Manual - rekryterare Version 1.0 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1 Skapa annons & Hantera kandidater/cv:n... 2 Ditt skrivbord - förstasidan... 2 Snabbsökning av CV eller rekrytering... 3 Skapa annons... 4 Publiceringsstatus... 5 Automatisk Statusändring (ex. start- och slutdatum)... 6 Förhandsgranska annons... 7 Skicka en annons till AMS... 8 Urvalsfrågor... 9 Läsa ansökningar... 15 Personligt brev... 17 Bifogade filer... 18 Hantera kandidater... 19 Markera som kandidat... 19 Ändra status på kandidat... 19 Skapa brev... 20 Redigera brev... 22 Skicka brev... 23 Skriva noteringar... 24 Läsa notering... 25 Lägga till CV/kandidat... 26 Lägga till ett CV/en kandidat... 26 Lägga till flera CV:n/kandidater... 28 Lägg till ett CV/en kandidat till ett jobb... 30 Söka i CV-databasen... 31 Spara CV-agent... 32 Administration - inställningar... 33 Skräddarsy mitt TMS... 33 Ändra lösenord... 35 1
Skapa annons & Hantera kandidater/cv:n I TMS får du en översikt över dina senaste rekryteringar, dina inkomna ansökningar, dina kvalificerade kandidater. I TMS skiljer man på en jobbsökande och en kandidat. De som skickar in sin ansökan betraktas som jobbsökande tills dess att de kvalificerar sig till att bli en kandidat. Detta kan antingen ske manuellt genom att en rekryterare läser ansökan och sätter status kandidat eller genom att man använt urvalsfrågor och den jobbsökande automatiskt, genom sina svar på urvalsfrågorna, kvalificerat sig till att bli kandidat. Ditt skrivbord - förstasidan 2
Snabbsökning av CV eller rekrytering Snabbsök rekrytering Snabbsök CV 3
Skapa annons Välj Skapa en rekrytering under fliken Rekryteringar Klicka på knappen SKAPA eller välj en sparad annonsmall Fyll i alla steg av annonsmallen Klicka på + för att fälla ut varje sektion När en sektion är ifylld står det Slutförd i högerkanten Klicka på Registrera för att registrera din annons. 4
Publiceringsstatus TMS Platsnytt Rekrytering För att omedelbart publicera ett jobb online väljer man ett alternativ i Status-menyn: Platsnytt Skåne (Region Skånes externa webbplats) Platsnytt Intern (Region Skånes intranät) Platsnytt Skåne/Internt (både Externt och Internt samtidigt) Jobbet kommer att läggas ut online på en gång och tas ned när ni själva avpublicerar annonsen. Om ni vill publicera ett jobb ett visst datum och även välja ett slutdatum, se Automatisk Statusändring nedan för att planera båda publicering och slutdatum. 5
Automatisk Statusändring (ex. start- och slutdatum) För att sätta automatisk status på ett jobb måste man skapa en status för varje aktivitet. För att sätta ett automatiskt slutdatum för en annons (då annonsen automatiskt tas ner från er sajt) gör ni så här: Klicka på fliken Rekryteringar sedan välj Hantera Rekryteringar. En lista med alla jobb visas. Hitta den aktuella annonsen och klicka därefter på länken i kolumnen Status. På sidan Uppdatera jobbstatus, kan du välja olika alternativ under rullmenyn Ändra Status. För att sätta ett inaktiveringsdatum för annonsen, väljer du alternativet Avpublicera. Vid Aktivera statusändringen väljer du ett datum då du vill att annonsen ska inaktiveras och tas bort från er sajt. Klicka på ikonen för att få upp en kalender där du väljer datum. Klicka på Uppdatera. Tips! Ni kan även välja att publicera ett jobb längre fram i tiden. Då sätter ni publiceringsstatus till Planerad i själva annonsregistreringen. Därefter går ni in och uppdaterar Jobbstatus och väljer en publiceringssajt under Ändra status. Ex. kan ni välja att publicera på intranätet ett datum, och sedan publicera jobbet externt ett senare datum. Därefter sätter ni ett datum för status Inaktiv. 6
Förhandsgranska annons Sök upp annonsen via Snabbsök rekrytering. Klicka på annonstiteln. För att förhandsgranska annonsens utseende på jobbsidorna, klicka på länkarna Annonsutseende på hemsida alt. Intern visning för anställda. 7
Skicka en annons till AMS Gå in under fliken Rekryteringar och välj Hantera rekryteringar. Klicka på ikonen i kolumnen Aktiviteter och välj Använd detta jobb för jobbexport. Fyll i all information för att kunna exportera jobbet till Arbetsförmedlingen. Klicka därefter på SKICKA. 8
Urvalsfrågor TMS Platsnytt Rekrytering Det finns olika sätt att skapa urvalsfrågor i TMS. Antingen kan du skapa frågeformulär som du lägger in i biblioteket och som kan väljas när du skapar en annons, eller så kan du skapa ett formulär direkt från annonsregistreringssidorna. Alternativ 1 Skapa i bibliotek: Gå in i biblioteket och välj Klicka här vid rubriken Formulär med urvalsfrågor : Klicka på Skapa ett frågeformulär : 9
Namnge frågeformuläret, välj om andra rekryterare ska ha tillgång till formuläret (företagsgemensamt) samt vad ni önskar för lägsta poäng för att kandidater ska kvalificera sig till tjänsten. Klicka på knappen UPPDATERA. Klicka därefter på knappen Lägg till ny fråga. Ange en fråga -> Välj Svarstyp -> Ange svarsalternativ (ett per rad) -> Välj om frågan ska vara obligatorisk att svara på för kandidaten -> 10
Frågan är nu sparad. Du kan nu sätta poäng på frågan, för att kunna sortera ut kandidater som svarar rätt respektive fel : 11
Sätt ett poängvärde för respektive fråga och välj om det ska vara vanliga poäng, eller om det ska vara utslagsfrågor som sorterar ut de kandidater som svarar rätt respektive fel. Klicka på Registrera och stäng fönstret. 12
När du lagt till dina frågor och är färdig med formuläret klickar du på knappen Slutför : Välj att visa frågeformulärsbiblioteket, så ser du ditt nya formulär. Detta finns nu tillgängligt när du skapar ett nytt jobb och vill använda urvalsfrågor: 13
Alternativ 2 Skapa formulär direkt i annonsregistreringen: Gå in under fliken Rekryteringar och välj Skapa en rekrytering. Fyll i all information för annonsen och under rubriken Urvalsfrågor / Bekräftelsebrev / Personligt brev väljer du antingen att 1) Skapa ett nytt formulär direkt från annonsregistreringen (följ tidigare beskrivning), eller 2) välj ett befintligt formulär från en lista: 14
Läsa ansökningar Du kan komma åt de inkomna ansökningarna via olika delar i systemet (se bild nedan) Klickar man på Visa alla intill Mina jobbsökande får man en översikt av alla inkomna ansökningar för olika rekryteringar. 15
Klickar man på siffran för antalet jobbsökande för en specifik annons, får man upp en lista med alla sökande till just den tjänsten. I nedan exempel visas jobbsökande för en specifik tjänst och man kan utföra ett antal olika aktiviteter för en person åt gången, eller på flera samtidigt. När man markerar en jobbsökande som kandidat flyttas personen från denna lista och kvalificerar sig till att bli kandidat och hamnar därmed i kandidatlistan för den aktuella rekryteringen. När man öppnat en ansökan får man hela personens CV på skärmen. CV t är indelat i olika flikar: - CV - Historik - Information - Aktiviteter Läs och utvärdera ansökan. Klicka på länken Tillbaka till listan för att komma tillbaka till listan med jobbsökande/kandidater. 16
Personligt brev TMS Platsnytt Rekrytering En ansökan kan innehålla ett personligt brev. Klicka på fliken CV och på länken Se personligt brev. 17
Bifogade filer TMS Platsnytt Rekrytering En ansökan kan innehålla bilagor som kandidaten har valt att bifoga med sin ansökan. Klicka på fliken Information och på Bifogade filer. Här kan man även lägga till en bilaga till en kandidats CV. Klicka på länken Lägg till en annan fil. 18
Hantera kandidater TMS Platsnytt Rekrytering Man kan utföra aktiviteter på en person åt gången, eller på flera samtidigt. När man markerar en jobbsökande som kandidat flyttas personen från listan med jobbsökande till kandidatlistan för den aktuella rekryteringen. Markera som kandidat Markera en eller flera personer i listan med jobbsökande och välj Markera som kandidat. Markera en eller flera personer och välj Markera som kandidat. Därmed har ett första urval gjorts och personerna flyttas nu till kandidatlistan för detta jobb. Ändra status på kandidat Markera en eller flera personer i kandidatlistan, välj Ändra status i rullgardinsmenyn och klicka på Registrera. 1. Markera den status du vill ändra till och skriv eventuell kommentar. 2. Klicka på knappen Ändra status. 19
Skapa brev Gå in under Bibliotek och vid rubriken Brev klickar du på länken Klicka här: Välj Skapa en ny brevmall : 20
Fyll i brevmallen och välj om du vill använda autofält i din brevtext. Autofält är fält som du kan infoga i brevet för att hämta data från databasen, såsom kandidatens namn, annonstitel, rekryterarens namn etc. På så vis kan ni få personliga brev som ex. börjar med Hej [applicants_first_name]. Fältet hämtar då upp kandidaternas namn så att kandidaterna ser sitt eget namn. Du kan även bifoga en fil till ditt brev. Du kan lägga in en e-postadress som alltid ska få en kopia av mailet när det skickas. Klicka SKAPA och brevet sparas i biblioteket. 21
Redigera brev Gå in under Bibliotek och vid rubriken Brev klickar du på länken Klicka här: Välj det brev du vill uppdatera och välj Redigera i Aktivitetsmenyn: 22
Brevet öppnas och du kan göra dina ändringar i brevet. Klicka på knappen UPPDATERA när du är klar. Skicka brev Gå in i en ansökningslista. Kryssa för den eller de personer du vill skicka brev till. 23
Välj vilket brev du vill skicka. Brevet skickas till den eller de personer du valt. Skriva noteringar Öppna en kandidats CV. Du hittar Noteringar både under fliken Aktiviteter och under Genvägar : 24
Klicka på Noteringar eller Lägg till en notering. Du kommer till noteringssidan där du kan lägga in en valfri notering för kandidaten: Lägg in din text här och välj om denna notering ska kunna läsas av andra rekryterare eller bara av dig. Läsa notering För att läsa en notering fäller du ner Transaktionsloggen. Där visas alla utförda aktiviteter för denna kandidat. Du ser noteringen och kan även gå in och uppdatera noteringen genom att klicka på den lilla ikonen. 25
Lägga till CV/kandidat Du kan lägga till CV:n som inkommer från annan kanal än via TMS, exempelvis via e-post. Lägga till ett CV/en kandidat Under fliken CV väljer du Lägg till ett CV : Du får upp ett formulär där kandidatens uppgifter kan läggas in. Du kan enkelt ange kandidatens namn och mejladress och därefter kopiera och klistra in texten från kandidatens CV direkt in i ett fält. Klicka på knappen LÄGG TILL när du är klar. (Se nästa sida) 26
27
Lägga till flera CV:n/kandidater Under fliken CV väljer du Ladda upp CV:n. Klicka på knappen Browse för att leta fram ett CV att ladda upp i systemet. Du kan välja flera CV:n, men du måste välja en CV-fil per rad. När du är klar klickar du på knappen LADDA UPP. Filerna analyseras och om allt fungerar som det ska får du ett meddelande om att filerna är tolkade och du måste nu bekräfta detta/dessa CV:n. 28
Dina uppladdade CV:n visas ett i taget. Du måste klicka på knappen REGISTRERA för varje CV du godkänner. Fält märkta med en asterisk * är obligatoriska. Säkerställ att all information ser bra ut i CV:t. Välj varifrån kandidaten kommer, dvs. vilken kanal. 29
Lägg till ett CV/en kandidat till ett jobb Du kan lägga till ett CV/en kandidat som jobbsökande eller kandidat till ett jobb. Sök upp CV:t i databasen via funktionen Snabbsök CV. Öppna CV:t och klicka på fliken Aktivieteter och välj Lägg till som en jobbsökande eller Lägg till som en kandidat. 30
Söka i CV-databasen Välj fliken CV och klicka på Sök CV: Du får upp ett sökformulär där du kan ange dina sökkriterier för en kandidat. 31
Sökresultat för CV-sökning TMS Platsnytt Rekrytering Spara CV-agent För att spara en CV-sökning skapar du en CV-agent. Du kan då snabbt utföra samma sökning nästa gång du går in och ska söka i CV-databasen. Du kan även välja att bli meddelad när en ny kandidat med dessa kriterier, lägger in sitt CV i er databas. 32
Administration - inställningar Under länken Administration högst upp till höger på sidan, kan du göra vissa sajtinställningar samt ändra/uppdatera ditt lösenord. Skräddarsy mitt TMS Klicka på länken Skräddarsy mitt TMS för att ändra inställningar för ditt konto: 33
Klicka på länken Skräddarsy mitt TMS för att ändra inställningar för ditt konto: Kom ihåg att ändra tidszonen till Stockholm om detta inte redan är gjort. Anpassa vad som ska visas på skrivbordet. 34
Ändra lösenord Under länken Administration högst upp till höger på sidan, kan du ändra ditt lösenord: På Administrationssidan kan du även ändra ditt lösenord. 35