Handläggare: Datum: Katarina Kristiansson 2014-08-22 2014-09-18 Telefonnummer: Diarienummer: 0700-824105 SN 142-2014 E-post: katarina.kristiansson@vgregion.se FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Förband- och sårläkningsmaterial inklusive gips med tillbehör SN 142-2014 Förfrågningsunderlag rev. 1 1(8)
1. Upphandling Denna upphandling avser Förband- och sårläkningsmaterial inkl gips med tillbehör enligt beskrivning i bilaga Kravspecifikation och bilagor Produktspecifika krav. Upphandlingen syftar till ramavtal. Avtal kommer att upprättas med antagen/antagna leverantör/leverantörer för avrop av Sisjödepån och Skövdedepån i Västra Götalandsregionen. Samtliga produkter avropas av Sisjödepån. Vissa produkter kommer även att bli aktuella för avrop av Skövdedepån för vidare distribution till stomi- och diabetespatienter. Det totala beräknade värdet för aktuella artiklar/produkter i denna upphandling uppgår till ca 42,5 miljoner kr per år, baserat på 2013 års volymer och priser (faktiska eller uppskattade). Avtalet planeras gälla från och med den 2015-04-01 till och med den 2017-03-31 med möjlighet till förlängning i 12+12 månader, längst till och med 2019-03-31. 2. Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Västra Götalands läns landsting, nedan kallad Regionen, organisationsnummer 232100-0131. Ytterligare information finns på www.vgregion.se 3. Kravspecifikation Se bilaga Kravspecifikation. 4. Administrativa föreskrifter Nedanstående administrativa föreskrifter gäller för anbudsgivning. Anbudsgivare som inte följer föreskrifterna riskerar att få anbudet förkastat. 4.1 Upphandlingsförfarande Denna upphandling sker i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (SFS 2007:1091), med tillägg och ändringar. Öppet förfarande: Upphandling där alla leverantörer får lämna anbud och anbud antas utan föregående förhandling 4.2 Anbudets form, innehåll samt avlämnande Anbudet ska lämnas i elektronisk form genom Amesto Sourcing. De elektroniska filerna i avlämnat E-anbud ska följa en struktur enligt flik Innehållsregister för e-anbud, i bilaga Obligatorisk svarsdel. Detta möjliggör en logisk följd för inläsning av angivet anbudssvar. Samtliga anbudsdokument skrivs in i denna bilaga. Amesto Sourcing nås via www.vgregion.se/inkop som beskriver hur elektroniska anbud lämnas och kommunikation sker. Det är möjligt att förändra lämnat anbud, genom att lägga till, ta bort eller byta ut redan inlämnade filer hur många gånger som helst, fram till och med sista anbudsdag samt angiven tidpunkt. SN 142-2014 Förfrågningsunderlag rev. 1 2(8)
Förfrågningsunderlagets dokument ska vara sparade i ursprungsformatet. Övriga bilagor ska vara sparade i allmänt kända format så som exempelvis; doc, xls, pdf, ppt. Komprimerade filformat som till exempel zip tillåts inte. Storleken på varje enskild fil som kan överföras till systemet är begränsad till 50 Mb. Överföring av filer kan ta tid. Teknisk support i e-handelssystemet gällande insändande enbart ges under kontorstid. Följaktligen bör anbudsgivare inge anbud i god tid. 4.3 Anbudstidens utgång Anbud ska ha kommit in till Regionen senast 2014-10-03 2014-10-10 kl. 23.59. Observera att teknisk support i e-handelssystemet gällande insändande enbart ges under kontorstid. 4.4 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt under 12 månader efter sista anbudsdag. 4.5 Frågor och svar under anbudstiden Anbudsgivare bör hämta förfrågningsunderlaget från www.vgregion.se/inkop för att säkerställa att de får information om eventuella frågor och svar under anbudstiden. För att Regionen ska ha möjlighet att besvara frågor, ska dessa ställas senast 10 dagar innan anbudstidens utgång. För att ställa frågor med anledning av upphandlingen används upphandlingssystemets länk: www.vgregion.se/inkop där man via val Hämta förfrågningsunderlag/lämna e-anbud kan nå leverantörsportalen och logga in. Under flik Frågor och svar för rubricerad upphandling kan frågor ställas och svar angående denna upphandling presenteras fortlöpande. VGR lämnar svar senast 6 dagar före anbudstidens utgång. Endast skriftliga svar är bindande för Regionen. 4.6 Information om tilldelningsbeslut När Regionen tagit beslut om val av leverantör, kommer samtliga anbudsgivare att få besked om detta på den e-postadress som registrerades när förfrågningsunderlaget hämtades ut. Tilldelningsbeslutet utgör inte någon civilrättslig bindande accept. Upphandlingen avslutas genom att avtal tecknas med antagen/antagna leverantör/er. 4.7 Ersättning för anbudslämnande Regionen medger inte ersättning för upprättande av anbud eller för varuprover. 5. Prövning av anbud Anbud ska uppfylla de krav som anges för varan eller tjänsten i bilaga Kravspecifikation, följa de avtalsvillkor som finns redovisade i bilaga Avtalsvillkor inklusive Allmänna villkor för e- Handel, Allmänna villkor för varor och Allmänna kontraktsvillkor Etiskt och socialt ansvar samt uppfylla de krav gällande anbudsgivaren som anges i LOU och under punkten 5.1 nedan. SN 142-2014 Förfrågningsunderlag rev. 1 3(8)
5.1 Uteslutning och kontroll av leverantörers lämplighet Anbudsgivaren skall: vara registrerad för inbetalning av F-skatt. Utländsk anbudsgivare ska uppfylla motsvarande registrering i hemlandet. vara ett välskött företag med sund och stabil ekonomi. Detta ska visas genom att bifoga kreditupplysning från Upplysningscentralen UC AB eller annat kreditupplysningsföretag. Kreditupplysningen får inte vara äldre än tre månader. Kravet anses uppfyllt om riskklassificering enligt UC inte understiger 3 eller motsvarande nivå för upplysning från annat kreditupplysningsföretag. Om anbudsgivaren inte når upp till en nivå som motsvarar UC:s nivå 3, kan anbudsgivare ändå anses kvalificerad om en godtagbar förklaring lämnas tillsammans med ytterligare information om företagets ekonomiska ställning. bifoga anbudet en beskrivning av det kvalitetssystem för konstruktion, produktion och service som leverantör och tillverkare har upprättat för att säkerställa att produkten uppfyller specificerade krav under produktens livslängd. Om systemet ej är baserat på internationell standard skall detta anges. Beskrivningen skall även innefatta företagets placeringsort, personalresurser inom produktområdet, ledningsorganisation, sälj- och supportorganisation, inriktning och affärsidé, reklamationsrutiner samt hur länge anbudsgivaren har arbetat inom produktområdet. Om anbudsgivaren inte kan styrka kraven med ovan angivna handlingar kan likvärdiga handlingar inges. Bevisbördan för att handlingarna är likvärdiga ligger på anbudsgivaren. Anbud som inte utformas enligt förfrågningsunderlaget alternativt innehåller reservationer kan innebära att anbudet bedöms som orent och förkastas. 5.2 Utvärdering av anbud Under förutsättning att inkomna anbud uppfyller kraven enligt punkt 5.1 kommer anbuden att utvärderas. I Produktspecifika krav framgår vilka produktgrupper som utvärderas enligt vilken av nedanstående två principer. I de fall då inte annan fördelningsnyckel enligt punkt 6 nedan tillämpas kommer avtal att tecknas med 1 (en) leverantör. I Produktspecifika krav framgår det för vilka produktgrupper annan fördelningsnyckel tillämpas. Lägsta pris. Utvärdering görs per produktgrupp. I bilaga Anbudsspecifikation och bilagor Produktspecifika krav framgår vilka positioner som ingår i en produktgrupp. Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Det för Regionen ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet beräknas med hänsyn tagen till viktade utvärderingskriterier enligt bilagor Produktspecifika krav, där det ekonomiska värdet för respektive utvärderingskriterium framgår. Utvärdering görs per produktgrupp. I bilaga Anbudsspecifikation och bilaga Produktspecifika krav framgår vilka positioner som ingår i en produktgrupp. Bedömningar för respektive produktgrupp beräknas och ligger till grund för ett påslag på beräknad totalkostnad/anbudspris. Bedömning av utvärderingskriterier görs av så kallad projektgrupp som består av Regionen utsedda representanter, som tillsammans besitter hög kompetens, klinisk erfarenhet och beprövad erfarenhet på hur väl produkterna fungerar för ändamålet. Projektgruppens SN 142-2014 Förfrågningsunderlag rev. 1 4(8)
bedömning är uppdelad i en skala mellan 0-5 för respektive utvärderingskriterium. Poäng 0, 1, 3 och 5 kommer att delas ut i denna upphandling. Maximalt påslag är grundat på: Nuvarande pris på produkt x inköpt volym år 2013 x 100 %. I produktgrupper som utvärderas enligt principen om ekonomiskt mest fördelaktiga anbud krävs även att anbud på hel offererad produktgrupp måste uppfylla minst 60 % av ställda bör-kriterier. Offererad produktgrupp som ej uppfyller 60% av börkriterierna kommer att uteslutas. För efterfrågade produkter som inte tidigare upphandlats av Regionen, beräknas uppskattat pris och uppskattad volym. 6. Annan fördelningsnyckel I denna upphandling tillämpas annan fördelningsnyckel då patienternas behov är olika och ett av målen med upphandlingen är att uppnå optimal behandling och hög patientsäkerhet. Fördelningen av volymer mellan de antagna leverantörerna styrs av det faktiska behovet hos patienten och/eller vårdgivaren. Val görs utifrån varje enskild patient. Avtal kan komma att träffas med flera leverantörer. I Produktspecifika krav framgår det för vilka produktgrupper annan fördelningsnyckel tillämpas. 7. Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas för hela eller delar av leveransen. Den upphandlande myndigheten har rätt att anta anbud i sin helhet eller i delar och förbehåller sig rätten att inte teckna avtal i alla grupper. 8. Anvisningar - Anbudet och samtliga bilagor ska vara skrivna på svenska, engelska, danska eller norska. I de fall det i Produktspecifika krav ställs krav på användar-/bruksanvisning skall denna dock vara på svenska. - Anbudsgivaren kan lämna anbud på en eller flera produktgrupper. Samtliga positioner inom respektive produktgrupp skall offereras för att kunna bedömas och utvärderas. Saknas anbud på någon position i produktgrupp kommer anbudet för den produktgruppen att förkastas. - Produkt får endast offereras på en position i anbudet, varför vi ber er vara noggranna med att offerera rätt produkt på rätt position. - Offererade produkter ska finnas tillgängliga för utvärdering samt finnas tillgängliga för köp vid avtalsstart. Hänsyn tas ej till produktförändring som sker under anbudstiden av någon offererad produkt. - Med anbud skall bifogas information om produkt. Denna information skall innefatta produktblad samt de eventuella dokument som kravställs i Produktspecifika krav. Dokumentationen kan därutöver bestå av broschyrer, klinisk dokumentation/studier etc. I dokumentationen skall det tydligt framgå vilka mått/storlekar som produkten finns tillgänglig i. För produkter som klassas som hälso- SN 142-2014 Förfrågningsunderlag rev. 1 5(8)
eller miljöfarliga enligt Kemikalieinspektionens föreskrifter ska säkerhetsdatablad ingå i dokumentationen. Säkerhetsdatabladen ska vara på svenska. - Kolumnindelning och struktur på Excel-filer får ej ändras. - Erbjudanden i form av s.k. paket- eller kombinationsrabatter får ej förekomma. - Rabatterbjudanden som innebär s.k. gratisleveranser kommer ej att utvärderas. - Pris på 0:- accepteras ej då Regionens system för e-handel ej stödjer detta pris. - Enbart de dokument av Förfrågningsunderlaget där anbudsgivaren lämnat uppgifter behöver lämnas in i anbudet. Således behövs exempelvis enbart de Produktspecifika krav där anbudsgivaren offererat produkter lämnas in. Anbudsspecifikation - Vid öppning av Anbudsspecifikationen: Välj Inaktivera makron. - Anbudsgivaren ska fylla i de rader som väljs att lämna anbud på i bilaga Anbudsspecifikation för respektive produktgrupp/position. Kolumner med rubrik i fet stil ifylles av Anbudsgivaren. - Produkt får endast offereras vid ett tillfälle i Anbudsspecifikation, varför vi ber er vara noggranna med att offerera rätt produkt på rätt position. - För varje produkt (position) i Anbudsspecifikation, kolumn J-M, skall redovisas produkternas förpackningar i efterfrågad enhet avseende: Avdelningsförpackning = antal enheter per minsta förpackning. Transportförpackning = antal avdelningsförpackningar per beställning, enhet lika med eller större än avdelningsförpackning. Minsta beställningsbara antal = antal enheter som minst måste beställas vid enskilt tillfälle. Denna förpackning skall vara väl anpassad till förväntad förbrukning alternativt vara en (1) avdelningsförpackning. - Om anbudsgivaren har produkter som ej passar in på angivna produktgrupper, så kan produkten offereras under position 5000, Nyheter, i Anbudsspecifikation. Endast de produkter som upphandlande enhet anser sig ha behov av kommer att antas. - Rader får infogas i Anbudsspecifikation om anbudsgivare väljer att offerera olika varumärken inom en produktgrupp alternativt anbudet skall innehålla fler storlekar/färger än de kravställda positionerna. - Rader för de produktgrupper som anbudsgivaren ej offererar kan med fördel tas bort ur Anbudsspecifikation. SN 142-2014 Förfrågningsunderlag rev. 1 6(8)
Produktspecifika krav - Anbudsgivaren ska fylla i bilaga Produktspecifika krav för respektive produktgrupp som anbudsgivaren önskar offerera. Samtliga positioner inom respektive produktgrupp skall offereras för att kunna bedömas och utvärderas. De kolumner/rader som kan fyllas i är ofärgade/vita. - Om anbudsgivare väljer att offerera olika varumärken inom en produktgrupp så skall samtliga positioner inom en produktgrupp offereras per varumärke för att bedömas och utvärderas. Borttaget p.g.a. av tolkningssvårigheter. - Pris skall anges i den enhet som efterfrågas i Anbudsspecifikation. Samma pris skall anges i Anbudsspecifikation som i bilagorna Produktspecifika krav. - I produktgrupper med texten Samtliga storlekar i anbudsgivares sortiment offereras i anbudsspecifikationen... gäller följande: Anbudsgivaren har möjlighet att offerera samtliga storlekar (och där så framgår av Produktspecifika krav även färger) som anbudsgivare har i sitt sortiment för produktgruppen. De storlekar/färger som inte finns specificerade i Produktspecifika krav offereras endast i anbudsspecifikationen och används således ej i utvärderingen. Tomma rader infogas i Anbudsspecifikation under gällande produktgrupp. För den anbudsgivare som vinner produktgruppen kommer samtliga offererade storlekar/färger av aktuell produktgrupp att antas. Om storlekar/färger tillkommer under avtalstiden kan dessa efter Regionens skriftliga godkännande läggas till avtalet. Obligatorisk svarsdel - Anbudsgivaren ska fylla i samtliga flikar i bilaga Obligatorisk svarsdel. - I flik Innehållsregister skall leverantörens samtliga bilagor framgå så som exempelvis intyg i enlighet med punkt 5.1 i detta dokument och eventuella testprotokoll. 8. Varuprover och varuprovsdokumentation Varuprov för produktutvärdering ska lämnas på offererade produkter som är ifyllda i Anbudsspecifikation kolumn J. Där behov finns kommer tester att genomföras under produktutvärderingen och under upphandlingsarbetet kan beställaren komma att begära ytterligare prov. Produkt för utvärdering skall vara i offererat och prissatt utförande och i fullt funktionsdugligt skick. Produkten skall vara i sin originalförpackning. Varuprover och dess emballage skall vara tydligt märkta med anbudsgivarens namn och artikelnummer, upphandlingens diarienummer samt överensstämma med motsvarande uppgifter i anbudet. Om prov saknas eller om provet saknar spårbarhet (ex leverantörens art nr ej överensstämmer med offererad produkt) så kommer denna produkt ej att utvärderas. Ersättning lämnas EJ för varuprov och varuprover kommer ej att returneras. SN 142-2014 Förfrågningsunderlag rev. 1 7(8)
En samlad följesedel med produktnamn, artikelnummer samt vilken produktgrupp/position artikeln avser skall medfölja varuproverna. Med varuprover skall en uppsättningar utskriven dokumentation om produkterna medfölja. Denna dokumentation skall vara tydligt sammanhållen i en pärm eller dylikt och vara sorterad efter produktgruppsnummer. Dokumentationen skall minst bestå av produktblad och den dokumentation som kravställts i produktspecifika krav och det skall i dokumentationen tydligt framgå i vilka storlekar produkten är tillgänglig. Om dokumentation ej inkommer tillsammans med varuprover kan anbudet komma att förkastas. Varuprover kan postas eller lämnas till nedanstående adress måndagen den 6/10-2014 13/10-2014 mellan kl. 09.00-15.00 och tisdagen den 7/10 14/10-2014 mellan kl. 09.00-15.00. Västra Götalandsregionen, Regionservice Ewa Samuelsson, materialkonsulent Inköp Regionens Hus Östergatan 1 462 80 Vänersborg Observera! Västra Götalandsregionen tar EJ ansvar för posthantering och det är upp till leverantören att säkerställa att produkterna når Regionens Hus i Vänersborg inom den givna tidsramen. För sent inkomna varuprover innebär att anbudet kommer att förkastas. Detta dokument heter SN 142-2014 Förfrågningsunderlag rev. 1 och har följande bilagor: 1. SN 142-2014 Kravspecifikation 2. SN 142-2014 Avtalsvillkor rev. 1 3. SN 142-2014 Anbudsspecifikation rev. 1 4. SN 142-2014 Obligatorisk svarsdel 5.1 SN 142-2014 Produktspecifika krav prgr 1-11 Bindor och tubprodukter rev. 1 5.2 SN 142-2014 Produktspecifika krav prgr 12-30 Häftor, plåster, suturtejp rev. 1 5.3 SN 142-2014 Produktspecifika krav prgr 31-59 Förband rev. 1 5.4 SN 142-2014 Produktspecifika krav prgr 60-71 Polyuretanförband rev. 1 5.5 SN 142-2014 Produktspecifika krav prgr 72-94 Gips med tillbehör 5.6 SN 142-2014 Produktspecifika krav prgr 95-110 Övriga produkter rev. 1 Allmänna villkor för leverans av varor Allmänna villkor Elektronisk handel Allmänna kontraktsvillkor Etiskt och socialt ansvar Katarina Kristiansson Projektledare Offentlig upphandling Regionservice Område Inköp SN 142-2014 Förfrågningsunderlag rev. 1 8(8)