Upphandling av Reklamtjänster för projektet Start-Up Stockholm 1. INFORMATION OM UPPHANDLINGEN 1.1 Upphandlande organisation Upphandlande organisation är Stockholms NyföretagarCentrum (SNC). Stiftelsen Stockholms NyföretagarCentrum har i uppdrag att kostnadsfritt hjälpa alla som vill starta företag i Stockholm med branschoberoende rådgivning. Vårt ändamål är att stödja och utveckla nyföretagande för att öka överlevnadsfrekvensen för nya företag och på så sätt bidra till att skapa ökad och stadigvarande sysselsättning. Våra rådgivare bistår nyföretagare med konfidentiell, neutral och kostnadsfri rådgivning samt praktiskt stöd under etableringsskedet och tiden närmast därefter. Stockholms NyföretagarCentrum har funnits sedan 1987 år och är i dag Sveriges enskilt största aktör inom nyföretagarrådgivning. Vi är därför en viktig, men relativt okänd, samhällsaktör. Vi har ca 50 rådgivare som genomför 10 000 rådgivningar årligen, vilket i sin tur resulterar i 2 000 nya företag. Stiftelsen är en non-profitorganisation, vilket innebär att vår verksamhet drivs utan eget vinstintresse med insatser från näringslivet, organisationer och myndigheter i form av finansiella, personella och materiella resurser. SNC finansieras av såväl det privata som det offentliga näringslivet. Läs mer på www.nyforetagarcentrum.org 1.2. Uppdragets bakgrund Start-Up Stockholm är en satsning som ska erbjuda nyföretagar- och innovationsrådgivning, metodutveckling och nätverksarbete för att främja företagande. Bakom satsningen står sju huvudpartners; offentliga såväl som privata aktörer. De offentliga är Stockholms stad, ALMI Företagspartner Stockholm Sörmland AB, Länsstyrelsen i Stockholms län samt Tillväxtverket/ Europeiska regionala utvecklingsfonden. Det privata näringslivet är representerat av SEB, PwC och Trygg-Hansa. Runt Start-Up Stockholm finns dessutom ett antal andra intressegrupper och partners. Satsningen ska resultera i: Att det blir enklare för stockholmare att få rätt rådgivning Att rådgivningens kvalitet förbättras ytterligare Att fler personer kan erbjudas rådgivning 1.3. Uppdragets syfte I egenskap av ett publikt initiativ som innehåller såväl offentliga, som privata, aspekter är Start-Up Stockholm en ny företeelse på Stockholms arena för nyföretagar- och innovationsrådgivning. Drottninggatan 97, 113 60 Stockholm. Telefon 08-32 45 10. Org.nr. 802012-9865. E-post info@nyforetagarcentrum.org. www.nyforetagarcentrum.org.
Syftet med reklamaktiviteterna är att öka kännedomen och kunskapen kring Start-Up Stockholm och dess partners. Att skapa intresse för nyföretagande som tillväxtmotor och få Stockholmare som har en innovations- och/eller affärsidé att komma till Start-Up Stockholm. Ambitionen är att alla Stockholmare ska känna till Start-Up Stockholm och de som har en idé aktiveras till att starta företag. 1.4. Uppdragsbeskrivning Konceptutveckling av reklamkampanjer och annonser i samarbete med SNC Produktion av reklam- och eventmaterial Produktion av trycksaker som visitkort, brevpapper mm. Eventuell produktion av hemsida och kampanjsajter, vilka kan komma att ske i samarbete med event- och webbyrå Målgrupper: Huvudmålgrupp Start-Up Stockholms huvudmålgrupp är potentiella företagare och nyföretagare och framöver småföretagare. Denna grupp innehåller även två delmålgrupper; kvinnor och personer med utländsk bakgrund, som Start-Up Stockholm kommer ta särskild hänsyn till i olika sammanhang i enlighet med vårt uppdrag och flera samarbetspartners målsättning. Undermålgrupper Media, samarbetspartners och medarbetare. Uppdragets omfattning: Under 2012-2014 planeras ett antal kampanjer till vilka koncept ska tas fram och material produceras. Dessutom planeras genomförande av minst ett 20-tal events i Stockholmsregionen; större publika events samt interna konferenser i olika omfattning, till vilka olika trycksaker och annonser ska tas fram. Vi bedömer att värdet av upphandlingen ligger på cirka 1 425 000 kronor exkl. moms för hela perioden, men någon fast årlig volym eller omsättning kan inte garanteras. 1.5. Leveranstid Leverantören skall kunna påbörja uppdraget senast 2012-04-16. Kontrakt gäller från och med datumet för båda parternas undertecknande till och med 2014-12-31. Antagen uppdragstagare skall inom ramen för detta uppdrag vara beredd att förlänga avtalstiden med ett år i det fall fortsatt behov av tjänsten finns. Besked om ev. förlängning lämnas 3 månader före avtalstiden löper ut. 2. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling ( LOU ). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Ramavtal avses att tecknas med flera leverantörer. SNC/ 2012-02-24 Sidan 2 av 8
2.2. Förfrågningsunderlaget Handlingarna i denna upphandling utgörs, utöver detta förfrågningsunderlag, även av följande dokument: Bilaga 1: Sanningsförsäkran undertecknad skall bifogas anbudet Uppgift om konsultansvarsförsäkring med angiven självrisk skall framgå av anbudet 2.3. Lämnande av anbud Anbud skall ha inkommit i kuvert märkt med Reklamtjänster och anbudsgivarens företagsnamn, till SNC på adressen Stockholm NyföretagarCentrum, Att: Anna Nedeby Bar-Am, Drottninggatan 97, 113 60 Stockholm senast 2012-03-28. Anbudet skall vara bindande till och med 2012-05-31. För sent inkommet anbud prövas ej. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudstidens giltighetstid med automatik till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock högst 90 dagar utöver angiven giltighetstid. Samtliga svar på krav som ställs i detta förfrågningsunderlag skall, för att kunna beaktas vid kvalificering och utvärdering, betyda att kraven är uppfyllda vid anbudstidens utgång. Detta innebär att SNC inte kommer att beakta lämnade svar som betyder att förutsättningarna för uppfyllande av kraven föreligger först efter anbudstidens utgång. Anbudsgivare skall i anbudet lämna samtliga i förfrågningsunderlaget efterfrågade uppgifter på sådant sätt att det framgår att samtliga krav och förutsättningar i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Anbudsgivare uppmanas att ställa upp anbudet så att svaren lämnas i samma ordningsföljd som förfrågningsunderlaget samt att anbudet begränsas till att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Anbud skall lämnas på hela uppdraget. Anbud kan således inte lämnas på delar av det efterfrågade uppdraget. Anbud skall vara avfattat på svenska. Intyg, behörighetshandlingar etc. vilka avser bolag registrerade i annat land än Sverige behöver emellertid inte översättas. Någon ersättning för nedlagt arbete i samband med anbudsgivning utgår inte. Om anbudshandlingarna inte överensstämmer med vad som anges i detta förfrågningsunderlag kan anbudet komma att förkastas. Om flera anbudsgivare lämnar gemensamt anbud innebär det att samtliga berörda anbudsgivare svarar solidariskt för uppdragets genomförande och övriga förpliktelser gentemot SNC. 2.4 Pris Pris skall lämnas som pris per timme, exklusive moms. Anbudsgivare skall lämna ett pris per tjänst (tydligt kopplat till avsnitt 3.5.2). Priser ska gälla till 2013-04-01. Prisjustering återstående avtalstid med AKI preliminärt index, SNI 2007 tjänstemän privat sektor bransch M+N+O. Basmånad september 2012. SNC/ 2012-02-24 Sidan 3 av 8
Begäran om prisjustering ska framställas skriftligen till avtalets ombud hos SNC senast 30 dagar före den dag, vilket det justerade priset ska gälla. Prisjusteringen ska skriftligen godkännas av Beställarens ombud innan justering får ske. Överenskommen prisändring ska gälla tills det att avtalstiden löper ut. 2.5. Upplysningar under upphandlingen Frågor rörande upphandlingen skall ställas till veronica.eriksson@nyforetagarcentrum.org senast 10 dagar före anbudstidens utgång. Avidentifierade frågor och svar, som är av förtydligande karaktär rörande annonsen och denna anbudsinbjudan, samt information om och förtydliganden av denna upphandling, kommer löpande och senast 5 dagar före anbudstidens utgång att publiceras på www.nyforetagarcentrum.org under rubriken i huvudmenyn som heter Om oss och dess undermeny Upphandlingar. Det åligger anbudsgivare att själva löpande bevaka frågor och svar samt information, förtydliganden etc. rörande denna upphandling. 2.6. Meddelande om val av leverantör - tilldelningsmeddelande När SNC fattat beslut om vilken anbudsgivare som ska tilldelas kontrakt (tilldelningsbeslut) kommer samtliga anbudsgivare att erhålla ett e-postmeddelande med upplysningar om tilldelningsmeddelande och skälen för detta. Av upplysningarna kommer att framgå den period under vilken avtal enligt 16 kap. 6 LOU inte får ingås (avtalsspärren). Varken det ovan nämnda e-postmeddelandet eller upplysningarna om tilldelningsmeddelande utgör en avtalsrättslig accept av den valda anbudsgivarens anbud. Bindande avtal uppkommer först då SNC undertecknat kontrakt avseende tillhandahållande av reklamtjänster av projektet Start-Up Stockholm. 2.7 Avbrytande av upphandlingen Upphandlingen kan komma att avbrytas om förutsättningarna för Start-Up Stockholm väsentligen förändras eller om andra sakligt godtagbara skäl föreligger. 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVARNA 3.1. Uteslutning av anbudsgivare Anbudsgivare kommer att uteslutas om grund för detta föreligger enligt 10 kap. 1 LOU, och detta kommer till SNC:s kännedom. Anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga en sanningsförsäkran att sådana förhållanden som avses i 10 kap. 2 LOU inte föreligger. Utländska anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från behöriga myndigheter i det egna landet som visar att anbudsgivarna fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i det egna landet. 3.2. Underleverantör Även eventuella underleverantörer skall uppfylla samtliga krav i detta förfrågningsunderlag och anbudsgivare ansvarar, gentemot SNC, för underleverantör som för egen del. SNC/ 2012-02-24 Sidan 4 av 8
3.3. Registrering Anbudsgivare skall på begäran av SNC ge in intyg som visar att anbudsgivaren är registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad. 3.4. Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha en stabil ekonomisk bas och tillgång till resurser som motsvarar uppdragets omfattning och innehåll och på begäran av SNC ge in intyg som visar att anbudsgivaren har lägst riskklass 3 hos UC AB eller motsvarande omdöme från annat på marknaden förekommande kreditupplysningsinstitut. 3.5. Kvalitets-, erfarenhets- och kompetenskrav 3.5.1 Efterfrågad kompetens och erfarenhet samt starttid för upphandlat uppdrag Anbudsgivare skall lämna en sammanfattande text som avser företagets kompetens och erfarenhet. Anbudsgivare skall skicka in beskrivningar av tre (3) utförda referensuppdrag där det tydligt framgår att de avsett tjänster av det slag SNC efterfrågar. Minst ett skall ha utförts åt den offentliga sektorn och ett från den privata. Uppdragen skall ha utförts de senaste tre (3) åren och skall vara genomförda för olika kunder. Beskrivningarna skall innehålla följande: Namn på uppdragsgivaren Referensperson för uppdragsgivaren (namn, telefonnummer, e-postadress) Tidsperiod då uppdragen genomfördes (månad, år månad, år) Uppdragets förutsättningar Beskrivning av uppdraget, omfattning och målgrupper Arbetsprov Arbetsproven skall märkas med anbudsgivarens namn. Notera att de referenspersoner som anges i beskrivningarna skall vara vidtalade, lätta att komma i kontakt med och kan komma att kontaktas av SNC för att verifiera uppgifterna. Anbudsgivare skall redovisa hur de avser att säkerställa att uppdraget kan påbörjas 2012-04-16. Anbudsgivare skall offerera ett konsultteam bestående av minst en uppdragsansvarig som skall delta i projektets samtliga moment samt två övriga konsulter. Anbudsgivaren skall ha dokumenterad kompetens och erfarenhet av samtliga delmoment som efterfrågas i upphandlingen. Uppdragsansvarig skall ha erfarenhet som uppdragsansvarig för minst tre kunder för vilka tjänster av det slag som upphandlingen avser utförts med gott resultat. Övriga konsulter skall ha erfarenhet av minst en kund för vilka tjänster av det slag som upphandlingen avser utförts med gott resultat. Anbudsgivare skall till anbudet bifoga CV för samtliga offererade konsulter, i vilka respektive medarbetares kompetens och erfarenhet skall anges. SNC/ 2012-02-24 Sidan 5 av 8
3.5.2 Arbetssätt, effektivitet och kvalitetssäkring Anbudsgivare skall beskriva hur arbetsprocessen ser ut i ett uppdrag. Anbudet skall innehålla en redogörelse för vem som ansvarar för vad i konsultteamet och hur de olika rollerna kompletterar varandra. Anbudet skall innehålla en redogörelse för vilka åtgärder som kommer att vidtas för att säkerställa kostnadseffektivitet i utförandet. Anbudsgivare skall ha hög tillgänglighet och resurser för snabba insatser i det fall oförutsedda behov uppstår och anbudsgivaren skall ange hur detta säkerställs. Anbudet skall innehålla en redogörelse för hur anbudsgivaren kvalitetssäkrar uppdraget. Anbudsgivaren skall kunna följa Start-Up Stockholms grafiska manual Anbudsgivaren skall kunna ha ett nära och självständigt samarbete med Start-Up Stockholms övriga leverantörer samt beskriva hur detta kan uppfyllas. Anbudsgivaren skall arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en ISO-certifiering eller bifoga en beskrivning av anbudsgivarens miljöpolicy. 4. ANBUDSUTVÄRDERING De anbud som inkommit i rätt tid och som uppfyllt samtliga i upphandlingen ställda skall-krav kommer att utvärderas. SNC kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till nedanstående kriterier. Prioritet Utvärderingskriterier Vikt A Erfarenhet och kompetens 30 % B Arbetssätt, effektivitet och kvalitetssäkring 40 % C Pris 30 % Total viktad poäng i utvärderingen uppgår till 100 (Erfarenhet & kompetens 30 poäng + Arbetssätt, Effektivitet och kvalitetssäkring 40 poäng + Pris 30 poäng). Det anbud som erhåller den högsta viktade totalsumman kommer att antas. Vid lika viktad poängsumma har lägsta pris företräde. SNC/ 2012-02-24 Sidan 6 av 8
A. Erfarenhet och kompetens 30 % Kriteriet Erfarenhet och kompetens kommer att poängsättas på nedan beskrivet sätt. Maximal oviktad poäng för kriteriet uppgår till 100. Poängen multipliceras med den vikt som angivits dvs. 30 %. Maximal viktad poäng är således 30 poäng. I bedömningen av Kvalitet i projektets utförande kommer den av anbudsgivaren ingivna beskrivningen enligt avsnitt 3.5 att bedömas utifrån följande. Bedömningen kommer att utgå från anbudsgivarens tidigare erfarenhet av liknande uppdrag samt hur väl anbudsgivaren har beskrivit hur tidigare erfarenhet av liknande uppdrag kommer att utnyttjas för att skapa mervärden för SNC och Start-Up Stockholm. En tydlig, detaljerad och realistisk beskrivning av hur respektive medlem i konsultteamet kommer tillföra mervärden för projektet kommer att premieras. Stor vikt kommer läggas på goda referenser från tidigare uppdragsgivare. B. Arbetssätt, effektivitet och kvalitetssäkring 40 % Kriteriet Arbetssätt, effektivitet och kvalitetssäkring kommer att poängsättas på nedan beskrivet sätt. Maximal oviktad poäng för kriteriet uppgår till 100. Poängen multipliceras med den vikt som angivits dvs. 30 %. Maximal viktad poäng är således 40 poäng. I bedömningen kommer den av anbudsgivaren ingivna beskrivningen enligt avsnitt 3.5.2 att bedömas utifrån följande underkriterier, vilka alla har samma inbördes vikt. Arbetssätt Effektivitet Kvalitetssäkring Arbetssätt Bedömningen kommer att utgå från anbudsgivarens beskrivning av hur ett gott utförande av projektet ska säkerställas varvid en klar och tydlig beskrivning med konkreta exempel och en klar koppling till uppdragsbeskrivningen kommer att premieras. Särskild vikt kommer läggas på hur konsulterna och deras olika uppgifter kompletterar varandra samt hur det kommer leda till uppfyllelse av målen med projektet såsom dessa är beskrivna i avsnitt 1.3 och 1.4. Vikt kommer även att fästas vid hur väl föreslagna åtgärder kan förväntas leda till kostnadseffektivitet i projektet. En tydlig, detaljerad och realistisk beskrivning kommer att premieras. Effektivitet Bedömningen av Effektivitet kommer att baseras på anbudsgivarens beskrivning av hur effektivitet i projektet kommer att säkerställas. Särskild vikt kommer att läggas vid anbudsgivarens förmåga till effektivt samarbete med SNC och andra upphandlade leverantörer, varvid faktorer som flexibilitet och anpassningsförmåga, beskrivna med konkreta exempel på adekvata åtgärder, kommer att premieras. SNC/ 2012-02-24 Sidan 7 av 8
Kvalitetssäkring Bedömningen av Kvalitetssäkring kommer att baseras på anbudsgivarens beskrivning av de metoder för kvalitetssäkring som kommer att användas och en bedömning av i vilken utsträckning anbudsgivarens metoder för kvalitetssäkring kommer medföra mervärden för projektet. Särskild vikt kommer att läggas vid hur väl beprövade metoderna för kvalitetssäkring är, varvid metoder som anbudsgivaren kan visa är väl beprövade genom användning i tidigare projekt kommer att premieras. C. Pris 30 % Bedömningen av kriteriet Pris baseras på det pris som offererats i enlighet med avsnitt 2.4. Lägsta offererade pris erhåller 100 oviktade poäng. Övriga priser kommer att tilldelas poäng enligt följande. (Lägsta pris/anbudsgivarens pris) x 100 = oviktad poäng. Poängen, maximalt 100 poäng, kommer sedan att viktas, varvid maximal viktad poäng i prisutvärderingen kommer att uppgå till 30. För Stockholms NyföretagarCentrum Veronica Eriksson Mobil: 073-506 90 97 E-post: veronica.eriksson@nyforetagarcentrum.org SNC/ 2012-02-24 Sidan 8 av 8