Kontouppställning Kontouppställningen är en rapportgenerator som baserar sig på redovisningsinformation. Denna används med fördel för att ta fram statistik och annan värdefull information från redovisningen. Kontouppställningen kan t.ex. användas för att bygga Balansräkning, Resultaträkning, Nyckeltalsrapport eller Försäljningsstatistik. Kontouppställningens information kan analyseras på skärmen, skrivas ut på papper eller exporteras till Excel för vidare analys och framställning av grafer. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Analys och rapporter Kontouppställningar Använda funktionen: I listan som kommer upp ser du vilka kontouppställningar som redan är skapade. För att arbeta med någon av dem ställer du dig på rätt rad och klickar på Redigera kontouppställning i Åtgärdsfönstret. För att skapa en ny kontouppställning klickar du på Ny.
Kontouppställningen består av två delar: Rapportens rader Rapportens kolumner
Kolumner Rader När man bygger en rapport så börjar man med att definiera vilka rader som ska finnas med på rapporten. När man är klar så skapar man den kolumnlayout man vill ha för rapporten. En kolumnlayout kan användas till flera rapporter så man behöver inte skapa en per rapport. Finns det en som redan är färdig och passar så väljer man den. Det går att bygga obegränsat med rapporter. Det går också att kopiera raderna från en rapport till en annan och sedan göra de justeringar och förändringar som behövs för en annan rapport. Skapa en ny rapport Klicka på Ny i Åtgärdsfönstret. Ange Namn och Beskrivning för din nya rapport. Klicka sedan på Redigera kontouppställning. Ett tomt fönster öppnas och namnet på din rapport visas i fältet Namn.
Fältförklaring kolumner Kontouppställning: Fältnamn Radnr Beskrivning Summeringstyp Summeringsintervall Funktion Här kan du skriva in ett nummer för kontouppställningens rad. Du kan ange högst 10 tecken, både siffror och bokstäver. Radnumren är valfria. Du kan använda samma nummer på mer än 1 rad. Raderna behandlas då som en grupp. Infogar du t.ex. radnumret i en formel i fältet Summeringsintervall kommer alla rader med samma radnummer att summeras. Här kan du skriva in text som kommer att stå på kontouppställningens rad. I detta fält måste du ange summeringstypen för kontouppställningens rad. Typen bestämmer vilka konton i det summeringsintervall som du anger i fältet Summeringsintervall som summeras. Välj mellan: Kontobelopp summeringen kommer att beräknas utifrån belopp på redovisningskonton i kontoplanen. Summeringsbelopp summeringen kommer att beräknas utifrån belopp på konton av typen Summa och Tillsumma i kontoplanen. Formel summeringen kommer att beräknas från beloppen på rader på de andra raderna i kontouppställningen. Du skriver in formeln i fältet Summeringsintervall. Du använder det här fältet för att visa vilka konton som ska summeras på raden. Hur du fyller i fältet beror på innehållet i fältet Summeringstyp. Kopplas du formelsummeringstypen till kontouppställningsraden kan du registrera en formel som tar med radnummer (eller summeringsintervall) från kontouppställningen. Är summeringstypen Kontobelopp eller Summeringsbelopp, måste du registrera ett kontonummer (eller summeringsintervall) från kontoplanen. När du använder ett summeringsintervall summeras alla konton inom det definierade intervallet (t.ex. 1900..2100).
Du kan använda en formel som kan utföra beräkningar på andra rader. Hänvisningen till andra rader görs med hjälp av radnumret. Följande symboler kan användas i formeln: + addition - subtraktion * multiplikation / division ^exponential () parentes Dimension 1 kod (här kallad avdelning) Dimension 2 kod (här kallad projekt) Visa Ny sida Fetstil Kursiv Understruken Visa motsatt tecken OBS! vill du ta med en siffra i en formel får samma siffra inte vara används som ett radnummer i kontouppställningen. Du kan ange högst 80 tecken, både siffror och bokstäver. Ange ett värde i detta fält om du bara vill att beloppet endast ska omfatta en viss dimension eller grupp av dimensioner. Ange ett värde i detta fält om du bara vill att beloppet endast ska omfatta en viss dimension eller grupp av dimensioner. I det här fältet avgör du om kontouppställningsraden ska skrivas ut i rapporten. Välj mellan: Ja raden skrivs ut Nej raden skrivs inte ut Om någon kolumn inte är noll raden skrivs ut om inte alla belopp på raden är noll. Markera denna om du vill att en sidbrytning ska infogas efter det aktuella kontot när kontouppställningen skrivs ut. Om fältet markeras skrivs raden ut i fetstil. Om fältet markeras skrivs raden ut i kursiv stil Om fältet markeras skrivs raden ut understruken Om fältet markeras visas beloppet med motsatt tecken mot huvudboken. Detta är en väldigt enkel rapport som visar intäkter minus direkta kostnader i kronor och i %.
Skapa kolumnlayouter För att skapa kolumnlayout klickar du på Redigera inställning av kolumnlayout I fönstret som öppnas klickar du på pilen i fältet Namn. Klicka på Ny och skriv in Namn och Beskrivning för din kolumnlayout. Klicka på Redigera inställning av kolumnlayout för att få upp ett tomt blad för inställningar.
Fältförklaring kolumner Kolumnlayout: Fältnamn Kolumnnr Kolumnrubrik Kolumntyp Transaktionstyp Funktion Här kan du ange ett nummer för kontouppställningskolumnen. Kolumnnumren är valfria. Du kan använda samma kolumnnummer på mer än en rad. Kolumnerna behandlas då som en grupp. Om du exempelvis tar med kolumnnumret i en formel representerar det summan av alla rader som delar kolumnnumret. Ange en rubrik för kolumnen. Typen angör hur beloppen beräknas i kolumnen. Beloppen beräknas för den period som definierats i fältet Datumfilter i rapporten eller fönstret på följande sätt: Formel kolumnen visar belopp som beräknats från belopp i andra kolumner i kontouppställningen. Du anger formeln i fältet Formel. Nettoförändring kolumnen visar nettoförändringen i kontosaldon under perioden. Saldo t.o.m. datum kolumnen visar kontosaldon vid slutet av perioden. Ingående saldo kolumnen visar kontosaldon vid början av perioden. Årets början till period kolumnen visar nettoförändringen i kontosaldona från början av räkenskapsåret till slutet av perioden. Återstående räkenskapsår kolumnen visar nettoförändringen i kontosaldona från början av räkenskapsåret till slutet av perioden. Hela räkenskapsåret kolumnen visar nettoförändringen i kontosaldona för räkenskapsåret då perioden avslutas. I det här fältet måste du välja den typ av transaktion som ska tas med i beloppen i kontouppställningskolumnen. Välj mellan: Redov.transaktioner summan beräknas från redovisningstransaktionerna. Redov.budgettransaktioner summan beräknas från redovisningsbudgettransaktionerna.
Beloppstyp Formel Visa motsatt tecken Jämförelse datumformel Visa I det här fältet väljer du den typ av transaktioner som ska tas med i beloppen i kontouppställningskolumnen. Du kan välja mellan: Nettobelopp både kredit- och debettransaktioner ingår i beloppet. Debetbelopp endast debettransaktioner ingår i beloppet. Kreditbelopp endast kredittransaktioner ingår i beloppet. Här kan du registrera en formel. Resultatet av formeln kommer att visas i kolumnen när kontouppställningen skrivs ut. Du kan använda fältet för att utföra beräkningar i andra kolumner. Hänvisningen till andra kolumner görs med hjälp av kolumnnumret. Följande symboler kan användas: + addition - subtraktion * multiplikation / division ^exponential () parentes Du kan ange högst 80 tecken, både siffror och bokstäver. Markera fältet om du vill att debetbelopp ska visas i rapporten som negativa belopp (dvs. med ett minustecken) och kreditbelopp som positiva belopp. Detta fält innehåller en datumformel som anger vilka datum som ska användas för att beräkna beloppet i kolumnen. Formeln används för att beräkna beloppet från jämförelseperioden i relation till den period som representeras av datumfiltret i rapportförfrågan. T.ex. -1Å = samma period ett år tidigare. Här kan du välja om du vill att beloppen i kolumnen ska visas i rapporter. Välj mellan: Alltid alla belopp i kolumnen visas alltid. Aldrig kolumnen visas aldrig i rapporter, den används bara för beräkning. Om positiv endast positiva belopp visas i kolumnen. (Det vill säga belopp som är positiva innan du använder Visa motsatt tecken.) Om negativa endast negativa belopp visas i kolumnen. (Det vill säga belopp som är negativa innan du använder Visa motsatt tecken.) Så här kan en enkel kolumnlayout se ut:
Två kolumner har definierats där den översta visar periodens saldo och den andra visar samma period ett år tidigare. OBS! Utskriften klarar av maximalt 5 kolumner. För analys på skärmen kan obegränsat antal kolumner användas. Rapportöversikt Om du vill titta på rapporten på skärmen står du in din Kontouppställning och klickar på Översikt. På fliken Allmänt ska namnet på den Kontouppställning du vill använda, namnet på Kolumnlayouten du vill använda. I fältet Visa per ställer du in vilken period du vill visa rapporten för alternativt Knapparna Nästa uppsättning och Föregående uppsättning användas för att förflytta sig mellan perioder. Datumfilter för perioden du vill visa sätter du som ett Datumfilter. För att se vad som ingår i ett belopp dubbelklickar du på beloppet. Ett nytt fönster öppnas och visar de bakomliggande transaktionerna.
Exportera till Excel När du står i matrisen för kontouppställningen kan du välja att exportera rapporten till Excel. Det gör du genom att klicka på Exportera till Excel. I rutan som kommer upp får du välja om du vill skapa en ny arbetsbok i Excel eller om du vill exportera rapporten till en redan existerande arbetsbok. Skriv ut rapporten Det går också att skriva ut rapporten på papper. Stå i kontouppställningen och klicka på Åtgärder- Skriv ut. Välj den Kontouppställning du vill skriva ut samt den Kolumnlayout som ska användas. Sätt datumfilter för den period du vill skriva ut. Klicka sedan på Skriv ut.