny rutiner hr skpts kring resor och representtion, nvändning REVISIONEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX 08-s KOMMUN@VALLENTUNA.S E SE [rml tu Vllentun kommun 11

9 VALLENTUNA KOMMUN REVISTONEN MISSIV BARN_OCH UNGDOMSNAM NDEN FRITIDSNÄuruorru rculrurruämnden KOMMUNSTYRELSEN v inköpskort och ttestering v fkturor. Det genomförs däremot ing systemtisk kontroller, såsom stickprov, tör tt kontroller tt smtlig bisysslor hr redovists. Det skns riktlinjer eller rutiner för hntering v en händelse (oegentlig- L^+\ ^-L f Ì ffnno i--on f^.-olioo.orl tticoo'lltl3cr4rnl finn rrulrt vvu uvl ur rrð rõv rvru quðvrq Vi rekommenderr ü kommunstyrelsen (och nämndern) vidtr följnde åtgärder: Fördjup risk- och väsentlighetsnlysen kring EKO-frågor i llmänhet och kring bisysslor, inköp/upphndling smt rekrytering i synnerhet 'I frm riktlinjer och rutiner tydliggör vrl en nställd sk väncl sig om närmste chef gerr fellitigt Säkerställ tl chefsinlrocluklioneu och -ulvecklilgen gcuutufiils enligt intentionern och hr ett tydligt innehåll kring El(O-frågor Rpporten hr vrit föremål för skgrnskning hos berörd tjänstcmän. Revisorern utgår från tt kommunstyrelsen vidtr relevnt åtgärder som följd v grnskningen och sedn redovisr dess till Kommunfullmäktige enligt rutin L För revisorern Ordförnde REVISIONEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN rAX 08-58/ KOM MU N@VALLENTUNA.SE SE [ml E Vllentun kommun 12

10 VALLENTUNA KOMMUN REVISIONEN MiSSIV BARN_OCH UNGDOMSNÄMNDEN FRITIDSNÃMNDEN KULTURNÄMNDEN KOMMUNSTYRELSEN Distribution v grnskningsrpport - Grnskning v kommunens beredskp gällnde etiþ korruption och oegentligheter Kommunstyrelsen B rn-och ungdomsnämnden Fritidsnämnden Kultumämnden Kommunfu llmäktiges presidium Kommundirekfören Cheßekonomen REVISIONEN ÏUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA. SE t-ffi1 ry Vllentun kommun 13

11 14

12 \/ww.pwc.se Revisionsrpport Jonn Hägg Jenny Nordquist Oktober zot6 pwe 15

13 Grnskning v etlk, korruption och oegentligheter InnehfuUsfrrteckníng 1. Smrnnfttndebedömning och rekommendtioner...1 z. Inledning t Bkgrund Revisionsfrågor, Avgränsning Revisionsmetod B. Tidigre grnskning vkommunens rbete vseende etik, korruption och oegentligheter Smmnfttning v tidigre grnskning Kommunstyreisens svr pâ revisionsrpporten "t. 4.r.\. Riskbedömningr Riskbedömningr inom rmen för intern kontroll 4.t.2. Nämndövergripnde risker......i ,2. Riktlinjer och stödjnde dokument för det förebvggnde rbetet Genomtörnde v det förebyggnde rbetet Kontroüer 10 4.s. Beredskp för händelser Uppföljning och rpportering t Bedömning v kontrollmål r r t. Rekommendtioner 15 Oktober 2016 Vllentun kommun 16

14 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 7. Snntnølnf,o:ttø;nde bedömníng och rekotntnendø:tíoner hr på uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun genomfört en grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter (EKO-frågor). Grnskningen syftde till tt besvr följnde revisionsfrågor:. Är kommunstyrelsens rbete med EKO-frägor öndomåisenligt?. Är den internkontrollen useende EKO-frägor tíllräcklig? Grnskningen genomfördes hr även omfttt en uppföljning v den grnskning som v âr zotz. Efter genomförd grnskning är vår bedömning tt kommunstyrelsens rbete med EKO-frågor inte är helt ändmålsenlig. Den intern kontrollen vseende EKOfrågor är inte helt tillrächig. Den smmnfttnde bedömningen bsers på ikttgelser och bedömningr v de sex kontrollmålen. Mot bkgrund v noterde ikttgelser följ nde rekommendtioner : och genomförd grnskning lämnr vi Fördjup risk- och väsentlighetsnlysen kring EKO-frågor i llmänhet och kring bisysslor, inköp/upphndling smt rekrytering i synnerhet T frm riktlinjer och rutiner förberedskp för händelser (oegentligheter) som till exempel tydliggör vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt Säkerställ tt chefintroduktionen och chefsutvechingen genomförs enligt intentionern och hr ett tydligt innehåll kring EKO-frågor Oktober 2016 Vllentun kommun 17 1v17

15 Grnskning v etlk, korruption och oegentligheter 2. Inledníng 2.7. Bkgrund Bedrägerier och oegentligheter dyker upp med jämn mellnrum. De händelser som figurert i medi hr blnd nnt medfört tt uppmärksmheten riktts mot kommunerns förebyggnde rbete i syfte tt begräns riskern för tt oegentligheter sk uppstå, med påföljd tt förtroendet för kommunern skds. Revisionen kn pek på risker och på behovet vväl fungernde intern kontroll, smt pröv dess ändmålsenligt. Med utgångspunkt i risk- och väsentlighet hr revisoleln i Vllentun kommun beslut tt övergripnde grnsk kommunens rbete med EKO-frågor (etik, korruption och oegentligheter) Reuísionçfrûgor Grnskningen sk besvr fö *nde revisionsfrågor:. Ä kommunsvrelsens rbete med EKO-frågor ändmålsenligt?. Ár den intern kontrollen vseende EKO-frågor tillräcklig? Reu sionskriterier Lgstiftning smt kommunens föreskrift er, regelverk, fullmäktigebeslut etc Kontrollmttl Utitrån revisionsfrågorn hr följ nde sex kontrollmål formulerts : r Hr kommunstyrelsen och herörd nämnder genomfört bedömningr v vr i verksmhetern risker kn uppträd? r Hr styrelsen utrbett riktlinjer för det förebyggnde rbetet?. Genomförs det förebyggnde rbetet enligt ntgn riktlinjer?. Genomförs kontroller v risker för oegentligheter?. Finns det en beredskp för händelser?. Vilken uppföljning och rpportering förekommer? 2,5. Augränsníng Grnskningen hr vgränsts till kommunstyrelsen och brn- och ungdomsnämnden. iiven kulturnämnden och fritidsnämnden hr översiktligt grnskts. Grnskning koncentrers på kommunsty'relsens förebyggnde rbete tt sþdd sig mot tt EKO-problem inträffr. Vidre omfttr grnskningen en uppföljning v vidtgn åtgärder inom Brn- och ungdomsnämnden med nledning v incidenten vid Bällstbcrgsskoln. Oktober 2016 Vllentun kommun 18 2v 17

16 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 2.4. Reuüsionsrnetod Inom rmen för grnskningen hr intervjuer skett med:. Ekonomichef,kommunledningskontoret. Personlchef,kommunledningskontoret o Kommunjurist,kommunledningskontoret. Tf förvltningschef, kultur- och fritidsförvltningen. Förvltningschef,brn-ochungdomsförvltningen Studier v styrdokument hr genomförts. Genomgång hr även skett v rutiner, internkontrollrbete och uppföljningr kopplt till området. I bilg t redoviss grnskd dokumenttion. Rpporten hr skgrnskts v berörd tjänstemän. Oktober 2016 Vllentun kommun 19 3v 17

17 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 3. Tídígre grun,skníng u kotntnu nerts rbete øltt seende etík, korruptíon och oegenttígheter 5.7. Sutntnornfttnílø.g or1t tídígøre gr&rz.skníng Under hösten zt-rrz genomförde på uppclrg v de förlroendevld revisoreln i Vllentun kommun en grnskning v kommunens rbete med EKO-frågor, hntcring vbisysslor smt grnskning v så kllde förtroendekänslig poster. Efter genomförd grnskning vr den smmnfttnde bedömningen tt kommunstyrelsens intern kontroll vd gäller EKo-frågor, hntering v bisysslor och hntering v förtroendekänsiig poster inte vr tiüräckìig tiâ brister konstterdes i smbnd med grnskningen. Mot bkgrund v grnskningen rekommenderdes kommunstyrelsen tt: o Utform riktlinjer vseende EKO-frågor som bl.. omfttr rutiner för hur och när riskbedömning v oegentligheter i verksmheten sk ske, det vill säg systemtiser och strukturer kt;ntroller v tiik riskornråden för tt förcbygg tt eventuell EKO-relterde händeiser inträffr. Utform tydligre riktlinjer för krtläggning, bedömning och uppföljning v tle nsl,ällds bisysslor. Utform riktlinjer och rutiner för hur redovisning v förtroendekänslig poster sk ske. Löpnde gör uppföljning/kontroll v ovnstående rutiner för tt säkerställ tt cless fungerr på vsett sätt I(otntnunstyrelsens suør pü reuísiorlrsrclryrporteln Kommunledningskontoret instämde i tt en övers5m v riktlinjern behövde genomförs och plnerde tt genomför följnde åtgärder: EKO-frågr Kommunen behöver utök rbetet med EKO-frågor och stöd för dett fìnns i ett väglednde mteril från SKL som fokuserr på mutor och jäv. SKL:s vägledning hr reviderts hösten zorz med nledning v förändringr i lgstiftningen. Sedn den r juli zotz finns lgreglern om tgnde och givnde v mut i ro kp. Brottsblken (BrB). Regler om åtl finns även i zo kp. BrB och brottet tgnde v otillbörlig förmån vid röstning finns i 17 kp. BrB. Kommunledningskontoret hr för vsilt tt utform och förbättr kommunens riktlinjer och rutiner vseende EKO-frågor bl.. för hur och när riskbedömning v oegentligheter i verksmheten sk ske. Oktober 2016 Vllentun kommun 20 4v17

18 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter Bísysslor Kommunledningskontoret kommer tt genomför en överssm v "Policy för hntering v nställds bisysslor och viss uppdrg" och dess tillämpning genom tt följ upp hur insmling v uppgifter om bisysslor görs och bedömning v desmm. För tr o endektinslíg p o ster Kommunen behöver genomför regelbundn kontroller v redovisningen vseende förtroendekänslig poster och dett genomförs inom rmen för kommunens internkontroll. Intern utbildningr kring hntering v förtroendekänslig poster genomförs fortlöpnde. Ett smlt dokument behöver görs för tt tydliggör de regler som gäller för representtion och ttestering v fkturor vseende dett. Vid möte i kommunstyrelsen 2oL2-r2-t1, godkände kommunstyrelsen kommunledningskontorets förslg till svr på revisionsrpport om kommunens rbete med etik, korruption, oegentligheter, hntering v bisysslor smt grnskning v så kllde förtroendekänslig poster. Oktober 2016 Vllentun kommun 21 5v17

19 Grnsknlng v etik, korruption och oegentligheter 4. Ikttgelser 4.r. ß:ískbedömníngør Frågeställningr rörnde etik, korruption och oegentligheter hnters huvudskligen inom rmen för det ordinrie internkontrollrbetet. Det görs således ing särskild riskbedömningr för dess frågor, utn de sk ts upp i de risknþser som nämndern och kommunstyrelsen gör. I dokumentel Reglementeftr ínternkontroll som fstställdes v kommunfullmäktige zor4-og-29 reglers nsvr och uppföljning i internkontrollrbetet. Dokumentet innehåller även tillämpningsnvisningr. I(ommunstyrelsen hr det övergripnde nsvret för tt det finns en god internkontroll och nämndern hr det ytterst nsvret för tt utform en god internkontroll. Nämndern sk se till tt en orgnistion upprätts för internkontrollen. Nämndern nsvrr också för tt en risk- och konsekvensnlys genomförs för sin respektive verksmheter och för tt välj ut olik grnskningsområden med utgångspunkt i risk- och konsekvensnlysen. Kommunstyrelsen hr möjlighet tt kompletter nämnclerns plner med obligtorisk kontrollmoment som gäller för smtlig nämnder. Vrje nämnd upprättr årligen en internkontrollpln för sin verksmheter. Kommunstyrelsens internkontrollpln kn i tillägg innehåll kommunövergripnde risker. 4.i.1. Riskbedömníngr inm rme.nftr ínte.rn kontroll I plnern för internkontroll nges prioriterde risker (utifrån ett högt riskvärde eller nnn prioritering), vilken t1p v kontroll som sk görs (vcl), på vilket sätt kontroll sk ske (hur), vid vilk tidpunkter kontroll sk ske (när) smt vem som nsvrr för kontrollen (vem kontrollerr)" Plnern för internkontroll zo16 visr följnde: Kommunstyrelsens Internkontrollpln zot6 rcdovtsr 16 nämndspecifik risker. Tre v dess risker hr viss bäring på grnskningsområdet: utbetlning v ersättning Lill fmiljehem och kontktpelsoner, ersättning för personligt utlägg och beställning v tjänster. Öwig risker omfttr ndr områden, dock ing kommunövergripnde risker. Brn- och ungdomsnämndens Internkontrolþlun zot6 reù< visr åtl nämndspecifik risker. Fem v dess hr bäring på grnskningsområclet berör delegtionsordningen och inköpskort (First Crd). Kulturnämndens Internkontrollpln zot6 redovtsr tre nämndspecifik risker. Två v dess hrbäring på grnskningsområdet: delegtion och vtl/upphndling. Fritidsnämndens InternkontrolþIn zo t6 redovtsr tio nämndspecifik risker. Tre v dess hrbäring på grnskningsområdet: delegtions* ordningen, kontnthntering i ungdomsverksmheten och upphndling. och Oktober 2016 Vllentun kommun 22 6v17

20 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter Det förs frm vid intervjuer tt den risk* och väsentlighetsnlys som internkontrollplnern bsers på, behöver fördjups för tt ök dess ändmålsenlighet. Dett skulle kunn görs genom en mer systemtisk och genomrbetd bkomliggnde risknþs. Vid intervju bekräfts tt upphndling och inköp är ett utvechingsområde för brnoch ungdomsförvltningen. En stor del v inköpen är relterde till it-området, såsom digitliserde läromedel. Det fìnns centrlt stöd tt tillgå, men vid intervju frmkommer tt det finns ett behov v tt ök den generell beställrkompetensen. För tillfället sk vtls- och upphndlingsfrågor hnters v tillträdnde ekonomichef på förvltningen, men det finns behov v ett loklt vtls- och inköpsstöd. Utöver det som interkontrollplnern omfttr hr berörd förvltningr identifiert ndr områden där risker med bäring på grnskningsområdet kn uppkomm. Exempelvis nämns inom kultur- och fritidsförvltningen fördelning v hlltider där yttre påverkn kn förekomm. Utifrån ett rbetsmiljöperspektiv erþuder såväl HR-vdelningen som företgshälsovården stöd till förvltningen vid behov. Enligt uppgift kn även felktighet vid fkturering uppstå då eleverb er kurs inom rmen för Kulturskolns verksmhet Nämndöuergriponderisker Bisysslor, inköp och upphndling är exempel på riskområden som hr uppmärksmmts på nämndövergripnde nivå och särskild policys och regelverk hr utrbetts för de identifierde områden. Rutiner uídinköp smtvllentun kommuns reglerfor bisysslor ochfortroendeskdlíg uerksmhet är dokument som hr tgits frm de senste två åren (zor5 och zo16), blnd nnt till följd v incidenten på Bällstbergsskoln. Vid tidpunkten för grnskningen àr Vllentuns polícy þr upphndlíng under berbetning. Ett riskområde som hr identifiers vid intervjuer är behovet tt förstärk bkgrundskontroller vid rekrytering. Det är chefern som är nsvrig för rekrytering, men HR-vdelningen strävr efter tt stött chefern i processen. Det finns ingen särskilt frmtgen policy eller någr kommungemensmm riktlinjer för bkgrundskontroller vid rekrytering, men utöver ordinrie referenstgning kn det vid rekrytering v högre chefstjänster förekomm tt HR-vdelningen smlr in referenser från ndr personer än de som kndidten själv hr uppgett. Frågn om bkgrundskontroller är ktuell inom brn- och ungdomsförvltningen utifrån tidigre händelser och frågn hr diskuterts i förvltningsledningsgruppen där rekryternde chef uppmns tt sök efter kompletternde bkgrundsinformtion om kndidten vi internet. Denn rutin är inte är dokumenterd, systemtiserd eller kommunicerd vidre ut i orgnistionen. Oktober 2016 Vllentun kommun 23 7v17

21 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 4.2. R:íktlínjer och stödjuncle cktkurrlen,tfrir clet firebgggsnde srbetet Efter :s grnskningär zotz hde kommunledningskontoret för vsikt tt utform och förbättr kommunens riktlinjer och rutiner vseende EKO-frågor blnd nnt för hur och när riskbedömning v oegentligheter i verksmheten skulle ske. I oktober zo16 noterr tt olik riktlinjer och rutiner som rör EKO-frågor hr tgits frm; cle är dock inte smlde i ett eget rìokument. Vllentun kommuns Policy for upphndling fstställdes v kommunfullmäktige år zoo5 och reviderdes senst i oktober 2o1o. zotí-o4-ttbeslutde kommunfullmäktige tt se över kommunens rutiner och policy för upphndling smt "tt för tt de sk kunn genomför tillräcldig resurser tillförs upphndlingsenheten sitt rbete". Vllentuns Rutínerfir inköp, som reviderdes år zot5, innehåller nvisningr gällnde inköp mot fktur, med inköpskort och inköp med kontnter smt upphndling. Vid intervjuer frmkommer tt det finns informtion om inköp och upphndling på Vllentun kommuns intrnät. Informtionen upplevs som lättillgänglig och som ett stöd i rbetet. Utöver intrnätet, vänder sig chefern till inköpscontrollern och ekonomivdelningen vid frågor om inköp. HR-vdelningen erbjuder visst stöd vid upphndling, till exempel genom tt påminn nsvrig för respektive upphndling tt de behöver h mrginl för den fcldig infl ndeprocessen i tidplnen för en upphndling och tt de behöver genomför riskbedömningr och MBl-förhndlingr innn beslut ftts. Vllentun kommuns reoler.för bisysslor och.förtroenrleskdlis uerksmhet ntogs v kommunstyrelsen i december zor5. Som stöd föi hntering och bedömning {inns Checklistfor bedömning u bisysslors jörtroendeskdlíghef. Det är närmste chef som nsvrr för tt systemtiskt sml in uppgifter och informer meclrbetre vid exempelvis nynställning, utvecklings- och uppföljningssmtl och personlmöten. Genom ett digitlt formulär smlr HR-vdelningen årligen in och gör en kommunövergripnde smmnställning vbisysslor som medrbetre hr. Smmnställningen redoviss i kommunstyrelsen. Vid intervjuer frmkommer tt regìern är käncl och tt rutinen tt krtlägg bisysslor tillämps i orgnistionen. Vid :s grnskning âr zotz frmkom även tt det fnns behov v tt skp ett smlt dokument för tt tydliggör de regler som gäller för representtion och ttestering v fkturor vseencle delt. VllenLuns lleslregleurerte ntogs v kommunfullmäktige zoo6-rz-18. Inom brn- och ungclomsförvltningen hr ett förtydlignde kring ttestering tgits frm etter händelsern på Bällstbergsskoln. Oktober 2016 Vllentun kommun 24 8v17

22 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 4.5. Genornftro:rr,de u detftr"ebaggende srbetet För tt riktlinjer och policys sk uppnå sitt syfte krävs tt de tillämps och är känd i ll verksmhet. I smbnd med nynställning förekommer viss introduktion och det finns en chechist som sk följs. Därtill rrngers en hlvdgs introduktion då blnd nnt ekonomichefen och personlchefen informerr om frågor kring etik, korruption och oegentligheter, till exempel reglern för bisysslor, inköp och gåvor. Det finns en särskild chechist för introduktion v chefer, men behov tt utvecld chefsintroduktionen hr identifierts och ínför zort rbetr HR-vdelningen med tt t frm ett särskilt pketert chefsintroduktionsprogrm. Den nytillträdd HRstrtegen sk frmöver håll i chefsintroduktionen. I tillägg frmkommer tt uppföljningen vd gäller chefers deltgnde på de obligtorisk kurser som finns tillgänglig vi intrnätet behöver utveckls. Smmntgetbetons kultur och medvetenhet som det främst verktyget i det förebyggnde rbetet. Smtlig intervjude för frm behovet v tt nställ och förtroendevld sk våg lyft frågor och eventuell oegentligheter. Dett är särskilt tydligt inom brn- och ungdomsförvltningen där en orgnistionskultur som prägls v smverkn och trnsprens uppges vr en förutsättning för utveckling. För tt stärk förvltningen hr ett pr orgnistorisk förändringr gjorts. En vdelning för ekonomi och dministrtion hr skpts och ny tjänster för blnd nnt ekonomi och redovisning hr inrättts. Medvetenhet betons även för den politisk ledningen. I börjn v en ny mndtperiod deltr politiker i en utbildning rrngerd v kommunstyrelsens knsli där blnd nnt jäv ts upp. Gränsdrgningen melln en politikers uppdrg som förtroendevld och eventuell privt intressen smt förhållndet till det lokl näringslivet är ktuell frågor som uppkommer med jämn mellnrum, enligt intervjupersoner. Även tjänstemnnnivån berörs v dess frågor. I smbnd med tt regelverket för bisysslor fstställdes genomfördes en utbildningsinsts för smtlig chefer i kommunen. Utbildningen innehöllen genomgång v regelverket, blnd nnt chefer respektive medrbetres nsvr och den årlig insmlingsrutinen. Det frmkommer inte tt intern utbildningr kring hntering v förtroendekänslig poster genomförs fortlöpnde. Från och med hösten zo16 kommer chefsdgr tt rrngers en gång i hlvåret. Syftet är utbildning och smverkn. En kommunjurist nställdes i pril zo16 och rbetr inledningsvis zo procent på grund v föräldrledighet. På sikt kommer dock kommunjuristen tt rbet roo procent. Tjänsten är under uppbyggnd vid tidpunkten för grnskningen. Utöver dess instser, genomförs det förebyggnde kommunens rbete med intern kontroll. rbetet inom rmen för Oktober 2016 Vllentun kommun 25 9v17

23 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 4.4. I{ontroller Kontroller v identifierde riskområden görs i huvudsk inom rmen för det ordinrie internkontrollrbetet och beskrivs närmre i vsnitt q.6.uppfo\jning och rpportering. Vid :s grnskning âr zotzfrmkom tl kommunen skulle infor regelbundn kontroller v redovisningen vseende förtroendekänslig poster och tt dett skulle genomförs inom rmen för kommunens internkontroll. Vllentun kommun hr som rutin tt ekonomivdelningen genomför måntlig grnskningr v smtlig inköp som genomförts med First Crd och köp från upphndld rcscbyrå (där smtlig köp fkturers vi First Crd). Det omfttr resor och representtion som betlts med kort eller beställts vi resebyrå. Denn uppföljning görs måntligen och ingår därmed inte i internkontrollen. I tillägg hr kommunen hr utvecht styrningen vd gäller nvändningen v First Crd; en ny intern guide hr tgits frm och internutbildning genomförs löpnde. Kommunen hr oci<så sett över kortnvän<iningen och iniett rbetet me<i tt byt ut korten till en ny uppdterd version med hårdre krv. Vllentun kommun genomför kontinuerlig kontroller v förtroende känslig poster vid fkturhntering. Det omfttr till exempel en funktion som gör tt fkturor inte går vidre till ttest förrän de hr grnskts v en dministrtör. Det gäller fkturor som konterts på konton som sk h sfte och deltgre. Denn rutin ingår i det löpnde rbetet för tt uppnå god kontroll och är därför inle ulvld i internkontrollen. Som nämns i vsnitt 4.2. Riktlínjer och stödjnde dokumentfir detftrebyggnde rbetet görs en årlig krtläggning v bisysslor. I den krtläggning som gjordes i jnuri zo16 frmkom 248 bisysslor. Fördelningen per förvltning såg ut eniigt följnde: Kourmunledningskontoretz5bisysslor Brn- och ungdomsförvltningen 1o9 bisysslor. Kultur- och fritidsförvltningen 18 bisysslor. Socilfürvllningen 8rbisysslor'. Smhällsbyggndsförvltningen 15 bisysslor Av de totlt 248 redovisde bisysslorn vr fler bisysslor medlemskp i förening, exempelvis som styrelseledmot i en bostdsrättsförening. I protokollet från kommunstyrelsens smmnträde zo16-o4-rr frmkommer också tt "i smbnd med tt redovisningen görs och i smbnd med introduktion för nynställd hr rbetsgivren informert om gällnde regler om bisysslor/uppdrg. Chefer uppmärksmms också i olik smmnhng på tt det är mycket viktigt tt upphndlnde chefer är observnt på i vilk företg nställd hr styrelseuppdrg, eller i öwigt genom t ex släkt- eller fmiljebnd hr en ställning som kn innebär intressekonflii ter vid inköp eller upphndling." Under våren zo16 gjordes en översyn v den årlig rpporteringen vilken resulterde i tt kommunstyrelsen på sitt möte zo besiutde tt HR- Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

24 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter vdelningen fortsättningsvis sk redovis bisysslor per förvltning utn tt nge befttning för innehvren v respektive bisyssl. Det genomförs ing systemtisk kontroller, såsom stickprov, för tt kontroller tt smmnställningen ger en korrektbild v de nställds bisysslor. Vid intervjuer frmkommer tt chefers personlkännedom kn innebär en slgs kontroll v bisysslor. Det ställer dock krv på chefens personlig kännedom om de nställd Beredskpftr händelser Det uppges i intervjuern inte fìnns riktlinjer eller rutiner för hntering v en eventuell händelse (oegentlighet). Vid intervjuern frmkommer tt det är ett nsvr hos den enskilde chefen tt h beredskp för eventuell händelser. Stöd fìnns tt få från exempelvis HR-vdelningen, inom rmen för hntering v personlärenden. Som ovn nämns frmkommer tt ett klimt som prägls v en öppen dilog där chefer och nställd kn påpek brister och oegentligheter eftersträvs. Det finns ingen formliserd visselblåsrfunktion i dgsläget. Enligt uppgift finns det fler tillgänglig knler för tt påtl brister och felktigheter, men det är inte tydligt uttlt vilk dess är. Det är inte heller tydligt vrt en nställd sk vänd sig om chefen gerr felktigt. Vllentun kommuns Kommuníktionsstrtegf fstställdes vfullmäktige 2o11-ogr4. Enligt strtegin är hur,rrdlinjen tt vr "öppn, tillmötesgående, ktiv och snbb i vår presskontkter, ovsett om det gäller positiv eller negtiv nyheter." Vidre "bör den politiker eller chef som hr mest insyn i verksmheten vr den som uttlr sig i medi enligt följnde nsvrsfördelning: Politisk frågor : Kommunstyrelsens nämndordförnde ordförnde och respektive Kommunövergripnde frågor: Kommunsþ'relsens ordförnde och kommundirektören Specifik skfrågor eller verksmhetsfrågor: Den chef som är nsvrig för det verksmhetsområde det gäller, lterntivt en skkunnig person som chefen hänvisr till" Vid intervjuer frmkommer tt det finns kommuniktörer på vrje förvltning och en centrl kommuniktionsenhet, men uppfttningen är deld vd gäller hur ktiv den centrl kommuniktionsenheten är i hntering v medi. Chefsintroduktionen innehåller ing moment med koppling till medihntering. Vllentun kommun hr en särskild Krisledningspln som träder i krft vid en extrordinär händelse. Plnen hr frmförllt bäring på krisberedskp för yttre omständigheter och händelser som kn inträff. Syftet med plnen är tt ll som är involverde i kommuniktionsrbetet hr det underlg de behöver för tt kunn kommunicer effektivt med de målgrupper som är berörd v krisen. Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

25 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 4,6. Uppfrtljníng uch ruppurlerírtg Uppföljning vbisysslor görs en gång per år enligt de beslutde riktlinjern. Utöver det görs uppföljningen huvudskligen inom rmen för internkontroll enligt följnde: H lu år nrypþij níng (i s mb nd med delårsrpport) Anger vilken process/rutin och dess tillhörnde kontrollmoment som hr grnskls inom nämnden smt grnslningens genornförnde och grnskningens utfll. H elår nrypþijning (i smbnd med verksmhetsberättelse) Anger vilken process/rutin och dess tillhörnde kontrollmoment som hr grnskts inom nämnden smt grnskningens genomförnde och grnskningcns utfll.,\tgtirdsuppfoljning Vid brister sk en årlig åtgärdsrpport lämns till nämnden i smbnd med L^lR--.'-^{Ä1i-i*-^- A --^-.'iil'-- ñr^^ôõõ / rrlin rf uerdrùupprviji Iu5w r. r-u 6vr v rrwlr ooo ^^1" tiìlhä.o- ]o I/ vwoú/ l ulur vlrr uvoo ururvrurruv kontrollmoment som hr åtgärder, en beskrirrning v åtgärden, åtgärdens sttus och en kommentr till åtgärden. En smldbedömning Kommunstyrelsen sk årligen, på grundvl v nämnderns rpporter, gör en smld bedömning och smmnfttning v hur kommunens intern kontrollsystem fungerr och komm med förslg på förbättringsåtgärder vid brister. Nämnderns uppföljnings- och åtgärdsrpporter bifogs som bilgor. Rpporten delges kommunfullmäktige i nslutning till behndlingen v kommunens årsredovisning. Uppföljningen v zor5 års internkontrollplner visr följnde utfll: Kommunstyrelsen hde sex nämndspecifik risker, vrv en (delegtion) kn nses h bäring på grnskningsområrlet. lþpföìjningen visde ing brister. Brn- och ungdomsnämnden hde tre nämndspecifìk risker, dock ingen mcd büring pü grunsluringsområdet. Kulturnämnden hde sex nämndspecifik risker. En v dess hde bäring på grnskningsområdet: inköpskort First Crd. Som åtgärd skärptes rutinen tt bilägg kvitton i fkturn. En grnskning genomfördes och ingen wikelse rpporterdes. Fritidsnämnden hrle tolv nämndspecifik risker. Fyr v dess hde bäring på grnskningsområdet och berörde kontnthntering i ungdomsverksmheten och fkturering. Uppföljning v smtlig fll, utom ett (mtin för bnkningr/kontnthntering i ungdomsverksmheten), visde ing wikelser. Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

26 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter S. Reuisíonell bedörnníng 5.7. Au stifunníng rnot kontr ollrnãl Bedömning u kontrollmâi t H r ko mmunstg r ei s en g eno mft r t b e dö mníng r ou u or i u erks mhet er n r isker knupptröd? Frågeställningr rörnde etik, korruption och oegentligheter hnters i huvudsk inom rmen för det ordinrie internkontrollrbetet och ts upp i de risknlyser som nämnder och kommunstyrelsen gör. Smtlig grnskde internkontrollplner innehåller risker med bäring på frågor vseende etik, korruption och oegentligheter. Det frmkommer dock tt risk- och väsentlighetsnlysern kn utvechs genom en mer systemtisk och genomrbetd bkomliggnde risknlys. Bisysslor, inköp och upphndling smt rekrylering är exempel på riskområden som identifiers vid intervjuer. Det finns behov v tt ök den generell beställrkompetensen och det lokl stödet kring vtl och inköp. Det finns ingen dokumenterd, systemtiserd eller kommunicerd rutin för bkgrundskontroller vid rekrytering. Bedömning: Delvis uppfi'ltt 5.i.2. Bedömning u konffolhnåi z H r kommunsty r els en utrb ett riktlinj er for det for eby g g nde rb etet? Riktlinjer och rutiner som rör fler frågor med bäring på grnskningsområdet tgits frm sedn :s grnskning ãr zotz; de är dock inte smlde i ett eget dokument. Vllentun s Rutiner for inköp s mt V ollentun ko mmuns r e g ler þr bísgsslor ochftrtroendeskdlig uerksmhet reviderdes respektive ntogs år zor5. Vllentun upphndlingspolicy är under berbetning. :s grnskning är zotz identifierde behov v tt skp ett smlt dokument för tt tydliggör de regler som gäller för representtion och ttestering v fkturor vseende dett. Kommunens ttestreglemente är från zoo6. För tt säkerställ tt det är npsst efter nuvrnde orgnistion och uppdrg kn reglementet behöv ses över. Brn- och ungdomsförvltningen hr tgit frm ett eget förtydlignde kring ttestering. Bedömning: Delvis uppf,'llt hr Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

27 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter S.i.S. Bedöttutíng üu kontrolhnãi 3 G e no mfi)r s de t þr eby g g nde rb e t et enlig t nt g n r iktlíryi er? Vllentuns regler för bisysslor och förln entleskdlig verksrnhel är känd och insmling och krtläggning görs årligen enligt ntgn riktlinjer. Kultur och medvetenhet lyfts frm som det främst verktyget i det förebyggnde rbetet. Inom brn- och ungdomstörvltningen pågår ett utvecldingsrbete för tt främj smverkn och trnsprens. I smbnd med nynställning och ny mndtperioder förekommer viss introduktion kring etik, korruption och oegentligheter. Stödmteril finns tiìlgängligt vi kommunens intrnät, men en systemtisk vidreutbildning för chefer och nställd skns. Utöver dess instser, genomförs det förebyggnde l-^**---^-^ ^-L^+^ *^l.3.^+^** rtlrlllrrlullurls l.^.^+-^ll t r t u LU lt rulf ltllur rl l\(jlllr rjll. rbetet inom rmen för Bedömning: Delvis uppfullt Bedömning Gu kontrollmã 4 Genoffir s konn oller u risker ftr oeg entlig heter? Kontroller v riskområden görs i huvudsk inom rmen för det ordinrie internkontrollrbetet. För tt kontrollen sk vr relevnt behöver interkontroll- ^l^-^--^ 1-^-^-^^ ^3 ^- +-Äçl'-xl,^- -;-1, ^^L.,;,i-^-+li-l-^+----ì.,o Pr4rrvrrrq uqjçr4ð I/4 u r Lrqrroq^vr rlj^ vu r vuúuuluõrrvloqrrsrjú. Vid :s grnskning âr zotz frmkom tt kontroller vseende förtroendekänslig poster skulle genomförs inom rmen för kommunens internkontroll. Sedn zorz hr ny rutiner skpts kring resor och representtion, nvändning v inköpskort och ttestering v fkturor. Dc ny rutincrn inncbär tt riskcr och kontroller vseende dess frågor hnters löpnde. De ingår därför inte i plnern för internkontroll. Det görs en årlig krtläggning v bisysslor, men det genomförs ing systemtisk kontroller, såsom stickprov, för tt kontroller tt smmnställningen ger en korrekt bild. Chefers personlkännedom uppges innebär en slgs kontroll v bisysslor. Det ställer dock krv på chefens personlig kännedom om de nställd. Bedömning: Delvis uppfftlt S.i.S. Bedönming u kontrollmä 5 Fínns det beredskp for händelser? Det skns riktlinjer eller rutiner för hntering v en händelse (oegentlighet) och det fînns ingen formliserd visselblåsrfunktion. Ansvret ligger hos ordinrie chefsled. Ett klimt eftersträvs som prägls v en öppen dilog där brister och oegentligheter kn påtls. Det är inte tydligt uttlt vilk knler som sk Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

28 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter nvänds för tt påtl oegentligheter. Det är inte tydligt vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt. Bedömning: Ej uppfyllt Bedönmíng u kontrollmãi 6 Vílken uppfolj ning o ch r pp ort ering for ekommer? Uppföljning v bisysslor görs en gång per år enligt beslutde riktlinjer. Utöver det gör nämndern en uppföljning två gånger per år inom rmen för rbetet med internkontroll. Vid eventuell brister lämns en åtgärdsrpport i smbnd med årsuppföljningen. Därtill gör kommunstyrelsen en smld bedömning v hur kommunens intern kontrollsystem fungerr och föreslår förbättringsåtgärder vid brister. Bedömning: Uppfyllt 5.2. Sur på.reuísíonsfrägorn Grnskningen syftde till tt besvr följnde två revisionsfrågor:..är kommunstyrelsens rbete med EKO-frågor öndmålsenlígt?. Är den íntern kontrollen useende EKOfiågor tillräcklíg? Grnskningen genomfördes hr även omfttt en uppföljning v den grnskning som v âr zotz. Efter genomförd grnskning är vår bedömning tt kommunstyrelsens rbete med EKO-frågor inte är helt ändmålsenligt. Den intern kontrollen vseende EKOfrågor är inte helt tillräcklig. Den smmnfttnde bedömningen bsers på ikttgelser och bedömningr v de sex kontrollmålen R:ekotntrt.err.do,tíoner Mot bkgrund v noterde ikttgelser följnde rekommendtioner: och genomförd grnskning lämnr vi Fördjup risk- och väsentlighetsnlysen kring EKO-frågor i llmänhet och kring bisysslor, inköp/upphndling smt rekrytering i synnerhet T frm riktlinjer och rutiner för beredskp för händelser (oegentligheter) som till exempel tydliggör vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt Säkerställ tt chefi ntroduktionen och chefsutvecklingen genomförs enligt intentionern och hr ett tydligt innehåll kring EKO-frågor Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

29 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter 6. 6,r. BíIøgor BíIc,g 7: Grørttsko,de dokwnent o Upphndlingspolicy Rutinervid inköp Attestreglemente Regler för bisysslor och förtroendeskdlig verksmhet Reglemente för internkontroll Kommunstyrelsens och nämnderns internkontrollplner zo16 och uppföljning v internkontroþlner 2015 Informtion och chechist inför introduktion v ny chefer Kommuniktionsstrtegi Klisledningspln Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

30 Grnskning v etik, korruption och oegentligheter Josnnct IIägg Projektledre Crínllultgren Uppdrgsledre Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

31 34

32 VALLENTUNA KOMMUN Smmnträdesprotokoll Kommunstyrelsen Svr på revisionsrpport grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter (KS ) Beslut Kommunstyrelsen ntr föreslget yttrnde och överlämnr det till kommunfullmäktige. Ärendebeskrivning Revisorern hr grnskt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter (EKO-frågor). Kommunstyrelsen lämnr härmed sitt svr på revisionsrpporten. Yrknden Ordförnde, Pris Liljestrnd (M) yrkr tt kommunstyrelsen noterr informtionen Beslutsgång Ordförnde, Pris Liljestrnd (M) ställer proposition på sitt eget yrknde och finner tt kommunstyrelsen beslutr i enlighet därmed. Beslutsunderlg Svr på revisionsrpport grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter 2. Svr på revisionsrpport grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter 3. Revisionsrpport, grnskning v kommunens beredskp gällnde, etik, korruption och oegetligheter Expediers till Akten, revisorern Justerndes sign Justerndes sign Utdrgsbestyrknde 135

33 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS KARIN KILERUD SID 1/6 KOMMUNCONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Svr på revisionsrpport grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter Förslg till beslut Kommunstyrelsen ntr föreslget yttrnde och överlämnr det till kommunfullmäktige. Ärendet i korthet Revisorern hr grnskt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter (EKO-frågor). Kommunstyrelsen lämnr härmed sitt svr på revisionsrpporten. Bkgrund Vllentun kommun hr regler för hur revisionsrpporter sk besvrs. Syftet med dess regler är dels tt revisionens grnskningr sk komm kommunfullmäktiges ledmöter och llmänheten till känn, och dels tt nämndern på ett strukturert sätt sk rpporter vilk åtgärder som hr vidtgits med nledning v de synpunkter och rekommendtioner som förts frm. Beskrivning v revisionsrpporten Kommunens revisorer hr grnskt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter. Vllentun kommun fick revisionsrpporten tillhnd Revisionsrpporten finns bifogd som bilg. I kommnde kpitel redoviss revisionens synpunkter tillsmmns med kommunens kommentrer. Därefter följer ett kpitel om revisionens rekommendtioner och kommunens åtgärder. Ett vslutnde kpitel smmnfttr i en frmåtriktd nlys åtgärderns effekt. Revisionens synpunkter Den smmnfttnde bedömningen är tt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter inte är helt ändmålsenlig, smt tt den intern kontrollen vseende EKO-frågor inte är helt tillräcklig. Smtlig grnskde internkontrollplner innehåller risker med bäring på frågor vseende etik, korruption och oegentligheter. Det frmkommer dock tt risk- och väsentlighetsnlysern kn utveckls genom en mer systemtisk och genomrbetd bkomliggnde risknlys. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KLK@VALLENTUNA.SE 36

34 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/6 Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun delr inte till fullo revisionens synpunkt. I rbetet med tt t frm internkontrollplner fungerr kommunens informtionsredovisning som underlg för ett systemtiskt urvl v vilk processer som sk grnsks. Vrje år väljs någr v processern ut för grnskning. Under 2016 hr processer innehållnde risker med bäring på EKO-frågor grnskts, till exempel inom inköp- och upphndlingsområdet: tt vtlsnsvrig och kvlitetsnsvrig hr förståelse för roll och uppdrg. Likså innehåller kommunens internkontrollpln för 2017 kontroller v processer där risker kn finns med bäring på etik, korruption och oegentligheter. För kommunstyrelsen grnsks blnd nnt tt kommunens styrdokument vseende ekonomi, styrning smt inköp och upphndling är känd i orgnistionen, smt bkgrundskontroller vid rekrytering. Kommunen medger tt de processer som beskrivs i informtionsredovisningen kn smmnställs med tillhörnde risk- och konsekvensnlys och på det sättet bli mer åskådliggjort. Det finns behov v tt ök den generell beställrkompetensen och det lokl stödet kring vtl och inköp. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun instämmer. Det finns behov v tt förtydlig roller och nsvrsuppgifter för vtl och inköp. Kommunledningskontoret hr under hösten 2016 tgit frm en förstudie v så kllde behörig beställre och inköpssmordnre med tillhörnde orgnistion. Förstudien hr presenterts för kommunens ledningsgrupp och därefter hr ledningsgruppen i pril 2017 fttt beslut om tt inför en orgnistion med behörig beställre. Genomförndet strts under hösten En orgnistion med behörig beställre och inköpssmordnre kommer snnolikt ök den generell beställrkompetensen då det ger möjligheter tt rikt utbildningr och stöd i inköp- och vtlsfrågor. Det finns ingen dokumenterd, systemtiserd eller kommunicerd rutin för bkgrundskontroller vid rekrytering. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun instämmer delvis. Vrje rekrytering innebär olik behov v bkgrundskontroll. Därför görs en individuell bedömning vid vrje rekrytering utifrån vilken typ v tjänst som sk tillsätts. Personlighetstester görs vid behov. På kommunens intrnät finns instruktioner för vrje led i rekryteringsprocessen. Innn beslut ftts om tt erbjud en söknde nställning sk referenstgning ske. Instruktionern medger tt minst två olik referenser bör vr tgn innn beslut om nställning ftts. Instruktionern innefttr även en mll med frågor som är lämplig tt ställ till referenten. I viss verksmheter sk rbetsgivren enligt lg gör bkgrundskontroll genom tt t utdrg ur belstningsregistret. HR-vdelningen 37

35 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 3/6 kommer under 2017 tt rbet med tt kvlitetssäkr rekryteringsprocessen. I det rbetet kommer frågn om utökde bkgrundskontroller utreds ytterligre. Riktlinjer och rutiner som rör fler frågor med bäring på grnskningsområdet hr tgits frm sedn :s grnskning år 2012; de är dock inte smlde i ett eget dokument. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun finner revisionens observtion riktig, men bedömer tt det inte är lämpligt tt sml policy, riktlinjer och rutiner i smm dokument. Kommunens definitioner för de styrdokument som ingår i kommunl förfttningssmling (KFS) ntogs v kommunstyrelsen 74, :s grnskning år 2012 identifierde behov v tt skp ett smlt dokument för tt tydliggör de regler som gäller för representtion och ttestering v fkturor vseende dett. Kommunens ttestreglemente är från För tt säkerställ tt det är npsst efter nuvrnde orgnistion och uppdrg kn reglementet behöv ses över. Vllentun kommuns kommentr: Kommunfullmäktige hr fstställt reglemente för kontroll v verifiktioner för kommunen. Som komplement hr kommunstyrelsen ntgit nvisningr rörnde tillämpningen v reglementet. Kommunen instämmer i tt ttestreglemente och nvisningr kn behöv reviders för tt säkerställ tt de är npssde efter rådnde orgnistion. Språket kn också förenkls och modernisers. I smbnd med nynställning och ny mndtperioder förekommer viss introduktion kring etik, korruption och oegentligheter. Stödmteril finns tillgängligt vi kommunens intrnät, men en systemtisk vidreutbildning för chefer och nställd skns. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun instämmer delvis. I kommunens utbildningsutbud för chefer, chef och ledrpketet, CLP, finns en grundläggnde utbildning som heter Ledning och styrning. Behov finns v tt se över och vidreutveckl utbildningr för chefer och medrbetre. Det görs en årlig krtläggning v bisysslor, men det genomförs ing systemtisk kontroller, såsom stickprov, för tt kontroller tt smmnställningen ger en korrekt bild. Chefers personlkännedom uppges innebär en slgs kontroll v bisysslor. Det ställer dock krv på chefens personlig kännedom om de nställd. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun instämmer i tt det, utöver den årlig krtläggningen v bisysslor, inte utförs stickprov v nställds bisysslor. Kommunen nser inte tt det är 38

36 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 4/6 ett br sätt tt rbet med stickprov för kontroll v bisysslor. Inom kommunens chefsutbildning poängters vikten v tt vrje chef vid nynställningr informerr den nställde om, och ställer frågn om, förekomst v bisyssl. Utbildningen tr också upp frågn om tt chefer kontinuerligt sk följ upp sin nställds sttus gällnde bisysslor. Möjligheter till sådn uppföljning eller vstämning finns nturligt vid uppföljningssmtl v individuell utvecklingspln smt vid utvecklingssmtl. Det skns riktlinjer eller rutiner för hntering v en händelse (oegentlighet) och det finns ingen formliserd visselblåsrfunktion. Ansvret ligger hos ordinrie chefsled. Ett klimt eftersträvs som prägls v en öppen dilog där brister och oegentligheter kn påtls. Det är inte tydligt uttlt vilk knler som sk nvänds för tt påtl oegentligheter. Det är inte tydligt vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun instämmer inte i tt det skns riktlinjer eller rutiner för hntering v en händelse (oegentlighet) men instämmer i tt det inte finns någon formliserd visselblåsrfunktion. I Reglemente för kontroll v verifiktioner ttestreglemente, , står beskrivet hur en nställd sk rpporter brister och vd en nställd sk gör om det ej är lämpligt tt rpporter till närmst överordnd chef ( 7): Kontrollnsvrigs uppgift är tt tillämp fstställd nvisningr smt tt när brister upptäcks rpporter dess till närmst överordnd chef. I tillhörnde nvisningr till reglementet för kontroll v verifiktioner ttestreglemente, , nges ( 7) hur en nställd kn ger om det inte är lämpligt tt rpporter om brister till närmst överordnd chef. Då kn rpport lämns till kommunens ekonomi- eller redovisningschef. Kommunen kn ändå komm tt överväg tt inrätt en formliserd visselblåsrfunktion. Revisionens rekommendtioner Fördjup risk- och väsentlighetsnlysen kring EKO-frågor i llmänhet och kring bisysslor, inköp/upphndling smt rekrytering i synnerhet. Vllentun kommuns kommentr: Genom internkontrollrbetet rbetr Vllentun kommun årligen med risk- och väsentlighetsnlyser v förvltningens processer, och gör därefter ett urvl v processer som bildr internkontrollpln för året. Kommunstyrelsen hr under börjn v 2017 lämnt önskemål till förvltningen tt inför urvl v nämndens internkontrollpunkter få smtlig processer ur informtionsredovisningen åskådliggjord tillsmmns med risk- och väsentlighetsnlys. Dett rbete kommer tt påbörjs under

37 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 5/6 T frm riktlinjer och rutiner för beredskp för händelser (oegentligheter) som till exempel tydliggör vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun hr i kommunl förfttningssmling smlt kommunens styrdokument. Där finns reglemente för kontroll v verifiktioner ttestreglemente, smt nvisningr. De båd dokumenten beskriver hur en nställd sk ger vid oegentligheter, inklusive vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt. Säkerställ tt chefsintroduktionen och chefsutvecklingen genomförs enligt intentionern och hr ett tydligt innehåll kring EKO-frågor. Vllentun kommuns kommentr: HR-vdelningen rbetr under våren 2017 med tt t frm och genomför ett obligtoriskt introduktionsprogrm för chefer. I progrmmet kommer frågor om etik, korruption och oegentligheter tt behndls. HR-vdelningen kommer också tt under 2017 utveckl utbudet v vidreutbildningr för chefer och nställd. Frmåtriktd nlys Efter förstudie och beslut om tt inför en inköpsorgnistion med behörig beställre pågår rbetet med tt hösten 2017 börj genomförndet v det ny sättet tt gör inköp. Utbildningsinstser kommer tt genomförs kring regelverk, vtl och ffärsmässig reltion till leverntörer. Orgnistionen och smrbetet med behörig beställre kommer tt kunn gör kommunens vtl mer nvändrvänlig smt förbättr möjlighetern till uppföljning v inköp. Den ny orgnistionen med behörig beställre och inköpssmordnre kommer snnolikt ök kommunens vtlstrohet och därmed blir kommunen också mer kostndseffektiv. I rbetet med rekrytering v personl behövs och utförs bkgrundskontroller. HRvdelningen kommer under 2017 tt rbet med tt kvlitetssäkr rekryteringsprocessen. I det rbetet kommer frågn om utökde bkgrundskontroller utreds ytterligre. Arbetet kommer säkerligen medför tt risken för felrekryteringr minskr. Kommunen tckr revisorern för ders synpunkter. 40

38 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 6/6 Hndlingr 1. Svr på revisionsrpport grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter Victor Kilén Kommundirektör Annik Hellberg Ekonomichef Sk expediers till Akten, revisorern 41

39 VALLENTUNA KOMMUN Smmnträdesprotokoll Brn- och ungdomsnämnden Svr på revisionsrpport: grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter (BUN ) Beslut Brn- och ungdomsnämnden ntr förvltningens tjänsteskrivelse som sitt yttrnde och överlämnr det till kommunfullmäktige. Ärendebeskrivning Revisorern hr grnskt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter (EKO-frågor). Brn- och ungdomsnämnden lämnr härmed sitt svr på revisionsrpporten. Yrknden John Skog (M) yrkr tt brn- och ungdomsnämnden ntr förvltningens tjänsteskrivelse som sitt yttrnde och överlämnr det till kommunfullmäktige. Beslutsgång Ordförnde, John Skog (M), ställer proposition på sitt eget yrknde och finner tt brn- och ungdomsnämnden beslutr i enlighet därmed. Beslutsunderlg Svr på revisionsrpport: grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter 2. Svr på revisionsrpport grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter 3. Revisionsrpport: grnskning v kornrnunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter Expediers till Akten Kommunstyrelsen Justerndes sign Justerndes sign Utdrgsbestyrknde 142

40 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR BUN MIKAEL GÖRANSSON SID 1/6 VERKSAMHETSCHEF EKONOMI OCH ADMINISTRATION BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Svr på revisionsrpport: grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter Förslg till beslut Brn- och ungdomsnämnden ntr föreslget yttrnde och överlämnr det till kommunfullmäktige. Ärendet i korthet Revisorern hr grnskt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter (EKO-frågor). Brn- och ungdomsnämnden lämnr härmed sitt svr på revisionsrpporten. Bkgrund Vllentun kommun hr regler för hur revisionsrpporter sk besvrs. Syftet med dess regler är dels tt revisionens grnskningr sk komm kommunfullmäktiges ledmöter och llmänheten till känn, och dels tt nämndern på ett strukturert sätt sk rpporter vilk åtgärder som hr vidtgits med nledning v de synpunkter och rekommendtioner som förts frm. Beskrivning v revisionsrpporten Kommunens revisorer hr grnskt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter. Vllentun kommun fick revisionsrpporten tillhnd Revisionsrpporten finns bifogd som bilg. I kommnde kpitel redoviss revisionens synpunkter tillsmmns med kommunens kommentrer. Därefter följer ett kpitel om revisionens rekommendtioner och kommunens åtgärder. Ett vslutnde kpitel smmnfttr i en frmåtriktd nlys åtgärderns effekt. Revisionens synpunkter Den smmnfttnde bedömningen är tt kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter inte är helt ändmålsenlig, smt tt den intern kontrollen vseende EKO-frågor inte är helt tillräcklig. Smtlig grnskde internkontrollplner innehåller risker med bäring på frågor vseende etik, korruption och oegentligheter. Det frmkommer dock tt risk- och väsentlighetsnlysern kn utveckls genom en mer systemtisk och genomrbetd bkomliggnde risknlys. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX BUF@VALLENTUNA.SE 43

41 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR BUN SID 2/6 Brn- och ungdomsnämnens kommentr: Vllentun kommun delr inte till fullo revisionens synpunkt. I rbetet med tt t frm internkontrollplner fungerr kommunens informtionsredovisning som underlg för ett systemtiskt urvl v vilk processer som sk grnsks. Vrje år väljs någr v processern ut för grnskning. Brn- och ungdomsnämndens internkontrollpln för 2016 innehåller fem risker med bäring på etik, korruption och oegentligheter och berör delegtionsordningen och inköpskort (First Crd). Brn- och ungdomsnämndens internkontrollpln för 2017 innehåller också processer som hr bäring på grnskningsområdet. Blnd nnt hr riskbedömning gjorts på rutinern kring bisysslor, inköp/upphndling och rekrytering. Riskbedömningen är sådn tt rutinen för inköp och upphndling kommer tt hnters i 2017 års internkontrollpln. Brn- och ungdomsnämnden medger tt de processer som beskrivs i informtionsredovisningen, i frmtgndet v en internkontrollpln, kn smmnställs med tillhörnde risk- och konsekvensnlys och på det sättet bli tydligre. Det finns behov v tt ök den generell beställrkompetensen och det lokl stödet kring vtl och inköp. Brn- och ungdomsnämnens kommentr: Brn- och ungdomsnämnden instämmer. Upphndling och inköp är ett utvecklingsområde för brn- och ungdomsförvltningen. Det finns behov v tt förtydlig roller och nsvrsuppgifter för vtl och inköp. Kommunledningskontoret hr under hösten 2016 tgit frm en förstudie v så kllde behörig beställre och inköpssmordnre med tillhörnde orgnistion. Förstudien hr presenterts för kommunens ledningsgrupp och därefter hr ledningsgruppen i pril 2017 fttt beslut om tt inför en orgnistion med behörig beställre. Förslget utgår ifrån tt förvltningrn tillsätter Behörig beställre på sin respektive enheter, vilk hr som uppgift tt beställ vror och tjänster, konter och skgrnsk fkturor. Därtill kommer på vrje förvltning tt tillsätts en eller fler Inköpssmordnre, som hr det övergripnde nsvret för tt se till tt smordningen melln enhetern och kommunledningskontorets upphndlingsvdelning fungerr. Rollen inbegriper löpnde uppföljning och utbildning nedåt inom den egn orgnistionen. Genomförndet strts under hösten En orgnistion med behörig beställre och inköpssmordnre kommer snnolikt ök den generell beställrkompetensen då det ger möjligheter tt rikt utbildningr och stöd i inköp- och vtlsfrågor. Det finns ingen dokumenterd, systemtiserd eller kommunicerd rutin för bkgrundskontroller vid rekrytering. Brn- och ungdomsnämnens kommentr: Brn- och ungdomsnämnden instämmer delvis. Vrje rekrytering innebär olik behov v bkgrundskontroll. Därför görs en individuell bedömning vid vrje rekrytering 44

42 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR BUN SID 3/6 utifrån vilken typ v tjänst som sk tillsätts. Personlighetstester görs vid behov. På kommunens intrnät finns instruktioner för vrje led i rekryteringsprocessen. Innn beslut ftts om tt erbjud en söknde nställning sk referenstgning ske. Instruktionern medger tt minst två olik referenser bör vr tgn innn beslut om nställning ftts. Instruktionern innefttr även en mll med frågor som är lämplig tt ställ till referenten. Inom skoln sk rbetsgivren enligt lg gör bkgrundskontroll genom tt t utdrg ur belstningsregistret. HR-vdelningen kommer under 2017 tt rbet med tt kvlitetssäkr rekryteringsprocessen. I det rbetet kommer frågn om utökde bkgrundskontroller utreds ytterligre. Riktlinjer och rutiner som rör fler frågor med bäring på grnskningsområdet hr tgits frm sedn :s grnskning år 2012; de är dock inte smlde i ett eget dokument. Brn- och ungdomsnämnens kommentr: Brn- och ungdomsnämnden finner revisionens observtion riktig, men bedömer tt det inte är lämpligt tt sml policy, riktlinjer och rutiner i smm dokument. Kommunens definitioner för de styrdokument som ingår i kommunl förfttningssmling (KFS) ntogs v kommunstyrelsen 74, :s grnskning år 2012 identifierde behov v tt skp ett smlt dokument för tt tydliggör de regler som gäller för representtion och ttestering v fkturor vseende dett. Kommunens ttestreglemente är från För tt säkerställ tt det är npsst efter nuvrnde orgnistion och uppdrg kn reglementet behöv ses över. Brn- och ungdomsnämnens kommentr: Brn- och ungdomsnämnden hr revidert och förtydligt regler för ttestering men instämmer i tt ttestreglemente och nvisningr kn behöv reviders ytterligre för tt säkerställ tt de är npssde efter rådnde orgnistion. I smbnd med nynställning och ny mndtperioder förekommer viss introduktion kring etik, korruption och oegentligheter. Stödmteril finns tillgängligt vi kommunens intrnät, men en systemtisk vidreutbildning för chefer och nställd skns. Brn- och ungdomsnämnens kommentr: Brn- och ungdomsnämnden instämmer delvis. I kommunens utbildningsutbud för chefer, chef och ledrpketet, CLP, finns en grundläggnde utbildning som heter Ledning och styrning. Behov finns v tt se över och vidreutveckl utbildningr för chefer och medrbetre. HR tr frm förslg på ny utbildningspket, riktde mot nynställd chefer. Det görs en årlig krtläggning v bisysslor, men det genomförs ing systemtisk kontroller, såsom stickprov, för tt kontroller tt smmnställningen ger en korrekt bild. Chefers personlkännedom uppges innebär en slgs kontroll v bisysslor. Det ställer dock krv på chefens personlig kännedom om de nställd. 45

43 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR BUN SID 4/6 Brn- och ungdomsnämnens kommentr: Brn- och ungdomsnämnden instämmer i tt det, utöver den årlig krtläggningen v bisysslor, inte utförs stickprov v nställds bisysslor. Kommunen nser inte tt det är ett br sätt tt rbet med stickprov för kontroll v bisysslor. Inom kommunens chefsutbildning poängters vikten v tt vrje chef vid nynställningr informerr den nställde om, och ställer frågn om, förekomst v bisyssl. Utbildningen tr också upp frågn om tt chefer kontinuerligt sk följ upp sin nställds sttus gällnde bisysslor. Möjligheter till sådn uppföljning eller vstämning finns nturligt vid uppföljningssmtl v individuell utvecklingspln smt vid utvecklingssmtl. Det skns riktlinjer eller rutiner för hntering v en händelse (oegentlighet) och det finns ingen formliserd visselblåsrfunktion. Ansvret ligger hos ordinrie chefsled. Ett klimt eftersträvs som prägls v en öppen dilog där brister och oegentligheter kn påtls. Det är inte tydligt uttlt vilk knler som sk nvänds för tt påtl oegentligheter. Det är inte tydligt vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt. Brn- och ungdomsnämnens kommentr: Brn- och ungdomsnämnden instämmer inte i tt det skns riktlinjer eller rutiner för hntering v en händelse (oegentlighet) men instämmer i tt det inte finns någon formliserd visselblåsrfunktion. I Reglemente för kontroll v verifiktioner ttestreglemente, , står beskrivet hur en nställd sk rpporter brister och vd en nställd sk gör om det ej är lämpligt tt rpporter till närmst överordnd chef ( 7): Kontrollnsvrigs uppgift är tt tillämp fstställd nvisningr smt tt när brister upptäcks rpporter dess till närmst överordnd chef. I tillhörnde nvisningr till reglementet för kontroll v verifiktioner ttestreglemente, , nges ( 7) hur en nställd kn ger om det inte är lämpligt tt rpporter om brister till närmst överordnd chef. Då kn rpport lämns till kommunens ekonomi- eller redovisningschef. Revisionens rekommendtioner Fördjup risk- och väsentlighetsnlysen kring EKO-frågor i llmänhet och kring bisysslor, inköp/upphndling smt rekrytering i synnerhet. Brn- och ungdomsnämnens kommentr: Genom internkontrollrbetet rbetr brn- och ungdomsnämnden kontinuerligt med risk- och väsentlighetsnlyser v förvltningens processer. Hnteringen v bisysslor hnters årligen centrlt. Informtion om vd som räkns som bisyssl finns på intrnätet och informers om vid personlmöten och liknnde. Inför 2017 hr riskbedömning gjorts på rutinen för redovisning v bisyssl, och hnters således från och med nu inom den intern kontrollen. Under 2017 bedöms snnolikheten/risken tt någon bisyssl inte skulle redoviss till 2. Mindre snnolik, och konsekvensen v tt mn inte redovisr bisyssl till 3. Kännbr. Riskvärdet är 46

44 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR BUN SID 5/6 således 6, och brn- och ungdomsnämnden hr därför vlt tt inte t med den i årets internkontrollpln. Processen kring upphndling och inköp ingår däremot i 2017 års internkontrollpln med tydligt fokus på vtlsfrågor. T frm riktlinjer och rutiner för beredskp för händelser (oegentligheter) som till exempel tydliggör vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt. Brn- och ungdomsnämnens kommentr: Vllentun kommun hr i kommunl förfttningssmling smlt kommunens styrdokument. Där finns reglemente för kontroll v verifiktioner ttestreglemente, smt nvisningr. De båd dokumenten beskriver hur en nställd sk ger vid oegentligheter, inklusive vrt en nställd sk vänd sig om närmste chef gerr felktigt. Säkerställ tt chefsintroduktionen och chefsutvecklingen genomförs enligt intentionern och hr ett tydligt innehåll kring EKO-frågor. Brn- och ungdomsnämnens kommentr: HR-vdelningen rbetr under våren 2017 med tt t frm och genomför ett obligtoriskt introduktionsprogrm för chefer. I progrmmet kommer frågor om etik, korruption och oegentligheter tt behndls. HR-vdelningen kommer också tt under 2017 utveckl utbudet v vidreutbildningr för chefer och nställd. Frmåtriktd nlys Efter förstudie och beslut om tt inför en inköpsorgnistion med behörig beställre pågår rbetet med tt hösten 2017 påbörj genomförndet v det ny sättet tt gör inköp. Brn- och ungdomsförvltningen kommer under sommren tt utse en eller fler enheter som får genomgående utbildningsinstser kring regelverk, vtl och ffärsmässig reltion till leverntörer. På brn- och ungdomsförvltningen är controller och ekonom inom vdelningen för ekonomi och dministrtion nsvrig för genomförndet v inköpsorgnistionen. Orgnistionen och smrbetet med behörig beställre kommer tt kunn gör kommunens vtl mer nvändrvänlig smt förbättr möjlighetern till uppföljning v inköp. Den ny orgnistionen med behörig beställre och inköpssmordnre kommer snnolikt ök kommunens vtlstrohet och därmed blir kommunen också mer kostndseffektiv. I rbetet med rekrytering v personl behövs och utförs bkgrundskontroller. HRvdelningen kommer under 2017 tt rbet med tt kvlitetssäkr rekryteringsprocessen. I det rbetet kommer frågn om utökde bkgrundskontroller utreds ytterligre. Arbetet kommer säkerligen medför tt risken för felrekryteringr minskr. 47

45 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR BUN SID 6/6 HR-vdelningen rbetr under våren 2017 med tt t frm och genomför ett obligtoriskt introduktionsprogrm för chefer. I progrmmet kommer frågor om etik, korruption och oegentligheter tt behndls. HR-vdelningen kommer också tt under 2017 utveckl utbudet v vidreutbildningr för chefer och nställd. Brn- och ungdomsnämnden tckr revisorern för ders synpunkter. Hndlingr 1. Svr på revisionsrpport grnskning v kommunens beredskp gällnde etik, korruption och oegentligheter Henrik Lennermrk Utbildningschef Sk expediers till Akten Kommunstyrelsen 48

46 VALLENTUNA KOMMI..IN REVTSIONEN MISS]V KOMMUNSTYRELSEN Internkontroll vseende ensättningr Øfuø< löner och hr på uppdrg v oss förtroendevld revisorer genomfört en grnskning v systemen för rpportering v löner och ersättningr. Grnskningen syftde tili tt bedöm om kommunstyrelsens och öwig nämnders intern kontroll är tillrächig. Grnskningsrpporten bifogs. Efter genomförd grnskning bedömer vi tt det finns påtglig brister i kommunstyrelsens och öwig nämnders intern kontroll. Vårbedömning bsers på de ikttgelser redovisr i sin rpport på utfllet v grnskningens ått kontrollmåi. Ett kontrollmål bedöms som uppfullt, firr som delvis upp$'lld och två som ej uppfylld. Ett kontrollmål hr inte kunnt följs upp. I syfte tt stärk den intern kontrollen lämns ett ntl rekommendtioner i rpporten. Mot bkgrund v grnskningens resultt och tt löneprocessen genererr lönekostnder som utgör c 47 %o v kommunens totl kostnder vill revisionen särskilt lyft vikten v tt genomför en översyn v lönehnteringen där blnd nnt roller och nsvr tydliggörs och tt kommunens säkerställer tt relevnt kontroller de fcto blir genomförd. Revisionen finner det nmärkningsvärt tt v n7 tillfrågnde chefer och dministrtörer svrdebr Bo på en utsänd enkät. Svrsprocenten uppgicktill 68 %o. Densvrsfrekvensen kn i ndr smmnhng nses som hög men inte när revisionen skickr ut en fråg i orgnistionen i ett viktigt ärende. Vi hopps tt kommunst 'relsen och nämndern medverkr till tt inskärp vikten v tt ll svrr när revisionen frågr. Rpporten hr vrit fdremål för skgrnskning. Redovisningen sker vi rutinen L2.gg. För revisorern Stffn Modig Ordförnde REVISIONEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN ' FAX KO lvlm U NA. SE WWW,VALLENTI.JNA. SE hml TE Vllentun kommun 49

47 VALLENTUNA KOMMUN REVISIONEN MISSIV KOMMUNSTYRELSEN Distribution v grnskningsrpport - Internkontroll vseende löner och ersättningr Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges presidium Kommundirekfören Cheßekonomen REVISIONEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX NA.SE WWW,VALLENTUNA, SE tffit U Vllentun kommun 50

48 Revisionsrpport CrinHultgren Cert. kommunl reuisor SndrFeiff EbbLind Jenny Nyholm Oktober zot6 pwe r -J!- 51

49 lntern kontroll - Grnskning v löner och ersättningr inkl. rvoden till förtroendevld InnehflUsforteckníng 1.1. Bkgrund.. 2 t.2. Syftc och revisionsfräg... o 1.3. Kontrollmål t t t Avgränsning och metod Kommunens lönefunktion....,4 2.t.2. Lönerutinen.. 2.r Arvoden till förtroendevld...femokmåtrket är inte definiert Behörigheter och tilldelning r.4. Attesträtt 7 B. Grnskningsresultt...8 Kommentrer Verifiering v system Verifieringvuppföljning L. Cheferns nsvr, kontroller och uppföljning 11. g.4.2. Uppföljning v sprde semesterdgr Uppföljning v lönetillägg 12 Oktober 2016 Vllentun kommun 52

50 Snntnønfø:ttníng På uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun hr genomfört en grnskning v löner och ersättningr. Grnskningen syftde till tt besvr följnde revisionsfråg: Är kommunstyrelsen och nömnderns íntern kontroll eu seende rpportering ou löner och erstittningr tillräcklig? Efter genomförd grnskning är den smmnfttnde bedömningen tt den intern kontrollen vseende löner och ersättningr inte är helt tillräcklig. Vår bedömning bsers på ikttgelser och bedömningr v grnskningens ått kontrollmål. Ett kontrollmål bedöms uppfyllt, sex kontrollmål bedöms delvis uppfyll, och ett kontrollmål kn inte följs upp. Smtlig kontrollmål och bedömningr finns beskrir,n i vsnitt 4. Mot bkgrund v grnskningsresulttet och ovnstående bedömningr rekommenderr vi Kommunstyrelsen tt: Säkerställ tt rutinen vseende de kontroller som sk genomförs v HR-support och chefer i smbnd med lönekörningrn stärks och dokumenters och kommunicers till berörd. Av rutinbeskrirrningen bör nsvrsroller frmgå. Dett för tt blnd nnt undvik tt löneskulder uppstår. Säkerställ tt respektive nämnds ttestförteckning överensstämmer med delegtionsordning och nsvrsområde. Dett för tt säkerstäli tt tid- och frånvrorpporter, och därmed löneutbetlningen, ttesters v behörig person. Genomgång sker v smtlig registrerde behörigheter i systemen för tt säkerställ tt bl.. tt gml behörigheter inte finns kvr. Se över möjligheten tt systemtiser och/eller inför ytterligre kontrollmoment vid överföring från iönesystem tiil ekonomisystem. Dett eftersom mnuell hntering lltid utgör en ökd risk. HR-support kontinuerligt bevkr och följer upp nställd som hr fler än 4o sprde semesterdgr. Oktober 2016 Vllentun kommun 53 1v17

51 7 InIedníng t.r. Bkgrund På uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun gör cn grnskning v löner och ersättningr. Personlkostndern utgör en stor del v komtnutrerrs extern kostnder. Redovisningsrevisionell instser styrs v risk och väsentlighet, det vill säg väsentligheten är hög. Det finns också risker förknippde med lönehnteringen. I den centrl hnteringen kn det finns risk för tt registerhållningen och hnteringen v lönesystemet i öwigt, inte lltid fungerr som vsett. I den mån lönehnteringen hr decentrliserts finns ökd risk för tt lönerpporteringen och rbetsledrns kontroll v löneunderlgen inte fungerr tillfredsställnde. Dett eftersom det kn uppstå svårigheter tt i ll clejr upprätthåìl kompetens och enhetlighet i kontrollen. Det är nämndern som nsvrr för den intern kontrollen inom sitt verksmhetsområde, både till utformning och till utförnde. Nämndern sk säledes utt'orm nvisningr för den egn intern kontrollens orgnistion, utformning och funktion. Kommunstyrelsen hr till uppgift tt främj den intern kontrollen. Viktigt är tt den intern kontrollen utforms utifrån ett för ll nämnder gemensmt synsätt. I.Z. Grnskningen <-Y- ÐAJLY -r}.^ UClt ^ ^r^ ^^^-^:^-'^-- l-eul ttljtt_ùjr( g(i ^A^L -- syftr till tt besvr följnde revisionsfråg: Ar kommunstyr elsen och nämnderns rpportering ou löner och ersättningr íntern kontroll u seende tíllräcklig? r.s. Kotttrolhnó/ Grnskningen bedöms utifrån följnde uppställd kontrollmål: Behörigheter är över tiden ändmålsenlig utifrån den nställdes rbetsuppgifter och nsvr Användrns behörighetsnivå i lt-system är ändmålsenlig utifrån nsvr och befogenheter Tidrpporter/Frånvrorpportering är ttesterd v behörig person Resulttet v den preliminär och definitiv lönekörningen hnters sätt och i rätt tid på rätt Löneutbetlning är ttesterd v behörig person Överföring från lönesystem till ekonomisystem sker fullständigt och rilitigt Oktober 2016 Vllentun kommun 54 2v 17

52 Lönekostnder och tillhörnde kostnder nlysers regelbundet Det finns fungernde rutiner för kontroll v tt registrerde behörigheter är korrekt utifrån delegtionsordningen smt v förändringr under året (exempelvis medrbetre som slutr, är ledig eller tillfállig förändringr vbehörighet) t.4. Augränsníng ochtnetod Grnskningen omfttr kommunstyrelsen och smtlig nämnder och sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv där ett ntl kontrollmål väljs ut. Utifrån dess kontrollmål sker en bedömning v dels befintlig regler och rutiner, dels förvltningens egn kontrollktiviteter. Grnskningen hr gjorts i två etpper dels genom en registernlys och intervjuer med berörd tjänstemän smt en enkätundersökning som riktde sig till smtlig chefer och dministrtörer i kommunen. Utdrg ur lönesystemet hr berbetts genom s.k. registernlys. Registernlysen vlönetrnsktioner omfttr perioden jnuri - ugusti 2o1b. Uppföljning och verifiering v identifierde wikelser och orimlig värden hr skett. Vidre hr kontroll v gällnde ttestreglemente/ttestförteckning och ett ntl sticþrov för tt verifier riktighet i gällnde rutiner och riktlinjer gjorts. Intervjuer hr genomförts med kommunens systemekonom och en löne-/pakonsult på HR-vdelningen. Dilog hr även förts vi mil smt telefon med förhndlingschefen tillik chef för enheten HR-support inom HR-vdeiningen. Vidre så hr vstämning gjorts med ekonomvid ekonomivdelningen som nsvrr för inläsning v bokföringsfilen i ekonomisystemet. En enkätundersökning hr genomförs i syfte tt fång de kontroller som genomförs v chefer och dministrtörer före och efter lönekörning. Enkäten kommunicerdes med och godkändes v personlchefen innn utskick. Smtlig chefer och dministrtörer i Vllentun kommun tillfrågdes. Bo v rr7 tillfrågde besvrde enkäten, vilket innebär en svrsfrekvens på 68 procent. Resulttet v enkäten frmgår vbilg r. Rpporten hr vrit föremål för fktsvtämning v berörd. r.5. Stgrnde oeh stödjunde doku:rlr.ertt Inom rmen för grnskningen hr vi inhämtt och tgit del v följnde styrnde och stödjnde dokument: Rutinbeskrivning för nställnings- och löneprocessen från kommunens intrnät Attestreglemente. Förteckning över smtlig behörigheter Internkontrollplner för kommunstyrelsen och smtlig nämnder för zor5. Tidpln zor5 och tidpln zo16 för HR-systemen Oktober 2016 Vllentun kommun 55 3v17

53 Ð I,kttø,gelser - Nedn redoviss vd som frmkommit under intervju med berörd tjänstemän smt genom dokumentstudier I{onurtuner.s lönefunktíon Orgqnístion, nsur och omfttning Vllentun kommuns HR-vdelning ftnns under kommunstyrelsen och ingår i kommunledningskontoret. På HR-vdelningen rbetr vid tidpunliten för grnskningen tio personer; fin personer rbetr som kine-/pa-konsulter och fyr personer rbetr som HR-konsulter. På HR-vdelningen finns även en systemekonom (tillik systemförvltre för personlsystemet). Förhndlingschefen och tillik tf. personlchef under grnskningsperioden, är chef för enheten för HRsupport inom HR-vdelningen, med personlnsvr för tre v f1'r löne-/pakonsulter. Både löne-/pa-konsultern och HR-konsultern hr ett uppdelt nsvr som kontktpersoner mot kommunens olik verksmheter/förvltningr, men de hr smtidigt tillräckligt med kunskp för tt kunn täck upp för kollegor vid frånvro Vllentun kommun ingår i region Nordost'och ett ntl gänger per år träffs löneenhetern från respektive kommun, som hr smm personlsystem /^n^*^--i^- \uvvr rl/4rrrvrr {-B- rr4 r Ii'^l uf LJ fä õâmncqmmo ), nätrrorl cfnäfêor rlär cr clpmfr8onr behndls. För år zor5 uppgick kommunens personlkostnd till 838,4 mnkr", vilket motsvrr c 47 % v kommunens verskmhetskostnder Lönerutinen Vllentun kommun nvänder personlsystemet ecompnion och schembemnningssyslernet BeSched, som båd leverers v Evry. Tid- och wikelserpportering sker i webbserde självservicesystem och lönen utbetls i enlighet med dess rpporter efter tt mnuell korrigeringr v eventuell wikelser/tillägg gjorts. Viss mnuell registrering v r,r ikelser utifrån pppersun<lerlg finns också fortfrnde. T.ex, sjukersättning smt ändringr som redn verkställts. Lönekörning Vid den preliminär lönekörningen skps signllistor ur ecompnion där viss felktigheter frmgår. Signllistorn sprs i HR-supports gemensmm mppsystem AD:t. Förutom de felktigheter (signler) som frmgår v signllistorn kn inte HR-support bedöm om korrekt lön betls ut eftersom den informtion HR-support hr tt tillgå frmförlltbygger på tt medrbetre och l Norrtälje, Österåker, Vxholm, Vllentun, Täby och Dnderyd z I personlkostnden ingår utöver löner och socil vgifter kostnd för pensioner Oktober 2016 Vllentun kommun 56 4v17

54 chefer hr rpportert in wikelser/tillägg korrelit i självservicesystemet. Det är cheferns nsvr tt koll personlnlyslistorn i rpporteringsverktyget Qlickview för tt se tt ders underordnde erhåller korrekt lön. Om ett schem i BeSched inte är korrekt uppdtert kn det t.ex. förnled en felktig löneutbetlning. I prktiken innebär det tt en löntgre kn få en löneskuld. Om det uppstår en löneskuld meddelr HR-support berörd chef som får i uppdrg tt komm överens med den nställde om hur löneskulden sk löss. Huvudregeln är tt dess sk korrigers så snrt som möjligt. Den preliminär lönekörningen sker melln den r6-r8:e vrje månd. Fel som upptäcks vid den preliminär lönekörningen hinner korrigers inför den definitiv lönekörningen. Av kommunens rutinbeskrivning för löneprocessen frmgår tt vrje chef nsvrr för tt kontroller utgående lön vrje månd i verktyget Qlickview. Den definitiv lönekörningen görs melln 2o-22ivrje månd. Det är en utomtisk körning som sker på ntten och vid tidpunkten skps både bnkfiler och bokföringsfiler. Melln den z4-z7e vrje månd sker en extr lönekörning med utbetlning runt den sist vrje månd. Den extr löneutbetlning är tili för tt fång upp sådnt som inte hunnit med i den ordinrie lönekörningen. Vid det extr körningstillfüllet sker den definitiv beräkningen direkt, och bnkfil/bokföringsfiler skps. Till dett tillf?ille måste löne-/pa-konsultern registrer uppgifter mnuellt eftersom ingen överföring sker från självservicesystemen. Efter tt HR-support skickt bnkfilen fl ts boldöringsfilern mnuellt till en speciell gemensm mpp (i dtorn) vrefter systemekonomen meddelr ekonomivdelningen tt bokföringsfilern finns tillgänglig för inläsning. Ansvrig ekonom vid ekonomivdelningen hämtr upp filen som sedn läses in (integrers) i ekonomisystemet. All hntering sker i systemet, men det finns ingen utomtiks koppling melln löne- och ekonomisystem. Kontroll görs vid ekonomikontoret tt filöverföring fungert. Kontr oll u löne öu erforing Om bokföringsfilen inte innehåller någr fel läses den in direkt i ekonomisystemet. Vid fel uppstår en felktig verifiktlogg (s.k. verrloggr) och filen läses inte in. Ekonomen skriver ut (på ppper) den felktig verifiktloggen och meddelr HRsupport som gör smtlig rättningr. Under intervju nges tt det oftst hndlr om konteringsfel eller tt lönerter som inte finns nvänts. När felet hr korrigerts signers fellistn v personen som gjort rättningen för tt sedn ttesters och dtumstämpls v ekonomen vid ekonomivdelningen. Därefter sker rättning i ekonomisystemet. All fellistor sprs i en fiisisk pärm på ekonomivdelningen Behörigheter och tíildelning TíIldelníng Det är tre personers som delr på uppgiften tt tilldel och lägg upp behörigheter i personlsystemet. En löne-/pa-konsult är också bck-up för dett. I bemnningssystemet BeSched tilldels behörigheter v systemekonomen eller en 3 Förhndlingschefen (tillik tf. personlchefen), systemekonomen och en HR-konsult Oktober 2016 Vllentun kommun 57 5v17

55 löne-pa/konsult utifrån begärn v överordnd chef till den som behöver behörighet. Begärn sk vnligwis lämns in genom ett särskilt beställningsformulär som finns på intrnätet. Beställningcn hmnr då i cn gemensm e-postbrevlåd för HR-system och ts om hnd v HR-vdelningen. Det är dockvniigt ttbegärn kommer in vi vnlig mil och då sprs milet i rkivfunktionen i milboxen. Under våren hr en ny intern e-tjänst införts för bl beställning v ll systembehörigheter vid nynställning, ändring v tjänst smt även för vslut. Dcn nv lösningen ersätter då de tre olik beställningsformulären som finns idg med ctt gcmcnsmt wcbbformulär för smtlig behörighetsbeställningr. Behörigheter Det finns olik chefsbehörigheter för verksmheter och förvltningr. Verksmhetschef/ förvltningschef hr iblnd behörighet till hel verksmheten, men endst tittbehörighet vseende lön. Det betyder tt de hr tillgång till informtionen i lönesystemet, men de kn inte registrer eller ändr informtion. Under intervju trmkommer tt det inom området finns utvechingsrbete eftersom det i en el-el verksmheter finns en viss ofvdlighet när det gäller chefsbefogenhetern. Viss chefer eller rbetsledre hr personlnsvr, men inget budgetnsvr, medn ndr t.ex. inom skoln där rektor ensm hr budgetnsvr, men pelsonlnsvret dels på fler personer. Det finns två olik behörighetssystem. Ett för behörighet i schem- och bemnningssystemet BeSched/BeSchedwebb och ett för behörigheter i ecompnion (personisystemet) och ecompnionwebb. Ettersom systemen integrerr med vrndr är det viktigt tt behörighetern i systemen överensstämmer. BeSched nvänds v uttörndesidn inom socilförvltningen och fritidsförvltningen som är verksmheter med schemlgd personl. BeSched nvänds även inom brn- och ungdomsförvltningen för hntering v timvlönd personl, smt i ndr v kommunens verksmheter för hntering v timvlöncle. Auu ikel s er pp o r t eríng Smtlig måndsvlönde hr en personlig inloggning i systemet där de hittr informtion om ktucll schemn, önskr om ledighet, nmäler frånvro etc. De som är timvlönde hr ingen personlig inloggning i systemet, men enligt uppgift är mbitionen tt det sk bli så. Om en löntgre gör en ändring i systemet, t.ex. önskr <lm ledigìrel, så nråste dclt br:viljs cllcr vslås v övcrordnd chcf innn r,r ikelsen överförs till lönesysternel-. Res rektive överordnd chef sk därmed rnåntligen kontroller, bevilj/vslå eventuell wikelsekorringerr smt ttcstcr wikelsen/tillägget innn schemt överförs till lönesystemet. Lönen betls ut bsert på det ursprunglig schemt utifrån de eventuell wikelser/tillägg som gjorts. Överföringen från Besched till lönesystemet sker utomtiskt. Anställd som inte tillhör utförndesidn eller fritidsförvltningen nvänder ett nnt webbsert system för wikelserpportering (ecompnionwebb) som är koppld till nställningen som finns i lönesystemet. HR-support hr nsvr för tt nställningrn läggs upp korrekt i lönesystemet. Oktober 2016 Vllentun kommun 58 6v17

56 Kontroll u b ehörig heter Under intervju frmkommer tt det inte finns någon systemtisk rutin för vslut v behörigheter i systemet. De hr inte gjort någon genomgång vbehörigheter, men det finns plner på tt det sk ske. Orsken till vrför en genomgång inte hr gjorts är tidsbrist p.g.. fler sjukskrivningr och vknser Attestrtitt Kontroll och ttest v tidrpporter och frånvrorpporter sker v överordnd chef. Förvltningscheferns rpporter ttesters v kommundirektören. I personlsystemet finns ingen särskild funktion för chefer tt ttester löneutbetlningen för respektive medrbetre innn lönefilen skps. Därtör hr de tgit frm en mnuell rutin som chefer sk följ vrje månd. Av den frmgår bl.. tt chefern sk grnsk den s.k. nlyslistn (som de hr tillgång till vi Qlikview) så snrt den preliminär lönekörningen är genomförd, och snrst meddel HRsupport om något blivit fel, så tt det kn korrigers. Om en chef glömt tt ttester eller informer om fel så hinner det rätts till innn den definitiv lönekörningen. Tre personer hr behörighet tt ttester löneutbetlningr, d.v.s. bemlmdig, lönefilern, som skicks till Norde. Vem som ttestert utbetlningrn för respektive månd loggs i Girolink, som är Nordes system för filöverföring där ll tre hr behörighet. Det är nämndern som ntr respektive förvltnings ttestförteckning och fokus ligger på ttest v ekonomitrnsktioner, fkturor, bokföringsordrr och utnordningr. Fstställd ttestförteckningr förvrs på ekonomivdelningen i en pärm. HR-support hr tillgång till pärmen och kn kontroller nmnteckningr när det kommer nställningsvtl etc. Det är dock ekonomivdelningens nsvr tt se till tt ttestförteckning och delegtionsordning överensstämmer och tt rätt personer hr rätt nsvr. Det sk finns underskrift för smtlig och HR-support sk kunn förlit sig på det som finns i pärmen. Under intervju frmkommer dock tt det händer tt chefer ändrr ttesträtter utn tt meddel HR-vdelningen och tt det därmed inte fìnns blnkett eller underlg för ll i pärmen. Oktober 2016 Vllentun kommun 59 7v17

57 Grnslcnin gsresu,ltø:t Verífieríng u behörígheter B e S che d r ch B e S che dtu ebb Btt urvl v 13 stycken personer med behörighet i systemet hr kontrollerts för tt verifier tt upplägg v behörighet gjorts utifrån korrekt underlg/blnkett. Kontroll hr skett genom vstämning mot system och blnkett/uncìerlg. Vid grnskningen noterdes tt korrekt underlg/blnkett endst fnns för tre (v r3) behörigheter. Vi hr tgit del v verifiernde underlg. För öwig tio personer noterdes följnde: Fem behörigheter tillkom vid införndet v BeSched vid skolorn och Kullurskoln och vser pelsuner nred futrklionen rbetsledre. TVå behörigheter ldes upp i smbnd med nställning. En behörighet ldes upp i smbnd med införndet v BeSchecl vrpå underlget för upplägg inte finns kvr. 'IVå behörigheter tillhör nställd som inte längre rbetr kvr inom kommunen. Anställningrn upphörde år zorr respektive 2o1b. e C o mp nío n o ch e C omp onio ntu ebb Ett un l v ro stycken personer med hehörighet i systemet hr kontrollerts för tt verifier tt upplägg vbehörighet gjorts utifrån korrekt underlg/blnkett. Kontroll hr skett genom vstämning mot system och blnkett/underlg. Vid grnskningen nolerdes LL del för srrrllig (ro v ro) upplägg v behörigheter skndes korrekt underlg/blnkett. Följnde noterdes : Tre behörigheter hr tiildelts utn beställning eftersom en del v ders tjänst vser tilldelning v behörigheter. Tre behörigheter hl lgts upp endst genonl muntlig beställning. En behörighet hr lgts upp genom beställning vi telefon. En behörighet ldes upp utn beställning för vikrie i smbnd med sjukskrivning v ordinrie personl på HR-support. Två behörigheter tillhör nställd som sedn sommren rbetr inom kommunen. zor5 inte längre Oktober 2016 Vllentun kommun 60 8v17

58 Kommentrer Vår grnskning visr tt det endst fnns blnkett/underlg för tre v z3 behörigheter. Vi vill särskilt ffi tt det firr vbehörighetern vsåg personer som inte längre rbetr i kommunen. Vi rekommenderr tt kommunst,'relsen gör en genomgång v smtlig behörigheter i systemen. S,z, Verífieríng u øttest Tidrpport/Frånuro Ett urvl v tio stycken tidrpporter/frånvrorpporter, som vser grnskningsperioden 2or1, för tt kontroller tt rpportern i systemet hr ttesterts v behörig person. Verifiering hr gjorts genom vstämning mot ktuell ttestförteckning. Utfllet v grnskningen redoviss i tbellen nedn: Nfunnd./foruø,ltníng Anto,l Auuíkelser Socilnämnden 5 En ttest vser 2014 och finns ej uppdterd för zor5. En ttest överensstämmer med förteckningen, men nmnet är överstruket med penn. Två ttester vser tillf,ållig ttestnter utn ttesträtt, medn en ttestnt sknr ttesträtt helt och hållet. Fritidsnämnden.) Två v tre ttestnter sknr ttesträtt. En ttest vser KLK. Brn- och ungdomsnämnden 2 Båd ttestntern sknr ttesträtt. Tot"It 70 Löneutbetlning Vi hr inhämtt utbetlningsfilern för måndern (sep, okt, nov zor5) för tt verifier tt löneutbetlningrn är ttesterde, d.v.s. bemyndigde, v behörig person. Av själv utbetlningsfilern frmgår dock inte vem som hr ttestert utbetlningsfilen för respektive månd. Enligt uppgift är bnkfilen ttesterd v systemekonomen. Vem som hr ttestert loggs i Girolink, som är Nordes system för filöverföring, där de tre personern med ttesträtt vseende löneutbetlningr hr behörighet. Filern från lönesystemet läses in i ekonomisystemet efter tt bnkfilen skickts till Norde. Vid vrje lönefil skps en lönelogg och lönebok som spårr vem som gjort vd. Om det är mnuell inmtning så loggs det i löneloggen och om det sker vi system så syns det tt det kommer från systemet. Oktober 2016 Vllentun kommun 61 9v17

59 Kommentrer Vår grnskning vseende ttest v tidrpport/frånvrorpport visr tt smtlig stickprov innehöllnågon form v r.r ikelse. Fem ttestnter sknde ttesträtt helt och hållet och wå ttestnter vsåg tillfrillig ttestnter utn ttesträtt. För tt säkerstäil tt tid- och frånvrorpporter ttesters v behörig person. Vi utgår från tt i smbnd med en genomgång v smtlig behörigheter kommer dess problem per nämnd på tt åtgärds och det kommer tt finns en ktuell smmnställning ttestnter med tillhörnde underlg till respektive behörighet. Vi hr inte kunnt verifier ttest v löneutbetlningsfil eflersom det inte frmgår v utbetlningsfilen som skicks till Norde vem som hr ttestert. Vi hr efterfrågt underlg som visr ttesteringen, men enligt uppgift går det inte tt få ett sådnt underlg från kommunens leverntör (Norde). S.S. Veríjiering u sastetn Smtidigt som lönefilern skps i ecompnion vid lönekörningen så skps även boköringsfiler. Efter tt HR-support skickt bnldilen fl ts bokföringsfilern mnuellt till en speciell gemensm mpp (i dtorn) vrefter systemekonomen meddelr ekonomivdelningen tt bokföringsfilern finns tillgänglig för inläsning. Ansvrig ekonom vid ekonomivdelningen hämtr upp fiien som sedn läses in (integrers) i ekonomisystemet. All hntering sker i systemet, men kräver mnr ell hndpåläggning. Ekonomen vid ekonomivdelningen kontrollerr tt hel filen hr erhållits smt dess korrekthet, här görs dock ingen kontroll v tt det belopp som läses in överensstämmer mecl lönefilen. Om clet vicl inläsning v filen upptäcks nâgr fei (verrioggr) me<ideis HR-support som korrigerr feiet på den utskrivn fellistn. Därefter görs rättning i ekonomisystemet. Fel hndlr oftst om konteringsfel eller tt lönerter som inte finns nvänts. I{ommentrer Överföringen från lönesystemet till ekonomisystemet är en mnuell process som måste initiers v HR-support. Mnuell hnteringr innebär lltid en högre risk. Vi ser positivt på tt det är två personer involverde i överföringen, en person.lrån HR-support och en person vid ekonomikontoret. Vi rekommenderr dock kommunstyrelsen tt överväg om det finns behov v tt inför ytterligre kontrollmoment i smbnd med filöverföringen. Dess kn vr kontroll v tt belopp i lönefil överensstämmer med belopp i ekonomisystem, ntl trnsktioner OSV Verífieríng eu uppfrljníng Avkommunens tidpln (HR-system) frmgår smtlig dtum under året som gäller förbl.. de preliminär smt definitiv lönekörningrn. Den preliminär lönekörningen sker melln den r6-r8:de vrje månd och den definitiv Iönekörningen melln den zo-23: vrje månd. Fel som upptäcks vid den preiiminär lönekörningen hinner korrigers inför den definitiv lönekörningen. Av rutinbeskrivningen frmgår tt det är vrje chefs nsvr tt utför måntlig kontroll v lön. Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

60 Av rutinbeskrivningen frmgår bl tt överordnd chef vrje månd sk utför kontroll v frånvrovdrg och utbetld tillägg/ersättningr. Kontrollen v personlkostnder görs i ppliktionen Personl i Qlickview, där bruttolönern frmgår. Om fel upptäcks i nlysen skicks underlg för korrigering till HRsupport. I ppliktionen Ekonomi i Qlickview ingår även socil vgifter etc. och i den ppliktionen sk vrje chef måntligen följ upp hel sitt ekonomisk utfll. Respektive nämnd nsvrr själv för tt uppföljning v utfllet v personlkostnder sker vrje månd. Under intervjuer frmkommer tt vrken HRsupport eller ekonomivdelningen gör någon nlys eller uppföljning v löne- och personlkostnder. I(ornmentrer Det finns en dokumenterd rutinbeskri-rning över löneprocessen med tider för de olik lönekörningrn. Det finns även en rutinbeskrivning över vilk kontroller som åligger respektive chef tt gör Cheferns ensuür, kontroller och uppföijníng En enkätundersökning hr genomförs i syfte tt fång de kontroller som genomförs v chefer och dministrtörer före och efter lönekörning. Enkäten kommunicerdes med och godkändes v personlchefen innn utskick. Smtlig chefer och dministrtörer i Vllentun kommun tillfrågdes. 8o v tr7 tillfrågde besvrde enkäten, vilket innebär en svrsfrekvens på 68 procent. Resulttet v enkäten frmgår vbilg r. Av enkätsvren frmkommer tt7o procent v de svrnde bedömer tt det finns beskrivningr/instruktioner vseende de kontroller som sk genomförs i smbnd med lönekörningen. Cirk 8z procent v de svrnde uppger tt de genomför kontrolier vseende tt registrerd sjukfrånvro, semester och fyllnds/övertid är korrekt inför den definitiv lönekörningen. De genomförd kontrollern dokumenters i vriernde omfttning, 6r procent v de svrnde uppger tt de dokumenterr kontrollern vseende sjukfrånvro och semester medn 53 procent v de svrnde uppger tt de dokumenterr kontrollen vseende fyllnds/övertid. Av svren frmkommer blnd nnt tt uttld rutin för dokumenttion skns, tt det inte ftnns ett system för dokumenttionen och tt det är svårt tt finn tid för sådn tillkommnde dministrtion. De tillfrågde ombds också redogör för om de genomför någon rimlighetsbedömning v lönekostndern och tt Iönekostndern belstr rätt enhet. 75 procent v de svrnde uppger tt de genomför en sådn kontroll och v förklringrn i kommentrsf,åltet sluter vi oss till tt denn uppföljning mestdels hnters vi Qlickview. 25 procent v de svrnde genomför således inte rimlighetsbedömningr och förldring till dett uppges blnd nnt vr tt rutiner inte delgivits för sådn kontroll och tt den svrnde bedömer tt kontrollnsvren rimligtvis borde iigg på nnn instns. Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

61 Uppfötjning u sprde semesterdgr Enligt kollektivvtlet AB (Allmänn bestämmelser) får den nställde h upp till 4o sprde semesterdgr. De sprde semesterdgrn kn inte bli utbetlde i form v lön under pågående nställning. Om en löntgre hr över 4o sprde semesterdgr kn däremot den överstignde delen utbetls som iön, lterntivt växis in i en timbnk för semesteruttg "del v dg" längre frm. Avstämning v överstignde semesterdgr görs i februri och utbetlning sker r mrs. Inför vstämningen skicks en förfïågn/päminnelse till chet'ern med uppmning om tt stämm v med berörd löntgre huruvid de vill h den överstignde delen utbetlt i lön eller sprt i timmr. I vår nlys hr vi notert tt 13 personer hdefler àn 4o sprde semesterdgr per 2o15-o8-81. Det totl ntlet sprde semesterdgr för dess 1g personer uppgår till 6+g dgr. Kommunen förklrr dess enligt följnde: Nio vlöntgrn med fler än 4o sprde semesterdgr är nhörigvårdre- och personlig ssistenter, med nställningsvillkor enligt det s.k. "PAN"-vtlet. HR-support är medvetn orrr problerntiken och hr prtt med berörd enhetsledre om dett för tt få en förklring om vrför semester för dess personer inte lgts ut i enlighet med semesterlgens regler, eftersom PAN-nställd sedn zoro omftts v semesterlgens regler och inte och AB-vtlet. Fyr löntgre hör inte till gruppen ovn. Efter utredning v HR-support frmkommer tt två personer hr tgit ut en extr semester under hösten och hr mindre än 4o dgr sprde till näst år. Två personer, vrv en hr vrit fr:*:.:l1-^l^l:-,..^l^--^*:^l^* IUIAI(IÌd.rçLrr6 tlirltçi l^^*+^-:+,,+.,;ilji-+f,r 'l^-^-"-,1^- ^^. ^ l^^. - r.il.l'^+ Pçrru\rçrr, rdr LdórL ul vd'rur6l r u464r uuuçr zvl.+l év\c, Yrr^ul HR-support hr påpekt tiil respektive rbetsledre. Löne-/PA-konsultern hr dem under bevkning innn näst semesteromställning som görs under februri 20t Upp.följninq u lönetillöqq Vi hr inhämtt ll utbetld lönetillägg för juni zor5, totlt 19 stycken, och för smtlig. Resulttet v vcrificrt tt dct finns blnkett/underlg stickprovsgrnskningen redoviss i tbellen nedn: Underlg Antl Awikelse Blnkett 15 Tre lönetillägg överensstämmer ej med beslut på blnkett vseende belopp. Ett lönetillägg hr betlts ut i sin helhet trots tt beslutet endst gäller frm till Mil från chef 2 Ing wikelser Beslut utifrån 1 personligt ut-lägg Skns 1 Totlt Ing rwikelser Ej grnskt Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

62 Som frmkommer ovn noterrvi i grnskningen tt tre lönetillägg ej överensstämmer med beslut vseende belopp. Smtlig tre utbetld lönetillägg underskrider vd som nges på respektive blnkett. Istället för rooo kr, etoo kr och gsoo kr hr 75o kr, tz6o kr och 31bo kr utbetlts. För personen vrs beslut om lönetillägg skns hr vi erhållit lönespecifiktion för juni månd v vilken det frmgår tt lönetillägg utbetlts. Kommentrer I den genomförd enkätundersökningen ngv nästn 3o procent v de tillfrågde tt det skns beskrivningr/instruktioner för uppföljning och kontroll v löner vilket ger indiktion om tt kommunens rutiner inte är känd i orgnistionen. Vidre så medgv 4o procent tt de tillfrågde tt de inte dokumenterr de kontroller som genomförs. För tt säkerställ korrekt löneutbetlning, smt tt genomförd kontroller dokumenters behöver rutinbeskrirrningen tydligre kommunicers till ll berörd chefer. För tt säkerställ tt rutiner och regler kring semester och sprde semesterdgr efterlevs hr HR-support under hösten zor5 gått ut med informtion på intrnätet. Vi rekommenderr tt HR-support fortsätter bevk och följer upp de personer vrs sprde semesterdgr överskrider mxbeloppet, smt kontinuerligt kommunicerr med berörd chefer. Dett för tt säkerställ tt personlen tr ut sin semester i tid. I grnskningen v lönetillägg noterdes tt det fnns beslut i form v blnkett eller nnt underlg för smtlig utbetlningr. Tre v de utbetld beloppen stämde dock inte överens med beslut. Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

63 4. Bedönutíng och rekornrnendø:tíoner 4.r. Austärnníng mot kontrollrn&i Grnskningen görs utifrån ått uppställd kontrollmåi. Bedömningen v respektive kontrollmmâl görs enligt kriteriern: Uppfyllt/Delvis uppfyllt/nj uppftllt. Kontrollmål Behörigheter är över tiden i ändmålsenlig utifrån den nställdes rbetsuppgifter och nsvr. Bedömning Uppfullt Vår bedömning grundr sig på tt: Användrns behörighetsnivå i ITsystem, smt behörighet utifrån rbetsuppgifter och nsvr bedöms över tid ändmålsenlig utifrån erhålln förteci<ningr. Eniigt HR-suppori Íinns det dock en viss otydlighet vd gäller chefsbefogenheter vseende budget- och personlnsvr. HR-support bedömer dett som ett utvecldingsrbete. Användrns behörighetsnivå i ITsystem är ändmålsenlig utifrån nsvr och befogenheter. Delvis uppfrlld Vår bedömning grundr sig på tt: Det finns två olik behörighetssystem: Schem- och bemnningssystemet BeSched/BeSchedwebb smt personlsystemet ecompnion och ecompnionwebb. Vår verifïering visr tt upplägg v behörigheter hr gjorts utifrån skriftligt underlg/blnkett för endst g v 28 stickprov. re stycken behörigheter hr lgts upp utn beställning utifrån rbetsup :gift ocù/eìler i strtbrttl rrretl nställning. Vidre noterdes firr behörigheter för nstäild som inte längre rbetr i kommunen. Tidrpporter/ Frånvrorpportering ttesterd v behörig person. är Ej uppfyllt Vår bedömning grundr sig på tt: Attest v tid- och frånvrorpporter sk Ol<tobcr 2016 Vllentun kommun v 17

64 I ske v överordnd chef. Förvltningscheferns rpporter sk ttesters v kommundirektören. I vår stickprovsgrnskning noterdes tt smtlig tio sticþrov innehöll någon form v wikelse. Exempelvis sknde fem v stickproven ttesträtt helt och hållet och wå stickprov vsåg tillf?illig ttestnter utn ttesträtt. Resulttet v den preliminär och definitiv lönekörningen hnters på rätt sätt och i rätt tid. Delvis uppffllt Vår bedömning grundr sig på tt: Löneprocessen är indeld i en preliminär och en definitiv lönekörning. I smbnd med den preliminär lönekörningen nsvrr HR-support för kontroll utifrån signllistor, medn chefern nsvrr för kontroll v tt registrerde uppgifter är korrekt. Vid genomförd enkätundersökning uppger 8z procent v de svrnde chefern och dministrtörern tt de utför denn kontroll. Dock frmgår v enkäten tt 30 procent v de svrnde bedömer tt beskrivning/instrultion vseende de kontroller som sk genomförs skns. Vidre frmkommer tt endst 6o procent v de svrnde dokumenterr de kontroller som genomförs. Löneutbetlning är ttesterd behörig person. v Kn ej bedöms Vår bedömning grundr sig på tt: Tre personer hr behörighet tt ttester (bemyndig) själv löneutbetlningsfilen. Vi hr dock inte kunnt verifier tt löneutbetlningsfil är ttesterd v behörig person, eftersom det inte frmgår v utbetlningsfilen vem som hr ttestert den. Vi hr efterfrågt, men ej erhållit underlg som visr ttesteringen från kommunens leverntör. Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

65 överföring från lönesystem till ekonomisystem sker fullständigt och riktigl. Lönekostnder och tillhörnde kostnder nþsers regelbundet., Delvis uppfrllt Vår bedömning grundr sig på tt: Smtidigt som lönefilern skps i ecompnion vid lönekörningen så skps även bokföringsfilen. Systemekonomen meddelr ekonomivdelningen vi e-post tt bokföringsfilern finns i mppen för inläsning, vrpå ekonornivtlelningen kontrollerr tt de fått hel filen smt dess korrekthet. Här sker ingen kontroll v tt belopp överensstämmer. Inläsningen v bokföringsfilen i ekonomisystemet sker i systemet genom mnuell hndpåläggning. Mnuell hntering innebär lltid en ökd risk. Delvis uppffllt Vårbedömning grundr sig på tt: Det är cheferns nsvr tt mäntligen nþser lönekostnder och tillhörnde kostnder. Stöd för uppfölining fås genom nlysverktyget i Qlickview. Vid genomförd enkätundersökning EF ñ-^â^-+ trpl-,åçr ^-, l^ -.,^---À^ /Ð },rulçul v uç ùv4l4rruç qll ^++ uç,{^ nlyserr dess kostnder. Vidre frmkommer tt det finns bristncle rutinbeskrivning för de kontroller som sk genomförs. Dct finns fungernde rutiner för kontroll v tt registrerde behörigheter är korrekt utifrån, delegtionsordningen smt v förändringr under året (exempelvis mcdrbctrc som slutr, är lcdig cllcr tililüllig för'ändringr v behörighet). $ uppfyllt Vår bedömning grundr sig på tt: Kommunen hr ing rutiner för tt kontroiler registrerde behörigheter. I vår stickprovsgrnskning noterd es f1'r behörigheter i systemet som vsåg personel som inte längre rbetr kvr i kommuncn Rekorntnend&tíone.r Mot bkgrund v grnskningsresulttet och ovnstående bedömningr rekommenderr vi Kommunsffrelsen tt: Säkerställ tt rutinen vseende de kontroller som sk genomförs HR-support och chefer i smbnd med lönekörningrn stärks och v Ol<tobcr 2016 Vllentun kommun v 17

66 dokumenters och kommunicers till berörd. Av rutinbeskrirrningen bör nsvrsroller frmgå. Dett för tt blnd nnt undvik tt löneskulder uppstår. o Säkerställ tt respektive nämnds ttestförteckning överensstämmer med delegtionsordning och nsvrsområde. Dett för tt säkerställ tt tid- och frånvrorpporter, och därmed löneutbetlningen, ttesters v behörig person. Genomgång sker v smtlig registrerde behörigheter i systemen för tl säkerställ tt bl.. tt gml behörigheter inte finns kvr. Se över möjligheten tt systemtiser och/eller inför ytterligre kontrollmoment vid överföring från lönesystem till ekonomisystem. Dett eftersom mnuell hntering lltid utgör en ökd risk. HR-support kontinuerligt bevkr och foljer upp nställd som hr fler àn 4o sprde semesterdgr. Cc:rínllultgren P r oj ektle dr e / upp dr g sle dr e Oktober 2016 Vllentun kommun v 17

67 70

68 VALLENTUNA KOMMUN Smmnträdesprotokoll Kommunstyrelsen Svr på revisionsrpport om intern kontroll v löner och ersättningr (KS ) Beslut Kommunstyrelsen ntr föreslget till yttrnde och överlämnr det till kommunfullmäktige. Ärendebeskrivning Revisorern hr grnskt kommunstyrelsens intern kontroll v löner och ersättningr. Kommunstyrelsen lämnr härmed sitt svr på revisionsrpporten. Yrknden Ordförnde, Pris Liljestrnd (M) yrkr tt kommunstyrelsen ntr föreslget till yttrnde och överlämnr det till kommunfullmäktige. Beslutsgång Ordförnde, Pris Liljestrnd (M) ställer proposition på sitt eget yrknde och finner tt kommunstyrelsen beslutr i enlighet därmed. Beslutsunderlg Svr på revisionsrpport om intern kontroll v löner och ersättningr 2. Svr på revisionsrpport om intern kontroll v löner och ersättningr 3. Revisionsrpport, Internkontroll vseende löner och ensättningr 4. PWC rpport Intern kontroll v lön och ersättningr 2016 Expediers till HR-vdelningen Ekonomivdelningen Justerndes sign Justerndes sign Utdrgsbestyrknde 171

69 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS ANNIKA COLDING SID 1/6 PERSONALCHEF KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Svr på revisionsrpport om intern kontroll v löner och ersättningr Förslg till beslut Kommunstyrelsen ntr föreslget till yttrnde och överlämnr det till kommunfullmäktige. Ärendet i korthet Revisorern hr grnskt kommunstyrelsens intern kontroll v löner och ersättningr. Kommunstyrelsen lämnr härmed sitt svr på revisionsrpporten. Bkgrund Vllentun kommun hr regler för hur revisionsrpporter sk besvrs. Syftet med dess regler är dels tt revisionens grnskningr sk komm kommunfullmäktiges ledmöter och llmänheten till känn, och dels tt nämndern på ett strukturert sätt sk rpporter vilk åtgärder som hr vidtgits med nledning v de synpunkter och rekommendtioner som förts frm. Beskrivning v revisionsrpporten Kommunens förtroendevld revisorer hr beställt en grnskning v löner och ersättningr vilken hr genomförts v ett externt revisionsbolg. Vllentun kommun fick revisionsrpporten tillhnd i Revisionsrpporten finns bifogd som bilg. I kommnde kpitel redoviss revisionens synpunkter tillsmmns med kommunens kommentrer. Därefter följer ett kpitel om revisionens rekommendtioner och kommunens åtgärder. Ett vslutnde kpitel smmnfttr i en frmåtriktd nlys åtgärderns effekt. Revisionens synpunkter Efter genomförd grnskning är den smmnfttnde bedömningen tt den intern kontrollen vseende löner och ersättningr inte är helt tillräcklig. Vår bedömning bsers på ikttgelser och bedömningr v grnskningens ått kontrollmål. Ett kontrollmål bedöms uppfyllt, sex kontrollmål bedöms delvis uppfyll, och ett kontrollmål kn inte följs upp. Smtlig kontrollmål och bedömningr finns beskrivn i vsnitt 4. Mot bkgrund v grnskningsresulttet och ovnstående bedömningr rekommenderr vi Kommunstyrelsen tt: KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE 72

70 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/6 Säkerställ tt rutinen vseende de kontroller som sk genomförs v HRsupport och chefer i smbnd med lönekörningrn stärks och dokumenters och kommunicers till berörd. Av rutinbeskrivningen bör nsvrsroller frmgå. Dett för tt blnd nnt undvik tt löneskulder uppstår. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun delr revisionens synpunkt om tt rutinern i smbnd med lönekörningr behöver stärks, dokumenters och kommunicers på ett tydligre sätt smt tt nsvrs- och rollfördelning behöver ses över och tydliggörs. Säkerställ tt respektive nämnds ttestförteckning överensstämmer med delegtionsordning och nsvrsområde. Dett för tt säkerställ tt tid- och frånvrorpporter, och därmed löneutbetlningen, ttesters v behörig person. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun instämmer med revisorern om tt en översyn behöver görs vseende nämnderns ttestförteckningr och delegtionsordningr, i syfte tt säkerställ tt underlg för beslut som påverkr löneutbetlning ttesters v behörig person. Genomgång sker v smtlig registrerde behörigheter i systemen för tt säkerställ tt bl.. tt gml behörigheter inte finns kvr. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun instämmer med revisorern om tt en översyn behöver görs vseende smtlig registrerde behörigheter i personlsystemen. Se över möjligheten tt systemtiser och/eller inför ytterligre kontrollmoment vid överföring från lönesystem till ekonomisystem. Dett eftersom mnuell hntering lltid utgör en ökd risk. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun delr delvis revisionens synpunkt om tt rutinern för kontrollmoment i smbnd med överföring v uppgifter från lönesystemet till ekonomisystemet kn behöv stärks. I smbnd med tt den definitiv lönekörningen sker så skps förutom en lönefil till bnken även bokföringsfiler. Dess filer läggs efter lönekörningen i en speciell mpp på nätverket och ts därifrån om hnd v ekonomivdelningen, som läser in dem i ekonomisystemet. 73

71 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 3/6 HR-support kontinuerligt bevkr och följer upp nställd som hr fler än 4o sprde semesterdgr. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun instämmer med revisionens om tt HR-support årligen behöver bevk och följ upp rutiner för sprd semester, så tt dess dgr för respektive medrbetre inte överstiger det tillåtn enligt lg och vtl. Dett är något som redn sker men processen och informtion till chefer och medrbetre om de regler som gäller kn behöv tydliggörs och förbättrs. Revisionens rekommendtioner Mot bkgrund v grnskningsresulttet och ovnstående bedömningr rekommenderr vi Kommunstyrelsen tt: Säkerställ tt rutinen vseende de kontroller som sk genomförs v HRsupport och chefer i smbnd med lönekörningrn stärks och dokumenters och kommunicers till berörd. Av rutinbeskrivningen bör nsvrsroller frmgå. Dett för tt blnd nnt undvik tt löneskulder uppstår. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun delr revisionens synpunkt om tt rutinern i smbnd med lönekörningr behöver förbättrs. HR-vdelningen hr därför som en prioriterd ktivitet under 2017 tt kvlitetssäkr nställnings- och löneprocessen. Som en delktivitet i dett ingår tt tydliggör nsvrsfördelning och roller i processen. Under året hr HR-vdelningen även i uppdrg tt genomför internkontroll vi totlgrnskning v skälen till smtlig rättningr v preliminär lön (inklusive skälen till uppkomn löneskulder), smt genomför en totlgrnskning v underlg för mnuell utbetlning (d v s extr löneutbetlningr). HR-support kommer under året tt ge ett utökt stöd och service till chefer vseende löneprocessen, genom tt vrje månd tillhndhåll lönelistor direkt efter tt den preliminär lönekörningen är genomförd. Chefer instruers tt grnsk listorn och tt återkoppl eventuell vvikelser till sin kontktperson på HR-support inom en dg. Dett för tt HR-support mnuellt sk kunn korriger så mång vvikelser som möjligt innn lönefilen till bnken skps. Lönefilen skps i smbnd med den definitiv lönekörningen som sker två dgr efter den preliminär. HR-vdelningen kommer tt förtydlig den befintlig rutinbeskrivningen för nställnings- och löneprocessen med rutin för den måntlig grnskningen v preliminär lönelistor smt förtydlig nsvrsroller i processen. 74

72 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 4/6 Säkerställ tt respektive nämnds ttestförteckning överensstämmer med delegtionsordning och nsvrsområde. Dett för tt säkerställ tt tid- och frånvrorpporter, och därmed löneutbetlningen, ttesters v behörig person. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun instämmer med revisorern om tt en översyn behöver görs vseende nämnderns ttestförteckningr och delegtionsordningr, i syfte tt säkerställ tt underlg för beslut som påverkr löneutbetlning ttesters v behörig person. Inom rmen för den prioriterde ktiviteten tt kvlitetssäkr nställningsoch löneprocessen kommer HR-vdelningen, tillsmmns med ekonomivdelningen och knsliet, tt se över smtlig nämnders ttestförteckningr och delegtionsordningr i syfte tt säkerställ tt dess överensstämmer med respektive chefs nsvrsområde och behörighet tt ttester underlg i löneprocessen. Uppgiften ingår som en del i rbetet med tt tydliggör nsvrsfördelning och roller. Genomgång sker v smtlig registrerde behörigheter i systemen för tt säkerställ tt bl.. tt gml behörigheter inte finns kvr. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun instämmer med revisorern om tt en översyn behöver görs vseende smtlig registrerde behörigheter i personlsystemen. Under året hr HR-vdelningen i uppdrg tt genomför internkontroll vseende behörighetshntering till personlsystemet (ecompnion/besched inklusive webbdelr för självservice). Kontrollen inleds med en totl genomgång v befintlig behörigheter och sedn sk kontroll genomförs vi stickprov 2ggr/år v: - beställningsrutinen för behörigheter - rutin för upplägg/registrering v behörigheter - hntering v borttg /ändring v behörigheter och - utbildning för ny nvändre som fått behörighet. Se över möjligheten tt systemtiser och/eller inför ytterligre kontrollmoment vid överföring från lönesystem till ekonomisystem. Dett eftersom mnuell hntering lltid utgör en ökd risk. 75

73 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 5/6 Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun delr delvis revisionens synpunkt om tt rutinern för kontrollmoment i smbnd med överföring v uppgifter från lönesystemet till ekonomisystemet kn behöv stärks. I smbnd med tt den definitiv lönekörningen sker så skps förutom en lönefil till bnken även bokföringsfiler. Dess filer läggs efter lönekörningen i en speciell mpp på nätverket och ts därifrån om hnd v ekonomivdelningen, som läser in dem i ekonomisystemet. Bokföringsfilern importers i ekonomisystemet vi en importmodul. Filern importers i sin helhet, dvs uppgiftern registrers inte mnuellt i ekonomisystemet. Den mnuell hnteringen är således minimerd. HR-support kontinuerligt bevkr och följer upp nställd som hr fler än 4o sprde semesterdgr. Vllentun kommuns kommentr: Vllentun kommun instämmer med revisionen om tt HR-support årligen behöver bevk och följ upp rutiner för sprd semester, så tt dess dgr för respektive medrbetre inte överstiger det tillåtn enligt lg och vtl. Dett är något som redn sker men processen och informtion till chefer och medrbetre om de regler som gäller kn behöv tydliggörs och förbättrs. Dett kommer tt ingå som en delktivitet i uppdrget tt kvlitetssäkr nställnings- och löneprocessen. Frmåtriktd nlys Bsert på de åtgärder som hr genomförts eller sk genomförs och vd de förvänts tt led till. Snnolikhet/risk Genom tt rbet systemtiskt och strukturert med de kvlitetshöjnde åtgärder som beskrivits ovn bedömer vi tt kommunen i högre utsträckning kommer tt kunn säkerställ tt rätt lön går ut i rätt tid, och tt löneunderlgen är ttesterde v behörig beslutsfttre. Konsekvens Effekten v de plnerde åtgärdern kommer tt innebär tt fler medrbetre får rätt lön i rätt tid vrje månd, något som i sin tur är en förutsättning för tt kommunen sk uppftts som en ttrktiv rbetsgivre. Positiv effekter v revisionsrpporten Revisorern hr vlt tt grnsk systemen för rpportering v löner och ersättningr. En positiv effekt v grnskningen är tt kommunen också kn nvänd revisionens synpunkter till tt reflekter över hur befintlig rutiner 76

74 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 6/6 och regelverk fungerr, för tt utveckl rbetssättet i nställnings- och löneprocessen och säkerställ en förbättrd kvlitet när det gäller utbetlning v lön och ersättningr. Revisionens synpunkter och rekommendtioner tydliggör kommunens behov v kompetensförstärkning och tydligre rutinbeskrivningr vseende nställnings- och löneprocessen. Kommunen tckr revisionen för ders synpunkter. Hndlingr 1. Svr på revisionsrpport om intern kontroll v löner och ersättningr 2. Revisionsrpport, grnskning v intern kontroll v lön och ersättningr Victor Kilén Kommundirektör Annik Colding Personlchef Sk expediers till HR-vdelningen Ekonomivdelningen Knsliet 77

75 VALLENTUNA KOMMUN REVISIONEN MISSfy 2017-ot-20 KommunsÇrelsen Exp I oteri n g sverks m h eten PrÀrC hr på uppdrg vm ñrtnoende ld revisorer genomfürt en grnslning vrs syfte ãr ttbedöm om kommunstyrelsen hr en ãndmålsenlig exploteringsprom. Efter genomfärd grnskníng bedömer vi tt kommunstyrelsen i llt väsentligt hr en ändmålsenlþ orploteringsprocess. Process och nsvrsfördelning ár i htrvudsk tydlig; och kommunen hr en tydlig úd håd i sin plnering och i sin s@olument I Srnskning v exlùmteringsproþkte-n ftmkommer en tydlig och nnsprcnt budg tering, redovisning och uppñljning. Vi rekommenderr tt redovisningen till den politisk nivån forbättrs. Kommunen behöver också uppdter en del st dokument, mmt ftt beslut om rilülinjer für exploteringsrrtl I syfte tt gebãtheñrutsãttningrfür en ãndmålsenlig process lãmns ett ntl rekommendtioner i rpporten. Rpporten hr vrit ñrcmål 6r s*kgrâeshing- nedciß'ismiqg sk ske vi rutinen t z (tidigre L 2.39). För revisorern qm^ Stffn Modig Ordfürnde Errpediering Kommunfirllmãktiges presidium Kommunst elsen Hemsidn nelrsm TUI{A TORG A5 VATI.ETTruilA TFN FAX KOIIMUIIOVAI.I-EIÍru la.se www-vattf rtufuâ.se tr fl-tfil Vllenn n kqrrnun 78

76 Revisionsrpport Grnskning v exploteringsverksmheten Vllentun kommun Mrtin Hlldén Roger Burström Jnuri