FÖRSTUDIERAPPORT NYTT BUDGETVERKTYG

Transkript

1 FÖRSTUDIERAPPORT NYTT BUDGETVERKTYG Dnr Y 2016/ Ekonomienheten Rosenlundsgatan 4, Box 100, Göteborg

2 Innehållsförteckning 1. Bakgrund och uppdrag Organisation av förstudien Aktiviteter Genomförda aktiviteter Branschanalys Budget och utfall för förstudien Förstudieresultat Rekommendationer Förslag till plan för implementering av nytt budgetverktyg Uppskattad budget Framtida förvaltningsorganisation och uppskattad förvaltningskostnad Målgrupp och intressenter Nytto- och effektanalys Bilagor (10)

3 Ekonomienheten Beställare Anna Lindholm (områdeschef) Rapport från förstudien avseende nytt budgetverktyg Förstudienamn Beställare Ägare Förstudieledare Förstudie nytt budgetverktyg Anna Lindholm, områdeschef Peter Tellberg, ekonomichef Harry Repo (konsult) och Kajsa Salenius Förstudieperiod 18 april 31 december Bakgrund och uppdrag Nuvarande budgetverktyget Perspektiv är föråldrat och stödjer inte dagens behov av funktionalitet. Det är universitetets första systemstöd för budget- och uppföljningsarbetet och infördes Syftet med ett gemensamt systemstöd är att stödja processerna och samtidigt bidra till ett gemensamt arbetssätt, möjliggöra konsolidering på olika nivåer samt att öka kompetensnivån hos användarna avseende budgetering och prognos. Under åren har verksamheten tydligt uttalat behov av utökad funktionalitet och förbättrat systemstöd och det har också skett stora förändringar både inom och utanför universitetet sedan systemet infördes. Exempel på sådana förändringar är ökade krav på bättre resursanvändning, ökad intern styrning och kontroll, krav på förbättrade prognoser samt kalkylstöd för olika ändamål. En annan stor förändring som ställer krav på utveckling av stödverktyg är redovisningsmodellen för full kostnadsredovisning (SUHF-modellen 1 ) som infördes Utöver dessa har det under åren skett en snabb teknikutveckling vilket inneburit att Perspektiv inte längre står på en tekniskt stabil plattform. Vid ett par tillfällen, 2007 och 2010, har initiativ tagits till att byta ut systemet dock utan framgång. Vid det första tillfället uteblev nytt system på grund av att leverantören inte kunde tillhandahålla en godtagbar produkt som stöd för budgetprocessen och vid det andra tillfället valde man att avvakta projektinförandet av det då aktuella LIS, lednings- och informationssystemet (10)

4 Mot bakgrund av nämnda utvecklingsbehov, gav universitetsdirektören hösten 2015 området för administrativt stöd, i uppdrag att genomlysa budgetprocessen och anskaffa ett nytt systemstöd. Områdeschef Anna Lindholm gav därefter ett uppdrag att genomföra en förstudie till ekonomienheten och ekonomichef Lars Nilsson/Peter Tellberg. Förstudien inriktades på att ta reda på vilka förutsättningar som råder, initialt med en bred ansats som därefter avgränsas efter hand. Förstudien ska resultera i ett projektförslag som ger underlag för beslut om förändringar i budgetprocessen och införande av ett nytt budgetsystemstöd. 2. Organisation av förstudien Inför förstudiens start upphandlades en extern förstudieledare i en så kallad förnyad konkurrensutsättning. I upphandlingen intervjuades fyra konsulter varefter Sigma (Harry Repo) anlitades för uppdraget. Kajsa Salenius, ekonomienheten, utsågs till universitetets interna förstudieledare med stöd av Frida Wiklander samt Elisabet Hollner, båda från ekonomienheten. En arbetsgrupp och en referensgrupp bemannades för att kunna fånga verksamhetens behov. Arbets- och referensgrupperna bildades utifrån ett 20-tal intresseanmälningar. I urvalet av personer till arbetsgruppen togs hänsyn till bland annat erfarenheter, institutionsstorlek, fakultetsområde, verksamhetens inriktning med mera. Tillsammans med förstudiens beställare och ägare arbetades ett direktiv för förstudien fram. Dessutom diskuterades sammansättning av styrgruppen, som i augusti utökades med kompletterande kompetenser från verksamheten. Beställare Anna Lindholm, områdeschef Projektägare och styrgrupp Peter Tellberg, ekonomienheten (projektägare) Sören Ehrnberg, IT-enheten Mattias Goksör, institutionen för fysik Kristina Johansson, Sahlgrenska akademikansliet Tommy Christensen, personalenheten Magnus Petersson, universitetsledningens stab Förstudieledare Harry Repo och Kajsa Salenius Arbetsgrupp Johanna Wickberg, HFS Ulrika Molin, HHFS Lena Elliot, ITFS Anna Anderberg, KFS Mattias Zackrisson, NFS Daniel Selin, SA Måns Wiklund, SFS Inga-Lill Berntsson, UFS Referensgrupp Katarina Moro, HFS Katarina Danielsson, HHFS Mona Jönefors, HHFS Margaretha Jansson, ITFS Kristina Andersson, NFS Ann-Sofie Nord, SA Carina Johansson, SA Bernana Delic, SA Ola Björklund, SFS Agneta Edvardsson, UFS Katarina Gustafsson, UB Projektgrupp Harry Repo, förstudieledare Kajsa Salenius, förstudieledare Frida Wiklander, Process Elisabet Hollner, Verktyg Johan Augustsson, Stöd Mikael Pecov, Upphandling 3 (10)

5 Till förstudiearbetet arbetades fram ledord, ord att förhålla sig till och påminna om i diskussionerna med olika parter i det vidare arbetet. God kvalitet i budgeten är en förutsättning för fungerande uppföljning som är grund för verksamhetsstyrning Budgeten är en ekonomisk spegel av verksamhetsplanen Gemensam arbetssätt som förhåller sig till universitetets olikheter och särart Gemensamt och flexibelt stödverktyg för alla nivåer Helheten och detaljerna bygger varandra 3. Aktiviteter 3.1 Genomförda aktiviteter I maj gick förstudien igenom de processbeskrivningar som togs fram inför GU förnyas Processbeskrivningarna låg till grund för det vidare arbetet i workshoparna med arbetsgruppen. I juni hölls två workshopar avseende planerings-, budget- och uppföljningsarbetet tillsammans med arbetsgruppen. Frågorna som ställdes var kopplade till ämnesområdena planering, budget och uppföljning; vad gör du, hur gör du och vilka är dina utmaningar/frågeställningar? I diskussionerna togs ingen hänsyn till nuvarande systemstöd utan fokus låg på behoven och utmaningarna. Efter de båda workshoparna sammanställdes framkomna önskemål och efter sommaren träffades arbetsgruppen återigen för att gå igenom och verifiera resultatet av de båda workshoparna. I diskussionen berördes även aspekter såsom nyttor och effekter. Utöver genomgången av resultatet av workshoparna genomfördes fördjupade samtal kring två specifika områden; projekt och personal. Här ställdes motsvarande frågor som i de båda workshoparna, d v s vad gör du, hur gör du och vilka är dina utmaningar/frågeställningar och behov? En ytterligare grupp som involverats i arbetet är ekonomerna på fakultetskanslierna. Det är angeläget att förstudien även omfattar deras kunskap, tankar och idéer. Utvalda frågor kopplade till ämnesområdena planering, budget och uppföljning ställdes via mail och svar inkom i augusti. I oktober träffades vi sedan för att gemensamt diskutera frågorna och behoven av utveckling. Fakulteternas behov motsvarar de behov av funktionalitet som institutionerna har. Förstudien har även tagit del av de tankar och idéer som ansvariga ekonomer på universitetsbiblioteket respektive gemensamma förvaltningen har. Tillsammans med inbjudan skickades några frågor ut och sedan diskuterade vi tankar som ekonomerna har utifrån dessa. Behoven som framkom i diskussionen motsvarar de behov av funktionalitet som institutionerna har. 4 (10)

6 Innan förstudien startades formerades utöver arbetsgruppen även en referensgrupp. Eftersom förstudien har fokus på arbetsgruppen och tillsammans med den arbetat fram behoven, valde förstudien att träffa referensgruppen vid ett tillfälle då det tilltänkta resultatet av förstudiearbetet presenterades och diskuterades. Eftersom det finns information som är viktig i budget- och uppföljningsarbetet både i kontraktsdatabasen (EKO) och i verktyget för bemanningsplanering (Retendo) har förstudien också samverkat med berörda systemförvaltare som visat hur systemen används och vilka uppgifter som finns i verktygen. 3.2 Branschanalys I förstudien har en kartläggning av övriga lärosätens stödverktyg för budget gjorts. Här frågade vi efter vilket/-a planerings- och/eller budgetverktyg man har och bad om en beskrivning av hur de kopplas till processerna. Vidare efterfrågades också vilka andra system som används och vilka integrationer som finns. Utifrån de svar vi fick valde vi att träffa Chalmers Tekniska högskola samt Lunds universitet för en vidare diskussion. I oktober träffade förstudien Chalmers som redogjorde för erfarenheter och status i EAS-projektet, Projekt nytt ekonomiadministrativt system. I projektet ingår översyn av ekonomimodell, ekonomi- och inköpsprocesser, nytt ekonomisystem, ny budgetmodul och ny inköpsmodul och så vidare. Redogörelsen och samtalet med Chalmers var givande och deras erfarenheter stärkte till stora delar de det preliminära resultatet i förstudien. I november träffade förstudien Lunds universitet (LU) som redogjorde för sina erfarenheter kring införandet av nytt budgetverktyget. Lunds införande av budgetverktyg skiljer sig från vår utgångspunkt i flera delar, bland annat hade inte LU något gemensamt stödverktyg sedan tidigare och inte heller gemensamma processer. Besöket hos LU var mycket givande och erfarenheter kommer säkert till användning i det kommande projektet. LU har en organisation och en verksamhet som inte bara liknar GU i arbetssätt och krav utan även storlek och utmaningar. Under besöket framkom bekräftelser och flera indikationer på att vi i förstudien och i det framtida projektet har valt en väg som ser ut att fungera, eftersom LU har lyckats och har gjort i stort sett så som vi planerar. Förstudien har valt att göra en mindre marknadsanalys, det vill säga en undersökning av vilka verktyg som finns att tillgå. Utgångspunkten har varit Ekonomistyrningsverkets ramavtal för beslutsstödsystem som bland annat omfattar system för budgetverktyg. Det visade sig att det inte finns mer än en handfull leverantörer som kan tillhandahålla den funktionalitet som ett universitet som GU behöver. Förstudien har också varit i kontakt med Göteborgs Stad, Länsstyrelsen och Älvstrandens Utveckling AB. 3.3 Budget och utfall för förstudien Budgeten för förstudien anger en ram om 1,5 miljoner kronor. Av dessa har 1,2 miljoner kronor utnyttjats. Det är främst kostnader för den egna personalen som avviker mot budgeten och som medför ett outnyttjat utrymme om 0,3 miljoner kronor. Kostnader, tkr Budget Prel. utfall Anställda GU Externa konsulter Övrigt Total (10)

7 4. Förstudieresultat Utgångspunkten när det gäller ett nytt stödverktyg för budget och uppföljning är att åtminstone tillhandahålla samma funktionalitet som finns i nuvarande budgetverktyg. Det behöver kompletteras med följande stöd: Stöd för hantering av funktioner kopplade till SUHF-modellen (beräkning av pålägg, stöd i prognosarbetet m.m.) Stöd för projekt (kalkyl, budget, prognos) Fleråriga budgetar Stöd för hantering av lönekostnader Flexibelt system för registrering och uppföljning (flera inmatningsvyer och helst anpassningsbara samt möjlighet till flera jämförandekolumner) Flera simuleringsmöjligheter (version/scenarier) Möjlighet att ange fasta värden från överliggande nivåer (ex. fördelat anslag, lokalkostnad etc) Stöd för periodisering Stöd för simulering av avskrivningskostnader Ärende-/kommunikationshantering (flöden mellan nivåer, kommentarer/analyser) Ett utvecklingsområde är SUHF-modellens 2 tillämpning kopplad till främst budget och uppföljning. Idag finns inget stöd i budgetverktyget utan istället finns en rad excelmallar framtagna för ändamålet. Ett stort manuellt arbete krävs och ett bättre och enhetligt systemstöd vore därmed önskvärt. Universitetets objektplan 3 har till delar inte anpassats i enlighet med SUHF-modellen vilket försvårar såväl budgetarbetet som uppföljningen. Som exempel kan nämnas verksamhetsgrupp 3-9 där dels stödverksamhetens kostnader och dels kostnaderna för lokaler och IT redovisas. Då det är skillnad på dessa kostnader, kostnaderna stödverksamheten är indirekta medan kostnader för lokaler och IT är direkta, borde dessa redovisas skiljt från varandra. Idag är antalet begrepp som det är möjligt att budgetera på begränsat. Förstudien har identifierat behov av ytterligare dimensioner varav några är kända sedan tidigare. Exempelvis finns det sedan många år tillbaka önskemål om att kunna budgetera på forskargrupp och/eller projektledare. Idag är det endast möjligt att budgetera på gruppnivå (verksamhetsgrupp) eller på projektnivå. Ett annat exempel är att beräkningar som ska göras enligt SUHF-modellen kräver en uppdelning mellan interna och externa kostnader. Förstudien visar att forskningsprojekten har annorlunda behov av stöd för kalkylering, budget, uppföljning än den övriga verksamheten inom en institution. Samtidigt utgör forskningsprojekten en avsevärd del av universitetets ekonomi. Bristen på stöd visar sig bland annat i att budgetering för bidragsprojekt sker på väldigt många olika sätt. Det finns många olika egentillverkade exceldokument där institutionen håller reda på projektens budget och uppföljning. Om projekten budgeteras i nuvarande budgetverktyg sker det på en mycket aggregerad nivå. Kalkyleringen inför en bidragsansökan sker i en excelmall som finns att tillgå på webben. Det finns en stark önskan om integration med kontrakts- och ansökningsdatabasen EKO. Idag finns samtliga bidragskontrakt registrerade i EKO. Att som ingångsvärde i budgetarbetet ha uppgifter om kontraktsbelopp skulle underlätta och minimera det manuella arbetet. Vad gäller ansökta belopp finns en rapport att tillgå i EKO. Utifrån denna görs en bedömning om vilket utfall som anses troligt, exempelvis mot bakgrund av historisk beviljandegrad med mera (10)

8 Det finns även starka önskemål om att underlätta budgeteringen av lönekostnader. Denna önskan blir än mer tydlig i och med införandet av bemanningsplaneringsverktyget Retendo som innebär att hanteringen av lönekostnaderna sker i flera system, vilket kan medföra dubbelarbete för de institutioner som valt att använda Retendo. Efter genomgången av de processkartläggningar som gjordes i samband med GU förnyas och avstämning av verksamhetens och universitetets behov, bedömer förstudien processerna som väl fungerande och ändamålsenliga. Dock är de inte publicerade i något tillgängligt verktyg varför det är svårt att ta del av och arbeta med dem. Förstudien noterar att kommunikationen mellan de olika organisatoriska nivåer gemensam förvaltning, fakultet och institution fungerar bra. I förstudiearbetet har det dock framkommit att det finns ställen med mindre väl fungerande processer och kommunikation. Anledningen till detta kan vara olika, i några fall har det med institutionens storlek att göra, i andra fall kan det bero på personalomsättning eller dylikt. Det finns tecken som visar att stora institutioner med många undergrupperingar har svårare processer och mindre koppling till strategisk styrning. Det kan bero på att större institutioner tar längre tid att sammanställa sin budget eftersom det i praktiken innehåller fler nivåer. En god kommunikation krävs även mellan nivåerna och även mellan administration och den akademiska linjen. 4.1 Rekommendationer Förstudien rekommenderar att ett projekt startas efter årsskiftet med syfte att upphandla och implementera ett nytt budgetverktyg, se 4.2. Förstudien rekommenderar att ekonomienheten senast under juni 2017 har gjort en översyn av redovisningsmodellen för full kostnadsredovisning, (SUHF-modellen) till de delar som är kopplade till budget- och uppföljningsbehov. Förstudien rekommenderar att ekonomienheten senast under juni 2017 sett över och tagit ställning till budgeteringsbara dimensioner och begrepp i objektplanen. Förstudien rekommenderar att ekonomienheten senast under juni 2017 ur ett budget- och uppföljningsperspektiv sett över och tagit ställning till såväl verksamhetsgrupper som konton kopplade till indirekta kostnader, IT- och lokalkostnader. Förstudien rekommenderar att det föreslagna projektet senast i april 2017 har utrett möjligheterna till integrationer med Retendo, för att därefter hanteras i den vidare implementeringen av nytt budgetverktyg. Förstudien rekommenderar att det föreslagna projektet senast i april 2017 har utrett möjligheterna till integrationer med EKO, för att därefter hanteras i den vidare implementeringen av nytt budgetverktyg. Förstudien rekommenderar att processbilderna från GU förnyas förenklas och förtydligas inom ramen för det föreslagna projektet, när ett nytt stödsystem är upphandlat och anpassat. Förstudien rekommenderar att som en del i det föreslagna projektet utveckla en modul eller motsvarande med syfte att ge stöd åt enskilda projektledare genom att integrera kalkylering, budgetering och uppföljning för forskningsprojekt. Verktyget bör i så stor utsträckning som möjligt även stödja projektledarens redovisning till givaren. 7 (10)

9 Planerings-, budget- och uppföljningsarbetet behöver i större utsträckning hållas samman för att tydliggöra den samlade processen. De olika nivåerna bör arbeta aktivt för att budgeten ska vara en del av verksamhetsplaneringen och att uppföljningen av budgeten inte enbart ska visa på intäkter och kostnader utan också beskriva förändringar i verksamheten. En förbättrad kommunikation är en förutsättning för att åstadkomma bättre kvalitet i planerings-, budget och uppföljningsarbetet. 4.2 Förslag till plan för implementering av nytt budgetverktyg Förstudien rekommenderar att det kommande projektets detaljerade tids- och aktivitetsplan fastställs i projektets första del, det vill säga den del som innehåller upphandling och val av systemleverantör. Beslutet om projektets ingående delar påverkas av valet av verktyg samt av andra eventuella utvecklingsområden. Förstudiens rekommendation av projektplan sammanfattas i följande rubriker: 1. Upphandling och projektbeslut (Förbereda) 2. Verktygsinförande, anpassningar och integrationer (Genomföra) 3. Dokumentation och fastställande av förvaltning (Genomföra) 4. Utbildning och utrullning (Genomföra) 5. Revidering och acceptans (Avveckla) Den första delen i projektet (1), fokuserar på upphandling och på att förtydliga leveransen avseende stödsystem med tillhörande avgränsningar, nyttor och risker. Det primära syftet med projektet är att ersätta nuvarande budgetverktyg Perspektiv med ett nytt stödsystem och med detta blir nyttorna, riskerna och avgränsningarna till stor del beroende på vilka system som finns på marknaden och vad de kan tillhandahålla. Förstudien rekommenderar med anledning av att det inte finns särskilt många system att tillgå på marknaden, att en selektiv upphandling görs. Till grund för förslaget ligger den branschanalys som gjorts. Beslutet om en selektiv upphandling innebär att upphandlingen görs med bred ansats, kraven är generella men med fokus på det som är viktigt för GU. Exempel på det senare är integrationen med ekonomisystemet Agresso, rollbaserade rättigheter i systemet osv. Upphandlingsunderlag som beskriver funktionalitet samt tekniska krav i termer av bör- och skallkrav finns i bilaga 3. Följande bild beskriver stegen i den föreslagna selektiva upphandlingen. En djupare bedömning av de mer GU-specifika behoven av funktionalitet sker i steg 2 och 3. Leverantörerna testas och utvärderas varpå ett beslut om val av leverantör fattas. Steg 1 - Kvalificering - Selektiv upphandling (35 - annonsdagar) - Innehåll: krav (ska och bör) och tekniska aspekter - Val av minst 5 leverantörer Steg 2 - Bedömning - POC (40 annonsdagar) - Frågor utifrån behovsanalysen - Användarvänlighet (inkl miljö) - Tekniska aspekter Beslut om projekt - Utifrån möjligheter i verktygen (processoch verktygsprojekt) - Utifrån projektförslagen från leverantörna - Risk, avgränsningar, nyttor etc. Steg 3 Tilldelningsbeslut - Publicera tilldelning/beslut (10 annonsdagar) 8 (10)

10 Föreslagen projekttidplan sträcker sig från Upphandling och val av systemleverantör sker under våren 2017 med implementering av systemet under hösten Våren 2018 kommer en eller flera institutioner att vara piloter för att från tidig höst 2018 påbörja utbildning och implementering av verktyget i verksamheten. Implementeringen föreslås ske succesivt under och att samtliga institutioner registrerar budget 2020 i det nya verktyget. Nedan följer en skiss över projekttidplanen. Observera att projekttidplanen kommer att revideras mellan steg 2 och 3 i upphandlingsfasen. PPS Tidplan Förbereda (BP 1-3) Genomföra (BP 4-7) Avvekla (BP 8) Aktivitet/Leverabel Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dec Jan Upphandling med POC Installation, Ingtegration, anpassning Delprojekt, Förvaltning och inberoenden Tester (gui, tech, funk, proc) Pilot (Alpha, Beta) Utbildning Utrullning Bugg/fix/anpassning/integ/manual etc. Acceptans, Avslutning och Restpunkter 4.3 Uppskattad budget Resursbehovet uppskattas för närvarande till totalt 20 miljoner kronor. Det uppskattade behovet bygger på beräknad konsulttid, intern tid, inköp av budgetverktyg inklusive stöd av leverantörens konsulter, utbildning, systemutveckling, integration, kommunikation/information, dokumentation, workshop och tester. Utifrån den genomförda branschanalysen har det visat sig att utbildning och implementation tar mycket tid och kraft, något som har beaktats i projekttidplanen. Uppskattat behov kommer att följas upp och revideras under det kommande projektet. När upphandlingen av stödverktyget är klar vet projektet mer om kostnaderna för systemimplementeringen, varför projektbudgeten samt tidplanen kommer att revideras. Projektbudget Kostnad tkr TOTALT Intern arbetstid Extern arbetstid Övriga kostnader TOTALT Totala kostnader fördelat i procent 44% 37% 20% 100% 4.4 Framtida förvaltningsorganisation och uppskattad förvaltningskostnad Den uppskattade kostnaden för den framtida förvaltningen uppgår till 1,8 miljoner kronor per år. Detta kan jämföras med nuvarande kostnader som uppgår till knappt 0,5 miljoner årligen. Skillnaden om ungefär 1,3 miljon kronor består av driftskostnader i form av främst IT-resurser, systemförvaltning och licenskostnader. 4.5 Målgrupp och intressenter Målgruppen i det föreslagna projektet är primärt personal som arbetar med budget och uppföljning. I dagens system finns det omkring 250 personer som har behörighet i Perspektiv och att minst 100 av dessa är aktiva användare. Intressenterna i projektet är alla de som är berörda av budget och uppföljning. Det handlar i första hand om ansvariga ekononomer på fakultets- och institutionsnivå men även om avdelningsekonomer, 9 (10)

11 projektekonomer och andra ekonomer. Härtill kommer prefekter/motsvarande och administrativa chefer som ska känna till vad systemet syftar till och vilka möjligheter det ger. 4.6 Nytto- och effektanalys Ett nytt budgetverktyg kommer att stå på en mer stabil teknisk plattform, vilket kommer att leda till ökad driftstabilitet. Det nya systemet kommer att vara mer användarvänligt jämfört med befintligt system. Vidare kommer verktyget att stödja de behov som verksamheten har idag, vilket bland annat innebär minskat manuellt arbete och ökad kvalitet på beräkningarna och budgeten i stort. Det kommande projektdirektivet och projektplanen kommer att omfatta de utpekade nyttor och effekter som projektet har som mål att uppfylla och realisera. 5. Bilagor Ref. Dokumentnamn, beteckning och namn Utgåva, datum 1 Direktiv förstudie Budgetverktyg A1 A1, Plan förstudie budgetverktyg A2 A2, Upphandlingsunderlag budgetverktyg FFU - RA4 RA4, (10)