Confidence ticket 1.2 FÖR ADMINISTRATÖRER 1
ARTIKLAR Artiklar Sök/lista artiklar 3 Skapa artikel 3 Skapa enkel biljett 7 Skapa sammansatt biljett 8 Skapa förändringsartikel 9 Skapa ersättningsbiljett 10 Skapa presentkort 11 Biljettmallar Sök/lista biljettmallar 12 Skapa biljettmall 12 Momssatser Sök/lista momssatser 16 Registrera momssats 16 Lager Lagerstatus 17 Lager, konfigurering 18 Övrigt Publicering 19 Statistik 21 Biljettägarkategori 22 Rabattkoder 23 Klipptyper 24 Kontering 25 Prislistor 26 Allotment 27 sida 1
KUNDER Kunder Sök/lista kunder 28 Ny kund, privatperson 29 Ny kund, företag 32 Dubbletter 33 Fakturor 34 Köp 37 Biljetter 38 ADMIN Användare Sök/lista användare 40 Ny användare 40 Profiler 42 Språk Sök/lista språk 43 Registrera språk 43 Valutor Sök/lista valutor 44 Registrera valuta 44 Övrigt Anläggning(ar) 45 Journal 46 Dagsavslut 46 Anpassa kassavyn 47 sida 2
Artiklar Sök/lista artiklar För att öppna artikelregistret i Confidence ticket väljer man Sök/lista artiklar i menyn Artiklar. Sökbara parametrar är namn, PLU, beskrivning, märkningar, pris exkl. moms samt pris inkl. moms. Vill man gruppera utifrån en parameter drar man dess rubrik till rutan ovanför rubrikraden. Man kan ändra ordningen på kolumnrubrikerna genom att dra rubriken till den plats man önskar. Man kan också söka på hela eller delar av artikelns namn genom att skriva i rutan rakt under rubriken Namn, samt sortera stigande eller fallande genom att klicka på respektive rubrik. Skapa artikel Huvudmenyn har flera underavdelningar som vi går igenom nedan. För att skapa en artikel som inte är en biljett (badtillbehör, cafévaror etc.) väljer man Skapa artikel i undermenyn. I formuläret fyller man i de uppgifter som krävs. PLU Varje artikel i Confidence ticket måste ha ett unikt PLU som anges i PLU-fältet. Man kan själv välja hur man vill strukturera sina artiklar och vilka nummer man ska använda. Ett bra sätt att göra detta är att skapa serier för varje typ av artikel, biljetter kan börja med siffran 1 och varor med siffran 2 etc. sida 3
SPRÅKBEROENDE VÄRDEN Artikelns namn och beskrivning anges för de språk man vill ha i systemet. Man har t.ex. svenska och engelska som valbara språk i webshopen och då anpassas artikelns namn och beskrivning till det språk kunden valt. PRIS Ange varans pris inklusive moms under rätt momssats. Ett exempel: En artikel kostar 100 kr och har 25 % moms. Då skriver man 100 kr under momssats 25 %. Artiklar i Confidence ticket kan också konfigureras att ha delad momssats. I fälten anges priset inklusive moms för de olika momssatserna. Totala priset ska vara summan av de belopp man fyllt i. Ett exempel: En artikel kostar 100 kr och har 25 % moms på hälften av priset och 6 % moms på resterande belopp. Då skriver man 50 kr under momssats 25 % och 50 kr under momssats 6 %. Vill man inte ha ett fast pris på varan (om man säljer en vara där priset varierar från kund till kund som t.ex. smågodis) kan man bocka i Öppet pris. Då får man själv fylla i priset när man säljer varan i kassan. För att systemet ska veta vilken momssats som ska användas på artikeln, behöver man dock fylla i ett standardvärde under den momssats artikeln ska ha. Detta pris kommer då upp vid försäljningstillfället, men går att ändra. STRECKKODER Använd en kassascanner för att läsa in streckkoden. Varje artikel kan konfigureras med tre olika streckkoder. Man kan använda sig av detta om man t.ex. vill ha ett PLU för all läsk. Då scannar man av streckkoden för t.ex. Fanta, Coca Cola och Sprite. Detta förutsätter att alla dessa har samma pris, annars måste man ange öppet pris på varorna. sida 4
Man bör inte använda sig av lagerföring om man har flera artiklar under samma PLU, då siffrorna för lagerstatus blir missvisande. LAGER Om man vill att artikeln ska lagerföras bockar man i Lagerför. Man fyller även i beställningspunkt, d.v.s. när systemet ska varna om att artikeln börjar ta slut i lagret. Har man olika anläggningar fyller man i beställningspunkt för respektive anläggning. STATISTIK För att gruppera artiklar i de olika rapporter som kan tas ut ur systemet, används statistikfält. Under Statistik väljer man vilket statistikfält artikeln ska kopplas till. Man kan ange flera statistikfält om man vill. Hur man skapar de olika fälten går vi igenom senare i manualen. sida 5
MÄRKNINGAR På samma sätt som statistik används för att gruppera artiklar i rapporter, används märkning för att gruppera artiklar i kassaapplikationen. Artiklar med samma märkning hamnar under samma gruppknapp i kassaprogrammet. En artikel kan ha flera märkningar. Det går att söka utifrån märkning i Sök/lista artiklar. PUBLICERA Under Publicera listas alla tillgängliga publiceringspaket som artikeln kan knytas till. Att publicera innebär att ange vilka artiklar som t.ex. ska säljas i kassorna och vilka som ska säljas i webshopen, samt under viken period de ska säljas. Bocka för de publiceringspaket som artikeln ska ingå i, artikeln publiceras direkt till paketet och blir säljbar omedelbart. Hur man skapar publiceringspaket går vi igenom senare i manualen. KONTERING I konteringsrutan anger man konteringsuppgifterna för artikeln. De olika konteringsdimensionerna (Ansvar, Slag och Verksamhet i exemplet nedan) skapas under rubriken Kontering i menyn Artiklar. Ni väljer själva hur många dimensioner ni ska använda och vad de ska heta. Man kan ha olika kontering på olika anläggningar sida 6
Skapa enkel biljett För att skapa en enskild biljett (en biljett som gäller för en person), väljer man Skapa enkel biljett i undermenyn. I formuläret fyller man i de uppgifter som krävs. BILJETTMALL Under biljettmall anges: Registrera passage vid köp: Man kan välja att registrera passage redan vid köptillfället, t.ex. om man inte har ett vändkors. Då behöver man inte skriva ut en biljett till kunden, han får bara ett kvitto på köpet. Biljettägarkategori: Används för att kategorisera biljettägare, t.ex. vuxen och barn. Biljettmall: Används bland annat för att ange biljettens giltighet. Exempel på biljettmall är årskort eller endagskort. Biljettdesign: Anger vilket utseende biljettutskriften ska ha. Personlig: Anger om biljetten ska vara personlig. Väljs detta måste kundens uppgifter anges vid försäljning av biljetten. LEVERANSSÄTT Under leveranssätt anges hur biljetten är tänkt att levereras. E-post: Används för biljetter som säljs på webben och levereras som pdf-biljett till köparens e-post. SMS: Används för biljetter som säljs på webben och skickas som en SMS-biljett. Uthämtning: Används när t.ex. ett årskort säljs på webben och ska bytas ut mot ett plastkort när kunden kommer till anläggningen. Plastkort: Används när biljetten ska skrivas ut på plastkort. Pappersbiljett: Används när biljetten ska skrivas ut på pappersbiljett. Förkodad: Används när kunden har ett kort med förtryckt streckkod eller RFID-tag. sida 7
Exempel: Man vill sälja årskort på webben som ska bytas mot ett årskort med förtryckt streckkod när kunden kommer till anläggningen. Leveranssätt Artikel Webshop Kassa E-post x x SMS x x Uthämtning x x Plastkort x Papperskort x Förkodad x x I övrigt fyller man i samma fält som när man skapar en artikel (se ovan). Skapa sammansatt biljett För att skapa en artikel som är en sammansatt biljett (t.ex. en familjebiljett), väljer man Skapa sammansatt biljett i undermenyn. I formuläret fyller man i de uppgifter som krävs. BILJETTMALL Under biljettmall finns en flik för varje biljettägarkategori. t.ex. vuxen eller barn. Följande uppgifter fylls i utöver de som fylls i när man skapar en enkel biljett: Förvalt antal: Antalet biljetter av den valda biljettägarkategorien som skall vara förvalt i kassan. Detta kan ändras vid köptillfället. Max antal: Max antal biljettetter som får säljas av vald biljettägarkategori. sida 8
LEVERANSSÄTT Under leveranssätt anges hur biljetten är tänkt att levereras. E-post: Används för biljetter som säljs på webben och levereras som en pdf-biljett. SMS: Används för biljetter som säljs på webben och skickas som en SMS-biljett. Uthämtning: Används när t.ex. ett årskort säljs på webben och ska bytas ut mot ett plastkort när kunden kommer till anläggningen. Plastkort: Används när biljetten ska skrivas ut på plastkort. Pappersbiljett: Används när biljetten ska skrivas ut på pappersbiljett. Förkodad: Används när kunden har ett kort med förtryckt streckkod eller RFID-tag. I övrigt fyller man i samma fält som när man skapar en artikel (se ovan). Skapa förändringsartikel En förändringsartikel applicerar någon typ av förändring på ett befintligt kort. Det kan vara att förlänga giltighetstiden på ett årskort eller att fylla på nya klipp på ett klippkort. Om man vill skapa en förändringsartikel väljer man Skapa förändringsartikel i undermenyn. I formuläret fyller man i de uppgifter som krävs. FÖRÄNDRING Här anges vilken typ av förändring man vill skapa. Vid förlängning av t.ex. ett årskort anges ett värde och enhet. Vid påfyllning av klipp anges antalet klipp samt i vilken läsare de ska gälla. Man kan göra en förändring som både förlänger giltigheten och fyller på klipp på samma gång. APPLICERBAR PÅ Här väljer man vilka biljetter som förändringen ska kunna appliceras på. sida 9
I övrigt fyller man i samma fält som när man skapar en artikel (se ovan). Skapa ersättningsbiljett Om en kund tappat bort sitt kort kan man skriva ut ett nytt med samma uppgifter och egenskaper via ersättningsbiljett. Ersättningsartikeln skapar man under Skapa ersättningsbiljett i undermenyn. APPLICERBAR PÅ Här väljer man vilka biljetter som ska kunna ersättas. I övrigt fyller man i samma fält som när man skapar en artikel (se ovan). sida 10
Skapa presentkort Om man vill skapa ett presentkort i systemet väljer man Skapa presentkort i undermenyn. PRESENTKORT Följande uppgifter fylls i: Design: Här väljer man vilken design presentkortet skall ha när det skrivs ut. Personligt: Här anges om presentkortet ska vara personligt. Förkodat: Används när kunden har ett kort med förtryckt streckkod eller RFID-tag. I övrigt fyller man i samma fält som när man skapar en enkel biljett (se ovan). sida 11
Biljettmallar Sök/lista biljettmallar Biljettmallar används för att bl.a. bestämma när en biljett ska börja gälla, hur länge den ska vara giltig och när och var den är giltig. För att lista de biljettmallar som finns i systemet väljer man Sök/lista biljettmallar i menyn Biljettmallar. Skapa biljettmall För att skapa en ny biljettmall väljer man Skapa biljettmall i menyn Biljettmallar. ALLMÄNT Namn: I namnfältet anges biljettmallens namn. Beskrivning: Här anger man en beskrivning av biljettmallen. Om man t.ex. har döpt mallen till Engångsbiljetter kan man här förklara att biljetten gäller en gång, inte hela dagen. Giltig från: Här anger man från vilket tidpunkt biljetten ska börja gälla. Idag: Biljetten är giltig från kl. 00:00 försäljningsdatumet. Nu: Biljetten börjar gälla vid tidpunkten för försäljningen. Den första denna månad: Biljetten är giltig från den 1:e i månaden då försäljningen sker. Den första detta år: Biljetten är giltig från 1:a januari försäljningsåret. Aktiveras vi första användning: Biljetten börjar gälla första gången den läses av i systemet. Giltighetslängd: Här anges hur länge biljetten ska vara giltig i år, dagar, timmar och minuter. Använd spärrtid: Här anges om biljetten ska spärras i angivet antal sekunder efter avläsning för att förhindra att samma biljett används av flera personer vid samma tillfälle. sida 12
ÅTERPASSAGETID Här anges om man ska kunna gå in och ut genom grind/vändkors efter första inpassering trots att biljetten är en engångsbiljett. Används om man t.ex. vill låta kunden gå ut och hämta något i bilen. Sätts oftast till ca 10 minuter. TIDEBEGRÄNSNING Här anges om kunden bara får vara inne på anläggningen en viss tidsperiod. Används ofta på äventyrsbad och liknande där man sätter en tidsgräns på t.ex. 3 timmar. Om man är kvar inne på anläggningen längre tid kommer man inte ut, utan måste först gå till kassan och betala för en ny period. sida 13
KLIPP Här anges hur många klipp mallen ska innehålla. Man kan kombinera flera olika typer av klipp i en mall, t.ex. 10 klipp bad och 10 klipp vattengympa. GILTIGHETSTID FÖR KLIPP Här anges hur lång tid det ska gå innan ytterligare klipp dras på ett kort. Används om kunden t.ex. måste gå in och ut genom grinden/vändkorset för att komma till omklädningsrum. Då ska enbart klipp dras vid första passagetillfället. PERIODER Här anges vilken period som ska gälla för biljettmallen. Man kan ange mer än en period t.ex. augusti - december och januari juni om man vill sälja terminskort som inte ska vara giltiga under loven. sida 14
BEHÖRIGHET Under behörighet ställer man in under vilka veckodagar och tidsintervall kundens kort är giltigt. Man anger också i vilka läsare som kortet ska vara giltigt. Exempel: Om t.ex. ett fotbollslag har träning tisdagar 19.00-20.30 kan man ställa in så kortet endast är giltigt i anslutning till detta. Bockar man i rullande schema kopierar man fastställt schema i det antal veckor man anger. sida 15
Momssatser Sök/lista momssatser För att visa de momssatser som finns i systemet väljer man Sök/lista momssatser i menyn Momssatser. Registrera momssatser För att lägga till ytterligare momssatser väljer man Registrera momssats i menyn Momssatser. Fyll i önskad momssats och tryck på knappen Skapa. sida 16
Lager Lagerstatus Under Lagerstatus i menyn Lager visas artiklarnas lagernivå. I listan visas artiklarnas aktuella lagersaldo för anläggningen/anläggningarna (om man har mer än en). Lågt lager: En bock här anger att artikeln ligger under sin beställningspunkt (anges när man skapar artikeln i det fall man väljer att lagerföra den). Om man klickar på lagerantalet öppnas ett fönster där man kan göra inleverans till lagret. sida 17
Lager, konfigurering Under Lager, konfigurering i menyn Lager ser man om artikeln är lagerförd och vilken beställningspunkt den har. För att uppdatera en artikel trycker man på Ändra och gör förändringen. sida 18
Publicering Artikelpublicering används för att bestämma vilka artiklar som ska säljas under en viss tidsperiod i valda kassor. De valda artiklarna, tillsammans med perioden och kassorna, grupperas i vad som kallas för publiceringspaket. Man kan skapa obegränsat antal publiceringspaket. Exempel: Entrébiljetter för lågsäsong kan bara säljas i entrékassorna under perioden september - maj. Inga andra kassor kan sälja biljetterna och de kan inte säljas under högsäsong juni augusti. För att skapa ett nytt publiceringspaket väljer man Publicering i menyn Övrigt. Ange namnet på publiceringspaketet man vill skapa. Klicka på Skapa. Nu öppnas ett nytt fönster. ARTIKLAR I rutan för artiklar finns alla artiklar i systemet. Här väljer man de artiklar som skall ingå i publiceringspaketet. Man kan söka på namn och PLU. sida 19
PERIODER Under perioder anges när publiceringspaketet ska vara giltigt. Man kan använda flera tidsintervall om man vill. PUBLICERA TILL Under publicera till anger man vilka kassor/terminaler som ska ingå i publiceringspaketet. När man skapat sitt publiceringspaket, väljer man Ändra i listan för att konfigurera det. sida 20
Statistik Statistik används för att filtrera och gruppera artiklar och biljetter i de olika rapporter man kan ta ut från systemet. För att skapa ett statistikfält till artiklar och biljetter, väljer man Statistik i menyn Övrigt. STATISTIKFÄLT För varje statistikfält man lägger till skapas en flik och under varje flik kan man lägga till alternativ. Det finns inga begränsningar för hur många statistikfält man kan lägga till. Exempel 1. Man vill veta hur mycket man säljer entrébiljetter för varje månad. Då kan man skapa ett statistikalternativ som heter t.ex. Entrébiljetter och välja det alternativet för alla artiklar och biljetter som man vill följa upp, t.ex. Entré vuxen och Entré barn. Exempel 2. Man vill följa upp försäljningen av kaféartiklar totalt och försäljningen för artiklar från olika leverantörer. Då kan man skapa ett statistikfält som heter t.ex. Artikeltyp med alternativen biljetter, kaféartiklar, souvenirer o.s.v. och ytterligare ett statistikfält som heter t.ex. Leverantörer med alternativen Deltaco AB, Spendrups o.s.v. sida 21
Biljettägarkategori Biljettägarkategorier skapas under Biljettägarkategori i menyn Övrigt. Det är biljettägarkategorierna som används bl.a. när man skapar de sammansatta biljetterna. Välj ett namn och klicka på Skapa. Vanligtvis kategoriserar man utifrån kundernas ålder såsom vuxen, barn, ungdom etc. men man kan skapa vilka kategorier man vill. sida 22
Rabattkoder Rabattkoder används i systemet för att ge en procentuell rabatt på ett helt köp. För att lista de rabattkoder som finns i systemet, väljer man Rabattkoder i menyn Övrigt. Läs mer om rabatter i kassamanualen. Vill man ändra på en befintlig rabattkod, klickar man på rabattkodens namn i listan. För att ta bort en rabattkod från systemet, klickar man på krysset till höger i listan. För att skapa en ny rabattkod, klickar man på länken Skapa ny ovanför listan. Id: Rabattkoden. Den kod som anges för att få tillgång till rabatten. Kan vara siffor eller text, t.ex. Distansbesökare. Kommentar: En beskrivning av rabattkoden, t.ex. 10 % till alla som inte hör till vårt postnummerområde. Giltig från: Början på rabattkodens giltighet. Giltig till: Slutet på rabattkodens giltighet. Procent: Rabattkodens procentsats. sida 23
Klipptyper Här skapar man klipptyper för biljettmallarna, t.ex. passage och solning. Man skapar en för varje läsare där någon typ av klipp ska dras. För att skapa en ny klipptyp, klickar man på knappen Lägg till. sida 24
Kontering Under kontering får man en översikt på alla artiklars, betalsätts och momssatsers kontering. I listan, välj den anläggning i systemet som ni vill se kontering för. Vill man söka i listan kan man göra det under respektive rubrik.. Det finns tre olika typer av kontering. Artikel: Under artikel finns artikellistan för den valda anläggningen. Här syns de kontodimensioner som man valt att lägga till. Det finns ingen begränsning på hur många dimensioner som kan läggas till. Momssatser: Här anges konteringen för momsen. Betalsätt: Här anges konteringen för de olika betalsätten. Lägg till eller ändra kontering: Klicka på Ändra. Fyll i de siffror som gäller under varje dimension. Avsluta med att klicka på Update. Lägg till dimension: Här kan man lägga till fler kontodimensioner. I vårt exempel har vi redan skapat tre dimensioner, Ansvar, Slag och Verksamhet. sida 25
Prislistor Under prislistor kan man skapa kundspecifika prislistor till webbshopen. Man väljer vilka artiklar som ska ingå i prislistan samt vilket pris de ska ha. Därefter kopplar man prislistan till de företagskunder som berörs. När kunden loggar in på webbshopen är priserna uppdaterade enligt prislistan. sida 26
Allotment Allotment används för att begränsa antalet biljetter till en viss händelse. Har man t.ex. en föreställning där det finns 150 platser, kan man ställa in så endast 150 biljetter kan säljas. Man skapar ett nytt allotment genom att fylla i namn på händelsen, datum och antalet biljetter. Sen kopplar man det till en eller flera artiklar. När artikeln/artiklarna sedan säljs i kassan, får kassapersonalen upp frågan vilken allotment kunden vill besöka. För att skapa en ny allotment klickar man på länken Skapa allotment. Beskrivning: Namnet man ger sitt allotment t.ex. Konsert. Antal: Antalet tillgängliga platser. Startdatum: Datum för första föreställningen. Intervall: Hur ofta det är en föreställning. 1 dag innebär att det är en föreställning varje kväll. Antal intervall: Hur många konserter det är totalt. Artiklar: Den eller de artiklar som ska säljas till föreställningen. Kan vara t.ex. vuxen- och barnbiljett. sida 27
Kunder Sök/lista kunder För att söka efter kunder i Confidence ticket använder man sökfunktionen i kundregistret. Det innehåller både privatkunder och företagskunder. Sökbara parametrar är namn, person/organisationsnummer, e-post, datum för köp, kvittonummer och transaktionsid. Vill man gruppera utifrån en parameter drar man dess rubrik till rutan ovanför rubrikraden. Man kan ändra ordningen på kolumnrubrikerna genom att dra rubriken till den plats man önskar. Man kan också söka på hela eller delar av kundens namn genom att skriva i rutan rakt under rubriken Namn samt sortera stigande eller fallande genom att klicka på rubriken. sida 28
Ny kund, privatperson Normalt läggs kunder till i systemet i kassan när man säljer en biljett som är personlig, men man kan även lägga till nya kunder i administratörsgränssnittet. Man väljer då Ny kund, privatperson i menyn Kunder. Följande fält fylls i: Personnummer: Här anger man kundens personnummer. Förnamn: Kundens förnamn. Fältet är obligatoriskt. Efternamn: Kundens efternamn. Fältet är obligatoriskt. Skapa ett användarkonto för kunden: Skapa konto för inloggning på webben. E-post: Kundens e-postadress. Fältet är obligatoriskt om man vill skapa ett användarkonto. För att ändra eller lägga till fler kunduppgifter, klickar man på kundens namn i kundlistan. På kundkortet som öppnas finns fem flikar: Detaljer, Adresser, Köphistorik, Meddelanden och Användarkonto. Flik 1 - Detaljer KUND Förnamn: Kundens förnamn. Efternamn: Kundens efternamn. E-post: Kundens e-postadress. Personnummer: Kundens personnummer. Bankkonto: Kundens bankkonto. Behövs om man betalar via autogiro. sida 29
FOTO Kundens foto. Vill man ladda upp ett foto eller byta det befintliga klickar man på texten under bilden, klickar på Välj fil och bläddrar till fotot man vill ha. Klicka på Ladda upp foto. FÖRETAG Associerad med företag: Anges om kunden skall kunna logga in i webshopen och betala med faktura. TELEFONNUMMER: Hemtelefon: Kundens hemtelefon. Mobiltelefon: Kundens mobiltelefon. Arbete: Kundens arbetsnummer. Fax: Kundens faxnummer. Flik 2 - Adresser ADRESS, LEVERANSADRESS OCH FAKTURAADRESS Här anges kundens olika adresser. För företag fyller man i leveransadress och fakturaadress i de fall de inte är desamma, för privatpersoner fyller man i adress. Flik 3 - Köphistorik Inget syns här ännu om man lägger till en ny kund. På en befintlig kund syns här en sammanställning på kundens alla köp som är personliga, t.ex. av årskort. Om man klickar på ett kvittonummer ser man detaljer om köpet och man kan också skriva ut ett nytt kvitto till kunden. sida 30
Man kan också skriva ut biljetter på nytt eller skicka om dem i de fall de är mobilbiljetter. Flik 4 - Meddelanden Inget syns här ännu om man lägger till en ny kund. På en befintlig kund syns här de meddelanden man skrivit till kunden. Dessa syns för kunden när han/hon loggar in på webshopen. Flik 5 - Användarkonto REGISTRERA ANVÄNDARKONTO Här kan man registrera användarkonto för webshopen till kund i efterhand. Annars sker det i samband med köp i webshopen då kunden tillfrågas om han/hon vill bli medlem. Kunden får ett mail med sitt lösenord och loggar in med det och sin e-postadress. Kundens e-postadress: Kundens e-postadress. Språk för e-postutskick: Språk för e-postutskick. sida 31
Ny kund, företag För att skapa en ny företagskund väljer man Ny kund, företag i menyn Kunder. Företagskunder måste läggas till i administratörsgränssnittet d.v.s. de kan inte läggas till i kassan. Företagsnamn: Namnet på företaget. Organisationsnummer: Företagets organisationsnummer. För att lägga till och ändra företagskundens adresser och se köphistoriken, väljer man kunden i kundlistan efter man skapat kunden. Under fliken Detaljer finns två fält som alltid bör fyllas i. Telefonnummer: Här fyller man i telefonnummer till företaget. Kontaktperson: Här fyller man i uppgifterna på den som är kontaktperson på företaget. För övrigt fyller man i samma fält som för privatkunder. sida 32
Dubbletter Under Dubbletter kan man sammanfoga data i registret som finns inlagd mer en gång och som kan gälla samma person. Det gäller i första hand kunder som importerats från Entry Event, men kan även vara kunder som skrivits in med olika stavning på namnet. Systemet ger förslag på kunder som kan sammanfogas. Vill man göra det kryssar man i källa på den kund som ska vara källa och mål på den som ska vara mål. Klicka sedan på knappen Sammanfoga. Man kan också söka dubbletter manuellt. Sökbara parametrar är e-post, personnummer/organisationsnummer och namn. Man kan klicka på kundnamnet och göra förändringar på kunden i de fall man inte vill sammanfoga posterna utan rätta uppgifterna i stället. sida 33
Fakturor För att se redan skapade fakturaunderlag i systemet, väljer man Fakturor i menyn Kunder. För att skapa fakturor av köp gjorda med betalsätt faktura som inte finns med i listan väljer man Skapa faktura/or. Under skapa faktura/or kan man välja att skapa en faktura per köp eller att samla alla fakturaköp från en kund och skapa en samlingsfaktura. SÖK För att söka bland skapade fakturor anger man företagets namn i sökrutan. Annars visas alla öppna ofakturerade fakturaunderlag. sida 34
När man vill stänga en faktura (ange att fakturan gått till kund) klickar man på Ändra på respektive faktura. En faktura kan ändras så länge fakturans status är öppen. Klicka på Stäng för att stänga fakturan. Man kan också makulera ett enskilt köp genom att klicka på krysset till höger. Då syns den under egen rubrik i listan och har ett plustecken till höger. Själva skapandet av fakturaunderlaget (sker oftast till en pdf-fil) sker under System-Export. Fakturan måste vara stängd för att man ska kunna göra detta. Gör så här: Gå till System/Export. Följande fönster syns: sida 35
Klicka på pilen under rubriken Kör. Filen har nu lagts till överst i listan av körda jobb. Klicka på länken för att ladda ner och öppna fakturaunderlaget som kan se ut så här: Filen sparas också på hårddisken. sida 36
Köp Här finns en förteckning på alla köp som gjorts i systemet. SÖK Sökbara parametrar är: kvittonummer, försäljningsdatum, summa exkl. moms, summa inkl. moms, försäljningsplats (t.ex. Kassa 1), och användarnamn. Vill man gruppera utifrån en parameter drar man dess rubrik till rutan ovanför rubrikraden. Man kan ändra ordningen på kolumnrubrikerna genom att dra rubriken till den plats man önskar. Man kan också sortera stigande eller fallande genom att klicka på rubriknamnet. För att se detaljerna i ett köp, väljer man köpet i listan och klickar på kvittonumret. Man kan också skicka en kvittokopia via e-post. sida 37
Biljetter Här finns en lista på alla sålda biljetter samt information om dem. Sökbara parametrar är: streckkod, PLU, artikel, biljettägarkategori, biljettmall, kund, e-post, personnummer, skapad, giltig från, giltig till, aktiverad, senast använd och försäljningsplats. Vill man gruppera utifrån en parameter drar man dess rubrik till rutan ovanför rubrikraden. Man kan ändra ordningen på kolumnrubrikerna genom att dra rubriken till den plats man önskar. Man kan också söka på hela eller delar av fältnamn genom att skriva i rutan rakt under respektive rubrik, samt sortera stigande eller fallande genom att klicka på rubriknamnet. För att se en biljetts detaljer, väljer man den i listan genom att klicka på streckkoden. sida 38
Om biljetten man valt är personlig klickar man på innehavarens namn för att få information om kunden. Detta kan man göra antingen direkt i biljettlistan eller när man tagit fram biljettuppgifterna. Under biljettdetaljerna kan man också ändra biljettens giltighetstid och spärra biljetten. Om en persons biljett ska frysas (t.ex. om personen skadat sig och inte kan komma till anläggningen på ett tag) spärrar man INTE biljetten. I stället ändrar man giltighetsdatum på den till innevarande dags datum. När kunden sen är tillbaka justerar man giltigheten på biljetten igen. sida 39
Admin Sök/lista användare För att lista systemets användare, väljer man Sök/lista användare i menyn Användare. I listan kan användare aktiveras eller inaktiveras beroende på användarens status. För att ändra användarens uppgifter klickar man på användarnamnet i listan. Ny användare För att lägga till en ny användare i systemet väljer man Ny användare i menyn Användare. ANVÄNDARE Förnamn: Användarens förnamn. Efternamn: Användarens efternamn. Användarnamn: Användarens användarnamn. Fältet är obligatoriskt. Lösenord: Användarens lösenord. Fältet är obligatoriskt och måste innehålla minst 4 tecken. Lösenordsbekräftelse: Bekräfta lösenordet ovan. Fältet är obligatoriskt. Profil: Vilken användarprofil som användaren ska ha. sida 40
sida 41
Profiler En användarprofil anger vilka rättigheter man har i systemet. För att skapa en ny användarprofil väljer man Profiler i menyn Användare. Under varje användarprofil väljs vilka rättigheter profilen ska ha. Installer: Rättighet att göra systeminställningar t.ex. lägga till kortläsare m.m. Har tillgång till alla flikar. Administrator: Rättighet att göra administratörsinställningar i systemet under alla flikar utom System. XReport: Rättighet att ta ut en x-rapport från systemet. EndOfDay: Rättighet att göra dagsavslut. Profilen kopplas sedan till användaren i användarregistret. Normalt skapar man profiler för installatör (Confidence personal), administratör, kassaansvarig och kassaanvändare. Så här kan profilen för kassaansvarig se ut. sida 42
Sök/lista språk Man kan ha flera språk i systemet, främst för användning i webshopen. För att visa de språk som finns i systemet väljer man Sök/lista språk i menyn Språk. Vill man ändra språkets namn klickar man på språkkoden i listan. För att ta bort ett språk klickar man på krysset till höger. Minst ett språk (vanligtvis svenska) måste anges. Registrera språk För att lägga till ett nytt språk, väljer man Registrera språk i menyn Språk. SPRÅK Unik språkkod: Här anges språkkod. Namn: Språkets namn. sida 43
Sök/lista valutor För att visa de valutor som finns i systemet, väljer man Sök/lista valutor i menyn Valutor. Vill man ändra växelkurs, klickar man på valutans namn i listan. För att ta bort en valuta från systemet, klickar man på krysset till höger i listan. Minst en valuta (vanligtvis svenska kronor) måste anges. Registrera valuta För att lägga till en ny valuta i systemet, väljer man Registrera valuta i menyn Valutor. VALUTA Valutanamn: Valutans namn. Växelkurs: Valutans växelkurs. Minsta enhet: Valutans minsta enhet. Konverteringsfaktor: Valutans konverteringsfaktor. Formateringssträng: Valutans konverteringssträng t.ex. 100 eller 100 kr. sida 44
Anläggning(ar) I Confidence ticket kan man ha en enskild anläggning eller flera anläggningar som är knutna till varandra. För att visa systemets olika anläggningar väljer man Anläggningar i menyn Övrigt. Dessa skapas av Confidence. För att skapa en ny anläggning väljer man Skapa ny. För att ändra anläggningsuppgifterna klickar man på anläggningens namn i listan. ANLÄGGNING Namn: Anläggningens namn. Organisationsnamn: Anläggningens företagsnamn. Organisationsnummer: Anläggningens organisationsnummer. Momsregistreringsnummer: Företagets momsregistreringsnummer t.ex. SE{Org.nr.}-01. ADRESS Anläggningens adressuppgifter. sida 45
Journal Under Journal i menyn Övrigt hittar man alla händelser i systemet, t.ex. när en biljett har skapats eller att ett betalsätt använts. Det går att filtrera på id, händelse, tidsstämpel, användare, försäljningsplats och information. Dagsavslut Under Dagsavslut i menyn Övrigt finns alla dagsavslut som gjorts i kassorna. Det går att filtrera på löpnummer, datum, kommentar och försäljningsplats. Klickar man på datumet under Från får man upp dagsavslutet i sin helhet med alla detaljer. sida 46
Anpassa kassavyn Första gången man startar kassaprogrammet är hela nedre delen av fönstret där snabbknapparna ska synas helt tomt. Man väljer själv vad man vill ska synas genom att klicka på ikonen Anpassa. Då öppnas följande fönster. 1 1 2 2 4 4 3 3 1. Överst i bilden finns en sökruta där man kan söka fram artiklar, grupper m.m. Man kan söka på namn eller vilken typ av knapp man vill skapa. A. Sökning på namn: B. Sökning på typ: sida 47
2. Rakt under sökrutan syns alla tillgängliga artiklar, grupper och betalsätt. 3. I nedre delen av fönstret finns ett rutmönster. Det är där man placerar snabbknapparna genom att klicka på en post i övre delen och sedan dra den ner till den position man vill ha den. Man kan också anpassa storleken på knappen till att täcka en eller flera rutor genom att hålla nere musknappen och rita upp rutan. 4. När man lagt till de snabbknappar man vill ha kan markera en eller flera av dem och klicka på Egenskaper. Här kan man anpassa knappens färg, text och teckenstorlek samt om man vill koppla ett kortkommande på tangentbordet till knappen. Vi klickar på snabbknappen Bulle. Egenskapsrutan öppnas. Man kan välja en annan text på knappen än vad artikeln är döpt till och jag skriver in Kanelbulle i stället. Jag väljer också att koppla knappen till kortkommandot F4 och bockar för att det ska synas på knappen. Därefter klickar jag på rutan intill Bakgrund och får upp följande fönster. sida 48
Jag väljer den färg jag vill ha på knappen, antingen genom att klicka i färgrutan eller genom att skriva in RGB-värdet för färgen och klickar OK. Gör detsamma för Tecken för textfärgen. Avsluta med att klicka på krysset uppe till höger. Så här blir resultatet av de inställningar jag gjort för artikeln Bulle. När alla knappar är anpassade, klicka på Spara. Så här kan slutresultatet bli. Tips: Om man håller muspekaren över en snabbknapp visas en beskrivning av varan om man gjort en sådan när man skapade artikeln. sida 49