Handledning för Västra Götalandsregionen (VGR)

Handledning för Västra Götalandsregionen (VGR) Svefaktura Tel: 08-446 34 00

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 2 av 18 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning... 3 2. Affärsprocessbeskrivning... 3 2.1 Introduktion... 3 3. Flödet... 3 3.1 Orderfaktura, Svefaktura, debet/kredit... 3 3.2 Fristående faktura, Svefaktura, debet/kredit... 4 4. Adresser... 4 5. Handledning... 5 5.1 Introduktion... 5 5.1.1 Inloggning... 5 5.1.2 Handledningar... 5 5.2 Artiklar... 5 5.2.1 Uppdatera artiklar... 5 5.2.2 Lista artiklar... 6 5.2.3 Tänk på att... 6 5.3 Partners... 6 5.3.1 Uppdatera partners... 6 5.3.2 Lista partners... 8 5.4 Adresser... 9 5.4.1 Uppdatera adresser... 9 5.4.2 Lista adresser... 9 5.5 Faktura... 9 5.5.1 Uppdatera fakturor... 9 5.5.2 Kreditfaktura... 16 5.5.3 Lista Fakturor... 17 5.5.4 Tänk på att... 17 5.6 E-printer... 17

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 3 av 18 Nya Nav Businesscase Svefaktura 2010-02-26 1. Användarhandledning I den här handledningen beskriver vi hur ni skickar en faktura till Västra Götalandsregionen (VGR). 2. Affärsprocessbeskrivning 2.1 Introduktion Syftet med att införa e-faktura är att det är billigare att skicka en e-faktura. Kortare handläggningstid som möjliggör snabbare betalning samt att det medför mindre miljöpåverkan. För att få börja att skicka e-fakturor till VGR så skall man kontakta dem för att få en länk till en webbaserad enkät. Denna enkät skall leverantören fylla i och skicka tillbaka till VGR. 3. Flödet VGR önskar att ni skickar e-faktura enligt Svefaktura 1.0. Köparen mejlar eller ringer in en beställning alternativt hämtar varor hos leverantör. Leverantören skickar sedan en faktura till köparen. 3.1 Orderfaktura, Svefaktura, debet/kredit Leverantören skapar och skickar faktura. Om det är en kreditfaktua skall referensen alltid vara ursprungligt fakturanummer. Fristående faktura - SFTI Svefaktura Manuell Order (tel/mejl/hämta i butik) Leverantör Säljare Faktura/Kreditfaktura (Svefaktura) Med eller utan bilaga. Köpare

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 4 av 18 3.2 Fristående faktura, Svefaktura, debet/kredit Om leverantören skall fakturera tex dröjmålsränta, påminnelseavgift eller kravavgifter så faktureras detta med en fristående faktura. Fristående fakturor ska alltid innehålla en referenskod som ni får av VGR:s beställare. Referenskoden skrivs in i fakturan. 4. Adresser Adress till VGR samt till underavdelning ska anges i fakturan. Kundnamn i faktura adressen är mycket viktig Det är av särskilt stor betydelse att kundnamn i fakturaadressen är korrekt, när man inför e-faktura. I Västra Götalandsregionens fall så styrs faktura mot rätt redovisningsenhet med hjälp av vad som står angivet i kundadressen i fakturan. Dessutom skall det alltid anges Leveransadress i detalj på fakturan.kundadress i fakturan för olika verksamheter: 130 Sahlgrenska sjukhuset Centrala ekonomiavdelningen Leverantörsenheten Torggatan1a 431 35 Mölndal 150 Södra Älvsborgs Sjukhus Ekonomiservice 501 82 BORÅS 300 Regionservice FE 963 405 83 Göteborg 280 Västfastigheter Fe 956 405 83 Göteborg

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 5 av 18 5. Handledning Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet. Handledningen beskriver hur leverantören gör i Exder i detta affärsflöde. Under varje kapitel i handledningen finns det ett avsnitt som heter Tänk på att. Syftet där att beskriva detaljer som är viktiga för leverantören att vara medveten om. Nedan följer ett förslag på hur Rubriker och innehåll kan vara strukturerat men naturligtvis beror det på vad flödet innehåller. 5.1 Introduktion 5.1.1 Inloggning 5.1.2 Handledningar 5.2 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder. 5.2.1 Uppdatera artiklar Innan ni kan börja fakturera måste ni lägga upp minst en artikel i Exder. Det gör ni genom att gå till rutinen Artiklar Uppdatera artiklar.

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 6 av 18 I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 0 och artikelbeskrivning Fritextartikel (artikelnummer och beskrivning kan ni givetvis välja själv om ni föredrar något annat). Klicka sedan på knappen Spara för att spara artikeln. Denna artikel motsvarar inte någon verklig produkt utan används enbart för skapande av fakturor. Ni kan givetvis lägga upp era verkliga artiklar här för att underlätta er fakturering. 5.2.2 Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. 5.2.3 Tänk på att För att kunna skapa en faktura behöver ni minst ha en artikel registrerad. 5.3 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder. 5.3.1 Uppdatera partners För För att komma igång med handel mot Västra Götalandsregionen måste de läggas upp som partner till er i Exder. Detta gör ni enklast på följande vis. Gå till Partners Lägg till köpare och klicka sedan på Elektronisk handelspart >>. Ni får då upp en lista enligt nedan. Klicka på Västra Götalandsregionen i listan.

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 7 av 18 Ni får då upp ett fält där ni får ange ett namn för partnern, vi har i exemplet valt att kalla den VGR. Klicka sedan OK.

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 8 av 18 Partnern är nu registrerad och ni kan om ni så önskar fylla i övrig information ni vill ska vara kopplad till partnern. De adresser som ni använder, exempelvis leveransadresser eller faktura adresser, lägger ni upp på ett annat ställe, detta beskrivs i nästa avsnitt av handledningen. 5.3.2 Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder.

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 9 av 18 5.4 Adresser 5.4.1 Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser. Här lägger ni upp alla adresser som ni använder. Det kan vara t.ex. gods- och leveransadresser. Lägg upp adresser med Lokaliseringskod = - och formatet 130 Sahlgrenska sjukhuset. Detta för att adressinfomationen ska hamna rätt i fakturan. Koppla adressen till er partner. Dessa adresser och vilka siffror ni skall skriva in framför namnet får ni av Västra Götalandsregionen. Ni måste lägga in samtliga adresser som ni skall handla med på detta sätt. 5.4.2 Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder. 5.5 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer. 5.5.1 Uppdatera fakturor För att skapa en faktura gör ni på följande sätt. Gå först till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor.

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 10 av 18 Först väljer ni Fakturatyp och fyller i er partners ID. Då er faktura inte skapas baserat på en befintlig order eller utleverans lämnar ni de fälten tomma.

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 11 av 18 En del information hämtas nu automatiskt. Det ni måste fylla i är det Beställar-ID ni fått av beställaren, det gör ni i fältet Kunds kostnadsställe. På fliken Adresser kommer en del förvalda adresser upp.

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 12 av 18 Ni kan här se er partners huvudadress och även er egen adress. Då ni inte handlar med huvudadressen för Västra Götalandsregionen måste ni välja korrekt adress för er faktura. I fältet Kodlista väljer ni alternativ - ni kan sedan klicka på den lilla sökikonen bredvid fältet för Lokaliseringskod.

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 13 av 18 Ni får då upp en lista med alla de adresser ni har kopplat till partnern. Ni klickar då helt enkelt på den adress dit fakturan ska sändas. I vårt exempel väljer vi att skicka fakturan till Regionservice så vi klickar på det.. Ni ser då att adressen ni lagt in för Regionservice hämtas upp. Om leveransadressen skiljer sig från köpareadressen måste även den läggas in på den här fliken. Scrolla längst ned på sidan och klicka på ikonen. Då skapas en ny adress.

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 14 av 18 Har ni redan adressen i ert adressregister kan ni på samma sätt som köparadressen tidigare välja kodlista och söka fram den med sökikonen bredvid fältet Lokaliseringskod, notera att detta kräver att adressen är inlagd i ert register och kopplat till korrekt partner. Har ni inte adressen inlagd på det viset gör ni inget med de fälten utan skriver helt enkelt in adressuppgifterna i de angivna fälten som ni kan se i exemplet ovan. Vi hoppar sedan över fliken Textinformation och går direkt till fliken Radinformation. På fliken Radinformation fyller ni sedan i vilken artikel, antal och pris. Här använder ni då antingen en verklig artikel, som i så fall måste vara inlagd i Exder, eller så använder ni den Fritextartikel ni skapade i början av

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 15 av 18 handledningen. För att använda er av fritextartikeln fyller ni helt enkelt i artikelnumret i fältet Artikel, i vårt exempel är artikelnumret 0. Ni kan nu fylla i hur många ni fakturerar, priset per enhet och ni kan även ändra artikelns momskod. Exakt vad ni fakturerar specificerar ni genom att sudda bort texten Fritextartikel och istället skriva in en beskrivning av varan (Max 100 tecken). I exemplet vill vi fakturera 10 stycken leksaksbilar Volvo á 10 kronor styck och fyller därför i det. För att lägga till ytterligare en rad på fakturan klickar ni på knappen vid texten Lägg till artikelrad. Ni får då upp en ny artikelrad som ni fyller i på samma sätt som den första. Ni kan använda samma artikelnummer som på första raden och specificera vad ni fakturerar i artikelbeskrivningen. I exemplet ovan har vi skapat och fyllt i två rader på fakturan, notera att vi har använt samma artikelnummer för båda raderna men att produkterna det motsvarar skiljer i sin beskrivning och även i pris. Observera att om ni använder er av en fritextartikel måste ni fylla i textfältet för att specificera vad fakturaraden gäller.

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 16 av 18 När ni är färdig klickar ni på för att skapa och skicka fakturan. Vill ni spara fakturan utan att sända den klickar ni på. Fakturan får då även ett automatiskt genererat fakturanummer om ni inte angett ett eget nummer. Vill ni skriva ut fakturan eller spara den som PDF klickar ni på länken Skriv ut som kommer fram sedan ni klickat på Slutför eller Spara. Fakturan kan då exempelvis se ut som ovan. 5.5.2 Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. En kreditfaktura baseras oftast på en tidigare skickad faktura.

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 17 av 18 Ni väljer Fakturatyp kreditfaktura, Anledning till kreditering som kan vara Felleverans, Finansiell kompensation, Returer, Volymrabatt, Skadat gods samt vilket fakturanummer som ni önskar att kreditera. I exemplet ovan vill vi kreditera faktura nummer 11. Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet och priset om ni önskar. Tag bort de rader som inte ska krediteras genom att kryssa i radera rutan. Ni kan inte lägga på rader i en kreditfaktura. Klicka sedan på knappen 5.5.3 Lista Fakturor för att skicka iväg fakturan. Under menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni skriva ut era fakturor. 5.5.4 Tänk på att Alla fakturor ska skickas elektroniskt. Fakturor ska innehålla en referenskod/beställar-id. En faktura får inte ha ett negativt saldo, skapa i så fall en kreditfaktura. 5.6 E-printer För er som använder E-printer så kommer ni givetvis att vilja se till att era utskrifter innehåller den nödvändiga informationen.

Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Västra Götalandsregionen Sida 18 av 18 De specifika saker som skall vara med i fakturan är: Tresiffrig företagskod som tillhandahålls av Västra Götalandsregionen, finns på deras webplats. Denna skall föregå namnet i adressen. På formen 130 Sahlgrenska sjukhuset Köparadress. Leveransadress. Fakturanummer. Fakturadatum. Referenskod/beställar-ID. Vid kreditfaktura, fakturanumret för debitfakturan som kreditfakturan avser. Artikelbeskrivning Fakturerat antal Á Pris Summa för fakturarad. Tänk på att ta kontakt med Expert Systems för sändning av testfakturor och mappning i vanlig ordning innan ni börjar fakturera Västra Götalandsregionen.