Upphandlingsbolagets nya webbaserade inköpssystem - WINST Vad är E-handel och varför är det så viktigt för Göteborgs Stad och dess grannkommuner? E-handel" är ett ord som kommer av "elektronisk handel". På engelska pratar man om "e-commerce" eller "e-business". Närbesläktade uttryck är "e-shopping", "eaffärer", "näthandel", "internethandel", "webbhandel" och "onlinehandel". Förmodligen finns det ännu fler. Begreppet e-handel används om en rad olika företeelser men vad det handlar om är att e-handel är ett sätt att skapa en effektiv inköps- och fakturahanteringsprocess. Förutom att det innebär effektiva rutiner för inköp och fakturahantering ger det förutsättningar för ökad trohet mot ingångna ramavtal och därmed erhålls korrekta priser. När Göteborgs Stad med grannkommuner är trogna mot ingångna ramavtal kommer vi även att anses vara en bra kund och i nästkommande upphandling kan vi få ännu bättre villkor. Genom att synliggöra avtal och aktuella priser skapas en ökad prismedvetenhet. Det ger även ökade möjligheter till statistik och uppföljning och därmed ökad ekonomisk styrning. De ekonomiska och kvalitativa vinster som kan erhållas med e-handel innebär att ökade resurser kan frigöras för själva kärnverksamheten. Medarbetare kan då i större utsträckning fokusera på sina egentliga arbetsuppgifter. ------------------------------------------------------------------------------------------------ Upphandlingsbolagets system för elektronisk handel Upphandlingsbolaget valde genom en upphandling Visma Proceedo som leverantör. Detta medförde att vi fick WINST - en ASP-lösning, vilket innebär att vi erbjuds tillgång till applikationer och andra relaterade tjänster via Internet. Upphandlingsbolaget hyr tillgången till en applikation/tjänst och eftersom vi inte sköter driften av applikationen krävs inte heller någon investering i hårdvara eller teknisk kompetens kring produkten. WINST innebär att samtliga ramavtal gjorda av UHB finns tillgängliga och visas för alla. Det finns även möjlighet för enskilda förvaltningar/bolag/kommuner att visa upp egentecknade avtal. Winst möjliggör även för anställda att kunna lägga beställningar till leverantörer från olika branscher genom kataloger, formulär och s k. punch-out. De nettoprissatta artiklarna är markerade med en s k tumme upp som betyder att det är denna artikel som ska väljas i första hand vid beställning. 1
I WINST finns även funktioner som möjliggör jämförelser mellan produkter och leverantörer. Detta gör att de anställda i kommunerna lättare och smidigare kan jämföra våra ramavtalsleverantörers priser och kvalitet på upphandlat sortiment. I november 2008 respektive januari 2009 skickades ett brev om intresseanmälan, om att bli användare i Winst, ut till alla förvaltnings- och bolagschefer samt inköpschefer i grannkommunerna. Vi önskade få ett namn på en kontaktperson för fortsatt arbete tillsammans med kommunerna. Vi har i dagsläget fått ett 40-tal anmälningar. För att arbetet ska fortskrida behöver varje förvaltning/bolag/kommun ha en (eller flera) administratör/er (superadministratör) som sköter handläggning av grupper, undergrupper samt användare i WINST. Administratören får utbildning och stöd från UHB i arbetet. Det är administratören som kontaktar UHB i de frågor som hon/han inte kan svara på själv, utbildar sina lokala administratörer samt användare. Hur behöver ni då förbereda er? Ni ser över er organisation, vilka verksamheter har ni, vilka är beställarna idag, vad beställs och av vem, finns det tillräckligt många beställare eller kanske för många? Kan beställningssamordning ske? Hur ska användarna grupperas? (ex. Äldreomsorg, Skola, Förskola osv.) Vilka leveransadresser finns till respektive verksamhet? ( Om ni har leveranser till ex. våning 1, 2 och 3 ska alla tre adresserna läggas in som separata adresser, annars kommer leveransen till ett ställe och får därefter delas internt). Det är förvaltningen/bolaget/kommunen med sin administratör som handlägger all administration kring användningen av Winst, vilket gör att ni själva avgör omfattningen av antalet användare. Winst som system begränsar inte antalet. När det gäller egna avtal i Winst lägger vi tillsammans upp organisationen med en s k avtalssök för förvaltningen/bolaget/kommunen. Samtliga ramavtal från UHB speglas över automatiskt. Både när det gäller beställning och egna avtal kan man i Winst styra roller per användare samt vilka leverantörer varje användare ska se och/eller beställa ifrån. Exempelvis kan man styra att de användare som beställer från livsmedelsleverantörerna bara kan se dessa leverantörer. Vilka roller ska kopplas till vilken användare? För att kunna hålla ordning på användarna samt deras olika kopplingar föreslår vi att ni använder ett s k användarkort, finns att hämta på hemsidan. Skulle användaren 2
flytta på sig eller sluta kan administratören lätt plocka fram/undan/arkivera korten. När en användare tas bort i Winst är den borta för alltid, då finns korten som säkerhet. Leveransadresserna måste kodas med en s k GLN-koder. (Unik kod per adress som avläses hos leverantören.) Dessa koder tillhandahålls av företaget GS1, www.gs1.se För förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad administrerar UHB dessa, för grannkommunerna administreras dessa koder av resp. administratör. Uppläggning av nya adresser och koder inom Göteborgs Stad görs efter beställning på excelblankett, finns att hämta på hemsidan. Administratören i grannkommunerna kan använda sig av samma excelblankett för att ha ordning på dessa koder men måste kontakta GS1 för att erhålla en egen uppsättning koder. Det får inte förekomma dubbletter. Vissa leverantörer, framförallt inom livsmedel, kräver kundnummer för att kunna beställa från dem. Utbildning för administratören sköts av UHB. Tillsammans lägger vi upp strukturen för grupper och användare och skickar första beställningen mm. UHB kommer att ha kontinuerlig kontakt med administratörerna, bl. a genom nyhetsbrev och informationsmöten. Arbetet med Winst dokumenteras på Upphandlingsbolagets hemsida, senast uppdaterade dokument samt alla nyheter kring systemet, avtalen mm finner ni här: www.uhb.nu Ni når UHB s support för WINST: E-post : avtal@uhb.goteborg.se Telefon: 031-334 37 25 3
CHECKLISTA WINST För administratör Vara administratör för sin förvaltning Ha det samlade ansvaret för sin egen förvaltnings/bolags användare. Administratören ska skriva upp och handlägga vilka nya användare som ska få tillgång till WINST. Administratören har ansvar för ändrade förhållanden i användarens status dvs. vilka leverantörer denna får beställa från, leveransadresser, verksamhet, etc. Administratören får lägga in nya användare i WINST enligt manualen Användaradministration. Administratören ska ta fram, förvalta och anmäla korrekt adressinformation till UHB som därefter skapar en unik kod per adress, (GLN-kod). Begäran om kod till leveransadress görs enlig blankett nedan. Svara på enklare frågor från sin förvaltning/bolag angående handhavandet av WINST, samt hålla interna utbildningar till sin förvaltning/bolag Deltaga på övergripande möten och utbildningar (med Upphandlingsbolaget) där bl.a. nyheter och strategiska riktlinjer diskuteras Sprida information vidare till sina användare Samla in synpunkter och tankar om förbättringar Aktivt arbeta för att öka användandet av inköpsportalen, WINST Användarkort Finns under rubriken Användarkort på hemsidan Anmälan om leveransadress Finns under rubriken Ansökan om lev. Adress på hemsidan 4
INNEHÅLLSFÖRTECKNING - HANDBOK WINST Innehåll 1 Uppsättning av WINST startsida... 8 1.1 Logo... 9 1.2 Välkomsttext... 9 1.3 Inställning av välkomsttext för BO... 9 1.4 Tips för uppläggning av välkomsttext... 10 1.5 Systemmeddelanden... 11 1.6 Att hantera... 11 1.7 Beställningar... 12 1.8 Leveranser och Order... 12 1.9 Delegeringar... 12 1.10 Nya leverantörsavtal... 12 1.11 Genvägar... 12 1.12 Uppsättning av externa genvägar... 13 1.13 Informationssidan... 13 2 Uppsättning för att arbeta med elektroniska beställningar... 14 2.1 Gruppadministration i WINST... 14 2.2 Användaradministration i WINST... 16 2.2.1 Användare... 16 2.2.2 Grupper (använd denna i 1:a hand)... 16 2.3 Skapa ny användare... 18 2.4 Ändra befintlig användare... 19 2.5 Anmäla ny användare... 19 3 Uppsättning för hantering av egna avtal... 20 5
3.1 Leverantörsavtal... 20 3.2 Administration av avtalsområde... 23 4 Skapa beställning och leveranskvittera... 24 4.1 Logga in... 24 4.2 Skapa beställning... 24 4.3 Välj rätt kategori... 24 4.4 Välj produkt... 25 4.5 Spara eller skicka... 25 4.6 Orderbekräftelse... 26 4.7 Status på orderbekräftelse... 27 4.8 Hantera orderbekräftelse... 28 4.9 Hantera en orderbekräftelse som har fastnat... 29 4.10 Order uppdateras... 29 4.11 Leveranskvittens... 29 5 LATHUND... 31 5.1 Administration av grupper och användare.... 31 5.2 Adresser... 32 5.3 Administration av leverantörsavtal.... 33 5.4 Avtalsträdet... 33 5.5 Leverantörsinfo... 35 5.6 Bilagor... 35 5.7 Produktsökning... 35 5.8 Produktinformation... 36 5.9 Avancerad sökning... 37 5.10 Miljömärkning... 37 5.11 Jämföra produkter... 39 5.12 Beställning... 40 6
5.13 Orderbekräftelse... 42 5.14 Leveranskvittens... 43 7
HANDBOK WINST 1 Uppsättning av WINST startsida Besrkivning och tips för anvädning av startsidan i Winst. Startsidan består av sju olika delar varav fyra är administrerbara och tre som enbart presenterar information genererat av systemet. 1. Logo 2. Välkomsttext 3. Systemmeddelanden 4. Att hantera 5. Delegeringar 6. Nya leverantörsavtal 7. Genvägar 8
Utöver detta finns en sida under fliken Information, tänkt till användning för mer omfattande beskrivningar och information. 1.1 Logo Logon är gemenensam för hela er BO, buyer organistaion (dvs. er unika uppsättning av Winst), och visas i startsidans övre vänstra hörn. Inställning av bild görs under Administration Kundfakta. Bilden måste finnas upplagd på en webserver och ha en fast http-adress. Bilden som skall används på startsidan skall vara av typen jpeg, gif eller png. Är bilden större än 200 pixlar i bredd eller 50 pixar i höjd så kommer den automatiskt att proportionellt skalas ner till att passa denna storlek. Det rekommenderas dock att bilden i original håller sig inom 200 x 50 pixlar. 1.2 Välkomsttext Välkomsttexter är språkstyrda och kan anges på engelska, svenska, finska, norska och danska. En användare som använder ett språk till vilket välkomsttext saknas kommer att få läsa välkomsttexten på standardspråket. Vilket språk som skall vara standard anges i samband med uppsättning av texterna. 1.3 Inställning av välkomsttext för BO Detta görs under Administration Kundfakta under knappen Välkomsttext. Inläggning av välkomsttexter Skriv in rubrik och text för åtminstone ett av de fem språken. Längst ner finns ett val för vilket av språken som skall vara standard, dvs det språk som texten skall visas i för användare som använder ett språk till vilket ingen text finns angiven. 9
Både rubriken och brödtexten kan märkas upp med HTML vilken kan innehålla länkar och bilder samt stylade texter. För att texten skall kännas igen som HTML måste en sådan text inledas med taggen <html>. 1.4 Tips för uppläggning av välkomsttext Då Startsidan är det första användaren möts av efter i systemet så är det viktigt att denna har ett tilltalande utseende. Välkomsttexten bör därför innehålla lagom mycket information och t.ex. inte ha för stora eller många bilder och teckensnitt. Rubriktexten bör hållas någorlunda kort. Vid användande av HTML-taggad välkomsttext måste texten som nämnts inledas med taggen <html>. Detta gäller även rubriktexten. Använd gärna specificerade fonter och tabeller för bästa utseende. För exemplet i detta dokument används följande HTML-kod: <html> <font size=5 face=arial> <b>detta är välkomsttexten på svenska</b></font> <table><tr><td> <img src="http://fc12.deviantart.com/fs25/f/2008/146/5/3/free check icon_by_jeeremi e.png"><br></td> <td valign=top><font face=tahoma><br> Brödtext som beskriver vad som är viktigt för användare av TestBO 294 att tänka på just nu och att <u>detta är extra viktigt</u>.<br><br> <b>en underrubrik</b><br> Lite annan information som det vore bra om användarna läste och som innehåller ännu mera intressanta saker.<br><br> <b>ring 08-12 34 56 för hjälp</b> </td></tr></table> </html> OBS. Vid ändring av välkomsttexter så måste ny inloggning ske i systemet innan man kan se sina ändringar. 10
1.5 Systemmeddelanden Systemmeddelanden är korta texter som är tänkta att läggas in av systemets administratörer för teknisk information om systemet, såsom information om uppdateringar, planerade nertider och liknande. Systemmeddelanden administreras från Administration Kundfakta under knappen Systemmeddelanden. Administration av systemmeddelanden I fältet Utfärdat av anges vem som meddelandet kommer ifrån, detta kan vara ett personnamn eller en roll som är lämplig för sammanhanget. Datumfälten kan lämnas tomma ifall meddelandet skall börja visas direkt och/eller visas tills vidare. Systemmeddelanden är språkstyrda och läggs in genom att tycka på ikonen under rubriken Text. Även här krävs ett standardspråk som meddelandet kommer att visas i för de användare för vilkas språk text ej finns angiven. Systemmeddelanden kan även läggas upp centralt av Proceedo för att visas för alla Proceedos kunder, detta gäller enbart tekniska meddelanden som rör hela systemet för alla kunder. 1.6 Att hantera Den blå panelen Att hantera är ett snabbt sätt för användaren att se och nå vad denne behöver åtgärda i systemet. Innehållet i denna genereras automatiskt och är inget som administreras manuellt. Panelen består av tre delar men bara de delar som användare har rättighet att jobba inom visas. Att hantera-panelen kommer inte att visas alls för användare som inte har rättighet till någon av de tre möjliga Varje rad i hantera-panelen är klickbar och leder direkt till sidan där uppgifterna hanteras. 11
1.7 Beställningar Antalet beställningar som ligger och avvaktar användarens godkännande. Antalet som visas här är detsamma som det antal träffar som fås genom standardsökning i menyvalet Inköp Godkänn beställning. 1.8 Leveranser och Order Antalet leveranser och order att bekräfta. Antalet som visas här är detsamma som det antal träffar i standardsökningen i menyvalet Inköp Leveranskvittens. 1.9 Delegeringar Panelen delegeringar genereras automatiskt utifrån den inloggade användarens nuvarande och uppkommande delegeringar som rör både till användaren och från användaren. När en delegering utgår så tas den bort från denna lista. 1.10 Nya leverantörsavtal Detta är även den en automatiskt genererad lista över de leverantörsavtal som lagts upp i systemet för mindre än 60 dagar sedan och som användaren är kopplad till. Observera att denna panel endast visas för användare som har något accessattribut i serien 5xxx. 1.11 Genvägar Genvägar är tänkta att vara användarens personliga genvägar i systemet. En genväg kan antingen leda till en sida i WINST-applikationen eller till en extern webbsida. För att en användare skall kunna ändra vilka genvägar som denne vill ha krävs det att den är kopplad till en Roll med accessattributet 2011 Konfigurera genvägar. Genvägar väljs sedan under Inställningar Genvägar. Användare kan bara lägga till genvägar till sidor som den kan nå genom den vanliga menyn eller till externa webbsidor tillagda av administratör. 12
Val av genvägar 1.12 Uppsättning av externa genvägar För att lägga in genvägar till externa webbsidor så krävs det att dessa är upplagda som resurser i systemet. Tillse först att BO:n har en BORESOURCE med namnet SHORTCUT. Därefter kan länkar läggas till och tas bort under Administration Resurser, välj SHORTCUT i rullgardins-menyn. Dessa externa länkar kommer sedan upp som val i Genvägsmenyn för alla användare inom BO:n. För att särskilja dem från de interna länkarna är de markerade med en asterix (*). Om du anger ett Id till genvägen som börjar med PRESET så kommer denna genväg alltid att visas i alla användares Genvägar på Startsidan. 1.13 Informationssidan Under fliken Information finns Informationssidan, en enkel sida där administratörer kan lägga in valfritt innehåll som anses behövas utöver det som presenteras på Startsidan. Administration av innehållet görs under Administration Kundfakta i fälten Rubrik informationssidan och Innehåll informationssidan. Texten i innehållet kan märkas upp med HTML. Texten måste då inledas med <html>. Lämnas bägge fälten tomma så kommer fliken Hem Information inte att vara synlig eller tillgänglig för någon användare. 13
2 Uppsättning för att arbeta med elektroniska beställningar 2.1 Gruppadministration i WINST För att lägga upp nya grupper välj administration, grupper och tryck på knappen ny grupp. Fyll i namnet på gruppen. Tryck därefter på tilldela. Tilldela knappen innebär att aktuell data blir valbar för den nya gruppen. Alla nya grupper måste tilldelas separat. Vi rekommenderar att du tilldelar gruppen alla valbara värden, även om du inte kommer använda dem inom gruppen i dagsläget. Detta gör att värdena senare finns tillgängliga att kopplas på användarnivå. 14
Välj i rullgardinen de adresser, roller och leverantörer som gruppen ska ha tillgång till. (Övriga valrubriker används inte i denna uppsättning). Tryck på verkställ för att spara inställningarna. Därefter trycker du på knappen välj för alla och väljer de adresser, roller och leverantörer som gruppen ska ha. Tryck på verkställ för att spara inställningarna. de adresser, roller och leverantörer som du nu bockar i blir automatiskt ikryssade och valda för de användare som du lägger in i gruppen. DVS du kan inte ändra de valda värdena på användarnivå 15
Sammanfattning Att tilldela en ny grupp innebär att vi öppnar upp aktuell data för gruppen vilket gör att värdena blir möjliga att bocka i och ur på användarnivå. Att välja för alla för en ny grupp innebär att de i bockade värdena är förvalda på användarnivå och inte går att bocka i eller ur, dvs de är gråmarkerade låsta fält. 2.2 Användaradministration i WINST För att administrera användare välj menyalternativ Administration, nedanstående bild visas. Du kan administrera användare via två olika vyer; 2.2.1 Användare Via denna vy kan du söka användare utifrån exempelvis adress, ansvar, roller, grupp eller liknande. Du kan även få upp en lista med samtliga användare sorterad på efternamn. 2.2.2 Grupper (använd denna i 1:a hand) Denna vy visar användare utifrån grupptillhörighet, du kan tex välja att bara se användare som tillhör grupp Skola och sedan markera enskilda användare för att se mer detaljerad behörighetsinformation. Du kan även skapa användare direkt i rätt grupp via denna vy. 16
Till varje användare skall följande vara kopplat; Roll Leveransadress Leverantör Användaradministration via vyn Användare Användaradministration via vyn Grupper 17
2.3 Skapa ny användare För att skapa en ny användare via vyn Grupper ; 1. Markera den grupp som användaren skall tillhöra genom att klicka en gång på gruppen 2. Tryck därefter på Ny användare... Innan registreringen påbörjas se till att det står rätt grupp i fältet Tillhör grupp. 3. Fyll i uppgifter i fälten förnamn, efternamn, e-post, (ID), användarnamn, lösenord. Obligatoriska fält är märkt med *, men fyll gärna i också de övriga fälten. Användarnamn anges som personens e-postadress. Som lösenord sätts Winst alt. annat lösenord på minst 5 tecken. Användaren måste byta det lösenord du satt vid första inloggningen. 4. Tryck på knappen Välj för att ange behörigheter för användaren (leverantörer, roller, leveransadresser) Här syns de tilldelade och förvalda värdena som du tidigare gjort för gruppen. 5. I fönstret som visas väljer du vilken typ av behörighet som skall registreras genom att använda rullgardinsmenyn i fältet för Välj typ längst upp i bilden. 18
Till varje användare skall följande vara kopplat; Roll Leveransadress Leverantör Efter att du har kryssat i önskad mängd behörigheter, tryck alltid på verkställ så att valda behörigheter uppdateras och sparas. 2.4 Ändra befintlig användare Befintlig användare ändras genom att söka fram användaren i någon av vyerna Användare alternativt Grupper och därefter trycka på Ändra. Ändringsbilderna är därefter desamma som för att skapa en ny användare. 2.5 Anmäla ny användare Administratören är ansvarig för förvaltningens-/bolagets-/kommunens användare. När en ny användare ska få tillgång till WINST eller då behörigheten för en befintlig användare förändras så ska detta anmälas till respektive administratör. Vi rekommenderar att ni använder användarkortet nedan för internt bruk...\..\..\..\desktop\winst\winst 081219\Användarkort för Winst.doc 19
3 Uppsättning för hantering av egna avtal 3.1 Leverantörsavtal Under fliken leverantörsavtal finns alla avtal kopplade med leverantörer. För att ändra informationen om avtalet eller leverantören, klicka på ändra. Alla fält markerade med * är obligatoriska. Fälten markerade med i syns i informationsrutan på avtalssök. Första fliken Allmänt, här fyller du i namn, telefonnummer, kontaktperson mm. Under andra fliken Leverantör fyller du i leverantörens namn och adress. Under fliken Order ska sökområden fyllas i, avtalsområde, underområde, org.nr. Under fliken Avtal registreras avtalet. Avtalsnummer, avtalsansvarig, telefonnummer, e-post adresser m fl. Här bifogas även bilagor. Alla fält markerade med i syns på avtalet i avtalssök. 20
21
När avtal är upplagt ska den kopplas ihop med de grupper som ska se avtalet/leverantör. Stå så att aktuellt avtal är markerat och tryck Ändra anv... och välj Grupper. Tryck på knappen Välj för alla, vilket innebär att de i bockade värdena är förvalda på användarnivå och inte går att bocka i eller ur, dvs de blir gråmarkerade låsta fält. 22
3.2 Administration av avtalsområde Under administration fliken Avancerat administrerar du bl. a avtalsområden. För att ändra ett avtalsområde tryck Ändra, för att lägga upp ett nytt tryck Ny... Under avtalsområde administreras även fördelningsnycklarna, underområdena och bilagor som hör till området. 23
4 Skapa beställning och leveranskvittera För att kunna skicka en order i WINST måste du vara upplagd som användare och erhållit rollen beställare. De flesta leverantörer kopplas automatiskt till samtliga användare medan vissa måste man ansöka om att få kopplade till sig. De leverantörer som kräver en ansökan innan order är främst livsmedelsleverantörerna. Detta för att dessa leverantörer startar ett kundnummer samt lägger in dig som kund med en specifik leveransrutt med fastställda leveransdagar och leveranstider. Ansökan görs hos förvaltningens/bolagets/kommunens administratör. När du som beställare klickar på knappen Skicka så skickas order direkt till leverantören och kan inte ändras eller ångras. Om ordern innehåller speciella kommentarer som t ex. senarelagd leveranstid, datum eller annan viktig information rekommenderar vi att ni efter att ni har skickat ordern tar kontakt med leverantörens kundtjänst för att försäkra er om att den avvikande informationen har uppmärksammats. Inköpsprocessen i WINST består av följande moment: 1. Beställning 2. Order skickas automatiskt till leverantör 3. Leveranskvittens. Som beställare är Du delaktig i moment 1 och 3. Anledningen till att Du måste leveranskvittera Dina beställda varor är för att underlätta hanteringen av fakturan samt för att göra en leveranskontroll att beställda varor faktiskt har levererats. Du bör därför leveranskvittera så snart dina varor har ankommit. 4.1 Logga in Logga in kan du göra antlingen via en länk på Upphandlingsbolagets hemsida www.uhb.nu eller genom att direkt gå till www.proceedo.net Ange Ditt användarnamn (samma som Ditt email) och lösenord. 4.2 Skapa beställning En helt ny beställning skapar Du genom att välja fliken Inköp. Du kan också återanvända och modifiera en tidigare eller sparad beställning genom att via huvudmenyn istället välja Tidigare beställningar. Observera att du alltid kan avbryta en beställning innan den har skickats genom att välja Avbryt. Använd Hjälp-knappen vid behov. 4.3 Välj rätt kategori Under fliken Inköp finns det 2 olika flikar. Fliken Avtal är alltid förvalt. Den andra fliken är Beställningsmallar. 24
I fliken Avtal söker Du antingen upp ett avtalsområde i trädet till vänster och därefter en specifik leverantör (till höger) och sedan en produkt alternativt söker efter en produkt utan att först ha angett en leverantör. Rutan med tummen upp märkning är alltid i-bockad. Tummen upp markerade produkter är de varor/tjänster som har upphandlats i konkurrens och är rekommenderade av Upphandlingsbolaget. Du kan också välja att använda en utökad sökfunktion. Denna når du genom att klicka på Avancerad sök. Observera att Du vid sökning alltid ska skriva in produkten i singular t ex penna, påse etc. För mer information om hur Du söker efter produkter se lathunden Söktips. 4.4 Välj produkt För varje produkt som visas i träfflistan finns en kort beskrivning av produkten, vilket företag som levererar produkten, produktens leveranstid, artikelnummer och pris. Vill Du ha mer information om en produkt kan Du alltid klicka på radens Info-knapp i fältet Info. För att beställa en produkt i träfflistan klickar Du på +-tecknet i fältet Beställ. I avancerad sök kan du kan även jämföra produkter med varandra genom att bocka i de produkter du vill se och sedan klicka på knappen jämför. Vid en ny jämförelse måste den gamla jämförelsen rensas genom att Du klickar på knappen Rensa. De uppsökta produkterna kan även sorteras i t ex fallande eller stigande ordning genom att klicka överst på den kolumn som Du vill sortera efter. En produkt med ett stafflat pris visas i träfflistan med färgmarkering blå. En produkt med variabelt pris visas i träfflistan med färgmarkeringen orange. En produkt som är en annonsvara visas i träfflistan med färgmarkeringen gul. En produkt väljs genom att trycka på + tecknet till på varje rad. Ändringar av valda produkter kan göras i varukorgen (nedre fältet) genom att trycka på + och tecknen under kolumnen Ändra alternativt Radera en orderrad. Vid beställning i WINST var uppmärksam på värdet av varukorgen. Tänk på att din order bör uppnå en rimlig summa per leverantör! Några leverantörer tar enligt avgift ut en småorderavgift. När Du är färdig med att lägga till produkter till Beställningslistan klickar Du på knappen Fortsätt>>. (Längst ner i höger hörn) 4.5 Spara eller skicka Nästa sida som kommer upp är benämnd Kontering och leverans. Under Information om beställning kan du namnge din beställning i fältet Beställningens namn, detta för att lättare kunna identifiera beställningen i rapporter, sökningar och leveranskvittering. Beställningens namn bestäms helt av Dig. I varukorgen ovanför 25
kan du vid behov ändra eller radera din beställning genom att trycka på knapparna till höger. Information till leverantör Under fältet, Information till leverantör, anges om ett leveransdatum behöver anges. Genom att trycka på + tecknet kan du även skriva in ett meddelande till leverantören. Leveransen ska skickas till Om Du endast har en leveransadress kopplad till Dig som beställare så kommer denna visas automatiskt. Har Du flera leveransadresser så får Du välja leveransadress manuellt på rullgardinen. Ev. kommentar till godkännare Behöver inte fyllas i. Fakturan ska skickas till Här är det alltid förvalt rätt Fakturaadress. 4.6 Orderbekräftelse Orderbekräftelsen är ett kvitto på vad leverantören kommer att leverera utifrån en given order. (Gäller framförallt Livsmedelsleverantörerna såsom ex. Servera.) Det finns tillfällen då leverantören inte alltid kan leverera exakt det som är beställt. Vid dessa tillfällen matchar inte fakturan mot ordern. För att undvika detta tar vi emot orderbekräftelser från leverantören som kan betraktas som ett kvitto på vad leverantören kan leverera utifrån en mottagen order. När en orderbekräftelse kommer in och godkänns i systemet, uppdateras innehållet i den motsvarande ordern med det som kan levereras enligt orderbekräftelsen. Ett exempel på flöde då detta är till stor nytta är vid beställningar av livsmedel. Med hjälp av orderbekräftelser kan ordern uppdateras efter att den skickats med eventuell ny vikt och kvantitet. 26
I fliken Orderbekräftelser visas alla de orderbekräftelser som kommit in mot en order. Leverantören kan skicka flera bekräftelser för samma order så länge ingen bekräftelse har godkänts. Varje ny orderbekräftelse inaktiverar de tidigare inkomna. Det finns alltså bara en aktuell orderbekräftelse i taget för varje order. 4.7 Status på orderbekräftelse De status som kan förekomma för en orderbekräftelse är: Avvaktar godkännande den aktuella bekräftelsen Inaktuell gammal bekräftelse Ogiltig leverantören har skickat in en orderbekräftelse på ett format som inte stöds av systemet Info ett meddelande från leverantören om att de tagit emot ordern och jobbar med orderbekräftelsen, detta är alltså ingen orderbekräftelse och den kan därför inte visas. De olika typerna av orderbekräftelser som kan förekomma är: Order bekräftad utan ändringar leverantör kan leverera allt enligt ordern Order bekräftad med ändringar leverantörer kan leverera men med avvikelser från ordern Hela ordern nekad leverantören kan inte leverera något från ordern 27
Order bekräftad manuellt leverantören har inte lyckats att skicka en riktig orderbekräftelse och köparen har därför själv skapat en accepterad orderbekräftelse för att kunna leveranskvittera mot ordern Order mottagen av leverantör visas tillsammans med statusen Info ovan 4.8 Hantera orderbekräftelse För att titta på en orderbekräftelse eller godkänna en aktuell orderbekräftelse markerar beställaren den i tabellen och klickar på knappen Hantera. Här presenteras ordern tillsammans med orderbekräftelsen. Om orderbekräftelsen innehåller avvikelser visas de också. Om orderbekräftelsen godkänns uppdateras ordern och de artiklar som visas med fet stil i tabellen indikerar vad som kommer att levereras. Orderbekräftelsens avvikelser markeras med ett högerjusterat artikelnummer. Ursprungsorderns artiklar är markerade med en radnummer längst till vänster i tabellen. De olika typer av rader i orderbekräftelsen som kan förekomma är: Avvisad produktraden kommer ej att levereras och har ingen ersättningsvara Ändrad produkten har blivit ersatt med en ny produkt eller dess leveransinformation har ändrats. Tillagd en ny produkt har lagts till ordern 28
Om leverantören har skickat med en kommentar till orderbekräftelsen visas den under tabellen. Orderbekräftelsen godkänns genom att leverantören trycker på knappen Godkänn. 4.9 Hantera en orderbekräftelse som har fastnat Knappen Bekräfta är till för användaren och bör ändas användas då det är viktigt att fortsätta orderflödet. Så länge en order has status Avvaktar orderbekräftelse är det inte möjligt att leveranskvittera ordern. Om en leverantör av någon anledning skulle misslyckas med att skicka en orderbekräftelse till systemet och varorna levereras kan därför användaren använda knappen Bekräfta för att skapa en manuell godkänd orderbekräftelse för att på så sätt möjliggöra leveranskvittens. 4.10 Order uppdateras När en orderbekräftelse godkänns uppdateras ursprungsordern med det som enligt bekräftelsen kan levereras. När en orderbekräftelse har godkänts är det möjligt att leveranskvittera mot ordern. 4.11 Leveranskvittens Som beställare i WINST är du ansvarig för att ta emot levererade varor samt inleverera dessa i WINST under knappen leveranskvittens. Inleveransen måste ske snabbast möjligt efter att varorna har levererats. Vid förändringar av den ursprungliga ordern som t ex ändrade vikter, antal och ersättningsprodukter så skall detta manuellt skrivas in. Om ordern är ändrad med t ex tilläggsprodukter ska slutsumman på ordern skrivas in under knappen "kommentarer" så att det vid fakturahanteringen framgår det korrekta värdet av ordern. Leveranskvittens når Du genom att fliken Inköp välja Leveranskvittens. Du bör alltid leveranskvittera direkt då en vara har levererats. Leveranskvittera Din order genom att: Söka inköpsorder genom att ange hela eller del av ordernumret i sökfönstret, markera rätt order och tryck på knappen Ny kvittens. Kvittera det antal produkter som har kommit genom att fylla i rutan till höger. Om Du vill kan du skriva kommentarer (t ex till fakturaavdelningen) genom att klicka på knappen Kommentarer (frivilligt). Klicka sedan på knappen OK. En order kan ha följande status avseende leveranskvittensen: Ej kvitterad leveranskvittensen är inte utförd Delvis kvitterad delar av ordern är leveranskvitterad (ordern ligger fortfarande öppen) Slutkvitterad hela ordern är kvitterad eller överkvitterad 29
Ofull. slutkvitterad användaren har avslutat en delvis kvitterad eller en order i status ej levererad för att indikera för att inga fler leveranser förväntas komma. Avvaktar orderbekräftelse Denna status visas bara då en orderbekräftelse förväntas för denna order. Avvaktar godkännande av orderbekräftelse Det finns en orderbekräftelse för denna order som inte blivit godkänd. För att det ska gå att leveranskvittera mot en order som är aktiv för orderbekräftelser måste en orderbekräftelse godkännas. Om en produkt som är beställd inte levereras ska Du kvittera de produkter som har kommit precis som vanligt och trycka på knappen OK på sidan ny kvittens. Sedan ska Du trycka på knappen Avsluta, för att visa för systemet att denna order ska stängas trots att alla beställda produkter inte har levererats. Ordern får då status ofullständigt slutkvitterad. Ta för vana att här alltid lämna en kommentar till att ordern är ofullständigt slutkvitterad. Om ingen produkt kommer att levereras av de beställda artiklarna väljer du rätt order i din lista, markerar den och väljer Avsluta. Ordern får då status ofullständigt slutkvitterad. Ange i kommentars rutan att ordern är makulerad. 30
5 LATHUND 5.1 Administration av grupper och användare. Välj Administration, Grupper. Här finns alla tillgängliga/upplagda grupper. Huvudgrupper och undergrupper. Under varje grupp finns det användare med olika roller ex. beställare. För att ändra en användare, klicka på ändra. För att lägga upp en ny grupp, klicka på ny. Här kan du även ändra lösenord, delegera mm. 31
5.2 Adresser Under fliken Adresser läggs alla leveransadresser och fakturaadresser upp, du kan sortera på grupp för att se vilka adresser som finns tillgängliga. Alla adresser läggs upp av UHB. GLN är en 13 siffrig kod för adressen, denna kod sätts alltid upp av UHB som har kodlistan. Varje förvaltning/bolag fyller i en excellista WINST\Winst 081219\Anvisning för uppläggning av leveransadrsser.xls med sina leveransadresser samt fakturaadresser och skickar en beställning av GLN-koder till UHB. När UHB har lagt upp adresser och kodat dessa skickas ett meddelande till administratören, därefter kan användare/beställare kopplas ihop med adresserna. 32
5.3 Administration av leverantörsavtal. Under administration, leverantörsavtal ser du vilka leverantörer/avtal som finns inlagda i Winst samt vilka kopplingar som finns, vilka grupper och användare. 5.4 Avtalsträdet Under fliken avtal finns alla ramavtal som finns under UHB. På vänster sida finns avtalsträdet i bokstavsordning. I sökrutan söker du avtalsområde, fritextsökning. 33
Om du markerar ett avtalsområde i trädet visas resultatet, vilka avtal/leverantörer som finns på höger sida. När du markerar ett avtal visas produkterna tillhörande avtalet/leverantören i rutan nederst till höger. OBS! Visas om det finns kataloger inlagda. 34
5.5 Leverantörsinfo Om du trycker på i kommer en informationsruta om avtalet/leverantören upp. 5.6 Bilagor Bilagor till avtalet finns under knappen Visa, markera en fil och tryck på visa så öppnas bilagan. 5.7 Produktsökning I sökfältet under produkter kan du med fritext söka fram produkter, resultatet kommer i rutan under. OBS! Klickrutan tumme upp är ifylld från start, för att se eventuellt 35
övrigt sortiment måste denna ruta bockas ur. Om du vill söka upp en produkt utan att veta leverantör bockar du i sök bland alla innan du klickar på sök. 5.8 Produktinformation När du klickar på i på produkten får du upp information om produkten. Om det finns produktblad kopplade till denna finns dessa under knappen Produktblad. 36
5.9 Avancerad sökning I Avancerad sök kan du söka fram en viss märkning på produktnivå, söka fram produkter och jämföra dessa med varandra. 5.10 Miljömärkning I listan Miljömärkning kan du välja fram vilken märkning du vill sortera på, antingen i hela katalogen eller per produktområde i rutan till höger. 37
Du söker produkterna du vill ha fram genom att skriva i sökord i rutan, markera vilket område du vill söka i samt trycka på sök. 38
5.11 Jämföra produkter När du markerar ett antal produkter i listan och klickar på jämför får du resultatet på en egen sida, produkterna brevid varandra. 39
5.12 Beställning För att beställa varor väljer du fliken Inköp. Längst ner på sidan finns en varukorg som kan visas eller döljas. Alla funktioner i övrigt överensstämmer med de som finns under Avtalssök. Sök fram de produkter du vill beställa. 40
Beställ genom att trycka på + tecknet, öka antal genom att trycka flera gånger, minska genom att trycka på tecknet. Du kan även skriva i antalet själv under Antal. Du kan dock bara beställa i hela förpackningsstorlekar. Nästa steg i beställningen är kontering och leverans. Här kan du namnge beställningen, välja leveransadress 41
Du kan om du vill spara din beställning för att arbeta vidare med den senare eller spara den som mall. 5.13 Orderbekräftelse Orderbekräftelsen är ett kvitto på vad leverantören kommer att leverera utifrån en given order. (Gäller framförallt Livsmedelsleverantörerna såsom ex. Servera.) 42
5.14 Leveranskvittens Leveranskvittens når Du genom att fliken Inköp välja Leveranskvittens. Du bör alltid leveranskvittera direkt då en vara har levererats. 43