Sida 1 av 10 Datum Referens 2012-05-31 UH 12-15 Anbudsförfrågan avseende 1 st. 3-växlad baklastande sopbil 3- fack samt service, avsedda för vårt affärsområde Återvinning. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud enligt förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag. Eskilstuna Energi och Miljö AB (nedan EEM) ägs av Eskilstuna Kommun och är den lokala Leverantören av det fungerande samhällets viktigaste förnödenheter: el, fjärrvärme, vatten, avlopps- och avfallstjänster samt bredbandsnät. Vi har ansvar att sköta detta effektivt och rationellt till låga priser, utan att ge avkall på tillförlitligheten. Vi ska dessutom driva de här processerna med minsta möjliga inverkan på vår miljö och med stor hänsyn till resursutnyttjande och kretsloppstänkande. EEM är ett kundnära företag samt ett tillförlitligt resurs- och miljöföretag. Sedan december 2002 är EEM miljöcertifierade enligt ISO 14001. Det betyder att vi jobbar med miljön i fokus i våra planer, mätningar och i de beslut vi tar. Det betyder att vi arbetar mer målmedvetet med ständiga förbättringar, bättre anläggningar, bättre teknik, mindre utsläpp och effektivare kontroll. Miljöcertifieringen innebär också att vi binder oss för våra miljömål och kontrolleras av utomstående revisorer. EEM har ca 420 anställda fördelat på ett flertal anläggningar inom Eskilstuna Kommun. Huvudkontoret finns på Kungsgatan 86 i Eskilstuna. För ytterligare information om verksamheten, se www.eem.se.
Sida 2 av 10 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER... 3 1.1 Upphandlande enhet...3 1.2 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag...3 1.3 Upplysningar under anbudstiden...3 1.4 Avtalsform...3 1.5 Upphandlingsform...4 1.6 Förutsättningar för upphandlingen...4 2 FORMELLA KRAV PÅ ANBUD... 4 2.1 Sista anbudsdag...4 2.2 Anbudets lämnande...4 2.3 Helt eller delat anbud...4 2.4 Språk...5 2.5 Anbudets giltighetstid...5 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE... 5 3.1 Anbudsgivarens ekonomiska ställning...5 3.2 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter...5 3.3 Uteslutningsgrund...5 3.4 Underleverantörer...6 3.5 Miljö- och kvalitetskrav...6 3.6 Teknisk förmåga och erfarenhet...6 3.7 Referenser...6 3.8 Ansvarsförsäkring...6 4 OMFATTNING/KRAV PÅ PRODUKT... 7 4.1 Avtalsföremål...7 4.2 Krav på avtalsföremål...7 4.3 Pris...7 4.4 Leveranstid...7 4.5 Serviceorganisation...7 4.6 Garanti...7 4.7 Information och utbildning...8 4.8 Produktinformation...8 5 ANBUDSPRÖVNING OCH UTVÄRDERING... 8 6 TILLDELNINGSBESLUT... 9 7 SEKRETESS... 9 8 KOMMERSIELLA VILLKOR... 9 8.1 Betalning och fakturering...9 8.2 Leveransvillkor...9 8.3 Leveransgodkännande...9 8.4 Samordning...9 8.5 Försäkring... 10 8.6 Förseningsavgift... 10 8.7 Anlitande av underleverantör... 10 8.8 Tvist... 10 9 CHECKLISTA... 10
Sida 3 av 10 1 Eskilstuna Energi och Miljö AB (i fortsättningen kallat EEM) 631 86 ESKILSTUNA Organisationsnummer: 556458 1907 Telefonnummer: +46 (0) 16-710 20 00 Faxnummer: +46 (0) 16-14 88 48 Hemsida: www.eem.se Förfrågningsunderlaget hämtas genom: www.e-avrop.com Frågor gällande upphandlingen ska ställas skriftligen via e-post senast 2012-07-30 till: E-post: inkop@eem.se Frågor besvaras skriftligt och frågor och svar av väsentlig betydelse för anbudsgivandet publiceras på www.e-avrop.com. Sista dag för publicering av frågor och svar är 2012-07-31. Frågor som inkommer under perioden 2012-07-01 2012-07-30 kommer att besvaras 2012-07-31. Förfrågningsunderlaget kan rättas eller kompletteras under anbudstiden. Sådana kompletteringar publiceras på www.e-avrop.com. Hämta därför alltid ut handlingarna från www.e-avrop.com för att undvika risken att missa kompletteringar/ändringar i förfrågningsunderlaget. Upphandlingen avslutas med att ett skriftligt avtal/kontrakt/beställning tecknas mellan EEM och en Leverantör avseende sopbilen. Bindande handling ska inte anses ha kommit till stånd förrän sådan överenskommelse undertecknats av båda parter.
Sida 4 av 10 Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt LOU Lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Förutsättningen för upphandlingen är att kostnaden för rubricerade fordon inklusive påbyggnad och service inte överstiger EEM s budget. 2 Anbudet ska vara EEM tillhanda senast: 2012-08-06 OBS! Anbud per telefax eller e-post godkänns inte eftersom EEM då inte kan svara för anbudssekretessen. Anbud ska vara skrivet på svenska och utformas enligt detta förfrågningsunderlag. Bifogade bilagor ska användas. Ofullständiga anbud kan komma att förkastas. Anbud med tillhörande bilagor ska lämnas i ett skriftligt original, undertecknat av firmatecknare eller en behörig företrädare för anbudsgivaren. På begäran ska fullmakt för sådan behörighet kunna uppvisas. En (1) kopia av anbudet bör bifogas. Anbudskopian får gärna lämnas i digital i form på CD eller USB-minne. Om original och anbudskopia inte överensstämmer gäller anbudsoriginalet. Anbud bör lämnas i neutralt, förslutet kuvert märkt ANBUD UH 12-15, 3-axlad sopbil 3-fack till följande adress: Eskilstuna Energi och Miljö AB Inköp 631 86 Eskilstuna Besöksadress: Kungsgatan 86. Receptionen har öppet mellan 07:30-12:00 och 13:00-16:00 Brevinkast för normalstora kuvert finns. Delat anbud accepteras inte.
Sida 5 av 10 Svenska ska tillämpas i alla frågor som rör denna upphandling. All korrespondens ska även under avtalstiden ske på svenska. Anbud ska vara bindande t o m 90 dagar efter sista anbudsdag. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska EEM ha rätt att förlänga anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst två (2) månader efter angiven giltighetstid. 3 Anbudsgivarens ekonomiska situation ska vara sådan att verksamhet kan bedrivas utan negativ inverkan av anbudsgivarens ekonomiska situation. EEM kan vid behov komma att själv kontrollera anbudsgivarens ekonomiska stabilitet genom kreditupplysningsföretag (UC). För nystartade företag kan EEM komma att begära in verksamhetsplan, budget för verksamheten eller liknande. Anbudsgivare som bedöms vara i ej godtagbar riskklass/låg kreditvärdighet kan komma att uteslutas om inte anbudsgivaren lämnar en godtagbar förklaring och kan styrka att den ekonomiska ställningen är stabil. Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Till anbudet ska bifogas ifyllda Företagsuppgifter, bilaga 1. Kontroll av anbudsgivaren och eventuella underleverantörer kommer att ske via Skatteverket av EEM. Utländsk anbudsgivare ska insända dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar av skatter och avgifter. Dessa intyg eller motsvarande skall inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. EEM kommer att utesluta anbudsgivaren om någon av omständigheterna föreligger enligt LOU 10 kap. 1. Uteslutning av leverantör kan komma att göras i de fall som gäller enligt LOU 10 kap. 2. Motsvarande krav gäller även för eventuella underleverantörer.
Sida 6 av 10 Till anbudet ska bifogas ifylld och undertecknad Leverantörsförsäkran, bilaga 2, som bevis för ovan. Kraven ska uppfyllas under hela avtalstiden och EEM har rätt att häva avtalet om anbudsgivaren inte uppfyller någon av ovan nämnda krav. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av uppdraget ska dessa anges i anbudet. Kompletta ifyllda bilagor; Företagsuppgifter, bilaga 1 samt Leverantörsförsäkran, bilaga 2 ska bifogas för angivna underleverantörer. EEM ska godkänna eventuella underleverantörer. Anbudsgivaren ska ha ett strukturerat och dokumenterat miljö- och kvalitetsarbete som är öppet för granskning av EEM. Miljöarbetet ska vara aktivt under hela avtalsperioden och leda till ständig förbättring. Detta innebär att det minst ska finnas en miljöpolicy och kvalitetspolicy, mätbara och tidsatta mål för betydande miljöaspekter samt en handlingsplan med ansvarsfördelning. Miljöarbetet ska följas upp internt minst en gång per år. Detta ska redovisas i bilaga 1, Företagsuppgifter. Anbudsgivaren ska ha erfarenhet, teknisk förmåga, kapacitet samt vara väl insatt i samt följa de lagar och bestämmelser som gäller för dennes verksamhet och som följer av uppdragets genomförande. Anbudsgivarens ska kortfattat beskriva sin verksamhet i bilaga 3, Svarsformulär anbud. Anbudsgivaren ska styrka sin erfarenhet genom att uppge, för köpet relevanta referenser, de senaste 5 åren. Minst tre och max fem referenser ska anges i bilaga 5. EEM förbehåller sig även rätten att använda sig av egna referenser. De berörda referenserna ska vara vidtalade om att de kan komma att kontaktas om EEM anser sig behöva kontrollera anbudsgivarens erfarenhet. Anbudsgivaren ska under hela leverans- och garantitiden upprätthålla ansvarsförsäkring. Om anbudsgivaren underlåter detta får EEM på Anbudsgivarens bekostnad själv teckna försäkring. Anbudsgivaren ska med anbudet bifoga kopia på giltig ansvarsförsäkring.
Sida 7 av 10 4 Upphandlingen avser leverans av en (1) styck ny 3-axlad baklastande 3- facks sopbil i enlighet med vad som framgår av förfrågningsunderlaget samt bilaga 4, Svarsformulär Tekniska Krav Sopbilen ska drivas med: biogas biogas/diesel (duelfuel) biodiesel Anbud får lämnas på ett eller flera av dessa alternativ. Att anbudsgivaren uppfyller de tekniska kraven på offererat fordon ska anges i bilaga 4, Svarsformulär Tekniska Krav. Denna ska bifogas anbudet. Observera att samtliga krav i bilaga 4 är skall krav och måste vara uppfyllda för att anbudet ska utvärderas. Med pris avser vi bilens pris i leveransfärdigt skick och kostnad för service under tre år. Pris för chassi, påbyggnad ska redovisas separat. Service under tre år ska lämnas separat, körsträcka per år 20 000-25 000 km. Pris ska anges exklusive moms och vara i svensk valuta. Leveranstiden ska anges i anbudet. Leveranstiden räknas från beställningsdatum. Leverantören ska ha en egen serviceorganisation med personal för att klara ut eventuella reklamationer. Serviceorganisation ska redovisas i anbudet. Akuta reparationer av chassi och/eller påbyggnad ska kunna påbörjas inom 24 timmar från beställning (vardag). Anbudsgivaren ska till sitt anbud bifoga serviceavtal avseende service och underhåll för tre år (räknat från den dag fordonet tas i tjänst). Anbudsgivaren ska lämna uppgift om allmän fabriksgaranti på: chassi påbyggnad övrig utrustning som monterats av påbyggare.
Sida 8 av 10 Anbudsgivaren ska, utan kostnad, i begärd omfattning delta i av EEM arrangerad information. Denna ska utföras i Eskilstuna. Leverantören ska utan kostnad svara för nödvändig utbildning. Det åligger anbudsgivaren att bifoga någon form av checklista så ansvarig på EEM ska kunna säkerställa att föraren tagit del av introduktionen av hur fordonets ska användas. Anbudsgivaren ska utan kostnad tillhandahålla produktinformation på svenska. Dessutom bör ett exemplar/en uppsättning bifogas anbudet. 5 Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. Anbuden prövas i två steg: Steg 1 Uteslutning och kvalificering, Steg 2 Utvärdering. Steg 1- Uteslutning och kvalificering Anbudsgivare ska uppfylla villkoren enligt punkt 3. Krav på anbudsgivare. Steg 2 - Utvärdering Anbudsgivaren ska uppfylla krav ställda enligt punkt 4. Krav på produkt. De anbud som uppfyller samtliga ställda krav enligt punkt 4 utvärderas enligt nedan: Utvärdering kommer att ske enligt principen om lägsta pris med hänsyn till nedanstående kriterier. Kriterierna kan generera olika stora avdrag från priset vid uträkning av utvärderingssumman. Med pris avser vi bilens pris i leveransfärdigt skick inklusive kostnad för service under tre år. Servicekostnaden redovisas separat genom att bifoga serviceavtal för 3 år. Leveranstiden räknas från beställningsdatum. En kort leveranstid ger avdrag enligt nedan: 1. 13-15 veckor 300 000 kr 2. 16-18 veckor 100 000 kr 3. 19 veckor eller mer 0 kr Om bilen drivs med biogas ges ett avdrag med 300 000 kr och om bilen drivs med en kombination av biogas och diesel (duelfuel) ges ett avdrag på 200 000 kr. Om bilen drivs med biodiesel ges inget avdrag. Utvärderingssumman = Pris avdrag för leveranstid avdrag för drivmedel. Vinnande anbud blir det med lägst utvärderingssumma.
Sida 9 av 10 6 Efter utvärdering fattar EEM ett tilldelningsbeslut som skickas till samtliga anbudsgivare. 7 Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen enligt 19 kap 3 till dess att tilldelningsbeslut är fattat och tilldelningsbesked är avsänt. Efter detta blir handlingarna som regel offentliga. Vissa uppgifter kan dock i undantagsfall omfattas av sekretess även efter avslutad upphandling enligt 31 kap. 17 i nämnda lag. Om Anbudsgivaren önskar sekretessbelägga delar av anbudet ska uppgift om vad som önskas sekretessbeläggas och motivering till detta tydligt framgå av anbudet. Sekretess kan inte garanteras. Prövning görs av EEM då någon önskar ta del av anbudet. 8 Betalningsvillkor är 30 dagar netto efter fullgjord leverans och mottagen faktura. Med fullgjord leverans menas att leveransen skriftligen godkänts av Köparen. Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte. Fakturering av serviceavtal ska ske månadsvis under avtalstiden. Allmänna leveransbestämmelser ALOS 05 gäller. Leverans ska ske fritt till av Köparen anvisad plats. Säljaren ansvarar för fordonet tills det levererats till anvisad plats. Vid felaktig leverans står Säljaren för hela kostnaden för eventuellt byte eller annan åtgärd. Alla nödvändiga transporthandlingar ska överlämnas. Registreringsbesiktning ska vara utförd. Leveransen anses godkänd efter det att leveransbesiktning utförts efter två veckors driftperiod. All utrustning med tillhörande material ska vid besiktning ha visat sig fungera i enlighet med kravspecifikationen i denna upphandling. Representant från Säljaren ska närvara vid denna besiktning. Om chassi, karosseri och påbyggnad har olika leverantörer ansvarar Säljaren för samordning och helhet.
Sida 10 av 10 Säljaren ska ha nödvändiga försäkringar för sin verksamhet. Vid leveransförsening ska vite utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 1% av värdet av den del av varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock skall vitet i sin helhet inte överstiga 10% av sagda värde. Leverantören svarar för att eventuella underleverantörer uppfyller samma krav som Köparen ställer på Leverantören. Detta gäller på alla punkter i avtalet. Leverantören ansvarar för underleverantörer gentemot Köparen, såsom för egen del. Leverantören får varken anlita underleverantör eller byta ut godkänd underleverantör mot ny, utan Köparens skriftliga godkännande. Tvister som uppstår med anledning av Avtalet ska slutligt avgöras genom skiljedomsförfarande administrerat av Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut (SCC). Regler för Förenklat Skiljeförfarande ska tillämpas om inte SCC med beaktande av målets svårighetsgrad, tvistemålets värde och övriga omständigheter bestämmer att Skiljedomsregler ska tillämpas. I sistnämnda fall ska skiljenämnden bestå av ensam skiljeman. Skiljeförfarandets säte ska vara Stockholm och svensk lag ska tillämpas på tvisten. 9 Bilaga 1: Företagsuppgifter Bilaga 2: Leverantörsförsäkran Bilaga 3 Svarsformulär Anbud Bilaga 4 Svarsformulär Tekniska Krav Bilaga 5: Referenser anbudsgivare Serviceavtal 3-år Kopia på giltig ansvarsförsäkring