ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Information om myndigheten Den upphandlande myndigheten: 212000-0555 Upphandlare: Andreas Holmer Telefon nr: 0370-377140 Upphandlingen inbjuder till anbudssökande gällande - -, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. Upphandlingen genomförs genom ett förhandlat förfarande med föregående annonsering. Efter en första kvalificering kommer den upphandlande myndigheten att skicka ut förfrågningsunderlaget till kvalificerade anbudssökande. Omfattning Upphandlingen avser Telekommuniskationstjänster för ett gemensamt funktionsavtal för: Gislaveds kommun Gnosjö kommun Detta kan ske på så sätt att operatör/leverantör levererar, installerar och driftsätter ett nytt kontorsväxelsystem med tillhörande stödsystem alternativt övertar nuvarande växellösning för att leverera dagens och framtida funktionsbehov. Upphandlingen omfattar: - för fasta och mobila anknytningar -Operatörstjänster för fasta och mobila användare -Service och support -Utbildning Upphandlingsförfarande Förhandlat förfarande Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för hela upphandlingen. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. 1
Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget skickas till kvalificerad anbudssökande via www.e-avrop.com Frågor och svar under anbudstiden Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt. Du ställer din fråga på www.eavrop.com. Frågor om anbudssökande måste ställas senast den 2012-06-27 för att bli besvarade. Frågor som inkommer efter detta datum kommer inte att besvaras. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt till alla som redan hämtat ut underlaget från www.e-avrop.com Frågor om anbudslämnande måste ställas senast 7 dagar före sista anbudsdag för att bli besvarade. Frågor som inkommer efter det kommer inte att besvaras. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt till alla som redan hämtat ut underlaget från www.e-avrop.com Förutom att frågor & svar besvaras via din e-post publiceras alla frågor & svar i upphandlingens annons. Klicka på länken nedan för mer information om hur anbudsgivare ställer en fråga till upphandlande myndighet: https://www.e-avrop.com/information/levqa.htm Anbudets lämnande Anbudet skall lämnas elektroniskt via e-avrop. Anbudet lämnar du på www.e-avrop.com Sista dag för frågor är 7 dagar före sista anbudsdag. Det kan således inkomma en fråga till och med detta datum som innebär att vi måste ändra eller omformulera våra skallkrav eller vår utvärdering för att förtydliga vårt underlag. Anbud som inkommit måste då kompletteras/göras om för att vara giltiga. Du bör av den anledningen vänta med att lämna anbud till en eller ett par dagar före sista anbudsdag som är planerad till 2012 vecka 40. Om du trots allt lämnat anbud i ett tidigt skede och underlaget förändras så mycket att du måste komplettera ditt anbud eller inkomma med ett nytt anbud meddelas du per e-post. Du kan alltid kontrollera ditt anbud genom att logga in på e-avrop.com klicka på Mina anbud och där ifrån gå vidare till det aktuella anbudet och kontrollera det. Status framgår av inlämningssidan. Klicka på länken nedan för mer information om hur du lämnar elektronsikt anbud: https://www.e-avrop.com/information/leveanbud.htm När du lämnat anbud elektroniskt via e-avrop När du klickat på knappen Skicka i anbudsinlämningen genereras ett inlämningsbevis som sammanställer de du just skickade. På detta inlämningsbevis finns instruktioner för hur du ska hantera inlämningsbeviset under rubriken Underskrift. Läs instruktionen noga och säkerställ att 2
du följer den. Om anbudsinlämning och hur anbud skyddas Anbudsinlämning En leverantör kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att: Anbudslämnaren blivit kvalificerad för att lämna anbud. Sista anbudsdag ej passerat Leverantören är registrerad och inloggad på e-avrop Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades Anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske, först då sista anbudsdag har passerat. Varje leverantör som lämnat e-anbud meddelas i samma ögonblick som anbudet öppnas. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skriftligt och avfattat på svenska. Anbudsansökningstidens utgång Anbudsansökan skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast den 2012-07-04 För sent inkomna anbudsansökningar kommer inte att prövas. Anbudets giltighetstid Anbud skall vara giltigt till och med 6 månader efter sista anbudsdag. Avbrytande av upphandling äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas. 3
Tilldelningsbeslut/besked Efter slutförd förhandling kommer den upphandlande myndigheten att skicka ut tilldelningsbeslut till samtliga anbudsgivare. Underrättelse om tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post så fort upphandlingen är klar och går automatiskt till den person som lämnat anbudet Den upphandlande myndigheten får inte ingå avtal (avtalsspärr) förrän tio dagar har gått från det att underrättelsen skickades med ett elektroniskt medel. Observera att tilldelningsbeskedet inte innebär ett civilrättsligt bindande avtal. Förutsättning för bindande avtal Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal (upphandlingskontrakt) upprättats och undertecknats av behöriga företrädare för båda parter. Sekretess Anbudshandlingarna kommer att behandlas med full sekretess till beslut om tilldelning av avtal är fattat. Krav på leverantör Anbudsgivare skall kunna bevisa att ställda krav uppfylls och vid respektive krav framgår vilken typ av bevisning/verifiering som krävs. Uteslutningsgrunder Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 15 kap 13 i LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. kommer att göra erforderliga kontroller att grund för uteslutning inte föreligger. Registrering av leverantör Leverantören ska vara registrerad i bolagsregister eller motsvarande för den typ av verksamhet upphandlingen avser. I de fall anbudsgivande bolag är utlandsregistrerat skall detta verifieras genom intyg. F-skatt Leverantören ska vara registrerad för F-skatt. Skattekontroll 4
Vid upphandlingen samarbetar kommunen med Skatteverket. Samarbetet innebär att Skatteverket inför upphandlingar och under avtalstidens gång lämnar information till kommunen om inkommande anbudsgivare/underleverantörers skattestatus. Finansiell och ekonomisk ställning Anbudsgivare ska ha en god och stabil ekonomi. Anbudsgivare skall ha minst kreditvärdighetsrankning A enligt Justitias kreditkontrollsystem eller motsvarande eller på annat sätt styrka att företagets ekonomiska och finansiella ställning motsvarar ställda krav. Företag som ej kan bedömas genom Justitias kreditkontrollsystem kan styrka att de uppfyller kraven på en god och stabil ekonomi på annat sätt, t ex genom att bifoga senaste årsredovisning, eller intyg från bank eller liknande. Kommunen förbehåller sig rätten att bedöma dessa uppgifter. Om företaget ej uppfyller kravet på riskklass kan företaget åberopa annat företags ekonomiska kapacitet. Intyg om att anbudsgivaren kommer att förfoga över de nödvändiga resurserna, t ex genom koncerngaranti eller liknande ska lämnas tillsammans med anbudet (Se LOU 11:12). Åtagandet från det andra företaget ska avse hela avtalsperioden. kommer att göra erforderliga kontroller att anbudsgivare uppfyller ställda krav. Prövning av anbud Prövning av anbud genomförs i tre steg. Först sker en kvalificering (prövning av att ställda krav på leverantör är uppfyllda, samt att ställda krav på vara/tjänst är uppfyllda). Därefter genomförs en anbudsutvärdering. Slutligen genomförs en förhandling med anbudsgivarna för att få fram det anbud som motsvarar kommunernas specifika behov. 5