BEAst Inköp Manual för hantering av behov inom bygg och anläggning.

BEAst Inköp Manual för hantering av behov inom bygg och anläggning. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 1

1 Innehåll 1. Introduktion... 5 1.1 Allmänt om portalen.... 5 1.2 Anmälan till portalen.... 5 1.3 Hur kommer man igång efter anmälan?... 6 1.4 Normal arbetsgång under planeringsfasen.... 7 1.4.1 Normal arbetsgång för varuleveranser under utförandefasen.... 7 1.4.2 Normal arbetsgång för anläggningstransporter under utförandefasen.... 8 2 Beskrivning av processer i portalen... 9 2.1 Allmänt om projekt.... 9 2.1.1 Vad händer då vi ändrar projektbehoven?... 9 2.1.2 Länkar till mer information.... 10 2.2 Hantera projekt.... 11 2.3 Skickade projektlistor.... 17 2.4 Planering:... 20 2.4.1 Olika typer av behov?... 20 2.5 Projektplanering.... 21 2.5.1 Så här fungerar planeringsbilden:... 22 2.5.2 Hantera problem.... 24 2.5.3 Importera behov från Excel-format.... 25 2.5.4 Skapa nya behov manuellt.... 26 2.5.5 Planera om flytta till annat datum.... 31 2.5.6 Planera om formera leveransdelar.... 31 2.5.7 Planera om Ändra kvantitet, byta leverantör och övriga ändringar.... 32 2.5.8 Ändra prognoser till fasta behov.... 33 2.5.9 Logg.... 33 2.6 Leveransplaner.... 34 2.7 Avrop.... 38 2.7.1 Automatiskt skapade avrop.... 38 2.7.2 Halvautomatiskt skapade avrop.... 38 2.7.3 Manuellt skapade avrop.... 39 2.7.4 Avropsfunktionen.... 39 2.8 Leveransbevakning.... 49 2.8.1 Begränsa behörigheten till specifik godsmottagare- eller leveransmottagare-adress. 51 BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 2

2.8.2 Leveransbevakningen, monitorfunktion.... 51 2.8.3 Leveransbevakning, vald rad.... 51 2.9 Godsmottagning.... 57 2.9.1 Godsmottagning via scanning.... 57 2.9.2 Godsmottagning manuellt utan scanning.... 63 2.9.3 Övriga delar av godsmottagningsfunktionen.... 69 2.9.4 Godsmottagning då leveransavisering saknas.... 71 2.9.5 Godsmottagning av vågsedel.... 73 2.10 Leveranskontroll.... 76 2.10.1 Leveranskontroll av orderkvitton.... 78 2.10.2 Leveranskontroll av följesedlar.... 82 2.11 Godssökning.... 86 2.11.1 Godssökning genom att scanna/ange följesedelnummer eller SSCC kollinummer.... 87 2.11.2 Godssökning genom att lista våg- och följesedlar.... 89 2.11.3 Godssökning genom att välja artikel.... 92 2.11.4 Godssökning genom att välja destination.... 94 2.11.5 Sök orderkvitto.... 95 2.12 Hantera fakturor.... 97 2.12.1 Utskrift av faktura.... 99 2.12.2 Nedladdning av faktura.... 100 3 Hur hantera fel?... 101 3.1 Hur identifiera vad som är fel och behöver åtgärdas?... 101 3.2 Fel vid sändning av projektlista.... 101 3.3 Fel vid sändning av leveransplan.... 101 3.4 Fel vid mottagning av svar på leveransplan.... 102 3.5 Fel vid sändning av avrop.... 102 3.6 Fel vid mottagning av avropsbekräftelse.... 102 3.7 Aktivera/avaktivera mailfunktionen för att avisera fel.... 102 4 Arbeta med loggen.... 104 4.1 Se alla händelser på ett projekt.... 106 4.1.1 Se alla sända leveransplaner.... 107 4.1.2 Se avrop och bekräftelser.... 107 4.2 Se alla händelser på ett avrop.... 108 4.3 Söka i loggen avgränsat till ett område.... 109 BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 3

5 Lägg till/ändra grunddata.... 110 5.1 Hur lägger man till en ny leverantör?... 110 5.2 Hur lägger man till en ny artikel?... 114 5.3 Hur hanterar man olika typer av artikelnummer?... 116 5.4 Hur underhåller man avtal och avtalspriser?... 118 5.4.1 Lägg till artiklar till avtal... 120 5.5 Hur lägger man till nya användare, och hur tar man bort de som slutat?... 123 5.6 Hur förändrar man behörighet för användarna?... 124 6 Integration med eget affärssystem.... 127 6.1 Manuellt initierad integration.... 127 6.2 Teknisk beskrivning av standardintegrationerna.... 130 6.2.1 Ladda upp artikelinformation till portalen.... 130 6.2.2 Ladda upp avtalsinformation till portalen.... 131 6.2.3 Ladda upp Behovsinformation till portalen... 133 7 Support.... 136 7.1 Behöver du hjälp av supportorganisationen?... 136 BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 4

1. Introduktion 1.1 Allmänt om portalen. Det här är bygg- och anläggnings-branschens portal för logistik och fakturering. Den är definierad av representanter i branschen för att passa in i de förändrade rutiner avseende sättet att beställa, märka, leverera och fakturera som nu önskas genomföras. Portalen omfattar tre delar, avsedda för tre olika verksamhetsområden. Den del som beskrivs i denna manual är avsedd för företag som agerar som köpare av material och anläggningstjänster. Det finns även två andra delar för företag som agerar leverantör av antingen material eller anläggningstjänster. Denna manual är som sagt avsedd att användas av de företag som ansluter sig som köpare av material och anläggningstjänster. 1.2 Anmälan till portalen. I portalen finns funktioner för att fullt ut utbyta affärsdokument mellan kunder och leverantörer enligt denna nya modell. Ett sätt att ansluta sig är att använda dessa funktioner och manuellt jobba i portalen. Ett annat sätt är att anpassa det egna affärssystemet att klara de processer och de affärsdokument som ingår i standarden och att därefter ansluta sig integrerat till portalen. Vi tror att många börjar ansluta sig manuellt men att man efter ett tag övergår till en integrerad lösning. Att ansluta dig manuellt kan du alltid göra helt på egen hand. Du kan läsa om hur man gör i instruktion som finns tillgänglig i anmälningsfunktionen. Att ansluta sig integrerat kan göras på två sätt. Väljer du integration via Peppol så behövs ingen extra uppsättning och du kan åter igen sköta anmälan helt på egen hand. Om integrationen inte ska gå via Peppol så krävs en lite större insats, och vi på Tyringe behöver också blandas in. Det är integrationsprocesserna, kommunikationsvägar etc., som behöver sättas upp. Registrera dig som beskrivs i instruktionen för portalanmälan så kommer du att bli kontaktad av någon på Tyringe för att diskutera integrationen. För att anmäla dig använder du länken https://beastportal.com/ Du hamnar då i följande bild där du klickar på Registrera ditt företag i logistikportalen nere till höger. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 5

1.3 Hur kommer man igång efter anmälan? Det finns först och främst en del grunddata att sätta upp om du vill använda portalens funktioner. Då detta är gjort är portalen redo att hantera affärsdokument mellan dig och dina leverantörer. Vilken grunddata du behöver sätta upp finns beskrivet här. Mer information kring hur du gör detta finns beskrivet i kapitel 5 nedan. Se över alla uppgifter i företagsdefinitionen. Observera att där finns flera flikar. Du kan inte ändra alla uppgifterna här, men det finns en länk till administrationsdelen (där du hanterar din anmälan till portalen) som du kan använda då det behövs. Sen måste du säkerställa att alla personer som är inblandade på ditt företag är inlagda som användare, tilldelade behörighet och har fått sina påloggningsuppgifter. Läs mer om detta i kapitel 5.5 och 5.6. Sen måste du definiera vilka dina leverantörer i portalen är. Du kan välja bland alla som är anslutna till portalen. All information, adresser och koder, finns redan inlagda. Du behöver komplettera med ditt leverantörsnummer, dvs. hur du identifierar dem, samt ställa in parametrar hur du kommit överens med leverantören att ni ska jobba ihop. Du har också möjlighet att lägga till annan information kontaktperson etc. Så har vi alla artiklar som är involverade. Portalen har inläst generella artikelnummer enligt SBMI och SÅ. Dessa artikelnummer kan användas utan att du behöver definiera dem i grunddata. Men du kan också jobba med interna artikelnummer och/eller kundens artikelnummer. De behöver i så fall vara kända för portalen. Det finns möjlighet att läsa in artikelinformation genom att importera Excel-dokument för att underlätta detta arbete. Annars måste du manuellt registrera dem. De avtal du har med leverantörerna ska också läggas in som en grund bl.a. för att kunna göra automatiska kontroller. Planeringsfunktionen är helt baserad på att dessa avtal finns, men det går att registrera diverse-köp i avtalsfunktionen utan att det finns ett avtal i botten. Det är möjligt att importera avtalsinnehållet via ett Excel-format. Läs mer om detta i avtalsfunktionen. Projektet är ett centralt begrepp i hela processen. Innan man kan komma igång måste man definiera upp de projekt som man vill kunna jobba med i portalen. Det finns möjlighet att dela in projektet i delprojekt eller aktiviteter som vissa kallar dem. Det finns också möjlighet att styra behörigheten så att projektinformationen inte är tillgänglig för alla. Läs mer om detta längre ner i manualen. Då dessa saker är på plats är man redo att påbörja planeringen av när man vill ha leveranser av sina leverantörer. Många av funktionerna som beskrivs i denna manual är utvecklade för att användas som mobila funktioner, dvs. plattor och telefoner. Vi rekommenderar plattorna framför telefonerna pga. att telefonernas skärmstorlekar gör att de är svåra att arbeta med i praktiken. Viktigt att påpeka är att de mobila funktionerna är till 100% användbara i vanliga datorer också. Godsmottagningsfunktionen har inbyggd möjlighet att scanna BEAst Label, dock är det inte ett krav att arbeta så. Förberedelserna kan alltså också vara att anskaffa teknisk utrustning som plattor och scanners för att kunna arbeta på ett nytt sätt. Slutligen är det viktigt att alla som blir berörda av ett förändrat arbetssätt får utbildning i hur de nya funktionerna ska användas i just ditt företag. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 6

1.4 Normal arbetsgång under planeringsfasen. Då projektet är definierat är det dags att skapa upp behoven i planeringsfunktionen. Vi tror att det normala blir att importera dem från överordnat system via Excel-gränssnittet. Det finns också möjlighet att manuellt registrera behoven i planeringsfunktionen. Beroende av omständigheterna kan behoven till en början antingen vara inplanerade på leverantör och datum och klara att användas, vara bruttobehov för vad som behövs i projektet utan angivande av dag eller leverantör, eller något mitt emellan dessa ytterligheter. I planeringsfunktionen behöver man bearbeta denna information så att det blir möjligt att sända leveransplaner och avrop till leverantörerna. Ju mer uppdelad informationen är redan då man läser in den, desto mindre blir arbetet i planeringsfunktionen. Man behöver inte tänka på att sända leveransplaner eller avrop till leverantörerna. Dessa processer är automatiserade och sköts av systemet baserat på de regler man satt upp för projektet och respektive leverantör. Processerna ser när det är dags att göra om en prognos till ett avrop när frysperioden nåtts och när det är dags att sända leveransplaner och avrop till leverantörerna. Normalt sett startar detta under natten, men om du behöver forcera processen kan du begära det i planeringsfunktionen. Det är också möjligt att vid sidan av planeringen sända lite mer spontana avrop till leverantörerna. Det kan röra sig om att beställa hämtning av byggpallar, köpa en ny hammare etc. För dessa inköp krävs inte att det finns avtal, bara ett artikelnummer. De svar som leverantörerna sänder speglas i planerings- och i avrops-funktionen. Om positiva svar inkommer sker inget mer än att statusmarkeringen lyser grön. Om leverantören ändrar något så kan portalen, förutom att markera detta i statuskolumnen, sända meddelande till de personer som prenumererar på dem. Alltså: 1. Projektet definieras och behov importeras eller registreras manuellt. 2. I portalen sker finplaneringen i de fall det behövs. 3. Prognoser görs automatiskt om till avrop baserat på regler per leverantör. 4. Manuella avrop kan skapas på behov som inte finns med i planeringen. 5. Leveransplaner och avrop sänds automatiskt ut till leverantörerna baserat på regler per leverantör. 6. Portalen bevakar svaren från leverantörerna och skickar alert då avvikelser uppstått. 1.4.1 Normal arbetsgång för varuleveranser under utförandefasen. Det är viktigt att veta vad som förväntas hända under dagen för att man ska kunna förbereda sig på det. Allt som är känt i portalen visas i leveransbevakningsfunktionen. Beräknad ankomsttid uppdateras med aviseringar från leverantören och transportören. Här visas också behov av lossningshjälp om denna typ av information är känd av systemet. Då leveransen anländer och lossas ska godsmottagningen användas för att bekräfta att så är fallet. Man väljer själv hur mycket som ska kontrolleras här och hur mycket som ska göras senare. Minsta kontroll är att bekräfta att leveransen anlänt. Full kontroll är att kontrollräkna innehållet mot leveransaviseringens förväntade innehåll. Godsmottagningen kan göras med hjälp av att scanna BEAst Label, men kan också göras utan scanner. I de fall man inte gjorde full leveranskontroll som en del av godsmottagningen måste den göras senare för att fakturakontrollen ska kunna göras automatiskt. Det ska då göras i leveranskontrollsfunktionen. I leveranskontrollen rapporteras avvikelser, både brister och skador. Hanteringen av dessa avvikelser ligger utanför fokus i BEAst Portal och måste hanteras på annat sätt. Här ger vi möjlighet att rapportera avvikelserna och en enkel funktion för att visa vilka avvikelser som rapporterats. I denna avvikelsehantering kan man bestämma om man ska förvänta sig ersättningsleverans eller ej. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 7

Slutligen anländer fakturan från leverantören. Fakturan stäms automatiskt av mot det som rapporterats i godsmottagning och leveranskontroll, samt mot avtalade priser. Om allt stämmer hamnar fakturan i den gröna kanalen vilket gör att den skulle kunna vara klar för betalning direkt. Endast i de fall något avviker måste en manuell fakturakontroll göras. Dessutom finns funktioner för att söka följesedlar och kolli i systemet. Dessa kan användas när som helst så fort en leveransavisering ankommit från leverantören. Alltså: 1. Leveransbevakningen visar förväntade inleveranser baserat på avropet, leveransaviseringen, transportaviseringen och eventuella manuella ändringar baserade på telefonsamtal. 2. Leveransbevakningen visar också vilken lossningshjälp som eventuellt behövs. 3. Godsmottagning rapporteras då varorna ankommer. Det finns möjlighet att använda scanner för att läsa av BEAst Label. 4. Leveranskontrollen kan göras som en del av godsmottagningen eller senare i en egen funktion. 5. Rapporterade avvikelser och skador samlas upp i avvikelsehanteringen. Där bestämmer man slutligen vad som ska hända med avvikelsen. 6. Fakturan kontrolleras automatiskt mot det som rapporterats i godsmottagning och leveranskontroll och mot avtalade priser. 7. Frågefunktioner finns tillgängliga att användas så snart en leveransavisering kommit från leverantören. 1.4.2 Normal arbetsgång för anläggningstransporter under utförandefasen. Beställda maskintjänster, anläggnings-transporter och -material, samt mottagna elektroniska vågsedlar visas i leveransbevakningsfunktionen. Det är möjligt att göra godsmottagning på vågsedlarna, men då dessa även är med på orderkvittot tror vi inte att det blir så vanligt att göra det. Om man gör det betraktas de som kontrollerade (på samma sätt som om godsmottagaren kvitterat i leverantörens system) i leveranskontrollfunktionen. Leveransbevakningsfunktionen ser vi som en möjlighet att veta vad man ska förvänta sig hända under dagen. Allt som leverantörerna anser sig ha rätt att fakturera sänder de i ett orderkvitto då tjänsten är utförd eller materialet levererat. Om det skett en leveranskontroll i leverantörens system redan, ska det inte behöva göras igen. Dessa delar är redan grönmarkerade då orderkvittot visas i leveranskontrollfunktionen. Övriga delar av orderkvittot ska bekräftas (eller avvisas) i leveranskontrollen. Om allt bekräftas till att vara ok sänds ett positivt svar till leverantören. Om något är fel sänds ett negativt svar. Avvikelsen måste därefter redas ut på annat sätt och leverantören måste därefter sända ett förändrat orderkvitto. Därefter återupptas leveranskontrollen av denna nya version av orderkvittot. Priserna i orderkvittot behöver inte kontrolleras manuellt. Det görs automatiskt av BEAst Portal relaterat till de avtalade priserna. Skulle något pris avvika sänds automatiskt ett negativt svar på orderkvittot till leverantören. Då fakturan ankommer sker en automatisk avstämning mot orderkvittona. Om fakturan refererar till orderkvitton som blivit godkända både avseende kvantiteter och pris så hamnar fakturan automatiskt i den gröna kanalen, dvs. den behöver inte manuellt kontrolleras. Endast fakturor som har någon avvikelse mot orderkvitton, alternativt någon del som inte refererar till ett orderkvitto, måste manuellt kontrolleras. Alltså: 1. I leveransbevakningsfunktionen kan man se vad man avropat i form av maskintjänster, anläggningstransporter och -material, alltså vad som förväntas hända under dagen. Dessutom visas mottagna elektroniska vågsedlar. 2. I leveranskontrollen kvitteras, eller avvisas, mottagna orderkvitton. Eventuella avvikelser reds ut manuellt, varpå leverantören sänder ett uppdaterat orderkvitto, och leveranskontrollen återupptas. 3. Om kvittens redan gjorts i leverantörens system behöver den inte göras igen här. Priserna kontrolleras automatiskt mot avtalets priser. 4. En ankommen faktura kontrolleras automatiskt dels mot orderkvitton, dels mot prisavtal. Endast fakturor med avvikelser behöver hanteras manuellt. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 8

2 Beskrivning av processer i portalen 2.1 Allmänt om projekt. Projekt är ett centralt begrepp i alla processer och meddelanden i BEAst Portal. Allt måste alltid relatera till ett projekt, direkt eller indirekt. Man knyter alltid en kalender till projektet där start och slut definieras. Man utgår då från en standard-kalender för det land där projektet ska utföras. I kalendern anger man eventuella avvikelser när det gäller arbetsdagar. Samt vilka klockslag som gäller för arbetstidens start, slut och raster. Ett projekt går att dela in i delprojekt. Dels har man möjlighet att använda olika kalendrar för olika delprojekt, dels har man möjlighet att använda olika konteringsreferenser på olika delprojekt, vilket kan vara viktigt då leverantörernas fakturor ska hanteras. Använder man delprojekt så placeras behoven relaterade till dem, men det är också möjligt att bara ha ett projekt och att sköta behovsplaneringen direkt på den nivån. Behörigheten till projektinformationen är viktig att kunna begränsa. Även internt är det sannolikt så att inte alla ska ha tillgång till alla projekt. I portalen gör vi så att den som definierar projektet också till en början får full behörighet till det, men ingen annan. De personer man vill ska vara behöriga att se eller ändra information relaterat till det måste anges. Övriga kommer inte att kunna ana att projektet finns de hittar det inte i någon funktion i portalen. Att styra behörighet även på godsmottagare är en annan variant. Det kan vara användbart då man exempelvis använder ett externt lager för vissa varor, och de som jobbar där bara ska kunna se det som ska levereras dit. Det är viktigt att även leverantörerna får information om projekten. Ett sätt att elektroniskt sända denna information inom BEAst-standarden är att sända en Projektlista. Det finns i portalen möjlighet att inkludera projekt i denna process. Det finns också funktioner för att se vilka projektlistor som sänts, och till vilka leverantörer de sänts. 2.1.1 Vad händer då vi ändrar projektbehoven? Alla ändringar i planeringen som vi gör måste leverantörerna bli underrättade om inom rimlig tid. I BEAst-standarden kan detta ske på fyra olika sätt beroende dels av vilken status behovet har prognos eller fryst dels av om det är möjligt att sända elektroniska ändringsmeddelanden eller ej: Så länge ett behov inte nått tidpunkten då vi måste avropa leverans enligt överenskommelsen med leverantören (frystiden), är det fritt att ändra i planeringsfunktionen. Behovet är då klassat som en prognos och ingår i leveransplanen. Leverantören får information om ändringen då nästa leveransplan sänds. Då frystiden nås och vi måste ropa av leverans för att leverantören ska klara sina åtaganden så kommer portalen att automatiskt bevaka att detta blir gjort. Du måste alltså inte hålla kontrollen själv. Då det är dags ändras statusen på behovet automatiskt från prognos till avrop. Dessutom skickas avropet automatiskt till leverantören tillsammans med en ny leveransplan. Efter det att avropet är sänt så bör man undvika att ändra, men ibland kommer verkligheten ikapp och tycker annorlunda. BEAst-standarden ger dig möjlighet att skicka ändring av avrop inom standarden BEAst Supply Material, dvs. till leverantörer som levererar varor till projektet. Naturligtvis förutsätter det också att denne leverantör har stöd i sitt system för att kunna ta emot ändringsmeddelanden. I portalen känner vi efter dessa villkor automatiskt, så om portalen tillåter dig att ändra ett avrop så är villkoren uppfyllda. Slutligen, om leverantören inte kan ta emot elektroniska ändringar eller om ändringen avser anläggningstransporter så måste ändringen hanteras mer manuellt. Då man genomför ändringen i portalen genereras det ett mail till leverantören, men vi rekommenderar starkt att man följer upp det med ett telefonsamtal. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 9

2.1.2 Länkar till mer information. Allmänt: http://www.beast.se/standarder/ Projektlista: Leveransplan: Svar på lev.plan: Avrop: http://www.beast.se/standarder/nordic-e-construction-nec/nec-version-1-3/projektlista/ http://www.beast.se/standarder/nordic-e-construction-nec/nec-version-1-3/leveransplan/ http://www.beast.se/standarder/nordic-e-construction-nec/nec-version-1-3/svar-pa-leveransplan/ http://www.beast.se/standarder/nordic-e-construction-nec/nec-version-1-3/avrop/ http://www.beast.se/standarder/beast-supply-material/order/ Avropsändring: http://www.beast.se/standarder/beast-supply-material/orderandring/ Avropsbekräftelse: http://www.beast.se/standarder/nordic-e-construction-nec/nec-version-1-3/avropsbekraftelse/ http://www.beast.se/standarder/beast-supply-material/orderbekraftelse/ BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 10

2.2 Hantera projekt. Det är här alla projekt måste definieras för portalen. Det är också här som du tilldelar behörighet för andra att få tillgång till projekten, samt hanterar projektkalendern. Först visas en lista över alla projekt du är behörig att se: Välj det projekt du vill ändra eller tryck på knappen Lägg till om du vill definiera ett nytt. Så här ser bilden ut som då visas: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 11

Det finns sex flikar som tillsammans ger den kompletta beskrivningen av projektet. Först visas den allmänna informationen och en beskrivning av vilka BEAst-meddelanden som ska användas här. De andra fem flikarna beskrivs här nedan. Till vänster i bilden visas allmän information om projektet. Där finns också en referens till den projektkalender som är knuten till detta projekt. Du kommer åt att göra förändringar i den om du aktiverar redigering. Därunder finns det två referenser som är tänkta att användas som en grund för hur den interna konteringen ska göras då fakturor inkommer från leverantören som refererar till detta projekt. Till höger finns det möjlighet att göra inställningar för det här projektet. En inställning kan vara relaterad till BEAst Supply Material, BEAst Supply NeC eller båda. Därför är inställningsparametrarna inordnade i tre olika kolumner. Inställningarna styr följande saker: Projektlista. Sänd lev.plan. Välj om detta projekt ska vara med då portalen sänder projektinformation till leverantörerna. Ska det vara möjligt att skapa/sända leveransplaner till leverantörerna för detta projekt? Svar på lev.plan. Ska leverantörerna sända svar på leveransplanerna? Sänd avrop. Svar på avrop. Lev.avisering Orderkvitto. Ska det vara möjligt att sända avrop till leverantörerna? Ska leverantörerna sända bekräftelser på avropen? Ska leverantörerna sända leveransaviseringar? Ska leverantörerna sända orderkvitto? Svar orderkvitto. Ska vi sända svar på orderkvitto? Faktura. Ska leverantörerna sända faktura? Leveranskontroll. Ska vi genomföra leveranskontroll även om godsmottagaren kvitterat mottagandet i leverantören system? Destinationsrubrikerna används för varuleveranser till att ange rubrikerna på godsmärket. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 12

Fliken Adresser. Då du definierar ett projekt skapas samtidigt automatiskt även två adressrader här Projektägare och Fakturamottagare. De måste alltid finnas och går därför inte att ta bort, men de kan ändras om det skulle vara så att de uppgifter som skapas automatiskt inte stämmer. Utöver dessa två adresser kan du också lägga till fler efter behov. Bilden ser ut så här: Eftersom det bara får förekomma en projektägare och en fakturamottagare för ett projekt, återstår det tre typer att välja mellan Leveransmottagare, Godsmottagare och Godsavsändare som inte är en del av leverantören. Alla typer av adresser kan också ha en eller flera personer knutna till sig. Du använder de tre typerna av adresser på följande sätt: Godsmottagare måste finnas och kan vara någon på själva projekt-arbetsplatsen, men det kan också vara en extern part som ett tillfälligt lager eller ett ByggLogistikCenter (BLC). Det går att definiera flera godsmottagare för ett projekt. Man kan sen välja vilken som ska vara aktiv i varje enskilt fall. Leveransmottagare används bara då godsmottagaren är någon extern part. Leveransmottagaren anger då den slutliga mottagaren av leveransen. Godsavsändare är ju ofta leverantörens lager eller motsvarande. Detta behöver inte definieras vare sig under projektet (här) eller under leverantören. Men i de fall då vi vill att leverantören ska hämta godset på extern plats, exempelvis bergtäkt, asfaltverk eller betongstation, så behöver man här definiera vilka upphämtningsplatser som ska användas för det här projektet. Under adresserna kan man också definiera vilka personer som ska vara behöriga att arbeta med den aktuella adressen. Du väljer behörighetsnivå så här: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 13

Fliken Kontakter. Då du definierar ett projekt skapas automatisk en rad här som gör dig fullt ut behörig till projektet. Du får tills vidare titeln Projektchef. Denna rad, som bara får förekomma en gång, kan inte tas bort. Dock kan du då du vill föra över din behörighet genom att ändra till annan person. Utöver Projektchefen kan du lägga till fler kontakter både sådana som ska vara behöriga att arbeta med projektet och sådana som bara ska omnämnas i leveransplaner och avrop. Bilden ser ut så här: Välj först vilken typ av roll personen ska ha. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 14

Om personen är en portalanvändare med egen påloggning, väljer du honom/henne i rutan Användar-id. Namn och kontaktuppgifter hämtas då automatiskt. Du ska också välja vilken behörighet denna person ska ha i raden under. Det du väljer här blir det som gäller generellt för projektet. Du kan dock ändra genom att göra nya definitioner under adresserna. Om personen bara ska kunna vara en referens i leveransplaner och avrop utelämnar du användar-id och behörighet och registrerar bara namnet och övrig information. Rutan kontaktinfo bör fyllas i, men det finns inget krav att göra så. Fliken Delprojekt. Om det finns behov av att dela in projektet i delar så är det här man gör det. Det finns inget krav att göra det det är frivilligt. Om man väljer att använda delprojekt har man möjlighet att ha olika projektkalendrar knutna till de olika delarna. Man har också möjlighet att ha olika konteringsreferenser på de olika delarna. Bilden ser ut så här: Om inga speciella referenser anges används de som är satta i huvudprojektet. Fliken Destinationer. För att styra det som ska skrivas av leverantörerna på godsmärkena måste vi sända destinationsinformation i avropen. Destination består av dels rubriker (som kan definieras i första fliken), dels av identiteter under rubrikerna. Dessa sistnämnda definieras här, om man så önskar. Om du importerar behov från Excel-gränssnittet kommer de destinationsuppgifter som finns med där att automatiskt läggas till här. Likadant om du manuellt registrerar destinationer på behov i planeringsfunktionen de kommer också att läggas till här. Av den orsaken måste du inte göra detta i förväg utan du kan hantera det löpande i planeringsfunktionen. Du väljer själv hur du vill göra. Fliken fungerar så här: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 15

Om du vill ändra något av det som visas i bilden gör du det direkt och trycker därefter Spara. Då du gör det sorteras bilden om stigande från vänster till höger. Det du ändrat kan alltså byta plats. Vill du ta bort något klickar du på det röda krysset till höger. Du får ingen chans att ångra dig, så sikta rätt! Tillägg kan ske på två sätt välj något att utgå från och ändra de uppgifter som ska vara olika, eller börja från en tom rad och fyll i allt. I det första fallet väljer du en rad du vill utgå från och klickar på den gröna pilen till vänster om den raden. I det andra fallet väljer du den gröna pilen längst ner på sidan. I det första fallet visas en ruta som du fyller i på önskat sätt baserat på en kopia av den valda raden, i det andra fallet får du en tom rad sist i den långa listan. Då du klickar på Spara i den bilden placeras raden in på rätt plats i den stora listan. Fliken Projektlistemottagare. Denna används inte idag, men är tänkt att i en framtida version kunna användas för att välja vilka leverantörer som ska ta emot information om just det här projektet. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 16

2.3 Skickade projektlistor. Alla projekt som man valt att ingå i distribution av projektlista kommer automatiskt att sändas till alla leverantörer som definierats som mottagare av projektlistor. Själva sändningsprocessen är alltså inget man behöver komma ihåg att göra. I funktionen från menyn har man möjlighet att se vad som skickats, skicka om till någon leverantör och att komplettera sändlistan med fler. Du kommer till den så här: Den första bilden som då visas är en lista över vilka projektlistor som finns, sorterade i fallande ordning så att den sist sända ligger överst. I denna lista visas summerat hur många projekt som finns med och hur många leverantörer den sänts till. Det finns inga sökfunktioner eller knappar, bara listan. Vill du se detaljerna klickar du på den rad i listan du är intresserad av. Följande bild visas då: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 17

Som synes finns det två flikar här. Den som visas automatiskt innehåller en förteckning över de projekt som ingick i distributionen till leverantörerna. Den andra fliken, som du måste välja själv, visar en lista över de leverantörer som tagit emot projektlistan. Här ser du också hur själva sändningen gått. Vill du ha mer information om vilken information som skickats om ett specifikt projekt, klickar du på den raden i fliken som innehåller listan över projekt. Du får då upp ny bild med två flikar. Den ser ut så här: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 18

Den första fliken, som är den som automatiskt visas, visar mer information om projektet. Den andra fliken visar kontaktinformation i en lista. I fliken som innehåller distributionslistan vilka leverantörer som tagit emot projektlistan visas förutom info om leverantören även statusinformation hur det gått med sändningen. Vid behov kan man sända om projektlistan till vald leverantör. Klicka på leverantören för att få detta val. Det finns även möjlighet att sända projektlistan till fler leverantörer. Då du väljer detta måste du välja vilken leverantör du ska sända den till. Du får möjlighet att välja alla leverantörer som har möjlighet att ta emot projektlistan (inställning i grunddata för leverantörer) och som inte redan är mottagare av den aktuella projektlistan. Då du väljer att göra detta läggs rad till i distributionslistan. Själva sändningen sker i bakgrunden, så statusmarkeringen blir inte grön förrän efter en stund. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 19

2.4 Planering: Planeringsfunktionen är den centrala funktionen för behovshanteringen. Här hanterar vi den samlade bilden över vilka behov av leveranser från leverantörer vi har i projektet. Detta resulterar i att det sänds leveransplaner och avrop till leverantörerna och att det tas emot svar på dem båda. All kommunikation mellan oss och leverantörerna speglas tillbaks till planeringsfunktionen. Man måste alltså inte i det dagliga använda någon annan funktion (leveransplaner och avrop). Dock kan det finnas orsak att vid sidan av planeringen hantera diverse-inköpen som manuella avrop. Det kan t.ex. handla om att man behöver beställa hämtning av byggpallar, komplettera med mer gipsskruv eller köpa ny skruvdragare. De avrop man manuellt skapar där speglas automatiskt över till planeringsfunktionen så att båda delarna är synkroniserade. Det är också möjligt att använda BEAst Portal för att sända ut avrop som är genererade i överordnat system eller manuellt skapade i portalen. I de fall man inte vill använda prognosinformation i leveransplaner, utan bara sända avrop till leverantörerna så är det inget som hindrar det. 2.4.1 Olika typer av behov? Behoven klassificeras på olika sätt. Först är de klassificerade som prognoser. Så länge behovet är prognos sänds det till leverantören i leveransplanen. Prognoser används av leverantören endast för planering. Leverantören får inte leverera något baserat på bara prognosen. Då frystiden nåtts ändras klassificeringen till att bli ett fast avrop istället. Avropet sänds till leverantören och är signalen att leverera varan/tjänsten. Denna förändring i klassificering görs i portalen helt automatiskt baserat på inställningarna för de individuella leverantörerna. Man behöver alltså inte komma ihåg att göra denna förändring om man varit noggrann i grunduppsättningen. Dock kan man manuellt styra om för individuella behov om man så önskar. Behov kan också ha olika informationsinnehåll. Eftersom BEAst Portal har stöd för två olika standarder BEAst Supply Material och BEAst Supply NeC så kommer bilderna i planeringsfunktion och avrop att variera beroende på hur artikeln i fråga är klassificerad. Läs mer om artikelklassificering i beskrivningen av detta grunddataunderhåll. Det finns även mer information i beskrivningen av planeringsfunktionen nedan. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 20

2.5 Projektplanering. Du startar denna funktion från menyn så här: Du börjar med att välj vilket projekt du vill planera för i följande bild: Valbara är de projekt som du är behörig att se. Om projektet är uppsatt med underliggande delprojekt kan du genom att expandera plustecknet till vänster i raden välja att planera med endast de behov som är knutna till det valda delprojektet. Väljer du huvudprojektet så ser du projektets alla behov, även de som är knutna till de underliggande delprojekten. Välj det projekt du vill planera. Du får då fram följande bild: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 21

2.5.1 Så här fungerar planeringsbilden: I denna funktion kan du se och ändra alla behov som avser det valda projektet/delprojektet. Genom att klicka på ett datum i kalendern visas i listan nederst vad som finns planerat på den dagen. Det valda datumet markeras i kalendern med en ram. Det som visas i listan kan se lite olika ut. Om det handlar om en fristående prognos visar raden direkt vad behovet består av. Du ser här ovan hur det ser ut. Om behovet ingår i en leveransdel visas istället bara leveransdelen till att börja med. Du kan sen välja att expandera den genom att klicka på plustecknet till vänster. Alla behov som tillhör leveransdelen visas då. Då behoven blivit fasta avrop så ser man i planeringslistan en rad per avrop som skickats till leverantören. Den raden kan sen också expanderas på samma sätt för att visa ingående leveransdelar och behov. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 22

Bilden omfattar alltid tre månader med start på innevarande månad. Det går att flytta kalenderfönstret både framåt och bakåt med < respektive > till vänster respektive höger om månadsnamnen i kalendern. De datum i kalendern som är svagt grå visar att denna dag inte är en arbetsdag. Se till exempel 2/10 ovan. Du kan göra förändringar i projektkalendern från funktionen som beskriver projekthanteringen (se 2.2 ovan). De datum som visas med normala siffror är arbetsdagar som inte har några behov inplanerade på sig. Ett exempel på detta är 22/10. Om det finns prognosbehov visas datumet med fet stil (se 26/9) och slutligen om det finns avrop på datumet används fet stil samt understrykning. Exempel är 29/9. I de fall det finns behov inplanerade på datum som inte är arbetsdagar eller datum i passerad tid visas kalenderdagen i fråga med röd bakgrund. Röd bakgrund kan också orsakas av att leverantören sänt bekräftelse med avvikelse för behov den dagen. Dessa behov, som behöver åtgärdas, kan antingen hanteras datum för datum genom att välja ett datum åt gången, eller så kan du hantera alla i samma bild genom att klicka på Triangeln med ett utropstecken överst i bilden. Alla behov som klassificeras som ett problem visas då i listan nederst oberoende av datum. Uppe till höger i bilden finns möjlighet att avgränsa vilka behov som ska visas. Detta påverkar både kalenderns markering om behov finns eller ej och även listan nederst om man väljer ett datum. Det går att avgränsa på följande begrepp: Leverantör. Välj leverantören i listan, och då du lämnar fältet så byggs bilden om och visar endast de behov som är relaterade till den valda leverantören. I listan visas de leverantörer som har avtal att leverera till detta projekt. Leveransdel. Ange den leveransdel du är intresserad av. Leveransdelarna är inte fördefinierade i systemet och därför finns ingen lista du kan söka i. Destination. Välj destination del för del från vänster till höger, välj så många delar du vill. Varje gång du lagt till en del avgränsas behovslistan ytterligare. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 23

2.5.2 Hantera problem. Problem i planeringen kan vara av tre olika typer och definieras på följande sätt: Behov finns på dag som inte är en arbetsdag eller är i passerad tid. Leverantören har ändrat avropet, antingen kvantiteten eller datumet. Leverantören har leveransaviserat en annan kvantitet än den som avropats och bekräftats. Att det förekommer problem i planeringen ser du genom att symbolen visas uppe i bilden. Ser du inte den finns inga behov som är klassade som problem. För att hantera problemen klickar du på symbolen. Följande visas då: Samtliga behov som klassas som problem visas då i listan oberoende av datum. Vad det är för problem visas i kolumn till höger i listan. De rader som beskriver att leverantören skickat avvikande datum/kvantitet antingen i avropsbekräftelse eller leveransavisering ska bara kvitteras som noterade. Det gör du genom att bocka i rutan till höger i åtgärds-kolumnen. Om något måste åtgärdas beroende av detta sköts det olika beroende av vad som behöver göras. Enklast att hantera är prognoserna. För dem finns alla möjligheter att ändra. Du kan flytta dem till annat datum genom att dra raden från till en annan dag i kalendern. Du kan också helt enkelt ta bort dem. Det gör du genom att bocka i rutan i kolumnen Åtgärd. Mest komplicerat att ändra är de rader som är märkta som avrop. Det går fortfarande att dra raden till annat datum om du vill ändra datumet. Det går också att klicka på raden om du vill ändra något annat. Det som händer då du gör något av detta är att du hamnar i funktionen för att redigera avropet. Dessa ändringar måste göras under kontrollerade former och leverantören måste bli underrättad om att ändringar är gjorda. Därför sker detta utanför planeringsfunktionen. Läs mer om detta i beskrivningen av avropsfunktionen, avsnitt 2.7. Efter hand som du hanterar problemen försvinner de från denna lista. Då det inte längre finns några problem på ett datum så försvinner även rödmarkeringen från kalendern. Då alla är åtgärdade och listan tom försvinner dessutom symbolen överst i bilden. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 24

2.5.3 Importera behov från Excel-format. Det finns möjlighet att hämta in behov från ett Excel-format. Formatet beskrivs nedan i kapitel 6. Funktionen fungerar så att du börjar med att välja vilket Excel-dokument du vill hämta in till portalens planeringsfunktion. Innehållet kontrolleras, och en lista över alla problem som hittades visas. Om där är några fel måste du åtgärda dem antingen genom att ändra i Excelfilen eller genom att definiera det som saknades i portalen. Först när där inte förekommer några fel kan du gå vidare och importera behoven till planeringen. Vi tänker oss att man från projekteringen har en lista över de varor som behövs och en adress där de ska användas. Det är antingen hela denna lista, eller delar av den, som vi räknar med ska vara grunden för detta. Du startar funktionen i planeringsbilden genom att trycka på knappen. Följande bild visas då: Här letar du reda på Excel-filen du ska importera via knappen Bläddra. Då du valt den klickar du på knappen Importera. Allt som importeras i den här funktionen läggs till projektplaneringen då felrättningsprocessen passerats. Vill du se ett exempel på formatet som används i Excel-dokumentet finns det en knapp för det också. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 25

2.5.4 Skapa nya behov manuellt. Det finns också möjlighet att skapa behov helt manuellt i planeringen. Då du använder knappen Nytt Behov visas följande bild: Innehållet i den här bilden kommer att utökas då du valt artikel. Beroende av artikeltyp så tillkommer olika saker i bilden. Se mer om detta nedan. Du kan antingen välja artikel först eller leverantör först. Om du börjar med att välja leverantören så visas i listan över artiklar endast de som du har avtal med den valda leverantören för. Om du börjar med att välja artikel så blir det omvänt. Som leverantör kan du bara välja de som du har avtal om att leverera artikeln i fråga med. Om det bara finns en leverantör för artikeln så väljer du både artikel och leverantör då du väljer artikel. Obligatoriska uppgifter markeras med en asterisk till höger om fältet. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 26

Detta är vad som finns för en NeC Tjänst: I fliken Mer Finns möjlighet att välja vad som ska levereras i den första leveransen. Det är ingen obligatorisk uppgift. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 27

Detta är för ett NeC Material: I fliken Mer finns det möjlighet att be leverantören leverera med ett annat fordon än som avtalet är uppgjort med. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 28

För en vara ser bilden istället ut så här: För varuleveranser finns det andra saker som man frivilligt kan ange i fliken Mer. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 29

Här finns också möjlighet att välja/registrera lossningsinstruktioner i en tredje flik. Och dessutom att koppla bilagor till behovet. Bilagorna följer behovet efter detta och sänds i avropet till leverantören. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 30

2.5.5 Planera om flytta till annat datum. Ett enkelt sätt att planera om är att dra behovsraden till ett annat datum i kalendern. Detta gör du genom att klicka på den gröna pil-symbolen längst till vänster i behovsraden, hålla knappen nere medan du drar den till det datum i kalenderbilden du vill flytta behovet till och släpper knappen där. Det är tillåtet att flytta behovet till en dag som inte är en arbetsdag, men då kommer du att behöva hantera det som ett problem senare. Du ombeds alltid bekräfta att detta var vad du ville. Om du behöver ändra en s.k. slot-tid kan du inte göra det genom att dra raden till annat datum. Det gör du som beskrivs nedan under övriga ändringar. Om behovet ingår som en del i en Leveransdel så kan man också flytta hela leveransdelen på samma sätt till ett annat datum. Alla behoven som tillhör den leveransdelen flyttas då samtidigt. Flyttar du bara ett av behoven så är det också tillåtet, men du bryter då ut det behovet från leveransdelen. Du ombeds bekräfta även det. Om frystiden uppnåtts och behovsraden ingår i ett avrop, eller du drar ett helt avrop till nytt datum så kommer du att slussas över till avropsfunktionen. Denna typ av förändring är viktig att informera leverantören om, och funktionaliteten för det finns i avropspunkten. Läs mer om detta i avsnittet som handlar om avrop 2.7 nedan. 2.5.6 Planera om formera leveransdelar. Om det är viktigt med att samordna leveransen av vissa varor så att den sker samtidigt, kan man skapa leveransdelar. Man skapar en sådan genom att slumpmässigt välja en behovsrad och manuellt ange en unik identitet på leveransdelen. Därefter kan man välja rad för rad (gröna plusset till vänster) och dra den till den rad som visar den just skapade leveransdelen. Dessa behov hamnar då under leveransdelens paraply och ses endast då man expanderar leveransdelen. Därefter kan omplanering göras i ett steg för alla behov under leveransdelen. Det är fullt möjligt att ha behov från olika leverantörer i samma leveransdel. Systemet hanterar den praktiska uppdelningen då leveransplaner och avrop ska sändas till leverantörerna. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 31

2.5.7 Planera om Ändra kvantitet, byta leverantör och övriga ändringar. Genom att klicka på en behovsrad får du möjlighet att ändra den. Bilden som visas är variabel på samma sätt som beskrivs ovan då man vill lägga till behov, och styrs av vilken artikeltyp det handlar om. Alla uppgifter utom artikelnummer är möjliga att ändra. Måste du ändra artikelnummer är rutinen att ta bort behovet och lägga till ett nytt med rätt artikelnummer. En specialfunktion är knappen Dela upp. Med den har du möjlighet att dela en behovsrad i flera. Bilden som visas ser ut så här: Överst ser du hur behovsraden du vill dela upp ser ut. Börja med att ändra den så du får den att vara som du vill ha den efter uppdelningen. Fyll sen i efterföljande delar med vad du vill lägga till i planeringen. Du har möjlighet att skapa fler block via den gröna pilen nederst. Om du får fler än du behöver kan du ta bort dem med det röda krysset till höger. Det finns ingen begränsning att behovet efter uppdelningen måste vara det samma som innan, alltså det är fullt möjligt att ändra den totala kvantiteten på det här sättet. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 32

2.5.8 Ändra prognoser till fasta behov. Detta görs normalt automatiskt då frystiden uppnåtts baserat på parametrar i leverantörsregistret. Läs mer om det ovan i avsnitt 2.4.1. Dock är det möjligt att göra detta manuellt också. Du klickar på raden och ändrar behovstypen från Prognos till Avrop. Då du sparar så är det ändrat, och det går inte att ändra tillbaks. Dessa manuellt ändrade behov kommer att sändas till leverantören natten efter ändringen. Du kan forcera sändningen genom att använda knappen Skapa avrop utan att ange några val (se nedan). Klicka bara på Fortsätt utan några val så kommer alla behov som är klassade som Fast Avrop att sändas till leverantörerna. Ett annat sätt att manuellt ställa om från prognos är att göra det via knappen Skapa avrop. Välj leverantör och datum så kommer alla prognosbehov för leverantören i datumintervallet att ändras från prognos till fast avrop. Avropet kommer också att sändas till leverantören i bakgrunden då du använt denna funktion. Bilden ser ut så här. 2.5.9 Logg. Nederst till höger i planeringsbilden finns knappen Logg. Via den kan du komma åt att se alla händelser som är relaterade till det aktuella projektet. Då leveransplaner och avrop sänds till leverantörerna loggas processen. Samma sak gäller då leverantörerna sänder svar tillbaks. Här kan du se information om alla dessa händelser närhelst du så önskar. Läs mer om loggar i kapitel 4 här nedan. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 33

2.6 Leveransplaner. Leveransplaner skickas till leverantörerna med information som kan användas för planering. Detta sker automatiskt baserat på inställningar som är gjorda individuellt för varje leverantör. De parametrar som styr detta är följande (markerade): Endast om leverantören kan ta emot leveransplan och projektet är konfigurerat med leveransplan kommer en sådan att genereras och sändas. Motsvarande, endast om leverantören kan sända svar och projektet vill ta emot svar, kommer BEAst Portal att bevaka och larma om svaret uteblir. Den tredje parametern styr hur ofta leveransplaner ska sändas. Du kan välja mellan Dagligen, Varje vecka och Vid ändring. I de två första alternativen så sänds leveransplan ut i ett fast mönster oberoende av om något ändrats eller ej. I det sista alternativet skickas leveransplan ut då något förändrats och bara då. Det kan vara att ett behov flyttats i tid eller ändrat kvantitet. Det kan också vara att ett behov skickats som avrop och därmed bortfallit från leveransplanen. En leveransplan innehåller prognosinformation och är en stillbild över hur behovssituationen såg ut då leveransplanen skapades. Då prognosen övergår till att bli fast sänds ett avrop till leverantören och behovet bortfaller därvid från leveransplanen. Det är alltså leveransplan och avrop som tillsammans ger den totala behovssituationen. För att se vilka leveransplaner som sänts till leverantörerna och vad de innehåller för information finns denna funktion i BEAst Portal. Du startar den på följande sätt: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 34

En lista över sända leveransplaner visas då. Den är sorterad i fallande ordning på datum och tid då den sändes. Bilden ser ut så här: Statusmarkeringarna till höger visar dels hur det gått med sändningen till leverantören, dels om leverantören besvarat leveransplanen eller ej. Färgerna betyder följande: Statusen: - Färglös. Ingen sändning är initierad. - Gul. Sändning är begärd men inte påbörjad. - Grön. Leveransplanen är sänd ok. - Röd. Fel har uppstått vid sändning. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 35

Bekräftelsen: - Färglös. Leverantören har ännu inte sänt något svar. - Blå. Leverantören förväntas inte sända något svar. - Gul. Svar mottaget och leverantören avvisade leveransplanen. - Grön. Svar mottaget och leverantören accepterade leveransplanen. - Röd. Fel har uppstått vid mottagningen. Vill du ha mer information om statusen klickar du på färgmarkeringen. En informationsruta visas då. Den innehåller länk för att se xml-meddelandet och även en länk för att se loggen. Bilden ser ut så här: För att se leveransplanens innehåll klickar du på raden. Följande bild, med två flikar, visas då: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 36

Denna flik visar en lista över de prognos-behov som sänts till leverantören. De är sorterade stigande i datumordning oberoende av artikel, men du kan själv välja att sortera om i artikel-ordning genom att klicka på rubriken Artikel. Den andra fliken innehåller generell information om leveransplanen. Vill du se mer information om respektive rad ovan, klickar du bara på den raden, så visas mer information. Det ser ut så här: Du kan också få leveransplanen utskriven genom att välja den knappen. Slutligen kan du se leveransplanen i xml-form om du väljer den knappen. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 37

2.7 Avrop. Ett avrop är signalen till leverantören att leverera den begärda kvantiteten. Det kan skapas med automatik från planeringens prognosinformation, men det kan också manuellt registreras i portalens funktion för avrop. Beroende av om leverantören är klassificerad att använda BEAst Supply Material eller BEAst Supply NeC kommer avropens innehåll att se olika ut innehålla olika information. Detta påverkar också bilderna som visas i portalen. De ser olika ut beroende av vilken standard som ska användas. 2.7.1 Automatiskt skapade avrop. Denna möjlighet aktiveras av inställningar per leverantör. De styrande inställningarna är markerade här: Dels aktiveras funktionen, dels anger man frysperioden. Med detta avses hur många arbetsdagar i förväg (innan leverans) som prognosen ska bli ett avrop som skickas till leverantören. Portalen startar automatiskt en process varje natt, strax efter midnatt, som analyserar om frysperioden nåtts och om så är fallet ändrar status på behovet samt skickar ut avropen till leverantörerna. En uppdaterad leveransplan kan också samtidigt sändas. 2.7.2 Halvautomatiskt skapade avrop. I planeringsfunktionen finns det också möjlighet att manuellt klassificera om behov från prognosticerade till fasta och att därefter via knappen Skapa avrop sammanställa dem och skapa/sända avropet till leverantören. Det är i grunden samma process som startas med denna knapp som automatiskt körs varje natt. Du gör då inga val i den bild som dyker upp utan trycker bara Fortsätt. Via samma knapp finns det också möjlighet att initiera en automatisk omklassificering baserat på ett leverantörs- och datum-val. Du väljer då leverantör och ett datum. Väljer du en av dem krävs att du också väljer den andra. Alla prognoser i planeringen som omfattas av valet ändras från prognos till fast avrop. Därefter startar automatiskt samma process som formerar avrop och initierar sändning till leverantören. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 38

2.7.3 Manuellt skapade avrop. I avropsfunktionen är det också möjlighet att skapa avrop utan att något finns i planeringsfunktionen. Detta kan vara aktuellt om man valt bort att planera med prognoser och endast vill sända avrop till leverantörerna. Men det kan också vara aktuellt då man jobbar fullt ut med planering i de fall man behöver exempelvis beställa hämtning av byggpallar, kompletteringsköp av spik och skruv då de börjar ta slut och ersätta en skruvdragare som upphört fungera. 2.7.4 Avropsfunktionen. Funktionen startas så här: Bilden som visas ser ut på följande sätt: Listan som visas här omfattar alla avrop som leverantören ännu inte sänt faktura på. Då fakturan är klarerad så försvinner avropet härifrån. Du har dock möjlighet att manuellt via sökformuläret välja att ta med även dessa avrop om det är något speciellt du letar efter. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 39

Det finns möjlighet att göra urval genom att öppna upp sökformuläret. Det ser ut så här: Om du vill se även de avrop som är fakturerade ändrar du parametern för Faktura till Alla och klickar Sök. På motsvarande sätt kan du ändra omfattningen av listan genom att välja bland de andra sökparametrarna. Till höger i listan visas fyra statuskolumner vilka med färgmarkeringar beskriver statusen. De olika färgerna betyder följande. Avropsstatus: Utan färg: Gul färg: Grön färg: Röd färg: Ej sänd till leverantören. Sändning begärd, men ännu inte sänd. Sänd till leverantören OK. Sändningen misslyckad, eller Bekräftelsestatus: Avropsbekräftelse mottagen utan att avrop sänts. Utan färg: Gul färg: Grön färg: Bekräftelse saknas från leverantören. Bekräftelse mottagen som innehöll förändringar. Bekräftelse mottagen utan förändringar, eller Bekräftelse förväntas ej från leverantören. Leveransstatus: Utan färg: Gul färg: Grön färg: Ej leveransaviserad. Leveransaviserad med förändringar. Leveransaviserad utan förändringar eller Orderkvitto mottaget. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 40

Fakturastatus: Utan färg: Gul färg: Grön färg: Faktura ej mottagen från leverantör. Faktura mottagen för delar av avropet. Faktura mottagen för hela avropet. Klicka på en rad för att få all information visad om avropet, eller välj annan funktion via högermusen. 2.7.4.1 Hantera fel. Om sändningen misslyckats föreslår vi att du först försöker sända igen innan du kontaktar supporten för att be om hjälp. Om felet består i att leverantören sänt en bekräftelse på ett avrop som du inte skickat kan det bero på att någon kontaktat leverantören via epost eller telefon och lämnat sin beställning på så sätt. Leverantören ska enligt BEAsts standard ändå bekräfta elektroniskt. Om så är fallet kan du acceptera bekräftelsen och baserat på den skapa avropet. Processen fram till fakturakontrollen blir därefter likadan som om du sänt avropet till en början. 2.7.4.2 Omsändning. Avrop som ännu inte sänts och avrop där sändningen misslyckats kan manuellt sändas om från listan. Genom att begära det initieras en process i ett bakgrundsjobb så du slipper vänta på att det ska gå färdigt. Det innebär att det kan ta en stund innan statusen blir röd eller grön som ett kvitto på att sänd-processen är klar. 2.7.4.3 Annullera avrop. Det är möjligt att annullera avrop så länge inga leveranser påbörjats baserat på det. Liksom alla andra ändringar är det viktigt att leverantören också blir informerad om att du annullerat avropet. Det kan här ske på två olika sätt beroende av omständigheterna: En avropsändring skickas till leverantören med begäran om att annullera avropet. Detta är möjligt om den standard som används är BEAst Supply Material och att dessutom leverantören har möjlighet att ta emot ändringar elektroniskt. Ett mail skickas till leverantören med bifogad utskrift av avropet som tydligt visar att det är annullerat. Portalen väljer automatiskt vilket sätt som är aktuellt i det enskilda fallet. Om en elektronisk ändring skickas händer inget mer, men om epost ska sändas skapas i eget fönster ett mail, adresserat till den person hos leverantören som är definierad som den normala kontakten, och med en utskrift bifogad. Du har möjlighet att lägga till fler mottagare manuellt och skriva ditt eget meddelande innan du sänder det. 2.7.4.4 Ändra avrop. Du kan begära ändring antingen direkt via högermusen eller via knapp efter att du klickat på det avrop du är intresserad av. Då du redigerar avrop här är det viktigt att säkerställa att leverantören får reda på att en ändring är gjord. I de fall leverantören kan ta emot en avropsändring elektroniskt så kommer portalen att sända en sådan. I övriga fall kommer portalen att istället skapa en utskrift av avropet, bifoga det i ett mail och be dig skicka det till lämpliga personer hos leverantören. Detta gäller oberoende av vad det är för typ av ändring du gör. Du får då upp en bild med flera flikar, där den som visas först ser ut så här. Vilka flikar som finns varierar beroende av om avropet avser BEAst Supply Material eller BEAst Supply Nec. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 41

Denna bild visar en lista över de avropsrader som avropet innehåller. Listan är sorterad stigande på radnummer. Här visas artikel, kvantitet och leveransdatum. Dessutom finns markering om det förekommer bilagor, instruktioner eller packningsdata för raden. Om det förekommer, är det markerat med en grön bock. Läs mer om detta här nedan. Sist i raden håller vi reda på statusen för tre olika delar. Statusen markeras med olika färger enligt följande förteckning. Avropsbekräftelse: Utan färg: Gul färg: Grön färg: Röd färg: Svar saknas från leverantören. Leverantörens svar innehåller ändringar på denna rad. Leverantörens svar bekräftar allt, eller Leverantören förväntas inte sända bekräftelse. Tillagd av leverantören. Leveransstatus: Utan färg: Gul färg: Grön färg: Leveransavisering från leverantören är inte mottagen. Leveransaviseringen innehöll förändringar. Leveransaviserad utan förändringar, eller Orderkvitto mottaget. Fakturastatus: Utan färg: Gul färg: Grön färg: Faktura ej mottagen. Delvis fakturerad. Helt fakturerad. Vill du redigera en rad klickar du på den. Läs mer om detta lite längre ner i detta avsnitt. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 42

De övriga flikarna ser ut så här. Först avropshuvudet: Avropshuvudet visar information som är gemensamt för hela avropet. Du ser all denna information direkt i den här bilden. Beroende av vilken typ av avrop det är, ser bilden olika ut. Här ovan ser du innehållet i en Supply Material-bild. Här kommer motsvarande för en Supply NeC-bild: Du har möjlighet att ändra viss information. Gör det direkt i bilden och klicka på knappen Spara. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 43

Sen fliken för bilagorna: Objekt/Bilagor visar en lista över vilka bilagor som förekommer för hela avropet. Motsvarande finns också på rad-nivå då du valt en avropsrad. Då ser du bara de bilagor som är knutna till just den raden. Denna flik finns endast om aktuell standard för avropet är BEAst Supply Material. Här har du möjlighet att ta bort och lägga till bilagor. Ta bort gör du med det röda krysset till höger om respektive rad. Då du vill lägga till något klickar du på Bläddra. Då öppnas ett fönster där du letar reda på och väljer vilket dokument du vill lägga till som bilaga. Då du valt det och sparat kommer bilagan att sparas i portalen för sändning till leverantören. Slutligen har vi fliken med instruktioner: Här visas en lista över de instruktioner som sänts till leverantören. Motsvarande finns också på rad-nivå då du valt en BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 44

avropsrad. Då ser du bara de instruktioner som är knutna till just den raden. Denna flik finns endast om aktuell standard för avropet är BEAst Supply Material. Här finns möjlighet att redigera den information som redan finns med, ta bort rad genom att använda det röda krysset till höger, eller lägga till fler instruktionsrader via den gröna pilen nederst. Koden väljs från lista av alternativ, texten registreras fritt. Redigera avropsrad: Om du klickar på en avropsrad visas detaljerna för den i den här bilden: Den ser olika ut om avropet avser BEAst Supply Material eller BEAst Supply NeC. I båda fallen visas information om avropshuvud och beställd artikel överst i bilden. Därunder kommer den del som avviker för de båda standarderna. Här ovan syns ett exempel på Material-varianten. Här under visas de båda NeC-varianterna. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 45

Du kan här ändra artikelnummer, leveransdatum och kvantitet. Artikelnumret är satt som köparens artikelnummer. Om man vill ändra till leverantörens artikelnummer klickar man på Artikel och en pop-up öppnar sig där man får möjlighet att ändra detta. Sen, beroende av vilken avropsvariant det är, kan olika andra saker ändras. Om typen är Material finns det ytterligare tre flikar i den undre delen av bilden Bilagor, Instruktioner och Packning. De motsvarar bockarna i detaljlistan ovan och BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 46

innehåller information om det förekom någon bock där. Om typen är NeC finns istället flik för godsavsändare och godsmottagare. Då du ändrat något kvittar vad så ska du sända avropet till leverantören igen. Det gör du genom att begära sändning i bilden. Portalen vet om ändringen kan sändas elektroniskt eller om den måste sändas via mail och väljer rätt variant då du begär sändning. Statuskoder återställs så att vi efter en ändring bevakar att sändningen av den går bra och besvaras. 2.7.4.5 Visa avrop. Samma typ av bilder visas här som beskrivs ovan i ändringsfunktionen (2.7.4.4.) med skillnaden att här kan inget ändras. De beskrivs inte separat här, utan för mer information om innehållet refererar vi till beskrivningen av ändringsfunktionen. 2.7.4.6 Skriv ut avrop. I flera bilder har du tillgång till knapp för att begära utskrift. Då du gör det oberoende av vad kommer nytt fönster att öppnas där en utskrift av det kompletta avropet finns. Här ett exempel på ett NeC-avrop: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 47

Och ett Material-avrop: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 48

2.8 Leveransbevakning. Här visas allt som förväntas inträffa under dagen. Varor som förväntades levereras före idag men som blivit försenade visas också just som försenade. Funktionen är anpassad till att användas av mobila enhet som plattor och telefoner. Vi rekommenderar plattor då deras skärmar är större än telefonernas. Innehållet i listan hämtas ursprungligen från avropen som är sända till leverantören. Detta uppdateras sen löpande med information från följande händelser: - Leverantörens bekräftelse. - Våra avropsändringar. - Leverantörens leveransavisering. - Transportörens avisering. - Manuella ändringar i leveransbevakningen om föraren ringer in. Från leveransbevakningsfunktionen startas godsmottagningsfunktionen. Detta kan göras antingen genom att välja en följesedel i listan eller att med en scanner läsa av antingen följesedeln (om det finns streckkod där) eller BEAst Label på valfritt kolli. Allt detta förutsätter att en leveransavisering sänts av leverantören. Fokus för funktionen är alltså att visa vad som förväntas inträffa under aktuell dag, men om en följesedel inte rapporteras som mottagen så ligger den kvar också under efterföljande dagar. Detta gäller endast varuleveranser och inte de delar som ingår i NeC-standarden. Ett avrop av en anläggningstransport eller -material försvinner alltid från listan då dagen passerat eftersom vi inte säkert vet när orderkvittot ankommer. Är avropet inte levererat utan istället försenat så måste man flytta den förväntade leveransdagen till det som nu gäller om man vill fortsätta se det i leveransbevakningsfunktionen. Det går att manuellt ändra datum för begränsning av listan. Det gör man uppe till höger i bilden antingen genom att använda knapparna < eller > som flyttar datum ett steg framåt eller bakåt, eller genom att via kalendersymbolen vilket datum som helst. Sorteringsordningen är stigande på förväntad ankomst, datum och klockslag. Detta går dock att ändra genom att peka på rubriken i respektive kolumn. Listan sorteras varannan gång stigande och varannan gång fallande på innehållet i den valda kolumnen. välja Innehållet i bevakningslistan kan avse endast en godsmottagar-adress eller alla, beroende av vilken behörighet som användaren har. Att styra detta per användare kan vara användbart t.ex. då man använder ett lager utanför byggarbetsplatsen och de som jobbar där bara ska se de leveranser som förväntas dit, inte alla som går direkt till byggarbetsplatsen. Läs mer om hur detta fungerar i avsnittet 2.8.1. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 49

Över listan visas vilket projekt man är aktiv mot. Där visas även om listan är begränsad att omfatta endast en godsmottagaradress. Är du behörig till att arbeta med flera godsmottagaradresser kan du där även byta godsmottagare alternativt ta bort begränsningen. Slutligen har du möjlighet att ändra datumintervallet. Från början visas vad som förväntas inkomma aktuell dag, men det går manuellt att ändra antingen via kalendersymbolen eller via hakarna som pekar dels åt vänster, dels åt höger. Varje förväntad leverans visas som tre rader i listan för att det ska vara enkelt att peka på rätt rad, och för att mer information ska kunna visas. Det finns sex kolumner i listan. - Förväntad ankomst visar datum och tid för då vi förväntar oss leverans, en färgmarkering (rött) om försening föreligger, samt en referens till vårt avropsnummer. - Godsmottagare visar vart leveransen ska ske. - Leverantör visar vem som levererar varorna eller tjänsten. - Följesedel visar ett följesedelnummer/vågsedelnummer om leveransavisering respektive vågsedel tagits emot elektroniskt. Dessutom visas antalet kolli och bruttovikten. - Transportör visar vem som förväntas leverera varorna. - Instruktioner visar färgmarkeringar för att signalera två saker: o Om översta raden visar en gul färgmarkering så finns det lossningsinstruktioner bifogade. Läs nedan mer om hur du kan se vilka dessa är. o Om understa raden visar en gul färgmarkering så visar det att det finns en avvikelse i leveransaviseringen, en avvikelse jämfört med avropsbekräftelsen. Om Följesedel saknar information så innebär det att någon sådan inte är mottagen från leverantören, och informationen i listan därmed är baserad på avrop och avropsbekräftelsen. Längst ner finns knappen Godsmottagning. Använd den då du vill aktivera godsmottagningsfunktionen baserat på scanning av streckkod. Läs mer om detta i avsnitt 2.9.1. nedan. För att i övrigt komma vidare pekar man på den rad man vill välja. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 50

2.8.1 Begränsa behörigheten till specifik godsmottagare- eller leveransmottagare-adress. Via användar-id ges möjlighet att logga på i portalen. I uppsättningen av användare tilldelas också vilken behörighetsgrupp personen ska tillhöra. Detta måste skötas av person som är behörig att använda dessa delar av systemet. För att få tillgång att arbeta med projektet måste personen dessutom ha blivit tilldelad behörighet explicit till projektet. Hur detta görs beskrivs i manualen för planering. Slutligen har man också möjlighet att låsa personen till att endast kunna arbeta med specifika godsmottagaradresser/leveransmottagaradresser under projektet. Detta sista kan göras på olika sätt. - Man kan definiera en godsmottagare respektive leveransmottagare direkt under projektet och där tilldela vilken behörighetsnivå personen ska ha. Det som anges på detta sätt gäller för alla godsmottagaradresser respektive leveransmottagaradresser. - Man kan också definiera en användare som leveransmottagare under en specifik leveransmottagaradress (eller godsmottagare under en specifik godsmottagaradress). Detta begränsar behörigheten för denna person till att ha tillgång till information om de specifika adresserna. De som är påloggade med denna behörighet ser bara förväntade inleveranser till den aktuella adressen. - Det är möjligt att tilldela samma person behörighet till flera adresser, men varje måste explicit definieras. - Det är också möjligt att göra tvärt om att definiera full behörighet för alla adresser genom att lägga till behörigheten direkt under projektet, och att sen ta bort behörigheten för specifika adresser genom att tilldela Ingen behörighet för de adresserna. 2.8.2 Leveransbevakningen, monitorfunktion. Leveransbevakningsfunktionen kan också fungera som en monitor. Listan som visas, innehållande förväntade inleveranser, uppdateras automatiskt var minut för att alltid visa aktuell information då andra har ändrat något. Du behöver inte göra något speciellt för att aktivera detta det görs automatiskt. 2.8.3 Leveransbevakning, vald rad. Då man i bevakningslistan valt rad visas mer information i denna bild, som kan se lite olika ut beroende av om leveransaviseringen har tagits emot eller inte. Först ett exempel då leveransaviseringen saknas: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 51

Sen ett exempel då leveransaviseringen ankommit: Informationsinnehållet kräver ingen närmare förklaring, men vi vill nämna att genom att peka på ett telefonnummer eller en epost-adress så hamnar man direkt i epost-funktionen respektive telefonfunktionen om sådana finns aktiva på den mobila enheten. I övrigt bestämmer man vad man vill göra genom att välja någon av knapparna. Ändra ankomst kan användas då föraren ringer och meddelar en förändrad ankomsttid. En manuell ändring som denna kommer att ses på samma sätt som om en elektronisk avisering om ändrad tid hade ankommit. Då du pekar på knappen visas följande bild: Förutom att ange en ny dag/tid har du också möjlighet att skriva en kommentar. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 52

Välj mellan knapparna Uppdatera och Avbryt för att komma tillbaks till samlingsbilden. Instruktioner tar dig till följande bild: Instruktioner kan komma från antingen oss själva i avropet, leverantören i leveransaviseringen eller transportören i aviseringen. Här visas alla. Artiklar leder till följande bild: En lista över de förväntade artiklarna visas här oberoende av hur de rapporterats packade i leveransaviseringen. Man ser eventuella kvantitetsdifferenser mellan avrop, avropsbekräftelse och leveransavisering. Man ser också (i huvudet) både den begärda och den förväntade ankomsttiden. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 53

Packning visar information om hur leverantören packat leveransen. Först ser bilden ut så här: Här visas en lista över huvudkollina pallarna och information om dem. Dessutom visas signaler gula markeringar om mer information finns tillgänglig. Vill du titta på den informationen pekar du på den aktuella plumpen, varvid du skickas vidare och får se den. Här ser du också destinationen dit det aktuella huvudkollit ska levereras. Det består av minsta gemensamma nämnaren för de avropsrader som leverantören packat i det aktuella kollit. Vill du ha mer information om kollit pekar du på raden. Följande bild visas då: Här visas lite mer information om kollit, samt en lista som visar kollits innehåll. Läs mer om vad som finns med längre ner. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 54

Om man i kolli-listan pekar på plus-tangenten till vänster så expanderas raden till att visa kollits innehåll. Listan kan bestå av både artiklar och av andra kolli. Dessa nya kollirader kan i sin tur expanderas i ett oändligt antal nivåer. Som synes har vi valt att skilja de två radtyperna åt genom att visa dem i olika färger. Detta görs för att de ska vara enklare att skilja från varandra. Alla kollirader kan expanderas, men inte artikelraderna. Dock finns det en symbol i vänsterkolumnen även för artikelraderna. Den används för att markera nivån enligt principen att högsta nivån huvudkollina ligger längst till vänster och att dess innehåll ligger till höger om det. Innehållet i en kartong på en pall ligger ytterligare längre till höger, osv. Det som visas för en artikelrad är, förutom artikelnummer och benämning, kvantiteten samt referenser till leverantörens ordernummer, ritningsnummer och transportörens referensnummer. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 55

Logg ger tillgång till att följa vad som hände i processen att ta emot leveransaviseringen. Den är lite teknisk och sannolikt inte intressant för de flesta, men dock möjlig att få insyn i. Då du pekar på den knappen visas följande: Läs mer om hur du kan arbeta med loggar i kapitel 4 i manualen. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 56

2.9 Godsmottagning. Det är möjligt att göra godsmottagning på vågsedlar, men inte nödvändigt då de även rapporteras som ett orderkvitto. Beskrivningen av hur man bekräftar mottagandet av en vågsedel finns i 2.9.5 nedan. Godsmottagningsfunktionen bygger på att leverantören sänt en leveransavisering, och att godsmottagningen görs relaterat till den. Det går att skapa en följesedel, men det är betydligt omständligare att göra. Det minsta kravet som finns för att kunna göra en godsmottagning är att det finns avrop. Man kan i BEAst Portal välja att ta emot gods på två olika sätt. Dels kan man rapportera allt via val man gör i listor, dels kan man välja att scanna BEAst Label på det mottagna godset. Båda sätten beskrivs här nedan. I samband med godsmottagningen kan man också välja att kontrollera innehållet, men man måste inte. Det minsta man måste rapportera är vilka huvudkollin som tagits emot. Det mesta man kan rapportera är att innehållet i samtliga huvudkollin är kontrollerat. Det man väljer att inte kontrollera i godsmottagningen måste man istället göra i leveranskontrollsfunktionen. Man har möjlighet att rapportera avvikelser och skador, men den egentliga hanteringen av dessa ligger utanför portalens fokus, så detta måste hanteras utanför portalen. Dock samlas informationen upp i funktionen Avvikelser där man kan se vad som uppstått samlat på ett ställe. 2.9.1 Godsmottagning via scanning. Att ta emot gods mha. scanning är bara möjligt då en leveransavisering tagits emot från leverantören och allt gods är märkt med BEAst Label, som ser ut så här: SSCC kollilöpnummer visas längst ner, och det består av dels en identitet på leverantören, dels ett löpnummer på kollit. Detta SSCC-nummer visas på skärmen i godsmottagningsfunktionen, och det är det som ska scannas. Scanning bygger på att man använder en hand-scanner ansluten till den mobila enheten på något sätt, exempelvis Bluetooth. Vi har valt detta framför varianten att använda den mobila enhetens kamera. Vi menar att man ska ha ordentlig utrustning om man ska arbeta professionellt med godsmottagning. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 57

2.9.1.1 Identifiera följesedel. Första steget är att identifiera godset som ankommit. Man utgår från leveransbevakningsfunktionen och pekar på knappen längst ner, benämnd Godsmottagning. Då man pekat på den visas följande bild: Nu är det dags att använda scannern första gången. Scanna antingen följesedelnumret (om du har tillgång till det som streckkod) eller SSCC kollilöpnummer på valfri BEAst Label. Portalen kan använda detta för att identifiera vilken följesedel som nu ankommit. Samma sak händer både då du scannat följesedel och godsmärke. Information om följesedeln visas på detta sätt: Överst visas information om följesedeln, underst en lista över transportkolli i leveransen. I detta exempel finns det två pallar och två lösa kartonger med. Däremellan visas en lista med knappar som kan användas för vissa ändamål. Statusmarkeringen till vänster berättar om vad vi tidigare rapporterat i godsmottagningsfunktionen. Följande gäller: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 58

- Grön: Rapporterad som mottagen och kontrollerad utan avvikelse. - Röd: Rapporterad som saknad eller innehåller avvikelse. - Gul: Rapporterad som mottagen men inte kontrollerad. - Utan markering: Ännu inte rapporterad. Nästa kolumn visar information om kollit samt om leveransdel om sådan föreligger. Tredje kolumnen visar vikt och volym, fjärde visar destinationen var kollit ska placeras i samband med godsmottagningen. Destinationen visas som minsta gemensamma nämnare för kollits innehåll. Den femte kolumnen visar hanteringsinstruktioner och den sjätte visar länkar till mer information då sådan finns. Genom att peka på någon av dessa länkar kommer man vidare och får se den efterfrågade informationen. Länkarna visas endast då sådan extra information finns. 2.9.1.2 Scanna kolli. Nu är det dags att scanna kollina ett och ett. Börja med att använda knappen Scanna. Följande bild visas då: Scanna SSCC kollilöpnummer på BEAst Label på det kolli du vill rapportera som mottaget. Innehållet i kollit visas då på detta sätt: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 59

Innehållet kan bestå dels av artiklar, dels av andra kolli. Först i listan hittar du artiklarna, därefter kollina, som är packade på det scannade kollit. Om du vill bekräfta att kollit ankommit och att du inte kontrollerat innehållet väljer du knappen Bekräfta utan kontroll. Detta innebär att kollit senare, i Leveranskontrollen, behöver bekräftas som kontrollerat för att man ska slippa kontrollera fakturan. Med den andra gröna knappen bekräftar du redan här att allt på det aktuella kollit är kontrollerat och att man inte behöver göra detta i leveranskontrollen. Observera att om du väljer detta på denna översta nivå så kommer samtidigt alla underliggande nivåer att också markeras som kontrollerade. Genom att peka på en artikelrad får du möjlighet att rapportera en avvikelse. Bilden ser ut så här: Ange den kvantitet som verkligen kommit fram i oskadat skick. I textrutan har du möjlighet att skriva mer information, exempelvis beskriva om något var skadat. Foto etc. kan du bifoga från listan av transportkolli via knappen Bilagor. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 60

Det är bara kvantiteten som avgör om statusmarkeringen blir grön eller röd. En mottagen kvantitet som avviker från den aviserade kvantiteten medför att statusmarkeringen blir röd. Om du pekar på en kolli-rad så upprepas allt igen, fast avseende det kollit. Bilden Godsmottagning kolli visas åter och du har tillgång till samma funktionalitet för det kollit som beskrivits ovan. Dessa nivåer behöver du inte öppna om du vet att allt är ok. Då du använder knappen Bekräfta med kontroll så görs detta på alla underliggande nivåer samtidigt. Hela det kolli du bekräftar så, får grön status i alla nivåer alltså. Det finns en röd knapp för att rapportera kolli som saknas. Ett sådant kolli kan du ju naturligtvis inte scanna, utan det måste du välja i listan genom att peka på raden. Det resulterar i att du hamnar i bilden där den röda knappen finns, så du kan peka på den och rapportera det som saknat. 2.9.1.3 Lägga till kolli som saknades i leveransaviseringen. Om du scannat något kolli som inte var med i leveransaviseringen så hittas det inte i listan av kolli, det är alltså okänt av systemet och måste därför läggas till. Du hamnar då i den här bilden: Börja med den översta delen av bilden. Kollilöpnumret på det extra kollit som var med är redan ifyllt från det du scannade. Välj kollityp, registrera bruttovikten samt destinationen, var du gör av kollit efter att ha tagit emot det. Kommentaren använder du vid behov. Därefter, utan att peka på Spara, är nästa steg att identifiera vad som finns i det nya kollit. Det gör vi i den undre delen av bilden genom att peka på knappen Lägg till. En lista över avropets samtliga rader visas då på det här sättet: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 61

Välj först vilken avropsrad som finns i kollit genom att peka på det. Uppgifterna kopieras då till artikel-rutan till vänster i bilden. Fyll i kvantiteten som finns i kollit och peka på Spara. Fortsätt på detta sätt tills allt som finns i det nya kollit är med i listan. Då använder du knappen Spara, som gör att det nya kollit läggs till sist i följesedeln. 2.9.1.4 Avsluta godsmottagningsprocessen. Då du bekräftat ett kolli så återvänder du alltid till bilden där du kan scanna nytt kollilöpnummer. Fortsätt så här tills alla kollin scannats, peka därefter på knappen Tillbaka, som tar dig tillbaks till listan över följesedelns samtliga huvudkolli: Nu ska statuskolumnen till vänster spegla det du gjort. Är något fel eller bortglömt kan du alltid gå tillbaks och rätta/komplettera rapporteringen. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 62

Godsmottagningen avslutas med Bekräfta då man är klar. Om man i detta läge inte rapporterat på något kolli visas: Om man väljer att fortsätta så kommer alla kollin som du inte gjort någon rapportering på att markeras som mottagna men inte kontrollerade, dvs. rapporteras på samma sätt som om du aktivt scannat ett kolli och bekräftat det som mottaget utan kontroll. Att bekräfta en följesedel som mottagen innebär att den försvinner från leveransbevakningslistan. Istället kan den, om inte allt kontrollerats, dyka upp i leveranskontrollen. 2.9.2 Godsmottagning manuellt utan scanning. Att ta emot gods manuellt utan scanner bygger på att leverantören sänt en leveransavisering som beskriver hur allt är packat. I godsmottagningsfunktionen visas all denna information i listor, och man väljer där med pekfingret att bekräfta de kollin som är med och har möjlighet att kontrollera deras innehåll. Varje kolli ska ha ett godsmärke kallat BEAst Label med ett unikt SSCC kollilöpnummer. Det ser ut så här: SSCC kollilöpnummer visas längst ner, och det består av dels en identitet på leverantören, dels ett löpnummer på kollit. Detta SSCC-nummer visas på skärmen i godsmottagningsfunktionen. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 63

2.9.2.1 Identifiera följesedel. Första steget är att identifiera godset som ankommit. Man utgår från leveransbevakningsfunktionen och listan över förväntade leveranser för att med hjälp av följesedelnummer på den bifogade följesedeln identifiera leveransaviseringen i listan. Om du inte hittar den i listan har ingen leveransavisering tagits emot. Läs nedan i avsnitt 2.3.4. hur du ska göra då. Då man hittat följesedeln/leveransaviseringen pekar man på raden, och följande bild visas: För att starta godsmottagningsfunktionen pekar du på knappen Ta emot. Då visas följande bild: Överst visas information om följesedeln, underst en lista över transportkolli i leveransen. I detta exempel finns det två pallar och två lösa kartonger med. Däremellan visas en lista med knappar som kan användas för vissa ändamål. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 64

Statusmarkeringen till vänster berättar om vad vi tidigare rapporterat i godsmottagningsfunktionen. Följande gäller: - Grön: Rapporterad som mottagen och kontrollerad utan avvikelse. - Röd: Rapporterad som saknad eller innehåller avvikelse. - Gul: Rapporterad som mottagen men inte kontrollerad. - Utan markering: Ännu inte rapporterad. Tredje kolumnen visar vikt och volym, fjärde visar destinationen var kollit ska placeras i samband med godsmottagningen. Destinationen visas som minsta gemensamma nämnare för kollits innehåll. Den femte kolumnen visar hanteringsinstruktioner och den sjätte visar länkar till mer information då sådan finns. Genom att peka på någon av dessa länkar kommer man vidare och får se den efterfrågade informationen. Länkarna visas endast då sådan extra information finns. Sök och identifiera godsmärkets kollilöpnummer i andra kolumnen och peka på den raden för att bekräfta att detta kolli är ankommet. Följande bild visas då: 2.9.2.2 Bekräfta kolli som mottaget. Kollits innehåll visas i denna lista. Innehållet kan bestå dels av artiklar, dels av andra kolli. Först i listan hittar du artiklarna, därefter kollina. Om du vill bekräfta att kollit ankommit och att du inte kontrollerat innehållet väljer du knappen Bekräfta utan kontroll. Detta innebär att kollit senare, i Leveranskontrollen, behöver bekräftas som kontrollerat för att man ska slippa kontrollera fakturan. Med den andra gröna knappen bekräftar du redan här att allt på det aktuella kollit är kontrollerat och att man inte behöver göra detta i leveranskontrollen. Observera att om du väljer detta på denna översta nivå så kommer samtidigt alla underliggande nivåer att också markeras som kontrollerade. Genom att peka på en artikelrad får du möjlighet att rapportera en avvikelse. Bilden ser ut så här: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 65

Ange den kvantitet som verkligen kommit fram i oskadat skick. I textrutan har du möjlighet att skriva mer information, exempelvis beskriva om något var skadat. Foto etc. kan du bifoga från listan av transportkolli via knappen Bilagor. Det är bara kvantiteten som avgör om statusmarkeringen blir grön eller röd. En mottagen kvantitet som avviker från den aviserade kvantiteten medför att statusmarkeringen blir röd. Om du pekar på en kolli-rad så upprepas allt igen, fast avseende det kollit. Bilden Godsmottagning kolli visas åter och du har tillgång till samma funktionalitet för det kollit som beskrivits ovan. Dessa nivåer behöver du inte öppna om du vet att allt är ok. Då du använder knappen Bekräfta med kontroll så görs detta på alla underliggande nivåer samtidigt. Hela det kolli du bekräftar så, får grön status i alla nivåer alltså. Det finns en röd knapp för att rapportera kolli som saknas. Den använder du för att markera att detta kolli saknades i leveransen trots att leverantören skickat det. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 66

2.9.2.3 Lägga till kolli som saknades i leveransaviseringen. Om det kommit med något kolli som inte var med i leveransaviseringen så hittar du inte det i listan, utan det måste läggas till. Använd knappen Lägg till längst till vänster i den här bilden: Följande bild visas då: Börja med den översta delen av bilden ange kollilöpnumret på det extra kollit som var med. Välj också kollityp, registrera bruttovikten samt destinationen, var du gör av kollit efter att ha tagit emot det. Kommentaren använder du vid behov. Därefter, utan att peka på Spara, är nästa steg att identifiera vad som finns i det nya kollit. Det gör vi i den undre delen av bilden genom att peka på knappen Lägg till. En lista över avropets samtliga rader visas då på det här sättet: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 67

Välj först vilken avropsrad som finns i kollit genom att peka på det. Uppgifterna kopieras då till artikel-rutan till vänster i bilden. Fyll i kvantiteten som finns i kollit och peka på Spara. Fortsätt på detta sätt tills allt som finns i det nya kollit är med i listan. Då använder du knappen Spara, som gör att det nya kollit läggs till sist i följesedeln. 2.9.2.4 Avsluta godsmottagningsprocessen. Då du bekräftat ett kolli så återvänder du alltid till bilden där du kan välja nytt kollilöpnummer. Fortsätt så här tills alla kollin hanterats. Du är då i denna bild: Nu ska statuskolumnen till vänster spegla det du gjort. Är något fel eller bortglömt kan du alltid gå tillbaks och rätta/komplettera rapporteringen. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 68

Godsmottagningen avslutas med Bekräfta då man är klar. Om man i detta läge inte rapporterat på något kolli visas: Om man väljer att fortsätta så kommer alla kollin som du inte gjort någon rapportering på att markeras som mottagna men inte kontrollerade, dvs. rapporteras på samma sätt som om du aktivt scannat ett kolli och bekräftat det som mottaget utan kontroll. Att bekräfta en följesedel som mottagen innebär att den försvinner från leveransbevakningslistan. Istället kan den, om inte allt kontrollerats, dyka upp i leveranskontrollen. 2.9.3 Övriga delar av godsmottagningsfunktionen. 2.9.3.1 Bilägga dokument och foto. Det finns en knapp som kallas Bilagor som ger möjlighet att bifoga dokument som kan vara viktiga att ha i efterarbetet då något fel upptäckts i leveransen. Den kan användas när som helst i leveransbevakning och godsmottagning ända fram tills följesedeln bekräftats som mottagen och den försvinner från leveransbevakningslistan. Bilden ser ut så här: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 69

Dels ser du en lista över befintliga bilagor. Peka på en rad och du får möjlighet att antingen öppna dokumentet eller spara det. Vill du ta bort en bilaga pekar du på X till höger om bilagan. Du har också möjlighet att lägga till fler bilagor genom att välja dokument då du pekat på knappen Bläddra. Lägg till max 10 bilagor innan du trycker på knappen Spara. Du kan inte knyta en bilaga till ett specifikt kolli, utan bilagorna avser hela följesedeln. Om det är viktigt att rapportera något knutet till ett specifikt kolli, se till att få med kollilöpnumret på fotot. 2.9.3.2 Återställa det som rapporterats. Om man av någon orsak vill radera allt man rapporterat och återgå till att ingen rapportering gjorts på en följesedel finns knappen Återställ. Denna funktion kan man också välja i samband med att man pekat på knappen Tillbaka. Man får då ett val att återställa det man gjort. Detta är möjligt ända fram till man slutligt bekräftat mottagandet av följesedeln och denna försvunnit från leveransbevakningslistan. Funktionen raderar inte bara det sista som rapporterats utan allt som rapporterats nu eller tidigare. Då du väljer denna knapp får du upp en begäran om att bekräfta att detta var vad du ville. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 70

2.9.4 Godsmottagning då leveransavisering saknas. De avrop som vi sänt till leverantörerna finns med i leveransbevakningslistan även om leverantören inte sänt någon leveransavisering. Skillnaden är att följesedelnumret inte är känt, och inte heller hur leverantören packat leveransen. Då vi misslyckats med att identifiera leveransen med följesedelnumret återstår möjligheten att manuellt rapportera in det leverantören sänt baserat på avropet. Detta är en reservrutin som vi menar sällan ska behöva användas. Kräv av dina leverantörer att de sänder leveransaviseringar. Du känner igen ett avrop som saknar leveransavisering genom att kolumnen Följesedel saknar information. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 71

Du får upp den vanliga bilden då du pekar på en sådan rad: Men då du vill starta godsmottagningsfunktionen via knappen Ta emot visas istället den här bilden då det saknas leveransavisering/följesedel: Börja med att fylla i det följesedelnummer och -datum som du ser på den bifogade följesedeln. Utan att trycka på några knappar vänder du sen blicken mot listan av artiklar lite längre ner. Denna lista kommer från avropet som vi tidigare sände till leverantören. Fyll i kvantitet i kolumnen Mottaget nu vid rätt artikel för att berätta vad leveransen omfattar. Då du är klar med detta trycker du på knappen Spara. Följesedeln skapas då upp i systemet, dock bryr vi oss inte om kollistrukturen. Ett enda kolli som innehåller alla artiklarna skapas. Samtidigt markeras den som mottagen och kontrollerad. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 72

2.9.5 Godsmottagning av vågsedel. Godsmottagaren kan antingen här bekräfta mottagandet av vågsedlar, eller (om leverantörens erbjuder den möjligheten) så kan samma sak göras i leverantörens system. Båda sätten leder fram till samma resultat då orderkvittot ankommer så stäms det av och godkänns automatiskt om det stämmer. Man ska inte behöva kontrollera två gånger. Vågsedlar visas i leveransbevakningslistan tillsammans med alla andra förväntade händelser. Identifiera vågsedeln i listan och peka på den raden. Detta visas då: Det finns möjlighet att ändra den förväntade ankomsten via den gula knappen. Vill man se vad som är med på vågsedeln kan man använda knappen Artiklar. Följande bild visas då: Här ser man dels vad vi avropat från leverantören och vad leverantören bekräftat, dels vad denna vågsedel omfattar. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 73

Om man använder knappen Ta emot så visas följande bild: Här ser du vad vågsedeln innehåller, vad vi beställt och vad vi tidigare tagit emot på detta avrop. Om detta stämmer och du bekräftar att innehållet på vågsedeln tagits emot, använder du bara knappen Bekräfta. Kvantiteten noteras då som mottagen och vågsedeln försvinner från leveransbevakningslistan. Knappen Återställ kan användas då du manuellt ändrat något och vill återställa den ursprungliga situationen. Via knappen Bilagor har du möjlighet att bifoga foto och andra dokument som är intressanta. Dels ser du en lista över befintliga bilagor. Peka på en rad och du får möjlighet att antingen öppna dokumentet eller spara det. Vill du ta bort en bilaga pekar du på X till höger om bilagan. Du har också möjlighet att lägga till fler bilagor genom att välja dokument då du pekat på knappen Bläddra. Lägg till max 10 bilagor innan du trycker på knappen Spara. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 74

Om du behöver ändra och rapportera avvikelse så pekar du på vågsedelsraden. Följande visas då: Här finns möjlighet dels att rapportera en avvikande kvantitet, dels att skriva valfri text som kan användas senare i avvikelsehanteringen. Det finns två sätt att bekräfta raden antingen som godkänd eller ej godkänd leverans. Statusmarkeringen påverkas av vilken knapp du pekar på och blir antingen röd eller grön. Om du godkänner vågsedeln så kommer orderkvittot också att markeras som ok om kvantiteten stämmer med det du rapporterat här. Om den avviker kommer orderkvittot att avvisas ändå. Om du inte godkänner leveransen här och statusen hamnar i rött så kommer orderkvittot inte att accepteras ens om kvantiteten stämmer. Det finns möjlighet att återställa den här raden via den gula knappen. All rapportering tas då bort och statusen återställs som ej mottagen. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 75

2.10 Leveranskontroll. Det finns två delfunktioner under leveranskontrollen. Dels är det fortsättningen på godsmottagningen då man inte gjort en fullständig kontroll i samband med att godset anlände, dels hanteras de orderkvitton som inte tidigare kvitterats i antingen vår egen godsmottagning (vågsedlar), eller i leverantörens system. Båda hanteras i funktionen, men i olika listor. Portalen kommer ihåg vilken del man arbetade i sist så att man automatiskt kommer dit. Bilden över följesedlar som är mottagna, men ej är helt kontrollerade ser ut så här: Bilden över orderkvittona ser ut så här: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 76

Vi klassificerar alla följesedlar och orderkvitton i tre olika kanaler grön, gul och röd. Vi använder dessa färger för att beskriva hur långt vi kommit i processen att kontrollera innehållet. Den gröna kanalen innehåller följesedlar och orderkvitton som är helt godkända. Det kan de ha blivit på något av följande sätt: - Följesedel helt kontrollerad och godkänd i godsmottagningen eller tidigare i leveranskontrollen. Dessa är klara att ligga till grund för en kontroll då fakturan ankommer. - Orderkvitto vars innehåll godkänts som korrekt i godsmottagningen (vågsedlar), i leverantörens system eller tidigare i leveranskontrollen. Dessa är klara att ligga till grund för en kontroll då fakturan ankommer. Den röda kanalen innehåller någon del som rapporterats som felaktig. Så fort en rad på följesedeln/orderkvittot är fel så hamnar hela dokumentet i denna kanal. Detta kan ha skett på samma sätt som beskrivs ovan för den gröna kanalen, fast då att man i något steg rapporterat en avvikelse. Orderkvitton som ligger i den röda kanalen är inaktiva och kan inte ligga till grund för en fakturakontroll. Leverantören måste sända en ny version av orderkvittot. Du måste manuellt tala med leverantören och på så sätt komma överens om vad som måste ändras för att du ska godkänna det. Följesedlar i den röda kanalen kan delvis vara accepterade exempelvis en av tre skadad, men övriga ok och dessa delar kan ligga till grund för en fakturamatchning. Om fakturan anger samma uppgifter som de ändringar som låg till grund för att den hamnade här, kan fakturan godkännas ändå. Den gula kanalen, slutligen, innehåller de följesedlar och orderkvitton som ännu inte är fullt kontrollerade. Ett dokument som ligger i denna kanal kan aldrig vara underlag för en fakturakontroll. Även följesedlar (men inte orderkvitton) som det finns avvikelser på (röda rader) hamnar i den gula kanalen om någon rad ännu inte är kontrollerad. Det är alltid den gula kanalen som först visas i listan både för följesedlar och orderkvitton. Det går sen att via knapptryckning välja att lägga till de dokument som finns i den röda. Då visas både gula och röda kanalen i samma lista. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 77

2.10.1 Leveranskontroll av orderkvitton. Första bilden ser ut så här: Här listas alla orderkvitton som i någon del inte är kvitterade än. Efter hand som de kvitteras försvinner de från listan. Listan avgränsas av det projekt du är knuten till. Alla orderkvitton som visas är alltså relaterade till det projekt som visas uppe till höger i bilden. Det finns tre sätt för godsmottagaren att kvittera att orderkvittot innehåller rätt information. 1. Kvittens i leverantörens system, dvs. att signera mottagandet i mobil funktion som leverantörens förare har med sig. För att detta ska vara möjligt måste alla rader vara bekräftade, annars finns denna information inte med i orderkvittot. 2. Elektroniska vågsedlar kan kvitteras i godsmottagningsfunktionen. Då orderkvittot ankommer sker kontroll mot detta, och raden med referens till orderkvittot kan därmed accepteras utan ytterliga kvittenser. 3. I de fall det återstår något som ännu inte är kvitterat från de två första alternativen återstår det att kvittera här i denna funktion. Vår rekommendation är att göra detta så fort som möjligt då det är lättare att komma ihåg saker om det inte gått för lång tid. Ta alltså som vana att gå igenom detta varje dag. Du jobbar igenom listan som beskrivs här under. Börja med att peka på en rad. Det kvittar vilken du börjar med. Följande bild visas då först: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 78

I det här exemplet handlar det om leverans av material. Tre lass på tre olika vågsedlar är levererade. Ingen av raderna är kvitterade sen tidigare alla tre har gul markering. Om du inte har några anmärkningar mot detta trycker du bara på knappen Bekräfta. Hela orderkvittot kvitteras då, och det hamnar i den gröna kanalen. Vill du rapportera avvikelse, dvs. där är något som du inte accepterar, pekar du bara på den aktuella raden: Det enda du kan registrera här är en intern kommentar som visas i avvikelsehanteringen. I övrigt pekar du bara på knappen Felrapportera för att raden, och därmed hela orderkvittot, ska hamna i den röda kanalen. Det finns ingen orsak att fortsätta arbeta med övriga rader då en rad blivit röd eftersom hela orderkvittot måste ersättas av leverantören genom att de skickar en ny version. Detta orderkvitto blir alltså annullerat tills vidare. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 79

Om BEAst-meddelandet Svar på orderkvitto är aktivt mot denna leverantör kommer systemet automatiskt att sända detta, antingen ett positivt eller negativt svar. Om meddelandet inte är aktuellt skickas istället ett email till vår normala kontakt hos leverantören då något är fel och leverantören förväntas skicka ett uppdaterat orderkvitto. Om orderkvittot hamnat i den gröna kanalen skickas inga mail, utan tystnad kan av leverantören tydas som samtycke. Vad det är som gör att vi inte accepterar orderkvittot måste tas upp med leverantören via telefon eller på annat sätt utanför de funktioner som finns i portalen. Viktigt är att du kommer överens med leverantören om vad de måste ändra för att du ska kunna kvittera den. Då leverantören sänder en ny version av orderkvittot så dyker det åter upp i leveranskontrollen, och då gör du på samma sätt som alltid då du hanterar det ingen specialhantering alltså. Det finns även här möjlighet att hantera bilagor, dels sådana som leverantören sänt i orderkvittot, del sådana vi själva lagt till. Vi kan också i denna funktion lägga till fler bilagor om vi så vill: Via knappen Bläddra kan du välja upp till 10 bilagor att lägga till. Välj så många du vill ha och tryck därefter på knappen Spara. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 80

Här visar orderkvittot istället en utförd maskintjänst: I detta exempel har föraren själv lagt till en rad med övertidsersättning. Föraren har också möjlighet att sända ett meddelande som visas i höger-kolumnen. Denna typ av orderkvitto kvitteras på samma sätt som beskrivs ovan. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 81

2.10.2 Leveranskontroll av följesedlar. Första bilden ser ut så här: Här listas alla följesedlar som i någon del inte är kvitterade än (gul kanal). Efter hand som de kvitteras försvinner de från listan. Vill du inkludera även de som är kvitterade med avvikelser (röd kanal) så använder du knappen Röd kanal. Listan kompletteras och omfattar då även dessa följesedlar. Du ser skillnad mellan röd och gul kanal via färgmarkeringen i den mittersta kolumnen. Listan avgränsas av det projekt du är knuten till och till de godsmottagningsadresser du är behörig att se. Det finns två sätt för godsmottagaren att kvittera att följesedeln innehåller rätt information. 1. Kvittens med fullständig kontroll kan genomföras i godsmottagningsfunktionen. Om så skett visas följesedeln inte här i leveranskontrollen. 2. I de fall det återstår något som ännu inte är kvitterat från ovanstående alternativ återstår det att kvittera följesedeln här i denna funktion. Börja med att peka på en rad. Följande bild visas då först: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 82

Här visas listan över huvudkollina pallarna. Till vänster visas en indikation om innehållet i respektive huvudkolli är kontrollerat eller ej. Rött och grönt visar att kollit är kontrollerat, gult att det inte är kontrollerat. Det går visserligen att ändra det som kvitterats tidigare, men fokus för funktionen är de gulmarkerade raderna de som ännu inte är kontrollerade. Du kan i denna bild bekräfta alla gulmarkerade kolli som mottagna och kontrollerade utan avvikelse genom att använda knappen Bekräfta. Du får då upp en fråga om det var så du menade. Den ser ut så här: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 83

För att se innehållet i ett kolli pekar du bara på det. Då ser du följande bild: De gula raderna visar artiklar som är packade i det valda kollit, de andra raderna visar mindre kolli som är lastade på det valda. Du kan, genom att peka på en kolli-rad, gå vidare och öppna det kollit för att se innehållet. Samma bild som ovan visas då, fast med innehållet i det kollit istället. Genom att använda knappen Bekräfta här så kommer allt gulmarkerat i bilden, både artikelrader och kollirader (också i alla underliggande nivåer) att bekräftas som kontrollerat och godkänt, dvs. dessa rader kommer att markeras som gröna. Ändringar, dvs. avvikelser, rapporteras alltid på artikelraderna. Det är statusen på artikelraderna som speglas till kolliraderna. För att rapportera en avvikelse pekar du på raden du vill ändra. Du ser då detta: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 84

Ändra kvantiteten till det du tycker är den rätta kvantiteten. Du har också möjlighet att skriva en intern kommentar om du så önskar. Om du bekräftar här och kvantiteten är den aviserade så blir raden rapporterad som ok (grön). Om kvantiteten avviker från följesedelns kvantitet blir raden rapporterad som avvikande (röd). BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 85

2.11 Godssökning. Det kan vara användbart i olika situationer att kunna söka blad det som mottagits tidigare. Källan till de sökfunktioner som finns tillgängliga är följesedlar och orderkvitton. Det finns flera olika ingångar till denna information. De beskrivs alla här nedan. Gemensamt för alla delarna är att de är utvecklade för mobila enheter telefoner och plattor men de är också användbara i vanliga datorer. Då man väljer Godssökning så hamnar man först i följande meny där man väljer dels vad man söker, dels hur Via de fyra första kan du söka information i följesedlar och vågsedlar. Via den sista söker du information i orderkvitton. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 86

2.11.1 Godssökning genom att scanna/ange följesedelnummer eller SSCC kollinummer. Denna funktion är speciellt tänkt att användas av de som har tillgång till scanningsutrustning. Du kan scanna antingen följesedelnumret eller SSCC kollilöpnummer för att ange det du vill ha information om. Om du scannat (eller manuellt skrivit in) ett följesedelnummer så visas innehållet i följesedeln. Därifrån kan du gå vidare och se innehållet i alla kollina. Har du gjort samma sak med ett SSCC kollilöpnummer så visas innehållet i just det kollit. Samma information visas i båda fallen, fast i det sistnämnda fallet hoppar du över listan över alla kolli och går direkt till ett specifikt. Antingen följesedelnummer eller SSCC kollilöpnummer anges manuellt eller via scanning. Om du scannat/angett ett följesedelnummer visas följande lista över följesedelns samtliga huvudkollin: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 87

Om du istället scannar/angett ett SSCC kollilöpnummer ser du innehållet i det kollit så här: Om det finns information om farligt gods, godsmärkning eller instruktioner för det aktuella kollit kan du se denna genom att använda knapparna. De syns bara då det finns information att se. Det finns möjlighet att borra sig ner och se innehållet i ett kolli som är packat här genom att peka på den raden. Samma bild visas då åter, fast med innehållet i det valda kollit istället. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 88

2.11.2 Godssökning genom att lista våg- och följesedlar. Fokus för denna funktion är detsamma som det som beskrivs ovan. Istället för att ange följesedel eller kolli direkt, kan du här istället söka utifrån våg- och följesedel-nummer. Följande lista över mottagna dokument, som begränsas av det projekt du är påloggad på och eventuellt av de godsmottagaradresserna du är behörig att se, visas först: Du har möjligheter överst i bilden att begränsa listan ytterligare på Godsmottagaradress (om du är behörig till flera), Leverantör och Från/Till datum. Då du angett ditt urval använder du knappen Sök för att exekvera begäran. Hittar du våg-/följesedeln i listan pekar du på den för att få reda på innehållet. En vågsedel ser ut så här: Här finns naturligtvis inga kolli att visa, utan här visas istället vilket material som fanns på vågsedeln och i vilken kvantitet. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 89

En följesedel ser ut så här: Här visas listan av huvudkolli som levererades på denna följesedel. Statuskoden till vänster visar om leveranskontrollen hittat någon avvikelse eller ej. Grönt visar att allt var ok, rött visar på en avvikelse. Om raden är gul innebär det att den inte är kontrollerad än. I destinationskolumnen visas minsta gemensamma nämnare för de destinationsuppgifter som är med från avropet och packats i detta kolli. Alli i kollit ska till denna destination och sen spridas därifrån. I kolumnen Notera finns länkar till mer information om det som länken rubricerar. Länken finns endast då det finns mer information att se. Genom att peka på en av raderna kan man se innehållet i detta kolli. Det kan vara artiklar eller andra, mindre, kolli. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 90

Även här finns länkar (knappar) till mer information då det finns sådan. Du har härifrån möjlighet att, genom att peka på en kollirad, se vad som packats i de kolli som finns på detta kolli. Samma bild upprepas då i så många nivåer som det finns kolli. Det finns också en flik Artiklar i följesedelbilden: Den visar samma information som kollilistan, men är istället summerad på artikelnummer. Du kan, genom att peka på plusknappen till vänster, expandera för att se vilka kollin som artikeln är packad i. Om du sen pekar på en kollirad visas kollits hela innehåll. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 91

2.11.3 Godssökning genom att välja artikel. Här gäller det att söka efter vilka följesedlar och vilka kollin som en specifik artikel levererats på. Vi börjar alltså med att välja artikelnummer: Till en början visas en tom bild. Artikelnumret måste alltid väljas innan du kan se något resultat. Du kan begränsa både antalet artiklar att välja mellan och antalet följesedlar och kollin genom att först välja Godsmottagare (om du är behörig till flera) och/eller leverantör. Antalet valbara artiklar begränsas till vald leverantörs sortiment då. Det enda som måste väljas är dock artikeln. Genom att peka på detta fält får du upp en lista över de artiklar som det finns avtal om, antingen specifikt för aktuellt projekt, eller generellt med leverantören. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 92

Då valet är gjort trycker du på knappen Sök, och alla följesedlar och kolli som den valda artikeln är med på listas: Du kan få full information om följesedeln i första hand genom att peka på den rad du är intresserad av. Från följesedeln kan du sen ta dig vidare för att se all information på samma sätt som beskrivits ovan i första och andra delfunktionerna där man börjar att identifiera följesedeln. Bilden du ser då du pekar på rad är denna: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 93

2.11.4 Godssökning genom att välja destination. Här gäller det att söka efter vad som levererats till en specifik destination. Destinationen är uppdelad i sju eller åtta delar beroende av hur projektet skapats. Dessa delar har alla blivit tilldelade rubriker. Välj del för del från vänster till höger vilken destination du är intresserad av. Du måste inte fylla i alla, men minst en del är obligatorisk. Urvalet blir då alla destinationer som börjar med det du valt. Om projektet är förberett med förvalda destinationer kan du välja från den listan, men då det inte är obligatoriskt att fördefiniera alla destinationer på projektet så kan du också manuellt skriva in den destination du vill söka. Efterföljande bilder och vidare möjligheter är gemensamma med det andra som visas ovan. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 94

2.11.5 Sök orderkvitto. Här är källan att söka information i orderkvitton och inte följesedlar. Orderkvittot innehåller information om det leverantören har levererat och vilka avgifter hen tycker sig ha rätt att fakturera. Statusen till vänster markerar godsmottagningen. Endast de som är grönmarkerade är godkända för fakturering. De gula är ännu inte kvitterade av godsmottagaren och de röda innehåller något som inte är godkänt. De ej godkända kommer att ersättas av nya versioner genom att leverantören sänder nya. Då en ny version inkommer visas inte längre den gamla versionen. Du har möjlighet att här finna alla orderkvitton för det projekt du är ansluten till och de godsmottagaradresser du är behörig till. Till en början visas alla. Du har möjlighet att begränsa listan genom att göra urval överst. Du kan välja specifik leverantör, och du kan välja ett datumintervall. Om du anger bara ett Från-datum visas orderkvitton fr.o.m. detta datum och framåt utan begränsning. Om du bara anger ett Till-datum visas orderkvitton t.o.m. det valda datumet utan begränsning bakåt i tiden. Då du fyllt i dina sökfält pekar du på knappen Sök. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 95

För att se innehållet i orderkvittot pekar du bara på raden. Följande visas: Här visas detaljerna i orderkvittot. I den översta rutan visas dels information om orderkvittot, dels vad du avropat, dvs. det som ligger till grund för leverantörens leverans. Raderna visar det leverantören anser sig ha levererat. Här kan andra artikelnummer förekomma än det som avropats. Det kan dels gälla tillägg och avgifter som tillkommit, dels verktyg som använts i uppdraget och dels att annat material levererats än det som beställdes. I högra kolumnen visas kommentarer/information från leverantören. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 96

2.12 Hantera fakturor. Sista steget i processen som hanteras i portalen är att leverantören sänder fakturan. Alla mottagna fakturor hamnar och kan ses i den här funktionen. I samband med mottagningen valideras fakturorna mot de följesedlar och orderkvitton som de refererar till. Dessutom stäms alla priser automatiskt av mot avtalen. Om de delar fakturan refererar till sen tidigare är godkända och fakturan stämmer mot dessa uppgifter, samt alla priser är korrekta så kommer fakturan automatiskt att godkännas också. Man behöver alltså inte manuellt hantera fakturan alls i portalen. Om där är någon del av fakturan som inte refererar till en följesedel eller orderkvitto så måste dessa delar fortfarande manuellt accepteras. Fakturan fastnar då i denna funktion som en rad som måste hanteras. Då man tittar på fakturaraderna syns tydligt vilka som automatiskt godkänts och vilka som måste manuellt godkännas. Slutligen, om där är någon avvikelse mellan fakturan och följesedeln/orderkvittot så hamnar fakturan i den röda kanalen. Detsamma om något pris avviker från avtalet. Den fakturan måste naturligtvis också hanteras manuellt. I listan nedan visas till en början bara de fakturor som måste hanteras manuellt, dvs. de som är gula och röda. Det går att begära att lägga till alla gröna eller att se endast de som väntar på en kreditnota också. Listan ser ut så här: Du kan göra urval genom att öppna sökformuläret. För att visa fakturan klickar du på raden. Du ser då följande: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 97

Här visas en sammanställning av fakturan. I mitten ser du raderna med tillhörande statusmarkering. En rad som har grön status är antingen automatiskt accepterad eller tidigare manuellt accepterad. En röd rad innebär att antingen den automatiska felkontrollen funnit en avvikelse eller att raden tidigare manuellt blivit felmarkerad. Slutligen, en gulmarkerad rad är ännu inte kontrollerad och måste manuellt antingen godkännas eller felmarkeras. Klicka på raden för att se detaljerna och få möjlighet att acceptera eller felmarkera: Här kan du jämföra fakturans uppgifter med följesedelns/orderkvittots och avropets. Trycker du på knappen Acceptera så grönmarkeras raden. Felmarkera medför att raden blir röd. Alla rader måste vara gröna för att fakturan ska kunna godkännas och bli grön. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 98

2.12.1 Utskrift av faktura. Du kan begära utskrift av en faktura antingen via högermusen i listan eller knappen i detaljbilden. Ett nytt fönster med fakturan som pdf dyker då upp som du kan göra vad du vill med skriva på din egna skrivare eller spara någonstans. Fakturan ser ut så här: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 99

2.12.2 Nedladdning av faktura. Du kan ladda ner en faktura till ett Excel-dokument för vidare hantering i ditt egna system om du så önskar. Begär detta antingen via högermusen eller motsvarande knapp då fakturan visas. Ett nytt fönster med Excel-dokumentet visas då. Läs mer om detta i kapitel 5 nedan. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 100

3 Hur hantera fel? Fel kan vara av olika typ och av olika orsak. Dels finns det tekniska fel att något inte fungerar som tänkt i portalen. Sen finns det också fel som beror på att grunddata saknas i olika sammanhang. Vissa fel är tillfälliga och kommer att automatiskt åtgärdas av systemet. Andra måste åtgärdas av dig. Det är ditt ansvar att bevaka, rapportera och/eller åtgärda problemen. Till din hjälp har du ett antal verktyg. 3.1 Hur identifiera vad som är fel och behöver åtgärdas? Fel rapporteras i huvudsak på fyra olika sätt. Du kan prenumerera på att email skickas till dig då systemet upptäcker något fel. Detta kombineras i så fall med de andra sätten att upptäcka fel. Sändning av email innebär aldrig att de andra statusrapporteringarna ersätts. De olika funktionerna känner av och rapporterar status i olika processer. Du ser resultatet av denna kontroll som olika färger i kolumner längst till höger. Generellt sett visar grönt på att allt är ok, gult på att någon aktivitet fortfarande kvarstår som oavslutad och rött att något gått fel. Om mottagna svar på leveransplaner/avrop innehåller någon referens eller artikel som inte är känd rapporteras det i portalen genom att dessa rader har en röd bakgrund. Dessa rader försvinner aldrig bortom horisonten utan ligger alltid överst i listorna så man enkelt hittar dem. Du kan få upp felmeddelanden på skärmen då du arbetar i portalen. Vanligen är det då något du glömt fylla i, men det kan också vara så att någon grunddata saknas. Läs felmeddelandet och åtgärda det som är fel. Se nedan en beskrivning över hur alla typer av fel identifieras och åtgärdas. 3.2 Fel vid sändning av projektlista. Då du startar funktionen Projektlistor från menyn visas en lista över sända projektlistor i fallande ordning på datum/tid. Den sist sända visas alltså överst. Till höger visas en statusmarkering som beskriver hur sändningen gått. Om den visar grönt har sändningen gått bra till samtliga mottagare. Om den visar gult är där någon mottagare som inte fått projektlistan. För att se vilken/vilka mottagare som vi inte lyckats sända projektlistan till får du klicka på den aktuella raden och välja fliken för att visa distributionslistan. Vill du ta reda på vad som gått fel kan du genom att klicka på statusmarkeringen få upp mer statusinformation. Där finns även en länk till loggen som beskriver vad som gått fel. Prova först att sända om till den/de mottagare som inte lyser gröna innan du kontaktar supporten. Det finns också möjlighet att begära mail-avisering för den här processen. Läs mer om det i 3.7 nedan. 3.3 Fel vid sändning av leveransplan. Då du startar funktionen Leveransplaner från menyn visas en lista över sända leveransplaner i fallande ordning på datum/tid. Den sist sända visas alltså överst. Till höger visas en statusmarkering som beskriver hur sändningen gått. Om den visar grönt har sändningen gått bra, annars inte. Vill du ta reda på vad som gått fel kan du genom att klicka på statusmarkeringen få upp mer statusinformation. Där finns även en länk till loggen som beskriver vad som gått fel. Prova först att sända om leveransplanen innan du kontaktar supporten. Det finns också möjlighet att begära mail-avisering för den här processen. Läs mer om det i 3.7 nedan. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 101

3.4 Fel vid mottagning av svar på leveransplan. Då svar på leveransplan ankommer så söks avsändaren av leveransplanen. Skulle den inte kunna identifieras kan det inte rapporteras som ett fel till någon speciell eftersom det inte går att veta vem mottagaren av svaret är. Istället rapporteras detta fel till supporten som hanterar ärendet. Ett fel som kan härledas till ett speciellt portalföretag kommer att få ett mail om att ett svar inkommit som inte kunnat hanteras om detta företag har någon som prenumererar på denna typ av mail (se 3.7 nedan). Svaret uppdaterar leveransplanens statusmarkering, så det går alltid att se hur det gått där. Det går också att prenumerera på mail då dessa svar inkommer. Läs mer om hur man gör det i avsnitt 3.7 nedan. 3.5 Fel vid sändning av avrop. De fel som kan uppstå här är alla av teknisk natur. Felet rapporteras till statusmarkeringen på avropet (som blir röd) och mail skickas till de som prenumererar på denna typ av felhantering. Försök först sända om avropet innan du rapporterar problemet till supporten. 3.6 Fel vid mottagning av avropsbekräftelse. Då avropsbekräftelsen ankommer så söks avsändaren av avropet. Skulle denne inte kunna identifieras kan det inte rapporteras som ett fel till någon speciell eftersom det inte går att veta vem mottagaren av bekräftelsen är. Istället rapporteras detta fel till supporten som hanterar ärendet. Om avropsbekräftelsen refererar till ett avrop som saknas så tas det emot ändå. Det kan avse något som beställts via telefon eller mail. I avropsfunktionen markeras dessa speciellt, och placeras överst i listan. Där har du möjlighet att bestämma om det stämmer, och i så fall acceptera bekräftelsen som ett avrop. Bekräftelsen kan innehålla en mängd olika typer av avvikelser och förändringar. Dessa rapporteras tillbaks till avropet och kan alltid ses där. Dessutom syns alla avvikelser i planeringen. Det går också att prenumerera på mail då avropsbekräftelser inkommer på olika sätt. Se hur man gör det i 3.7 nedan. 3.7 Aktivera/avaktivera mailfunktionen för att avisera fel. Alla har möjlighet att få felmeddelanden via email. Denna möjlighet aktiveras/avaktiveras av varje användare själv, och då man gör ändringar i den funktion som kommer att beskrivas här gör man dem bara för sin egen användare. Det innebär att alla måste själv berätta för portalen när man vill ha dessa fel-aviseringar. Gör så här: Klicka på din användaridentitet uppe till höger i bilden. Följande bild visas då: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 102

Här väljer du Aviseringar varvid detta visas: Välj de mailaviseringar du vill prenumerera på som du är behörig att välja. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 103

4 Arbeta med loggen. Alla händelser som följs upp i statusmarkeringarna i portalen loggas. Dessa loggar kan man sen söka i på flera olika sätt. Alla loggar knyts till både projekt och avrop. Det innebär att man alltid kan följa allt som hänt på ett projekt eller avrop. Dessutom är alla händelser som loggas klassificerade i områden. Ingångarna för att söka loggar är följande: Från funktionen Planering för att komma åt loggar utifrån projektet. Du kan här hitta alla loggar relaterade till det valda projektet. Från funktionen Avrop för att komma åt loggar utifrån avropet. Du kan här hitta alla loggar relaterade till det valda avropet. Från funktionen Leveransplaner kan du se alla loggar relaterade till den valda leveransplanen. Så här ser loggarna ut. Söker du efter något speciellt kan det vara bra att avgränsa listan genom att välja endast en kategori. Gör det genom att öppna upp sökformuläret och välja en av de möjliga kategorierna. I listan ser du en rubrik på händelsen och notering om allt gått bra eller något fel upptäckts. Alla loggas visas till att börja med, men i sökformuläret kan du genom att bocks i en eller båda klassificeringsrutorna begränsa listan av loggar enligt följande: Ingen vald: Alla loggar visas. Gul vald: Endast loggar med varningar visas. Röd vald: Endast loggar med fel visas. Gul och röd vald: Endast loggar med varningar och fel visas. Du kan också avgränsa loggarna via val av kategori: Avrop: Endast loggar rörande avrop och avropsbekräftelser visas. Leveransplan: Endast loggar rörande leveransplaner och svar på leveransplan visas. Projektlista: Endast loggar relaterade till sändning av projektlistor visas. För att få mer information kan du klicka på datumet till vänster. Du får då se följande bild: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 104

I den första bilden ovan kan man se att ibland är dokumentnumret särskilt markerat, i ovanstående exempel med blå färg. Det innebär att de är länkar till xml-filen som är hanterad i processen. Det som händer då du klickar på en sådan länk är att ett nytt fönster eller en ny flik öppnas och xml-filen visas där. Då du är klar med den bilden kan du bara stänga den, så är du tillbaks här igen. Ett exempel: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 105

4.1 Se alla händelser på ett projekt. I planeringsfunktionen finns knappen Logg längst ner till höger. Då du klickar på den visas en lista över projektets samtliga loggar sorterade i fallande ordning på datum och tid. Så här ser bilden ut: Se ovan hur du använder loggfunktionen. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 106

4.1.1 Se alla sända leveransplaner. Utifrån den totala loggen för projektet kan du göra ett urval för att se loggar relaterade till leveransplaner, och bara dem. Öppna då sökformuläret överst i bilden och välj kategorin Leveransplan, så här: Då sorteras endast de loggar som är relaterade till leveransplaner fram och visas i listan. Se ovan hur du använder loggfunktionen. 4.1.2 Se avrop och bekräftelser. Utifrån den totala loggen för projektet kan du göra ett urval för att se loggar relaterade till avrop och avropsbekräftelser, och bara dem. Öppna då sökformuläret överst i bilden och välj kategorin Avrop, så här: Då sorteras endast de loggar som är relaterade till avrop fram och visas i listan. Se ovan hur du använder loggfunktionen. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 107

4.2 Se alla händelser på ett avrop. Markera det avrop du vill söka loggar i listan och välj via högermusen Visa och Logg så här: Eller använd knappen på frågebilden: Du får då en komplett lista över loggar avseende det valda avropet. Logg för senaste händelse visas övers och sen kommer resten i fallande ordning på datum och tid. Se ovan hur du använder loggfunktionen. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 108

4.3 Söka i loggen avgränsat till ett område. I listorna för avrop och leveransplaner finns till höger statusmarkeringar. Om du klickar på en sådan får du upp en ruta som visar statusen mer i detalj. Längst ner i den rutan finns en länk till loggen. Den logg man kommer till om man använder länken är avgränsad till det område statusen visar. Ett förtydligande: Avropslistan, Avrop status visar alla loggar relaterade till detta avrop. Avropslistan, Avropsbekräftelse status ger samma information som ovan. Ett exempel på hur det ser ut: Se överst i kapitel 4 för mer information hur du arbetar med loggens olika delar. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 109

5 Lägg till/ändra grunddata. För att portalen ska fungera behöver det finnas grunddata inlagt. Det gäller uppgifter om t.ex. leverantörer och artiklar, avtal, användare och behörigheter, etc. Det finns funktioner i portalen för att kunna underhålla dessa saker då så behövs. I vissa fall finns också möjlighet att hämta in uppgifter från Excel-dokument. Det krävs då att dessa dokument är formerade på speciella sätt olika för olika typer av grunddata. Hur dessa format ser ut kan du se beskrivet i kapitel 6. Komplett felkontroll görs alltid i samband med denna import av extern information. Alla fel visas i importfönstret, och du får alltid möjlighet att justera det som är fel (eller ta bort den felaktiga posten) och göra ett nytt försök. 5.1 Hur lägger man till en ny leverantör? Man kan inte lägga upp vilket företag som helst i portalens leverantörsregister. De enda företag man kan arbeta med här är de som redan är kända av portalen, dvs. de som är anslutna antingen som manuella eller integrerade portalanvändare. Då du i funktionen för leverantörsunderhåll trycker på knappen Lägg till visas en lista över alla företag som är listade som leverantörer i portalen. Du väljer från denna lista, anger ditt eget leverantörsnummer. Övrig information kopieras in automatiskt. Du når detta underhåll på följande sätt: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 110

Bilden som visas vid tillägg ser ut så här: Identifiera det företag eller den företagsgrupp du vill skapa leverantör för. Expandera för att se alla företag som ingår i den valda gruppen genom att klicka på knappen Visa/Dölj. Välj i den listan vilket företag du ska skapa leverantör för. Då du valt detta visas följande bild för att du ska bekräfta ditt val. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 111

Och därefter den här: Ditt interna leverantörsnummer måste läggas in. Då du klickar på Spara skapas leverantören i leverantörsregistret. Om du inte vill lägga till fler leverantörer återgår du via knappen Tillbaka. Viktig information att registrera som inte kopieras är nedanstående. Du lägger till den genom att begära att Redigera den nya leverantören. Den bilden ser ut så här: Inställningarna i den högra kolumnen är viktiga att gå igenom och ställa på ett korrekt sätt. Om du vill manuellt registrera adresser (godsavsändare och fakturautställare) kommer du åt dessa genom att välja fliken Adresser efter du valt leverantör. Dessa adresser är inte obligatoriska, men bör anges i de fall de avviker från leverantörens uppgifter. På motsvarande sätt kan du ange vilka kontaktpersoner vi har hos denna leverantör i fliken Kontakter. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 112

Slutligen, om vi beställer av leverantören genom att ange leverantörens artikelnummer, måste detta kopplas samman med det egna interna artikelnumret. Detta görs i fliken som heter Artiklar (efter val av leverantör i listan). Bilden för att lägga till artikel ser ut så här: Typen är i det här sammanhanget alltid Leverantörens artikelnummer. Registrera leverantörens artikelnummer i fältet Artikelalias, välj det egna artikelnumret och registrera eventuellt leverantören benämning. Det egna artikelnumret måste vara tillagt innan leverantörens artikelnummer läggs in. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 113

5.2 Hur lägger man till en ny artikel? Det förekommer olika typer av artikelnummer. Dels kan man använda de interna artikelnumren, leverantörens artikelnummer, SBMI (Sveriges BergMaterialIndustri) artikelnummer eller SÅ (Sveriges Åkeriföretag) artikelnummer. De två sistnämnda är standardiserade och gäller inom respektive område generellt. Du behöver därför inte lägga upp dessa artiklar som grunddata. Portalen har tagit på sig att underhålla dem. Vill du använda något av de andra artikelnummerna måste du däremot definiera dem. Då måste du börja med att ange dina artikelnummer (detta är beskrivet i detta avsnitt) och då så behövs koppla leverantörens artikelnummer till dessa (detta är beskrivet i avsnitt 5.1). Vill du koppla dina interna artikelnummer till de generella (SBMI och SÅ) går det också bra. Kopplingen görs också i det underhåll som beskrivs nedan. Du hittar denna funktion på följande sätt: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 114

Då du vill lägga till en ny artikel visas följande bild. Välj först artikeltypen. Det finns tre alternativa val inom NeC Tjänst, Material och Avgift. Dessutom finns det ytterligare en för varuleveranserna. Då du valt typ blir bildens innehåll beroende av det valet. Ovan ser du formatet för NeC-varianterna, så här ser bilden för varuleveranser ut. Exempel då NeC tjänst ska användas är om artikeln avser transport eller maskintjänst. Exempel på NeC material är ballast, asfalt och betong. Avgifter kan vara väntetid, övertidsersättning etc. Slutligen är exempel på varor dörrar, fönster, gipsskivor etc. Typen styr funktioner i portalen, så det är viktigt att du väljer rätt. Ange det egna artikelnumret som identitet på artikeln. Fyll på med övrig information. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 115

Ett alternativ till att manuellt registrera in artiklarna kan vara att hämta information från det egna systemet och föra över till portalen. Funktionen startas via knappen Importera i listan över redan inlagda artiklar. Hur detta görs mer i detalj, samt hur innehållet i denna överföring måste formeras, kan du läsa mer om i kapitel 6. 5.3 Hur hanterar man olika typer av artikelnummer? Beroende av hur vi beställer behöver också andra typer av artikelnummer definieras i portalen. Om vi vill använda leverantörens artikelnummer så behöver det vara känt, samt kopplat till det interna artikelnumret för att leverantören ska veta vad vi egentligen beställt. Vill du koppla ditt eget artikelnummer till SBMI eller SÅ artikelnummer går det också bra. Se nedan hur du gör det. Här följer listan över vilka typer av artikelnummer som kan definieras i portalen utöver det egna: - Leverantörens artikelnummer. - GS1 artikelnummer. - SBMI artikelnummer. - SÅ artikelnummer. - Plus ett antal andra varianter för de artiklar som är av typen Vara. Välj typ av artikel (väljs i lista). Beroende av vilken typ av artikel du jobbar med får du olika val här. SBMI och SÅ artikelnummer är indelade i segment. Om du väljer någon av dessa typer förändras bilden så att du anger segmenten ett och ett. SBMI ser ut så här: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 116

SÅ ser ut så här: I båda fallen kan du antingen registrera artikelnumret direkt i Aliasnummer, eller välja segment för segment. Benämning byggs automatiskt för typerna SBMI och SÅ. I övriga fall anges den manuellt. Du kan lägga till så många du vill kopplade till samma interna artikelnummer. Det enda du inte kan lägga till här är leverantörens artikelnummer. Dessa underhåller du i funktionen för leverantörsregistret. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 117

5.4 Hur underhåller man avtal och avtalspriser? För att använda planeringsfunktionen i portalen måste avtal med leverantörerna vara skapade och innehålla en lista över de artiklar vi ska kunna beställa av denne. De priser som också finns med används senare då orderkvitto och faktura inkommer för att göra automatiska avstämningar. Endast om man manuellt registrerar avrop kan avtal saknas då detta är avsett att användas vid diverse inköp som inte är planerade nya verktyg, arbetskläder etc. Här räcker det med att artikeln är känd. Först lite allmän information om hur avtalen fungerar. Du kan skapa avtal där både leverantörsnummer och projektnummer är angivna. Dessa avtal gäller bara för leveranser till just det projektet. Priser som finns med här väljs i första hand vid fakturakontrollen. Du kan också utelämna projektnumret och endast ange leverantörsnummer. Dessa priser gäller då vid leveranser till oss generellt sett, oavsett projekt. Du kan avgränsa avtal till att gälla mellan vissa datum. Systemet håller reda på så att två avtal inte överlappar varandra avseende giltighetstiderna. Du har möjlighet att löpande arbeta med avtalen utan att de tvunget är aktiva, Du väljer själv då du vill aktivera ett avtal. Du kan ange flera olika priser per artikel och avtal. De styrs av tre saker leveransvillkor, enhet och netto/brutto. En förklaring av dessa begrepp. o Leveransvillkor är aktuellt endast för vissa artikeltyper. Du har möjlighet att sätta olika priser om t.ex. transporten ingår i priset eller inte. Du kan ange båda (som två prisrader) om du ibland säljer på det ena och ibland på det andra sättet. Systemet kommer då att välja olika pris beroende av leveransvillkoret i det enskilda fallet vid fakturakontrollen. Väljer du ett leveransvillkor gäller priset bara för det. Om priset ska gälla oberoende av leveransvillkor måste du utelämna det. o För varje leveransvillkor kan du också ange både netto och bruttopris. Ett bruttopris kännetecknas av att man där kan ange rabatter. Ett nettopris är ett fast pris som man kommit överens om. Vanligen används här nettopris och endast det. o Pris för en tjänst kan vara avtalat per timme eller per transporterat antal ton exempelvis. Båda priserna kan läggas in i prislistan och leva samtidigt. Vilket av dem som sen väljs är beroende av vilken enhet leverantören levererat i. Du hittar funktionen så här: Grunddata/Leverantörsrelaterat/Avtal BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 118

Tidigare skapade avtal visas då: Nytt avtal skapas genom att Du antingen väljer knapp Lägg till eller kopierar befintligt avtal. Knapp Lägg till : Tänk på att Start/Slut datum kontrolleras. Om du ska skapa ett nytt avtal med nya priser som ska gälla från ett specifikt datum måste du kanske först ange ett slutdatum på det avtal som gäller fram till detta nya datum. Välj alltid Leverantör, Projekt om avtalet avser endast detta projekt. Ange en identitet på avtalet samt Valuta. Utelämna Slutdatum om avtalet gäller tillsvidare. Övriga uppgifter anges vid behov. Avsluta med knapp Spara. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 119

Om du valt att kopiera existerande avtal visas samma bild fast då redan ifylld med värden från avtalet du kopierar från. 5.4.1 Lägg till artiklar till avtal Om du vill importera priser från ett Excel ark, välj knapp Importera. Om du manuellt vill lägga till artikelnummer finns det en knapp för det. Knapp Importera : Välj aktuellt Excel ark lokalt och klicka på Importera i Popup bilden: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 120

Systemet validerar filen och eventuella fel visas på bilden. Om Ok bekräfta importen med knapp Importera i ovanstående bild. Aktuella priser uppdaterar nu avtalet. Avtalet kan fortfarande vara i status Påbörjad och aktiveras först när Du väljer knappen Avsluta/Aktivera prislista : Härefter är avtalet aktiverat för att användas. Knapp Lägg till : Artikel kan väljas på olika sätt. Om du jobbar med egna artikelnummer kan du välja från listan av artiklar som är definierade i portalens artikelregister. Det gör du i den drop-down-lista som visas då du klickar på rutan Artikelnummer. Ett mer generellt sätt att välja artikel är att istället klicka på den blå länken Artikel strax ovanför. Det dyker då upp en bild där du först väljer vilken typ av artikelnummer du vill lägga in i avtalet och därefter vilken artikel enligt den valda standarden. Bilden ser ut så här: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 121

Om man exempelvis väljer SÅ kommer artikelnumret att delas upp i segment där man bestämmer del för del vilket artikelnumret är. Det ser ut så här: Förutom att välja artikel ska även momsreglerna sättas samt ett eller flera priser läggas in. Du kan för samma artikel använda flera olika priser beroende av: 1. Priskoden, om priset är ett nettopris (inga rabatter används) eller ett bruttopris (rabatter kan användas). Båda kan anges och förekomma samtidigt. Nettopriset väljs i första hand. 2. Enheten, om priset är per timme, per lass, per ton etc. Flera kan finnas samtidigt. Rapporteringen avgör vilket pris som väljs. 3. Leveransvillkoren, om transporten ingår i priset för ballast eller inte. Vilket pris som välj vid fakturakontrollen styrs av vilket leveransvillkor som avropet har. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 122

5.5 Hur lägger man till nya användare, och hur tar man bort de som slutat? Dessa funktioner hittar man här: En lista över alla användare som redan är definierade visas. Att ta bort en existerande gör man antingen via högermusen eller genom att klicka på rätt rad och därefter på knappen Radera. Du ombeds bekräfta borttaget innan det genomförs. Alternativt, om borttaget endast är temporärt, går det att avaktivera användaren genom att bocka i rutan Inaktivera i bilden. Då går det att åter aktivera användaren genom att ta bort bocken. För att lägga till en ny användare börjar du med att trycka på knappen Lägg till. Du ser då det här formuläret: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 123

Fyll i formuläret på följande sätt: Användaridentitet: Första delen av denna identitet sätts automatiskt av systemet. Du ser till vänster vilket prefix systemet valt åt dig. Det är gemensamt för alla användare som är knutna till ditt företag i portalen. Andra delen väljer du själv fritt. Registrera in detta i formulärets första del. Använd alltid versaler då du gör detta. Namn, Mail, Telefon, sms: Behöver ingen förklaring. Lägg in dessa uppgifter för att supporten ska kunna komma i kontakt med användaren då detta behövs. ID06: Ange frivilligt denna persons identitetsnummer. Om den finns kommer den att användas vid elektronisk kommunikation med kunden i vissa läge. Behörighetsprofil: Välj i listan den behörighetsprofil du tycker är lämplig för denna person. Dessa profiler måste du ha satt upp först. Se nedan hur man gör det. Det är på detta sätt som du styr vilka delar i portalen de olika användarna ska ha tillgång till. Datum-format, separerare: Välj från lista vilka som ska användas. Då du klickar på knappen Spara kommer ett email att sändas till denna person med information om hur hen ska logga på. 5.6 Hur förändrar man behörighet för användarna? Då företaget anmälde sig till portalen utsågs en person till att vara säkerhetsansvarig. Denna person får alltid full behörighet till alla funktioner i systemet och kan därefter administrera all säkerhet. Det ligger fast så länge denna person är kvar som säkerhetsansvarig i portalen. Den säkerhetsansvarige kan tilldela andra personer behörighet att administrera behörigheter. Det görs genom att knyta dessa personer till en behörighetsprofil som har rättighet till detta. Alla personer som är behöriga att arbeta med behörigheter har tillgång till denna funktion. All behörighet bygger på att profiler sätts upp som beskriver vad som ska vara tillgängligt, och hur mycket användarna ska kunna göra inom respektive område. Vi rekommenderar att då en ny profil ska sättas så utgår man från en befintlig, kopierar den och därefter gör man de förändringar som behövs. Du hittar denna funktion på detta sätt: Existerande behörighetsprofiler visas i lista. Själva behörighetsprofilen ser ut så här: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 124

Behörighetsvalen är indelade i tre delar (Grunddata, Funktioner och Status) som visas i vars en kolumn i denna bild. I de två första kolumnerna finns det tre nivåer av behörighet, i den tredje kolumnen bara två. Välj vilken nivå som du anser vara lämplig för de användare som ska vara knutna till denna behörighetsprofil. I de två första kolumnerna kan man antingen vara fullt behörig, behörig att se men inte ändra eller inte alls behörig. Välj genom att aktivera den du vill använda. Om du väljer att användare knutna till denna profil inte alls ska vara behörig till en funktion så ser användarna inte valet i menyn. Väljer du att begränsa behörigheten till att kunna titta på informationen ser, försvinner knapparna Redigera och Lägg till från bilderna. I den sista kolumnen är man antingen behörig eller inte behörig. Här väljer man vilka processer som ska bevakas. Valet här påverkar färgsättningen i statuskolumnerna i olika listor. Ett exempel för att visa på vad som dessa val påverkar. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 125

På avropen görs uppföljning dels att avropet är mottaget ok, att bekräftelse är sänt ok (om sådant ska skickas), hur långt uppdragen kommit, om alla orderkvitto sänts liksom om allt är fakturerat. Kanske är någon/några av dessa inte intressanta för alla användare. Man kan då välja bort dem från att visas genom att ändra behörighetsprofilen så att behörighet för det man vill ta bort tas. Den användare som skapar behörighetsprofiler kan bara tilldela behörighet upp till sin egen nivå. Om där är delar denne person inte är behörig att göra, syns detta inte ens på bilden. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 126

6 Integration med eget affärssystem. En viktig del för alla som arbetar i portalen är att kunna utbyta information mellan portalen och det egna affärssystemet. Det gäller både grunddata och transaktionsdata de dagliga händelserna. Det finns tillgängligt färdiga funktioner för detta i portalen. Det är dessa som beskrivs i detta kapitel. Vi skiljer mellan den manuellt styrda integrationen och den automatiska integrationen. De både fungerar på olika sätt och ser olika ut. Du valde då du anslöt dig till portalen om du ville ansluta dig integrerat eller manuellt. Det är endast om du där valde att ansluta dig integrerat som den automatiska integrationen är tillgänglig. Den manuella integrationen är tillgänglig för alla som anslutit sig manuellt. 6.1 Manuellt initierad integration. För den manuella integrationen har vi valt att använda Excel-dokument. Då du vill skicka upp information till portalen börjar du med att skapa ett Excel-dokument i det format som portalen kräver. (Lär mer om dessa format i nästa avsnitt.) Gå sen till den del av portalen där det du ladda upp används. Där hittar du en länk för att starta importen. Här ett exempel i underhåll av artiklar. Längst ner ser du Importera. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 127

Då du klickar på den dyker följande upp: Vill du se ett exempel på hur formatet på Excel-filen måste vara kan du trycka på knappen Exempel. Då du är redo att importera ditt förberedda dokument börjar du med att leta reda på det via knappen Bläddra. Välj vilket dokument du vill importera. Då du gjort det kommer portalen att verifiera innehållet i den. Hela innehållet visas i lista innan någon uppdatering sker. Denna lista visar också eventuella fel i det data du försöker importera. Se till att allt är rätt innan du trycker på uppdateringsbekräftelsen. Denna typ av import kan du göra inom följande områden: Grunddata artiklar. Grunddata avtal. Se nedan, i avsnitt 6.2, hur dessa Excel-filer måste vara formerade och vilken information som de måste innehålla. Då allt verifieras av portalen innan du får godkänna importen är det riskfritt att prova. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 128

Det kan se ut så här: BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 129

6.2 Teknisk beskrivning av standardintegrationerna. BEAsts standardmeddelanden som används vid en integrerad lösning beskrivs på BEAsts hemsida och behöver alltså inte beskrivas här. För mer information går du alltså till www.beast.se. Övriga standard-integrationer är alla baserade på Excel. I nedanstående beskrivningar ska du tolka varje rad som kolumner i Excel-dokumentet från vänster till höger. Utöver standardintegrationer kan specialdesignade integrationer tillhandahållas. De är då inte en del av portalen utan hanteras utanför. Är du intresserad av att diskutera mer om detta tar du kontakt med Tyringe Support. De ser till att du blir kontaktad av någon insatt person för att påbörja en diskussion om detta. 6.2.1 Ladda upp artikelinformation till portalen. Detta Excel-dokument ska/kan innehålla två olika typer av rader. Dels är där en för att definiera den egna synen på artikeln det egna artikelnumret. Sen finns det ytterligare en typ, som kan upprepas många gånger per artikelnummer, för att definiera artikelns olika alias. Det finns inga krav på en speciell ordningsföljd i Excel-filen. Det finns exempel på detta som du kan se då du startar importfunktionen. A. Posttyp. Måste finnas med i alla rader. Tillåtna värden är #ITEM och #ALIAS. B. Operation. Måste finnas med i alla rader. Enda tillåtna värde nu är ADDUPDATE. Det innebär att om artikeln finns redan så uppdateras den. Om den saknas innan läggs den till. C. Eget artikelnummer. Måste finnas med i alla rader. Ska innehålla det interna (leverantörens) artikelnummer. D. Beskrivning. Avser typen #ITEM endast. Innehåller den interna artikelbeskrivningen. Leverantörsnummer. Avser typen #ALIAS endast. I de fall det rör sig om en definition av leverantörens artikelnummer ska denna kolumn vara ifylld. Annars ska den vara tom. E. Nettovikt KG. Avser typen #ITEM endast, och används endast för varor. Alias typ. Avser typen #ALIAS endast. Anger typen av alias. Du kan välja mellan följande typer: SUPPLIER Markerar att Alias nummer är leverantörens artikelnummer. GS1 Visar att Alias nummer är av denna typ. 01 Anger att Alias nummer är ett SBMI artikelnummer. 02 Anger att Alias nummer år ett SÅ artikelnummer. F. Viktkvantitet. Avser typen #ITEM endast, och används endast för varor. Ange hur många enheter den angivna vikten avser. Exempelvis kan vikten vara per 100 st. Ange då 100 här. Alias nummer. Avser typen #ALIAS endast. Identifierar artikeln enligt angiven alias-typ. G. D-etikett. Används endast på leverantörssidan av portalen. Ange alltid N. Alternativ beskrivning. Avser typen #ALIAS endast. Här kan du ange avvikande artikelbeskrivning för detta alias. H. Systemartikel. Används endast på leverantörssidan av portalen. Ange alltid N. I. Farligt gods. Används endast på leverantörssidan av portalen. Ange alltid N. J. Farlighetsnummer. Används endast på leverantörssidan av portalen. Lämna alltid tomt. K. Farligt gods, kod. Används endast på leverantörssidan av portalen. Lämna alltid tomt. L. Pack.grupp, farligt gods. Används endast på leverantörssidan av portalen. Lämna alltid tomt. M. Längd m. Avser typen #ITEM endast, och används endast för varor. Ange längden i meter. N. Bredd m. Avser typen #ITEM endast, och används endast för varor. Ange bredden i meter. O. Höjd m. Avser typen #ITEM endast, och används endast för varor. Ange höjden i meter. P. Ritningsnummer. Avser typen #ITEM endast, och används endast för varor. Frivillig uppgift. Q. Tullstatistiskt nummer. Avser typen #ITEM endast, och används endast för varor. Frivillig uppgift. R. Serienummer. Avser typen #ITEM endast, och används endast för varor. Frivillig uppgift. Resten av kolumnerna används endast på leverantörssidan av portalen och lämnas därför tomma. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 130

6.2.2 Ladda upp avtalsinformation till portalen. Detta Excel-dokument ska innehålla två olika typer av rader. Dels är där en för att definiera artikeln i avtalet. Sen finns det ytterligare en typ, som kan upprepas många gånger per artikelnummer, för att definiera artikelns olika avtalade priser. Det finns inga krav på en speciell ordningsföljd i Excel-filen. Avtalets huvudinformation kan du inte importera. Denna information måste du manuellt registrera i webbfunktionerna. Det finns exempel på detta som du kan se då du startar importfunktionen. A. Posttyp. Måste finnas med i alla rader. Tillåtna värden är #ITEMROW och #PRICE. B. Operation. Måste finnas med i alla rader. Enda tillåtna värde nu är REPLACE. Det innebär att om artikeln finns redan på avtalet så uppdateras den. Om den saknas så den till. C. Artikelnummerstandard. Måste finnas med i alla rader. BP Markerar att artikelnummer är det egna interna artikelnumret. SA Visar att artikelnumret är leverantörens artikelnummer. 01 Anger att artikelnumret är ett SBMI artikelnummer. 02 Anger att artikelnumret år ett SÅ artikelnummer. D. Artikelnummer. Måste finnas med i alla rader. Ska innehålla artikelnummer i det format man angett i C. E. Artikelbenämning. Avser typen #ITEMROW endast. Innehåller den egna artikelbeskrivningen. Frivillig uppgift, hämtas från portalens artikelregister om det inte anges. Priskod. Avser typen #PRICE endast. Tillåtna värden: AAA = Nettopris. AAB = Bruttopris. 000 = Utan pris, pris måste vara noll. F. Moms. Avser typen #ITEMROW endast. Följande momskoder är tillåtna. 1 = 25% moms. 2 = 0% moms. 3 = 6% moms. 4 = 12% moms. Pris. Avser typen #PRICE endast. Ange priset i avtalets valuta. Får ej vara noll om priskoden är AAA eller AAB. Måste vara noll om priskoden är 000. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 131

G. Skattetyp. Avser typen #ITEMROW endast. Följande skattetyper är tillåtna. VAT = Moms. ENV = Miljöskatt. Prisenhet, kvantitet. Avser typen #PRICE endast. Ange hur många enheter som priset avser. Tillåtet är: 1 100 1000 H. Skattekategori. Avser typen #ITEMROW endast. Följande momskategorier är tillåtna. S = Standard. Z = Noll moms. E = Undantagen moms. AAP = Momsbefriad. Enhet. Avser typen #PRICE endast. Ange enheten i vilken priset är satt, exempelvis HUR för timme. Det finns många enhetskoder att välja mellan. I. Leveransvillkor. Avser typen #PRICE. Används endast för artiklar av typen ballast för att bestämma om transporten ingår i priset eller inte. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 132

6.2.3 Ladda upp Behovsinformation till portalen. I planeringsfunktionen finns det möjligheter att importera dvs. lägga till behov till de som redan finns för ett projekt. Man startar den funktionen i planeringsbilden genom att klicka på knappen Importera. Behoven ska då vara laddade i ett Excel-dokument med det format som beskrivs här nedan. I importfunktionen sker felkontroller. Inga fel får förekomma för att importen ska kunna genomföras. Eventuella fel rättas antingen genom att editera Excel-dokumentet eller genom att lägga upp den grunddata i portalen som saknades. I importfunktionen kan du få fram ett exempel på formatet. Format på Excel-dokumentet: Det finns som synes ovan två olika typer av format. Först har vi själva behovet. Den typen kallas #DEMAND. Sen har man möjlighet att komplettera med lossningsinstruktioner tillhörande behovsraden. Den typen kallar vi #INSTR. Instruktionerna måste placeras direkt efter den behovsrad som de avser. A. Posttyp. Avser båda typerna. Är antingen #DEMAND eller #INSTR. B. Operation. Avser båda typerna. Är i denna version alltid ADD. C. Projekt. Avser typen #DEMAND. Anger vilket projekt som behovet ska adderas till. Måste stämma överens med det projekt som planeringsfunktionen är aktiv med. Kod. Avser typen #INSTR. Anger lossningsinstruktionskoden enligt BEAst term T6343. Läs mer på www.beast.se. Ange antingen kod eller text. D. Delprojekt. Avser typen #DEMAND. Ger valbart möjligheten att styra behovet till ett specifikt delprojekt. Kan utelämnas även om delprojekt förekommer. Text. Avser typen #INSTR. Här anges lossningsinstruktionen i fri text. Ange antiongen kod eller text. E. Artikelnummertyp. Avser typen #DEMAND. Anger vilken typ som artikelnumret är. Obligatorisk uppgift. BP Markerar att artikelnummer är det egna interna artikelnumret. SA Visar att artikelnumret är leverantörens artikelnummer. 01 Anger att artikelnumret är ett SBMI artikelnummer. 02 Anger att artikelnumret år ett SÅ artikelnummer. F. Artikel. Avser typen #DEMAND. Anger artikelnummer enligt typen ovan. Obligatoriskt. G. Leverantör. Avser typen #DEMAND. Anger vilken leverantör som ska leverera behovet. Obligatoriskt H. Leveransdatum. Avser typen #DEMAND. Ankomstdatum på behovet. Också obligatoriskt. I. Leveranstid. Avser typen #DEMAND. Ange frivilligt klockslag för ankomst. J. Till datum. Avser typen #DEMAND. Ange frivilligt ett slutdatum som behovet ska täcka. BEAst AB, sep 2016 www.beast.se info@beast.se Sida 133