Office Web med CMG Voice NETWISE Lathund
Logga in För att komma åt personliga funktioner såsom aktiviteter, röstbrevlåda (Voice), inställningar med mera, måste du logga in dig med din anknytning samt lösenord. Första gången du loggar in i Netwise Office Web har du inget lösenord, men du har möjlighet att välja ett eget lösenord. I Netwise Office Web finns en hjälpfil där man kan få tips om man är osäker på hur vissa funktioner ska aktiveras. Hjälpfilen öppnas via knappen av vad man håller på med., som alltid finns tillgänglig på skärmen oberoende 1
Quick Info I Quick Info finns extern information som till exempel hotell, taxi, kortnummer med mera. Det kan även finnas länkar till webbsidor. Klicka på den aktuella katalogen, ange sökbegrepp och klicka på Sök. För att se hela innehållet i katalogen kan man göra på något av följande sätt: Markera önskad katalog och tryck på Sök Dubbelklicka på önskad katalog Markera aktuell katalog och tryck Enter (det blir automatiskt en asterisk i sökfältet och hela katalogens innehåll visas) För att se mer information om en post, markera den i listan och tryck Enter. 2
Aktiviteter När du vill stänga din telefon med en hänvisning för till exempel möte, tjänsteresa eller semester, ska du registrera en aktivitet. För att göra detta loggar du in med din anknytning och eventuellt lösenord. För att registrera en ny aktivitet: 1. Välj frånvarokod från listan. 2. Välj eventuellt startid (om det gäller en framtida aktivitet) och återkomsttid. 3. Skriv in eventuellt ytterligare information till både telefonist och kollegor (alternativt bara till telefonist). 4. Avsluta med Spara. Dina registrerade aktiviteter visas längst ner på bilden. Vidarekoppla till visar om telefonen ska stängas och vart den i så fall ska kopplas. Återgå automatiskt visar om telefonen automatiskt ska öppnas när återkomsttiden passerat. 3
Ändra aktivitet Om du vill ändra information på en redan registrerad aktivitet, markeras först raden som ska redigeras, sedan görs ändringarna och du avslutar med att klicka på Spara. Ta bort aktivitet För att ta bort en aktivitet klickar du på krysset till höger om den aktuella aktiviteten. 4
Återkommande aktivitet En återkommande aktivitet ger dig möjlighet att registrera en hänvisning som ska aktiveras enligt ett förutbestämt schema. Användbart till exempel vid deltidsarbete, veckomöten, lunch och liknande. 1. Välj frånvarokod från listan. 2. Fyll i när första aktiviteten ska börja gälla och när du vill att den ska sluta (tänk på att det är frånvarotiden som anges, det vill säga när frånvaron börjar samt när du är tillgänglig på telefon igen). Viktigt att tänka på startdatum om man har en aktivitet som ska gälla varannan vecka. 3. Fyll i hur ofta aktiviteten ska upprepas. 4. Klicka på Spara. 5
Ändra återkommande aktivitet Om du vill ändra information på en redan registrerad återkommande aktivitet, markeras först raden som ska redigeras, sedan görs ändringarna och du avslutar med att klicka på Spara. Ta bort återkommande aktivitet För att ta bort en aktivitet klickar du på krysset till höger om den aktuella aktiviteten. 6
Voice Netwise CMG Voice består av två delar; den talade hänvisningen och röstbrevlådan. Den talade hänvisningen (talsvaret) aktiveras för en inringande när du har lagt in en aktivitet. Talsvaret läser upp din aktuella aktivitet samt återkomsttid. Röstbrevlådan är som en telefonsvarare där den inringande ges möjlighet att lämna ett meddelande. Voice-rubriken är indelad i ett antal underrubriker: Meddelanden Fraser Aviseringar Inställningar Meddelanden Under rubriken Meddelanden och Datum/Tid visas alla inkommande röstmeddelanden med information om när meddelandet lämnades, vem som lämnat meddelandet, meddelandets längd och aktuell status. OBS! Det går alltid att ringa till röstbrevlådan från vilken telefon som helst för att lyssna av sina meddelanden. 7
Lyssna på nya meddelanden 1. Markera raden med det aktuella meddelandet genom att klicka med musen. Nedanstående bild visas. 2. Vid Ring nummer anges från vilken anknytning du vill avlyssna meddelandet (oftast din egen anknytning). 3. Klicka på Spela, (telefonen ringer nu automatiskt det nummer som står inskrivet i Ring nummer). 4. Lyft luren och klicka på OK. Nu spelas ditt meddelande upp. Det upplästa meddelandet lägger sig längst ner i listan och du kan fortsätta att lyssna av nästa meddelande. Ta bort meddelanden Om du vill ta bort ett meddelande, klicka på krysset längst till höger vid respektive meddelande. 8
Vidarebefordra meddelande Det finns möjlighet att vidarebefordra ett meddelande till en kollega. 1. Markera det aktuella meddelandet. 2. Skriv in kollegans anknytning vid Vidarebefordra till anknytning. 3. Klicka på Vid.bef. Om man vill bifoga en kommentar ska man markera rutan Bifoga kommentar innan man trycker Vid.bef. Telefonen börjar då ringa och du får möjlighet att prata in en kommentar, som kommer att spelas upp för kollegan före det vidarebefordrade meddelandet. 9
Fraser Under rubriken Fraser sköter du dina egna hälsningsfraser. Man kan spela in egna hälsningsfraser som är knutna till specifika aktiviteter, och som spelas upp när du har aktiverat respektive aktivitet. Man kan också spela in en generell hälsningsfras som spelas upp för samtliga aktiviteter. I båda fall kommer dessa hälsningsfraser att kombineras med systemrösten när du har programmerat in en aktivitet. Spela in generell hälsningsfras 1. Klicka på den hälsningsfrasen Generell (info kommer upp i den grå delen högst upp på bilden). 2. Vid Ring nummer ska du ange vilken anknytning du vill spela in meddelandet från. 3. Klicka på Spela in, telefonen ringer nu automatiskt. 4. Lyft luren, klicka på OK. Ett pip anger att inspelningen börjar. 5. Tala in din generella hälsningsfras, klicka på Stopp när du är klar. 6. Om du vill lyssna på inspelningen tryck Spela, annars tryck Spara. Prova gärna att registrera en aktivitet och därefter ringa till dig själv, så att du hör om inspelningen blev bra. 10
Aviseringar Under rubriken Aviseringar väljer du på vilket/vilka sätt du ska få en avisering om att du har ett meddelande i din röstbrevlåda. Beroende på vilka meddelandesystem som finns tillgängliga på ditt företag så kan du ha olika valmöjligheter. Vid Tillgängliga visas de aviseringssätt som är aktuella på ert företag, det kan till exempel vara: E-mail ett e-postmeddelande skickas när du har fått ett röstmeddelande SMS ett SMS skickas när du har fått ett röstmeddelande Medd.Indikator beroende på telefonväxel och telefonmodell sker något av följande: - en lampa blinkar på telefonen - en symbol tänds på telefonen - korta ringsignaler ljuder på telefonen 11
Inställningar Under rubriken Inställningar har du möjlighet att själv styra hur röstbrevlådesystemet ska fungera. Brevlåda Systemröster Text till tal Autom. Telefonist Mitt språk Info nivå Språk för inringande PIN-kod Mina nummer Ej markerad ruta stänger av röstbrevlådan, det vill säga den inringande får ingen möjlighet att lämna meddelande. OBS! För närvarande fungerar det inte att stänga av sin röstbrevlåda. Ej markerad ruta tar bort talsvaret. Fungerar då som en vanlig telefonsvarare. Markerad ruta skapar en fras så att ditt namn läses upp av systemrösten istället för din anknytning. Markerad ruta gör det möjligt för den automatiska telefonisten att koppla samtal till dig. Anger det språk som du vill höra när du ringer CMG Voice. Anger hur mycket information den talade hänvisningen ska ge när du ringer till din egen röstbrevlåda. Val av språk för de som ringer till dig. Din kod för att logga in i röstbrevlådan via telefonen (behöver ej vara samma lösenord som för att logga in på datorn). Telefonnummer som du vill att systemet ska känna igen för att slippa logga in dig varje gång. 12
Mina inställningar Under rubriken Mina inställningar kan du bland annat ändra lösenord, byta språk, se egna användaruppgifter med mera. Ändra lösenord Ändra språk Ändra användarinformation ändra lösenord för inloggning till Office Web. ändra språk i programmet. ändring av egna uppgifter. Du kan inte ändra själv, men du kan skicka en begäran om ändring till företagets driftoperatör. 13