Vem efterfrågar projektlotsar och vem behöver dem? 3 HUVUDPROJEKTET 6

PROJEKTLOTSAR Förslag till förprojektering 28.10.2008

INNE HÅLL 1 SAMMANFATTNING 3 2 BAKGRUND 4 Skärgårdsprojekten av idag Idén om projektlotsar Vem efterfrågar projektlotsar och vem behöver dem? 3 HUVUDPROJEKTET 6 Mål Målgrupp Syfte Strategier och metod Aktiviteter Projektorganisation 4 FÖRPROJEKTET 8 Långsiktiga mål Målgrupp Syfte Strategier och metoder Aktiviteter Projektorgansiation 5 KOSTNADSBUDGET 9 6 TIDPLAN 9 2 F ÖRPROJ E KTE RI N G PROJ E KT L O T SAR

1 SAMMANFATTNING I Ålands skärgård drivs ett stort antal utvecklingsprojekt. Projekten har en tendens att ej åstadkomma konkreta resultat utan snarare rapporter, utredningar och nya projekt. Anledningen är att projekten inte styrs på ett tillräckligt bra sätt och inte leds på ett tillräckligt bra sätt, vilket inte beror på människors vilja och ambitioner utan på att vi saknar kompetens, metoder och verktyg. I den här handlingen presenteras en idé om hur projekten kan bli bättre genom att ett huvudprojekt ska: a b Utbilda lokala projektlotsar i en gemensam projektmodell och gemensamma projektmetoder Ta fram en gemensam projektplats Huvudprojektet behöver föregås av en förprojektering som ska: 1 Identifiera projektledare och styrgruppspersoner i skärgården som kan vilja bli projektlotsar 2 Göra en utbildningsplan med mål, omfattning, innehåll, avsnitt och tidplan 3. Förorda projektmetod och projektverktyg 4 Förorda utbildningsanordnare/organisation 5 Föreslå aktiviteter som håller samman och vidareutvecklar nätverket när utbildningen är avslutad 6 Göra en budget och finansieringslösning Projektets strategiska syfte är skapandet av en stark, gemensam utvecklingsresurs i skärgården som gör det möjligt att initiera, starta och driva verksamheter som åstadkommer lokal hållbar utveckling. Projektlotsar som kan leda lokala projekt och som kan ge stöd till lokala utvecklingsgrupper inom den sociala ekonomin resulterar i fler företag, sociala företag, föreningsdrivna verksamheter, kooperativ, turistföretag, evenemang, lokalt, småskalig produktion och även nya möjligheter för människor som befinner sig i utanförskap. En samordnad men lokal utvecklingsorganisation är något nytt i skärgården, något som kan påverka och förändra ett system. F ÖRPROJ E KTE RI N G PROJ E KT L O T SAR 3

2 BAKGRUND 2.1 Skärgårdsprojekten av i dag Den åländska skärgården är moder åt ett stort antal projekt, till exempel Tians Medvind,, SKUNK, Visit.ax, Kökar Kulturturism, barnskyddsprojektet del 1 och del 2, Peders Aplagård, Skärgårdens logistiska knutpunkter och nätverk, PUFF, Kultur i skärgården, Distansarbetaren, Skärgårdssmak (flera olika projekt), fibernätsprojekten, ESIN, ESPON, NIM t ex Skärgårdsskjutsen, Visor så in i Norden, skärgårdsmarknaden, Kommunalt kunnande bär framåt, Kultur i skärgården, och Skärgårdens Företagshus bland andra. Dessa projekt är skärgårdens barnkammare, en viktig del i skärgårdens utveckling och dess sociala ekonomi. De är i olika utvecklingsfaser och med skiftande framgång uppnår de olika mognad. Några har kommit en bit på väg, skaffat sig nätverk, kompetens och i en del fall en finansiell grund att stå på för att bli vuxna och stå på egna ben. Andra befinner sig fortfarande i början av sitt eventuella liv och vet inte riktigt vart de ska vända sig för att få kraft och hjälp att växa. Det finns också många idéer som bara är embryon, som aldrig blir projekt. Dessa idéer kunde ha blivit framgångsrika projekt som skapat nya arbetstillfällen och utvecklat skärgården till en plats att leva för gamla och nya skärgårdsbor. Ännu fler nya idéer är att vänta inte minst genom Leader+, och skärgården bjuds allt oftare in till partnerskap inom till exempel Central Baltic. Om skärgården ska leva och utvecklas i takt med övriga delar av Åland behöver utvecklingsarbetet komma ner till lokal nivå, till byar och till de små skärgårdskommunerna, där människor kan samlas och göra en egen realistisk planering. Så är det inte i dag. En del av den kompetens, service och kultur som tidigare fanns har flyttat bort. För att lyckas importerar vi projektledare och deras metoder. Även om de har hög fackkompetens saknar de utifrån komna experterna i allmänhet erfarenheter av att arbeta i skärgården och de är oftast alldeles för slarviga med den lokala förankringen. När projekten sedan tar slut efter ett år eller två, drar de vidare med sina kunskaper och kvar blir alltför ofta en hög välskrivna papper men inga resultat. Skärgården behöver förmåga att leda sina egna projekt, sin egen utveckling. Det är en förmåga som idag saknas lokalt. Det saknas även metoder som underlättar sådant arbetet och som stärker demokrati, delaktighet och känslan av egenmakt,. Det saknas erfarenhetsutbyte mellan projekten och ordentliga utvärderingar. Det saknas informationsteknologi som gör det möjligt att lagra, se och använda projektinformation på ett öppet och lättillgängligt vis. 4 F ÖRPROJ E KTE RI N G PROJ E KT L O T SAR

Skärgården behöver också förmåga att beställa sina egna projekt, att sätta upp mål och styra mot de önskade målen. Det saknas kunskap om hur man formulerar syften, långsiktiga mål och kortsiktiga mål. Projektledarna får inte den styrning de behöver. Målen är alltför otydliga och omätbara, med dåliga projekt som följd. 2.2 Idén om projektlotsar Lotsar har till uppgift att lotsa fartyg genom svåra passager, ofta in i och ut ur hamnar. De känner till väder, vind och farleder. Till vardags ligger dock ansvaret för fartyget på befälhavaren och dennes besättning, som under en begränsad tid överlämnar ansvaret till lotsen, och sedan tar tillbaka ansvaret. Lotsarna skall också märka ut farleder, underhålla remmare och sjömärken så att fartyg och de själva skall hitta fram. Även om en del lotsar är skickligare än andra delar de en kollektiv kunskap om lotsning och lotsningens metoder och tekniker. Analogt med detta har skärgårdens projektlotsar till uppgift att lotsa projekt. Det egentliga och långsiktiga ansvaret att utveckla skärgårdssamhället ligger dock inte hos dem. De skall hjälpa till under en begränsad tid (från projektstart till projektslut). De skall leda ett projekt mot det önskade målet på säkrast möjliga sätt i den utstakade farleden. Projektlotsarna behövs ockå i projektens styrgrupper, där de skall säkerställa att projekten har tydliga mål och vägar, att projekten är avgränsade och använder vettiga, gemensamma metoder och att riskerna är så små som möjligt. Om skärgården skulle ha tillgång till en grupp projektlotsar som fått en gemensam utbildning, som har en samsyn på projektarbete, som använder samma projektmodell och som lagrar sina projekt på en gemensam (webb)plats, skulle de brister som beskrivits i punkt 2.1 ersättas av bättre projektresultat, bättre projektekonomi och bättre utvecklingsarbete i skärgården. 2.3 Vem efterfråga projektlotsar och vem behöver dem? De efterfrågas av Företagsam Skärgårds styrelse men behovet behöver utredas (kvantifieras och kvalificeras) i en förprojektering. Alla skärgårdskommuners kommunledningar, företag, nätverk, byalag, jaktoch fiskelag, kulturföreningar, hembygdsföreningar och ungdomsföreningar, Handelskammaren, Företagarföreningen, Röda Korset, Agenda 21 och SKUNK behöver dem. F ÖRPROJ E KTE RI N G PROJ E KT L O T SAR 5

3 HUVUDPROJEKTET 3.1 Huvudprojektets syfte Projektets strategiska syfte är skapandet av en stark, gemensam utvecklingsresurs i skärgården som gör det möjligt att initiera, starta och driva verksamheter som åstadkommer lokal hållbar utveckling = en grupp projektlotsar. Sådana projektlotsar skall leda lokala projekt och ge stöd till lokala utvecklingsgrupper inom den sociala ekonomin, vilket skall resultera i fler företag, sociala företag, föreningsdrivna verksamheter, kooperativ, turistföretag, evenemang, lokalt, småskalig produktion och även nya möjligheter för människor som befinner sig i utanförskap. En samordnad men lokal utvecklingsorganisation är något nytt i skärgården, något som kan påverka och förändra ett system. 3.2 Huvudprojektets mål Att till utgången av år 2010 har etablerat ett nätverk av tio projektledare i skärgården som har god förmåga att lyckas med projekt, som har en samsyn på projektarbete och som använder samma projektverktyg. 3.3 Målgrupp Etablerade och blivande projektledare bosatta i skärgården. 3.4 Strategier och metod Projektet genomförs som en cirka ett år lång utbildning i vilken ett tiotal personer deltar, vilken sedan övergår i ett nätverk som hålls ihop av projektsamarbeten, återkommande utbildningsinsatser, en projektwebb och erfarenhetsmöten. Eftersom deltagarna har olika utbildningsbakgrund, kunskaper och erfarenheter måste dessa kartläggas. Eftersom det inte finns någon gemensam projektmetod och inga gemensamma projektverktyg, måste sådana tas fram på förslag. Eftersom deltagarna bor långt ifrån varandra i skärgården och har olika familje- och livssituation, måste projektet ta hänsyn till detta. 3.5 Aktiviteter Utbildningen liksom kan bland annat omfatta: - att organisera projekt: styrgrupp, referensgrupp, ordförande, projektledare - att formulera tydliga, mätbara mål och milstolpar i projekt - projektets faser och den viktiga projektplanen - projektekonomi, inköp, upphandling, arvoden, ersättningar - uppföljning, kontroll och ledarskap på distans 6 F ÖRPROJ E KTE RI N G PROJ E KT L O T SAR

- EU-projekt: översikt, möjligheter och villkor (t ex Leader+) - projektinformation t ex hemsida/blogg, mediaträning - att utvärdera och avsluta projekt, att ta tillvara erfarenheter 3.6 Projektorganisation Tas fram i förprojekteringen. F ÖRPROJ E KTE RI N G PROJ E KT L O T SAR 7

4 FÖRPROJEKTET 4.1 Förprojektets syfte Förprojektets syfte är att skapa förutsättningar för ett framgångsrikt huvudprojekt genom att identifiera målgruppen, att intressera målgruppen för projektidén, att designa en utbildning i projektarbete som målgruppen finner lämplig och attraktiv, samt att i samband därmed föreslå konkret projektmetod och lämpligt projektverktyg. 4.2 Förprojektets resultat En utbildningsplan med mål, omfattning, innehåll, avsnitt och tidplan. Förordande av projektmetod och projektverktyg. Förordande av utbildningsanordnare/organisation. Aktiviteter som håller samman och vidareutvecklar nätverket när utbildningen är avslutad. Budget och finansieringslösning. Tio namngivna deltagare som preliminärt anmält sitt intresse för utbildningen. 4.3 Målgrupp Etablerade och blivande projektledare bosatta i skärgården. 4.4 Strategier och metod Arbetet bedrivs som intervjuer och möten med projektets intressenter samt en referensgrupp. 4.5 Aktiviteter Förprojekteringen utförs i fem steg: 1 Identifiering av målgruppen Under denna fas används 3R-metoden för att säkerställa jämställdhet 2 Kartläggning av målgruppens kompetens, intresse för utbildning och nätverkande, samt förslag på utbildnings- och arbetsmetoder 3 Utarbetande av utbildnings-, metod- och verktygsförslag 4 Avstämning med målgruppen. Uppgörande av tidplan 5 Projektrapport 4.6 Projektorganisation Styrgrupp: Projektledare: Företagsam skärgårds styrelse Christian Pleijel Referensgrupp: Ej bestämt 8 F ÖRPROJ E KTE RI N G PROJ E KT L O T SAR

5 KOSTNADSBUDGET Egen personal En projektledare anställd för att leda projektet under 5 veckor Månadslön 3.723 x 1,35 x 1,25 månad 6 283 Köpta tjänster Deltagare och referensgrupp 900 Administrativa kostnader Projektbokföring 200 Lokalkostnader 0 Varor, material och vissa köpta tjänster Trycksaker, information, programblad 1 000 Resekostnader Deltagare, projektledare, referensgrupp 600 Investeringar 0 Övriga kostnader Hyra av möteslokal, 2 ggr 200 Totalt 9 183 6 TIDPLAN 6.1 Ansökningsfas Ansökan, val av finansieringslösning, behandling, beslut nov-jan 6.2 Förprojektering 1 Identifiering av målgruppen feb 2 Kartläggning av målgruppens kompetens mars 3 Utarbetande av utbildnings-, metod- och verktygsförslag feb-mars 4 Avstämning med målgruppen, tidplan för huvudprojektet april 5 Projektrapport maj 6.3 Huvudprojektet Utbildning hösten 2009-våren 2010 6.4 Efterprojektering Projektavslutning, redovisning, utvärdering, slutrapport sept 2010 F ÖRPROJ E KTE RI N G PROJ E KT L O T SAR 9