Anbudsbegäran På Ålands hälso- och sjukvårds vägnar anhålles härmed om anbud på leverans av hygien- och skyddsmaterial för dels den egna verksamheten, men dels även för Ålands Högskola och för Ålands yrkesgymnasium, under perioden 1 januari, 2014 31 december, 2015 med option om förlängning av leveransavtalet med ytterligare ett år. Ett brett utbud inom efterfrågade produktområden ger leverantören en fördel (se bilaga 1 produktspecifikation): Den totala omsättningen under avtalsperioden beräknas vara ca 386.700. De produktbeskrivningen angivna kvantiteterna, bygger på de senaste årens verksamhetsutfall och utgör endast en vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga angivna kvantiteter. Ålands hälso- och sjukvård garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. Annonsering Upphandlingen sker via öppet upphandlingsförfarande och annonseras som en upphandling över EU:s tröskelvärde den 16.05.2013 via annonsorganet HILMA. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt, att alla krav och villkor enligt denna upphandling följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. Upphandlingsenheten Upphandlingsenhet är Ålands hälso- och sjukvård. Upphandlingsavdelningen PB 1055 AX-22 111 Mariehamn Kontaktperson: Upphandlingschef Christina Nukala-Pengel Tel. +358 18 535156 E:postadress: upphandling@ahs.ax Inlämnande av anbud Anbud skall 1) för att kunna beaktas vara skrivet på svenska. Bilagor till anbudet och broschyrer bör 1) vara svenskspråkiga, men kan också vara engelsk- eller finskspråkiga.
Anbud skall 2 ) vara upphandlingsavdelningen tillhanda senast den 26.06.2013, kl. 15.00. Anbud skall 3) sändas i slutet kuvert märkt anbud hygien- och skyddsmaterial till upphandlingsenheten adress som ovan. Anbud inlämnade per fax eller e-post accepteras ej, förutom i fråga om excel-filen som skall skickas till lagret@ahs.ax. Anbudet skall vara skriftligt i minst ett exemplar undertecknat av behörig firmatecknare. Frågor under tiden för inlämnande av anbud sänds elektroniskt till upphandlingsavdelningen; e-post adress: upphandling@ahs.ax, senast 7 dagar före anbudstidens utgång och besvaras på Ålands hälso- och sjukvårds hemsida: www.ahs.ax, senast 5 dagar före anbudstiden utgång. Endast skriftliga svar är bindande för Ålands hälso- och sjukvård. Anbudsgivarna bör därför kontrollera uppgifterna på hemsidan. I anbudet skall 4) det framgå, att anbudsgivaren uppfyller de nationella kraven om producentansvar för förpackningar: För anbudsgivare i Sverige - Förordningen 2006:1273 För anbudsgivare i Finland Finlands statsråds beslut om förpackningar och förpackningsavfall 962:1997 För anbudsgivare på Åland Landskapsförordning 1998:93 om förpackningar och förpackningsavfall Beskrivning eller intyg bifogas anbudet Anbudets giltighetstid Anbud skall 5) vara giltigt under minst fyra månader efter anbudstidens utgång. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudens giltighetstid automatiskt till och med 30 kalenderdagar efter att domstolsbeslut meddelats. Utvärdering
Efter anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud och först kontrolleras att kraven på anbudsgivare är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven går vidare till en kontroll av att alla skallkrav är uppfyllda. Om de inte är uppfyllda beaktas inte anbudet vidare. Sedan görs en värdering av börkrav, enligt utvärderingsmetod beskrivet nedan och i kravspecifikation. Skall- och börkrav De 44 skall-formuleringarna (i anbudsförfrågan och bilaga 2) beskriver krav som måste uppfyllas. Skallkraven gäller delvis anbudsgivaren och dels de erbjudna produkterna. Anbudsgivare ombeds besvara alla frågor som avser skallkrav. Anbudsgivare som inte uppfyller något skallkrav eller lämnar fråga om något skallkrav obesvarad lämnas utanför upphandlingen. De 31 bör-formuleringarna (i anbudsförfrågan), beskriver ett önskemål. För varje erbjuden produkt bedöms uppfyllande av i anbudsförfrågan framställda skall- och bör-krav. Skallkrav Uppgifter om anbudsgivaren 6) Kontaktuppgifter Företagets namn Postadress E:postadress, för delgivning av tilldelningsbeslut. Organisations/FO-nummer Hemsida Kontaktperson - E:postadress - Telefon/Mobiltelefon Anbudsgivaren skall 7) ha kompetens, personal, maskiner, utrustning och kapacitet att driva verksamheten. En samlad bedömning kommer att ske av anbudsgivarens beskrivning av verksamheten samt av referenser. Referenstagningen syftar till att få information om anbudsgivarens yrkeskunnande, effektivitet, erfarenheter och tillförlitlighet. Beskrivning av verksamheten bifogas till anbudet Anbudsgivare skall 8) lämna minst 3 (tre) referenser utförda under de 3 (tre) senaste verksamhetsåren. Referenserna skall 9a) avse liknande uppgifter som upphandlingen avser. För nystartade företag som saknar referenser, skall 9b) referensen istället lämnas för den person som kommer att ansvara för uppdragets genomförande.
Uppgifter om referenser inklusive kontaktuppgifter till personer som kan kontaktas hos det företag som anges som referens bifogas till anbudet Juridisk ställning Anbudsgivaren skall 10) visa intyg över registrering i yrkes- handels- eller näringsregister. Intyg bifogas. Ekonomisk situation Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk och finansiell situation, att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett leverantörsförhållande med Ålands hälso- och sjukvård. Den ekonomiska och finansiella situationen bevisas genom inlämnande av följande intyg för skallkraven 11-14: Anbudsgivarens kreditomdöme skall 11) innebära riskklass 4 (på en 5-gradig skala)/alternativt AA (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. Kreditomdömet skall 12) vara högst 3 (tre) månader gammalt räknat från sista anbudsdag. I det fall lägre riskklassificering redovisas eller att anbudsgivaren inte omfattats av ratingsystemet, kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om sökandens revisor lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att sökanden innehar ekonomisk stabilitet. Då det gäller nybildade företag som ej har möjlighet att avge årsredovisningar eller som inte omfattas av ratingsystemet, eller företag under bildande, skall 13) sökanden lämna intyg t.ex. genom bank- eller koncerngaranti, som visar att sökanden kan fullgöra sina uppgifter. Intyg bifogas gällande kreditomdömet. Om kreditomdömet är lägre än AA eller riskklass 4 lämnas ett intyg från revisor in, där revisorn lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att sökanden innehar ekonomisk stabilitet. Anbudsgivare skall 14) presentera: - intyg över att anbudsgivaren inte har försummat att betala skatter, förskottsinnehållningar eller lagstadgade socialskyddsavgifter Skallkrav för produkterna: Skallkraven redovisas i kravspecifikationen i bilaga 2. Kravspecifikationen skall fyllas i, för att offerten skall kunna accepteras.
Uppgifter om erbjudna produkter Uppgifter på bilaga 2 För varje i anbudet ingående förnödenhet på bifogad excel-fil skall 15) ges följande uppgifter: - pris per styck i euro exklusive mervärdesskatt - ert artikelnummer - namnet på produkten - namn på tillverkaren - tillverkarens artikelnummer - antal i förpackning - minimum leveranskvantitet Alla punkter enligt skallkravet fylls i, i prislistan. Om någon uppgift saknas är skallkravet inte uppfyllt. Ovanstående uppgifter skall 16) ges på de utrymmen som är tillgängliga i bifogad excel-fil. Det är inte tillåtet att radera eller lägga till kolumner eller rader i filen. Excel-listan måste fyllas i. Om excelfil inte ifyllts, eller rader raderats eller lagts till betraktas skallkravet som icke uppfyllt. För att underlätta för oss då vi sammanställer uppgifterna på bilagan med andra anbud ber vi er att respektera följande: För att vi elektroniskt skall kunna läsa in offerterna i dataprogrammet bör 2) inte fältet Er artikelbeskrivning innehålla mer än 30 tecken och fältet Er artikelbeskrivning 2 innehålla mer än 19 tecken OBS mellanslag inräknat. Det står leverantörerna fritt att ge anbud på produkter med likvärdig funktion. Vårt krav är att artiklarna ger samma resultat vid användning. Detta bör dock göras på annat sätt, än att det sätts in i Excel-bladet i bilaga 1. Kompletterande uppgifter ges på skild bilaga till anbud. Offererade produkter bör 3) finnas med i anbudslämnarens ordinarie produktkatalog som bifogas anbudet. Om någon enstaka produkt inte finns med i katalogen skall 17) separata produktblad bifogas anbudet. För anbudsgivarens övriga produkter som inte finns angivna i bilaga 1, ombeds anbudsgivare erbjuda priser med rabattsatser och förekommande produktkataloger inom respektive områden.
Leverantör utses per produktgrupp eller enskild produkt I bilaga ett (1) finns en förteckning över de produktgrupper, som ingår i vår anbudsbegäran. För en del av produktgrupperna utses en leverantör för varje grupp, där detta anges med ett G i kolumnen under rubriken Bedömning G/P. För en del produktgrupper utses dock skild leverantör för varje enskild produkt som ingår i gruppen. Alla sådana produktgrupper är märkta med ett P under rubriken Bedömning G/P. För varje produktgrupp, som bedöms per grupp utses leverantör bland dem som gett anbud på alla i gruppen ingående produkter. Ifall priser för samtliga produkter inte anges för enskilda produktgrupper bedöms anbuden enligt följande: Om en anbudsgivare inte kan ge ett pris för någon produkt inom produktgruppen, summeras inte den produkten för någon anbudsgivare. I detta fall jämförs de produkter som anbudsgivarna har gemensamt. För att få vara med i jämförelsen bör en anbudsgivare ha offererat minst 70 % av produkterna i produktgruppen. Om det efter att en leverantör utsetts finns produkter som inte ingår i den antagna offerten, utses leverantörer skilt för varje produkt. För varje produktgrupp, som bedöms per produkt, utses leverantör bland de leverantörer som bedöms ha den totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för produkten. Leverans bör 4) erbjudas fraktfritt inkl försäkring köparens lager. Om extra fraktkostnader tillkommer skall 18) detta tydligt framgå av offerten. Leverans bör 5) verkställs till köparens lager inom tio dagar. I offerten skall tydligt framgå om extra fraktkostnader tillkommer, samt om leverans kan verkställas inom 10 dagar. Om det inte framgår av offerten om extra fraktkostnader tillkommer betraktas skallkravet som icke uppfyllt. Prov på erbjudna produkter under anbudets giltighetstid På begäran skall 19) prover på erbjudna produkter kostnadsfritt tillsändas Ålands hälso- och sjukvård för granskning och provanvändning. Erbjudna el-produkter skall 20) vara CE-märkta och uppfylla kraven i det medicintekniska MDD-direktivet MDD 93/42 för sådana produkter för vilka detta krävs. I anbudet skall 21) tydligt anges, om de erbjudna el-produkterna är CE-märkta.
Om det inte framgår av anbudet om de erbjudna el-produkterna är CE-märkta betraktas skallkravet som icke uppfyllt. För produkter som översändes för granskning skall 22) leverantörens artikelnummer framgå på produkten eller på produktens förpackning. Anbudsgivaren lämnar garanti för fullgod funktion hos levererade artiklar inom den tid som finns märkt på respektive förpackning om giltighetstid, hållbarhetstid, eller dylikt. Övriga villkor avseende Fel i varan regleras i upphandlingsavtalet. Produkternas tillgänglighet under avtals- och optionstid. Produkterna skall 23) av leverantören hållas fortlöpande tillgängliga på marknaden för inköp under avtalstiden. Produkternas tillgänglighet under avtalstid. Är avtalad produkt tillfälligt slut, eller har utgått, skall 24) ersättningsprodukt erbjudas. För produkter i antaget sortiment som utgår under avtalsperioden, skall antagen leverantör ersätta dessa med likvärdiga produkter, enligt överenskommelse med köparens kontaktperson. Tillfälliga ersättningsprodukter godkänns av beställaren. Ersättningsprodukten skall 25) uppfylla den ersatta produktens funktionalitet och kvalitet. Priset för dessa ersättningsprodukter får inte överstiga originalproduktens aktuella pris. Är ersättningsproduktens pris högre än motsvarande avtalsprodukt gäller avtalsproduktens pris. Uppgifter om ersättningsprodukt skall framgå av anbudet. Om detta inte framgår av anbudet betraktas skallkravet som icke uppfyllt. Under avtalsperioden skall 26) nya artiklar inom produktområdet kunna förhandlas in i avtalet. Ålands hälso- och sjukvård avgör ensidigt vilka artiklar som får förhandlas in.
Beställningar Beställningar från Ålands hälso- och sjukvård görs per e-post med beställningen i ett bifogat dokument. Elektronisk fakturering Vi värdesätter att anbudsgivaren använder sig av elektronisk fakturering men detta har inte betydelse för val av leverantörer. I anbudet lämnas uppgifter om vilken form av elektronisk fakturering leverantören använder sig av och enligt vilken standard, samt om leverantören kan leverera fakturor i elektronisk form. Alternativt kan faktura skickas i pdf-format. All fakturering bör 6) ske på svenska. Kriterier för val av leverantörer Val av leverantör görs bland de anbudsgivare som uppfyller skallkraven. Kriterier Max poäng Pris Lägsta pris får maximala 50 poäng. För de övriga anbuden räknas poängen ut enligt följande: Lägsta pris/anbudets pris X 50. Pris 50 Kvalitet Kvalitetsbedömning sker på basen av bl.a. produktegenskaper enligt leverantörers produktkataloger och produktdemonstrationer samt på basen av våra egna erfarenheter, kunskaper och tester av produkterna. Utvärdering av kriterierna kvalitet och lämplighet för användning och verksamhetsmiljön utförs av beställaren. Om det under provperioden visar sig, att kvalitetskraven enligt kravspecifikationen inte uppfylls, betraktas anbudet som ogiltigt. Kvalitet utifrån lämplighet för användning och verksamhetsmiljön 40 - ex. (skyddsmaterial) Bredd Bredden på det erbjudna produkturvalet 10 Anbud på alla i gruppen ingående produkter ger 10 poäng.
Anbud på t.ex. 7 av gruppens 12 produkter ger 7/12x10 poäng. Övrigt De handlingar som legat till grund för val av leverantör är tillgängliga för allmänheten efter tecknande av köpeavtal. De som lämnat in anbud har rätt att ta del av handlingarna då beslut om val av leverantör delgivits. Affärs- och yrkeshemligheter får dock i inte i något skede lämnas ut. Anbudsgivare ombeds att tydligt märka ut och samla på särskild bilaga de handlingar som hon/han betraktar som affärs- och yrkeshemligheter. Om det i anbudsförfrågan förekommer produktuppgifter som direkt eller indirekt pekar ut enskilda märken är detta något som på intet sätt är avsett att styra anbudsgivarna utan anbudsgivaren erbjuder fritt de produkter som han/hon bedömer ha den funktion som efterfrågas. Avtal Efter att leverantörerna utsetts sluts avtal mellan beställaren och de valda leverantörerna om leverans av ifrågavarande produkter. För beställarens del undertecknas avtalet av Ålands hälso- och sjukvård. Avtalsvillkoren presenteras i bilaga 3. Anbudsgivare skall 27) i sitt anbud ange huruvida anbudsgivaren accepterar presenterade Avtalsvillkor (bilaga 3). Anbud som inte innehåller godkännande av avtalsvillkoren förkastas. Mariehamn den 14.05.2013 Christina Nukala-Pengel Christina Nukala-Pengel, Upphandlingschef Bilagor: Bilaga 1 Kravspecifikation för produkten Bilaga 2 Excel-lista med artikelbeskrivning (fylls i elektroniskt) Bilaga 3 Avtal