EKONOMIENHETEN Informationsmöte våren 2016 Agenda Inledning Peter Tellberg, ny ekonomichef fr o m 1 juli Uppföljning från höstens möten - Hantering av upplupna bidragsintäkter - Ackumulerade överskott i uppdragsverksamhet - Åtgärder för att förbättra hanteringen av leverantörsfakturor Info om projekt för orderintegration mellan inköpssystem och ekonomisystem Info om förstudie för nytt budgetverktyg Summering och avslutning
Peter Tellberg, ny ekonomichef fr o m 1 juli EKONOMIENHETEN
OFINANSIERADE UPPLUPNA INTÄKTER
Varför? Vårt fokus - Upplupna intäkter över 500 tkr
Så här sa vi inför bokslutet! Alla verksamheter med upplupna intäkter över 500 000 kronor som per den sista september saknar registrerade kontrakt/avtal i EKO (för att helt eller delvis täcka beloppen) kontrolleras. Kontrollen sker i oktober. Återkoppling sker och åtgärder vidtas i verksamheten registrera/bifoga ett avtal/kontrakt som visar att de kommer att få in medel som täcker de upplupna intäkterna samfinansiera/resultatavräkna verksamheten så att de ofinansierade upplupna intäkterna försvinner från bokföringen. Ytterligare uppföljning sker vid avslutet i november. Återkoppling sker igen till ansvariga. Efter avslut 1 i bokslutet kommer ekonomienheten resultatavräkna de verksamheter som inte åtgärdats. I bokslutet får inte finnas ofinansierade upplupna intäkter.
Så här blev det! 205 mnkr 55,3 mnkr Totalt bokfört vid utgångspunkten, över 500 tkr 82 verksamheter Det saknades helt eller delvis skriftliga avtal för: 75 verksamheter Registrera/bifoga ett avtal/kontrakt Samfinansiera/resultatavräkna verksamheten Ändrade pslut, där avtal saknades 7,4 mnkr 26 verksamheter på totalt 7,4 mnkr Där det saknas skriftliga avtal (dvs bla belopp under 500 tkr samt felaktig pslutsändring)
Vad står det i ekonomiwebben? http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/bidragsforskning /granskning/?skipssocheck=true
Samfinansiera! Ändra pslut! Så här gör man!
Genom att ändra datumet i fältet pslut sker vid avslutskörningen (i exemplet 20161231) en maskinell bokföring på konto 163* med motkontering konto 3993*. Fordran, dvs. de upplupna intäkterna, bokas därmed bort. Det blir även automatiskt resultatpåverkan på konto 8999 = Årets kapitalförändring med motkontering konto 2090=Årets kapitalförändring maskinellt.
ACKUMULERADE ÖVERSKOTT I UPPDRAGSVERKSAMHET
Uppdragsverksamhet per institution Sammanställning över fakultetens institutioner med redovisning av intäkter och kostnader med över-/underskott per år för 2012 2014 samt ackumulerat över-/underskott. Andel ack över-/underskott av 2014 års inkomster. Alla kostnader ingår. Genomgång ska göras av de olika verksamheterna och omföring av kostnader ske för dessa år om det krävs för att få en korrekt kostnadsredovisning. Ny sammanställning med 2015 års siffror görs efter bokslut. Återkoppling sker till institutioner med större över- eller underskott. Detta gör vi nu! Efter bokslutet 2016 kommer överskott som överstiger 10% per institution att dras in.
Redovisning av avgiftsfinansierad verksamhet i Årsredovisningen 2015
Uppdragsverksamhet per institution Sammanställning över fakultetens institutioner med redovisning av intäkter och kostnader med över-/underskott per år för 2012 2014 samt ackumulerat över-/underskott. Andel ack över-/underskott av 2014 års inkomster. Alla kostnader ingår. Genomgång ska göras av de olika verksamheterna och omföring av kostnader ske för dessa år om det krävs för att få en korrekt kostnadsredovisning. Ny sammanställning med 2015 års siffror görs efter bokslut. Återkoppling sker till institutioner med större över- eller underskott. Detta gör vi nu! Efter bokslutet 2016 kommer överskott som överstiger 10% per institution att dras in.
PROJEKT: SKANNING I EGEN REGI
Så här tänker vi Målen: Minska antalet fel i fakturahanteringen Minska kravkostnaderna Det har blivit bättre! Läget i november 2014 Förbättra arbetsmiljön på ekonomienheten
Införandeplan för Skanning i egenregi 2016 mars Workshops med Projekt- och processkontoret Tekniken är på plats Genomgång av processflödet 8 april Första försöken! Både i test och produktion! aprilaug Fortsatt skanning i testmiljö och delvis i produktion Erfarenhet inhämtas. Planering av produktionsstart. Successiv ökning av antalet leverantörer sept nov Adressändring, görs av ekonomienheten Skanningen upphör hos Recall Ny adress: Fakturaservice, Göteborgs universitet, Box 115, 405 30 Göteborg Införandeprocessen är klar
Vi har redan tjuvstartat! Vi valde ut: 10 fakturor på låga belopp med dröjsmålsräntor som tickar Förfallodatum var inom 5 dagar! Fakturorna gick igenom till betalning!
Ett annat exempel Glada i hågen : Skickade ut några till er. Ambitionen är att fortsätta med vissa påminnelser, krav mfl i produktion.
Införandeplan för Skanning i egenregi 2016 mars Workshops med Projekt- och processkontoret Tekniken är på plats Genomgång av processflödet 8 april Första försöken! Både i test och produktion! aprilaug Fortsatt skanning i testmiljö och delvis i produktion Erfarenhet inhämtas. Planering av produktionsstart. Successiv ökning av antalet leverantörer sept nov Adressändring, görs av ekonomienheten Skanningen upphör hos Recall Ny adress: Fakturaservice, Göteborgs universitet, Box 115, 405 30 Göteborg Införandeprocessen är klar
Får vi lov att påminna lite Referens/beställarid, tex 9151BLUNLE Betala i tid Börja med: Kronofogdemyndigheten Inkassokraven Dröjsmålsfakturor Dessa kan kräva en del utredningsarbete och då går tiden fort! Våra lathundar! http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/lathundar-ochmanualer/
ORDERINTEGRATION MELLAN INKÖPSSYSTEM OCH EKONOMISYSTEM
EKONOMIENHETEN Integration av orderrader från Proceedo till AGRESSO Innebär Att vi samlar all fakturahantering i ett system, dvs ekonomisystemet. Inköpssystemet kommer endast att användas för att lägga och attestera beställningar.
EKONOMIENHETEN Integration av orderrader från Proceedo till AGRESSO Varför? Gränssnittet för fakturahantering i Proceedo är inte användarvänligt, ännu central hantering Saknade/felplacerade referenser medför arbete med flytt av fakturor mellan systemen Problem m fakturabilder, dels för inköpsfakturor (weblänk i huvudbokstext) och dels för vilda fakturor (info kan inte följa med vid integration) vilket försvårar attest Ger möjlighet att ta emot pappersfakturor för anslutna leverantörer Ej uppgift om attestant på betalningsförslag i AGRESSO
EKONOMIENHETEN Vinster Ej längre weblänk på textrad i huvudboken Alla fakturor i samma system Alla fakturabilder i dokumentarkivet Möjligt att se huruvida leveranskvittens gjorts i inköpssystemet via ekonomisystemet Möjligt att se lagda beställningar i inköpssystemet via ekonomisystemet Ingen informationsförlust på fakturorna pga överföring mellan systemen. Allt leverantören anger syns på fakturan. Om leverantören anger ordernr i fel fält eller glömmer, kan fakturan lätt flyttas till rätt flöde Om leverantören av misstag skickat en pappersfaktura kan fakturan ändå matchas mot beställningen
EKONOMIENHETEN Tidplan Arbete pågår, planerad driftsättning innan sommaren Info i Ekonomi- och inköpsnytt inför produktionsstart
FÖRSTUDIE NYTT BUDGETVERKTYG
EKONOMIENHETEN Vilka frågor ska förstudien svara på? Processer för budget hur ser det ut idag och hur ser framtida behov ut? Behovsanalys vilka effekter önskas av ett kommande projekt? Avgränsningar vilka avgränsningar behöver göras? Teknisk och funktionell kravspecifikation vilka krav finns på ett framtida verktyg? Nyttokalkyl vilka vinster (kvalitativa och ekonomiska) ger den framtida hanteringen? Projektförslag inkl. kalkyl och budget hur ser budget, tidsplan, fördelning av resurser samt prioriteringar (tid kostnad - resultat) ut för ett kommande införandeprojekt? Ovanstående frågor ska förstudien ge svar på senast i december 2016.
EKONOMIENHETEN Projektorganisation Beställare - Anna Lindholm (områdeschef, området för administrativt stöd) Projektägare - Lars Nilsson/Peter Tellberg (ekonomichef) Projektledare - Harry Repo (Sigma), Kajsa Salenius (ekonomienheten) Styrgrupp Arbetsgrupp Referensgrupp
EKONOMIENHETEN Arbetsgrupp- och referensgrupp Namn Johanna Wickberg Ulrika Molin Lena Elliot Birgitta Vallhagen Mattias Zackrisson Daniel Selin Måns Wiklund Inga Lill Berntsson Institution Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion Juridiska insitutionen Insitutionen för tillämpad informationsteknologi Högskolan för scen och musik Institutionen för fysik Institutionen för medicin JMG Institutionen för pedagogik och specialpedagogik Arbetsgrupp Namn Katarina Moro Katarina Danielsson Mona Jönefors Margareta Jansson Kristina Andersson Lotta Willerstrand Ann Sofie Nord Carina Johansson Bernana Delic Ola Björklund Agneta Edvardsson Katarina Gustafsson Institution/motsv. Institutionen för språk och litteraturer Företagsekonomiska institutionen Institutionen för nationalekonomi med statistik IT fakultetens kansli Institutionen för geovetenskaper Institutionen för marina vetenskaper Institutionen för kliniska vetenskapter Institutionen för vårdvetenskap Institutionen för biomedicin Institutionen för statsvetenskap Institutionen för pedagogik och specialpedagogik (IPS) Universitetsbiblioteket Referensgrupp