Manual Projektstyr Sidan 1 av 31 Manual Projektstyr
Manual Projektstyr Sidan 2 av 31 Manual Projektstyr innehållsförteckning Kapitel 1 - Projektstyr, allmänt om systemet Sid 3 Kapitel 2 - Lägga upp nya projekt Sid 6 Skapa projektutkast Sid 7 Upprätta kalkylsammanställning Sid 8 Lägga upp beslutat projekt i Agresso Sid 10 Attestera kalkylsammanställning Sid 14 Kapitel 3 - Kostnadsstyra projekt Sid 16 Beskrivning av rapportnivåer Sid 18 Justera projektets färdigställandetid Sid 21 Periodisera slutkostnadsprognos Sid 21 Rapportera kostnadsändringar i projekt Sid 22 Titta på och skriva ut kostnadsändringar Sid 24 Justera kalkylsammanställning Sid 26 Kapitel 4 - Skriva ut rapporter Sid 28 Kapitel 5 - Projektliggare Sid 30
Manual Projektstyr Sidan 3 av 31 Kapitel 1 Projektstyr, allmänt om systemet Bakgrund Diligentia har utvecklat ett system för projektstyrning i Agressos webgränssnitt WebInfo. Systemet har fått namnet Projektstyr och skall nyttjas för kostnadsstyrning av fastighetsprojekt. Grundtanken bakom systemet är att en projektbudget skapas från en detaljerad kalkyl och att olika typer av kostnadspåverkande händelser och åtgärder löpande registreras för att uppnå en aktiv kostnadsstyrning. Utöver detta föds systemet med de elektroniska fakturor som berör projektet för att möjliggöra uppföljning av verkligt utfall. Åtkomst till systemet Personer som skall arbeta med Projektstyr (och hantera elektroniska fakturor) läggs först upp som användare i systemet och får därefter instruktioner för hur inloggningar sker. Externa användare behöver installera en Citrix klient på datorn. Efter inloggning i Diligentias miljö hittar du Agresso SelfSevice via Start, Program, Agresso SelfService. Efter inloggning i Agresso WebbPortal hittar du Projektstyr under Rapporter där Projektstyr ligger i mappen Globala rapporter.
Manual Projektstyr Sidan 4 av 31 Nomenklatur Nedan beskrivs ett antal centrala begrepp i Projektstyr: Kalkylsammanställning En sammanställning, fördelad på värdehöjande- respektive ej värdehöjande åtgärder, av den eller de kalkyler som tagits fram för projektet fördelad efter Diligentias projektkontoplan och kompletterad med de byggherre- och projekteringskostnader som krävs för projektets färdigställande. Projektbudget När kalkylsammanställningen, efter undertecknat projektbeslut, attesteras i systemet får den status Projektbudget. Programändring Kostnadspåverkande förändringar av tidigare uppställda krav som initieras av beställare, hyresgäst eller bedöms som kloka under projektering kallar vi programändring. En programändring skall beställaren alltid kunna välja att tillföra, eller avföra projektet. Reviderad Budget (Rev Budget) När en programändring undertecknats av fastighetschef alt. hyresgäst och attesterats i systemet adderas summan till projektbudgeten och vi får en Reviderad Budget. Avvikelse Kostnadspåverkande händelser och åtgärder där beställaren ej har någon valmöjlighet. Aktuell slutkostnadsprognos (Akt slutk prognos) Reviderad budget + Avvikelse Roller Projektstyr hanterar följande roller med kopplade behörigheter: Extern projektledare - Ser endast de projekt som han eller hon deltar i. - Kan upprätta programändringar och registrera avvikelser. Intern projektledare - Ser alla projekt - Kan upprätta programändringar och registrera avvikelser i egna projekt. Extern huvudprojektledare - Ser endast de projekt som han eller hon deltar i. - Kan upprätta programändringar och registrera avvikelser.
Manual Projektstyr Sidan 5 av 31 Intern huvudprojektledare - Ser alla projekt - Kan upprätta programändringar och registrera avvikelser i egna projekt. Projektansvarig (skall vara Diligentiaanställd) - Ser alla projekt - Kan upprätta programändringar och registrera avvikelser i egna projekt. - Kan attestera kalkylsammanställningar i egna projekt. - Kan attestera programändringar i egna projekt. Administratör - Ser alla projekt - Kan upprätta programändringar och registrera avvikelser i alla projekt. - Kan lägga upp nya projekt
Manual Projektstyr Sidan 6 av 31 Kapitel 2 Lägga upp nya projekt Processen att lägga upp ett nytt projekt består av ett antal aktiviteter som samtliga krävs för att ett projekt skall kunna läggas upp i affärssystemet Agresso. Detta kapitel beskriver de delar av processen som utförs i Diligentias websystem Projektstyr samt affärssystemet Agresso, markerat med och i bilden nedan.
Manual Projektstyr Sidan 7 av 31 Skapa projektutkast (utförs av Projektansvarig) 1. När du loggat in i webportalen väljer du Business Services, Projektstyr och Nytt projektutkast. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 2. Ange projekttyp, välj mellan Investeringsprojekt och Kostnadsprojekt. 3. Ge projektutkastet ett namn, max 7 tecken, får ej innehålla å, ä eller ö. 4. Ange förslag till projektnamn. 5. Ange hur stor yta projektet omfattar. 6. Ange beräknad projektstart. 7. Ange bedömt datum för projektavslut (slutbesiktning). 8. Välj den fastighet projektet avser. 9. Klicka på knappen Skapa för att skapa utkastet. Ditt projektutkast är nu skapat och kalkylsammanställning kan upprättas.
Manual Projektstyr Sidan 8 av 31 Upprätta Kalkylsammanställning (utförs av Projektansvarig) 1. 1. Efter inloggning i Projektstyr väljer du Kalkylsammanställning. (2.1) 2. 2. I rullistan kan du nu välja det projektutkast som du skapat. (2.1) Om ditt projektutkast avser ett kostnadsprojekt väljer du det alternativet i rullistan.
Manual Projektstyr Sidan 9 av 31 3. 4. 6. 7. 5. 3. Bocka i den kalkylnivå du avser sammanställa. 4. Klicka på knappen Visa. 5. Nu visas kalkylsammanställningen. Genom att använda detaljknapparna kommer du åt de underliggande kontona i respektive tusengrupp. I tidiga skeden kan kostnadsbedömningar fyllas i på de rader som syns i ovanstående bild men innan beslut om projektgenomförande fattas skall kalkylsammanställningen vara fördelad i samma utsträckning som upphandlingar i projektet avses utföras. Grundregeln är ett konto per konsult och entreprenad. Beträffande fördelning mellan ej värdehöjande- och värdehöjande åtgärder skall detta göras i dialog med fasighetschef. Se även beskrivning i projekthandboken. 6. Du kan när som helst spara ditt arbete genom att klicka på knappen spara. 7. Du kan skriva ut din kalkylsammanställning via knappen Rapport och bifoga till Projektbeslut.
Manual Projektstyr Sidan 10 av 31 Lägga upp beslutat projekt (utförs av Projektcontroler) Underskrivet projektbeslut krävs innan detta görs. Låsa projektutkast 1. 1. När du loggat in i Projektstyr väljer du Överföring. 2. 3. 2. I rullisten "Från utkast till klart" väljer du det projektutkast som skall låsas. 3. Klicka på knappen Utför. Projektutkastet är nu låst i webportalen och kan ej ändras. Samtidigt låses projektutkastet upp i Agresso vilket gör att det kan läggas upp i projektregistret.
Manual Projektstyr Sidan 11 av 31 Registrera projekt (utförs av Projektcontroler) 4. 4. Logga in i Agresso på det bolag som avses och dubbelklicka på Projektutkast. 5. 6. 5. Sök efter tillgängliga projektutkast genom att klicka på kikaren. 6. Dubbelklicka på det projektutkast som skall läggas upp som projekt. Nu öppnas projektregistret.
Manual Projektstyr Sidan 12 av 31 7. 7. Klicka på OK när projektregistret öppnas. 8. 8. Ändra projektutkastets namn till det projektnummer som projektet tilldelats. Fortsätt sedan att lägga upp projektet som vanligt. Avsluta med att spara.
Manual Projektstyr Sidan 13 av 31 Koppla kalkyl till projektnummer (utförs av Projektcontroler) 9. 9. När du loggat in i Projektstyr väljer du Överföring. 10. 11. 12. 10. I rullisten "Projektutkast" väljer du det projektutkast som skall kopplas. 11. I rullisten "Projekt" väljer du det projektnummer som projektutkastets kalkyl skall kopplas till. 12. Klicka på knappen "Utför". Klart.
Manual Projektstyr Sidan 14 av 31 Attestera kalkylsammanställning (utförs av projektansvarig) 1. 1. Efter inloggning i Projektstyr väljer du Kalkylsammanställning. (2.1) 2. 2. I rullistan kan du nu välja den kalkyl som du skall attestera. (2.1) Om det avser ett kostnadsprojekt väljer du det alternativet i rullistan.
Manual Projektstyr Sidan 15 av 31 8. 3. 6. 4. 5. 7. 3. Bocka i den kalkylnivå kalkylsammanställningen avser. 4. Klicka på knappen Visa. 5. Nu visas kalkylsammanställningen. Genom att använda detaljknapparna kommer du åt de underliggande kontona i respektive tusengrupp. Kalkylsammanställningen skall vara fördelad i samma utsträckning som upphandlingar i projektet avses utföras. Grundregeln är ett konto per konsult och entreprenad. 6. Du kan när som helst spara ditt arbete genom att klicka på knappen spara. 7. När eventuella justeringar är utförda kontrolleras att fördelning mellan ej värdehöjandeoch värdehöjande åtgärder samt totalsumman stämmer med projektbeslutet. Om summan ej stämmer med beslutad projektbudget går kalkylsammanställningen ej att attestera. 8. Välj Attest i rullisten. När detta görs godkänns kalkylen som projektbudget och projektet blir synligt i Projektstyr.
Manual Projektstyr Sidan 16 av 31 Kapitel 3 Kostnadsstyra projekt Efter inloggning i Projektstyr kan du välja mellan en aggregerad länk som summerar projekt under affärsenheter och marknadsområden eller länken som tar dig direkt till alla projekt. Här kommer du även åt Diligentias projekthandbok med bilagor. Om du väljer länken Projektstyrning ser du alla projekt du har behörighet att se. Är du anställd på Diligentia ser du alla projekt. 1. 2. 1. Du kan välja om du vill se kostnads- eller investeringsprojekt med hjälp av rullisten Projekttyp 2. Du kan även filtrera fram de projekt som du ansvarar för med hjälp av rullisten Projektansvarig
Manual Projektstyr Sidan 17 av 31 2. 1. 1. Beskrivning av kolumnrubriker och hur systemet räknar Projektbudget När kalkylsammanställningen, efter undertecknat projektbeslut, attesteras i systemet får den status Projektbudget. Programändring Kostnadspåverkande förändringar av tidigare uppställda krav som initieras av beställare, hyresgäst eller bedöms som kloka under projektering kallar vi programändring. En programändring skall beställaren alltid kunna välja att tillföra, eller avföra projektet. Reviderad Budget (Rev Budget) När en programändring undertecknats av fastighetschef alt. hyresgäst och attesterats i systemet adderas summan till projektbudgeten och vi får en Reviderad Budget. Avvikelse Kostnadspåverkande händelser och åtgärder där beställaren ej har någon valmöjlighet. Projektbudget + Programändring = Reviderad Budget (Rev Budget) Rev Budget + Avvikelse = Aktuell slutkostnadsprognos (Akt slutk prognos) Aktuell slutkostnadsprognos styrs alltså med hjälp av avvikelser från den reviderade budgeten vilket ställer krav på en aktiv avvikelsehantering. De kolumner som redovisar utfall är en ren uppföljning och har ingen koppling till slutkostnadsprognosen. 2. I tre av rapportnivåerna finns en rullist med projektperiod. Med hjälp av denna kan du välja tidigare perioder (månader) och se hur projektet såg ut då.
Manual Projektstyr Sidan 18 av 31 2. Beskrivning av rapportnivåer projekt. Projektnivå I den översta nivån, där projekten syns, redovisas varje projekts summarad. För att se vad projektets totalsumma består av kan du ta dig ned genom de olika rapportnivåerna med hjälp av knappen Detaljer. Kontogruppsnivå I kontogruppsnivån summeras de olika kostnaderna på respektive tusengrupp i projektkontoplanen. För att se vad som ingår i en tusengrupp används zoom-knappen.
Manual Projektstyr Sidan 19 av 31 Kontonivå I kontonivån visas de konton i tusengruppen som har ett värde i någon kolumn. För att se samtliga transaktioner på ett konto används Trans-knappen. Transaktionsnivå 1. 2. 4. 3. 1. I transaktionsnivån visas projektkontots aktuella slutkostnadsprognos och hur den är uppbyggd. 2. Samtliga transaktioner på projektkontot visas och du kan sortera posterna i stigande eller fallande ordning med hjälp av pilarna vid kolumnrubrikerna. 3. Med hjälp av zoom-knappen fakturabild kan du titta på den skannade fakturan.
Manual Projektstyr Sidan 20 av 31 4. Med zoom-knappen Ver (verifikat) visas följande information om fakturan:
Manual Projektstyr Sidan 21 av 31 3. Uppdatera projektets slutdatum Kontogruppsnivå 1. 2. 1. Med knappen Uppdatera slutdatum kan du uppdatera följande datum: 2. Knappen Periodisera slutkostnadsprognos: Här visas projektets perioder samt aktuell slutkostnadsprognos. Summan Rest. att periodisera beräknas från slutkostnadsprognos och utfall (fakturerat) och skall fördelas på återstående perioder utifrån bästa möjliga bedömning. Fyll i belopp vid varje period och klicka på knappen spara. (Det tar en liten stund för systemet att spara detta, dialogruta dyker upp när det är klart.) Projektets periodiserade kostnader förs automatiskt över till Agresso.
Manual Projektstyr Sidan 22 av 31 4. Rapportera kostnadsändringar i projekt. Projektnivå För att sammanställa en programändring eller rapportera en avvikelse används knappen Programändringar/Avvikelser Nya (PÄ/A Nya) 1. 2. 1. Börja med att välja i rullisten mellan Avvikelse eller Programändring. 2. Om du skall sammanställa en ny avvikelse eller programändring väljer du NY i rullisten. Du kan även ta fram och redigera en tidigare upprättad programändring som ännu ej är attesterad genom att välja den programändring du vill redigera.
Manual Projektstyr Sidan 23 av 31 6. 3. 5. 4. 3. Börja med att ange en rubrik. Vad avser kostnadsändringen. 4. I beskrivningsfältet kan en utförligare beskrivning av kostnadsändringen ges. 5. Med hjälp av detaljknapparna kommer du åt projektkontona i respektive kontogrupp för att fylla i kostnader på de konton som påverkas av kostnadsändringen. Tänk på att använda samma konton som projektbudgeten är fördelad på om det inte är fråga om nya typer av kostnader som ej är budgeterade. 6. När du är klar sparar du kostnadsändringen med knappen spara. Om det är en avvikelse du sparar så förs summorna in direkt och förändrar aktuell slutkostnadsprognos på de projektkonton du angett. Om det är en programändring du sparar så krävs det att den som är projektansvarig attesterar programändringen (efter godkännande enligt attestordning). När programändringen attesterats förs summorna in och förändrar reviderad budget och aktuell slutkostnadsprognos. Rapport skall tas ut för programändring och vara undertecknad enligt attestordning innan projektansvarig attesterar programändringen i systemet. Se vidare sid. 23. När projektets slutkostnadsprognos har förändrats måste även periodiseringen justeras.
Manual Projektstyr Sidan 24 av 31 5. Titta på och skriva ut rapporterade kostnadsändringar i projekt. Projektnivå I varje projekt där kostnadsförändringar har rapporterats syns knappen Programändringar/Avvikelser Lista (PÄ/A Lista). Genom att klicka på knappen får du en sammanställning av de kostnadsförändringar som är rapporterade. Genom att klicka på zoom-knappen ser du hur kostnadsändringens summa är uppbyggd.
Manual Projektstyr Sidan 25 av 31 Exempel programändring Denna rapport skall skrivas ut och undertecknas i enlighet med gällande attestordning innan den attesteras i systemet.
Manual Projektstyr Sidan 26 av 31 Justera kalkylsammanställning I Projektstyr kan du sammanställa kalkyler från fyra olika skeden. Förstudiekalkyl, Programhandlingskalkyl, Systemhandlingskalkyl och Bygghandlingskalkyl. Om projektets budget exempelvis baseras på en systemhandlingskalkyl kan du i senare skede finfördela budgeten ytterligare genom att fylla i en bygghandlingskalkyl. För att utförda förändringar skall verkställas i projektet krävs attest av projektansvarig. 1. 1. Efter inloggning i Projektstyr väljer du Kalkylsammanställning. (2.1) 2. 2. I rullistan kan du nu välja den kalkyl som du skall uppdatera. (2.1) Om det avser ett kostnadsprojekt väljer du det alternativet i rullistan.
Manual Projektstyr Sidan 27 av 31 8. 3. 6. 4. 5. 7. 3. Bocka i den kalkylnivå kalkylsammanställningen avser. 4. Klicka på knappen Visa. 5. Nu visas kalkylsammanställningen. Genom att använda detaljknapparna kommer du åt de underliggande kontona i respektive tusengrupp. Kalkylsammanställningen skall vara fördelad i samma utsträckning som upphandlingar i projektet avses utföras. Grundregeln är ett konto per konsult och entreprenad. 6. Du kan när som helst spara ditt arbete genom att klicka på knappen spara. 7. När eventuella justeringar är utförda kontrolleras att fördelning mellan ej värdehöjande- och värdehöjande åtgärder samt totalsumman stämmer med projektbeslutet. Om summan ej stämmer med beslutad projektbudget går kalkylsammanställningen ej att attestera. 8. Välj Attest i rullisten. När detta görs uppdateras projektbudgeten i enlighet med justerad kalkylsammanställning.
Manual Projektstyr Sidan 28 av 31 Kapitel 4 Projektnivå Skriva ut rapporter Via knappen Rapport kan du skriva ut hela eller valda delar av ett projekt. 1. 2. 1. För att skapa en rapport som visar delar av projektet väljer du från vilket projektkonto.. 2. Samt till vilket projektkonto du vill se. Rapporten visar Budget, Programändringar, Avvikelser samt fakturor på respektive projektkonto. 3. 3. Om du bockar i rutan Dölj detaljer för transaktioner får du en rapport som endast visar summaraderna för valda projektkonton samt projektets totalsumma.
Manual Projektstyr Sidan 29 av 31 4. 5. 4. Om du bockar i båda rutorna Dölj detaljer för transaktioner och konto får du en rapport som visar kontogruppernas utfall samt projektets total. 5. För att skriva ut rapporterna väljer du utskriftsvänligt format, längst ner på sidan, förhandsgranskar och väljer liggande format (landscape) innan du skriver ut rapporten.
Manual Projektstyr Sidan 30 av 31 Kapitel 5 Projektliggare För att skapa goda möjligheter för ordning och reda i projektet finns det en projektliggare i systemet. Projektliggaren har två funktioner som nås via knapparna PL1 och PL2 Grundtanken med projektliggaren är att den skall vara ett verktyg för kommunikation och dokumentation mellan projektansvarig och extern projektledare. Projektliggare PL 1: Här dokumenteras myndighets- och beställarkrav. Vem ansvarar för att respektive uppgift blir utförd i projektet och datum fylls i när det är utfört.
Manual Projektstyr Sidan 31 av 31 Projektliggare PL 2: Detta verktyg är till för att planera och följa upp upphandlingarna i projektet. Projektledaren fyller i relevant upphandlingsbudget för respektive upphandling. I takt med att upphandlingarna genomförs kompletteras projektliggaren med kontraktssummor, ersättningsformer och leverantörer. Kryssrutorna till höger fylls i av både projektledare och projektansvarig och fungerar som en hjälp att säkerställa dokumentationen för varje entreprenad.