KOMMUNLEDNINGSKONTORET DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2012-12-04 Dokumenthanteringsplan för kommunledningskontoret INLEDNING OCH SYFTE I offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och i arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om hur myndigheter ska hantera allmänna handlingar för att ta hänsyn till rätten att ta del av dem samt hur en myndighet ska vårda sitt arkiv. En dokumenthanteringsplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av information. I dokumentplanen finns en översikt över myndighetens handlingar, hur de förvaras och om och när de får gallras samt när de ska överlämnas till arkivmyndigheten. Syftet med dokumenthanteringsplanen är hjälpmedel vid gallring/rensning hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning) styrmedel för kontoret och arkivet kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) INNEHÅLL OCH UPPLÄGG x:\projekt\styrdokument\kommunarkiv\dokumentplan kommunstyrelsen, beslutad 121204.doc Dokumenthanteringsplanen innehåller handlingar som ska bevaras och gallringsbara handlingar. Planen lämnar också upplysningar om eventuella anmärkningar. Dokumenthanteringsplanen inleds med generella handlingar, som finns inom flera avdelningar. Därefter är den indelad i olika verksamhetsområden eller processer. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0)554-191 00 Bankgiro 109-6510 Box 88 Kommunhuset Fax +46 (0)554-129 74 PlusGiro 12 21 10-0 665 23 Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr 212000-1751 Sida 1 av 11
GALLRING Gallring innebär att vissa handlingar avlägsnas och förstörs. Om det till exempel står innebär det att två år ska förflyta efter sista anteckningen innan den får gallras, 201s handlingar får alltså gallras tidigast den 1 januari 2015. innebär att gallring kan ske så snart handlingarna förlorat sin betydelse för förvaltningen, i regel efter kort tid. Dubbletter ska utrensas vid inaktualitet. innebär att handlingen ska sparas för all framtid. Gallring ska verkställas regelbundet, gärna i början av året. Anledningen till att myndigheten behöver gallra sina handlingar är att begränsa tillväxten av allmänna handlingar, så att det blir möjligt att bevara de viktigaste handlingarna för framtiden. ARKIVERING Handlingar ska överlämnas till kommunarkivet så snart de inte behövs och senast inom. Handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd. Handlingar som ska bevaras ska finnas i pappersform. UPPDATERING AV DOKUMENTHANTERINGSPLANEN Planen måste hållas aktuell för att vara meningsfull. Arkivredogöraren är den som i första hand tar initiativ till när åtgärder ska vidtas för att göra planen aktuell. En väl fungerande dokumenthanteringsplan ska helst uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras. Handlingstyper som inte längre är aktuella tas bort och nya tillkommer. Förslag till förändringar i dokumenthanteringsplanen ska göras i samarbete med arkivansvarig på kommunen. Årlig revidering är ett krav samt vid behov däremellan. KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Kommunfullmäktige reviderade kommunens arkivreglemente den 25 juni 2009, 74. Sida 2 av 11
MYNDIGHET: VERKSAMHET: Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret GILTIGHETSTID: Dokumentplanen gäller från och med 2012-12-04 (KS 241) HANDLINGSTYP FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ Generella handlingar Elektroniska handlingar, pappershandlingar, e-post och sms av tillfällig betydelse för verksamheten (se RA-FS 1997:6) In- och utgående skrivelser, ej diarieförda och av mindre betydelse för verksamheten Omedelbart/vid inaktualitet Kurs- och konferensinbjudningar Digitalt/pappershandling Mötesanteckningar Digitalt, på kommunens 5 år - arbetsplatsträffar - företagarråd - kommunikationsgruppen - nämndsekreteraregruppen - övriga tillfälliga arbetsgrupper - råd server Protokoll från fullmäktigeberedningar Cookiefiler, historyfiler/temporära internetfiler och globalfiler Loggar för e-post, Internet, telefoni och fax Skräppost (spam) E-post som klassas som säkerhetsrisk Beslutsärenden Övriga diarieförda handlingar som föranleder åtgärd och som inte tas upp nedan Handlingar skannas i W3D3, originalhandling som ska bevaras, bevaras i aktmapp W3D3 är ett ärende- och dokumenthanteringssystem som ägs av FormPipe AB. Ärendekort tas ut på avslutat ärende och läggs främst i akten Ansökningar om bidrag Utanför regelverket för föreningsbidrag Ansökan om partistöd Remisser - som vi besvarat - övriga Förfrågningar om köp av kommunala fastigheter Digitalt, original till handläggare Utbetalning finns i ekonomisystemet Sida 3 av 11
Förfrågningar om deltagande i projekt, föreningar och liknande - där vi deltar - där vi inte deltar Enkäter egenproducerade (ej ifylld) - sammanställning av resultat - underlaget till sammanställningen Enkäter - övriga Förköpsärenden (t.o.m. 2010-04-30) - beslut - Övriga handlingar Ansökan om avstyckning och fastighetsreglering Avtal som avser fastigheter, t.ex. nyttjanderätt, servitut, exploatering Övriga avtal centralarkivet I e-post eller W3D3 Pappershandlingen skannas Handläggare centralarkivet diarieplanordning Pappershandlingen gallras efter skanning om inte annat anges När lagfart beviljats Hängmappar i fastighetsordning (namnbeteckning) Efter avtalstidens utgång Obs eventuell förlängning Översiktsplan (ÖP) för Kils kommun Centralarkivet Underlag för framtagning av ÖP bevaras av historiskt intresse. Detaljplaner Digitalt på miljö- och byggnadsnämnden Detaljplaner och översiktsplaner för andra Papper/Digitalt kommuner Handlingar till årsstämmor och årsmöten (kallelse, ombud, handlingar, protokoll) Papper/Digitalt Årsredovisningar från kommunala bolag Samlingsakter - Intern postlista; Rapporter, statistik, nyhetsbrev, information, inbjudningar m.m. - Synpunkter, klagomål, beröm m.m. - Cirkulär från SKL - Inbjudningar till kurser och konferenser - Handlingar från SmåKom; information, nyhetsbrev m.m. - Handlingar från Mayors for peace; information, nyhetsbrev m.m. centralarkivet Digitalt i W3D3 Övrig information, som inte omfattas ovan Digitalt Remiss till handläggare Sker digitalt i W3D3 Omedelbart Tjänsteskrivelser Kallelser - kommunstyrelsens utskott - kommunstyrelsen - kommunfullmäktige - kungörelse kommunfullmäktige Kansliavdelningen Efter mötet 1 år Förvaras tillsammans med kommunkoncernens budgethandlingar Sida 4 av 11
Protokoll - kommunstyrelsens utskott - kommunstyrelsen - kommunfullmäktige Delegeringsbeslut Protokoll, valberedningen Utdrag - externa - interna Ärendekort arbetsrum, kassaskåp, 1 år Diarieförs, utom anställningsbeslut, förvaras i aktmapp Kansliavdelningen valår, annars centralarkivet Digitalt 5 år Omedelbart Anmäls till kommunstyrelsen Extern expediering registreras i W3D3 Skrivs ut enkelsidigt när ärendet avslutas och läggs främst i akten Arkivlista med diarieplanbeteckning Centralarkivet, 1 år Listor tas ut från ärendehanteringssystemet W3D3 på arkivpapper Personalaktens innehåll AFA AMF Anställningsbeslut - Bea (beredskapsarbete) - Ungdomsplats Ansökningshandlingar (till erhållen tjänst) Arbetsskador, anmälan och ansökan om AGS-KL samt TFA-KL Arbetsskador, beslut om ersättning för arbetsskada, livränta Arbetsgivarintyg Arvoden (uppdragstagare) Avtal (personliga, t.ex. bil) Belastningsregister Beslut från försäkringskassan Betyg/betygssammansättning Dödsfallsintyg/arbetsgivarintyg jfr ovan Företrädesrätt Ledighetsansökan - föräldraledighet, studier, tjänstledighet Läkarintyg Lärarlegitimation Löneavdrag, personalbil Lönebidrag, beslut Arkivskåp Närarkiv, samlingsakt om inte personakt finns Gallras vid pensionsavgång Gallras när akt avslutas Gallras vid pensionsavgång Gallras när nytt kommer Gallras när akt avslutas Gallras när akt avslutas 3 år Gallras efter att avtalet löpt ut Vid pensionsavgång Sida 5 av 11
Pension, förhandsberäkningar Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande Pensionsansökan, särskild ålderspension (garantipension) med beslut och överenskommelse Pensionsunderlag/aktualiseringar Pensionslösningar, avtal om särskilda Särskild avtalspension Rehabiliteringshandlingar Skattsedel Tjänstgöringsintyg Tystnadsplikt (intyg) Uppsägning Utmätningsbeslut Varsel Gallras vid pensionsavgång Gallras när ny inkommer 3 år Övrigt personal Annonser Papper Diarieförs Ansökningar - ej antagna - spontanansökningar (till ej annonserade tjänster) Digitalt/papper Digitalt/papper Förvaras i centralarkivet på plats för gallringsbara handlingar Ansökningshandlingar feriearbete Digitalt/papper När anställningsbeslut utfärdats Arbetsmarknadsåtgärder, rekvisitioner lönebidrag m.fl. /närarkiv 3 år Arvoden (politiker) /närarkiv 3 år Avtal - lokala - kollektiva /närarkiv /närarkiv Bokslut /närarkiv Fr.o.m. år 4 Förhandlingsprotokoll (lön) /närarkiv Fr.o.m. år 6 Intresseavdrag /närarkiv Fr.o.m. år 3 Kontrolluppgifter Digitalt Löneavdrag, hem-pc /närarkiv Gallras efter att avtalet löpt ut MBL-protokoll - original - kopia /närarkiv /närarkiv Vid årsskifte Personalbudget /närarkiv Fr.o.m. år 3 Reseräkning /närarkiv 3 år Skatter och arbetsgivaravgifter för /närarkiv Fr.o.m. år 3 uppbördsåret Statsbidrag /närarkiv 5 år Fr.o.m. år 3 Sida 6 av 11
Statistik (novemberstatistik, konjunkturstatistik, lönestatistik, sjukstatistik, konjunkturstatistik över vakanser, kortperiodisk sysselsättningsstatistik) Digitalt 5 år Sökregister /närarkiv Tjänstgöringsrapporter /närarkiv 3 år Strimlas Utanordning för lön /närarkiv Fr.o.m. år 3 Ekonomi Anläggningsregister/reskontra (bokslutsbilaga) Finns i bokslutshandlingarna Attest- och utanordningsbehörigheter Ekonom Förvaras årsvis till centralarkivet efter 5 år Budgethäfte Grundbokföring Digitalt Ekonomisystemet Huvudbokföring Kontoplaner med kodförteckningar, kodplaner Kundfakturor Ekonom Digitalt, lista tas ut en gång per år Kundreskontra Digitalt Leverantörsfakturor Digitalt, skannas av I Business Leverantörsreskontra Digitalt ekonomisystemet Rapport i bokslutet Systemdokumentation/behandlingshistorik Ev. urval utgående ifrån - ekonomiadministrativt system denna sammanställning över data som bör - fakturahanteringssystem bevaras Uppföljningsrapporter Finns i protokoll hos varje nämnd/styrelse Verifikationer (kundfakturor och leverantörsfakturor) Årsbokslut med bokslutsbilagor Specifikation till årsredovisningen Årsredovisningar, årsrapporter Specifikation till årsredovisningen Anläggningskontra Ekonomisystemet Avstämningar under året Ekonomiassistent Arbetsmaterial Avstämningslista bankgiro/plusgiro Kassan Betalningspåminnelser Ekonomiassistent Efter betalning eller avskriven fordran Bokföringsorder Ekonomiassistent/ekonom Underlag Ekonomisk statistik Ekonom Räkenskapssammandrag RS Fakturajournaler Fordringar, utestående, listor över Ingår i bokslutet Förskott, kvittenser vid resor och kurser Kassan Handkassa, redovisning Kassan Inkassoärenden, avslutade Ekonomiassistent Inteckningar, dödade Ekonomichef Förvaras i kassaskåp Sida 7 av 11
Kassarapporter/avstämningar (med kvitton) Kontantförsäljning, kvitton Kontantredovisning, kassabehållning Ingår i verifikationer Kontoutdrag Kundfakturor, underlag för makulering och nedskrivning av Kundfordringar, avskrivningar av, med beslut/specifikation Leverantörsbetalningar, girolista Likviditetsplanering, prognoser Ekonom Momsredovisning OCR-listor, betalning av kundfakturor (datalistor) Rekvisitioner Bör följa med faktura Skatteredovisning, utdata för Skatterevision, underlag för Utbetalningsorder, utbetalningsuppdrag Ekonomiassistent Information Hemsidan - struktur Informations-/marknadsföringsmaterial samt broschyrer (egenproducerat), t. ex. - Kommun-Nytt 4 ggr/år Från juni 2011 På rätt spår http://www.httrack.com. Sparar både fil och program som hemsidan utgör. Uttag görs två gånger per år. Uttag görs en gång per år. Ett exemplar bevaras i centralarkivet. 5 exemplar bevaras i centralarkivet Pressmeddelanden Digitalt Gallras Registreras i samlingsakt diariesystemet W3D3 Utbildningsmaterial (egenproducerat) Ett exemplar till centralarkivet Välkomstbrev nyinflyttad Bibliotek SCB-statistik - studiebesök - nyförvärv - utlåning Följesedlar - bokleveranser - övriga Book-IT/ Book-IT/ 3 år Till centralarkivet Skriver ut rapport årligen Skriver ut rapport årligen Dagsavslut, Z-kvitton (kassaregister) Dras ut dagligen, till ekonomiavdelningen 2 svarta lådor Pliktavgifter, kvitton Gallras efter redovisning Förteckning över tidskrifter och dagstidningar 1 år 1 år Upphört 2012-07-01, därefter kassaregister Sida 8 av 11
Förteckning över prenumerationer av databaser Avtal/förbindelser med låntagare om lånekort 1 år 1 år Digitalt Book-It 3 år Systemet gallrar om kortet inte varit aktivt under tre år. Fritid Föreningsbidrag enligt regelverk - ansökningar - aktivitetsstöd - ledarutbildningsbidrag - beslut - års- och verksamhetsberättelser Studieförbundsbidrag - ansökningar Beslut förvaras tillsammans med års- och verksamhetsberättelse - beslut - års- och verksamhetsberättelser Startbidrag - ansökningar Beslut förvaras tillsammans med års- och verksamhetsberättelse, Till centralarkivet Föreningsförteckning, Förvaras tillsammans med års- och verksamhetsberättelser Föreningskatalog Pappersexemplaret Bokningsschema Digitalt Fri Gallras Årsvis - idrottslokaler Lotterier - ansökan om registrering - ansökan om tillstånd - lotteriredovisning - beslut Turism Strategiplan 2005-2014 Aktmapp Revideras vartannat år. Reviderat ex bevaras Informationsmaterial Kil - broschyrer Turistguide - sommarprogram Dag för dag - kartor Ett exemplar av varje broschyr, skrift, karta m.m. som framställs. Turistbroschyrer m.m. från Värmland m.fl. Turistbyrån Inköp av souvenirer - följesedel - försäljning 1 år Omsättning redovisas i budget Digitalt (kopior i systemet Solen) Gallras vid behov. Temaägaren arkiverar. Vi hämtar fastighetskartan manuellt vid behov av uppdatering. Övriga kartor beställs från Lantmäteriet när förändring skett. GSD-data används oftast som bakgrundskartor. Sida 9 av 11
Geografiskt informationssystem (GIS) GIS-data Geografiskt Sverige Data (GSD), Lantmäteriet GSD-Fastighetskartan Digitalt (kopior i systemet Solen) Digitalt (kopior i systemet Solen) Gallras vid behov. Temaägaren arkiverar. Gallras vid behov. Temaägaren arkiverar. Vi hämtar GIS-teman manuellt vid behov av uppdatering. Vi hämtar GIS-teman manuellt vid behov av uppdatering. GSD-Höjd, GSD-Ortofoto, GSD-Terrängkartan, GSD-Översiktskartan (GSD-Sverigekartan) Trafikverket (GIS-teman) Övriga temaägare (GIS-teman) Ex. SGU, SCB, SMHI etc Digitalt (kopior i systemet Solen) Digitalt (kopior i systemet Solen) Gallras vid behov. Temaägaren arkiverar. Gallras vid behov. Temaägaren arkiverar. Vi hämtar GIS-teman manuellt vid behov av uppdatering. Vi hämtar GIS-teman manuellt vid behov av uppdatering. Stomnät Polygonförteckningar (stomnät i plan) Punktbeskrivningar, polygonpunkter (stomnät i plan) Stomnätskartor/polygonkartor (stomnät i plan) Fixpunkter, översiktkarta (stomnät i höjd) Punktbeskrivningar, fixpunkter (stomnät i höjd) Analogt/Tjänsterum Finns endast i ett exemplar. Förvaras hos GIS-samordnaren. Ska föras över till PDF/A för att ha som säkerhet. Analogt/Tjänsterum Finns endast i ett exemplar Förvaras hos GIS-samordnaren. Ska föras över till PDF/A för att Digitalt i systemet GeoAssistans som PDF/A ha som säkerhet. Metria äger och driftar systemet. Analogt/Tjänsterum Finns endast i ett exemplar Förvaras hos GIS-samordnaren.Ska föras över till PDF/A för att ha som säkerhet. Analogt/Tjänsterum Finns endast i ett exemplar Förvaras hos GIS-samordnaren. Ska föras över till PDF/A för att ha som säkerhet. Analogt/Tjänsterum Finns endast i ett exemplar Förvaras hos GIS-samordnaren. Ska föras över till PDF/A för att ha som säkerhet. Kost Budgetunderlag Kostenheten Ansvar: Debiteringar Handläggs av ekonomiavdelningen Bokföringsorder Kostenheten Handläggs av ekonomiavdelningen Underlag för debitering, arbetsmaterial Assistent, köksledare Sannerudsskolan och Sannerudshemmet, Sida 10 av 11
Enkäter, sammanställningar/rapporter - egenproducerade Enkäter, svar och andra underlag Sammanställningen bevaras Ansvar: Assistent Efter sammanställning Ansvar: Assistent - egenproducerade Egenkontrollens signeringslistor Förvaras på respektive kök Egenkontrollens felanmälningslistor 5 år Förvaras på respektive kök Följesedlar 3 år Förvaras på respektive kök Handlingar som avser skolmåltider och måltider äldreomsorg - matsedlar, anvisningar - specialkostblankett -verksamhetens omfattning (verksamhetsplaner) -föreskrifter -utveckling och planering -anslagna medel -personal -lokaler Handlingar av tillfällig betydelse om skolmåltider och måltider äldreomsorg - beställningar (köksutrustning, kläder och skor) - rutinmässig korrespondens - förteckningar över serverade måltider - transportscheman från centralkök - näringsberäkningar - recept Kostpolicy - äldreomsorgen - skola och förskola Kostenheten Ansvar: Assistent Assistent Finns i diarieförda handlingar Vanligtvis vid läsårets slut. Beställningar förvaras i centralarkivet på plats för gallringsbara handlingar. Ansvar: Matsedlar i särskilda boendeformer Digitalt Äldreomsorg, gruppboende och liknande Matdistribution Digitalt Ansvar: Assistent Övriga handlingar inom kommunstyrelsen Svensk författningssamling Värmlands läns författningssamling Vägverkets författningssamling Trafikverkets författningssamling Inlämningskvitton Tidningsurklipp reprorum, 1 år, närarkiv 4 år reprorum reprorum reprorum vaktmästeri receptionen, Källararkiv Vägverket upphörde den 31 mars 2010 Trafikverket bildades den 1 april 2010 Kopieras på arkivpapper Sida 11 av 11