Nyheter & info FRÅN HANTVERKSDATA NR 01:2014 FEBRUARI Seminarieturné runt om i landet Under vecka 7 har hela säljgänget åkt på turné runt om i landet och hållit tvåtimmars seminarier för nya och gamla kunder. På förmiddagarna hölls ett seminarie för de som ännu inte jobbar i Entré och som ville se vad vårt affärssystem innebär. Inbjudan gick ut till företag inom målerioch byggbranschen, två branscher som jobbar på ett ganska lika sätt. Vi fick ett väldigt positivt gensvar och många nya kontakter. På eftermiddagarna höll vi seminarier för våra befintliga kunder med temat Digitala flöden. Många vet inte att det finns stora möjligheter att öka effektiviteten i sin administration. Idag använder hundratals av våra kunder EDI för att ta emot eller skicka fakturor och alla sparar både tid och pengar på det. På seminariet visade vi hur man kan ta emot fakturor från de stora grossisterna, skanning av leverantörsfakturor och skicka fakturor elektroniskt till kunderna. Gemensamt för all EDI-hantering är att man slipper arkivering, alla underlag finns tillgängliga i Entré och glöms inte bort på någons bord. Utöver EDI visade vi även Entré Portal. Portalen är en viktig del i ett digitalt flöde då man byter ut penna och papper mot mobilen eller webben istället. Hantverkarna gör klart fakturaunderlaget redan ute hos kunden. Uppdateringen sker online direkt in till Entré på kontoret. Det gör att du kan fakturera snabbare vilket ökar din likviditet. Sedan vi införde Portalen sparar jag ca 1 timme per målare varje månad. Totalt blir det ungefär 40 timmar per månad i ren vinst. Roland Johansson, Hagfors Måleri AB Sammantaget var seminarieturnén väldigt lyckad och uppskattad. Vi har därför bestämt att vi kommer att fortsätta genomföra seminarier runt om i landet någon gång per år. Vi kommer att fokusera på något speciellt tema för att visa hur ditt företag kan utvecklas med Entré. Seminarierna ska inte förväxlas med vår stora Användarträff på hösten. Den är till för att samla alla kunder och visa nyheter och finesser i de olika modulerna under en heldag. Seminarierna kommer att vara korta, ca två timmar, och bara fokusera på en liten del i Entré varje gång. Missade du våra seminarier men är intresserad av de digitala flödena i Entré? Kontakta vår säljavdelning så bokar de en tid och visar dig. På gång! Webbseminarier i Entré Projektstyrning I slutet av april kommer vi att köra webbseminarier för att visa vår Projektstyrning för er som ännu inte har den modulen. Inbjudan kommer någon vecka innan. Håll utkik i brevlådan och i Nyhetsfönstret i Entré. Tidplanering i Entré Portal I kommande uppdatering av Entré Portal kommer en ny funktion för planering av hantverkarens tid. Dels kommer Hantverkaren att själv kunna flytta i sin planering och lägga ut uppdrag men arbetsledare på kontoret kommer också att kunna använda tidplaneringen i Entré för att fördela och boka uppdrag. Förutom att planera in order så ska man kunna lägga upp övriga tidsbokningar som t ex semester och annan frånvaro. Om man vill så kan man arbeta från tidplaneringen för att registrera nya order samtidigt som man registrerar tidsbokningen. Vi siktar på att kunna lansera funktionen i höst. Arbetet med att ta fram en ny funktion för Tidplanering i Entré Portal pågår för fullt. Vi räknar med att kunna lansera den till hösten. NYHETER & INFO UTGES AV HANTVERKSDATA, VENDEVÄGEN 85 B, 4 TR, 182 91 DANDERYD TEL: 08-473 70 00. FAX: 08-473 70 50. E-POST: info@hantverksdata.se. HEMSIDA: www.hantverksdata.se
Generationsskiften Flera rapporter pekar på att runt 60 procent av alla privatägda företag kommer att skifta ägare under perioden 2009-2019. Hos oss märker vi att många företag har påbörjat generationsskiften i sina företag. Vi får ofta förfrågningar från den nya generationens ägare. De har tagit över rodret och sköter administrationen som de blivit lärda av den äldre generationen. Men många tycker att det känns tungrott och vill utveckla företaget. De är intresserade av att förenkla sin administration och ägna sig åt annat istället för pappersarbete. Många av de företag som står inför ett generationsskifte har ofta varit kunder till oss under lång tid, uppåt 15-20 år. När de började använda våra system var kanske förutsättningarna annorlunda. Sedan dess kan företaget ha växt, verksamheten kan ha ändrat inriktning av olika orsaker. Men de flesta har fortsatt att jobba på med administrationen som de alltid gjort. Men våra affärssystem har vidareutvecklats vartefter ny teknik kommit fram och nya lagar stiftats. Bra exempel på sådant som utvecklats på grund av lagförändringar är ROT-hantering och kontrollenheter till kassasystemen. Utvecklingen av ny teknik kan vara t ex mobila arbetsorder där vi först hade handdatorer som senare vidareutvecklades till Entré Portal för smartphones och läsplattor. Ett annat bra exempel på ny teknik är EDI där man skickar och tar emot fakturor digitalt. Hur ser det ut hos er? Står ni inför ett generationsskifte eller känner att ni stagnerat i er administration? Vi kommer gärna förbi och tittar på hur ni jobbar idag och visar hur ni skulle kunna jobba framöver. Kontakta oss Kontakta våra säljare så bokar de en tid och hjälper er att se över verksamheten, helt utan kostnad för er. Snart dags att lämna över hos Ce-Ce Elservice Ett företag som har varit kund till oss väldigt länge och som är på väg att lämna över till nästa generation är Ce-Ce Elservice. Ce-Ce Elservice har varit kunder till oss sedan 1983. Då jobbade de i Dos och har sedan gått över till nya Entré versioner och utökat med nya moduler vartefter företaget växt. 1972 startade Curt Cevenell och hans far Carl Johansson Ce-Ce Elservice AB. 1979 gick Carl bort. Curt har med hjälp av sin fru Veronica drivit företaget sedan dess. Fler montörer anställdes allt eftersom företaget växte. Kontor samt lager ligger kvar på Södermalm i Stockholm. Idag har Ce-Ce Elservice 12 anställda verksamma elmontörer som utför uppdrag i hela Storstockholm. Nu är det dags för nästa generation att ta över. Curt och Veronicas dotter Therese Cevenell har tagit klivet in i företaget för att hjälpa till med övergången till den nya företagsledningen. Vi ställde några frågor till henne för att höra hur hon ser på generationsväxlingen. Vad är din roll i företaget? Jag driver ett förändringsprojekt som kallas BOU - Bevara, Optimera, Uppdatera som går ut på att göra det möjligt för företaget att leva vidare när de som leder företaget idag slutar att arbeta på en operativ nivå i företaget. Förändringsarbetet innebär att kartlägga nuläget, se brister och utvecklingsmöjligheter samt att utveckla metoder för att lösa dessa brister. Vad kände du var gammalmodigt i företaget? Att ha en hemsida är något som känns förlegat att inte ha. Nu är det ordnat. Lönespec i pappersform känns också gammalmodigt. Från och med januari har vi utskick via mail. Annars är det väl inte så gammalmodigt men det går att utveckla och förenkla. Vad vill du förnya/utveckla företaget med? Jag arbetar med att införa ett ledningssystem, EIO-Q. Vi jobbade redan efter det men jag vill införa det fullt ut. I huvudsak ligger fokus på att effektivisera arbetsflödet och att utveckla ett processorienterat arbetssätt och att få ner det på pränt så att alla jobbar efter det. Jag har arbetat med att kartlägga olika behov och vad huvudsyftet med verksamheten är. Medarbetarnas input spelar här stor roll för förändringsarbetet. Hantverksdatas olika moduler utgör verktyg som vi kan använda för att effektivisera arbetet. Hur har du tänkt att jobba jämfört med dina föräldrar? Jag skulle nog försöka arbeta på en mer strategisk nivå för att få ramarna rätt placerade för det operativa, dagliga arbetet. Vad ser du som svårigheter med ett generationsskifte? Att det ibland finns ett visst förändringsmotstånd som man måste tackla. Jag måste vara noga med att förklara syftet med varför vi genomför förändringen. Det är förvånansvärt mycket psykologi. Vad kan vi på Hantverksdata hjälpa er med? Vi kommer att köra igång med projektstyrning, EDI och attestering i vår. Moduler som gör att vi får bättre koll på verksamheten och förenklar administationen. Våren 2012 började vi jobba med Entré Portal. Det funkar jättebra med mobila arbetsorder och tidsregistrering men vi behöver få några av våra anställda att rapportera in tiden i tid. Det skulle vara jättebra om det fanns en funktion i Entré där man automatiskt kunde skicka ut påminnelser till de som ej rapporterat in tid.
Frågor & Svar i nya Elkalkylen Fråga: Varför syns inte arbetskostnaden i sammandraget? Svar: Det beror på att ortsmultiplikatorn inte är angiven. Ändra direkt i sammandraget men ett tips är att lägga in företagets ortsmultiplikatorn i grundinställningarna så att värdet alltid föreslås per automatik. Ingen ortsmultiplikator är orsaken till att arbetskostnaden inte syns i sammandraget. Fråga: Hur skriver jag ut enbart PLAN 1 ur min kalkyl? Svar: Det gör man genom att först skapa en begränsning som namnges till PLAN 1. Tryck sedan på redigera och välj Delrubrik Våning och delinställning PLAN 1. Lägg till urvalet med Visa och bocka i Visa endast de som uppfyller alla villkor. Begränsningen sparas och kan användas flera gånger.
Hur letar man efter en registrerad leverantörsfaktura i Bilanco? Under menyn Levres Sökningar, kan man titta på eller skriva ut inlästa EDI-fakturor, eller se på vilka konton en leverantörsfaktura har registrerats. Man kan endast skriva ut inlästa EDI-fakturor. På övriga fakturor kan man endast se vilka konton som har belastats. Välj antingen Leverantörsnamn, Refid eller Fakturanummer. Väljer man leverantör visas samtliga fakturor från vald leverantör. Väljer man Refid visas endast den leverantörsfakturan och klickar man på Skriv ut är det bara den fakturan som skrivs ut samma gäller om man väljer att skriva in Fakturanr. Om man har klickat på knappen Importera alla fakturor vid EDIinläsningen så är det här man skriver ut kopiorna. Vill man se samtliga leverantörsfakturor på visst journalnummer väljer man det journalnumret och klickar på Hämta fakturor till nedan valt journalnummer och klickar på Sök. Lägg upp en ny order genom att trycka på plusset. Orderregistrering i Entré Portal Entré Portal används idag på fältet av cirka 6 000 hantverkare. En del har missat funktionen att kunna skapa nya order direkt i systemet. Det finns många fördelar med att skapa ordern direkt på plats när man får förfrågan. Exempelvis så får man direkt ett ordernummer som man kan märka beställningar med, man kan ta kundens uppgifter direkt utan att behöva återkomma eller skriva upp informationen vid sidan om. Här följer hur man registrerar order i appen. Förfarandet i webben är i stort sett likadant. 1. För att skapa en helt ny order, tryck på plusset. 2. Ange Projekt, Kund och Ordertyp. Förslag på ordertyp kan komma från projektet eller kunden. Det går bra att söka med förstoringsglaset. 3. Om du söker efter t ex kund kan du filtrera listan genom att skriva en del av sökbegreppet, för markerad kolumn, i det grå fältet. Markera den kund du vill ha och tryck på bocken. 4. Efter att du valt uppgifter för att skapa din nya order sparar du detta genom att trycka på disketten. Därefter lanseras orderns registreringsmall. Sök efter t ex kund, markera den du vill ha och tryck på bocken för att välja den. Spara ordern genom att trycka på disketten.
Hur kopierar man en löneart i Entré? För att kopiera en löneart välj, Lön Register och löneinställningar Lönearter Söka lönearter. Genom att kopiera en befintlig löneart till en ny kopieras både löneartens inställningar och de eventuella kopplingar lönearten har i ackumulatorregistret. Det är viktigt att kopiera en likvärdig löneart då speciellt kopplingar till löneklasser följer med. Markera aktuell löneart genom att ställa markören på den löneart du vill kopiera ifrån och klicka sedan på Kopiera. Ska lönearten tidsregistreras ska man svara ja på frågan om koppling till tidkod. Lönearten är nu skapad och eventuella justeringar kan göras (Ändra). Var ställer man in sökvägen för lönefilen i Entré? Under mappen System - Allmänna sidoregister och inställningar Sidoregister - Skapa/Ändra betalningssätt hittar du alla betalningssätt som används i Entré. För lönefilen används vanligtvis Bankgiro-KI Stå på aktuellt betalningssätt och klicka på flik 4 Här finns alla inställningar som behövs för att skapa en lönefil korrekt Under flik 4 Lönebetalning finns alla inställningar för markerat betalningssätt
Semesterårsskiftet närmar sig med stormsteg! Har du koll på rutinerna eller vill du ha hjälp med dem? Du kan få hjälp uppkopplat via Internet eller på plats hos dig under april. Din bokning vill vi ha senast 2014-03-20. Mejla din beställning till info@hantverksdata.se Ange Årsskifteshjälp samt om det gäller Entré eller Bilanco i rubriken. I övrigt vill vi att ni anger följande: Kundnummer Företag Kontaktperson + telefonnummer Uppkopplat eller på plats Antal företag (med lön) Vilka branschavtal ni har Vi återkommer med förslag på tid i den ordning vi får in bokningarna. Kurser i semesterhantering Om du vill fräscha upp kunskaperna i semesterhantering så har vi i år kurser runt om i landet i seminarieform. Pris 2 995 kr/person. 2014-03-25 Göteborg 2014-03-26 Helsingborg 2014-03-27 Växjö 2014-03-31 Örebro 2014-04-02 Luleå 2014-04-03 Danderyd Sista anm.dag för kurserna i semesterhantering är 2014-03-10. Anmälningsformulär och praktisk info finns under fliken Kurser/Seminarier, rubriken Entré på vår hemsida. Övriga kurser under mars-april Vi har fortfarande platser kvar till de flesta av våra kurser nedan. 2014-03-18 Danderyd FULLSATT! Entré Redovisning/Reskontra (grund, 1 dag) Mejla intresse för extrainsatt kurs till kurs@hantverksdata.se 2014-03-20 Danderyd Entré Projektstyrning (grund, 1 dag) Sista anm.dag 2014-03-05 2014-04-08 Danderyd Entré Lön (forts, 1 dag) Sista anm.dag 2014-03-24 2014-04-09 Webb NY! Entré Systemadministration (grund, webb) Sista anm.dag 2014-03-25 2014-04-10 Webb NY! Entré Attesthantering lev.fakt (grund, webb) Sista anm.dag 2014-03-26 2014-04-23 Webb Entré Order/Fakturering (grund, webb) Sista anm.dag 2014-04-08 Anmälningsformulär och info om våra kurser finns under fliken Kurser/Seminarier, rubriken Entré på vår hemsida. Årets Glasdag I slutet av maj 2013 hade vi för första gången en Entrédag bara för glasbranschen. Vi har inte längre med glasprogrammen på den stora Användarträffen i november utan har istället valt att lägga det som en egen dag på våren. Det var en mycket lyckad träff och vi hoppas att årets träff kommer att bli minst lika bra och med ännu fler deltagare. Datum är ännu inte spikat men inbjudan kommer under mars/april. Håll utkik i brevlådan! Vid förra årets träff kunde vi berätta om den nya CABAS integrationen som höll på att utvecklas. Nästa nummer av Nyheter & info kommer i slutet av april Vår tryckta Kundkontakten kommer lagom till midsommar Kvällen avslutades med Boule och middag. Mycket trevligt och med givande eftersnack vid bordet!